RESOLUCIÓN 2036 DE 2004 

(Septiembre 27)

“Por la cual se establecen las funciones de los supervisores e interventores de los contratos del Instituto Colombiano Agropecuario, ICA”.

El Gerente General del Instituto Colombiano Agropecuario, ICA,

en ejercicio de sus funciones, las conferidas en la Constitución Política, Ley 80 de 1993, Decreto 2170 de 2002 y Acuerdo 8 de 2001, y

CONSIDERANDO:

Que se hace necesario establecer las funciones y atribuciones que deben cumplir y desarrollar los supervisores e interventores en los contratos, con el fin de mantener un control eficaz en la ejecución del contrato;

Que el control que realizan tanto los interventores, supervisores o coordinadores, tendrá como objetivo primordial la verificación del cumplimiento de las obligaciones de las partes;

Que en todo contrato se determinará claramente quién va a ejercer la interventoría, supervisión y sobre todo qué es lo que va a hacer, siendo necesario señalarle las funciones y atribuciones.

En los contratos u órdenes que suscriba el gerente general, el subgerente administrativo y financiero, coordinadores seccionales y coordinador de bienes y servicios, se deberá pactar la cláusula de supervisión, entendiéndose esta como el control, la vigilancia, supervisión o coordinación que deberá realizarse durante la ejecución del contrato con el ánimo que este se cumpla a cabalidad o por el contrario, cuando hay dificultades, se tomen las acciones que sean pertinentes para requerir y sancionar a los contratistas incumplidos.

En la disposición contractual respectiva deberá señalar en forma expresa quién deberá cumplir con dicha obligación (nombre del cargo y/o dependencia), así como las funciones y atribuciones que tendrá.

Como regla general para lograr una adecuada supervisión e interventoría en los contratos, quien ejerza esta actividad deberá tener en cuenta que es necesario llevar a cabo controles desde el punto de vista administrativo, financiero y técnico;

Que por lo anteriormente expuesto, el gerente general,

RESUELVE:

ART. 1º—Establecer las funciones que deberán desarrollar y cumplir los interventores o supervisores en los contratos así:

Control administrativo:

• Velar por el cumplimiento de las obligaciones del contratista.

• Proyectar la correspondencia que resulte conveniente habida consideración a los requerimientos del servicio y el debido cumplimiento de las obligaciones.

• Realizar un seguimiento a la ejecución del contrato.

• Recepcionar la correspondencia del contratista y hacer las observaciones que estime convenientes al jefe de la entidad o demás funcionarios.

• Exigir el cumplimiento de los términos y plazos estipulados en el contrato.

• Informar a la oficina jurídica respecto de incumplimientos o demoras en el cumplimiento de las obligaciones del contratista.

• Informar al jefe del área respectiva del incumplimiento de los plazos otorgados.

• Requerir al contratista sobre el cumplimiento y obligaciones en los términos estipulados en el contrato.

• Suscribir las actas de iniciación y terminación, cuando sea del caso.

• Expedir los certificados de recibo a satisfacción de bienes, obras o servicios, los cuales serán soporte para efectuar los respectivos pagos.

• Proyectar para firma del jefe de la entidad el acta de liquidación del contrato cuando así se requiera.

• Recomendar al jefe de la entidad la suscripción de contratos adicionales o modificatorios, previa la debida y detallada sustentación y justificación técnica.

• En caso de presentarse situaciones en las cuales se requieran conceptos técnicos o jurídicos especializados, de los cuales no tenga el suficiente conocimiento, así lo hará saber al jefe de la entidad, con miras a lograr la mejor decisión para las partes.

• Proyectar el acta de liquidación.

• Verificar el pago de EPS y pensión para contratos de prestación de servicios personales.

Control financiero:

• Controlar los pagos que se deban efectuar por parte del instituto de acuerdo con lo señalado en la respectiva cláusula.

• Velar por la entrega oportuna del anticipo o pago anticipado, si a ello hubiere lugar.

• Velar por la correcta ejecución del anticipo, para lo cual implementará controles como la exigencia de una cuenta especial, soportes como facturas, estados financieros, etc. Para verificación de utilización de dichos recursos, etc.

• Verificar la viabilidad de revisión de precios determinando en tales casos las causales y justificaciones que dan lugar a ello.

• Coordinar con la jefatura de presupuesto el soporte presupuestal necesario para cubrir compromisos que se deriven de contratos adicionales o modificatorios y en general cuando sea necesario restablecer el equilibrio económico del contrato.

Control técnico:

• Velar y verificar por que el contratista cumpla con las especificaciones técnicas y de calidad del objeto contractual.

• Exigir la reposición o cumplimiento a satisfacción del objeto contractual entregado cuando este sea defectuoso, deficiente o no cumpla con las especificaciones y condiciones de calidad pactadas.

• Estudiar y conceptuar sobre la viabilidad de aceptar la modificación de las especificaciones técnicas del objeto contractual, siempre y cuando dicha modificación sea conveniente para la entidad y que no altere el valor del contrato.

• Estudiar las situaciones particulares e imprevistas que se presenten en desarrollo del contrato, conceptuar sobre su desarrollo general y los requerimientos para su mejor ejecución, manteniendo simple el equilibrio contractual.

• Verificar que las solicitudes del contratista estén debidamente sustentadas. De no ser así rechazará las peticiones.

ART. 2º—El interventor no debe realizar las siguientes funcionas y/o atribuciones:

• Autorizar modificaciones de especificaciones.

• Autorizar modificaciones de condiciones contractuales.

• Autorizar prórrogas o mayores plazos.

• Autorizar adiciones.

• Autorizar suspensiones.

• Autorizar mayores cantidades del objeto contractual.

Todo lo anterior les corresponde definirlo a quienes tienen la condición de parte en el contrato (representante de la entidad y contratista) mediante la suscripción de contratos modificatorios o adicionales.

ART. 3º—Normatividad aplicable. En el caso de la interventoría de los contratos de obra, además de las señaladas en el presente documento, y en el contrato, deberá dar cumplimiento a lo establecido en las normas que regulen la materia expedidas por el Gobierno Nacional y/o la Sociedad Colombiana de Ingenieros y Arquitectos.

ART. 4º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

27 de septiembre de 2004.

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