Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

RESOLUCIÓN 2014 DE 1999 

(Octubre 12)

“Por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas de la información tributaria a que se refiere el artículo 631-1 del estatuto tributario, que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en medio magnético o electrónico, por los grupos económicos y/o empresariales, a partir del año gravable 1999”.

El Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de sus facultades legales y especialmente de las consagradas en la Ley 488 de 1998, en el Decreto 1071 de 1999 y en los artículos 631-1, 633, y 684 del estatuto tributario,

RESUELVE:

ART. 1º—Sujetos obligados e información a suministrar. A partir del año gravable 1999, la sociedad controlante o matriz de cada uno de los grupos económicos y/o empresariales, registrados en el registro mercantil de las cámaras de comercio existentes en el país, deberá suministrar anualmente la información a que se refiere el artículo 631-1 del estatuto tributario, referente a los estados financieros consolidados, a la Unidad Administrativa Especial-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, de acuerdo a las especificaciones técnicas establecidas en la presente resolución.

De igual forma la sociedad subordinada que cumpla con las características de sociedad controlante o matriz, deberá informar como tal, independientemente de la información del grupo empresarial al cual perteneciere.

ART. 2º—Medios de entrega de la información. La información deberá ser presentada en cualquiera de los siguientes medios magnéticos o electrónicos, teniendo en cuenta las siguientes características:

a) Disquete:

1. Tamaño disquetes: 3½ pulgadas

2. Densidad de grabación: Doble cara, alta densidad

3. Código de grabación: ASCII u Hoja electrónica excel

b) Datatape:

1. Tamaño: 80 mm x 60 mm

2. Ancho de la cinta: 4 milímetros

3. Almacenamiento: 340 MB

4. Código de grabación: ASCII

5. Número de registros por bloque: 50

6. Comandos: tar, cpio o dd

7. Sin rótulo de identificación: (sin header label)

c) Minicartridge:

1. Tamaño: 95 mm x 62 mm

2. Ancho de la cinta: 8 milímetros

3. Almacenamiento: 2.3 GB o 5.0 GB

4. Código de grabación: ASCII

5. Número de registros por bloque: 50

6. Comandos: tar, cpio o dd

7. Sin rótulo de identificación: (sin header label)

e) Red de valor agregado o internet:

La sociedad matriz que desee utilizar cualquiera de estos medios electrónicos, deberá informarlo mediante oficio dirigido al grupo de información exógena de la subdirección de fiscalización tributaria; con quince días hábiles de antelación a la fecha de los vencimientos para la entrega de la información, esto con el objeto de que la DIAN le informe el procedimiento correspondiente a seguir.

ART. 3º—Formatos de grabación. La información podrá grabarse con código ASCII como archivo plano (extensión ASC). El nombre del archivo debe ser IMP6311.ASC.

También la información podrá presentarse en hoja electrónica de excel de office 95 versión original para windows 95 como mínimo (extensión XLS), sin incluir títulos en las columnas. El ancho de cada columna equivale a la longitud (ancho) de las posiciones definidas en el diseño de los registros y deberá grabarse en tres hojas dentro de un libro, de la siguiente manera:

Nombre hojaRegistroContenido
Hoja 1Tipo 1Datos de la sociedad matriz y de control.
Hoja 2Tipo 2Información de los estados financieros consolidados del grupo empresarial
Hoja 3Tipo 2Información de las sociedades subordinadas.

El nombre del archivo (libro) debe ser IMP6311.XLS y el diseño de las hojas electrónicas (anexo 1) es el siguiente:

Hoja 1 Registro Tipo 1 (Datos de la sociedad matriz y de control):

ColumnaAnchoColumnaAncho
A1G4
B4H40
C2I5
D14J10
E1K20
F60L8

Hoja 2 Registro Tipo 2 (Información de los estados financieros consolidados del grupo empresarial):

ColumnaAncho
A1
B2
C2
D20
E20

Hoja 3 Registro Tipo 2 (Información de las sociedades subordinadas):

ColumnaAnchoColumnaAncho
A1F60
B2G4
C2H40
D14I5
E1  

PAR. 1º—El formato de la hoja electrónica deberá ser el modelo normal, compuesto por la siguiente combinación de formatos:

Formato Configuración
NúmeroSin decimales
FuenteArial 10
AlineaciónGeneral inferior
BordesSin bordes
DiseñoNinguno
ProtecciónSin bloqueo. Desactivada
Zoom100%

PAR. 2º—Sólo cuando la información exceda la capacidad del medio magnético a utilizarse se deberá optar por el medio magnético siguiente, en capacidad, esto con el objetivo de que únicamente se utilice un medio magnético por cada año gravable.

Cuando la información exceda la capacidad del disquete (1.44 Mb), se podrá utilizar los formatos de compresión PKZIP (DOS) o Winzip (windows 95).

PAR. 3º—En ningún caso los campos definidos como numéricos deben grabarse con caracteres especiales tales como puntos (.), comas (,), signo pesos ($), signos negativos (-) y positivos (+), etc. y deben venir justificados con ceros a la izquierda, cuando se grabe con código ASCII. Cuando se grabe en archivo excel, no justificar con ceros a la izquierda ni incluir fórmulas. Tampoco se acepta que la información contenga líneas o registros de títulos.

PAR. 4º—Los valores se deben informar en millones de pesos, aproximándolos al millón de pesos más cercano.

ART. 4º—Tipos de registros. La información debe ser relacionada mediante dos (2) tipos de registros, los cuales se distinguen por el caracter numérico correspondiente a cada tipo y que se incluye en la primera posición de cada registro.

El registro tipo 1 contiene los datos de la sociedad matriz y de control y el registro tipo 2 contiene la información de los estados financieros consolidados del grupo empresarial y la información de las sociedades subordinadas.

Los diseños de los registros (anexo 1) son los siguientes:

a) Registro de identificación (tipo 1)

PosicionesContenido
1 – 1Tipo de registro, llevará el caracter numérico "1".
2 – 5Las cuatro cifras del año gravable a que se refiere la información (cuatro caracteres numéricos).
6 – 7Tipo de persona o entidad informante. Para efectos de la presente resolución, el tipo es 20 (dos caracteres numéricos).
8 – 21NIT de la sociedad matriz (catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano).
22 – 22Dígito de verificación, de lo contrario blanco (un caracter numérico).
23 – 82Razón social de la sociedad matriz (sesenta caracteres alfanuméricos).
83 – 86Código de actividad económica de la sociedad matriz (según Res. 8587/98) (cuatro caracteres numéricos).
87 – 126Dirección que corresponda al domicilio social o asiento principal de la actividad o negocio de la sociedad matriz (cuarenta caracteres alfanuméricos).
127 – 131Código Departamento y Municipio. Para efectos de la presente resolución, se utilizarán los generados por el DANE (cinco caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano).
132 – 141Número total de registro de movimiento tipo 2 informados (diez caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano).
142 – 161Sumatoria total de los valores informados en los registros de movimiento tipo 2 (veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano).
162 – 169Fecha de grabación de la información, en formato año, mes, día (AAAA, MM, DD) (ocho caracteres numéricos).

b) Registro de movimiento (tipo 2)

La información a que se refiere el artículo 631-1 del estatuto tributario, se relacionará en este registro de la siguiente forma:

PosicionesContenido
1 – 1Tipo de registro. Llevará el caracter numérico "2".
2 – 3Código que identifica la clase de información, según artículo 5º de la presente resolución (dos caracteres numéricos).
4 – 5Subcódigo que identifica el concepto informado, según artículo 5º de la presente resolución (dos caracteres numéricos).
6 – 25Valor contable positivo de los parámetros solicitados, según artículo 5º de la presente resolución. En millones de pesos. Ver parágrafo 3º del artículo 3º de la presente resolución (veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano).
26 – 45Valor contable negativo de los parámetros solicitados, según el artículo 5º de la presente resolución. En millones de pesos. Ver parágrafo 3º del artículo 3º de la presente resolución (veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano).

La información de las sociedades subordinadas, se relacionará en este registro de la siguiente forma:

PosicionesContenido
1 – 1Tipo de registro. Llevará el caracter numérico "2".
2 – 3Código que identifica la información de las sociedades subordinadas. Para efectos de la presente resolución, el código es "99" (dos caracteres numéricos).
4 – 5Subcódigo que identifica el concepto informado. Para efectos de la presente resolución, el código es "00" (dos caracteres numéricos).
6 – 19NIT de la sociedad subordinada. Domiciliadas en el extranjero NIT: 444444444 (catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano).
20 – 20Dígito de verificación, de lo contrario blanco (un caracter numérico).
21 - 80Razón social de la sociedad subordinada (sesenta caracteres alfanuméricos).
81 – 84Código de actividad económica de la sociedad subordinada (según Res. 8587/98) (cuatro caracteres numéricos).
85 – 124Dirección que corresponda al domicilio social o asiento principal de la actividad o negocio de la sociedad subordinada. Domiciliadas en el extranjero: Ciudad y país (cuarenta caracteres alfanuméricos).
125 – 129Código departamento y municipio. Para efectos de la presente resolución, se utilizarán los generados por el DANE. Domiciliadas en el extranjero: Código de la sociedad matriz o controlante (cinco caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano).

PAR. 1º—Organización de los registros. La relación total de los registros deberá estar organizada de la siguiente forma:

Como primer registro el de identificación (tipo 1); seguido de los registros de movimiento (tipo 2) clasificados en forma ascendente de acuerdo con los campos del código que corresponda según artículo 5º de la presente resolución. (Posiciones 2-3) y subcódigo del concepto informado (posiciones 4 - 5).

ART. 5º—Codificación de la información. Para efectos de la información a que se refiere el artículo 4º de la presente resolución, los códigos y subcódigos correspondientes a los valores serán los siguientes:

Códigos, subcódigos y valores
CódigoSubcódigoValores informados
0100Valor total activo contable.
0200Valor total pasivo contable.
0201Interés minoritario de balance.
0300Valor total patrimonio contable.
0400Valor total ingresos.
0500Valor total gastos.
0600Valor total costos.
5001Valor total utilidad o pérdida antes de impuesto de renta.
5002Valor total impuesto de renta.
5003Valor total utilidad o pérdida después de impuesto de renta.
5004Interés minoritario de resultados.

ART. 6º—Sociedad controlante o matriz extranjera. Cuando la sociedad controlante o matriz de un grupo económico y/o empresarial no se encuentre domiciliada en el país, la información a que se refiere el artículo 1º de la presente resolución deberá ser suministrada por la sucursal o sociedad subordinada que tenga el mayor patrimonio neto la cual tomará, para estos efectos, el carácter de controlante o matriz.

ART. 7º—Forma y sitios de presentación de la información. El medio magnético deberá presentarse personalmente, en la división de documentación de la administración de impuestos y aduanas nacionales de la jurisdicción de la sociedad controlante o matriz y donde no exista ésta, en la división financiera y administrativa, acompañado del formato de entrega DIAN-79.032.97 (anexo 2) en original y copia debidamente diligenciado y firmado por el representante legal de la sociedad matriz y el contador público o revisor fiscal, cuando esté obligado.

También podrá presentarse en la oficina del grupo de información exógena de la subdirección de fiscalización tributaria de la UAE-DIAN ubicada en la carrera 7ª Nº 6-54 de Santafé de Bogotá.

Al medio magnético deberá adherirse un rótulo de identificación con el NIT de la sociedad controlante o matriz, razón social, el año gravable al que corresponda la información y el tipo de entidad del informante (20). Si la información se presenta en disquete comprimida escribir el formato de compresión utilizado (PKZIP o Winzip). En el caso de presentar la información en datatape, cartridge o minicartridge, deberá anotarse el comando utilizado para la grabación (tar, cpio o dd).

ART. 8º—Plazo para presentar la información. De acuerdo a lo establecido en el artículo 631-1 del estatuto tributario (L. 488/98, art. 95), la información deberá ser presentada a más tardar el 30 de junio del año inmediatamente siguiente al año gravable que se está informando.

ART. 9º—Sanciones. El no suministrar la información dentro del plazo establecido, o cuyo contenido presente errores, o la información no corresponda a la solicitada, o la información presentada no se ajusta a las especificaciones y características técnicas que se indican en la presente resolución, dará lugar a la aplicación de la sanción contemplada en el artículo 651 del estatuto tributario y reglamentarios.

ART. 10.—Corrección de la información. Para corregir la información se debe conformar un nuevo medio magnético o electrónico que incluya toda la información, de acuerdo con las características, especificaciones y organización establecidas en la presente resolución.

ART. 11.—Vigencia. La presente resolución rige desde la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a 12 de octubre de 1999.