Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos

RESOLUCIÓN 208 DE 2010 

(Abril 15)

“Por la cual adopta el subsistema interno de gestión documental de archivos SIGA y se dictan otras disposiciones”.

La Directora General de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos,

En uso de sus facultades legales, en especial las conferidas por la Ley 594 de 2000, el Decreto 514 de 2006, los acuerdos 01 y 04 de 2008, expedidos por el consejo directivo de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos, y,

CONSIDERANDO:

Que la administración y modernización de los archivos públicos constituyen obligaciones del Estado para garantizar a los ciudadanos el libre acceso a la información, salvo las excepciones establecidas por la ley.

Que los documentos constituyen el referente natural de los procesos informativos y son elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública.

Que de conformidad con los artículos 36 y 37 de la Ley 489 de 1998, se estipula la obligatoriedad de crear el sistema general de información administrativa del sector público, el cual deberá estar conformado por los diferentes subsistemas de cada entidad, que a su vez servirán de soporte al cumplimiento de su misión, objetivos y funciones, darán cuenta del desempeño institucional y facilitarán la evaluación de la gestión pública.

Que es obligación del Estado fortalecer la organización de sus sistemas de información mediante programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos, de conformidad con los literales f, g y h del artículo 4º de la Ley 594 de 2000 y según el artículo 12 de esta ley, la administración pública será la responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos, y es obligación de los secretarios generales o de los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas a cuyo cargo estén los archivos públicos, velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.

Que el Decreto Distrital 094 de 2006, en concordancia con el Acuerdo Distrital 257 de 2006 “Por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital, y se expiden otras disposiciones”, y en especial con lo dispuesto en su artículo 48, literal g) consagra las funciones básicas de la secretaría general de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., entre ellas, la de formular la política de gestión documental y archivos, organizar el sistema distrital de archivos y conservar, proteger y difundir la memoria institucional e histórica del Distrito.

Que el ente rector del sistema distrital de archivos es la dirección del archivo de Bogotá, organismo que tiene la responsabilidad de formular las políticas y reglas para la función archivística en las entidades de la administración distrital, y en aquellas del sector privado que cumplen funciones públicas en el Distrito Capital.

Que de conformidad con el reglamento general de archivos, establecido mediante el Acuerdo 07 de 1994, en su artículo 5º, sobre la categorización de archivos oficiales, el archivo de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos es del orden distrital y está integrado por fondos documentales de los organismos de la administración distrital, custodiados por la UAESP y que se constituyen en un recurso indispensable para el Distrito y la Nación, como son los Fondos de la Empresa Distrital de Servicios Públicos (EDIS-liquidada), la Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos (UESP) y la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos (UAESP).

Que el Decreto 514 de 2006, de la Alcaldía Mayor de Bogotá, establece que toda entidad pública a(sic) Distrital debe tener un subsistema interno de gestión documental y archivos (SIGA) como parte del sistema de información administrativa del sector público.

Que el Concejo de Bogotá mediante Acuerdo 257 de 2006, por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital, y se expiden otras disposiciones, transformó la Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos-UESP, en la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos-UAESP, como una Unidad Administrativa Especial del orden Distrital del sector descentralizado por servicios, de carácter eminentemente técnico y especializado, con personería jurídica, autonomía administrativa y presupuestal y con patrimonio propio, adscrita a la Secretaría Distrital del Hábitat, y en relación con su responsabilidad frente al fondo acumulado de la EDIS Liquidada, le asignó específicamente la administración y custodia de los archivos de la referida entidad.

Que mediante Acuerdo 001 de 2008, el consejo directivo de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos (UAESP), modificó la estructura organizacional y las funciones de la entidad, asignando a la dirección corporativa y de control interno disciplinario, entre otras, las funciones del literal (i.), que a la letra dice:Adoptar las políticas en materia de producción y manejo documental en la unidad y de administración del archivo de la entidad, de acuerdo con las políticas definidas por el Archivo Distrital (sic), literal (n.) Organizar el archivo recibido a partir de la liquidación de la Empresa Distrital de Servicios Públicos-EDIS”.

Que para el desarrollo de las funciones referidas, mediante la Resolución 081 de 2008, “por la cual se modifica el manual específico de funciones y de competencias laborales para los empleados de la planta de personal de la UAESP”, se establecieron funciones en diferentes niveles jerárquicos, orientadas a garantizar el funcionamiento del área de archivo y recursos físicos.

Que por medio de la Resolución 109 de 2007, se creó el comité de archivo de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos (UAESP) y se adoptó su reglamento, disposición que fue modificada por la Resolución 364 de 2008.

Que el objetivo de la política pública de archivo es garantizar en forma permanente la conservación, organización y servicio del patrimonio documental de la ciudad, desde los principios y técnicas modernas de administración de documentos y de experiencia propias y externas en archivo, como también, apoyar la gestión administrativa, la transparencia administrativa, la garantía del ejercicio de los derechos ciudadanos, y la administración de la información, como expresiones permanentes de las políticas que ha formulado el Archivo General de la Nación y que se consideran de especial interés y significación para el Distrito Capital.

Que, por tanto, es necesario adoptar en la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos el subsistema interno de gestión documental de archivos SIGA, establecer los órganos administrativos y sus responsabilidades y otras disposiciones relacionadas,

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Adopción del subsistema interno de gestión documental y archivos, SIGA. Adóptese en la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos el subsistema interno de gestión documental y archivos, en adelante SIGA, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto Distrital 514 de 2006.

Principios rectores. Las unidades de información de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos, harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad, garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución Política, la conservación y salvaguarda del patrimonio cultural y la participación de la comunidad y el control ciudadano en los términos previstos en la ley.

Principios generales. Los principios generales que rigen el SIGA, la función archivística y la gestión documental, se fundamentan en los siguientes principios:

a) El establecimiento de políticas y normas.

b) La asignación de responsabilidades y competencias.

c) La fijación y promulgación de procedimientos y directrices.

d) La prestación de servicios relacionados con su gestión y uso.

e) El diseño, la implementación y la administración de sistemas especializados para gestión documental.

f) La integración de la gestión de documentos de archivo en los sistemas y los procesos de la organización.

g) La integración y el apoyo al sistema de gestión de calidad y el modelo estándar de control interno.

h) La realización de sus procesos de manera ordenada, eficaz y responsable.

i) La prestación de servicios de calidad.

j) Constituir fuente primaria en la definición de políticas y normativas orientadas a la toma de decisiones a nivel directivo.

k) Garantizar la continuidad de la gestión administrativa de la unidad. En casos de catástrofe, mediante la aplicación de los planes de contingencia definidos por el grupo de gestión documental.

l) Dar cumplimiento a la legislación y normativas archivísticas orientadas al buen desarrollo de su función.

m) Apoyar y soportar la gestión jurídica de la unidad.

n) Ser fuente de información que soporte los procesos misionales de la unidad, y que proteja a su vez los intereses de la unidad, de sus servidores públicos y del ciudadano en general.

o) Apoyar y respaldar las actividades investigativas, protegiendo y difundiendo la memoria institucional e histórica del Distrito.

p) Ser fuente de información que proporcione evidencias acerca de actividades personales, culturales y de la unidad, como producto de sus funciones y de los fondos que custodia.

q) Respaldar el establecimiento de la identidad institucional de la unidad.

r) Garantizar la conservación de la memoria institucional de la unidad.

Normatividad archivística aplicable. Para los efectos de la presente resolución, forma parte integral de este acto administrativo el marco normativo en materia de gestión documental y archivística.

Términos y definiciones. Con el fin de garantizar la comprensión de los conceptos archivísticos que estructuran al subsistema interno de gestión documental y archivos de la UAESP, se adoptan los conceptos citados en la Ley 594 de 2000-Ley general de archivos, la guía para la organización de fondos acumulados del archivo de Bogotá, y el manual para la organización de Fondos Acumulados del Archivo General de la Nación, documentos que hacen parte integral de este acto administrativo, así como también el glosario de términos generales empleados en materia archivística.

(Anexo 1).

Unidades de información del subsistema interno de gestión documental y archivos (SIGA). El subsistema interno de gestión documental y archivos (SIGA), se encuentra conformado por los archivos de gestión, el archivo central, la unidad de correspondencia, el centro de documentación y cualquier otro nivel de archivo o unidad de información que se defina en el futuro por la unidad, con base en los siguientes conceptos:

a) Archivos de gestión: Comprenden la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite es realizado para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

b) Archivo central: Unidad administrativa que coordina, custodia y controla la gestión de la información y los documentos transferidos desde los archivos de gestión, una vez finalizado su trámite y cumplido su periodo de retención.

c) Archivo histórico: Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central y por decisión del correspondiente comité de gestión documental, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura, para el caso de la UAESP, el archivo histórico es el archivo de Bogotá.

d) Centro de documentación: Tiene como objeto la recopilación, organización, registro, clasificación, difusión, conservación y sistematización de la documentación necesaria para servir de apoyo a la investigación y generación de nuevo conocimiento en el área de los servicios públicos a cargo de la unidad.

e) Unidad de correspondencia: Tiene como objetivo la gestión de manera centralizada y normalizada de los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones oficiales de la unidad.

Funciones del subsistema interno de gestión documental y archivos SIGA. La dirección corporativa y de control interno disciplinario de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos, en su calidad de dependencia responsable del SIGA, con el apoyo del grupo de gestión documental, cumplirá las siguientes funciones:

a) Planear, dirigir y controlar los procesos y procedimientos requeridos para que la gestión documental, el archivo y la correspondencia se lleven a cabo de una manera técnica.

b) Dirigir los procesos de recepción, envío y distribución de la correspondencia.

c) Dirigir los procesos de conservación, organización, inventario, servicio y control de la documentación del archivo central.

d) Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión con el fin de que la producción, administración y archivo de la documentación se ajuste a los estándares y manuales establecidos para la dependencia.

e) Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión para que la retención, selección y eliminación se haga acorde con los estándares y manuales establecidos y precisar los cronogramas de transferencia.

f) Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión sobre las reglas que deben observarse para el servicio y consulta de los documentos.

g) Hacer el monitoreo en los archivos de gestión para controlar el cumplimiento de las políticas, reglas y estándares.

h) Velar porque las transferencias de documentación con valor secundario se lleve a cabo de acuerdo con la normativa y protocolos correspondientes.

i) Mantener actualizados el cuadro de clasificación, los cuadros de valoración, las tablas de retención, y demás herramientas estándares requeridas para la gestión documental.

j) Elaborar y mantener actualizado el manual de procesos y procedimientos para la gestión documental, el archivo y la correspondencia.

k) Elaborar los instrumentos de control necesarios.

l) Convocar el comité de gestión documental de la entidad.

m) Gestionar los recursos presupuestales requeridos para el óptimo funcionamiento de las unidades de información con que cuente la unidad.

n) Coordinar el personal bajo su dirección.

o) Coordinar la gestión de procesos archivísticos y de gestión documental con las dependencias responsables del sistema integrado de gestión, del sistema de gestión de calidad y los órganos de control interno.

ART. 2º—Estructura del subsistema interno de gestión documental y archivos SIGA. El subsistema interno de gestión documental estará conformado de la siguiente manera:

Órganos de dirección, coordinación y asesoría

Los órganos encargados de dirigir y coordinar la función archivística de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos, en orden jerárquico son:

1. Archivo General de la Nación: La Ley 80 de 1989 asignó al Archivo General de la Nación la función de fijar las políticas y reglamentos del manejo general de archivos.

2. Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. - Archivo de Bogotá: La Secretaría General es la encargada de formular las políticas para el fortalecimiento de la función administrativa de la Alcaldía Mayor de Bogotá, de los organismos y entidades distritales, delegación que fue formalizada mediante el Decreto 094 del 2006, en el artículo 25 del citado decreto, otorga entre otras facultades, a la dirección de archivo de Bogotá, la de formular las políticas y reglas que rige la función archivística en las entidades de la administración distrital, y en aquellas del sector privado que cumplen funciones públicas en el Distrito Capital, en su carácter de ente rector del sistema distrital de archivos.

3. Sistema de información administrativo del Distrito Capital: El subsistema interno de gestión documental y archivos (SIGA) de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos, forma parte del sistema de información administrativo del Distrito Capital, y como tal, hará parte integral del sistema integrado de gestión, del sistema de gestión de calidad y del modelo estándar de control interno.

4. Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos.

En la unidad será la dirección corporativa y de control interno disciplinario, la encargada de dirigir y coordinar la función archivística y por tanto, atenderá y desarrollará los procesos y procedimientos propios de la función archivística y de la gestión documental, regulados por el subsistema interno de gestión documental y archivo (SIGA).

5. Comité de gestión documental: Será el órgano asesor de la dirección general de la unidad, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos del subsistema interno de gestión documental y archivos SIGA

6. Grupo de gestión documental: Se encargara de apoyar al director corporativo y de control interno disciplinario en la coordinación, operación, control y seguimiento de la administración del SIGA y dirigirá los procesos y procedimientos propios de la función archivística, de acuerdo con las políticas definidas por los órganos de dirección, coordinación y asesoría.

ART. 3º—Del comité de gestión documental. Se establece como órgano asesor de la dirección general, cuyo objetivo principal será coordinar y controlar las actividades de la gestión de documentos, la administración de los archivos y de las unidades de información.

El comité de gestión documental estará conformado por:

a) El director corporativo y de control interno disciplinario o su delegado, quien ejercerá la presidencia.

b) El director jurídico o su delegado.

c) El jefe de la oficina asesora de planeación o su delegado.

d) El profesional responsable del área de archivo y recursos físicos o su delegado, quien ejercerá la secretaría.

e) El asesor de control interno, será invitado a las reuniones del comité de gestión documental con voz pero sin voto.

El comité de gestión documental podrá invitar eventualmente a sus sesiones a los funcionarios o particulares que aporten elementos de juicio a temas específicos.

Reuniones: El comité se reunirá ordinariamente como mínimo dos (2) veces al año; extraordinariamente cuando las circunstancias lo ameriten y su convocatoria la realizará el secretario del mismo, en forma escrita.

De cada reunión se levantara el acta correspondiente, la cual será firmada por el presidente, el secretario y los asistentes al comité.

Decisiones: El comité de gestión documental deliberará con la asistencia de la mitad más uno de sus miembros y las decisiones se tomaran por mayoría de votos.

Funciones: Son funciones del comité de gestión documental:

1. Analizar, aprobar y adoptar políticas, planes y programas que regulen la función archivística de la entidad, de acuerdo con las disposiciones legales existentes sobre la materia, buscando el mejoramiento de los procesos administrativos y técnicos de gestión documental.

2. Evaluar los procedimientos y reglamentos internos relacionados con la materia, para disponerlos en la dirección general para su adopción.

3. Aprobar y hacer seguimiento al programa de gestión documental de la unidad.

4. Aprobar y hacer seguimiento al programa de desarrollo de colecciones del centro de documentación de la unidad.

5. Propender por la asignación y el cumplimiento del presupuesto suficiente para la administración y funcionamiento de los procesos relacionados con la gestión documental y de información de la entidad.

6. Estudiar y aprobar las propuestas de selección y conservación y/o eliminación de documentos, según lo establecido en la tabla de retención documental y la tabla de valoración documental de la unidad.

7. Definir y aprobar los niveles de acceso a la información, de conformidad con lo establecido en el artículo 5º del Acuerdo 07 de 1994 del Archivo General de la Nación.

8. Recomendar a la dirección general la adquisición de equipos y la contratación de servicios especializados y obras para garantizar la continuidad de los procesos de modernización y racionalización de la administración documental a través de medios técnicos, electrónicos. Informáticos, ópticos o telemáticos.

9. Proponer e implementar la organización y conservación del patrimonio documental histórico de la unidad.

10. Llevar y mantener un archivo de gestión acorde con sus funciones.

11. Las demás que sean requeridas, o le sean asignadas por norma legal o autoridad competente.

ART. 4º—Del grupo de gestión documental. El grupo de gestión documental, estará encargado de apoyar al director corporativo y de control interno disciplinario en la coordinación, control y seguimiento de las unidades de información con que cuente la unidad, tendrá la competencia para dirigir los procesos y procedimientos propios de la función archivística, de conformidad con el artículo 5º y 7º del Decreto Distrital 514 de 2006. Trabajará sujeto a los principios de la ética profesional, a las leyes y disposiciones que regulan su labor y actuará guiado por los valores de una sociedad democrática que les confía la misión de organizar, conservar y servir la documentación que hace parte del patrimonio documental de la Nación.

El grupo de gestión documental estará conformado por funcionarios y/o contratistas del nivel profesional, técnico y asistencial que apoyan la gestión documental en las diferentes unidades de información de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos, así:

— Gestión documental: El asesor de gestión documental

— Archivo central: Un delegado

— Archivos de gestión: Dos delegados

— Centro de documentación: Un delegado

— Unidad de correspondencia: Un delegado

— Sistema integrado de gestión de la unidad: Un delegado

PAR.—El director corporativo y de control interno disciplinario informará de la composición del grupo a los directores y jefes de oficina. Así mismo, podrá solicitar la colaboración y el apoyo del personal de la unidad en las actividades que realiza el grupo operativo.

Personal profesional y técnico: La dirección corporativa y de control interno disciplinario debe garantizar que se cuente con el profesional idóneo y el personal técnico requerido, de acuerdo al volumen de producción documental, los servicios que deben ser prestados, las unidades de información y los niveles de archivo que existan en la unidad.

PAR.—Se entiende por profesional idóneo aquel que pueda acreditar título en archivística o similar, y experiencia específica en el manejo de los temas propuestos.

Programa de gestión documental: El grupo de gestión documental apoyara en el diseño y ajustes del programa de gestión de documento, en cuya aplicación deberá observarse principios y procesos archivísticos.

Informes: El grupo de gestión documental debe elaborar el informe anual sobre el estado de la administración documental de la unidad, el cual debe ser presentado por el director corporativo y de control interno disciplinario al archivo de Bogotá.

ART. 5º—Otras disposiciones de carácter administrativo. Procesos de contratación. La dirección corporativa y de control interno disciplinario, remitirá al archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., los pliegos de condiciones de los distintos procesos de contratación que desarrolle la unidad y cuyo objeto esté referido a las actividades de gestión documental.

Disponibilidad de recursos. La dirección corporativa y de control interno disciplinario es responsable de generar las acciones y recursos requeridos para soportar el funcionamiento del subsistema interno de gestión documental y archivo (SIGA), para lo cual deberá definir los recursos necesarios para la gestión e incluirlos en el plan de presupuesto anual de la unidad.

Recursos informáticos. La dirección corporativa y de control interno disciplinario, dispondrá de los recursos informáticos requeridos para el buen funcionamiento del SIGA.

Responsabilidades de los servidores públicos. Los servidores públicos de la unidad son responsables de la producción y gestión de los documentos de acuerdo a las políticas y reglas que rigen el SIGA; la Ley 734 de 2002, o Código Disciplinario Único, en cuanto a la custodia y cuidado de la documentación e información que por razón de su cargo función o actividad contractual genere o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebida de la misma.

ART. 6º—Vigencias y derogatorias.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones anteriores.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 15 de abril de 2010.