Ministerio de la Protección Social

RESOLUCIÓN 2114 DE 2010 

(Junio 9)

“Por la cual se adoptan instrumentos y se define el procedimiento para el giro de los recursos del régimen subsidiado del sistema de seguridad social en salud por parte de la entidades territoriales y se dictan otras disposiciones”.

(Nota: Modificada en lo pertinente por la Resolución 3459 de 2010 artículo 3° del Ministerio de la Protección Social)

El Ministro de la Protección Social,

en ejercicio de sus atribuciones legales, en especial de las conferidas por el artículo 4º del Decreto 1965 de 2010 y el artículo 2º del Decreto 205 de 2003, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo previsto por la legislación vigente, los recursos de salud deben ser administrados por las entidades territoriales a través de los fondos territoriales de salud, en cuentas maestras en las cuales se efectúa el recaudo y el gasto del régimen subsidiado en salud;

Que para efectos de realizar el pago correspondiente al aseguramiento de la población del régimen subsidiado, el ente territorial debe manifestar su conformidad con los contenidos de la base de datos única de afiliados —BDUA—, en su jurisdicción y proceder a dar las instrucciones pertinentes para el giro, de conformidad con lo establecido en el Decreto 1965 de 2010;

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 4º del Decreto 1965 de 2010, la declaración de giro y aceptación de saldos “es el instrumento mediante el cual la entidad territorial acepta que los contenidos de la BDUA corresponden a los afiliados por ella cargados en la misma, acepta la liquidación de las UPC-S y autoriza las operaciones débito y crédito de las cuentas maestras de los fondos territoriales de salud a las cuentas de los beneficiarios registrados, previa verificación que el Ministerio de la Protección Social realice sobre la misma, de acuerdo con la reglamentación que para el efecto expida dicha entidad (...)”;

Que de acuerdo con lo anterior y para garantizar la correcta destinación de estos recursos, el Ministerio de la Protección Social debe verificar que las operaciones débito de la cuenta maestra y crédito a las entidades promotoras de salud del régimen subsidiado - EPS-S, y a los prestadores de servicios, correspondan efectivamente a los afiliados a dicho régimen, razón por la cual se hace necesario adoptar instrumentos y definir el procedimiento para el giro de los recursos del régimen subsidiado del sistema de seguridad social en Salud por parte de las entidades territoriales,

RESUELVE:

ART. 1º—Declaración de giro y aceptación de saldos (DGAS). Adóptese la declaración de giro y aceptación de saldos de que trata el artículo 4º del Decreto 1965 de 2010, contenida en el anexo técnico 1, el cual hace parte integral de la presente resolución.

ART. 2º—Plazo para el diligenciamiento de la DGAS. Este formato debe ser diligenciado y remitido con firma electrónica por las entidades territoriales al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, a más tardar el primer (1er) día hábil del mes en el que se debe realizar el giro correspondiente, entidad que validará la información contenida en la DGAS y certificará el giro de aquella que se encuentre debidamente diligenciada. La información sobre los giros validados será publicada en la página web del Fosyga el tercer (3er) día hábil del mes en el que se debe realizar el giro.

PAR. 1º—La firma electrónica de que trata el presente artículo debe ser expedida por una certificadora abierta debidamente autorizada para operar en el territorio nacional.

PAR. 2º—En el evento en que la entidad territorial no cuente con firma digital, deberá tramitarla en un plazo máximo de 30 días, contados a partir de la vigencia de la presente resolución. Durante dicho plazo, la DGAS podrá ser remitida digitalizada al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, para efectos probatorios y, a través del operador de información, el archivo correspondiente, en la estructura exigida para el efecto, que incluirá la firma electrónica de dicho operador.

ART. 3º—Declaración de beneficiarios de las EPS-S (DBEP). La declaración de beneficiarios de las EPS-S, es el instrumento mediante el cual la entidad promotora de salud del régimen subsidiado de salud - EPS-S, con la periodicidad definida para los giros de dicho régimen, identifica plenamente a los beneficiarios de los pagos que por su cuenta hará la entidad territorial, define el valor que corresponde pagar a dichos beneficiarios por el periodo de que se trate y solicita a la entidad territorial efectuar, por su cuenta, este pago, cuyo formato obra en el anexo técnico 2, que hace parte integral de la presente resolución.

PAR.—La declaración de que trata el presente artículo deberá ser diligenciada por cada una de las EPS-S para cada entidad territorial y presentada a dicha entidad a más tardar el décimo sexto (16) día hábil del mes anterior al cual se debe realizar el giro de los recursos a las EPS-S. La entidad territorial incluirá aquellos beneficiarios que de acuerdo con la reglamentación vigente también son objeto de giro del fondo territorial, como la Superintendencia Nacional de Salud, los impuestos y los valores de las interventorías, entre otros.

ART. 4º—Registro de beneficiarios de los recursos del régimen subsidiado (RBRS). El registro de beneficiarios de los recursos del régimen subsidiado, es el instrumento mediante el cual la entidad promotora de salud del régimen subsidiado de salud - EPS-S, le informa a la entidad territorial las cuentas bancarias donde sus beneficiarios recibirán los giros efectuados por el fondo territorial de salud y respecto de los cuales le solicita a la entidad territorial el pago de unos servicios, cuyo formato obra en el anexo técnico 3, que hace parte integral de la presente resolución.

PAR. 1º—El formato de que trata el presente artículo, solo deberá ser diligen­ciado por las EPS-S en caso de que exista alguna modificación en las cuentas de los beneficiarios reportadas por estas para el primer giro efectuado en el año 2010, respecto de la información remitida al Ministerio de la Protección Social y publicada por este.

En el evento de que no existan modificaciones en las cuentas de los beneficiarios y por ello la EPS-S no diligencie el formato, se entiende que continúan vigentes los datos anteriores y será el Ministerio de la Protección Social a quien le corresponde informar a la entidad territorial las cuentas que fueron reportadas por cada EPS-S para efectos del primer giro directo del año 2010.

PAR. 2º—Para efectos del giro de los recursos a los beneficiarios, estos sola­mente podrán inscribir una cuenta bancaria nacional a la cual los fondos territoriales de salud giren los recursos.

ART. 5º—Liquidación de las UPC-S. La liquidación de la UPC-S la debe hacer la entidad territorial con base en la información de los registros de sus afiliados al

Régimen subsidiado, suministrada por el Fosyga el décimo sexto (16) hábil del mes anterior al cual se debe realizar el giro de los recursos a las EPS-S.

ART. 6º—Disposición de los recursos en las cuentas maestras del régimen subsidiado. Los recursos del régimen subsidiado deben estar disponibles en la respectiva cuenta maestra de las entidades territoriales de la siguiente forma:

1. Sistema general de participaciones. Los girará la Nación de acuerdo con las normas vigentes.

2. Fosyga - Nación. Los girará a más tardar el 5º día hábil del mes en el que se debe realizar el giro de acuerdo con la DGAS, siempre y cuando esta haya sido certificada por el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga.

3. Las demás fuentes deben ingresar a más tardar el día siguiente a su recaudo y estarán disponibles a más tardar el tercer (3er) día hábil del mes en el que se debe realizar el giro.

ART. 7º—Mecanismos del giro de los recursos del régimen subsidiado. Para el giro de los recursos del régimen subsidiado, la entidad territorial deberá optar por realizarlo directamente o a través de un operador de información de PILA debidamente autorizado para tal fin por el Ministerio de la Protección Social, y cuyo proveedor de tecnología deberá contar con certificación ISO 27001 para este proceso a más tardar en un año, contado a partir del inicio de la operación de giro del régimen subsidiado.

PAR. 1º—La entidad territorial deberá informar a más tardar el 10 de junio de 2010 al Ministerio de la Protección Social, si ha resuelto no utilizar los servicios del operador de información. Si a la fecha aquí establecida la entidad territorial no ha informado al ministerio el mecanismo a utilizar, se entenderá que el giro lo hará el operador de información de PILA definido por el Ministerio de la Protección Social. Las decisiones a las que se refiere el presente parágrafo serán publicadas por el Ministerio de la Protección Social.

PAR. 2º—(Derogado).* Las entidades territoriales que decidan realizar el giro directamente, deberán anexar a la comunicación que envíen al Ministerio de la Protección Social, el manual de procedimiento para el giro de los recursos del Régimen Subsidiado que contenga por lo menos lo siguiente:

1. El mecanismo de dispersión de fondos automático que garantice que los recursos se debitarán en una sola transacción y que se acreditarán a todos los beneficiarios en un solo proceso y que estas transacciones de débito y crédito se realizarán el mismo día, de acuerdo con las fechas establecidas en la presente resolución. Este proceso deberá contar con certificación ISO 27001 a más tardar en un año, contado a partir del inicio de la operación del giro del régimen subsidiado regulado mediante la presente resolución.

2. El mecanismo de entrega de la información que deberán recibir tanto las EPS-S como el Ministerio de la Protección Social, en las fechas y formatos establecidos en esta resolución. Este proceso deberá contar con certificación ISO 27001 a más tardar en un año, contado a partir del inicio de la operación de giro del régimen subsidiado regulado mediante la presente resolución.

3. La certificación de la firma digital por utilizar en los procesos de envío de in­formación relacionados en esta resolución. Esta firma digital debe ser expedida por una certificadora abierta, legalmente autorizada para operar en el territorio nacional.

*(Nota: Derogado el parágrafo 2° del presente artículo por la Resolución 3459 de 2010 artículo 3° del Ministerio de la Protección Social)

PAR. 3º—Cuando el mecanismo de giro sea a través de operador de informa­ción, este debe apoyar técnicamente a la entidad territorial en la realización de las actividades descritas en los artículos 2º, 3º, 5º y 8º de la presente resolución. Este apoyo técnico será evaluado por el Ministerio de la Protección Social y de acuerdo con esta evaluación, podrá determinar el cambio de Operador de Información.

ART. 8º—Giro de los recursos del régimen subsidiado de salud. Para realizar los giros de los recursos del régimen subsidiado de salud deberán surtirse los siguientes procesos:

1. La entidad territorial deberá habilitar, por una sola vez, a más tardar el 15 de junio de 2010, al operador de información que le haya asignado el Ministerio de la Protección Social para que en su nombre realice los archivos de dispersión para debitar de la cuenta maestra correspondiente la DGAS, cuando el mecanismo de giro seleccionado haya sido el de operador de información.

2. La entidad territorial o el operador de información, según sea el mecanismo de giro seleccionado, deberá, mediante los mecanismos de dispersión de fondos autorizados, hacer los créditos correspondientes a las EPS-S y demás beneficiarios señalados en la DBEP y en la RBRS, junto con los giros propios del fondo territorial, como la Superintendencia Nacional de Salud, los impuestos y los valores de las interventorías, entre otros, el mismo día. Estas operaciones financieras se deben hacer entre el séptimo (7º) y octavo (8º) día hábil del mes en el que se debe realizar el giro.

3. La entidad territorial o el operador de información, según sea el mecanismo de giro seleccionado, una vez realizadas las transacciones financieras y a más tardar el día hábil siguiente a su realización, deberán informar el detalle de dichas transacciones, mediante la remisión de los siguientes archivos:

a) A las entidades territoriales:

i) Los datos correspondientes a cada uno de los campos de la DGAS, ordenados por las EPS-S que operan en la respectiva jurisdicción territorial.

ii) La información detallada de los pagos realizados a los beneficiarios por entidad territorial por cuenta de cada EPS-S y por cuenta del Fondo Territorial de Salud.

b) A las EPS-S:

i) La información detallada de los afiliados pagados por la entidad territorial para la respectiva EPS-S.

ii) La información detallada de los pagos realizados a los beneficiarios por la entidad territorial por cuenta de la respectiva EPS-S, de conformidad con la DBEP.

c) Al Ministerio de la Protección Social:

i) La información detallada de los afiliados pagados por cada entidad territorial a cada EPS-S.

ii) La información detallada de los pagos realizados a los beneficiarios por cada entidad territorial por cuenta de cada EPS-S.

ART. 9º—Transitorio. Para el giro correspondiente al bimestre junio y julio de 2010, los plazos para cumplir las obligaciones señaladas en la presente resolución, son los siguientes:

i) La información para el administrador de los recursos del Fosyga, deberá estar disponible a más tardar el 28 de mayo de 2010.

ii) La DBEP deberá ser enviada a más tardar el 11 de junio de 2010.

iii) La RBRS deberá ser enviada, incluyendo aquellos beneficiarios que no hayan sido ya remitidos al Ministerio de la Protección Social a más tardar el 11 de junio de 2010.

iv) La DGAS debe ser enviada a más tardar el 21 de junio de 2010 al Fosyga y será publicada por el mismo en su página web, dentro de los tres (3) días siguientes a su recibo y el giro se realizará dentro de los dos (2) días hábiles siguientes.

ART. 10.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 9 de junio de 2010.

(Nota: Modificada en lo pertinente por la Resolución 3459 de 2010 artículo 3° del Ministerio de la Protección Social)

Anexo técnico 1

Declaración de giro y aceptación de saldos del régimen subsidiado en salud – DGAS.

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Resolución 2308 de 2010 artículos 1° y del Ministerio de la Protección Social)

La entidad territorial correspondiente enviará al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, un archivo plano que contenga la DGAS para autorización de giros del régimen subsidiado en salud, desde los fondos de salud, en las fechas previstas en la presente resolución. El envío de estos archivos se hará mediante la plataforma que para tal fin disponga el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga. Los archivos deberán ser firmados digitalmente.

En el evento en que la entidad territorial carezca de la firma digital, deberá suscribir el formato de aceptación de la DGAS que se adopta mediante la pre­sente resolución y remitirlo en forma digital (.pdf) al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, al Ministerio de la Protección Social y al operador de información cuando corresponda, mientras obtiene la firma digital para lo cual dispondrá de un plazo máximo de 30 días a partir de la entrada en vigencia del Decreto 1964 de 2010.

De conformidad con lo previsto en el parágrafo 2º del artículo 6º del Decreto 1965 de 2010, si pasados dos (2) días hábiles de la fecha límite para realizar la DGAS la entidad territorial no la ha efectuado ni por sí ni a través del operador de información, este último la realizará de conformidad con la información dispuesta por parte del administrador fiduciario de los recursos del Fosyga para ello, según las instrucciones del Ministerio de la Protección Social.

Especificaciones técnicas para la DGAS

La estructura del archivo plano mediante el cual se reporta la información se conforma con las siguientes especificaciones:

1. Estructura y especificación del nombre de los archivos.

El nombre de los archivos de la información a reportar debe cumplir con el siguiente estándar:

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2. Estructura y especificación del formato de los archivos.

El archivo de información del manejo de la DGAS está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para identificar la fuente de información y varios tipos de registros de detalle los cuales se describen a continuación:

— Registro tipo 2: Presenta el detalle de la liquidación de UPC-S.

— Registro tipo 3: Presenta el resumen de la liquidación a las EPS-S.

— Registro tipo 4: Presenta el detalle de los giros a realizar a cada uno de los beneficiarios.

— Registro tipo 5: Presenta los totales de los giros a realizar a los beneficiarios.

— Registro tipo 6: Presenta el valor total que debe ser girado.

Cada registro está conformado por campos, los cuales van separados por el carácter punto y coma (;) los campos que no llevan ningún valor deben reportarse en el archivo como;;

Las entidades territoriales deberán reportar los registros así:

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2.1. Registro tipo 1- Registro de control.

Es obligatorio para todas las fuentes de información. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados.

 

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2.2. Registro tipo 2 - registro de detalle de liquidación de UPC-S.

Este registro tipo 2 detalla la liquidación de las UPC-S a realizar a cada afiliado. La suma de los campos numéricos de todos los registros correspondientes a una EPS deberá ser igual a los campos respectivos en el registro tipo 3. En caso de no existir detalle para la liquidación no deberá reportarse este registro.

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Con la información dispuesta por el administrador del encargo fiduciario del Fosyga la entidad territorial o el operador de Información deben hacer la liquidación de la DGAS, para lo cual deben diligenciar los campos del 1 al 22. No se deben incluir nuevos registros o afiliados diferentes a los que haya dispuesto el Fosyga para tal fin, de acuerdo con esta resolución. El campo 23 debe ser diligenciado por el Fosyga en el proceso de verificación de la DGAS.

Para la liquidación la entidad territorial y el operador de información deben tener en cuenta las siguientes reglas:

1. Validar los valores que de acuerdo con las asignaciones y los contratos de aseguramiento del régimen subsidiado se tengan para cada periodo, por cada entidad territorial y para el caso de las cajas de compensación familiar (CCF), adicionalmente por cada EPS-S. Estos valores los suministra el Ministerio de la Protección Social y el Fosyga al operador de información asignado a la entidad territorial correspondiente.

2. Calcular el valor de la UPC-S de cada afiliado, de acuerdo con sus características y valores de UPC-S vigentes.

La entidad territorial o el operador de información, enviarán al administrador del encargo fiduciario de los recursos del Fosyga, en las fechas definidas para este fin, un archivo plano que incluya los registros tipos 1, 2 y 3, para su verificación, la cual consistirá en validar que la información de los afiliados corresponda a la dispuesta para este fin por el mismo Fosyga y que la liquidación de la UPC-S esté calculada correctamente. Como consecuencia de la validación el Fosyga producirá el campo número 23 del registro tipo 2 y los campos 17 al 23 del registro tipo 3.

2.3. Registro tipo 3 - registro de resumen de liquidación a las EPS-S.

Este registro tipo 3 es obligatorio para todas las entidades territoriales. En caso de no existir liquidación para el período reportado deberá enviarse un solo registro con los campos requeridos sin ningún valor.

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Los campos del 1 al 16 los debe diligenciar la entidad territorial o el operador de información en el proceso de liquidación de la DGAS. Los campos del 17 al 23 deben ser diligenciados por el Fosyga en el proceso de verificación de la DGAS. Los campos del 24 al 26 deben ser diligenciados por el operador de información o la entidad territorial después del proceso de verificación de la DGAS por parte del Fosyga y antes del giro de los recursos.

Para la liquidación la entidad territorial y el operador de información deben tener en cuenta las siguientes reglas que afectan el registro tipo 3:

1. Cuando la EPS-S sea una caja de compensación familiar (CCF) y administre directamente los recursos de que trata el artículo 217 de la Ley 100 de 1993, el cálculo del giro de las UPC-S se hará utilizando en primera instancia esta fuente, sin situación de fondos. Si el valor total de las UPC-S excede esta fuente, se aplicarán las otras, comenzando por el SGP, luego el esfuerzo propio y por último, el Fosyga.

2. Los recursos del SGP se deben distribuir en su totalidad, en proporción al valor de la sumatoria de las UPC-S correspondientes a cada EPS-S en cada periodo. En el caso de que la aplicación de esta proporción arroje un valor para una EPS-S superior al que le corresponde según el número de afiliados, la diferencia se redistribuirá entre las otras EPS-S de la entidad territorial aplicando la misma proporción.

3. Una vez distribuidos los recursos de las CCF y del SGP y si aún faltan recursos para cubrir las UPC-S liquidadas a cada EPS-S en cada periodo, se deben distribuir los recursos del esfuerzo propio de la entidad territorial con la misma metodología del numeral 2º anterior. Estos recursos se deben aplicar proporcionalmente al valor de las UPC-S liquidadas de cada EPS-S sin exceder el valor total de la UPC-S de cada una de las EPS-S S de la entidad territorial correspondiente.

4. Una vez realizado lo dispuesto en los numerales anteriores, en caso de no completarse el valor de la UPC-S liquidadas a cada EPS-S, la diferencia se cubrirá con los recursos del Fosyga.

Para la verificación de la DGAS el Fosyga debe tener en cuenta las siguientes reglas que afectan el registro tipo 3:

El valor de las UPC-S de los afiliados que hayan sido glosados por el Fosyga en el proceso de verificación de la DGAS se descontará en el siguiente orden:

a) Del valor contenido en el campo 16 hasta agotarlo, de ser necesario, reflejando el resultado en el campo 21.

b) Si el valor reflejado en el campo 21 ha llegado a cero, del valor contenido en el campo 15 hasta agotarlo de ser necesario, reflejando el resultado en el campo 20.

c) Si el valor reflejado en el campo 20 ha llegado a cero, del valor contenido en el campo 14 hasta agotarlo de ser necesario, reflejando el resultado en el campo 19.

Una vez recibida la DGAS verificada por el Fosyga, el operador de información debe validar con la entidad territorial la disponibilidad real de los recursos del esfuerzo propio y debe proceder de la siguiente forma:

Si la suma del valor del campo 20 de todas las EPS-S del registro tipo 3 del anexo técnico 1, es mayor que el valor que la entidad territorial tiene como esfuerzo propio en la cuenta maestra para el correspondiente periodo, se debe:

a) Calcular la diferencia entre la suma del valor del campo 20 de todas las EPS-S del registro tipo 3 del anexo técnico 1 y el valor que la entidad territorial tiene como esfuerzo propio en la cuenta maestra para el correspondiente periodo.

b) El valor calculado en el literal anterior se debe dividir proporcionalmente entre cada una de las EPS-S de acuerdo con el valor del campo 20 del registro tipo 3 del anexo técnico 1. Este valor a descontar debe ser incluido en el campo 24.

c) Calcular los valores de los campos 25 y 26.

En este evento, el operador de información debe informar al Fosyga, al Ministerio de la Protección Social y a la Superintendencia Nacional de Salud sobre la diferencia existente entre el valor del esfuerzo propio presupuestado y registrado y aquel realmente existente en la cuenta maestra del fondo territorial de salud correspondiente.

2.4. Registro tipo 4 - Registro de detalle de giros a los beneficiarios.

Este registro tipo 4 detalla los giros a realizar a cada uno de los beneficiarios del Fondo Territorial de Salud tanto EPS-S como otros beneficiarios del Fondo (Superintendencia, Interventoría, etc.,) y beneficiarios de la EPS-S incluidos en la DBEP.

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Para el cálculo de los valores a girar a los beneficiarios de cada EPS-S, se debe tener en cuenta que, descontados los valores a girar al operador de información por concepto de los registros liquidados, estos no excedan el valor a girar para la EPS-S respectiva, de acuerdo con valor del campo 26 del registro tipo 3 del anexo técnico 1. Si se excede este valor se aplicará lo siguiente:

1. Otros beneficiarios de la EPS-S.- Se les girará proporcionalmente, de conformidad con los recursos disponibles en la cuenta maestra, de acuerdo con lo solicitado en la DBEP correspondiente, resultado que se debe reflejar en el campo 16 de este tipo de registro.

2. Otros beneficiarios de la entidad territorial.-A los beneficiarios de la entidad territorial diferentes a las EPS-S solo se les girará si, liquidado el valor de las UPC-S existen recursos disponibles en la cuenta maestra, evento en el cual se distribuirán entre estos en partes proporcionalmente al valor de la obligación.

2.5. Registro tipo 5 - registro de totales de giros a los beneficiarios.

Este registro tipo 5 detalla los giros totales a realizar a cada uno de los beneficiarios.

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2.6. Registro tipo 6 - Registro de resumen del giro.

Este registro tipo 6 es obligatorio para todas las entidades territoriales.

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Los costos generados por las transacciones financieras crédito, serán cancelados por el receptor de los recursos, de acuerdo con las tarifas vigentes para las transacciones crédito de la seguridad social. En cuanto a las transacciones débito, estas serán de cargo de la entidad territorial y será el menor valor entre la pactada con la entidad financiera y la vigente para las transacciones débito de la seguridad social. Adicionalmente, las cuentas bancarias del régimen subsidiado estarán libres del GMF, por ser recursos de la seguridad social mientras no hubieren sido depositados a su beneficiario final.

Anexo técnico 2

Declaración de beneficiarios de las EPS-S DBEP

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Resolución 2308 de 2010 artículos 3° y del Ministerio de la Protección Social)

Cada EPS-S enviará a las entidades territoriales y al operador de información el archivo plano denominado “declaración de beneficiarios de las EPS-S, DBEP” para que esta autorice el giro de los recursos de que se trata desde los fondos de salud a través de la DGAS. Los archivos deberán ser firmados digitalmente.

Especificaciones técnicas para la declaración de beneficiarios de las EPS-S

La estructura del archivo plano mediante el cual se reporta la información se conforma con las siguientes especificaciones:

1. Estructura y especificación del nombre de los archivos.

El nombre de los archivos de la información a reportar debe cumplir con el si­guiente estándar:

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2. Estructura y especificación del formato de los archivos.

El archivo de información de la declaración de beneficiarios de las EPS-S está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para identificarla fuente de información y un registro tipo 2 que presenta el detalle de los giros a realizar a los beneficiarios de la EPS-S.

Cada registro está conformado por campos, los cuales van separados por el ca­rácter punto y coma (;) los campos que no llevan ningún valor deben reportarse en el archivo como;;

2.1. Registro tipo 1- Registro de control.

Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados.

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2.2. Registro tipo 2 - Registro de detalle de los giros a beneficiarios de las EPS-S.

Este registro tipo 2 es obligatorio cuando la EPS-S solicita a la entidad territorial el giro de recursos a beneficiarios.

La entidad territorial es el municipio o el departamento o el distrito.

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Anexo técnico 3

Registro de beneficiarios de los recursos del régimen subsidiado

RBRS

Cada EPS-S enviará a las entidades territoriales y al operador de información el archivo plano denominado “registro de beneficiarios de los recursos del régimen subsidiado, RBRS”. Los archivos deberán ser firmados digitalmente

Especificaciones técnicas para el registro de beneficiarios de las EPS-S

La estructura del archivo plano mediante el cual se reporta la información tiene las siguientes especificaciones:

1. Estructura y especificación del nombre de los archivos.

El nombre de los archivos de la información a reportar debe cumplir con el siguiente estándar:

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Cadro

2. Estructura y especificación del formato de los archivos.

El archivo de información RBRS está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para identificar la fuente de información y un registro tipo 2 que contiene el registro de beneficiarios de régimen subsidiado.

Cada registro está conformado por campos, los cuales van separados por el carácter punto y coma (;) los campos que no llevan ningún valor deben reportarse en el archivo como;;

2.1. Registro tipo 1- registro de control.

Es obligatorio para todas las fuentes de información. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados.

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2.2. Registro tipo 2 - registro de beneficiarios de los recursos del régimen subsidiado.

Este registro tipo 2 es obligatorio cuando se registran las cuentas de beneficia­rios de la EPS-S o cuando se eliminan las cuentas de beneficiarios de la EPS-S. Se deberá crear un registro de beneficiario por cada cuenta bancaria que sea registrada.

La entidad territorial es un municipio o un departamento o un distrito.

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Características estándar de los formatos de archivos de los anexos técnicos

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a) Todos los datos deben ser grabados como alfanuméricos en archivos planos, con extensión .txt

b) Los nombres de archivos, los datos y los campos en general deben ser grabados en letras mayúsculas y no se deben utilizar tildes.

c) El separador de campos debe ser el carácter punto y coma (;) y ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial punto y coma (;).

d) Cuando, dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir, debe ir vacío y reportarse en el archivo entre dos caracteres punto y coma, por ejemplo si entre el dato1 y el dato3, el dato 2 está vacío se reportará así: dato1;;dato3

e) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial.

f) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos que se permiten valores decimales y valores de porcentajes, se debe usar la coma como separador de decimales.

g) Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guión, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos.

h) Las longitudes contenidas en las tablas de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir, que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo.

i) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justifi­cación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios.

j) Tener en cuenta que cuando los códigos traen ceros, estos no pueden ser reemplazados por la vocal ‘O’ la cual es un carácter diferente a cero.

k) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro.

l) Los archivos deben estar firmados digitalmente.

(Nota: Modificada en lo pertinente por la Resolución 3459 de 2010 artículo 3° del Ministerio de la Protección Social)