RESOLUCIÓN 207 DE 2004 

(Enero 30)

“Por la cual se crean unos grupos internos de trabajo en la dirección administrativa del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se determinan sus funciones y se efectúa una delegación”.

(Nota: Véase Resolución 629 de 2004 de Ministerio de Hacienda y Crédito Público)

(Nota: Derogada por la Resolución 1517 de 2007 artículo 6° del Ministerio de Hacienda y Crédito Público)

El Ministro de Hacienda y Crédito Público,

en ejercicio de las facultades que le confiere el numeral 36 del artículo 6º del Decreto 246 de 2004,

RESUELVE:

ART. 1º—Estructura. La dirección administrativa del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, tendrá la siguiente estructura en cuanto a grupos internos de trabajo en las subdirecciones, así:

1. Subdirección financiera.

1.1. Grupo de contabilidad.

1.2. Grupo de pagaduría.

1.3. Grupo de presupuesto.

2. Subdirección jurídica.

2.1. Grupo de asuntos laborales y sentencias.

2.2. Grupo de cobro coactivo.

2.3. Grupo de contratos.

3. Subdirección de recursos humanos.

3.1. Grupo de administración de personal.

3.2. Grupo de capacitación y estímulos.

3.3. Grupo de nóminas y prestaciones sociales.

4. Subdirección de servicios.

4.1. Grupo de almacén.

4.2. Grupo de gestión documental.

4.3. Grupo de provisión y apoyo logístico.

4.4. Grupo operativo de transporte.

(Nota: Derogado por la Resolución 1517 de 2007 artículo 6° del Ministerio de Hacienda y Crédito Público)

ART. 2º—Descripción de las funciones. Corresponde a cada grupo de las subdirecciones de la dirección administrativa el ejercicio de las siguientes funciones:

1. Subdirección financiera.

1.1. Grupo de contabilidad.

1. Controlar y orientar el proceso de preparación y manejo contable de todas las operaciones realizadas por el ministerio, que incidan en su información financiera.

2. Llevar la contabilidad del ministerio de acuerdo con las normas prescritas por la Contaduría General de la Nación.

3. Coordinar la elaboración, análisis y presentación de los informes contables.

4. Coordinar y orientar la elaboración del balance consolidado del ministerio.

5. Elaborar el balance consolidado del ministerio.

6. Efectuar conciliaciones y verificaciones presupuestales, contables y de pago que garanticen la consistencia y razonabilidad de la información financiera y contable.

7. Propender por la sistematización de los procesos que se desarrollan en la subdirección.

8. Presentar los informes que sean requeridos por el superior inmediato.

9. Ejercer el control interno sobre cada una de las actividades a su cargo.

10. Las demás funciones que le asigne el superior inmediato y que estén de acuerdo con la naturaleza de las funciones de la subdirección.

1.2. Grupo de pagaduría.

1. Custodiar y responder por los fondos recibidos en el grupo de pagaduría del ministerio.

2. Autorizar, registrar y controlar las novedades de descuentos de nómina, ordenar y administrar su pago.

3. Cumplir con las obligaciones de seguridad social y demás contribuciones inherentes a la nómina del ministerio.

4. Responder por el pago oportuno de las obligaciones a cargo del ministerio.

5. Identificar, causar y clasificar ingresos a imputar en el presupuesto de ingresos del ministerio.

6. Administrar y responder por los fondos autorizados por la caja menor.

7. Propender por la sistematización de los procesos que se desarrollan en la subdirección.

8. Presentar los informes que sean requeridos por el superior inmediato.

9. Ejercer el control interno sobre cada una de las actividades a su cargo.

10. Las demás funciones que le asigne el superior inmediato y que estén de acuerdo con la naturaleza de las funciones de la subdirección.

1.3. Grupo de presupuesto.

1. Controlar y orientar el proceso de ejecución del presupuesto de gastos asignado al ministerio.

2. Presentar informes sobre la ejecución presupuestal y su comportamiento.

3. Analizar y registrar la ejecución del presupuesto de gastos del ministerio.

4. Propender por la sistematización de los procesos que se desarrollan en la subdirección.

5. Presentar los informes que sean requeridos por el superior inmediato.

6. Ejercer el control interno sobre cada una de las actividades a su cargo.

7. Las demás funciones que le asigne el superior inmediato y que estén de acuerdo con la naturaleza de las funciones de la subdirección.

2. Subdirección jurídica.

2.1. Grupo de asuntos laborales y sentencias.

1. Dirigir y controlar las actividades necesarias para la oportuna y eficiente representación y defensa de los intereses de la Nación-Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

2. Actuar, conforme al poder previamente otorgado, en las audiencias de conciliación y en los procesos de carácter laboral que se adelanten contra la Nación-Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

3. Tramitar el llamamiento en garantía dentro de los procesos a que haya lugar, para las acciones de repetición.

4. Asesorar y dar soporte a las subdirecciones en materia laboral administrativa.

5. Coordinar, controlar y tramitar los recursos, revocatorias directas, derechos de petición, tutelas, consultas y demás acciones jurídicas en materia laboral administrativa.

6. Asesorar a otras entidades del sector público en materia de liquidación de sentencias, conciliaciones y laudos arbitrales, a través de conferencias, charlas y conceptos.

7. Proyectar los actos administrativos que ordenan el cumplimiento de sentencias y conciliaciones en contra de la Nación-Ministerio de Hacienda y Crédito Público previa sustanciación de los expedientes respectivos.

8. Liquidar las sentencias y conciliaciones en contra de la Nación-Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

9. Recopilar y divulgar la información jurídica sobre normas y sentencias de carácter laboral administrativo y de responsabilidad extracontractual del Estado y mantenerlas actualizadas.

10. Propender por la sistematización de los procesos que se desarrollan en la subdirección.

11. Presentar los informes que sean requeridos por el superior inmediato.

12. Ejercer el control interno sobre cada una de las actividades a su cargo.

13. Las demás funciones que le asigne el superior inmediato y que estén de acuerdo con la naturaleza de las funciones de la subdirección.

2.2. Grupo de cobro coactivo.

1. Coordinar y controlar las tareas tendientes al cobro de créditos a favor de la Nación-Ministerio de Hacienda y Crédito Público de conformidad con las normas que rigen la jurisdicción coactiva.

2. Llevar a cabo las diligencias preliminares de cobro persuasivo con el fin de obtener el pago de los créditos.

3. Dictar los actos y providencias tendientes a la ejecución del cobro de los créditos a favor del ministerio de conformidad con lo dispuesto con el Código de Procedimiento Civil.

4. Controlar los términos legales dentro de los procesos y las actuaciones judiciales pertinentes.

5. Efectuar las liquidaciones del crédito y costas de los procesos.

6. Divulgar y dar capacitación a las diferentes entidades sobre las normas que reglamentan el cobro coactivo.

7. Atender las actividades administrativas necesarias para el cobro de los créditos a favor de la Nación.

8. Recopilar y divulgar la información jurídica sobre normas y sentencias en materia de cobro coactivo y mantenerlas actualizadas.

9. Propender por la sistematización de los procesos que se desarrollan en la subdirección.

10. Presentar los informes que sean requeridos por el superior inmediato.

11. Ejercer el control interno sobre cada una de las actividades a su cargo.

12. Las demás funciones que le asigne el superior inmediato y que estén de acuerdo con la naturaleza de las funciones de la subdirección.

2.3. Grupo de contratos.

1. Ejecutar y controlar los términos de los procesos de selección de contratistas hasta su culminación.

2. Elaborar los actos administrativos, los términos de referencia o pliegos de condiciones para las licitaciones, concursos y contrataciones directas que lo requieran y controlar y participar en las diferentes etapas del proceso de selección.

3. Proyectar los contratos para la firma del competente contractual, con excepción de los de competencia de otras dependencias de este ministerio.

4. Efectuar los trámites de perfeccionamiento y legalización de los contratos para iniciar su ejecución.

5. Atender las consultas jurídicas, derechos de petición, los recursos interpuestos, las solicitudes de revocatoria directa, en relación con los asuntos de contratación administrativa.

6. Certificar la suscripción, legalización y vigencia de los contratos.

7. Preparar los diferentes informes exigidos por la ley, solicitados por los organismos de control y en general todos aquellos que le sean requeridos a las áreas en razón a la naturaleza de sus funciones.

8. Recopilar y divulgar la información jurídica sobre normas y sentencias en materia de contratación administrativa y mantenerlas actualizadas.

9. Propender por la sistematización de los procesos que se desarrollan en la subdirección.

10. Presentar los informes que sean requeridos por el superior inmediato.

11. Ejercer el control interno sobre cada una de las actividades a su cargo.

12. Las demás funciones que le asigne el superior inmediato y que estén de acuerdo con la naturaleza de las funciones de la subdirección.

3. Subdirección de recursos humanos.

3.1. Grupo de administración de personal.

1. Analizar, revisar y proyectar los actos administrativos y comunicaciones relacionadas con provisión de empleos, retiros del servicio y reintegros por sentencia del ministerio, sus entidades adscritas y vinculadas.

2. Adelantar la sistematización de la información relacionada con la declaración de bienes y rentas de los funcionarios.

3. Realizar la sistematización y control de la información en el subsistema de información laboral y personal.

4. Revisar, analizar y efectuar el seguimiento a los diferentes procesos de evaluación del desempeño y/o calificación de servicios de los funcionarios del ministerio.

5. Analizar, revisar y proyectar la modificación, adición y/o actualización de los manuales de funciones y requisitos del ministerio.

6. Expedir las constancias y certificaciones en relación con las funciones que desempeñan los funcionarios.

7. Analizar, preparar los actos administrativos relacionados con las solicitudes de asignación de prima técnica y mantener actualizada la respectiva base de datos.

8. Coordinar el seguimiento del control de horario.

9. Analizar y preparar los actos administrativos relacionados con ubicaciones, comisiones para desempeñar funciones especiales y asignación de funciones.

10. Analizar y proyectar los actos administrativos y comunicaciones relacionados con la provisión de empleos, situaciones administrativas y retiros del servicio de los funcionarios de las entidades adscritas y vinculadas de competencia del ministro.

11. Llevar el archivo y las estadísticas propias de la dependencia.

12. Propender por la sistematización de los procesos que se desarrollan en la subdirección.

13. Presentar los informes que sean requeridos por el superior inmediato.

14. Ejercer el control interno sobre cada una de las actividades a su cargo.

15. Las demás funciones que le asigne el superior inmediato y que estén de acuerdo con la naturaleza de las funciones de la subdirección.

3.2. Grupo de capacitación y estímulos.

1. Diseñar y consolidar el diagnóstico de necesidades de capacitación, bienestar social y salud ocupacional.

2. Ejecutar los programas de capacitación, bienestar social, salud ocupacional e incentivos.

3. Adelantar programas de medicina preventiva para los funcionarios del ministerio.

4. Divulgar los programas de capacitación, bienestar social y salud ocupacional.

5. Analizar y proyectar los actos administrativos y comunicaciones relacionadas con comisiones de estudio de los funcionarios.

6. Coordinar con la caja de compensación familiar a la que esté afiliado el ministerio, la prestación de servicios que esta ofrece a sus afiliados y divulgarlos a los funcionarios del ministerio.

7. Diseñar y ejecutar los programas de inducción y reinducción de los funcionarios del ministerio.

8. Registrar la información relacionada con capacitación y estímulos en el programa Siscar.

9. Coordinar la elaboración del boletín Haciendo.

10. Llevar el archivo y las estadísticas propias de la dependencia.

11. Propender por la sistematización de los procesos que se desarrollan en la subdirección.

12. Presentar los informes que sean requeridos por el superior inmediato.

13. Ejercer el control interno sobre cada una de las actividades a su cargo.

14. Las demás funciones que le asigne el superior inmediato y que estén de acuerdo con la naturaleza de las funciones de la subdirección.

3.3. Grupo de nóminas y prestaciones sociales.

1. Analizar y proyectar los actos administrativos y comunicaciones relacionadas con situaciones administrativas (licencias, permisos y comisiones de servicio de los funcionarios).

2. Revisar y analizar los actos administrativos relacionados con solicitudes de comisiones de servicio y estudio al exterior del país de los funcionarios del ministerio y las entidades adscritas y vinculadas.

3. Analizar y revisar las nóminas y actos administrativos relacionados con sueldos, prestaciones sociales y demás emolumentos a que tengan derecho los funcionarios y ex funcionarios del ministerio.

4. Conservar y custodiar las hojas de vida de los funcionarios del ministerio y trasladarlas al grupo de gestión documental de la subdirección de servicios, cuando se produzca la desvinculación del funcionario, una vez se haya efectuado el reconocimiento de salarios y prestaciones a que tenga derecho.

5. Expedir las constancias y certificaciones en relación con el tiempo de servicio, cargos desempeñados, asignación básica, prestaciones y otros emolumentos de los funcionarios del ministerio.

6. Autenticar los documentos cuyo original repose en las respectivas hojas de vida de los funcionarios del ministerio.

7. Propender por la sistematización de los procesos que se desarrollan en la subdirección.

8. Llevar el archivo y las estadísticas propias de la dependencia.

9. Presentar los informes que sean requeridos por el superior inmediato.

10. Ejercer el control interno sobre cada una de las actividades a su cargo.

11. Las demás funciones que le asigne el superior inmediato y que estén de acuerdo con la naturaleza de las funciones de la subdirección.

4. Subdirección de servicios.

4.1. Grupo de almacén.

1. Determinar en el área de su competencia los procedimientos que deban aplicarse y controlar su cumplimiento.

2. Establecer las existencias de elementos de acuerdo con los requerimientos de los usuarios.

3. Coordinar el suministro de los elementos que requieran las diferentes dependencias para su normal funcionamiento.

4. Mantener actualizada la información estadística sobre estandarización de consumos.

5. Velar por la custodia de los elementos de propiedad del ministerio.

6. Coordinar y responder por la actualización de los inventarios de elementos devolutivos.

7. Adelantar pruebas selectivas sobre los inventarios de bienes en servicio.

8. Preparar periódicamente la información sobre los movimientos de almacén y el resumen por grupos de inventarios.

9. Coordinar el proceso de baja de elementos.

10. Adelantar los trámites que sean necesarios para el avalúo y remate de bienes.

11. Propender por la sistematización de los procesos que se desarrollan en la subdirección.

12. Presentar los informes que sean requeridos por el superior inmediato.

13. Ejercer el control interno sobre cada una de las actividades a su cargo.

14. Las demás funciones que le asigne el superior inmediato y que estén de acuerdo con la naturaleza de las funciones de la subdirección.

4.2. Grupo de gestión documental.

1. Determinar en el área de su competencia los procedimientos que deban aplicarse y controlar su cumplimiento.

2. Velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos sobre la conservación, disposición de documentos, administración y tecnificación de los archivos.

3. Clasificar, codificar y almacenar la documentación, de acuerdo con los métodos y reglamentaciones aprobadas por el comité de coordinación de archivos del ministerio.

4. Suministrar la información y copias de los documentos que reposan en el archivo y autenticar las copias que le sean requeridas, de acuerdo con la ley y los reglamentos del ministerio sobre la materia.

5. Mantener actualizada y controlar la aplicación de las tablas de retención documental del ministerio y ejecutar los programas de eliminación de documentos.

6. Expedir constancias y certificaciones de tiempo de servicio, cargos desempeñados, funciones, asignación básica, factores salariales y demás emolumentos de los ex funcionarios de la entidad y de las extintas entidades adscritas o vinculadas al ministerio.

7. Elaborar proyectos para el mejoramiento de la gestión documental y controlar su aplicación.

8. Velar por la custodia de la documentación del ministerio.

9. Administrar los aspectos relacionados con el manejo de la biblioteca del ministerio.

10. Localizar, ubicar, adquirir y compilar la memoria bibliográfica institucional, así como la información básica sobre las dependencias del ministerio.

11. Coordinar el programa de intercambio de información con otras unidades de información.

12. Realizar el análisis y registro en medios automatizados de la información bibliográfica que posee el ministerio.

13. Divulgar la información sobre los materiales que administra la biblioteca.

14. Atender los requerimientos de información de los usuarios internos y externos que soliciten los servicios de la biblioteca.

15. Coordinar la recepción, clasificación, radicación, distribución y despacho de la correspondencia que se recibe y sale del ministerio.

16. Coordinar el servicio de mensajería interna y externa de la entidad.

17. Administrar el consecutivo general de correspondencia.

18. Propender a la sistematización de los procesos que se desarrollan en la subdirección.

19. Presentar los informes que sean requeridos por el superior inmediato.

20. Ejercer el control interno sobre cada una de las actividades a su cargo.

21. Las demás funciones que le asigne el superior inmediato y que estén de acuerdo con la naturaleza de las funciones de la subdirección.

4.3. Grupo de provisión y apoyo logístico.

1. Establecer en el área de su competencia los procedimientos que deban aplicarse y controlar su cumplimiento.

2. Ejecutar el programa anual de compras del ministerio.

3. Preparar el anteproyecto de presupuesto en lo referente a la remodelación, ampliación, construcción, mejoras, adiciones y conservación de los inmuebles del ministerio.

4. Llevar el registro de proveedores.

5. Coordinar la elaboración de los requerimientos técnicos para las solicitudes de bienes y servicios y las modificaciones, remodelaciones, ampliaciones y mejoras de los inmuebles del ministerio.

6. Proyectar y tramitar las solicitudes de disponibilidad presupuestal y solicitar las autorizaciones requeridas para las diferentes adquisiciones de bienes y servicios.

7. Coordinar los procesos de adquisición de bienes y servicios.

8. Informar a las dependencias solicitantes sobre las adjudicaciones y compras ejecutadas.

9. Coordinar la programación y prestación del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones eléctricas, hidrosanitarias, sistema integral de seguridad y demás servicios.

10. Velar por el cumplimiento de la prestación de los servicios públicos del ministerio y por el pago correcto y oportuno de los impuestos y seguros a cargo de la entidad.

11. Coordinar la oportuna y correcta prestación de los servicios generales del ministerio.

12. Adoptar y velar por el cumplimiento de medidas que permitan garantizar la seguridad en el ministerio.

13. Propender por la sistematización de los procesos que se desarrollan en la subdirección.

14. Presentar los informes que sean requeridos por el superior inmediato.

15. Ejercer el control interno sobre cada una de las actividades a su cargo.

16. Las demás funciones que le asigne el superior inmediato y que esté de acuerdo con la naturaleza de las funciones de la subdirección.

4.4. Grupo operativo de transporte.

1. Coordinar la programación y prestación de los servicios del parque automotor del ministerio.

2. Establecer en el área de su competencia los procedimientos que deban aplicarse y controlar su cumplimiento.

3. Velar por la custodia de los vehículos del ministerio.

4. Llevar registros actualizados sobre la identificación, características, reparaciones, mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos del ministerio.

5. Adoptar y velar por el cumplimiento de medidas que permitan garantizar el oportuno y correcto servicio de transporte en el ministerio.

6. Apoyar la elaboración de las minutas técnicas del parque automotor de propiedad del ministerio.

7. Asesorar técnicamente los procesos de contratación relacionados con el suministro de elementos y mantenimiento de los vehículos del ministerio.

8. Propender por la sistematización de los procesos que se desarrollan en la subdirección.

9. Presentar los informes que sean requeridos por el superior inmediato.

10. Ejercer el control interno sobre cada una de las actividades a su cargo.

11. Las demás funciones que le asigne el superior inmediato y que estén de acuerdo con la naturaleza de las funciones de la subdirección.

(Nota: Derogado por la Resolución 1517 de 2007 artículo 6° del Ministerio de Hacienda y Crédito Público)

ART. 3º—Delegación. Delegar en el director administrativo del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la facultad de ubicar los funcionarios y de designar los coordinadores de los grupos internos de trabajo de las subdirecciones financiera, jurídica, recursos humanos y servicios de la dirección administrativa, que se crean mediante la presente resolución.

(Nota: Derogado por la Resolución 1517 de 2007 artículo 6° del Ministerio de Hacienda y Crédito Público)

ART. 4º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga la Resolución 2181 del 19 de octubre de 2001 y demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 30 de enero de 2004.

(Nota: Véase Resolución 629 de 2004 de Ministerio de Hacienda y Crédito Público)

(Nota: Derogado por la Resolución 1517 de 2007 artículo 6° del Ministerio de Hacienda y Crédito Público)

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