Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural

RESOLUCIÓN 206 DE 2016 

(Agosto 19)

“Por la cual se aprueban las tablas de valoración documental (TVD) del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural”.

El Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural,

en ejercicio de sus facultades legales en especial las conferidas por la Ley 594 de 2000, y los artículos 8º del Acuerdo 4 del 15 de marzo de 2013 del consejo directivo del Archivo General de la Nación, y 2.8.2.1.4, 2.8.2.1.16 y 2.8.2.2.2 del Decreto 1080 de 2015, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 594 de 2000, “por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, en el artículo 11 señala que “El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística”.

Que la ley en mención establece en el artículo 12: “La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos”.

Que en concordancia con lo anterior, el artículo 22 de la Ley 594 de 2000 establece que “La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos”.

Que el Decreto 1080 de 2015, “por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del sector Cultura”, establece en el artículo 2.8.2.1.4, como instancia asesora en materia de aplicación de la política archivística en el orden nacional, al “Comité de desarrollo administrativo establecido en el Decreto 2482 de 2012, el cual cumplirá entre otras las funciones del comité interno de archivo”.

Que el artículo 2.8.2.1.16 del Decreto 1080 de 2015 señala, entre otras funciones del Comité interno de archivos, en el numeral 3º, la de “Aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental de la entidad y enviarlas al consejo departamental o distrital de archivos para su convalidación y al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado para su registro”.

Que el artículo 2.8.2.2.2 del Decreto 1080 de 2015 establece que “El resultado del proceso de valoración de documentos de archivo que realicen las entidades públicas o las privadas que cumplen funciones públicas, en cualquiera de las ramas del poder público, se registrará en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, reglamentará el procedimiento para la elaboración, evaluación, aprobación e. implementación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental”.

Que el consejo directivo del Archivo General de la Nación expidió el Acuerdo 4 del 15 de marzo de 2013, “por el cual se reglamentan parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación; evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental”.

Que el artículo 8º del Acuerdo 4 de 2013 señala: “Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el representante legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité institucional de desarrollo administrativo en el caso de las entidades del orden nacional y por el Comité interno de archivo en el caso de las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité”.

Que el Comité institucional de desarrollo administrativo del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, en su reunión del 1º de junio de 2016, según consta en Acta 2, y en cumplimiento de lo previsto en el artículo 8º del Acuerdo 4 de 2013 del Archivo General de la Nación, emitió concepto favorable para la aprobación de las tablas de valoración documental (TVD) del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, con el fin de ser enviadas al Archivo General de la Nación para su evaluación, convalidación y emisión del concepto correspondiente, conforme lo previsto en el artículo 11 de dicho acuerdo.

Que en mérito de lo expuesto, se requiere emitir por parte de este despacho el acto administrativo de aprobación de las tablas de valoración documental (TVD), con el fin de que se expida la convalidación por el Archivo General de la Nación y proceder con su implementación.

RESUELVE:

ART. 1º—Aprobación. Apruébanse las tablas de valoración documental (TVD) para el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, conforme al concepto favorable emitido por el Comité institucional de desarrollo administrativo, y correspondientes a 12 periodos identificados dentro de los años 1913 a 1999, con un total de 187 tablas de valoración documental (TVD) y 743 series y subseries, las cuales forman parte integral de esta resolución.

ART. 2º—Publicación. Las tablas de valoración documental (TVD) aquí aprobadas, en cumplimiento del artículo 9º del Acuerdo 4 de 2013 del Archivo General de la Nación deberán publicarse en la página web del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y mantenerse en dicho sitio web permanentemente. La publicación también incluye los documentos señalados en el instructivo de que trata el artículo 5º del citado acuerdo.

ART. 3º—Remisión al Archivo General de la Nación. La secretaría general del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural remitirá las tablas de valoración documental (TVD) aquí aprobadas al Archivo General de la Nación para su convalidación, conforme a la exigencia prevista en el artículo 11 del Acuerdo 4 del 15 de marzo de 2013 del Archivo General de la Nación.

ART. 4º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 19 de agosto de 2016.