Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios

RESOLUCIÓN 20135270000845 DE 2013

(Enero 25)

“Por la cual se establecen disposiciones relativas a la actividad de supervisión de contratos al interior de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios”.

El Superintendente de Servicios Públicos Domiciliarios,

en ejercicio de sus atribuciones legales, en particular de las establecidas en la Ley 489 de 1998, en los artículos 4º y 14 de la Ley 80 de 1993, en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 y en el numeral 34 del artículo 7º del Decreto 990 de 2002, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 4º de la Ley 80 de 1993, establece los derechos y deberes de las entidades estatales para la consecución de sus fines, entre los cuales se encuentra la exigencia al contratista de la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado; adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias y garantías a que hubiere lugar y adelantar las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños que sufran en desarrollo o con ocasión del contrato celebrado, así como llevar a cabo las revisiones periódicas de los servicios prestados o bienes suministrados, con la finalidad de que cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas y promover las acciones de responsabilidad contra estos y sus garantes cuando dichas condiciones no se cumplan.

Que la misma disposición referida, establece la posibilidad a las entidades estatales de exigir que la calidad de los bienes y servicios adquiridos se ajusten a los requisitos de calidad correspondientes y adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones técnicas, económicas y financieras respectivas. Así mismo, las entidades públicas actuarán de tal manera que por causas a ellas imputables, no sobrevenga una mayor onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, para lo cual deberán corregirse los desajustes que pudieren presentarse y se acordarán los mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver o solucionar rápida y eficazmente las diferencias o situaciones litigiosas que llegaren a presentarse.

Que de conformidad con el artículo 14 de la Ley 80 de 1993, las entidades estatales tienen a cargo la dirección general y la responsabilidad de ejercer el control y vigilancia de la ejecución de los contratos que suscriba y deberá tomar las medidas que correspondan para evitar la paralización o la afectación grave de los servicios públicos a su cargo y asegurar la inmediata, continua y adecuada prestación.

Que el artículo 44 de la Ley 1474 de 2011, establece como sujetos disciplinables a los particulares que cumplan labores de supervisión en los contratos estatales.

Que el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, en relación con la supervisión contractual, señala que con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda.

Que la misma normativa define la actividad de supervisión como el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. No obstante, para dicha actividad la entidad estatal podrá contratar personal de apoyo a través de contratos de prestación de servicios.

Que el artículo 84 de la Ley 1474 de 2011, señala las facultades y deberes de los supervisores de los contratos en el seguimiento al ejercicio del cumplimiento contractual y dispone que el supervisor incurrirá en falta gravísima al no exigir la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción actividad que no ha sido ejecutada a cabalidad. Así mismo, consagra como falta gravísima omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento.

Que en consideración a que la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios tiene a cargo la dirección general y la responsabilidad de ejercer el control y la vigilancia sobre la ejecución de los contratos que suscribe, se hace necesario expedir el presente acto administrativo, cuya finalidad es establecer los parámetros para el ejercicio de la actividad de supervisión de los contratos que suscribe la entidad para el logro de la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado.

Que en mérito de lo expuesto, el Superintendente de Servicios Públicos Domiciliarios,

RESUELVE:

ART. 1º—Ámbito de aplicación. La presente resolución se aplicará a quienes ejecuten las actividades de supervisión de contratos, ya sea en calidad de funcionario público o de particular contratado para el cumplimiento de labores de supervisión en los contratos estatales que suscriba la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, en el nivel central y las direcciones territoriales.

ART. 2º—Supervisión. Esta actividad consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto contractual es ejercida por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. Dicha actividad podrá desarrollarse por parte de un funcionario público o de una persona contratada para el efecto sin que para el ejercicio de la supervisión se requieran conocimientos especializados.

ART. 3º—Condiciones para el ejercicio de la actividad de supervisión. La supervisión de los contratos deberá ser ejercida por una persona que cuente con la formación y/o experiencia necesarias para ejercer el seguimiento y vigilancia técnica, administrativa, financiera, contable y jurídica del contrato supervisado.

Cuando el contrato a supervisar requiera conocimientos especializados en virtud de la complejidad del objeto o de las actividades específicas, la entidad deberá asegurarse de que quien ejerza la actividad de supervisión, cuente con la idoneidad necesaria para su ejercicio.

Será condición necesaria para el ejercicio de la actividad de supervisión, que se hubieren cumplido los requisitos de ejecución y legalización del contrato respectivo, para lo cual el coordinador del grupo de contratos y adquisiciones, o quien haga sus veces, informará por escrito de tal situación al supervisor, de conformidad con el procedimiento establecido para el efecto.

ART. 4º—Designación del supervisor. La supervisión estará a cargo del Jefe de la dependencia que solicita la contratación o de quien este designe, circunstancia que deberá señalarse en los estudios previos y en el respectivo contrato.

Para la designación de la supervisión en cabeza de persona distinta al jefe de la dependencia solicitante de la contratación, este último deberá designar al supervisor por escrito, indicándole la fecha a partir de la cual ejercerá la supervisión. Copia de la designación deberá reposar en el expediente tanto virtual como físico del contrato.

El supervisor designado no podrá trasladar la función de supervisión; lo anterior sin perjuicio de que pueda solicitar el apoyo necesario para el ejercicio de esta actividad, teniendo en cuenta la naturaleza y complejidad del objeto contractual.

El jefe de la dependencia que solicitó la contratación, por razones justificadas, podrá designar como supervisor a un servidor público distinto del inicialmente designado, siempre que cumpla con las condiciones necesarias para el ejercicio de dicha actividad, en los términos señalados en el presente acto administrativo.

Cuando la designación se hubiere realizado directamente en el contrato, este deberá modificarse previamente al cambio de supervisor.

PAR.—Cuando la complejidad del contrato lo amerite, el jefe de la dependencia que solicita la contratación, conformará un comité que ejercerá la supervisión conjunta del contrato, integrado por un número plural e interdisciplinario de jefes de dependencia en los términos del Decreto 990 de 2002, o servidores públicos con experiencia y/o formación profesional idónea, de tal forma que se garantice la correcta y oportuna supervisión del contrato, circunstancia que deberá estar prevista en los estudios previos y en el respectivo contrato.

ART. 5º—Obligaciones de los supervisores de los contratos. Son obligaciones de los supervisores de los contratos, las siguientes:

1. Cuando a ello hubiere lugar, suscribir el acta de inicio del contrato, conjuntamente con el contratista el mismo día en que se inicie su ejecución, siempre y cuando se hubieren cumplido los requisitos de ejecución y legalización del contrato y el coordinador del grupo de contratos le hubiere informado sobre dicha circunstancia, en los términos previstos en el artículo 3º del presente acto administrativo.

2. Verificar que el contrato se ejecute dentro de los estándares y condiciones de modo, tiempo y lugar pactados, y que el objeto contractual sea entregado en las cantidades, calidades, valores y especificaciones técnicas definidas en el contrato.

3. Exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado y de las obligaciones derivadas del mismo y solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual.

4. Llevar a cabo las reuniones periódicas de seguimiento previstas en el contrato o, en caso de ser necesario, concertarlas con el contratista y levantar las actas respectivas.

5. Mantener informada a la entidad de los hechos o circunstancias que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, de ser necesario, sustentar las razones por las cuales considera que existe incumplimiento que amerite una sanción, indicar los perjuicios que genere el incumplimiento y solicitar la aplicación de las medidas previstas en el contrato y en la normatividad vigente, con el fin de que la entidad adelante el procedimiento previsto en los artículos 17 de la Ley 1150 de 2007 y 86 de la Ley 1474 de 2011.

6. Verificar que el contratista cumpla con los pagos al sistema integral de seguridad social en salud, pensiones y riesgos profesionales, así como con las obligaciones parafiscales (SENA, ICBF, cajas de compensación familiar), en la cuantía y en la oportunidad legal y exigir al contratista que acredite su cumplimiento.

7. Verificar el cumplimiento de las obligaciones a cargo de la entidad, de acuerdo con lo previsto en el contrato.

8. Antes del vencimiento del plazo de ejecución del contrato, de ser necesario, presentar la solicitud de adición del contrato con su respectiva justificación y el certificado de disponibilidad presupuestal que respalde dicho compromiso.

9. Antes del vencimiento del plazo de ejecución del contrato, de ser necesario, solicitar las modificaciones al contrato, con la respectiva justificación.

10. Cuando a ello hubiere lugar, solicitar la suspensión del contrato respectivo, indicando el término de dicha suspensión y velar por que el contratista ajuste la vigencia de la garantía en los términos previstos en el acto de suspensión.

11. Estudiar las solicitudes, consultas y reclamaciones presentadas por el contratista, emitir su concepto y ponerlas en conocimiento del jefe del área respectiva, con el fin de darles respuesta dentro de la oportunidad legal.

12. Certificar el cumplimiento parcial y total de las obligaciones a cargo del contratista previstas en el contrato, previa verificación de los requisitos para la procedencia de los pagos respectivos previstos en el contrato.

13. Mantener actualizada la documentación del contrato en todo lo que se refiere a su ejecución y remitir los documentos respectivos al grupo de gestión documental.

14. Llevar a cabo el control financiero de los recursos del contrato, en lo que se relaciona con los pagos pactados en el mismo.

15. Cumplir las obligaciones previstas en el contrato y las demás que le corresponden en razón de la función de supervisión de un contrato estatal.

16. Proyectar el acta de liquidación del contrato cuando a ello hubiere lugar, dentro de los treinta (30) días calendario siguiente al vencimiento del plazo de ejecución.

PAR.—Si durante la ejecución del contrato se efectúa designación de un nuevo supervisor, el supervisor saliente deberá entregar al nuevo, un informe detallado del estado de ejecución del contrato, certificando el cumplimiento del mismo hasta la fecha en que ejerció como supervisor. Lo anterior, con el fin de que el nuevo supervisor pueda certificar el cumplimiento del respectivo período, dejando constancia de ello en la certificación correspondiente.

ART. 6º—Prohibiciones del supervisor. El supervisor no podrá:

1. Acordar con el contratista cualquier forma de suspensión, modificación, adición de bienes, de servicios, de obras o trabajos, de valores o de plazos del contrato, sin que estas se hubieren autorizado previamente por el ordenador del gasto del contrato, mediante la suscripción del respectivo documento.

2. Ordenar cualquier clase de actividad no prevista en el contrato o fuera de los términos, plazos y condiciones estipulados en el mismo.

3. Suscribir el acta de inicio del contrato antes de haberse cumplido los requisitos de ejecución, retardar injustificadamente su suscripción o autorizar la realización de actividades a cargo del contratista sin haberse suscrito.

4. Retardar injustificadamente la suscripción del certificado de cumplimiento y la autorización de pago al contratista u ordenar el pago sin verificar el cumplimiento del objeto y de las obligaciones del contrato.

ART. 7º—Responsabilidad del supervisor. El supervisor responderá por el incumplimiento de las obligaciones a su cargo previstas en este acto administrativo y en las demás normas vigentes.

ART. 8º—Supervisiones en curso. La presente resolución es aplicable a las contrataciones en curso a partir de su vigencia. Los supervisores deberán informar de esta circunstancia a los respectivos contratistas.

ART. 9º—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en su integralidad la Resolución SSPD-20105270016175 del 13 de mayo de 2010.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 25 de enero de 2013.