Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible

RESOLUCIÓN 2143 DE 2012 

(Diciembre 3)

“Por la cual se adopta el sistema integrado de gestión “SIG” en el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, conformado por el sistema de gestión de calidad bajo la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000, el sistema de control interno “SCI”; el modelo estándar de control interno MECI 1000 - 2005; y se dictan otras disposiciones.

(Nota: Derogado por la Resolución 1978 de 2015 artículo 35 del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible)

El Ministro de Ambiente y Desarrollo Sostenible,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, y en especial las conferidas en las leyes 87 de 1993, 489 de 1998, 872 de 2003, los decretos 1599 de 2005, 3622 de 2005, 3570 de 2011, y,

CONSIDERANDO:

Que la Ley 1450 de 2011 plan nacional de desarrollo en su capítulo VII soporte transversales de la prosperidad democrática en el literal a - buen gobierno, participación ciudadana y lucha contra la corrupción, numeral 1º - buen gobierno, establece que la gobernabilidad del sector público contempla “...un conjunto de responsabilidades y prácticas y políticas y procedimientos (...) que proveen una directiva estratégica, aseguran el logro de objetivos, controlan el riesgo y utilizan los recursos con responsabilidad y rendición de cuentas(1)”.

Que el propósito del actual gobierno es fortalecer este modelo de gobernabilidad, a través del mejoramiento continuo de la administración pública, centrado en la transparencia, la rendición de cuentas y la pulcritud en el manejo de los recursos públicos.

Que la Ley 872 de 2003(2) establece el sistema de gestión de calidad como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades.

Que el artículo 2º de la Ley 872 de 2003 establece que el sistema de gestión de calidad se desarrollará y se pondrá en funcionamiento en forma obligatoria en los organismos y entidades del sector central y del sector descentralizado por servicios de la rama ejecutiva del poder público del orden nacional.

Que el artículo 2º, parágrafo 1º, de la Ley 872 de 2003, establece que la máxima autoridad de cada entidad pública tendrá la responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el sistema de gestión de calidad.

Que el artículo 3º, de la Ley 872 de 2003, define que el sistema de gestión de calidad se desarrollará de manera integral, intrínseca, confiable, económica, técnica y particular en cada organización, y será de obligatorio cumplimiento por parte de todos los funcionarios de la respectiva entidad y así garantizar en cada una de sus actuaciones la satisfacción de las necesidades de los usuarios.

Que el artículo 6º de la Ley 872 de 2003 establece que cada entidad definirá las dependencias y funcionarios que de acuerdo con sus competencias deban desarrollar el sistema de gestión de calidad sin que ello implique alteración de su estructura o tamaño.

Que la Ley 87 de 1993 “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, señala en el artículo 6º que: “El establecimiento y desarrollo del sistema de control interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”.

Que el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005,“por el cual se adopta el modelo estándar de control interno para el Estado colombiano, MECI 1000:2005”, en su artículo 2º dispone que: “el establecimiento y desarrollo del sistema de control interno en los organismos y entidades públicas a que hace referencia el artículo 5º de la Ley 87 de1993, será responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, así como de los demás funcionarios de la respectiva entidad”.

Que la Ley 1474 de 2011 contempla las normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Que el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, tiene como propósito generar la excelencia en el cumplimiento de la misión institucional y el de vincular a los servidores públicos de la entidad en el logro de los objetivos institucionales.

En mérito de lo expuesto;

RESUELVE:

ART. 1º—Adopción del sistema integrado de gestión “SIG” conformado por el -sistema de gestión de calidad bajo la norma NTCGP 1000, y el modelo estándar de control interno - MECI 1000 – 2005. Adoptar en el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible MADS el sistema integrado de gestión SIG conformado por. El sistema de gestión de la calidad bajo la norma técnica de calidad de la gestión pública NTCGP 1000 creada mediante la Ley 872 del 30 de diciembre de 2003, el sistema de control interno “SCI”, y el modelo estándar de control interno MECI 1000 - 2005.

PAR.—La presente resolución adopta las versiones vigentes de las normas antes mencionadas.

(Nota: Derogado por la Resolución 1978 de 2015 artículo 35 del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible)

ART. 2º—Alcance. El sistema integrado de gestión adoptará en el ministerio un enfoque basado en procesos, autocontrol, desarrollo administrativo y en la satisfacción de las necesidades de los usuarios, con la finalidad de obtener eficiencia, eficacia, efectividad, economía y celeridad en la prestación de los servicios públicos a su cargo.

(Nota: Derogado por la Resolución 1978 de 2015 artículo 35 del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible)

ART. 3º—Obligatoriedad. Para garantizar la apropiación en el desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y perfeccionamiento del sistema integrado de gestión SIG, este se realizará con la participación activa de cada uno de los integrantes del ministerio. Esto implica un compromiso de todas las personas que hacen parte de la entidad en el desarrollo de las diferentes acciones que se adelantarán para la implementación de dicho sistema, las cuales son de obligatorio cumplimiento.

(Nota: Derogado por la Resolución 1978 de 2015 artículo 35 del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible)

ART. 4º—Representante del ministro para el sistema integrado de gestión SIG. Como representante del ministro para el sistema integrado de gestión SIG, se designa al jefe de la oficina asesora de planeación, quien tiene la responsabilidad de implementar, mantener y perfeccionar el desarrollo del proceso, por lo cual, podrá requerir la información que considere necesaria y citar a las reuniones pertinentes para el cumplimiento de los objetivos propuestos.

(Nota: Derogado por la Resolución 1978 de 2015 artículo 35 del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible)

ART. 5º—Funciones del representante del ministro. Son funciones del representante del ministro las siguientes:

1) Coordinar el desarrollo, adopción, implementación, mantenimiento, revisión y mejora del sistema integrado de gestión, con base en la misión y visión del ministerio, sus objetivos y funciones determinados por la ley y la política y objetivos de los componentes del sistema integrado de gestión de la entidad.

2) Procurar que todos los procesos y procedimientos de la entidad, estén alineados con la política, propósitos y objetivos del sistema integrado de gestión y con los objetivos generales que definen las normas y guías técnicas adoptadas.

3) Generar en el ministerio las acciones necesarias para un adecuado desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y mejora del sistema integrado de gestión, para lo cual podrá requerir a las dependencias la información que considere necesaria.

4) Informar al ministro, al comité de coordinación del sistema integrado de gestión y al comité de gerencia, según corresponda, sobre el desempeño del sistema integrado de gestión, así como informar sobre las necesidades de mejora y proponer acciones para la mejora continua.

5) Asegurar la promoción de una cultura de gestión integrada de calidad a través de mecanismos de formación y divulgación en funcionarios y contratistas acorde con las políticas y directrices del sistema integrado de gestión SIG.

6) Representar al ministerio en asuntos relacionados con el sistema integrado de gestión ante organismos externos.

PAR.—Con el objeto de divulgar y aplicar las políticas, objetivos y estrategias definidas en el sistema integrado de gestión, el representante del ministro podrá conformar los comités o equipos de trabajo que se considere necesarios y citar a las reuniones pertinentes para el cumplimiento de los objetivos propuestos.

(Nota: Derogado por la Resolución 1978 de 2015 artículo 35 del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible)

ART. 6º—Creación del comité del sistema integrado de gestión, “SIG”. Crear el comité del sistema integrado de gestión, por disposición del artículo 13 de la Ley 87 de 1993, reglamentado por el Decreto 1826 de 1994, el cual asume las funciones que le correspondían al equipo directivo en materia de calidad establecido por la Ley 872 de 2003 y NTCGP adoptado mediante Decreto 4110 de 2004, modificado por el Decreto 4485 de 2009 el cual indicará las acciones de orientación, promoción, mejoramiento y supervisión del desarrollo e implementación y se encargará de la definición de los lineamientos comunes del sistema integrado de gestión en el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, como una herramienta de mejoramiento continuo, que brinde confiabilidad a los clientes externos e internos sobre los servicios públicos ofrecidos.

(Nota: Derogado por la Resolución 1978 de 2015 artículo 35 del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible)

ART. 7º—Conformación del comité del sistema integrado de gestión. El comité estará integrado por:

• El Ministro de Ambiente y Desarrollo Sostenible o su delegado, quien lo presidirá.

• El Viceministro de Ambiente y Desarrollo Sostenible.

• El secretario general.

• El subdirector administrativo y financiero.

• El director de asuntos ambientales sectorial y urbana.

• El director de cambio climático.

• El director de bosques, biodiversidad y servicios ecosistémicos.

• El director integral de recurso hídrico.

• El director de ordenamiento ambiental, territorial y coordinación del sistema nacional ambiental.

• El director de asuntos marinos y costeros y recursos acuáticos.

• El jefe de la oficina asesora jurídica.

• El jefe de la oficina de asuntos internacionales.

• El jefe de la oficina de negocios verdes y sostenibles.

• El jefe de la oficina asesora de planeación.

• El jefe de la oficina de tecnologías de la información y las comunicaciones.

• El jefe de la subdirección de educación y participación.

• El jefe de la oficina asesora de control interno, quien hará las veces de secretario técnico del comité, será invitado permanente y tendrá voz pero no voto.

PAR.—El comité podrá invitar a funcionarios o personas que por su conocimiento técnico permitan contribuir en la toma de decisiones. Para tal efecto los invitados tendrán voz pero no voto.

(Nota: Derogado por la Resolución 1978 de 2015 artículo 35 del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible)

ART. 8º—Funciones del comité del sistema integrado de gestión. Son funciones del comité las siguientes.

1. Apoyar y asesorar al Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible en la formulación de la política y los objetivos del sistema integrado de gestión.

2. Apoyar y dar lineamientos en todo el proceso de implementación, mantenimiento, mejora y comunicación del sistema integrado de gestión en el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible.

3. Apoyar la gestión con las áreas y/o procesos competentes, para la obtención de los recursos necesarios para el desarrollo y mejoramiento del sistema integrado de gestión.

4. Fomentar la adopción de un enfoque de gestión basado en procesos y procurar su implementación en el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible.

5. Proponer acciones preventivas, correctivas y de mejora al sistema integrado de gestión.

6. Definir las estrategias y mecanismos que favorezcan la interiorización, apropiación, comunicación y divulgación de los sistemas que componen el SIG.

7. Propiciar la cultura de autocontrol y un clima organizacional de compromiso hacia el SIG.

8. Verificar el cumplimiento de las metas institucionales, generando recomendaciones sobre los correctivos necesarios para garantizar el cumplimiento de la misión institucional y el mejoramiento del SIG.

9. hacer seguimiento a la adecuada atención de las observaciones que presentan los organismos de control externos relacionado con las actividades del ministerio.

10. Las demás funciones que le asigne el Ministro de Ambiente y Desarrollo Sostenible, relacionadas con el sistema integrado de gestión en la entidad.

(Nota: Derogado por la Resolución 1978 de 2015 artículo 35 del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible)

ART. 9º—Sesiones. El comité del sistema integrado de gestión se reunirá cada vez que se requiera y como mínimo una vez al semestre previa convocatoria del secretario técnico y/o del representante del ministro para el sistema integrado de gestión.

La convocatoria se hará con tres (3) días hábiles de anticipación a la fecha de la reunión, anexando la agenda a desarrollar y la documentación requerida para el análisis de los temas a tratar.

Las reuniones serán presididas por el ministro o su delegado y, a falta de este, por el representante del ministro para el sistema integrado de gestión.

Las sesiones constarán en actas que deberán ser levantadas por el secretario técnico del comité y firmadas por todos los integrantes o los integrantes que asistieron habiendo mayoría para conformar el quórum.

PAR.—La asistencia y participación en este comité es de carácter obligatorio e indelegable con excepción del ministro.

(Nota: Derogado por la Resolución 1978 de 2015 artículo 35 del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible)

ART. 10.—Quórum y decisiones. El comité SIG solo podrá deliberar con la asistencia de la mitad más uno de sus integrantes y las decisiones serán tomadas por la mayoría de sus asistentes.

A las reuniones del comité integrado de gestión podrán asistir, con voz pero sin voto, personas invitadas cuando esta instancia lo considere conveniente.

(Nota: Derogado por la Resolución 1978 de 2015 artículo 35 del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible)

ART. 11.—Funciones del secretario general viceministro, directores, jefes de oficinas, subdirectores. son funciones del ministro, viceministro, directores, jefes de oficinas, secretario general, y subdirectores, con el apoyo de la oficina asesora de planeación para el sistema integrado de gestión; las siguientes:

• Coordinar en la dependencia a su cargo, la ejecución de las acciones encaminadas para el desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y perfeccionamiento del sistema integrado de gestión.

• Evaluar el correcto funcionamiento de los procesos y programas del sistema integrado de gestión, que se encuentren bajo su responsabilidad funcional y determinar las acciones de mejora continua.

• Definir las necesidades y asegurar los recursos para el desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y perfeccionamiento de los procesos del sistema integrado de gestión, que se encuentren bajo su responsabilidad.

• Garantizar la ejecución de las estrategias y mecanismos que propicien, en los servidores públicos, la interiorización, apropiación, comunicación y divulgación del sistema integrado de gestión en cada dependencia y/o proceso.

• Propiciar un clima de compromiso y participación para el desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y perfeccionamiento del sistema integrado de gestión.

• Definir, implementar y mantener herramientas de medición que faciliten la mejora continua de los sistemas implementados.

• Participar activamente en la revisión por la dirección que se realice al sistema integrado de gestión, implementado, facilitando oportunamente la información requerida e implementando las acciones resultantes de esta revisión.

• Implementar en cada una de sus dependencias las directrices que provengan de la alta dirección.

• Asistir a las reuniones programadas para la planeación, desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y perfeccionamiento del sistema integrado de gestión.

• Hacer uso de los procedimientos, formatos, instructivos y registros implementados para el sistema integrado de gestión y reportar las necesidades de actualización de los mismos incluyendo los soportes del caso.

• Atender las auditorías que se programen dentro del desarrollo, mantenimiento y mejora del sistema implementado de acuerdo a la programación definida para este fin.

• Suministrar oportunamente la información solicitada por las dependencias y/o procesos encargados de liderar la implementación del sistema integrado de gestión.

• Designar un funcionario facilitador del sistema integrado de gestión, quien será el enlace con la oficina asesora de planeación y la dependencia y/o proceso, el cual será el encargado de propiciar en los servidores públicos la interiorización, apropiación y divulgación del sistema integrado de gestión, así como de ejecutar las actividades establecidas en el plan de acción de facilitadores.

(Nota: Derogado por la Resolución 1978 de 2015 artículo 35 del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible)

ART. 12.—Funciones de los facilitadores del sistema integrado de gestión. El Equipo de facilitadores del sistema integrado de gestión coordinado por la oficina asesora de planeación tiene bajo su responsabilidad apoyar al representante de la dirección y asesorar a las diferentes áreas del ministerio de ambiente y desarrollo sostenible MADS, en todos los procesos relacionados con la planeación, diseño, implementación, evaluación y mejora continua del sistema integrado de gestión.

El equipo de facilitadores del sistema integrado de gestión tendrá entre otras, las siguientes responsabilidades:

• Apoyar la ejecución de las estrategias definidas por el representante del ministro para el sistema integrado de gestión, para el desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y mejora del sistema integrado de gestión adoptado en el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible MADS.

• Atender en primera instancia las políticas y directrices que establezca la oficina de control interno para llevar a cabo el ejercicio de control interno.

• Brindar asesoría a los integrantes del área y/o proceso, en relación con las herramientas del sistema integrado de gestión.

• Apoyar la implementación de estrategias y mecanismos que propicien la interiorización, apropiación, comunicación y divulgación del sistema integrado de gestión.

• Apoyar la socialización en la implementación de la política del sistema integrado de gestión adoptada por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible MADS y velar por el respectivo control y monitoreo que se identifiquen en el desarrollo de los procesos.

• Efectuar el seguimiento a las acciones preventivas, correctivas y de mejora que se generen en los procesos de auditorías y de autocontrol hasta su finalización.

• Proponer recomendaciones, sugerencias, soluciones y medidas prácticas para subsanar los hallazgos que se identifiquen.

• Presentar la información necesaria para la implementación, mantenimiento, revisión y perfeccionamiento del sistema integrado de gestión de acuerdo con los lineamientos dados por el representante de la dirección para el sistema.

• Apoyar los procesos de capacitación en relación al sistema integrado de gestión al interior de la dependencia que representa.

• Las demás que se le asignen en el ejercicio del sistema integrado de gestión.

PAR.—El ministro (a), viceministro (a), el secretario general, los directores, subdirectores, jefes de oficina y coordinadores serán los responsables de la implementación del sistema integrado de gestión en cada una de sus dependencias, grupos de trabajo, áreas de desempeño y/o procesos.

(Nota: Derogado por la Resolución 1978 de 2015 artículo 35 del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible)

ART. 13.—Mesas del sistema integrado de gestión. Como una estrategia para la implementación del sistema integrado de gestión su mantenimiento y formulación de acciones de mejora continua, se conformarán, programarán y convocarán bajo la coordinación de la oficina asesora de planeación, las mesas sig como un espacio de diálogo, retroalimentación, intercambio, recomendaciones y compromisos. Dichas mesas estarán integradas por los facilitadores del sistema integrado de gestión y se convocarán por el jefe de la oficina asesora de planeación y/u oficina de control interno según las necesidades.

(Nota: Derogado por la Resolución 1978 de 2015 artículo 35 del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible)

ART. 14.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y publicación en el Diario Oficial y en la Pagina Web del Ministerio.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 3 de diciembre de 2012.

(Nota: Derogado por la Resolución 1978 de 2015 artículo 35 del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible)

(1) Building Better Governance. Australian Public Service Commission, 2007.

(2) Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la rama ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios.