Centro Nacional de Memoria Histórica

RESOLUCIÓN 205 DE 2014 

(Octubre 29)

“Por la cual se adoptan las políticas sobre la administración del riesgo y la prevención del daño antijurídico”.

El Director General del Centro de Memoria Histórica,

en uso de sus facultades legales y reglamentarias, especialmente las consagradas en los artículos 145 y 146 de la Ley 1448 de 2011 y los artículos 5º y 9º del Decreto 4803 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 90 de la Constitución Política consagra que el Estado responderá patrimonialmente por los daños antijurídicos que le sean imputables, causados por la acción o la omisión de las autoridades públicas. En el evento de ser condenado el Estado a la reparación patrimonial de uno de tales daños, que hayan sido consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa de un agente suyo, aquel deberá repetir contra este.

Que el artículo 209 ibídem determina que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y debe desarrollarse con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Que el objetivo de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado es reducir las condenas impuestas al Estado por los organismos judiciales mediante políticas públicas que reduzcan la incidencia del daño antijurídico y estrategias que mejoren la defensa judicial de las entidades que conforman el Estado colombiano.

Que la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, creó la Dirección de Políticas y Estrategias para la Defensa Jurídica, que tiene como una de sus funciones (art. 18, num. 1º) proponer, implementar y hacer seguimiento a la política pública de prevención del daño, las conductas y los actos antijurídicos.

Que la guía para la generación de política de prevención del daño antijurídico de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, define política pública como el “uso consciente y sistemático de recursos públicos a través de decisiones legales, administrativas, regulatorias y sobre prioridades de gasto relacionadas con un tema específico que se pretende solucionar”.

Que la conciliación como mecanismo alternativo de solución de conflictos procura entre otros, por la descongestión de despachos judiciales y por la protección y defensa de los intereses públicos contribuyendo a disminuir los conflictos entre el Estado y los particulares.

Que de acuerdo con el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, cuando los asuntos sean conciliables, se constituirá la conciliación extrajudicial como requisito de procedibilidad según lo prevé el artículo 161 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (L. 1437/11).

Que el Decreto 1716 del 14 de mayo de 2009, establece las funciones de los comités de conciliación que trata el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, y dentro de las cuales se encuentra:” (...)

10. Dictar su propio reglamento.

Que el Decreto 1716 de 2009, en su artículo 16 definió al comité de conciliación, como una instancia administrativa que actúa como sede de estudios, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses del departamento.

Que el comité de conciliación no actúa como ordenador del gasto, consagrándose en una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses del CNMH.

Que el comité de conciliación formula, orienta, coordina, define adopta y ejecuta las políticas en materia de gestión judicial y prevención del daño antijurídico; estudia y evalúa los procesos que cursan o hayan cursado en contra del ente, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daños por los cuales resulta demandado o condenado y las deficiencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

Que la Ley 1285 de 2009, fue reglamentada por el Gobierno Nacional mediante Decreto 1716 de 2009, para el funcionamiento del comité de conciliación y establece las acciones específicas, tales como: formulación de políticas para la defensa de la entidad y la prevención del daño, la determinación y procedencia de la acción de repetición y el llamamiento en garantía, entre otras.

Que el Decreto 1716 de 2009, establece la obligación de los comités de conciliación de fijar políticas de prevención del daño, en procura de la mitigación del riesgo derivado de las demandas judiciales, para lo cual es necesario efectuar periódicamente un análisis de los mismos, fijar lineamientos de prevención y determinar los indicadores de gestión que se adoptaran para reflejar la eficacia de dichas políticas y de las decisiones al interior del comité.

Que el Presidente de la República a través de la Directiva Presidencial 05 de 2009, fijo instrucciones para el adecuado ejercicio de la conciliación extrajudicial como requisito de procedibilidad en materia de lo contencioso administrativo, señalando, entre otras cuestiones, que el comité de conciliación debe formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico; diseñar las políticas generales que orientaran la defensa de los interesas de la entidad y fijar las directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo.

Que se busca promover al interior de la entidad, una cultura preventiva de la gestión mediante el desarrollo activo de acciones tendientes a identificar y analizar las causas de conflictos judiciales con el particular y adoptar las medidas para evitar la ocurrencia o aminorar los efectos nocivos de la confrontación extrajudicial o judicial con el particular, de manera que se hace necesario unificar, ratificar y adoptar las políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa judicial del CNMH, con el propósito de asegurar su efectividad y conocimiento por parte de sus destinatarios.

Que el Centro Nacional de Memoria Histórica, en atención al Decreto 1716 de 2009, conformó el comité de conciliación de la entidad mediante Resolución 50 de agosto tres (3) del año 2012, y establece entre las acciones específicas a desarrollar la formulación de políticas para la defensa de la entidad y la prevención del daño antijurídico.

Que el Centro Nacional de Memoria Histórica, en el marco de sus funciones ha desarrollado políticas de prevención del daño antijurídico, según los lineamientos de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, en cuanto a que corresponde a cada entidad, utilizando su conocimiento en relación con el funcionamiento, contexto y restricciones que enmarcan su respectiva actividad, diseñar su propia política de prevención, razón por la cual se han identificado al interior de la entidad los siguientes riesgos o eventos potencialmente generadores de daños antijurídicos, que motivan a la entidad a formular o implementar unas específicas estrategias o políticas de prevención o minimización del daño:

1. Contratación.

2. Corrupción administrativa.

3. Acceso a la información.

4. Propiedad intelectual.

5. Consentimiento informado.

6. Rol de la entidad frente a requerimientos judiciales y justicia transicional.

7. Protección y manejo de la identidad de las víctimas y bases de datos.

8. Pares académicos para la realización de investigaciones adelantadas por el CNMH.

9. Protocolo de seguridad para el desarrollo de actividades misionales del CNMH.

10. Implementación para el manejo de PQRS.

11. Respuesta a requerimientos judiciales.

Que el Centro Nacional de Memoria Histórica adoptó la metodología e instrumentos para la administración del riesgo del Departamento Administrativo de la Función Pública, según lo dispuesto en la “Guía para la administración del riesgo” de septiembre de 2011 y las consideraciones del anexo técnico del MECI 1000:2005, componente administración del riesgo, que se estructura en cinco elementos:

1. Contexto estratégico.

2. Definición del riesgo.

3. Análisis del riesgo.

4. Valoración del riesgo, y

5. Políticas de administración del riesgo.

Dichos elementos se aplicarán a los factores de análisis de la siguiente manera:

Contexto estratégico. Estará integrado por la observación, distinción y análisis de las circunstancias internas y externas que puedan generar eventos que originen oportunidades o afecten el cumplimiento de la función, misión y objetivos institucionales.

Permite establecer el lineamiento estratégico que orienta las decisiones de la entidad, frente a los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos.

Identificación del riesgo. La identificación del riesgo se realiza determinando las causas, con base en los factores internos y/o externos analizados para la entidad, y que pueden afectar el logro de los objetivos. Establece agentes generadores del riesgo, las causas y los efectos. Posibilita conocer los eventos potenciales, estén o no bajo el control de la entidad y que ponen en riesgo el logro de los objetivos.

Análisis del riesgo. El análisis del riesgo busca establecer la probabilidad de ocurrencia del mismo y sus consecuencias, este último aspecto puede orientar la clasificación del riesgo, con el fin de obtener información para establecer el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar. Se califican y evalúan a fin de determinar la capacidad de la entidad para su aceptación y manejo. Permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias.

Valoración del riesgo. Es el producto de confrontar los resultados de la evaluación del riesgo con los controles identificados, esto se hace con el objetivo de establecer prioridades para su manejo y para la fijación de políticas. Determina el nivel o grado de exposición de la entidad al impacto del riesgo. Permite estimar las prioridades para su tratamiento.

Políticas administración del riesgo. Para la consolidación de las políticas de administración de riesgos se deben tener en cuenta todas las etapas anteriormente desarrolladas.

Las políticas identifican las opciones para tratar y manejar los riesgos basadas en la valoración de los mismos, permiten tomar decisiones adecuadas y fijar los lineamientos, que van a transmitir la posición de la dirección y establecen las guías de acción necesarias a todos los servidores de la entidad.

Contenido del mapa de riesgos y su administración. El mapa de riesgos es una representación final de la probabilidad e impacto de uno o más riesgos frente a un proceso, proyecto o programa, el mapa cuyo esquema hace parte integral de la presente resolución, tendrá el contenido siguiente: Denominación del proceso y objetivo, clasificación del riesgo, identificación del riesgo, descripción, análisis del riesgo, valoración del riesgo, plan para la administración del riesgo, que incluye: acciones, indicadores, fechas de elaboración y responsables.

Que no basta con que el comité de conciliación identifique la causa del problema y proponga una solución que efectivamente esté encaminada a su solución. Esa propuesta debe ser incorporada en las rutinas y procedimientos de la entidad para que la solución se implemente de modo efectivo y sea incorporada en el comportamiento de los funcionarios a cargo del área que da origen a las reclamaciones. Los datos recopilados y analizados se convierten de ese modo en una narrativa para sustentar las acciones de solución.

Que en atención a la metodología antes referida la entidad procede a adoptar políticas de prevención o minimización del daño antijurídico, para lo cual formulará las respectivas estrategias precisando la temporalidad en la cual se implementarán o han implementado, sus destinatarios y los directamente responsables de su ejecución.

Que en mérito de lo expuesto, el director general del Centro Nacional de Memoria Histórica,

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar como política de prevención del daño antijurídico del Centro Nacional de Memoria Histórica, aquellas que han sido formalizadas por la entidad a través del comité de conciliación, o por aquellas direcciones que han intervenido en la elaboración de las mismas, las cuales se relacionan a continuación:

1. En materia de contratación. Se tendrán como estrategias de prevención del daño antijurídico, la realización anual de jornadas de sensibilización y/o actualización de estudios previos y supervisión técnica de contratos, dirigida a servidores y contratistas de la entidad, la cual estará a cargo de la dirección administrativa y financiera con el apoyo de la oficina asesora jurídica.

2. En materia de corrupción administrativa. Anualmente el área de planeación del CNMH, mediante talleres o jornadas de sensibilización con delegados de los representantes o delegados de las áreas de apoyo de la entidad realizará, ajustará o actualizará una matriz de la planta del CNMH, con el fin de realizar un mapeo sobre los posibles riesgos o puntos débiles que se pueden presentar y formulará las recomendaciones pertinentes para la mitigación del daño, las cuales deberán ser aprobadas por la alta dirección.

3. En materia de acceso a la información. El CNMH ha realizado a través del comité de conciliación, la distinción y naturaleza entre información pública, privada, interna, externa y qué información tiene el alcance de reservada, de lo cual se generará una directriz jurídica, que servirá de insumo para futuros protocolos a implementar o como un referente en la construcción de la política pública de los archivos de los derechos humanos.

4. En materia de propiedad intelectual. El CNMH se encuentra realizando un manual sobre propiedad intelectual y derechos de autor, que permitirá ampliar el conocimiento de las implicaciones jurídicas del ejercicio, uso, goce, cesión, reivindicación y disposición de los derechos morales y la distribución de los derechos patrimoniales de autor, tanto a funcionarios, contratistas, pasantes y voluntarios que apoyen la actividad misional del centro y cuyo alcance deberá verse reflejado en los contratos y convenios que maneje la entidad.

5. En materia de consentimiento informado. El CNMH frente a la información suministrada por las víctimas mediante talleres o entrevistas a estas realizadas, ha establecido la pertinencia de formalizar un consentimiento informado, mediante la cual las víctimas conocen el alcance y objetivos perseguidos por la investigación y el uso que se dará de tal información dentro de la elaboración de los informes públicos a cargo del centro, para tal efecto la entidad como metodología de investigación a dispuesto que ningún proyecto puede ser difundido públicamente sin que previamente se disponga del consentimiento aludido de las víctimas partícipes o intervinientes en la investigación.

6. En materia del roll de la entidad frente a requerimientos judiciales y justicia transicional. Que si bien el CNMH tiene a su cargo el deber de memoria y reconstrucción histórica del conflicto, ello no implica que por tal circunstancia la entidad pueda fungir como testigo técnico o interviniente o sujeto procesal en el marco de la justicia transicional, razón por la cual la entidad ha elaborado una argumentación jurídica para fundamentar tal interpretación, la cual viene sensibilizando o socializando con distintos despachos judiciales con el propósito de que no se confunda la naturaleza jurídica de la entidad y su alcance misional en el marco de la ley.

7. En materia de protección y manejo de la identidad de las víctimas y bases de datos. El CNMH en el marco de la política de derechos humanos y del sistema de gestión de seguridad de la información definirá los niveles de acceso de la información con base en criterios de reserva legal, confidencialidad, publicidad y el principio de autodeterminación informática, estableciendo diferencias en consideración al destinatario y/o titular de la información, las personas naturales o jurídicas que soliciten información y a los hechos victimizantes documentados por la entidad, lo anterior en procura de precaver controversias legales o judiciales en relación con la información misional que detenta y/o administra la institución.

8. En materia de pares académicos para la realización de investigaciones adelantadas por el CNMH. Se implementa la intervención de pares académicos a las investigaciones adelantadas por el CNMH, para verificar su contenido.

9. En materia de protocolo de seguridad para el desarrollo de actividades misionales del CNMH. El CNMH adelanta estudios para implementar un protocolo de seguridad que permita garantizar unas medidas de protección a los servidores públicos y/o contratistas que desarrollen su actividad misional en zonas consideradas de alto riesgo en las cuales se encuentre afectado el orden público.

10. En materia de respuesta a requerimientos judiciales. El director general del CNMH ordenó la conformación del grupo de trabajo de respuesta judicial y reparación colectiva del CNMH, mediante Resolución 146 del veinticinco (25) de agosto del año en curso, con el ánimo de hacer frente a los requerimientos judiciales que han venido ascendiendo en los últimos años, atendiendo alineamientos técnicos misionales en el marco de la justicia transicional y la ley de víctimas, y en las cuales la entidad no funge como sujeto procesal.

11. En cumplimiento a las PQRSD. El CNMH consciente en la necesidad de garantizar el cabal y estricto cumplimiento a las peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y denuncias ha dispuesto en los procesos de inducción y reinducción de personal y plan nacional de capacitación desarrollar jornadas de sensibilización y/o actualización de la responsabilidad legal que le asiste tanto a servidores como contratistas de dar respuesta oportuna a las PQRSD.

ART. 2º—Sin perjuicio de lo anterior la entidad adoptará las políticas que establezca el comité de conciliación del Centro Nacional de Memoria Histórica, que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad, en orden a la administración del riesgo y la prevención del daño que pueda ser generado por causa de conflictos judiciales, en los diferentes campos de las actuaciones de la entidad, de conformidad con los postulados constitucionales y legales del orden nacional vigentes.

ART. 3º—La política pública de administración del riesgo y la prevención del daño antijurídico, está conformado por un universo específico normativo, contenido en leyes, decretos, resoluciones, directivas y circulares, mandatos que ordenan el cumplimiento de la función de la gestión jurídica del Centro Nacional de Memoria Histórica, adscrito al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, por tanto habrá de ejecutarse conforme a las prácticas de las acciones que estos dictaminen, sin perjuicio de las disposiciones que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

ART. 4º—La presente resolución será publicada en la página web del Centro Nacional de Memoria Histórica para conocimiento público.

ART. 5º—Comunicar el contenido del presente acto administrativo a todas las direcciones y asesores del Centro Nacional de Memoria Histórica, por conducto de la dirección administrativa y financiera.

ART. 6º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de su expedición y publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 29 de octubre de 2014.