Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios

RESOLUCIÓN SSPD 20161300064805 DE 2016

(Diciembre 5)

“Por la cual se conforma el comité de conciliación y defensa jurídica de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios”.

El superintendente de Servicios Públicos Domiciliarios,

en ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las conferidas por el numeral 34 del artículo 7º y el artículo 24 del Decreto 990 de 2002, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 446 de 19981, en su artículo 75, dispuso que “… las entidades públicas y organismos de derecho público del orden nacional…, deberán integrar un comité de conciliación, conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designen y cumplirá las funciones que se le señalen”.

Que la Ley 640 de 20012, modificó las normas relativas a la conciliación y dictó otras disposiciones.

Que el artículo 13 de la Ley 1285 de 20093, por la cual se reforma la Ley 270 de 19964, estableció como requisito de procedibilidad para las acciones previstas en los artículos 85, 86 y 87 del Decreto 01 de 1984, el agotamiento de la conciliación extrajudicial. Igualmente, el artículo 52 de la Ley 1395 de 20105, estableció la conciliación extrajudicial como requisito de procedibilidad.

Que el Decreto 1716 de 20096 reglamentó el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y el capítulo V de la Ley 640 de 2001, estableciendo las reglas, integración y funcionamiento de los comités de conciliación.

Que la Presidencia de la República, mediante Directiva Presidencial 05 del 22 de mayo de 2009, impartió instrucciones a los comités de conciliación de las entidades públicas, para el adecuado ejercicio de la conciliación extrajudicial.

Que a través de la Resolución SSPD 20111300013855 del 27 de mayo de 2011, la Superservicios adecuó el comité de conciliación existente en la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (Superservicios), hasta la fecha, conforme a la normativa vigente.

Que el Decreto 1716 de 2009 fue compilado en el Decreto 1069 de 2015, “Decreto Único Reglamentario del Sector de Justicia y del Derecho”, modificado a su vez por el Decreto 1167 de 2016, a través del cual se ajustan y suprimen algunas disposiciones relativas a la conciliación extrajudicial y al Comité de Conciliación, entre otros asuntos.

Que es necesario ajustar la integración y funcionamiento del comité de conciliación de la Superservicios, para acatar los cambios normativos que se han presentado en la materia.

Que por lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Conformación y naturaleza jurídica. Conformar el comité de conciliación y defensa jurídica de la Superservicios, instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.

Igualmente decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia o no de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflicto, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público.

PAR. 1º—La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del comité.

PAR. 2º—La decisión del Comité de Conciliación y Defensa Jurídica acerca de la viabilidad de conciliar no constituye ordenación de gasto.

ART. 2º—Integración. El comité de conciliación y defensa jurídica de la Superservicios estará integrado por los funcionarios que se relacionan a continuación, quienes serán miembros permanentes con voz y voto:

1. El Superintendente de Servicios Públicos Domiciliarios o su delegado que en todos los casos será el secretario general, quien lo presidirá.

2. El ordenador del gasto en materia de cumplimiento de los fallos judiciales.

3. El jefe de la oficina asesora jurídica o su delegado.

4. Dos (2) funcionarios de dirección o de confianza del superintendente de Servicios Públicos Domiciliarios, designados por este.

PAR. 1º—De conformidad con lo dispuesto por el parágrafo 2º del artículo 2.2.4.3.1.2.3 del Decreto 4069 de 20157, el comité podrá invitar a sus sesiones a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o a la entidad que haga sus veces, quien tendrá la facultad de asistir a sus sesiones, cuando lo estime conveniente, con derecho a voz y voto.

PAR. 2º—Concurrirán con derecho a voz, pero sin voto y cuando sean convocados, los siguientes funcionarios:

1. El jefe de la dependencia cuya ejecución de funciones haya generado la controversia, demanda o el respectivo proceso judicial.

2. El jefe de la oficina de control interno de la entidad.

3. El secretario técnico.

4. El apoderado que represente los intereses de la entidad, en cada proceso.

PAR. 3º—Sin perjuicio de las atribuciones que le confiere la normativa vigente a la oficina de control interno de la entidad, su jefe o quien haga sus veces, concurrirá al comité cuando sea convocado y podrá presentar iniciativas encaminadas a promover una mayor efectividad y eficiencia en el cumplimiento de las funciones del mismo.

ART. 3º—Sesiones y quórum. El comité de conciliación y defensa jurídica se reunirá no menos de dos veces al mes y cuando las circunstancias lo exijan.

El comité de conciliación y defensa jurídica, se reunirá de manera ordinaria, al menos dos (2) veces al mes, en la hora indicada en la convocatoria que para el efecto realice la secretaría técnica del mismo.

También podrá reunirse de manera extraordinaria, cuando circunstancias especiales así lo ameriten, a juicio de su presidente o el jefe de la oficina asesora jurídica, o al menos dos (2) de sus miembros permanentes previa convocatoria que, con tal fin, formule la secretaría técnica en los términos señalados en este reglamento.

En caso de suspenderse la sesión por alguna circunstancia debidamente establecida, deberá continuarse a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, sin que se requiera citación adicional, más que la efectuada dentro de la respectiva sesión.

El comité sesionará con un mínimo de tres (3) de sus miembros permanentes, y adoptará las decisiones por mayoría simple.

El voto opuesto a la decisión mayoritaria, deberá sustentarse en la misma sesión o en escrito separado por el respectivo integrante del comité.

PAR. 1º—Las sesiones del comité también podrán llevarse a cabo de manera virtual, para lo cual se efectuará la convocatoria respectiva de acuerdo con lo establecido en este reglamento.

Los miembros permanentes expresarán por correo electrónico a la secretaría técnica sus planteamientos sobre las fichas, así como el sentido de su voto respecto de la recomendación dada por el apoderado en cada ficha sometida a estudio. La decisión adoptada por mayoría simple, constará en el acta respectiva que deberá ser suscrita por todos los miembros permanentes que participaron del comité virtual, y por el secretario técnico.

PAR. 2º—La asistencia de los miembros permanentes al comité de conciliación y defensa jurídica es obligatoria e indelegable, excepto para el superintendente de Servicios Públicos Domiciliarios y el jefe de la oficina asesora jurídica.

En caso de que el superintendente o su delegado no puedan asistir a alguna sesión del comité, los miembros permanentes del mismo designarán a un presidente ad hoc para la respectiva reunión.

El integrante del comité que no pueda asistir a una sesión del mismo, deberá comunicar, por escrito y a más tardar dentro de los tres días (3) siguientes a la fecha de la reunión, tal situación al secretario técnico, remitiendo la correspondiente excusa y con indicación de las razones de su inasistencia.

En las actas del comité, el secretario técnico dejará constancia sobre la asistencia de sus miembros e indicará si se presentó justificación oportuna por parte del integrante ausente.

PAR. 3º—Presentada la petición de conciliación ante la entidad, el comité cuenta con quince (15) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos.

ART. 4º—Funciones. El comité de conciliación y defensa jurídica de la Superservicios, ejercerá las siguientes funciones8:

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la Superservicios.

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del ente, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandada o condenada; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

5. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el comité de conciliación deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.

6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la jurisdicción en lo contencioso administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

7. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

8. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

9. Designar al funcionario que ejercerá la secretaría técnica del comité, preferentemente un profesional del derecho.

10. Ordenar la publicación en la página web de la Superservicios, de las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios celebrados ante los agentes del Ministerio Público, dentro de los tres (3) días siguientes a su suscripción, con miras a garantizar la publicidad y transparencia de los mismos.

11. Dictar su propio reglamento.

12. Las demás que le asigne ley o reglamento.

ART. 5º—Secretaría técnica. Esta función estará a cargo del coordinador del grupo de defensa judicial de la Superservicios y tendrá las siguientes funciones9:

1. Revisar las fichas técnicas que se someten a consideración del comité en sesión de precomité con el jefe de la oficina jurídica, los profesionales de apoyo del comité y el apoderado que la sustenta y efectuar las correcciones del caso, con el fin de que se ajusten a las directrices señaladas por la Superservicios.

2. Elaborar el orden del día para cada sesión.

3. Convocar a las sesiones ordinarias y extraordinarias del comité a sus miembros e invitar a quienes deben participar en las mismas, indicando el día, la fecha, el lugar y la hora en que llevará a cabo la reunión.

4. Convocar a las sesiones ordinarias y extraordinarias del comité a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, por el medio establecido por dicha entidad.

5. Elaborar las actas de cada sesión del comité, la cual deberá ser suscrita por los miembros del comité y el secretario técnico, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión y verificar que los documentos de la sesión se incluyan en la base de datos creada para el efecto y que se encuentren al día.

6. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el comité.

7. Proyectar y someter a consideración del comité la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses de la entidad.

8. Informar al coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la jurisdicción en lo contencioso administrativo acerca de las decisiones que el comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

9. Coordinar el manejo del archivo del comité y autorizar su consulta de acuerdo con los lineamientos que para el efecto establezca el mismo.

10. Expedir las certificaciones sobre asuntos de competencia del comité y documentos que le sean solicitados.

11. Gestionar la entidad publicación, en la página web de la Superservicios, de las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios celebrados ante los agentes del Ministerio Público, con miras a garantizar la publicidad y transparencia de los mismos.

11(sic). Las demás que le sean asignadas por el comité.

PAR. 1º—La designación o el cambio del secretario técnico deberán ser informados de manera inmediata a la agencia nacional de defensa jurídica del Estado, o a la entidad que haga sus veces.

PAR. 2º—En caso de que el secretario técnico no pueda asistir a alguna sesión, los miembros permanentes del comité designarán a un secretario técnico ad hoc para la respectiva reunión.

ART. 6º—Indicador de gestión. La prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en él, se asignarán las responsabilidades al interior de la Superservicios10.

ART. 7º—Apoderados. Las decisiones adoptadas por el comité de conciliación y defensa jurídica, serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la entidad.

ART. 8º—Acción de repetición y llamamiento en garantía. El comité de conciliación y defensa jurídica de la Superservicios deberá realizar los estudios pertinentes para determinar la procedencia de la acción de repetición.

El ordenador del gasto en materia de cumplimiento de fallos judiciales, al día siguiente del pago total o al pago de la última cuota efectuado por la entidad, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al comité, para que en un término no superior a cuatro (4) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente la demanda, cuando resulte procedente, dentro de los dos (2) meses siguientes a la decisión.

Asimismo, los apoderados de la Superservicios que tengan a su cargo procesos de responsabilidad patrimonial, deberán presentar informe al comité, a fin de que este pueda determinar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.

PAR. 1º—En todo caso, el comité apoyará sus decisiones en materia de acciones de repetición en el proceso sigme de esa materia, en donde se detallan los pasos que deberá seguir para tal efecto y para el cual siempre tendrá la potestad de proponer acciones de mejora.

PAR. 2º—Corresponderá a la oficina de control interno de la Superservicios, verificar el cumplimiento de las obligaciones señaladas en el presente artículo, respecto de la acción de repetición11.

ART. 9º—Publicación. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 65 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

ART. 10.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga expresamente la Resolución SSPD 20111300013855 del 27 de mayo de 2011 y las demás que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

1 “Por la cual se adoptan como legislación permanente algunas normas del Decreto 2651 de 1991, se modifican algunas del Código de Procedimiento Civil, se derogan otras de la Ley 23 de 1991 y del Decreto 2279 de 1989, se modifican y expiden normas del Código Contencioso Administrativo y se dictan otras disposiciones sobre descongestión, eficiencia y acceso a la justicia”.

2 “Por la cual se modifican normas relativas a la conciliación y se dictan otras disposiciones”.

3 “Por medio de la cual se reforma la Ley 270 de 1996 Estatutaria de la Administración de Justicia”.

4 “Estatutaria de la Administración de Justicia”.

5 “Por la cual se adoptan medidas en materia de descongestión judicial”.

6 “Por el cual se reglamenta el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y del capítulo V de la Ley 640 de 2001”.

7 Modificado por el parágrafo 2º del artículo 2º del Decreto 1167 de 2016, por “…el cual se modifican y se suprimen algunas disposiciones del Decreto 1069 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho”.

8 Tomadas del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto 1069 de 2015.

9 Tomadas del artículo 2.2.4.3.1.2.6 del Decreto 1069 de 2015.

10 Artículo 2.2.4.3.1.2.7 del Decreto 1069 de 2015.

11 Artículo 2.2.4.3.1.2.12 del Decreto 1069 de 2015, modificado por el artículo 3º del Decreto 1167 de 2016.