Superintendencia de Notariado y Registro

RESOLUCIÓN 2100 DE 2014 

(Febrero 26)

“Por la cual se deroga la Resolución 5694 del 24 de julio de 2009”.

El Superintendente de Notariado y Registro,

en ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas en los numerales 1º y 2º del artículo 12 y numeral 3º del artículo 13 del Decreto 2163 de2011 y,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 339 de la Constitución Política establece para el Plan Nacional de Desarrollo el señalamiento de propósitos, objetivos, metas, estrategias y orientaciones generales para el cumplimiento de la política económica, social y ambiental y consecuencialmente la evaluación de los resultados.

Que el artículo 2º, inciso 1º literal h) de la Ley 87 de 1993 establece: “Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características”.

Que la Ley 489 de 1998 facilita a las entidades del orden nacional el establecimiento de políticas y mecanismos de control para racionalizar trámites, métodos y procedimientos de trabajo en forma armónica, dinámica, efectiva, flexible y suficiente con el sistema de control interno de las instituciones públicas, para que, mediante la aplicación de instrumentos idóneos de gerencia, fortalezcan el cumplimiento cabal y oportuno de las funciones del Estado.

Que el artículo 12 del Decreto 2145 de 1999 consagra: “Planeación. La planeación concebida como una herramienta gerencial que articula y orienta las acciones de la entidad, para el logro de los objetivos institucionales en cumplimiento de su misión particular y los fines del Estado en general, es el principal referente de la gestión y marco de las actividades del control interno puesto que a través de ella se definen y articulan las estrategias, objetivos y metas.

Que el artículo 2º de la Ley 872 de 2003, establece, que “El sistema de gestión de la calidad se desarrollará y se pondrá en funcionamiento en forma obligatoria en los organismos y entidades del sector central y del sector descentralizado por servicios de la Rama Ejecutiva del poder público del orden nacional (...).

Que el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, establece la obligación de adoptar el modelo estándar de control interno para el Estado colombiano - MECI 1000: 2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar implementar y mantener un sistema de control interno en las entidades públicas conforme a la Ley 87 de 1993; que el artículo 2º precisa que el establecimiento y desarrollo del sistema de control interno será responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad y de los jefes de cada dependencia, así como de los demás funcionarios de la misma;

Que dentro de la estructura del modelo estándar de control interno MECI 1000: 2005, existe un componente denominado actividades de control, el cual forma parte del subsistema de control de gestión y que dentro de éste se debe desarrollar el elemento de indicadores.

Que el Decreto 4485 de 2009, adoptó la actualización de la norma técnica de calidad en la gestión pública y en el artículo segundo menciona que los organismos y entidades a las cuales se les aplica la Ley 872 de 2003, deberán realizar los ajustes necesarios para adaptar sus procesos a la nueva versión de la. norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000 versión 2009.

Que todos los documentos del sistema de gestión de calidad, de los que habla el numeral 4.2.1 de la norma NTC 1000: 2009, en la Superintendencia de Notariado y Registro se encuentran publicados en la página web para uso y consulta obligatoria de los clientes internos.

Que el manual de indicadores se encuentra elaborado y publicado en la página web con el fin de facilitar la medición, análisis y mejora de los procesos de la entidad y para demostrar los requisitos del producto y/o servicio, asegurarse de la conformidad del sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad.

RESUELVE:

ART. 1º—Derogar la Resolución 5694 del 24 de julio de 2009 en razón a que la documentación del sistema de gestión de calidad de acuerdo con la norma NTCGP 1000:2009 en el numeral 4.2. Gestión documental debe incluir:

1. Literal c) "los procedimientos documentados y los registros en esta norma", y

2. literal d) "los documentos incluidos los registros, requeridos por la entidad para el cumplimiento de sus funciones y que le permitan asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos", norma esta que define que en un solo documento se puede incluir los requisitos necesarios para uno o más procedimientos.

ART. 2º—Adóptase conforme a la nueva norma de gestión de la calidad del sector público NTCGP 1000:2009, el manual de indicadores que se encuentra publicado en la página de la superintendencia, para la medición, análisis y mejora de todos los procesos y procedimientos. En virtud de esta norma la oficina asesora de planeación actualizará el manual de indicadores de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de control de documentos de la superintendencia.

ART. 3º—De acuerdo con las funciones indicadas en el artículo 15 del Decreto 2163 de 2011, la oficina asesora de planeación facilitará a los clientes internos el manual de indicadores para la formulación y elaboración de la planeación estratégica y la medición de sus resultados y el desempeño institucional, adaptado a la norma técnica de calidad NTCGP 1000 versión 2009.

ART. 4º—Esta resolución rige a partir de la fecha de su expedición y debe ser publicada en la página web de la entidad.

Comuníquese y cúmplase.