RESOLUCIÓN 2039 DE 2008 

(Junio 10)

“Por la cual se adopta el catálogo de bienes para el registro de inventarios”.

El Secretario de Educación del Distrito Capital

En uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las disposiciones señaladas en el Decreto 854 del 2 de Noviembre de 2001 y en cumplimiento de las Resolución 001 de 2001 adoptada por la Secretaria de Educación del D.C. mediante Resolución 8287 del 25 de octubre de 2001 y demás circulares emitidas por el contador general del Distrito Capital y en concordancia con las disposiciones y demás normas reguladas por la Contaduría General de la Nación en cumplimiento de las políticas, principios y normas técnicas en el manejo de inventarios.

CONSIDERANDO:

Que la función pública esta al servicio del interés general y buscando a la vez la eficiencia institucional, con mayor efectividad, reduciendo costos posibles y optimizando la gestión administrativa de la entidad, se expide el siguiente catálogo de elementos para registro y control de inventarios de la entidad y deroga la Resolución 2440 de agosto 29 de 2003.

Que la Secretaría de Educación de Bogota, D.C., continúa desarrollando las actividades de depurar y reclasificar los inventarios con el fin de optimizar su manejo de forma adecuada y en virtud de la Resolución 001 de septiembre 20 de 2001, por la cual se expide el manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes en los entes públicos del Distrito Capital; los elementos deben ser identificados y clasificados de acuerdo a los parámetros establecidos en el numeral 2.3.1.5.1 “Reclasificación de bienes devolutivos” (propiedad planta y equipo) a consumo.

Que los elementos adquiridos por valor inferior o igual a medio (0.5) salario mínimo legal mensual vigente, se deben registrar directamente al gasto, sin detrimento de adoptar las medidas necesarias para garantizar la gestión del control administrativo y fiscal que deba tenerse sobre ellos, o, al activo como una propiedad, planta y equipo si la entidad así lo determina; tal como establecido en los procedimientos relativos a las normas de contabilidad pública en el reconocimiento y revelación de las normas de establecidas en plan general de contabilidad publica en su numeral 2.2.4.3.1.10 activos de cuantía menor.

Que en la Resolución 001 de 2001, en su numeral 2.3.2 otros activos (cargos diferidos), indicar que son bienes fungibles, aquellos que no se extinguen o fenecen con el primer uso que se hace de ellos, o que por la naturaleza del bien y sus beneficios futuros que se obtengan de los mismos tipo de bienes, tendrán un control administrativo diferente al contable y su registro se realizara en cuentas de gasto.

Que para el registro de otros activos (cargos diferidos) o bienes de consumo se presentan algunos casos particulares que requieren un manejo distinto y su clasificación depende de las necesidades propias de la Secretaría de Educación del Distrito bajo el estricto cumplimiento y manejo adecuado que garantiza la salva de los bienes y se encuentran entre ellos los siguientes elementos:

A. Libros: Existen libros que por ser colecciones especializadas como enciclopedias que tienen el propósito de fomentar cultura deben ser registrados en la cuenta bienes de arte y cultura y su vida útil estará sujeta a una provisión que representen la pérdida, el deterioro, la obsolescencia debido a los cambios académicos que se estén implementando en el modelo educativo establecido por el Ministerio de Educación Nacional, por lo que no aplica la cuantía menor de medio (0.5) salario mínimo mensual legal vigente equivalente para considerarlo como gasto. Los demás libros que no sean considerados como bienes de carácter histórico o patrimonio cultural se registrarán en cuentas de gasto, consumo controlado.

B. Software. Se encuentra definido como el conjunto de programas de computador utilizados para el control y traducción de lenguajes, clasificación de datos con propósitos general o específico. El plan general de contabilidad pública contempla para su registro la cuenta de intangibles que hace parte de la presente resolución y que sin importar la cuantía o el costo de adquisición del software, se debe registrar en las cuentas de intangibles y su amortización dependerá de las necesidades de la entidad; es decir, que el software podrá amortizarse en un tiempo no mayor a 3 años o registrarse directamente al gasto cuando la cuantía así lo amerite.

Que lo anterior es el resultado de un análisis técnico elaborado por la subdirección de recursos físicos de la Secretaría de Educación de Distrito donde se concluyó que en sus registros de inventarios existen bienes devolutivos que por sus condiciones y características específicas deben ser clasificados como bienes de consumo controlado y consumo.

Que en la presente resolución se hace necesario reorganizar el catalogo de bienes y unificarlo en una unidad de criterio de codificación entre las áreas administrativas y contable de acuerdo al plan general de contabilidad pública de la Nación.

Que el procedimiento entrará en vigencia una vez sea efectuado el análisis, evaluación correspondiente por parte del comité de inventarios de la entidad con la información de los bienes y cuentas objeto de reclasificación debidamente catalogados a partir de una propuesta del grupo de bienes devolutivos susceptibles de trasladarse a consumo y posterior aprobación por el representante legal de la Secretaría de Educación del D.C.

En consecuencia, este despacho en virtud de todo lo expuesto

RESUELVE:

ART. 1º—El cumplimiento del manejo de los bienes bajo responsabilidad de la SED, será a través de los funcionarios o terceros y los mecanismos de clasificación, registro, orden, control y conservación que se adopten, en forma permanente está a cargo de la subdirección de recursos físicos y estarán en concordancia como lo establece el manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes públicos de los entes públicos del Distrito Capital contemplados en la Resolución 001 de 2001.

ART. 2º—Trasladar de conformidad con la clasificación de las cuentas y subcuentas los bienes devolutivos y bienes de consumo controlado directamente a gasto, según las necesidades específicas de los bienes que a continuación se detallan.

Código contableDescripción familiaNúmero anexo
165003Redes de recolección de aguasAnexo 1
165007Líneas y cables de interconexiónAnexo 2
165501Equipo de construcciónAnexo 3
165504Maquinaria industrialAnexo 4
165505Equipo de músicaAnexo 5
165506Equipo de recreación y deporteAnexo 6
165509Equipo de enseñanzaAnexo 7
165510Armamento de vigilanciaAnexo 8
165511Herramientas y accesoriosAnexo 9
166002Equipo de laboratorioAnexo 10
166009Equipo de servicio ambulatorioAnexo 11
166501Equipos de seguridadAnexo 12
166501Muebles y enseresAnexo 12
166502Equipos y máquinas de oficinaAnexo 13
167001Equipo de comunicaciónAnexo 14
167002Equipo de computaciónAnexo 15
167004Satélites y antenasAnexo 16
167502Equipo de transporte terrestreAnexo 17
168002Maquinaria y equipo de Res. y cafeteríaAnexo 18
1960070101Libros, CD y videosAnexo 19
1970070101LicenciasAnexo 20
1970080101SoftwareAnexo 21
5101Dotación y prendas de uso personalAnexo 22
5111Aseo y cafetería, combustibles, elementos accesorios de cómputo consumo controlado, elementos de comunicación, electrodomésticos consumo controlado, elementos de laboratorio, elementos de laboratorio, médicos, elementos de oficina consumo controlado, elementos de papelería y útiles de oficina, elementos de protección personal, elementos de publicidad y decoración, elementos de restaurante y cafetería consumo controlado, elementos deportivos consumo controlado, elementos muebles y enseres consumo controlado, elementos musicales consumo consumo, elementos musicales consumo controlado, elementos para instalaciones y seguridad, elementos y accesorios de recreación y deporte, elementos y accesorios para equipos de oficina, elementos y accesorios para instalaciones eléctricas, estructura, herramientas y accesorios consumo controlado, herramientas y accesorios para taller, insumos agrícolas, libros consumo controlado, libros de consumo, máquinas consumo controlado, material didáctico, materiales e insumos construcción, publicaciones, repuesto para equipos de cómputo y oficina, repuestos para vehículos, software y licencias de consumo, utensilios de uso doméstico, vestuario.Anexo 23

La clasificación de los bienes detallados en los anexo 1 a 22, deben ser registrados de acuerdo al rubro de cuenta, familia y bienes similares u homogéneos con las características y compatibilidades de la funcionalidad de los que se detallan en los mencionados anexos; los demás bienes serán registrados en cuentas de gasto, de acuerdo a las características detalladas en el anexo 23.

ART. 3º—Ordenar a los responsables de almacén e inventarios que a partir de la promulgación de la presente resolución se efectúen los ajustes en cuentas contables de los elementos que hacen parte del catálogo de registro de inventarios se implemente su respectivo registro en el nivel central de la Secretaría de Educación y en las instituciones educativas.

ART. 4º—Para el control de los bienes definidos como consumo controlado se debe adoptar preferiblemente, el uso de registros estadísticos, que permitan el seguimiento sobre la utilización y consumo de los mismos en la entidad en cumplimiento al control administrativo que cada responsable está obligado a ejercer sobre los bienes públicos.

ART. 5º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y se integra a los procedimientos propios de la entidad.

Dado en Bogotá, D.C., a los (10) días del mes de junio de (2008).

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

NOTA: Los anexos correspondientes al catálogo de bienes para el registro de inventarios que hace parte de la presente resolución puede ser consultado en la Secretaría de Educación de Bogotá.

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