Ministerio de Comercio, Industria y Turismo

RESOLUCIÓN 2071 DE 2016

(Octubre 25)

“Por la cual se adopta el manual para la Política de Tratamiento de datos personales en el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo”.

La Ministra de Comercio, Industria Y Turismo,

en ejercicio de sus facultades constitucionales, legales y estatuarias en especial las conferidas en los artículos 209 y 211 de la Constitución Política, el Decreto 210 de 2003, Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013, y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política, en su artículo 15, consagró como derecho fundamental a la protección de los datos personales, entendido como aquel que tienen todas las personas a conservar su intimidad personal y familiar, al buen nombre y a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellos en bancos de datos y en archivos de las entidades públicas y privadas.

Que la Ley Estatutaria 1581 de 2012, “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, desarrolla el aludido derecho, y crea el Régimen general de protección de datos personales registrados en las entidades públicas y privadas y se establecen parámetros para el tratamiento de los mismos.

Que el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012, consagra que los responsables deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de datos personales y velar porque los encargados del mismo den cabal cumplimiento a aquellas; y establece el deber de los encargados del tratamiento de datos personales, adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de las normas que rige la materia, así como la atención de consultas y reclamos.

Que para garantizar la implementación del derecho de seguridad de datos personales, al interior del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, se requiere la adopción de un manual de políticas y procedimientos para la protección de datos personales que contenga los lineamientos necesarios para el tratamiento de los mismos.

Que en consideración de lo anterior,

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar el manual de Política de Tratamiento de Datos Personales en el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, contenida en el documento anexo, el cual hace parte integral de la presente resolución.

ART. 2º—El Manual de Políticas y Procedimientos para la Protección de Datos Personales, adoptado mediante el presente acto administrativo, aplica para el tratamiento de datos personales al interior del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

Su difusión se hará por la Secretaria General del Ministerio, a través de los medios electrónicos de difusión con que cuenta el ministerio.

Es responsabilidad de los viceministros, directores, subdirectores, jefes de oficina y coordinadores de grupos, velar por la administración y divulgación de la política de tratamiento de datos personales.

ART. 3º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá D.C. a octubre 25 de 2016.

Política de protección de datos personales

1. Alcance.

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

2. Identificación del responsable del tratamiento de datos personales.

El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo con sede principal en la calle 28 Nº 13a-15 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia. Correo electrónico info@mincit.gov.co, PBX 6067676; Línea gratuita de atención al usuario fuera de Bogotá 018000958283.

3. Definiciones.

Acorde a las definiciones establecidas en el artículo 3º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 3º del Decreto 1377 de 2013, las definiciones para la presente política, se entienden por:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el encargado.

• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por si misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

• Términos y condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquello que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

4. Tratamiento de los datos.

La presente política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de atención, trata la información de todas las personas que en algún momento por razones de la actividad que desarrolla la entidad hayan suministrado datos personales (en adelante “Titular”).

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier trámite o servicio que preste el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, en el adecuado desarrollo de sus actividades como entidad pública, así como las propias para el desarrollo de su misión: “Apoyar la actividad empresarial, productora de bienes, servicios y tecnología, así como la gestión turística de las regiones del país, con el fin de mejorar su competitividad, su sostenibilidad e incentivar la generación de mayor valor agregado, lo cual permitirá consolidar su presencia en el mercado local y en los mercados internacionales, cuidando la adecuada competencia en el mercado local, en beneficio de los consumidores y los turistas, contribuyendo a mejorar el posicionamiento internacional de Colombia en el mundo y la calidad de vida de los colombianos”.

El titular registra o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y acepta expresamente los presentes términos y condiciones.

5. Finalidad del tratamiento de datos.

Los datos personales son objeto de tratamiento por parte del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo con las siguientes finalidades:

• Para el fortalecimiento de las relaciones con los ciudadanos, mediante el envío de información relevante, la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR's) por parte del área de atención al ciudadano y la invitación a eventos, entre otros.

• Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.

• Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación.

• Realizar trámites propios del ministerio.

• Brindar asistencia técnica.

6. Derechos de los titulares de los datos personales.

Las personas naturales cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

— Conocer los datos personales sobre los cuales el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo está realizando el tratamiento. De igual manera, el titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

— Solicitar al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el numeral 9 de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos y/o archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el titular y el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.

7. Área responsable de la implementación y observancia de esta política.

El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política, para lo cual se coordinará por parte del Grupo de Atención al Ciudadano de la Secretaria General, lo pertinente; inicialmente a través de los responsables de las áreas misionales, viceministerios, directores, jefes de oficina y coordinadores de grupo. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, están obligados a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

8. Autorización.

El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo debe solicitar autorización previa, expresa e informada de los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.

Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el titular, a más tardar en el momento de la recolección de los datos personales.

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, tales como:

• Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización como el indicado en el anexo 1.

• De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.

• A través de su aceptación de los términos y condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los usuarios para el tratamiento de sus datos personales.

9. Atención a peticiones, consultas, quejas y reclamos de los titulares de datos personales.

Manifestar por escrito la petición, consulta, queja o reclamo del titular de los datos personales, dirigido al Grupo Atención al ciudadano; Dirección Calle 28 Nº 13 A-15 piso 1. Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Por teléfono: Línea directa de atención al ciudadano (571) 6069984 o a la cuenta de correo electrónico dispuesto para este trámite Info@mincit.gov.co.

Una vez ingresado el requerimiento se procederá a seguir con el procedimiento interno para la atención de petición, consulta, queja o reclamo.

10. Seguridad de los datos personales.

El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo no responderá en ningún caso y bajo ninguna circunstancia, por los ataques o incidentes contra la seguridad de sus sistemas de información; o por cualquier exposición o acceso no autorizado, fraudulento o ilícito y que pueda afectar la confidencialidad, integridad o autenticidad de la información publicada o asociada con los contenidos y servicios que se ofrecen.

El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, en estricta aplicación del Principio de seguridad en el tratamiento de datos personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros minimizando el riesgo de su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, fallas técnicas. La obligación y responsabilidad del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo se limita a disponer de los medios adecuados para este fin.

11. Legislación aplicable.

Esta política de protección de datos personales, el anexo 1 “Autorización expresa para el tratamiento de datos personales” y Anexo 2 “Política de privacidad y condiciones de uso de la página web y los mini-sitios del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo” se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los datos personales a los que se refieren el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

El Ministerio de Comercio Industria y Turismo se reserva el derecho de modificarla con el fin de adecuarla a los nuevos requisitos legales.

ANEXO 1

“Autorización expresa para el tratamiento de datos personales”

FORMULARIO A
 

Por medio de los datos consignados autorizo de manera libre, previa, voluntaria, inequívoca y debidamente informado, y siendo verídica dicha información al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, para el manejo (recolección, recaudo, almacenamiento, uso, circulación, supresión, procesamiento, compilación, intercambio, tratamiento, actualización y disposición) y alimentación del banco de datos, o en repositorios electrónicos de todo tipo con que cuenta el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Esta información será utilizada en mi beneficio para: a) Actividades de operación y registro. b) Atender o formalizar cualquier tipo de trámite, producto o servicio que usted solicite o requiera. c) Realizar encuestas, estadísticas, invitaciones o convocatorias por parte del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

El alcance de la autorización comprende la facultad para que el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo le envíe mensajes con contenidos institucionales, notificaciones y demás información relativa al portafolio de servicios de la entidad, a través de correo electrónico y/o mensajes de texto al teléfono móvil.

Soy informado que se protegerán mis datos personales aquí suministrados, en cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013. Finalmente, soy consciente que podré ejercer mis derechos en cuanto a: 1. Conocer, actualizar y rectificar mis datos personales; 2. Ser informado respecto del uso que se ha dado a mis datos personales; 3. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal. En todo caso y para el ejercicio de mis derechos podré manifestarlo por escrito al correo electrónico dispuesto para este efecto: info@mincit.gov.co o mediante carta dirigida a la dirección: Calle 28 Nº 13 A - 15 piso 1º. Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Grupo de atención al ciudadano.

ACEPTO SÍ _______ NO ________

formulario b
 

ANEXO 2

“Política de privacidad y condiciones de uso de la página web y los mini-sitios del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo”

La página web y los mini-sitios del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo tienen por objeto facilitar a los usuarios, la información y servicios relativos a su misión 'Apoyar la actividad empresarial, productora de bienes, servicios y tecnología, así corno la gestión turística de las regiones del país, con el fin de mejorar su competitividad, su sostenibilidad e incentivar la generación de mayor valor agregado, lo cual permitirá consolidar su presencia en el mercado local y en los mercados internacionales, cuidando la adecuada competencia en el mercado local, en beneficio de los consumidores y los turistas, contribuyendo a mejorar el posicionamiento internacional de Colombia en el mundo y la calidad de vida de los colombiano”, así como dar a conocer la información sobre políticas, planes, programas y proyectos institucionales, publicaciones, normas, convocatorias, información presupuestal y de contratación. Adicionalmente, permite la opción de realizar trámites en línea y ofrece herramientas de interacción para los usuarios del sitio.

Los siguientes, son los términos de un acuerdo legal entre quienes ingresen al sitio web y a los mini­sitios del Ministerio de Comercio Industria y Turismo:

1. Condiciones de uso.

El Ministerio de Comercio Industria y Turismo solicita a los usuarios del Sitio Web y Mini-sitios, que lean detallada y atentamente la información de la política de privacidad y condiciones de uso antes de iniciar su exploración o utilización. Si el Usuario no está de acuerdo con cualquier disposición de la Política de Privacidad o Condiciones de Uso, se sugiere abstenerse de acceder o navegar por el sitio web de la entidad.

Al acceder, navegar o usar el Sitio Web y los Mini-sitios del Ministerio de Comercio Industria y Turismo, usted reconoce que ha leído y entendido, y se obliga a cumplir con los términos, leyes y reglamentos aplicables. Si no acepta dichos términos y condiciones, se recomienda abstenerse de utilizar, acceder, navegar o usar estas páginas web.

2. Contenidos del sitio web.

El Ministerio de Comercio Industria y Turismo no se hace responsable del servicio ininterrumpido o libre de error de la página, ya que se realizan los mejores esfuerzos para tener un sitio web estable.

El Ministerio de Comercio Industria y Turismo no obtiene ningún lucro, ganancia o interés comercial con los contenidos que se publican en el portal, mini-sitios o los link que enlaza a otras entidades.

La información contenida en el sitio web y los mini-sitios del Ministerio de Comercio Industria y Turismo es de carácter libre y gratuito para los usuarios.

3. Información y sitios web de terceros.

Puesto que el sitio web del Ministerio contiene enlaces a otras entidades y sitios relacionados con la misión del Ministerio, al conectarse a estos sitios implica que el visitante se somete a las condiciones de uso y a la política de privacidad del sitio web al cual está ingresando; adicionalmente el Ministerio solo es responsable de la información de su sitio web; no del contenido o servicios de los sitios enlazados. Por lo tanto, el acceso a las mismas a través del Sitio Web tampoco implica que el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo recomienden o apruebe sus contenidos.

4. Responsabilidad.

El Ministerio de Comercio Industria y Turismo no es responsable por el uso indebido de los contenidos obtenidos del sitio web de la entidad.

Está prohibido copiar, reproducir, recopilar, publicar, distribuir, o utilizar para la creación de servicios derivados contenidos de este sitio web del Ministerio de Comercio Industria y Turismo a través de medios analógicos, digitales o de cualquier otro sistema sin autorización previa por escrito; es posible acceder a la información para uso únicamente personal y no comercial, con fines lícitos, sin manipulación de los contenidos, y aceptando todos los derechos de autor.

El usuario se compromete a no enviar al Sitio Web y a otros usuarios, cualquier información de contenido obsceno, difamatorio o discriminatorio contra cualquier persona, o contra el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, sus funcionarios o contra los responsables de la administración del sitio web.

5. Propiedad intelectual.

El Ministerio de Comercio Industria y Turismo no concede ninguna autorización de uso sobre los derechos de propiedad intelectual relacionados con el Sitio Web y sus contenidos.

6. Modificaciones.

Ei sitio web y los mini-sitios del Ministerio de Comercio Industria y Turismo podrá, sin previo aviso, en cualquier momento revisar la Política de Privacidad y Condiciones de Uso contenida en este sitio web mediante la actualización del presente documento.

El usuario se compromete a revisar periódicamente esta sección para estar informado de tales modificaciones y cada nuevo acceso del usuario a la página será considerado una aceptación tácita de las nuevas condiciones.

El Portal del Ministerio de Comercio Industria y Turismo puede realizar cambios de forma unilateral en los contenidos ofrecidos en este portal en cualquier momento y sin previo aviso.

7. Datos personales:

El Ministerio de Comercio Industria y Turismo no compartirá la información obtenida a través del sitio web y mini-sitios con terceros, excepto que tenga autorización por quienes la entregaron, o por requerimiento por orden judicial o legal.

El Ministerio de Comercio Industria y Turismo para acceder a cierta información, trámite, queja o reclamo, el sitio web podrá solicitar al usuario una serie de datos personales que el usuario suministrara de forma libre y voluntaria, y se convierte en el único responsable (usuario) del manejo de la clave de entrada, asumiendo el riesgo que ello implica; lo cual acepta.

El Ministerio de Comercio Industria y Turismo, se compromete a adoptar los niveles de seguridad de protección de los datos personales Legalmente requeridos, con el fin de disminuir [os riesgos de: pérdida de información, acceso no autorizado de los datos entregados a través del sitio web y de los mini-sitios y robo de datos.

Política de privacidad de datos personales

El Ministerio de Comercio Industria y Turismo se reserva el derecho de modificarla con el fin de adecuada a los nuevos requisitos legales.