RESOLUCIÓN 206 DE 2003 

(Mayo 2)

“Por la cual se crea, como grupo adscrito a la procuraduría delegada disciplinaria para las Fuerzas Militares, la unidad coordinadora de las procuradurías delegadas disciplinarias para la defensa de los derechos humanos, para las Fuerzas Militares, y para la Policía Nacional, y se adopta su manual de procedimientos”.

El Procurador General de la Nación,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en los numerales 6º, 7º, 8º, 34, 38 y 39 del artículo 7º del Decreto 262 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que el plan de desarrollo estratégico de la Procuraduría General de la Nación está dirigido a fortalecer las áreas misionales de la entidad con el fin de lograr resultados efectivos en la defensa y protección de los derechos humanos, y en la prevención y sanción de las conductas que los vulneran;

Que en el área disciplinaria, las procuradurías delegadas para la defensa de los derechos humanos, para las Fuerzas Militares, y para la Policía Nacional, son dependencias esenciales para lograr sanciones ejemplares en relación con aquellas faltas disciplinarias que violan los derechos humanos, y que atentan contra el Estado social de derecho consagrado en la Constitución Política;

Que para lograr que las acciones de las procuradurías delegadas señaladas presenten una mayor efectividad, productividad, oportunidad, agilidad, y calidad, es necesario aplicar una reingeniería de procesos fundamentada en la separación y especialización de los puestos de trabajo en el área jurídica y técnica, de una parte, y en el área secretarial y administrativa de otra; en la incorporación eficiente de sistemas de información y tecnología que faciliten el trámite de las actuaciones y les impriman celeridad, seguridad y precisión; en la adecuación de la estructura física y técnica para que respondan a las exigencias del nuevo modelo de gestión disciplinaria;

Que es necesario organizar una dependencia responsable de la gestión secretarial y administrativa de las procuradurías delegadas mencionadas, definir los procedimientos y resultados a su cargo, y su ubicación dentro de la estructura de la Procuraduría General de la Nación;

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

I. Objeto y estructura

ART. 1º—Objeto. Crear, como grupo de trabajo adscrito a la procuraduría delegada disciplinaria para las Fuerzas Militares, la unidad coordinadora de las procuradurías disciplinarias para la defensa de los derechos humanos, para las Fuerzas Militares y para la Policía Nacional, que será la responsable del desarrollo de los trámites secretariales y administrativos relacionados con la gestión disciplinaria adelantada por las procuradurías delegadas señaladas.

ART. 2º—Comité de procuradores delegados. La dirección de la unidad coordinadora estará a cargo del comité de procuradores delegados, conformado por los delegados para la defensa de los derechos humanos, para las Fuerzas Militares y para la Policía Nacional. Este comité se reunirá de manera ordinaria, una vez al mes, o extraordinariamente, cuando lo solicite uno de sus miembros o el coordinador de la unidad coordinadora.

ART. 3º—Funciones del comité de procuradores delegados. El comité de procuradores delegados tendrá las siguientes funciones:

1. Revisar los informes de gestión de las delegadas, consolidado por la unidad coordinadora, y verificar su contenido con los demás delegados (en caso de ser necesario).

2. Evaluar cada tres (3) meses la gestión integral de la unidad coordinadora.

3. Efectuar los requerimientos y sugerencias, de los procuradores delegados, tanto al coordinador como a l os funcionarios de la unidad coordinadora.

4. Velar porque la interrelación de los funcionarios adscritos a la unidad coordinadora y a las procuradurías delegadas sea la adecuada para la consecución de los objetivos comunes.

5. Calificar al coordinador de la unidad coordinadora.

6. Las demás que le asigne el Procurador General de la Nación.

PAR.—El control de gestión de las procuradurías delegadas y de la unidad coordinadora se efectuará atendiendo las pautas de las oficina de planeación y control interno.

ART. 4º—Coordinación. La unidad coordinadora tendrá una coordinación que será ejercida por el funcionario que designe el Procurador General de la Nación, quien desarrollará las siguientes actividades:

1. Dar trámite a las solicitudes de información de otras dependencias o entidades, relacionadas con acciones de tutela, derechos de petición u otros requerimientos con trámite preferencial, siempre que la información se encuentre en la unidad coordinadora, además, deberá controlar estrictamente, el recibo y envío de la correspondencia respectiva.

2. Informar a la división de gestión humana lo correspondiente a incapacidades, permisos, licencias, compensatorios, y todo lo demás relacionado con las novedades de personal.

3. Decidir lo relativo a situaciones administrativas que, en los términos del Decreto 262 de 2000, corresponda decidir al superior inmediato, en relación con los funcionarios adscritos a la unidad coordinadora.

4. Supervisar el cabal cumplimiento de las tareas asignadas a cada uno de los funcionarios de la unidad coordinadora.

5. Llevar el control estricto de términos procesales, y vigilar su discurrir oportuno, con base en los registros del sistema Gedis y del Sireno, rindiendo los informes necesarios sobre esta labor.

6. Supervisar la actualización oportuna del Gedis, Sireno, SIAF.

7. Generar mensualmente el informe de gestión de cada delegada y entregarlo al respectivo procurador para su evaluación y análisis.

8. Elaborar y presentar mensualmente el informe de gestión de la unidad coordinadora al comité de delegados, incluyendo la evaluación a los funcionarios.

9. Coordinar la utilización de las salas de audiencia, de declaración y los muebles y equipos de cómputo destinados a éstas.

10. Llevar controles periódicos sobre el consumo de elementos de oficina de las delegadas a su cargo y la unidad coordinadora, con el fin de determinar su necesidad real y presentar el programa de requerimientos correspondientes.

11. Supervisar la actualización oportuna y la correcta administración de los archivos definitivos y archivos de gestión a cargo de la unidad coordinadora.

12. Evaluar la gestión de los integrantes de la unidad coordinadora tomando como base el estricto cumplimiento de las funciones asignadas, con los resultados esperados.

13. Realizar la calificación de servicios a los funcionarios de la unidad coordinadora, excepto a los funcionarios que cumplen dentro de la misma, funciones de sustanciación, a quienes los calificará el procurador delegado respectivo, para esta última calificación, el procurador delegado, debe tener en cuenta el concepto que sobre el desempeño laboral emita el coordinador de la unidad coordinadora.

14. Llevar el control del inventario físico de las delegadas y de la unidad coordinadora.

15. Las demás que le asigne el Procurador General de la Nación.

ART. 5º—Estructura. Organización de la unidad coordinadora. La unidad coordinadora desarrollará las actividades de apoyo secretarial y administrativo a las procuradurías delegadas, con base en una organización por áreas, así:

a) Área de gestión documental, la cual desarrollará las siguientes actividades:

1. Fotocopiar la documentación necesaria (para adjuntarla a cada proceso) llevando su respectivo control.

2. Recoger la correspondencia en la división de registro y control y correspondencia, registrarla, organizarla y repartirla entre las delegadas.

3. Recibir, registrar, organizar, embalar y enviar la correspondencia que salga de las delegadas, a la división de registro y control y correspondencia.

4. Administrar el archivo de gestión de las delegadas y velar por su correcto manejo, conservación y entrega oportuna de información.

5. Anexar los documentos recibidos en la unidad coordinadora a los expedientes correspondientes que se encuentren allí, o a las carpetas de la serie documental a la que corresponda.

6. Llevar el inventario de expedientes y demás series documentales.

7. Facilitar la lectura y fotocopiado de los expedientes.

8. Llevar a cabo la depuración y traslado documental cuando corresponda, según la tabla de retención documental para estas delegadas.

9. Realizar mensualmente el inventario físico de expedientes de las delegadas de su piso, y confrontarlo con el listado que arroja el Gedis, comunicando al coordinador cualquier inconsistencia que se detecte.

10. Orientar a los usuarios y al público en general, suministrando la información que estos soliciten.

11. Proyectar los oficios y documentos que deba elaborar la unidad coordinadora;

b) Área sistemas de información, la cual desarrollará las siguientes actividades:

1. Mantener actualizado el sistema de información de gestión disciplinaria Gedis, registrando todas las actuaciones procesales y el movimiento de expedientes entre profesionales, coordinadores y delegado.

2. Solicitar la notificación personal de autos, fallos y resoluciones al centro de notificaciones a través del sistema de registro de notificaciones Sireno.

3. Hacer seguimiento de las solicitudes de notificación efectuadas al centro de notificaciones y archivar las constancias de recepción por parte del funcionario del centro de notificaciones.

4. Mantener el buzón de correo de out look disponible para recibir los correos electrónicos enviados por los funcionarios de las delegadas y en general seguir los lineamientos con respecto al envío de los correos electrónicos.

5. Efectuar reparto automatizado de expedientes, hacer el registro de la entrega de los mismos e imprimir el acta de reparto.

6. Orientar a los usuarios y público en general suministrando la información que estos soliciten.

7. Administrar el módulo de correspondencia del Sistema de Información Administrativa y Financiera, SIAF y el programa Hermes, radicando y registrando el movimiento de la correspondencia recibida por la unidad coordinadora;

c) Área de apoyo, la cual desarrollará las siguientes actividades:

1. Foliar, numerar y fechar las providencias que salen firmadas del despacho del procurador delegado.

2. Diligenciar la hoja de identificación del proceso.

3. Llevar el control del número de cuadernos principales y anexos del expediente.

4. Identificar con la guía de color correspondiente los autos y fallos que salen firmados del despacho del procurador delegado.

5. Servir como enlace entre la unidad coordinadora y el procurador delegado, realizando los transportes que se generen en el desarrollo de los procesos.

6. Apoyar al respectivo procurador delegado en la planeación de sus actividades;

d) Área de sustanciación, la cual desarrollará las siguientes actividades:

1. Sustanciar todos los documentos que llegan a la delegada.

2. Proyectar los oficios a que haya lugar para firma del procurador delegado.

PAR. 1º—El comité de procuradores delegados, asignará las tareas de apoyo y transporte de documentos que requiera la unidad coordinadora para el desarrollo de procesos y procedimientos de cada delegada a la secretaría de despacho.

ART. 6º—Apoyo técnico. La oficina de sistemas se encargará a través de un profesional asignado a ella, de brindar el apoyo técnico requerido por la unidad coordinadora, en forma oportuna. Ese apoyo incluirá entre otras las siguientes funciones:

1. Dar soporte técnico a los funcionarios de la unidad coordinadora encargados de las bases de datos de asuntos, diligencias varias y programas, manejo del Sistema de Información de Gestión Disciplinaria, Gedis, Sistema de Información Administrativa y Financiera, SIAF y Sistema de información y registro de notificaciones Sireno.

2. Programar, coordinar y desarrollar las capacitaciones necesarias para la óptima utilización de las herramientas tecnológicas.

3. Garantizar el funcionamiento de la red lógica y demás elementos tecnológicos.

4. Servir como enlace entre la unidad coordinadora y la oficina de sistemas para garantizar la oportuna atención de los requerimientos generados en ésta.

5. Elaborar y presentar cada mes al coordinador de la unidad un informe, detallando el tipo de soporte prestado a la dependencia.

ART. 7º—La planta de personal de la unidad coordinadora es la siguiente:

Un (1)AsesorCódigo 1ASGrado 19
Un (1)Profesional universitarioCódigo 3PUGrado 15
Dos (2)Secretarios procuraduríaCódigo 4SPGrado 13
Un (1)Secretarios ejecutivosCódigo 5SJGrado 12
Un (1)SustanciadorCódigo 4SUGrado 11
Un ( 1)SustanciadorCódigo 4SUGrado 10
Un (1)Auxiliar AdministrativoCódigo 5AMGrado 09
Dos ( 2)SustanciadoresCódigo 4SUGrado 08
Cuatro (4)OficinistasCódigo 50FGrado 06
Dos (2)CitadoresCódigo 6CIGrado 04

II. Procedimientos especiales

ART. 8º—Reparto. El reparto de los expedientes se efectuará por el coordinador de la unidad haciendo uso del módulo de reparto del Gedis, en presencia del procurador delegado que designe el comité de delegados. El reparto se efectuará entre todos los profesionales de cada delegada según corresponda, de forma equitativa.

Se podrán hacer reasignaciones de los procesos cuando el procurador delegado lo considere conveniente, disposición que se pondrá en conocimiento del coordinador de la unidad coordinadora para que adopte las medidas de equilibrio en el próximo reparto.

Cuando el reparto se realice de manera aleatoria se imprimirá el acta directamente del Gedis. Cuando se realice de forma dirigida, se debe diligenciar el formato de microsoft word que contiene los siguientes datos:

1. Trámite a seguir.

2. Delegada a la que correspondió su conocimiento.

3. Nombre de las personas contra quienes se presenta la queja y entidad a la que pertenecen.

4. Descripción general de los hechos objeto de queja.

5. Número de radicación y año.

6. Número de cuadernos y folios.

7. Nombre del profesional a quien corresponde el reparto.

8. Firma de quien recibe el reparto de cada expediente.

9. Observaciones.

10. Firma del delegado designado y del coordinador de la unidad.

ART. 9º—Programación de diligencias. Para la utilización de los lugares comunes destinados a la realización de audiencias y práctica de pruebas, reuniones y capacitaciones, y con el fin de optimizar la gestión procesal a partir de la planeación de los trámites, el coordinador preventivo y los profesionales de cada delegada diligenciarán el cronograma de diligencias que suministrarán al coordinador de la UCA disciplinaria, para que este efectúe la asignación de las salas.

La repetición de fechas y horas será detectada por el coordinador de la unidad quien presentará las alternativas de cambio pertinentes. De existir un obstáculo ampliamente justificado para no acceder a las sugerencias de cambio, se acordarán cambios de las fechas y horas.

PAR.—Para lo anterior, la coordinación de la utilización de todas las salas de uso común de los pisos 13, 14 y 15 estará a cargo de esta unidad coordinadora.

ART. 10.—Utilización de formatos para proyección de autos. Con el fin de caracterizar los autos interlocutorios o de sustanciación del resto de documentos que obran en el expediente para hacer más fácil su consulta, y para lograr una mayor concreción en la adopción de las decisiones, en los casos que proceden, se adoptarán los siguientes formatos, los cuales serán diseñados por los procuradores delegados, con el apoyo del coordinador de la unidad coordinadora.

1. AI01-IP:Ordena apertura de indagación preliminar.
2. AI102-UP:Ordena la ruptura de la unidad procesal.
3. AI03-1D:Ordena la iniciación de investigación disciplinaria.
4. AI04-SP:Ordena la suspensión provisional del investigado.
5. AI05-RS:Ordena el reintegro del investigado suspendido.
6. AI06-PC:Formula pliego de cargos.
7. AI07-AD:Ordena el archivo definitivo.
8. AS01-NO:Ordena la notificación.
9. AS02-OP:Ordena práctica de pruebas.
10. AS03-NP:Niega práctica de pruebas
11. AS04-MI:Ordena y niega práctica de pruebas.
12. AS05-RP:Rechaza práctica de pruebas por improcedentes.
13. AI08-RR:Resuelve recurso de reposición.
14. AI09-RA:Resuelve recurso de apelación.
15. AI0-RM:Resuelve recurso de apelación y reposición.
16. AI11-RQ:Resuelve recurso de queja.
17. AI12-CO:Resuelve consulta.
18. AS04-RC:Remite por competencia.

ART. 11.—Despacho comisorio. En el evento de comisión para la práctica de pruebas y para práctica de notificaciones, se requiere establecer claramente, el término por el cual se otorga la comisión, el motivo por el cual se otorga, a quien se comisiona y el propósito específico de su actividad. En el mismo auto se ordenará la expedición de las copias necesarias para la realización de la comisión. Esta información será remitida por correo electrónico a la coordinación de la unidad para que diligencie el formato FOR-DC despacho comisorio.

ART. 12.—Identificación de expedientes y providencias. Para un mejor manejo del expediente, se identificarán cada uno de los cuadernos y de las partes que los conforman así: el número de radicación colocado en la pestaña principal, un señalamiento en la carátula sobre el número de cuadernos. En la carátula de cada cuaderno se colocará su respectivo número.

Las providencias que estarán señaladas por pestañas son las siguientes:

1. Auto que ordena indagación preliminar, pestaña color amarillo.

2. Auto que ordena iniciar investigación disciplinaria: pestaña color azul.

3. Auto de cargos: pestaña color rojo.

4. Auto de pruebas: pestaña color naranja.

5. Fallo de primera instancia: pestaña color blanco.

6. Fallo de segunda instancia: pestaña color negro.

7. Auto de archivo: pestaña color verde.

ART. 13.—Hoja de identificación del proceso (folio 0). Con el fin de acceder con mayor rapidez a los datos básicos del proceso, para efectos de su consulta y su ingreso a bases de datos, en el inicio de todos los expedientes habrá un formato de identificación del proceso, el cual será diligenciado por el profesional al inicio de la conformación del expediente y será actualizado cada vez que sea necesario antes de entrar al despacho. Contendrá los siguientes datos.

1. Actuaciones procesales. En este módulo se diligencia la siguiente información:

1.1. Número de expediente y año.

1.2. Autos y fallos proferidos y sus fechas.

2. Comisiones. En este módulo se señalará:

2.1. Si la comisión se hizo para la práctica de pruebas o de notificaciones.

2.2. Funcionario comisionado.

2.3. Fecha y término de la comisión.

3.Remisión por competencia. En este módulo se especificará:

3.1. Autoridad a quien se remitió.

3.2. Si se remitió copia u original.

3.3. Fecha de la remisión.

3.4. Observaciones.

4. Identificación del investigado. Módulo que contiene:

4.1. Nombres y apellidos.

4.2. Documento de identidad.

4.3. Dirección, teléfono y ciudad del domicilio.

4.4. Dirección, teléfono y ciudad de la oficina.

4.5. Fecha de los hechos.

4.6. Cargo desempeñado en la fecha de los hechos.

4.7. Nombres y apellidos del apoderado.

4.8. Identificación y tarjeta profesional.

4.9. Dirección y teléfono de la oficina y del domicilio.

ART. 14.—Otros formatos. Las comunicaciones y oficios que expida la unidad coordinadora, se efectuarán en los formatos que la coordinadora de la unidad diseñe, previa revisión del comité de procuradores delegados.

ART. 15.—Manual de procedimientos de la unidad coordinadora. Adoptar los manuales de procedimientos de la unidad coordinadora de las procuradurías delegadas disciplinarias para la defensa de los derechos humanos, para las Fuerzas Militares y para la Policía Nacional, los cuales hacen parte de la presente resolución.

ART. 16.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución surte efectos a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 2 de mayo de 2003.

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