RESOLUCIÓN 2125 DE 1994 

(Octubre 14)

“Por la cual se determinan los libros necesarios para cumplir la finalidad del registro de proponentes y se imparten instrucciones sobre dicha materia”.

El Superintendente de Industria y Comercio,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial de las que le confiere el artículo 11 del Decreto 856 de 1994,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Libro de registro de proponentes

ART. 1º—Para efectos del registro de proponentes las cámaras de comercio llevarán un libro denominado “de los proponentes”, en el cual se inscribirá:

a) El formulario único mediante el cual la persona natural o jurídica efectúe su inscripción en el registro de proponentes;

b) El formulario a través del cual el proponente renueve su inscripción en el registro de proponentes;

c) El formulario contentivo de la actualización o modificación de los datos que figuren en el registro de proponentes;

d) El formulario mediante el cual la persona natural o jurídica cancele su inscripción en el registro de proponentes;

e) El acto administrativo o la providencia judicial debidamente ejecutoriados, mediante los cuales se modifique la clasificación o calificación del proponente;

f) El acto administrativo debidamente ejecutoriado en que se orden la cancelación del registro del proponente, y

g) Los formatos en los cuales las entidades estatales suministren la información concerniente a contratos ejecutados, cuantía, cumplimiento de los mismos y las multas y sanciones que en relación con ellos se hubiesen impuesto.

ART. 2º—El proponente será identificado con el número de registro asignado al formulario de inscripción en el registro de proponentes.

ART. 3º—Al momento de ser presentados los documentos para inscripción las cámaras de comercio los radicarán con indicación de la hora y la fecha de recepción.

ART. 4º—La inscripción de los documentos se efectuará en estricto orden cronológico, de acuerdo con la radicación de los mismos, mediante extracto que dé razón de lo sustancial de la información contenida en el documento que se inscribe.

ART. 5º—Una vez efectuada la inscripción, el secretario o quien haga sus veces, insertará una constancia en el documento registrado que contendrá los siguientes datos:

a) Cámara de comercio correspondiente;

b) Fecha de inscripción, y

c) Número de inscripción y libro en el cual se efectuó.

ART. 6º—(Derogado).* El libro que deben llevar las cámaras de comercio será identificado previamente a su utilización, mediante un sello de seguridad impuesto por la división de cámaras de comercio de la Superintendencia de Industria y Comercio en cada una de las hojas útiles, las cuales deberán ser enviadas debidamente numeradas.

En la primera hoja del libro registrado se insertará una constancia que contendrá los siguientes datos:

a) Cámara de comercio a que pertenece;

b) Fecha de registro, y

c) Uso a que se destina.

(Nota: Derogado por la Circular Externa 7 de 2001 numeral 5º de la Superintendencia de Industria y Comercio).

ART. 7º—Cuando al libro previsto para el registro de proponentes le queden pocas hojas por utilizar, el secretario de la cámara de comercio acreditará dicha circunstancia mediante certificación enviada a la división de cámaras de comercio de la Superintendencia de Industria y Comercio junto con las nuevas hojas que se soliciten sellar.

ART. 8º—El libro correspondiente al registro de proponentes de que trata esta resolución podrá ser llevado en medio magnético. Para el efecto, cada cámara de comercio interesada deberá acreditar ante la Superintendencia de Industria y Comercio que el sistema que se pretende implementar brinda la seguridad requerida y que el mismo asegura al público acceso indiscriminado y sin costo alguno, a la información consignada en el libro que se sistematiza.

CAPÍTULO II

Expedientes

ART. 9º—A cada proponente se le abrirá un expediente en el cual se archivarán, en orden cronológico, los documentos relacionados con el mismo.

ART. 10.—Cuando el proponente cambie de domicilio, la cámara de comercio en donde repose el expediente entregará al interesado que así lo solicite copia autenticada por el secretario o quien haga sus veces, de los formatos contentivos de la información suministrada por las entidades estatales, previa cancelación de los derechos que origine la expedición de las copias.

La cámara competente abrirá un expediente al proponente, con la documentación por él suministrada, y el nuevo formulario de inscripción que deberá contener la información actualizada.

La cámara de comercio liquidará los derechos a que haya lugar por concepto del registro del formulario de inscripción del proponente y demás documentos sujetos a dicha formalidad.

ART. 11.—Cuando se modifique la jurisdicción de una cámara de comercio, ésta procederá de oficio a remitir a la cámara que corresponda, los expedientes de los proponentes cuyas inscripciones se encuentren vigentes, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la vigencia del decreto que modifique la jurisdicción. La cámara de comercio que reciba los documentos procederá a la inscripción y archivo de los documentos, para lo cual deberá observar lo instruido respecto de nuevos inscritos sin que ello cause derechos adicionales.

ART. 12.—La cámara que remita los documentos en el evento previsto en el artículo 11 de esta resolución, dejará constancia de dicha circunstancia mediante certificación que se archivará en carpeta especial prevista para el efecto.

La certificación deberá ser suscrita por el secretario de la cámara de comercio y en ella se indicará el número que identifique al inscrito, la cámara de comercio destinataria, la fecha, el motivo que originó su remisión y el número total de folios enviados.

CAPÍTULO III

Formulario único

ART. 13.—El esquema gráfico aprobado por la Superintendencia de Industria y Comercio para el formulario único del registro de proponentes será uniforme en todas las cámaras de comercio y cualquier modificación que se pretenda efectuar deberá ser sometida previamente a la aprobación de tal entidad.

ART. 14.—Un ejemplar de los instructivos para el diligenciamiento del formulario, adoptados por cada cámara o conjuntamente con otras, deberá ser suministrado gratuitamente junto con el mismo.

De dichos instructivos las cámaras de comercio remitirán un ejemplar a la división de cámaras de comercio de la Superintendencia de Industria y Comercio, dentro de los quince (15) días siguientes a su adopción o modificación.

ART. 15.—La inscripción del proponente, su renovación, modificación, actualización o cancelación se efectuará mediante la presentación del formulario debidamente diligenciado.

ART. 16.—En ningún caso se requerirá la presentación personal del formulario.

ART. 17.—Se entenderá que el formulario se encuentra debidamente diligenciado cuando:

1. Sea suscrito por el representante legal o el proponente persona natural.

2. Contenga la información requerida, de acuerdo con el trámite que se esté surtiendo, el tipo de proponente y la circunstancia de estar o no matriculado en el registro mercantil, habiéndose trazado líneas en los espacios cuya información no sea necesaria o no haya variado.

3. Tratándose de personas no inscritas en el registro mercantil el formulario vaya acompañado de los documentos de que trata el artículo 8º del Decreto 1584 de 1994.

ART. 18.—Las cámaras de comercio sólo podrán abstenerse de efectuar los registros a que haya lugar en los casos y por los motivos previstos en las disposiciones aplicables a la materia y en ningún caso podrán solicitar documentos o informaciones adicionales a los señalados en el artículo anterior, según corresponda a cada trámite.

La información que el proponente suministre en el formulario y ya figure en el registro mercantil, no será tomada en cuenta por parte de estas entidades.

ART. 19.—Cuando los anexos al formulario no sean suficientes para suministrar toda la información, el proponente podrá utilizar fotocopias del respectivo formato.

CAPÍTULO IV

Certificaciones

ART. 20.—Las cámaras de comercio deberán adoptar de manera uniforme el esquema gráfico de certificación aprobado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

ART. 21.—Los certificados podrán ser solicitados a las cámaras de comercio en cualquiera de sus oficinas o seccionales y serán expedidos dentro de los cinco (5) días siguientes a la radicación de la petición, previa cancelación de los derechos previstos para el efecto.

CAPÍTULO V

Acceso a la información

ART. 22.—El registro de proponentes es público y por lo tanto las cámaras de comercio deberán garantizar a cualquier persona el acceso a los documentos que reposan en sus archivos y al libro en que se lleva el registro de proponentes.

Así mismo, deberá garantizarse el acceso a la información cuando ésta se encuentre siste-matizada.

ART. 23.—Cualquier persona podrá solicitar que se le expidan copias completas o parciales de los documentos que se encuentren en los archivos de las cámaras de comercio y del libro relativo al registro de proponentes, para lo cual deberá darse aplicación a lo previsto en los artículos 17 y siguientes del Código Contencioso Administrativo.

CAPÍTULO VI

Cancelación de la inscripción por no renovación

ART. 24.—Si el proponente no renueva su inscripción dentro del término establecido en el artículo 7º del Decreto 856 de 1994, cesarán sus efectos. De dicha circunstancia se dejará constancia en el libro de proponentes y en lo sucesivo se certificará que el proponente no figura inscrito en el registro de proponentes.

ART. 25.—No efectuada la renovación en el término establecido para el efecto, el proponente podrá inscribirse nuevamente en el registro de proponentes.

Efectuado el nuevo registro, las cámaras de comercio continuarán certificando la información que con anterioridad a la cancelación de la inscripción del proponente hubiese sido suministrada por las entidades estatales.

CAPÍTULO VII

Peticiones incompletas

ART. 26.—Respecto de las solicitudes que se presenten a una cámara de comercio diferente de la que correspondería en atención al domicilio del proponente, se procederá de conformidad con lo señalado en el artículo 33 del Código Contencioso Administrativo.

ART. 27.—Cuando una petición de inscripción no se acompañe de los documentos necesarios, o la información no sea suficiente para iniciar la actuación administrativa, de acuerdo con los requisitos taxativamente previstos en las normas aplicables, las cámaras de comercio deberán dar aplicación a lo dispuesto en los artículos 11, 12 y concordantes del Código Contencioso Administrativo.

ART. 28.—Una vez surtido el trámite indicado en el artículo anterior, si a ello hubiese lugar, la petición de registro se negará exclusivamente mediante acto motivado firmado por el representante legal o el secretario de la cámara de comercio, a menos que opere el desistimiento de que trata el artículo 13 del Código Contencioso Administrativo.

CAPÍTULO VIII

Impugnaciones

ART. 29.—La cámara de comercio competente para conocer de la impugnación será aquélla en la que se haya inscrito la información respecto de la cual ésta se presenta.

ART. 30.—Dentro del trámite de las impugnaciones, una vez vencido el término probatorio o el del traslado si no hubiese lugar a aquél, la cámara de comercio que adelante las diligencias oficiará al inconforme, mediante correo certificado, para que prorrogue el término de la caución cuando aparezca de sus términos que ésta expirará antes del plazo límite fijado para proferir su decisión de fondo.

CAPÍTULO IX

Información de entidades estatales y boletines

ART. 31.—Las entidades estatales deberán remitir a la cámara de comercio que tenga jurisdicción en el lugar del domicilio del proponente, a más tardar el quince (15) de enero y el quince (15) de julio de cada año, la información sobre contratos, multas y sanciones de los inscritos.

ART. 32.—En los términos del artículo 12 del Decreto 856 de 1994, se adopta el formato que deberán diligenciar las entidades estatales para suministrar la información de que trata el artículo anterior, el cual incluirá:

1. Datos generales

a) Nombre del proponente;

b) Cámara de comercio con jurisdicción en el domicilio del proponente;

c) Nombre completo de la entidad informante y NIT;

d) Domicilio de la entidad informante;

e) Fecha de reporte de la información, y

f) Nombre del funcionario que suministra la información, cargo y firma.

2. Datos específicos

a) Número del contrato, año, duración, fecha de terminación, cuantía indicada en salarios mínimos legales mensuales vigentes a la fecha de terminación, objeto expresado en términos de actividad, especialidad y grupo, y constancia del cumplimiento;

b) Multas que en relación con el contrato se hubiesen impuesto, su valor y la identificación del acto administrativo en firme, y

c) Sanciones que en relación con el contrato se hubiesen impuesto, su descripción y la identificación del acto administrativo en firme.

ART. 33.—La información general sobre licitaciones o concursos que las entidades estatales pretendan abrir, deberá remitirse a la cámara de comercio con jurisdicción en el domicilio de la entidad estatal correspondiente (y, simultáneamente, a la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio, Confecámaras, dentro de los cinco (5) primeros días corrientes de cada mes. La información así remitida deberá allegarse con un mes de antelación a la apertura de la licitación o el concurso).

(Nota: El texto entre paréntesis fue suspendido provisionalmente por la Sección Tercera del Consejo de Estado en Auto 15477 de 1999. M.P. Germán Rodríguez villamizar).

ART. 34.—En los términos del artículo 12 del Decreto 856 de 1994, se adopta el formato que deberán diligenciar las entidades estatales para suministrar la información de que trata el artículo anterior, el cual incluirá:

1. Datos generales

a) Cámara de comercio destinataria;

b) Nombre completo de la entidad informante y NIT;

c) Domicilio de la entidad informante;

d) Fecha de reporte de la información, y

e) Nombre del funcionario que suministra la información, cargo y firma.

2. Datos especiales

a) La indicación de si se trata de licitación, concurso o adendo;

b) Fecha aproximada de apertura de la licitación o concurso y plazo aproximado en que pretende tenerse abierta;

c) Objeto de la licitación o concurso con indicación de la actividad, especialidad y grupo;

d) Requisitos generales para participar;

e) Cuantía, y

f) Lugar y fecha aproximada de entrega de las propuestas.

ART. 35.—Cada entidad estatal se encargará de suministrar la información a que se refieren los artículos 31 y 33 de esta resolución con las especificaciones técnicas que para el efecto señale la Superintendencia de Industria y Comercio.

ART. 36.—Las cámaras de comercio deberán enviar a la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio, Confecámaras, copia del reporte efectuado por las entidades oficiales sobre licitaciones o concursos que pretendan abrir, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo para su recibo.

ART. 37.—La Confederación de Cámaras de Comercio se encargará de efectuar la publicación del boletín sobre licitaciones y concursos, dentro del término establecido en el párrafo tercero del artículo 12 del Decreto 856 de 1994. El primer boletín deberá publicarse a más tardar en el mes de febrero de 1995.

ART. 38.—La Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio, Confecámaras, deberá remitir dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su publicación, el número de ejemplares del boletín sobre licitaciones y concursos que cada cámara de comercio solicite, para ser suministrado a los interesados previa cancelación de los derechos establecidos para el efecto.

No obstante lo anterior, la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio, Con-fecámaras, suministrará ejemplares del boletín sobre licitaciones y concursos directamente a los interesados que así lo soliciten, previa cancelación de los derechos establecidos para el efecto.

CAPÍTULO X

Disposiciones finales

ART. 39.—Para efectos del registro de proponentes las cámaras de comercio deberán prestar el servicio dentro del mismo horario de atención al público previsto para el registro mercantil y en todas sus oficinas y seccionales.

ART. 40.—En los sitios de atención al público, las cámaras de comercio mantendrán a disposición de los usuarios un número suficiente de todos los documentos ilustrativos necesarios para el diligenciamiento de los formularios, incluyendo la Ley 80 de 1993, los decretos reglamentarios del registro de proponentes, las tarifas actualizadas, el manual de instrucciones, el código de arancel de aduanas acompañado de las instrucciones de manejo y el de la presente resolución.

ART. 41.—Cuando se adopten métodos magnéticos, informáticos o cualquiera otro que permita realizar trámites frente a las cámaras de comercio sin necesidad de papel, el costo de los elementos indispensables para proceder en tal sentido no podrá superar el previsto para el método ordinario correspondiente.

ART. 42.—Cuando el proponente en un mismo acto se clasifique y califique en varias actividades, especialidades o grupos, las cámaras de comercio cobrarán los derechos correspondientes a una sola inscripción.

ART. 43.—Para inscribirse en el registro de proponentes no se requerirá que el proponente se encuentre inscrito en el registro mercantil; pero si el proponente figura inscrito en el registro mercantil, las cámaras de comercio no podrán exigir la información que en él reposa.

ART. 44.—Las cámaras de comercio modificarán automáticamente y sin costo adicional alguno, el registro del proponente, cuando en el registro mercantil se efectúen inscripciones que varíen la información relevante para aquél.

ART. 45.—Con el fin de lograr una efectiva prestación del servicio, las cámaras de comercio podrán, a partir de la publicación de la presente resolución, recepcionar la información y las solicitudes referentes al registro de proponentes. Todas las solicitudes verificadas entre la entrada en vigencia de la presente resolución y la fecha en la cual entra en operación el registro de proponentes, serán inscritas el 28 de octubre de 1994, observando en todo caso el orden consecutivo de radicación.

ART. 46.—La presente resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta del Ministerio de Desarrollo Económico, capítulo Superintendencia de Industria y Comercio.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., 14 de octubre de 1994.

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