RESOLUCIÓN 208 DE 2002 

(Mayo 30)

“Por medio de la cual se delegan, se desconcentran unas funciones y se establece el procedimiento interno para la realización de la actividad contractual de la entidad”.

(Nota: Derogada por la Resolución 582 de 2008 artículo 2° del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

(Nota: Véase Resolución 15 de 2003 del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

(Nota: Véase Resolución 294 de 2004 artículo 3º del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

La directora del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte,

en uso de sus facultades constitucionales y legales en especial las contenidas en el artículo 209 de la Constitución Política, la Ley 80 de 1993, el artículo 37 del Decreto-Ley 2150 de 1995, artículos 8º y 9º de la Ley 489 de 1998, el Decreto 679 de 1994, el Acuerdo 4 de 1978, la Resolución 01 de 2001, y

CONSIDERANDO:

En el marco del programa cultura de la probidad y del control social que hace parte del objetivo gestión pública admirable, consagrado en el plan de desarrollo se ha definido “Bogotá transparente”, como un propósito compartido entre las entidades distritales y la sociedad civil, para promover la cultura de probidad, conformada por hábitos y creencias que reconozcan las actuaciones administrativas probas y castiguen socialmente las ímprobas y facilitar a los habitantes de Bogotá y a sus organizaciones su participación activa en las construcción de lo público;

Que en desarrollo del programa Bogotá transparente, se establecen como objetivos: Adoptar medidas para la transparencia y la efectividad de las actuaciones; realzar y cumplir compromisos éticos para el logro de los objetivos institucionales; hacer visibles los resultados de la gestión distrital y de la gestión local;

Que para el logro de estos objetivos, se considera conveniente adoptar los mecanismos que permitan fomentar los valores humanos y los principios que orientan la función administrativa del Estado y la contratación estatal según la normatividad vigente;

Que para el cumplimiento de lo anterior y con el fin de lograr una mayor eficiencia, celeridad y economía en el desarrollo de los procesos contractuales, se considera conveniente establecer pautas en relación con la delegación y desconcentración de funciones, así como el procedimiento interno para la celebración de contratos y convenios al interior del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte, en adelante el instituto,

RESUELVE:

CAPÍTULO PRIMERO

(Nota: Derogado por la Resolución 620 de 2004 artículo 24 del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

Competencia y delegación

ART. 1º—La competencia para la ordenación del gasto y la facultad de adjudicar, celebrar, terminar, liquidar, adicionar, prorrogar, suspender y modificar convenios y contratos que requiera el instituto, cualquiera sea su cuantía, no delegada mediante esta resolución, y para convenios de cooperación, de comodato e interadministrativos, es del director general, sin perjuicio de que en cualquier momento pueda reasumir la competencia delegada para suscribir cualquier contrato o para revisar los actos expedidos por el delegatorio, de conformidad con lo previsto en el artículo 12 de la Ley 489 de 1998.

(Nota: Derogado por la Resolución 620 de 2004 artículo 24 del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

(Nota: Derogada por la Resolución 582 de 2008 artículo 2° del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

ART. 2º—(Modificado).* Delegación al secretario general. Delegar al secretario general, la ordenación del gasto y la facultad de adjudicar, celebrar, terminar, liquidar, adicionar, prorrogar, suspender y modificar todos los contratos de menor cuantía que requiera celebrar el instituto, según los valores que se determinen en función del presupuesto anual de la entidad, conforme con los criterios de transparencia previstos en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 38 del Decreto 2150 de 1995 y corregido por el Decreto 62 de 1996, lo cual incluye la suscripción de los demás actos inherentes a esa actividad contractual y con ocasión de la misma.

*(Nota: Modificado Resolución 294 de 2004 artículo 1º del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

(Nota: Derogado por la Resolución 620 de 2004 artículo 24 del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

(Nota: Derogada por la Resolución 582 de 2008 artículo 2° del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

ART. 3º—(Modificado).* Delegación en los subdirectores. Delegar en el subdirector técnico de deportes, subdirector técnico de parques, subdirector técnico de construcciones y subdirector técnico administrativo y financiero la ordenación del gasto y la facultad de ordenar la apertura y adjudicación de las licitaciones o concursos públicos, celebrar, terminar, liquidar, adicionar, prorrogar, suspender, modificar y suscribir los demás actos inherentes a esa actividad y con ocasión de la misma, respecto de todos los contratos de mayor cuantía de la entidad, que requiera celebrar el instituto y que corresponda atender con las actividades objeto del contrato, para el cumplimiento de las funciones del subdirector respectivo o para la ejecución de proyectos de inversión a su cargo, según los valores que se determinen en función del presupuesto anual de la entidad, conforme con los criterios previstos en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 38 del Decreto 2150 1995 y corregido por el Decreto 62 de 1996, lo cual incluye los procesos actualmente en curso.

PAR.—Cuando los procesos licitatorios o concursales afecten varios rubros presupuestales no manejados por la misma subdirección, todos los actos delegados en el presente artículo deberán ser suscritos por el secretario general del instituto.

(Nota: Aclarado por la Resolución 293 de 2003 artículo 1º del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

*(Nota: Modificado Resolución 294 de 2004 artículo 2º del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

(Nota: Derogado por la Resolución 620 de 2004 artículo 24 del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

(Nota: Derogada por la Resolución 582 de 2008 artículo 2° del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

ART. 4º—Delegación al subdirector técnico, administrativo y financiero. Delegar al subdirector técnico, administrativo y financiero la ordenación del gasto y la facultad para celebrar, terminar, liquidar, adicionar, prorrogar, suspender, y modificar los contratos sin formalidades plenas que requiera celebrar el instituto, definidos de acuerdo a los valores que se determinen en función del presupuesto anual de la entidad, según los criterios previstos en el artículo 39 de la Ley 80 de 1993, lo cual incluye la aprobación de las garantías que se pacten en los mismos y la suscripción de los demás actos inherentes a esa actividad contractual y con ocasión de la misma; así mismo se le delega la ordenación del pago en cualquier cuantía de las nóminas, prestaciones sociales, cesantías y demás asuntos laborales que impliquen reconocimiento y pago.

(Nota: Derogado por la Resolución 620 de 2004 artículo 24 del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

(Nota: Derogada por la Resolución 582 de 2008 artículo 2° del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

ART. 5º—Delegación del ingreso. a) Delegar en la secretaria general la facultad de suscribir los contratos que generen ingresos para el instituto, cuyo valor corresponda a la menor cuantía, según los valores que se determinen en función del presupuesto anual de la entidad, conforme con los criterios establecidos en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 38 del Decreto 2150 de 1995 y corregido por el Decreto 62 de 1996, y suscribir los acuerdos de pago que se requieran en dicha cuantía por concepto de ingresos. b) Delegar en el subdirector técnico de parques la facultad de suscribir los contratos que generen ingresos para el instituto, cuyo valor corresponda a la mayor cuantía, según los valores que se determinen en función del presupuesto anual de la entidad, conforme con los criterios establecidos en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 38 del Decreto 2150 de 1995 y corregido por el Decreto 62 de 1996, y suscribir los acuerdos de pago que se requieran en dicha cuantía por concepto de ingresos. Así mismo, queda facultado para suscribir las autorizaciones para el uso de escenarios y demás áreas del sistema de parques distritales administradas y de competencia del instituto, cuando las mismas no generen ningún ingreso para el instituto. c) Delegar en la subdirectora técnica administrativa y financiera la facultad de suscribir los contratos que generen ingresos para el instituto, cuyo valor corresponda a contratos sin formalidades plenas, según los valores que se determinen en función del presupuesto anual de la entidad, conforme con los criterios previstos en el artículo 39 de la Ley 80 de 1993, y la facultad para suscribir los acuerdos de pago que se requieran en dicha cuantía por concepto de ingresos.

PAR.—Las facultades delegadas en el presente artículo se cumplirán siguiendo los procedimientos que se establezcan para el efecto.

(Nota: Derogado por la Resolución 620 de 2004 artículo 24 del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

(Nota: Derogada por la Resolución 582 de 2008 artículo 2° del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

ART. 6º—Delegación para el trámite y efectividad de los pagos. Delegar en los subdirectores de la entidad la ordenación de los pagos derivados del cumplimiento de la ejecución contractual de recursos provenientes de los proyectos de inversión a su cargo, previos los informes de interventoría o supervisión presentados a su consideración. La ordenación del pago de servicios públicos y celulares la realizará la subdirección técnica administrativa y financiera.

(Nota: Derogado por la Resolución 620 de 2004 artículo 24 del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

(Nota: Derogada por la Resolución 582 de 2008 artículo 2° del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

ART. 7º—Delegar en el coordinador del grupo de apoyo a la contratación del instituto, la facultad de aprobar las garantías a que haya lugar, de los contratos con formalidades plenas que suscriba la entidad.

(Nota: Derogado por la Resolución 620 de 2004 artículo 24 del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

(Nota: Derogada por la Resolución 582 de 2008 artículo 2° del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

CAPÍTULO SEGUNDO

(Nota: Derogado por la Resolución 620 de 2004 artículo 24 del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

De la desconcentración y adopción de trámites y procedimiento para la contratación

ART. 8º—Grupo de apoyo a la contratación. Desconcentrar en el coordinador del grupo de apoyo a la contratación, la coordinación de todos los trámites de los procesos de licitación o concurso públicos y contratación con formalidades plenas, lo cual incluye la suscripción de los documentos que se generen en desarrollo de dichos procesos y la emisión de adendos cuando sea necesario; en este último caso previo concepto del comité de contratación de la entidad.

PAR. 1º—Las cartas de invitación directa, las deberá suscribir la secretaría general o la subdirectora técnica administrativa y financiera, según el caso.

PAR. 2º—El secretario general de la entidad, cuando sea necesario podrá suscribir cualquier documento o adelantar cualquier trámite que se haya atribuido al coordinador del grupo de apoyo a la contratación mediante la presente resolución.

(Nota: Derogado por la Resolución 620 de 2004 artículo 24 del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

(Nota: Derogada por la Resolución 582 de 2008 artículo 2° del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

ART. 9º—Desconcentración a la oficina asesora de asuntos locales. El jefe de la oficina asesora de asuntos locales, en desarrollo de sus propias actividades, coordinará la realización de los actos inherentes a la actividad contractual de todos los contratos o convenios que deba suscribir el director general, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 854 de 2001, por el cual se delegan funciones del Alcalde Mayor y se precisan atribuciones propias de algunos empleados de la administración distrital, emitido por el Alcalde Mayor de Bogotá, o la norma que lo modifique o reforme.

PAR.—El jefe de la oficina asesora de asuntos locales, será responsable de promover, agilizar, revisar y supervisar todos los procesos de contratación y asuntos relacionados con la ejecución de los contratos celebrados, en relación con las funciones asignadas a la oficina asesora de asuntos locales. El trámite de estos contratos, se sujetará en lo que sea compatible, con lo dispuesto en la presente resolución. Lo anterior de conformidad a la reglamentación especial de los fondos de desarrollo local, la delegación, directivas impartidas, circulares y demás instructivos expedidos por las secretarías distritales y por el señor Alcalde Mayor.

(Nota: Derogado por la Resolución 620 de 2004 artículo 24 del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

(Nota: Derogada por la Resolución 582 de 2008 artículo 2° del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

ART. 10.—La oficina asesora jurídica será la encargada de hacer efectivas las garantías ante las compañías aseguradoras, no sólo de los contratos suscritos por el instituto con cargo a sus recursos, sino también los de la oficina asesora de asuntos locales.

(Nota: Derogado por la Resolución 620 de 2004 artículo 24 del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

(Nota: Derogada por la Resolución 582 de 2008 artículo 2° del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

CAPÍTULO TERCERO

(Nota: Derogado por la Resolución 620 de 2004 artículo 24 del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

Del comité de contratación

ART. 11.—El comité de contratación tendrá las siguientes funciones:

1. Asesorar a la entidad en materia contractual, cuando le sea requerido.

2. Revisar y analizar los estudios técnicos, económicos, financieros y jurídicos que sean presentados a su consideración efectuando las recomendaciones del caso, al ordenador del gasto.

3. Apoyar la realización de los procesos de selección para que se adelanten conforme a las disposiciones vigentes y a la presente resolución.

4. Realizar el seguimiento a la supervisión e interventoría de los contratos y apoyar la resolución de las dificultades derivadas de la ejecución, en los casos que sean sometidos a su consideración.

(Nota: Derogado por la Resolución 620 de 2004 artículo 24 del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

(Nota: Derogada por la Resolución 582 de 2008 artículo 2° del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

ART. 12.—Competencia. El comité de contratación conocerá de todos los contratos y convenios con formalidades plenas que celebre el instituto con cargo a los recursos de su presupuesto y los ejecutados a través de la oficina asesora de asuntos locales. Así mismo, de los temas surgidos con ocasión de la celebración y ejecución de contratos para préstamos de escenarios, y para aquellos contratos sin formalidades plenas que considere necesario la subdirectora técnica administrativa y financiera.

(Nota: Derogado por la Resolución 620 de 2004 artículo 24 del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

(Nota: Derogada por la Resolución 582 de 2008 artículo 2° del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

ART. 13.—Integrantes y quórum decisorio. El comité de contratación estará integrado por:

— El director general del instituto o su delegado

— El secretario general o su delegado.

— El jefe de la oficina asesora jurídica o su delegado.

— El subdirector técnico administrativo y financiero o su delegado.

— Jefe de la oficina asesora de planeación.

— El coordinador del grupo de apoyo a la contratación o su delegado.

— El subdirector respectivo o su delegado y el director de la oficina asesora de asuntos locales o su delegado cuando el contrato se realice con recursos provenientes del fondo de desarrollo local.

PAR. 1º—En todos los casos en que en la presente resolución se mencione el subdirector o su delegado, se entenderá también mencionado allí el jefe de la oficina de asuntos locales y deberá actuar como tal en los procedimientos de contratación con recursos ejecutados a través de dicha oficina.

PAR. 2º—Se podrán invitar asesores externos y a funcionarios del instituto, para que asistan al comité de contratación, en los casos en que así se requiera.

PAR. 3º—El comité de contratación podrá hacer las recomendaciones del caso con la aprobación de por lo menos tres (3) de sus miembros, siempre y cuando uno de ellos sea el director general o el secretario general o haya sido designado por alguno de ellos.

PAR. 4º—En caso de empate para la toma de decisiones por los miembros del comité de contratación, se decidirá por votación del director general, el secretario general y el subdirector respectivo o sus delegados.

(Nota: Derogado por la Resolución 620 de 2004 artículo 24 del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

(Nota: Derogada por la Resolución 582 de 2008 artículo 2° del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

ART. 14.—Reuniones del comité. El comité se reunirá en las oportunidades que considere necesario; por convocatoria del coordinador del grupo de apoyo a la contratación; y cuando cualquiera de los subdirectores del instituto lo solicite; el coordinador del grupo de apoyo a la contratación, será el secretario del comité y levantará las actas respectivas.

(Nota: Derogado por la Resolución 620 de 2004 artículo 24 del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

(Nota: Derogada por la Resolución 582 de 2008 artículo 2° del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

CAPÍTULO CUARTO

Del procedimiento contractual

ART. 15.—Estudios previos y solicitud de contratación. La iniciación del trámite de los procesos contractuales, licitatorios o concursales se dará con la elaboración de los análisis y estudios de conveniencia, oportunidad y mercado elaborados por las respectivas subdirecciones y formalizando la solicitud de contratación.

1. El formato de estudios previos (anexo 1) incluye los estudios de conveniencia, oportunidad y mercado y cuando lo solicitado sea con cargo a un proyecto de inversión, deberá revisarse la pertinencia del gasto y que el objeto sea concordante con el proyecto y en los casos en que el gasto sea con cargo al presupuesto de funcionamiento éste sea inherente al concepto del rubro y deberá contener por lo menos la siguiente información:

a) Estudio de conveniencia. Debe incluir toda la información solicitada en el formato, asociando el gasto al proyecto de inversión correspondiente y presentando las necesidades que justifiquen la realización de éste. Además, deberá señalarse que se cuenta con todos los permisos, licencias, diseños, estudios, planos y documentos necesarios para la realización del contrato, cuando sea necesario.

b) El estudio de oportunidad.

c) Condiciones y precios del mercado. Son los criterios que sirvieron de base para la determinación del presupuesto oficial; para tal efecto, se pueden hacer consultas de campo, cotizaciones, documentos, revistas especializadas, organismos consultivos, que permitan establecer antes del inicio del proceso selectivo, los costos de los bienes obras o servicios que se requieren.

d) La relación de los documentos que se anexen.

2. La solicitud de contratación, es un memorando suscrito por el subdirector respectivo, el cual se dirige al grupo de apoyo a la contratación o a la subdirección administrativa, según el caso y debe adjuntar:

a) Los estudios de conveniencia, oportunidad y mercado, con concepto favorable sobre la concordancia del objeto a contratar frente al proyecto de inversión de que se trate, o en los casos en que el gasto sea con cargo al presupuesto de funcionamiento éste sea inherente al concepto del rubro, emitido por la oficina asesora de planeación.

b) Términos de referencia cuando la complejidad del objeto solicitado lo exija.

c) La disponibilidad presupuestal.

d) Si el contrato es de prestación de servicios, copia de la solicitud de certificación de que trata el artículo 1º del Decreto 2209 de 1998 y el artículo 23 del Decreto 26 de 1998, la subdirección o dependencia respectiva solicitará por escrito al jefe de la división de talento humano del instituto, el certificado de que trata el artículo 1º del Decreto 2209 de 1998. En todo caso, la certificación deberá expedirse antes del envío de las invitaciones directas o de la fijación del aviso respectivo o de la publicación según el caso.

e) Los posibles oferentes pueden ser sugeridos por subdirector respectivo (y se requiere de ello cuando de acuerdo con el estudio de mercado, el objeto a contratar sea inferior a cien (100) SMMLV y al mismo tiempo inferior al cincuenta por ciento (50%) de la menor cuantía de la entidad y por tanto sea invitación directa).

(Nota: Derogada por la Resolución 582 de 2008 artículo 2° del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

ART. 16.—Trámite para la contratación directa sin formalidades plenas. El proceso de contratación sin formalidades plenas, seguirá el siguiente trámite:

1. Las subdirecciones elaborarán el estudio de conveniencia, oportunidad y mercado según lo previsto en el artículo anterior. Adicionalmente, de manera concomitante y en los casos en que se requiera celebrar contratos de prestación de servicios, solicitará al jefe de la división de talento humano la certificación de que trata el artículo 1º del Decreto 2209 de 1998 y el artículo 23 del Decreto 26 de 1998, sin que dicho documento deba anexarse necesariamente al estudio de conveniencia, oportunidad y mercado; pero en todo caso, este documento deberá ser expedido antes de hacer la invitación, y reposar en la carpeta contractual.

2. Las subdirecciones remitirán a la oficina asesora de planeación, los documentos de que trata el numeral anterior, junto con sus anexos.

3. La oficina asesora de planeación, revisará que la documentación solicitada en el numeral primero se encuentre completa verifica que cuando la solicitud sea con cargo a un proyecto de inversión, el objeto a contratar sea concordante con el proyecto. Surtido lo cual el jefe de la oficina de planeación dará concepto favorable a los gastos en los estudios de conveniencia y remitirá los documentos correspondientes al área de presupuesto del IDRD, para que proceda a expedir el certificado de disponibilidad presupuestal. En los casos en que no se emita concepto favorable al gasto, en los casos en los cuales el gasto no se considere como viable se devolverá la documentación a la subdirección correspondiente.

4. El coordinador del área de presupuesto revisará la concordancia del gasto frente a las normas presupuestales y de ser procedente expedirá la disponibilidad presupuestal y la remitirá jumo con los demás documentos a la subdirección administrativa y financiera, para solicitar propuestas.

5. Las propuestas se recibirán en la subdirección técnica administrativa y financiera y de ello se dejará constancia indicando el nombre o denominación de los oferentes, documento de identificación, teléfono y dirección, de conformidad con lo previsto en el artículo 4º del Decreto 679 de 1994.

6. En la subdirección técnica administrativa y financiera se procederá a realizar el estudio y análisis de las propuestas. Dicho resultado construirá el soporte para que la subdirectora técnica administrativa y financiera suscriba el contrato.

7. De acuerdo con el resultado de la evaluación, la subdirección técnica administrativa y financiera procederá a elaborar el contrato sin formalidades plenas, fecharlo, numerarlo, suscribirlo y envía a presupuesto para registro presupuestal y aprueba garantías si se solicitaron en el contrato, así mismo dará aviso a los respectivos subdirectores y supervisores designados, sobre su celebración y al almacén de la entidad cuando se trate de compraventa o suministro de bienes y en los demás casos que se requiera.

8. La subdirección administrativa entregara al interventor supervisor del contrato una copia del mismo y de los demás documentos que se consideren necesarios para ejercer el control sobre la ejecución contractual.

9. Una vez recibidos los documentos soportes del control para iniciar su ejecución, el supervisor o interventor elabora y suscribe junto con el contratista el acta de iniciación del contrato, si a ello hubiere lugar; verifica el cumplimiento de las obligaciones de las partes; diligencia y suscribe el recibo a satisfacción soporte para el pago, previa verificación de las obligaciones y del objeto del mismo; envía los documentos e informes que reciba del contratista a la subdirección administrativa y financiera; proyecta el acta de liquidación del contrato si se requiere y cumple con las demás actividades y obligaciones del supervisor previstas en los actos administrativos correspondientes y en el manual de interventoría del instituto cuando ello aplique.

10. Durante la ejecución del contrato y hasta su liquidación, de ser necesaria, la subdirección administrativa y financiera recibe los documentos e informes que envíe el supervisor o interventor de los contratos y archiva en el expediente contractual.

11. La subdirección administrativa y financiera, será la dependencia encargada de llevar el archivo y registro de los contratos sin formalidades plenas que celebre la entidad.

(*) Ver anexo 1. Flujograma contratación sin formalidades plenas.

(Nota: Derogada por la Resolución 582 de 2008 artículo 2° del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

ART. 17.—Trámite para la contratación directa con formalidades plenas.

1. Las subdirecciones elaborarán el estudio de conveniencia, oportunidad y mercado según lo previsto en el artículo décimo quinto de esta resolución. Adicionalmente, de manera concomitante y en los casos en que se requiera celebrar contratos de prestación de servicios, solicitará al jefe de la división de talento humano la certificación de que trata el artículo 1º del Decreto 2209 de 1998 y el artículo 23 del Decreto 26 de 1998, sin que dicho documento deba anexarse necesariamente al estudio de conveniencia, oportunidad y mercado; pero en todo caso, este documento deberá ser expedido antes de fijar el aviso de invitación, y reposar en la carpeta contractual.

2. Las subdirecciones remitirán a la oficina asesora de planeación, los documentos de que trata el numeral anterior, junto con sus anexos.

3. La oficina asesora de planeación, revisará que la documentación solicitada en el numeral primero se encuentre completa y verifica que cuando la solicitud sea con cargo a un proyecto de inversión, el objeto a contratar sea concordante con el proyecto, Surtido lo cual el jefe de la oficina de planeación dará concepto favorable a los gastos en los estudios de conveniencia y remitirá los documentos correspondientes al área de presupuesto del IDRD, para que proceda a expedir el certificado de disponibilidad presupuestal. En los casos en que no se emita concepto favorable al gasto, en los casos en los cuales el gasto no se considere como viable se devolverá la documentación a la subdirección correspondiente.

4. El coordinador del área de presupuesto revisará la concordancia del gasto frente a las normas presupuestales y de ser procedente expedirá la disponibilidad presupuestal y la remitirá junto con los demás documentos a la subdirección respectiva, la cual debe remitirlos con la solicitud de contratación al grupo de apoyo s la contratación para el trámite respectivo.

5. La oficina del grupo de apoyo a la contratación, revisado y analizado jurídicamente el contenido de los documentos recibidos, hará los ajustes y recomendaciones que considere necesarios y procederá a invitar a los posibles oferentes que pueden ser sugeridos por el subdirector respectivo o a fijar el aviso de invitación pública en la cartelera del instituto destinada para tal fin, en los términos establecidos en la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, ejerciendo el control del envío de invitaciones y de la fijación y desfijación de los avisos, de lo cual dejará la constancia respectiva.

6. Las propuestas se recibirán únicamente en el grupo de apoyo a la contratación dejando constancia de la hora de cierre de cada convocatoria, así como el número de folios de las propuestas, nombre o razón social del proponente y el de la persona que en nombre o por cuenta de éste ha efectuado materialmente el acto de presentación y nombre y cargo de quien recibe.

7. Recibidas las propuestas, el coordinador del grupo de apoyo a la contratación remitirá las propuestas al evaluador designado por el comité de contratación.

8. Efectuados los estudios y análisis técnico, jurídico, económico y financiero el coordinador del grupo de apoyo a la contratación convocará al comité de contratación a quien dará a conocer dicho informe, el cual una vez verificado se pondrá a disposición de los oferentes según lo previsto en el pliego de condiciones o términos de referencia respectivos.

9. En caso de presentarse observaciones por parte de los oferentes, dentro del plazo de publicación de resultados, las respuestas serán proyectadas por quien haya realizado los estudios y análisis y se remitirán para ser suscritas por el coordinador del grupo de apoyo a la contratación y de ello informará al comité de contratación.

10. El comité de contratación sugerirá al ordenador del gasto la contratación con el oferente que ocupe el primer lugar, o la declaratoria de desierto del proceso.

11. Una vez seleccionada la propuesta ganadora, el grupo de apoyo a la contratación elaborará el contrato respectivo y lo enviará a firma del ordenador del gasto.

12. Una vez suscrito el contrato por las partes, el grupo de apoyo a la contratación debe fecharlo, numerarlo, y enviar al área de presupuesto para registro presupuestal y entregar copia al contratista para el cumplimiento de los requisitos de legalización.

13. Cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del mismo (aprobación de la garantía, publicación, registro presupuestal) el grupo de apoyo a la contratación le comunicará por escrito al contratista y a la subdirección respectiva la aprobación de la garantía, remitiéndole al supervisor o interventor copia del contrato y de la propuesta y de los documentos necesarios para ejercer el control sobre la ejecución contractual. Así mismo remitirá copia de los mismos al jefe de almacén cuando se trate de contratos de compraventa o suministro y en los demás que se requiera.

14. El original del contrato y los documentos soportes del proceso reposarán en la oficina del grupo de apoyo a la contratación.

15. Una vez recibidos los documentos soportes del contrato para iniciar su ejecución, el supervisor o interventor elabora y suscribe junto con el contratista el acta de iniciación del contrato, si así se pactó en el mismo; verifica el cumplimiento de las obligaciones de las partes; diligencia y suscribe el recibo a satisfacción soporte para el pago, previa verificación de las obligaciones y del objeto del mismo; envía los documentos e informes que reciba del contratista a la oficina del grupo de apoyo a la contratación; proyecta el acta de liquidación del contrato si se requiere y cumple con las demás actividades y obligaciones del supervisor previstas en los actos administrativos correspondientes y en el manual de interventoría del instituto cuando ello aplique.

PAR.—Durante la ejecución del contrato y hasta su liquidación, el grupo de apoyo a la contratación recibe los documentos e informes que envíe el supervisor e interventor de los contratos y archiva en el expediente contractual.

16. Terminado el contrato y cuando éste requiera de liquidación, la subdirección respectiva remite al grupo de apoyo a la contratación el proyecto de acta de liquidación para revisión y firma del ordenador del gasto, la cual deberá suscribirse por el supervisor con el aval del subdirector.

17. Una vez liquidado el contrato, el grupo de apoyo a la contratación archiva original del acta y remite copia al supervisor del contrato y al contratista.

(*) Ver anexo numero 2 flujograma contratación con formalidades plenas - menor cuantía.

(Nota: Derogada por la Resolución 582 de 2008 artículo 2° del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

ART. 18.—Trámite de la licitación o concurso público. En los casos de licitación o concurso público, el trámite del proceso será el siguiente;

1. Las subdirecciones elaborarán el estudio de conveniencia, oportunidad y mercado según lo previsto en el artículo décimo quinto de esta resolución. Adicionalmente, de manera concomitante y en los casos en que se requiera celebrar contratos de prestación de servicios, solicitará al jefe de la división de talento humano la certificación do que trata el artículo 1º del Decreto 2209 de 1998 y el artículo 23 del Decreto 26 de 1998, sin que dicho documento deba anexarse necesariamente al estudio de conveniencia, oportunidad y mercado; pero en todo caso, este documento deberá ser expedido antes de hacer la publicación, y reposar en la carpeta contractual.

2. La subdirección interesada en la contratación do bienes o servicios informará al grupo de apoyo a la contratación, sobre la necesidad y el interés de realizar la licitación y de común acuerdo elaborarán el cronograma de la licitación o concurso público y coordinarán la elaboración del reporte a la cámara de comercio dentro de los primeros cinco días del mes.

3. Las subdirecciones remitirán a la oficina asesora de planeación, los documentos del estudio de conveniencia, oportunidad y mercado de que trata el artículo décimo quinto, junto con sus anexos.

4. La oficina asesora de planeación, revisará que la documentación solicitada en el numeral primero se encuentre completa y verifica que cuando la solicitud sea con cargo a un proyecto de inversión, el objeto a contratar sea concordante con el proyecto. Surtido lo cual el jefe de la oficina de planeación dará concepto favorable a los gastos en los estudios de conveniencia y remitirá los documentos correspondientes al área de presupuesto del IDRD, para que proceda a expedir el certificado de disponibilidad presupuestal. En los casos en los cuales el gasto no se considere como viable se devolverá la documentación a la subdirección correspondiente.

5. El coordinador del área de presupuesto revisará la concordancia del gasto frente a las normas presupuestales y de ser procedente expedirá la disponibilidad presupuestal y la remitirá junto con los demás documentos a la subdirección respectiva, la cual debe remitirlos con la solicitud de contratación de que trata el artículo décimo quinto al grupo de apoyo a la contratación para el trámite respectivo.

6. La oficina del grupo de apoyo a la contratación, revisado y analizado jurídicamente el contenido de los documentos recibidos, hará los ajustes y recomendaciones que considere necesarios, convocará al comité de contratación para que conozca sobre el tema y previo su concepto favorable procederá a elaborar la resolución de apertura del proceso y una vez suscrita, numerada y fechada, solicitará a la oficina asesora de comunicaciones la publicación en un periódico de amplia circulación, en los términos establecidos en la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios.

7. La oficina del grupo de apoyo a la contratación, pondrá a disposición de los oferentes los pliegos de condiciones para ser consultados o adquiridos previa su cancelación en la tesorería del instituto o donde se establezca en el pliego de condiciones o términos de referencia y presentación del recibo de pago correspondiente.

8. Del acto de apertura del proceso el grupo de apoyo a la contratación dejará constancia.

9. Dentro de los términos de la ley, el grupo de apoyo a la contratación coordinará la realización de la audiencia pública de aclaraciones y levantará el acta respectiva, a la cual asistirán los miembros del comité de contratación y los invitados que se considere necesario. Si como resultado de la audiencia se hace necesario modificar o adicionar el pliego de condiciones, los adeudos serán proyectados por la subdirección técnica que conozca del tema y el grupo de apoyo a la contratación, pero en todo caso deberán ser revisados antes de su adopción y entrega por el comité de contratación.

10. Las propuestas se recibirán únicamente en la oficina del grupo de apoyo a la contratación dejando constancia de la hora de recibo, así como el número de folios de las propuestas, nombre o razón social del proponente y el de la persona que en nombre o por cuenta de éste ha efectuado materialmente el acto de presentación y nombre y cargo de quien recibe.

11. Al acto de cierre del proceso y apertura de las propuestas presentadas, asistirán los miembros del comité de contratación, el subdirector del área respectiva, el jefe de control interno o su delegado como veedor del proceso; de este acto se levantará un acta dejando constancia de ello, así como del número de propuestas, fechas de vigencia y número de folios de la propuesta, valor y mención de la garantía de seriedad de la propuesta (la cual debe contener el nombre del tomador y el asegurado de la misma, el valor que se asegura y la vigencia acorde con lo solicitado).

12. Recibidas las propuestas, el coordinador de la oficina del grupo de apoyo a la contratación remitirá las propuestas al evaluador designado por el comité de contratación.

13. Efectuados los estudios y análisis técnico, jurídico, económico y financiero, el coordinador del grupo de apoyo a la contratación convocará al comité de contratación a quien dará a conocer dicho informe, el cual una vez verificado por dicho comité, se pondrá a disposición de los oferentes según lo previsto en el pliego de condiciones. De lo cual dejará constancia la secretaría general de la entidad.

14. En caso de presentarse observaciones por parte de los oferentes, dentro del plazo de publicación de resultados, éstas serán proyectadas por quien haya realizado los estudios técnicos y análisis jurídico y puestas a consideración del comité de contratación.

15. Comité de contratación sugerirá al ordenador del gasto la contratación con el oferente que ocupe el primer lugar, o la declaratoria de desierto del proceso. Surtido tal trámite, grupo de apoyo a la contratación procederá a proyectar la resolución de adjudicación o de declaratoria de desierta del proceso.

16. La adjudicación o la declaratoria de desierta se realizará en audiencia pública previa invitación a los interesados y a los miembros del comité de contratación y al jefe de la oficina de control interno en calidad de veedor, que hará el grupo de apoyo a la contratación, de acuerdo con el cronograma previsto. De la audiencia realizada se levantará un acta en donde se dejará constancia de lo debatido en la misma.

17. Una vez seleccionada la propuesta ganadora y adjudicada la licitación o concurso, el grupo de apoyo a la contratación elaborará el contrato respectivo y lo enviará a firma del ordenador del gasto.

18. Suscrito el contrato por las partes, el grupo de apoyo a la contratación debe fecharlo, numerarlo, y enviar al área de presupuesto para registro presupuestal y entrega copia al contratista para el cumplimiento de los requisitos de legalización.

19. Cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del mismo, (aprobación de la póliza, publicación, registro presupuestal) el grupo de apoyo a la contratación le comunicará por escrito al contratista y a la subdirección respectiva la aprobación de la garantía, remitiéndole al supervisor o interventor copia del contrato y de la propuesta y de los documentos necesarios hacer el control a la ejecución contractual. Así mismo remitirá copia de los mismos al jefe del almacén cuando se trate de contratos de compraventa o suministro y en los demás que se requiera,

20. El original del contrato y los documentos soportes del proceso reposarán en la oficina del grupo de apoyo a la contratación.

21. Una vez recibidos los documentos soportes del contrato para iniciar su ejecución, el supervisor o interventor elaborará y suscribirá junto con el contratista el acta de iniciación del contrato, si a ello hubiere lugar; verificará el cumplimiento de las obligaciones de las partes; diligenciará y suscribirá el recibo a satisfacción como soporte para el pago, previa verificación de las obligaciones y del objeto del mismo; envía los documentos e informes que reciba del contratista a la oficina del grupo de apoyo a la contratación; proyectará el acta de liquidación del contrato, si se requiere y cumplirá con las demás actividades y obligaciones del supervisor previstas en los actos administrativos correspondientes y en el manual de interventoría del instituto cuando ello aplique.

PAR.—Durante la ejecución del contrato y hasta su liquidación, el grupo de apoyo a la contratación recibirá los documentos e informes que envíe el supervisor e interventor de los contratos y archivará en el expediente contractual.

22. Terminado el contrato y cuando éste requiera de liquidación, la subdirección respectiva remite al grupo de apoyo a la contratación el proyecto de acta de liquidación para revisión y firma del ordenador del gasto, la cual deberá suscribirse por el supervisor con el aval del subdirector.

23. Una vez liquidado el contrato, el grupo de apoyo a la contratación archiva original del acta y remite copia al supervisor del contrato y al contratista.

(*) Ver anexo número 3 flujograma contratación con formalidades plenas bajo el procedimiento de licitación o concurso.

(Nota: Derogada por la Resolución 582 de 2008 artículo 2° del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

CAPÍTULO QUINTO

Modificaciones a los contratos

ART. 19.—Modificaciones. En el evento de realizarse modificaciones, prórrogas, adiciones, terminaciones anticipadas, caducidades, imposición de multas, obras adicionales, reconocimiento de mayores o menores cantidades de obra, compensación de cantidades o cualquiera otra manifestación sobre los contratos, los documentos respectivos sólo serán tramitados por la oficina del grupo de apoyo a la contratación, previa solicitud debidamente motivada por parte del supervisor o interventor, con el aval del subdirector respectivo.

Cuando la solicitud de modificación, prórroga y adición provenga del contratista, el interventor o supervisor emitirá el concepto sobre la procedencia de la misma, el cual deberá llevar el visto bueno del subdirector.

Si la solicitud es de adición del contrato en dinero, deberá llevar estudios previos mencionados en los numerales primeros de los artículos décimo cuarto, décimo quinto y décimo sexto, según el caso, y se surtirá el mismo trámite allí previsto ante le oficina de planeación y el área de presupuesto y recibida la solicitud por el grupo de apoyo a la contratación (contratos con formalidades) al encontrarla procedente elaborará el documento respectivo para la firma del ordenador del gasto e impulsará los demás trámites referentes al perfeccionamiento y ejecución e información al supervisor o interventor según el caso, conforme a lo establecido para los contratos principales.

PAR.—Cuando se trate de adición o prórroga a contratos suscritos por la UEL, surtirá el mismo procedimiento llevado a cabo para la suscripción del contrato respectivo, ante el jefe de la UEL. Así mismo, cuando se trate de adición o prórroga a contratos sin formalidades surtirá el mismo procedimiento llevado a cabo para la suscripción del contrato respectivo, ante la subdirección técnica administrativa y financiera.

(Nota: Derogada por la Resolución 582 de 2008 artículo 2° del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

ART. 20.—La tesorería del instituto, una vez realizados los pagos debe enviar copia del comprobante de pago al grupo de apoyo a la contratación para que repose en la carpeta del respectivo contrato.

(Nota: Derogada por la Resolución 582 de 2008 artículo 2° del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

ART. 21.—Terminación y liquidación de los contratos. El interventor o supervisor deberá elaborar, de acuerdo con las normas legales vigentes, con las estipulaciones contractuales y con los informes respectivos, el acta de liquidación de los contratos que lo requieran, de conformidad con lo previsto en los artículos 60 y 61 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 44 de la Ley 445; de 1998.

El interventor o supervisor deberá expedir una certificación que a su vez deberá tener el aval del subdirector respectivo, donde conste la forma de ejecución del contrato, expresando claramente el estado de ejecución del mismo.

Una vez terminado el contrato, el supervisor o interventor por conducto del subdirector presentará para revisión del grupo de apoyo a la contratación el acta de liquidación del contrato, la cual debe ser suscrita por las partes dentro del término estipulado en los pliegos o términos de referencia y en el contrato, o a mas tardar dentro de cuatro (4) meses siguientes al recibo final de la obra o entrega final de los bienes o trabajos.

PAR.—Los documentos, actas e informes que se elaboren en las respectivas subdirecciones relacionados con la iniciación y ejecución de los contratos deberán remitirse en original inmediatamente a la oficina del grupo de apoyo a la contratación para su correspondiente archivo en cada carpeta del contrato. Así mismo se procederá en los contratos suscritos a través de la oficina asesora de localidades, remitiendo los documentos para que sean archivados en el grupo.

(Nota: Derogada por la Resolución 582 de 2008 artículo 2° del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

ART. 22.—lnformes. La oficina del grupo de apoyo a la contratación de conformidad con la normativa vigente, deberá remitir en los términos establecidos en la ley y los reglamentes la información relacionada con la actividad contractual, a las entidades y órganos de control a que haya lugar.

(Nota: Derogada por la Resolución 582 de 2008 artículo 2° del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

CAPÍTULO SEXTO

Del control de la actividad contractual

ART. 23.—Designación del supervisor o interventor. La designación de supervisor o interventor de los contratos se realizará según lo establezca el respectivo ordenador del gasto, mediante referencia expresa en el respectivo contrato, o en acto posterior cuando sea el caso. La mencionada designación será comunicada al supervisor o interventor por la oficina del grupo de apoyo a la contratación.

(Nota: Derogada por la Resolución 582 de 2008 artículo 2° del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

ART. 24.—Vigencia. La presente resolución rige desde la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias, en especial las resoluciones 55, 64, 491 de 2001 y 55 de 2002.

PAR.—La presente resolución entrará a regir en relación con toda la actividad contractual adelantada a partir de la fecha de su publicación y en cuanto a los actos que se generen con ocasión de la ejecución contractual iniciada bajo la vigencia de las resoluciones 478 de 1999 y 55 de 2001 y sus modificaciones, continúan siendo de competencia de los ordenadores del gasto allí indicados y en los mismos términos.

(Nota: Aclarado el parágrafo del presente artículo por la Resolución 211 de 2002 artículo 1º del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte).

(Nota: Véase Resolución 15 de 2003 del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte).

(Nota: Véase Resolución 294 de 2004 artículo 3º del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 30 de mayo de 2002.

(Nota: Derogada por la Resolución 582 de 2008 artículo 2° del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

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