Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios

RESOLUCIÓN 20101300038205 DE 2010 

(Octubre 13)

“Por la cual se establecen los parámetros para la publicación de documentos a través de los medios electrónicos de consulta externa de la Superintendencia, relacionados con el sistema de gestión documental, Orfeo, y la página web de la entidad”.

La Superintendente de Servicios Públicos Domiciliarios,

en ejercicio de sus facultades legales y, en especial, de las conferidas por la Ley 142 de 1994 a través del artículo 79, numeral 15, y por el Decreto 990 de 2002 en el artículo 7º, numerales 1º, 33 y 34,

CONSIDERANDO:

Que conforme lo dispuesto en el artículo 74 de la Constitución Política, todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos establecidos por la ley.

Que el Código de Procedimiento Civil define documento público como aquel que es otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

Que conforme lo dispuesto por la Ley 57 de 1985 en concordancia con lo señalado por el Código Contencioso Administrativo, toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las oficinas públicas y a que se le expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o la ley, o no hagan relación a la defensa o seguridad nacional.

Que según lo previsto por la Ley 962 de 2005, las personas en sus relaciones con la administración pública tienen derecho, entre otros, a conocer en cualquier momento el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados y obtener copias, a su costa, de documentos contenidos en ellos.

Que de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 990 de 2002 corresponde a la Oficina de Informática de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios definir y administrar las políticas de seguridad en aspectos informáticos, para lo cual podrá tomar las medidas conducentes a fin de evitar los usos indebidos, congestión y daños que amenacen la operatividad de la entidad. Así mismo de conformidad con lo dispuesto en el referido decreto, es función de dicha oficina la coordinación con las dependencias de la entidad respecto de la información que se publicará en la red pública de datos.

Que la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios ha dispuesto medios electrónicos para consulta externa, que permiten a los interesados realizar la consulta de distintos trámites ingresando el número de radicado correspondiente.

Que resulta necesaria la determinación de las políticas internas respecto de la publicación de documentos a través de los medios electrónicos de consulta externa, que permitan a los interesados acceder a los documentos públicos generados por la Superintendencia con ocasión de los trámites que se adelantan en la entidad. Estas políticas informarán la función de coordinación de que trata el numeral 16 del artículo 8º del Decreto 990 de 2002.

RESUELVE:

ART. 1º—A través de los medios electrónicos de consulta externa dispuestos por la Superintendencia para el efecto, relacionados directamente con el sistema de gestión documental, Orfeo, solo serán objeto de publicación aquellos documentos que hayan sido efectivamente otorgados y firmados por los funcionarios competentes y que se encuentren debidamente digitalizados en el sistema, siempre y cuando estos no hayan sido marcados como privados, según lo previsto en el artículo 2º de la presente resolución.

ART. 2º—No serán objeto de publicación a través de los medios electrónicos de consulta externa relacionados con el sistema de gestión documental, Orfeo, y la página web de la Superintendencia, los siguientes documentos:

1. Los documentos que tengan el carácter de reservados conforme lo previsto en la Constitución Política y la ley, los cuales deberán marcarse como privados en el sistema de gestión documental, Orfeo, por parte de la persona que los tramita.

2. Aquellos documentos que hagan parte de procesos de creación y elaboración de documentos públicos, en tanto que los mismos constituyan simples borradores que resulten susceptibles de complementación y/o modificación, sujetos a la revisión y aprobación por parte del jefe de área correspondiente.

3. Documentos que sean parte de trámites adelantados internamente para efectos del cabal cumplimiento de las funciones asignadas a la Superintendencia tal como los memorandos internos que se tramitan entre las distintas áreas.

PAR. 1º—Los funcionarios autorizados para suscribir la correspondencia externa, según lo previsto en la Resolución SSPD 012792 del 15 de octubre de 2002 o en las normas que la sustituyan, modifiquen o adicionen, serán responsables de mantener un estricto control respecto de los documentos que hayan de publicarse a través de los medios electrónicos de consulta externa de la Superintendencia, específicamente a través del sistema de gestión documental, Orfeo. Adicionalmente, los jefes de área que encabezan la estructura a la que se refiere el artículo 6º del Decreto 990 de 2002, serán responsables de autorizar y controlar la información que se publique a través de la página web de la entidad.

En todo caso, dentro del mes siguiente a la publicación de la presente resolución, a través de la oficina asesora de planeación se crearán los procedimientos necesarios para mejorar el efectivo cumplimiento de lo dispuesto en el presente artículo, los cuales serán adoptados también dentro de dicho período.

PAR. 2º—En lo concerniente a los documentos sujetos a reserva de que trata el numeral 1 del presente artículo, en materia disciplinaria se seguirá lo dispuesto en el artículo 95 de la Ley 734 de 2002, en concordancia con el artículo 33 de la Ley 190 de 1995, y normas que las sustituyan, complementen o modifiquen.

ART. 3º—La presente resolución rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 13 de octubre de 2010.