Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios

RESOLUCIÓN SSPD-20181000052735 DE 2018

(Mayo 4)

“Por la cual se crea el Comité institucional de gestión y desempeño de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y se deroga una resolución”.

La Superintendente de Servicios Públicos Domiciliarios,

en ejercicio de sus facultades legales y en especial de las que le confieren, el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, los numerales 33 y 34 del artículo 7º del Decreto 990 de 2002, y el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto 1499 de 2017, y

CONSIDERANDO:

Que los sistemas de desarrollo administrativo y de gestión de la calidad, previstos en las leyes 489 de 1998 y 872 de 2003, respectivamente, y que deben articularse con el sistema de control interno consagrado en la Ley 87 de 1993, fueron integrados en un solo sistema de gestión, según lo dispone el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015(1).

Que el Gobierno nacional debe actualizar el modelo que integra y articula los sistemas antes mencionados, de acuerdo con la referida norma, y cuando este entre en operación, perderán vigencia los artículos 15 al 23 de la Ley 489 de 1998 y la Ley 872 de 2003.

Que el modelo integrado de planeación y gestión (MIPG), previsto en el título 22 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1083 de 2015(2), en el que se encuentra compilado el Decreto 2482 de 2012, por el cual se establecían los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión, fue actualizado mediante el Decreto 1499 de 2017(3).

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto 1499 de 2017, las entidades del orden nacional deben integrar un comité institucional de gestión y desempeño, para orientar la implementación y operación del modelo integrado de planeación y gestión referido, que sustituirá los demás comités que tengan relación con el Modelo, y que no sean obligatorios por mandato legal, por lo que la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (Superservicios), expidió la Resolución SSPD 20171000236395 del 4 de diciembre de 2017(4), con el propósito de dar cumplimiento a este mandato.

Que el estudio y apropiación del sistema de gestión y del MIPG actualizado, por parte de la Superservicios, hace necesaria la expedición de un nuevo acto administrativo, que permita la implementación del modelo, en todas sus dimensiones y tomando en consideración todas las políticas enlistadas en el Decreto 1499 de 2017, de acuerdo con la estructura, atribuciones y funcionamiento de la entidad.

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Creación. Créase el Comité institucional de gestión y desempeño de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, encargado de orientar la implementación y operación del modelo integrado de planeación y gestión (MIPG).

PAR.—El Comité institucional de gestión y desempeño de la Superservicios, sustituye los demás comités que guardan relación con el MIPG, cuya conformación no es obligatoria por mandato de ley.

ART. 2º—Integración. El Comité institucional de gestión y desempeño de la Superservicios, estará integrado por los siguientes funcionarios:

1. El Superintendente de Servicios Públicos Domiciliarios o su delegado.

2. El secretario general, quien lo presidirá.

3. El superintendente delegado para Acueducto, Alcantarillado y Aseo.

4. El superintendente delegado para Energía y Gas Combustible.

5. El director de entidades intervenidas y en liquidación.

6. El director general territorial.

7. El director administrativo.

8. El director financiero.

9. El jefe de la oficina de informática.

10. El jefe de la oficina asesora jurídica.

11. El jefe de la oficina asesora de planeación, quien ejercerá la secretaría técnica; y

12. El jefe de la oficina de control interno, quien asistirá únicamente, cuando se traten temas relacionados con la implementación de la política de control interno.

PAR. 1º—Por solicitud de los miembros del comité, a las sesiones podrán asistir invitados, quienes tendrán voz, pero no derecho a votar. Los invitados podrán ser funcionarios o colaboradores de la entidad, o de otras entidades públicas.

PAR. 2º—Cuando el Comité institucional de gestión y desempeño sesione con la presencia de los coordinadores de los grupos internos de la entidad, estos participarán con voz y voto.

ART. 3º—Funciones del Comité. El Comité institucional de gestión y desempeño, cumplirá las siguientes funciones:

1. Aprobar y hacer seguimiento, por lo menos una vez cada tres meses, a las acciones y estrategias adoptadas para la operación del modelo integrado de planeación y gestión.

2. Articular los esfuerzos, institucionales, recursos, metodologías y estrategias para asegurar la implementación, sostenibilidad y mejora del modelo integrado de planeación y gestión.

3. Proponer al Comité sectorial de gestión y desempeño institucional, iniciativas que contribuyan al mejoramiento en la implementación y operación del modelo integrado de planeación y gestión.

4. Presentar los informes que el Comité sectorial de gestión y desempeño institucional y los organismos de control requieren, sobre la gestión y desempeño de la entidad.

5. Adelantar y promover las acciones permanentes de autodiagnósticos, para facilitar la valoración interna de la gestión.

6. Asegurar la implementación y desarrollo de las políticas de gestión y desempeño, de que trata el Decreto 1499 de 2017.

7. Las demás que tengan relación directa con la implementación, desarrollo y evaluación del modelo integrado de planeación y gestión.

ART. 4º—Sesiones del Comité. El Comité institucional de gestión y desempeño sesionará en pleno, al menos cuatro veces al año, y cuando sean convocados por su presidente o secretario técnico.

PAR. 1º—El Comité podrá sesionar de manera no presencial a solicitud de su presidente o secretario técnico. La deliberación y decisión de asuntos del Comité, en sesiones virtuales, podrá adelantarse por cualquier medio tecnológico disponible, teniendo en cuenta el siguiente procedimiento:

1. El presidente, por cualquier medio de transmisión de mensajes de datos, podrá autorizar al secretario técnico para que adelante la sesión no presencial, o este tomar la decisión de llevar a cabo la sesión.

2. El secretario técnico convocará la sesión no presencial, mediante cualquier medio de transmisión de mensajes de datos a todos los miembros del comité, así como a los invitados que deban participar en el mismo. En dicha convocatoria se deberán precisar los asuntos a tratar y adjunto a la misma, se remitirá la información requerida para adoptar las decisiones respectivas.

3. Cada uno de los miembros del Comité, deberá manifestar su posición frente a los asuntos sometidos a su consideración, de manera clara y expresa, y la remitirá por cualquier medio de transmisión de mensajes, al secretario técnico. Para tal efecto, los miembros del comité podrán deliberar o decidir por correo electrónico, o por cualquier medio tecnológico que se encuentre a disposición.

4. Una vez adoptada la decisión, por la mayoría de los miembros con voz y voto del Comité, el secretario técnico la informará por cualquier medio de transmisión de mensajes de datos, a todos los miembros del Comité y procederá a levantar el acta correspondiente, en la que se dejará constancia del medio utilizado.

PAR. 2º—A las sesiones no presenciales del Comité, se les aplicará lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, sus adiciones y reformas, en lo pertinente.

ART. 2º— (sic) Equipos de trabajo temáticos. Para la ejecución de las dimensiones de gestión y desempeño institucional, previstas en el manual operativo del MIPG y las políticas enlistadas en el Decreto 1499 de 2017, se conformarán los siguientes equipos temáticos, los cuales serán los responsables de presentar propuestas y estrategias de operación, para la implementación y sostenibilidad de las políticas, los componentes y requisitos del modelo.

Dimensiones de gestión y desempeño institucional / equipos de trabajo temáticosPolíticasResponsableParticipantesComponentes y requisitos del modelo / actividades relacionadas
Talento humanoTalento humanoDirección administrativaCoordinador de talento humano
Secretaría general
Diagnóstico de la gestión estratégica del talento humano.
Disposición de información (legal, estratégica y de caracterización de servidores).
Implementación y ejecución del plan de acción del talento humano.
Plan de trabajo.
Coordinación de la implementación del teletrabajo en la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
IntegridadOficina asesora de planeaciónSecretaría general
Despacho
Adopción y promoción del código de integridad.
Divulgación y apropiación de valores y principios institucionales, a través de ejercicios participativos y construcción de cultura organizacional en torno a los mismos.
Direccionamiento estratégico y planeaciónPlaneación institucionalOficina asesora de planeaciónSecretaría general
Dirección general territorial
Superintendencias delegadas
Dirección de entidades intervenidas y en liquidación
Definición del propósito fundamental (misión, visión, objetivos, grupos de interés).
Determinación de prioridades de acuerdo con el plan de desarrollo.
Diagnóstico de capacidades y entorno.
Formulación de planes de acción, indicadores, lineamientos para la administración del riesgo.
Elaboración plan anticorrupción y de atención al ciudadano.
Gestión presupuestal y eficiencia del gasto públicoOficina asesora de planeación
Dirección financiero
Superintendente o su delegado
Secretaría general
Oficina asesora de planeación
Dirección administrativa
Coordinador grupo de contratos
Programación del presupuesto.
Desagregación del presupuesto de la vigencia en el aplicativo SIIF Nación.
Formulación del plan anual mensualidad de caja - PAC.
Implementación del catálogo de clasificación presupuestal, durante la programación anual.
Formulación de las solicitudes referentes a la creación, habilitación, aclaración, modificación y asistencia, al Comité de conceptualización del catálogo de clasificación presupuestal, de la dirección general del presupuesto público nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Formulación del plan anual de adquisiciones PAA y seguimiento al mismo.
Seguimiento y revisión de los procesos de contratación que adelante la entidad.
Gestión con valores para el resultadoFortalecimiento organizacional y simplificación de procedimientosOficina asesora de planeaciónSecretaría general
Dirección administrativa
Trabajo por procesos.
Rediseño de procesos institucionales.
Gestión de recursos físicos y servicios internos (austeridad del gasto y bienes).
Políticas internas de la entidad y los cambios del entorno, para brindar resultados con valor.
Establecimiento, implementación y mejora del sistema de gestión ambiental.
Implementación del sistema integrado de gestión y mejora SIGME.

Dimensiones de gestión y desempeño institucional / equipos de trabajo temáticosPolíticasResponsableParticipantesComponentes y requisitos del modelo / actividades relacionadas
 Gobierno digitalOficina de informáticaOficina asesora de planeación
Comunicaciones
Secretaría general
Adopción y formulación de la estrategia de tecnologías de la información.
Implementación de mecanismos para alcanzar niveles óptimos de calidad, seguridad y confiabilidad de la información.
Promoción del uso y apropiación de las tecnologías de la información.
Diagnóstico de capacidades institucionales.
Gestión de la seguridad informática.
Seguridad digitalOficina de informáticaOficina asesora de planeación
Secretaría general
Gestión de la seguridad y privacidad de la información.
Rendición de cuentas al coordinador nacional de seguridad nacional, sobre la implementación de la política.
Articulación de esfuerzos, recursos metodologías y estrategias en la entidad.
Defensa jurídicaOficina asesora jurídicaDirección financiera
Dirección administrativa
Superintendencias delegadas
Dirección general territorial
Dirección de entidades intervenidas y en liquidación
Gestión del comité de conciliación.
Promover el uso y alimentación del sistema único de información de la actividad litigiosa del estado.
Gestión de la defensa jurídica de la entidad.
Acompañamiento jurídico en los procesos misionales de la entidad para fortalecer el proceso de toma de decisiones en los mismos.
Participación ciudadana en la gestión públicaDirección general territorialOficina asesora de planeación
Despacho
Comunicaciones
Promoción efectiva de la participación ciudadana, a partir del establecimiento de condiciones idóneas institucionales para el efecto.
Evaluación y publicación de los resultados institucionales.
Construcción de estrategias para la rendición de cuentas.
Racionalización de trámitesOficina asesora de planeaciónSuperintendencias delegadas
Dirección general territorial
Secretaría general
Definición y promoción del portafolio de oferta de servicios institucionales.
Priorización participativa de trámites y otros procedimientos administrativos de cara al ciudadano.
Formulación e implementación de la estrategia de racionalización de trámites.
Cuantificación y difusión de los resultados de la racionalización de trámites.
Servicio al ciudadanoDirección general territorialDespacho
Oficina asesora de planeación
Comunicaciones
Gestionar y/o hacer seguimiento a las respuestas a peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y denuncias (PQRSD), en la entidad.
Promoción del principio de transparencia y acceso a la información pública.
Protección de datos personales y reserva de la información.

Dimensiones de gestión y desempeño institucional / equipos de trabajo temáticosPolíticasResponsableParticipantesComponentes y requisitos del modelo / actividades relacionadas
Evaluación de resultadosSeguimiento y evaluación del desempeño institucionalOficina asesora de planeaciónSuperintendente
Superintendencias delegadas
Dirección general territorial
Dirección de entidades intervenidas y en liquidación
Secretaría general
Ejercicios de evaluación y seguimiento diseñados y planificados que establecen lo que se va a medir, cómo se va a medir y en qué momento, para el cumplimiento de objetivos y metas en los tiempos previstos, con las condiciones de cantidad y calidad esperadas y con el uso óptimo de recursos.
Indicadores validados que brindan la información suficiente y pertinente para establecer el grado de avance o el logro de los objetivos y resultados esperados.
Seguimiento a los riesgos identificados de acuerdo con la política de administración de riesgos establecida por la entidad.
Medición de la percepción y satisfacción ciudadana, como un ejercicio constante que permite identificar puntos críticos de trabajo, oportunidades de mejora y necesidades de los grupos de valor.
Toma de decisiones basada en el análisis de los resultados de los seguimientos y evaluaciones, para lograr los resultados.
Evaluación del cumplimiento de los atributos de calidad en el desempeño institucional para garantizar la satisfacción de los grupos de valor.
SuperintendenteSuperintendencias delegadas
Dirección general territorial
Dirección de entidades intervenidas y en liquidación
Secretaría general
Análisis de la valoración de alternativas surtidas por las superintendencias delegadas, frente a prestadores de servicios públicos domiciliarios que puedan ser objeto de toma de posesión.
Información y comunicaciónGestión documentalDirección administrativaOficina asesora de planeación
Secretaría general
Grupo de gestión documental
Oficina de informática
Formulación del plan institucional de archivos PINAR.
Elaboración de tablas de retención.
Implementación de un programa de gestión documental (PGD) (creación, conformación, organización, control y consulta de expedientes de archivo).
Desarrollo del componente tecnológico en la gestión documental, a partir de la identificación y construcción de metadatos.
Gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos.
Desarrollo, interiorización y posicionamiento de una cultura archivística en la entidad.

Dimensiones de gestión y desempeño institucional / equipos de trabajo temáticosPolíticasResponsableParticipantesComponentes y requisitos del modelo / actividades relacionadas
 Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupciónSecretaría generalDespacho
Dirección general territorial
Oficina asesora de planeación
Comunicaciones
Promoción de la trasparencia activa y pasiva.
Publicación y divulgación de documentos y archivos de valor para el ciudadano y que constituyen un aporte en la construcción de una cultura de transparencia.
Identificación de información de interés para el público a través de ejercicios de participación ciudadana.
Incorporación y actualización de las hojas de vida de los servidores públicos en el sistema de información de gestión del empleo público SIGEP.
Publicación de registros de activos de información.
Armonización de los procesos de servicio al ciudadano, gestión documental y tecnologías de la información y de las comunicaciones con las dimensiones de trasparencia activa, pasiva y gestión de la información.
Gestión del conocimientoPolítica de gestión del conocimientoOficina asesora de planeaciónSecretaría general
Dirección general territorial
Superintendencias delegadas
Aprobar el modelo de gobierno de la gestión del conocimiento.
Aprobar los documentos relacionados con la gestión del conocimiento generados a través del modelo de gobierno.
Aprobar y hacer seguimiento a los planes, programas, proyectos, estrategias y herramientas necesarias para la implementación del modelo de gobierno.
Generación, producción, conservación y reutilización del conocimiento.
Construcción de una cultura del conocimiento en la entidad.
Implementación de herramientas para la generación, uso y apropiación del conocimiento.
Creación de espacios de análisis orientados a la innovación y mejora en los procesos institucionales a partir de las lecciones aprendidas y los distintos saberes existentes en la entidad.
Control internoControl internoOficina de control internoTodas las dependencias de la entidadPromoción de un ambiente de control en la entidad, en la que se realicen actividades de control, información y comunicación.
Gestión de los riesgos institucionales.
Monitoreo o supervisión continua de los procesos y resultados institucionales.

ART. 6º—Funcionamiento de los equipos temáticos. Los equipos temáticos podrán reunirse cada vez que lo requieran, de forma presencial o no presencial, en este último caso, atendiendo los lineamientos establecidos para las sesiones no presenciales del comité. El responsable del equipo de trabajo temático, adelantará las convocatorias correspondientes y elaborará las respectivas actas que serán suscritas por sus integrantes, asegurando su conservación documental.

PAR. 1º—Para el análisis de la valoración de alternativas propuestas por las superintendencias delegadas, frente a prestadores de servicios públicos domiciliarios que pueden ser objeto de la medida de toma de posesión, en el marco de la política de “Seguimiento y evaluación del desempeño institucional”, la convocatoria podrá ser realizada a solicitud de cualquiera de sus miembros.

PAR. 2º—Sin perjuicio de lo dispuesto en la presente resolución, cada equipo temático podrá adoptar un reglamento que regule su funcionamiento, conforme a la dinámica que exijan sus componentes.

ART. 7º—Secretaría técnica. La secretaría técnica del Comité institucional de gestión y desempeño, estará a cargo del jefe de la oficina de planeación.

ART. 8º—Funciones de la secretaría técnica. Son funciones de la secretaría técnica del Comité institucional de gestión y desempeño, las siguientes:

1. Coordinar con los líderes temáticos, los asuntos a incluir en el orden de día, los informes a presentar y los funcionarios que deban ser invitados para participar en cada sesión, según lo dispuesto en los reglamentos de los equipos temáticos.

2. Coordinar las actividades de apoyo que sean necesarias, para la celebración de las sesiones de comité.

3. Preparar las convocatorias a las sesiones del comité y presentarlas a consideración del secretario técnico, para su aprobación o envío.

4. Elaborar las actas de las sesiones del comité.

5. Velar por la adecuada conservación de los documentos que se generen, en desarrollo de las labores del comité.

PAR. ÚNICO.—Las actas del Comité institucional de gestión y desempeño, serán suscritas por el presidente y por el secretario técnico del comité.

ART. 9º—Publicación. El presente acto administrativo será publicado en el Diario Oficial, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 65 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, así como en la página web de la Superservicios.

ART. 10.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución SSPD 20171000236395 del 4 de diciembre de 2017 y demás actos que le sean contrarios.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 4 de mayo de 2018.

1 “Por la cual se expide al Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un Nuevo País”.

2 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”.

3 “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el sistema de gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015”.

4 “Por la cual se crea el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Superintendencia de
Servicios Públicos Domiciliarios y se derogan unas resoluciones”.