RESOLUCIÓN 2168 DE 2007 

(Junio 29)

“Por la cual se crea la estructura funcional para el diseño, desarrollo e implementación de los Sistemas de Control Interno y de Gestión de Calidad”.

(Nota: Derogada por la Resolución 2310 de 2012 artículo 17 de la Fiscalía General de la Nación)

El Fiscal General de la Nación,

en ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las que le confieren los numerales 14, 22 y 33 del artículo 11 de la Ley 938 del 31 de diciembre de 2004, y

CONSIDERANDO QUE:

La Ley 872 de 2003, creó el sistema de gestión de la calidad como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en los términos definidos por el artículo 1º de dicha norma.

El artículo 3º de la Ley 872 de 2003, determina que el sistema de gestión de calidad, en adelante SGC, es complementario a los sistemas de control interno y desarrollo administrativo, creados por la Ley 489 de 1998.

El sistema podrá integrarse al sistema de control interno en cada uno de sus componentes definidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública, de acuerdo con las políticas adoptadas por el Presidente de la República.

El manual de implementación del modelo estándar de control interno establece la creación del denominado “Equipo MECI” con el fin de apoyar en los procesos de diseño e implementación al representante de la dirección y al comité de coordinación de control interno.

A través de la Resolución 2740 del 28 de junio de 2005, la Fiscalía General de la Nación adoptó la estructura funcional para el diseño, desarrollo e implementación del sistema de gestión de la calidad para la entidad.

Mediante la Resolución 159 del 1º de febrero de 2006, se adoptó en la Fiscalía General de la Nación el modelo estándar de control interno MECI 1000:2005 de conformidad con lo establecido en el Decreto 1599 de 2005 y su anexo técnico.

Con la Resolución 232 de febrero 3 de 2006, el Fiscal General de la Nación delegó en el jefe de la oficina planeación la representación de la alta dirección de la entidad, para la implementación y mejoramiento del modelo MECI.

El 14 de diciembre de 2006 con la Resolución 4152, se creó el comité de coordinación de los sistemas de control interno y de gestión de calidad de la Fiscalía General de la Nación y se le confirieron funciones.

Para armonizar el sistema de control interno representado en el modelo MECI con el sistema de gestión de calidad, definidos por la ley, y en procura de unificar esfuerzos y actividades, se hace necesario definir la estructura funcional necesaria para el desarrollo, implementación, mantenimiento y mejora de dichos sistemas, en cumplimiento de las normas NTCGP 1000:2004 y MECI 1000:2005.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Conformar la estructura funcional para el diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento y mejora de los sistemas de calidad y control interno, bajo las normas NTCGP 1000:2004 y MECI 1000:2005, por las siguientes instancias:

1. Comité de coordinación de los sistemas de control interno y de gestión de calidad, definido en la Resolución 4152 de diciembre 14 de 2006.

2. Representante de la alta dirección para coordinar el diseño, desarrollo e implementación de los sistemas de gestión de la calidad y de control interno, conforme quedó establecido en la Resolución 232 de febrero 3 de 2006.

3. Directores nacionales, secretaria general, jefes de oficina, directores seccionales y líderes de los procesos y subprocesos de la entidad.

4. Equipo operativo para la implementación de los sistemas de gestión de la calidad y de control interno.

(Nota: Derogada por la Resolución 2310 de 2012 artículo 17 de la Fiscalía General de la Nación)

ART. 2º—Son funciones del representante de la alta dirección para el diseño, desarrollo e implementación de los sistemas de control interno y de gestión de calidad, las siguientes:

1. Dirigir, coordinar y orientar el diseño, desarrollo e implementación del SGC, MECI y las demás normas técnicas que se identifiquen o establezcan como necesarias para el buen desempeño de la entidad.

2. Informar al comité de coordinación sobre la planificación y avances de la implementación del SGC y MECI.

3. Someter a consideración del comité de coordinación de los sistemas de control interno y de gestión de calidad las propuestas de diseño, desarrollo e implementación del SGC y MECI, para su aprobación.

4. Velar porque se desarrollen a cabalidad cada una de las etapas previstas para el diseño, desarrollo e implementación del SGC y MECI.

5. Fomentar la difusión de la política y los objetivos de calidad.

6. Dirigir y coordinar las actividades del equipo operativo para el diseño, desarrollo e implementación del SGC y MECI.

7. Coordinar a través de las direcciones nacionales, secretaría general, jefaturas de oficina, direcciones seccionales, jefaturas de división y de sección y demás dependencias de la entidad la realización de actividades relacionadas con el SGC y MECI.

8. Coordinar la elaboración de informes sobre el estado de desempeño del SGC y MECI y presentarlos al comité de coordinación de los sistemas de control interno y de gestión de calidad.

9. Asesorar a direcciones nacionales, secretaría general, jefaturas de oficina, direcciones seccionales, jefaturas de división y de sección y demás dependencias de la entidad en el establecimiento e implementación, de los procesos necesarios para el SGC y MECI.

10. Hacer seguimiento a las actividades planeadas para el diseño e implementación del SGC y MECI, aplicando correctivos donde se requiera.

11. Coordinar con la oficina de divulgación y prensa el establecimiento de procesos de comunicación interna para mantener informados a todos los servidores acerca del SGC y MECI.

12. Recomendar pautas para la determinación, adaptación e implementación de los SGC y MECI, en concordancia con la normatividad vigente.

13. Las demás responsabilidades que le asigne el Fiscal General de la Nación directamente relacionados con el tema.

(Nota: Derogada por la Resolución 2310 de 2012 artículo 17 de la Fiscalía General de la Nación)

ART. 3º—Corresponde a las direcciones nacionales, secretaría general, jefaturas de oficina, direcciones seccionales, jefes de división y jefes de sección asumir las siguientes responsabilidades en relación con el SGC y MECI de la entidad:

1. Asegurar el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora de los procesos establecidos en el SGC y MECI.

2. Utilizar los instrumentos de gestión diseñados y aprobados para garantizar la implementación, mantenimiento y mejora del SGC y MECI, bajo parámetros de calidad, eficiencia y eficacia.

3. Documentar los métodos, metodologías, procesos y procedimientos y validar su aplicación y pertinencia constantemente.

4. Realizar las actividades de identificación, análisis, valoración y mitigación de los riesgos que afecten los procesos en los cuales participan.

5. Realizar seguimiento a los procesos de su competencia, a través de los indicadores y puntos de control diseñados para tal fin.

6. Realizar procesos de mejora continua y llevar a cabo los planes de mejoramiento resultantes de las auditorías que se realicen al SGC y MECI.

7. Garantizar el conocimiento por parte de todos los servidores a su cargo de los procesos, subprocesos, procedimientos, instructivos y demás documentos relacionados con la implementación del SGC y MECI.

8. Recibir y administrar las copias controladas de los documentos emitidos por el representante de la alta dirección para la implementación del SGC y MECI y generar copias controladas asegurando su distribución y actualización cuando se realice algún cambio a la documentación vigente.

9. Proponer al representante de la alta dirección los ajustes y actualizaciones a los métodos, metodologías, procesos, y procedimientos establecidos para el SGC y MECI.

10. Comunicar a los servidores a su cargo las decisiones tomadas por el comité de coordinación del SGC y MECI.

11. Participar en la definición de las políticas de operación por procesos de la entidad.

12. Liderar la definición de políticas de gestión del talento humano, información y comunicación, revisarlas periódicamente e informar los ajustes al representante de la alta dirección, esto de acuerdo a sus funciones y responsabilidades y en concordancia con lo definido por la secretaría general, el jefe de la oficina de divulgación y prensa y el jefe de la oficina informática, según corresponda.

13. Actualizar y reportar al representante de la alta dirección la nueva normatividad relacionada con los procesos y subprocesos en los que participa.

14. Realizar la identificación de los flujos de información primaria y secundaria relacionados con los procesos y subprocesos en los cuales participan.

15. Liderar la adopción de mecanismos para el registro y generación de las necesidades de información específicas de la ciudadanía y de los procesos y subprocesos con los cuales interactúan al interior de la entidad.

16. Presentar al comité de coordinación de los sistemas de control interno y de gestión de calidad así como al representante de la alta dirección informes del estado de avance de la implementación del SGC y MECI.

17. Presentar al representante de la alta dirección del SGC y MECI propuestas de mejoramiento de los instrumentos de gestión de calidad y control interno.

18. Designar los servidores que integran el equipo operativo del SGC y MECI.

19. Garantizar disponibilidad de tiempo a los integrantes del equipo operativo para el desarrollo, implementación, mantenimiento y mejora continua del SGC y MECI.

PAR. 1º—Los líderes de los procesos “Gestión de recursos”, “Gestión del talento humano”, “Comunicación”, “Administración de documentos y registros”, “Seguimiento y medición” y “Mejora continua” deberán cumplir con las funciones de implementación del SGC y MECI contenidas en el presente artículo, además de las estipuladas en las resoluciones 1051, 1052, 1053, 1054, 1055 y 1056 del 30 de marzo de 2007, según corresponda.

PAR. 2º—Los directores seccionales serán responsables de implementar la estrategia de capacitación y sensibilización en el ámbito de su jurisdicción, en coordinación con la Escuela de Estudios e Investigaciones Criminalísticas y Ciencias Forenses y enmarcados dentro de las políticas y directrices emitidas por esta y por la alta dirección; para tal fin buscarán los medios internos o externos necesarios para llevar a cabo dicha capacitación y sensibilización, propendiendo por incluir en la misma las metodologías y avances alcanzados por la entidad en la implementación del SGC y MECI.

(Nota: Derogada por la Resolución 2310 de 2012 artículo 17 de la Fiscalía General de la Nación)

ART. 4º—Conformar el equipo operativo, SGC y MECI, de la siguiente forma:

1. Cinco representantes del proceso denominado “Planeación Estratégica” los cuales hacen parte de la oficina de planeación.

2. Tres representantes del proceso denominado “Proceso Penal” los cuales hacen parte en igual proporción de la dirección nacional de fiscalías, de la dirección nacional cuerpo técnico de investigación y la oficina de protección y asistencia.

3. Cuatro representantes del proceso denominado “Atención al usuario” los cuales hacen parte en igual proporción de la dirección nacional de fiscalías, de la dirección nacional del cuerpo técnico de investigación, de la oficina de veeduría quejas y reclamos y de la oficina jurídica.

4. Tres representantes del proceso denominado “Cooperación y articulación interinstitucional” los cuales hacen parte en igual proporción de la dirección de asuntos internacionales, de la dirección nacional de fiscalías y de la dirección nacional del cuerpo técnico de investigación.

5. Cinco representantes del proceso denominado “Gestión de recursos” los cuales hacen parte en igual proporción de la dirección nacional administrativa y financiera, la división financiera, la división administrativa, la oficina informática y la sección de bienes.

6. Dos representantes del proceso denominado “Administración de documentos y registros” del cual hacen parte en igual proporción la oficina de planeación y la sección de gestión documental.

7. Cuatro representantes del proceso denominado “Gestión del talento humano”, los cuales hacen parte en igual proporción de la secretaría general, la oficina de personal, la Escuela de Estudios e Investigaciones Criminalísticas y Ciencias Forenses y la sección de bienestar.

8. Un representante del proceso denominado “Comunicación” el cual hace parte de la oficina de divulgación y prensa.

9. Un representante del proceso denominado “Control al servidor” el cual hace parte de la oficina de veeduría, quejas y reclamos.

10. Tres representantes de cada una de las direcciones seccionales los cuales hacen parte en igual proporción de la dirección seccional de fiscalías, dirección seccional cuerpo técnico de investigación y dirección seccional administrativa y financiera.

El equipo operativo de que trata el presente artículo, actuará bajo la coordinación del representante de la alta dirección para el SGC y MECI.

PAR. 1º—Cada director seccional tendrá autonomía para designar un mayor número de servidores para conformar el equipo operativo de SGC y MECI de acuerdo con el tamaño y complejidad de cada seccional.

PAR. 2º—Para el caso de los procesos “Atención al usuario” y “Proceso penal”, los líderes de los mismos junto con el responsable de la alta dirección para la implementación del SGC y MECI podrán designar más servidores para el fortalecimiento de dicho equipo.

(Nota: Derogada por la Resolución 2310 de 2012 artículo 17 de la Fiscalía General de la Nación)

ART. 5º—El equipo operativo que se conforma con la presente resolución, tendrá las siguientes funciones:

1. Adelantar las actividades de diseño, desarrollo e implementación del SGC y MECI bajo las orientaciones del representante de la alta dirección.

2. Elaborar el plan de implementación del SGC y MECI y ponerlo a consideración del representante de la alta dirección.

3. Trabajar en coordinación con los servidores designados por área en aquellas actividades requeridas para el diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento y mejora de los SGC y MECI.

4. Asesorar a los integrantes de las diferentes instancias en la identificación de puntos de control, riesgos, flujos de información primaria y secundaria, indicadores y demás actividades relacionadas con la implementación del SGC y MECI.

5. Ejecutar las actividades aprobadas por el comité de coordinación de los sistemas de control interno y de gestión de calidad y por el representante de la alta dirección.

6. Impulsar los procesos de capacitación y sensibilización a todos los servidores de la Fiscalía General de la Nación, en los temas relacionados con el SGC y MECI.

7. Elaborar y actualizar los documentos del SGC y MECI, de acuerdo con los lineamientos de las normas vigentes sobre el tema.

8. Ejecutar las estrategias de divulgación y comunicación relacionadas con el SGC y MECI, en coordinación con la oficina de divulgación y prensa.

9. Revisar, analizar y consolidar la información generada por los SGC y MECI para la presentación de los informes requeridos por el representante de la alta dirección.

10. Motivar el seguimiento a los planes de mejora y a los informes de auditoría interna o externa del SGC y MECI por parte de los líderes de procesos y subprocesos.

11. Las demás responsabilidades que se le asignen, directamente relacionadas con el SGC y MECI.

PAR.—El equipo operativo del SGC y MECI de las direcciones seccionales deberá cumplir con las disposiciones estipuladas en el presente artículo, informando de manera permanente del desarrollo de sus actividades tanto al director seccional correspondiente como al líder del o los procesos que se estén implementando.

(Nota: Derogada por la Resolución 2310 de 2012 artículo 17 de la Fiscalía General de la Nación)

ART. 6º—Los servidores designados para conformar el equipo operativo del SGC y MECI trabajarán bajo las orientaciones de los líderes de procesos y subprocesos, del representante de la alta dirección y de los directores seccionales para todas las tareas relacionadas con la implementación del SGC y MECI, para lo cual dedicarán tiempo parcial de la jornada laboral al cumplimiento de las funciones asignadas, siempre que no se afecte la buena prestación del servicio.

(Nota: Derogada por la Resolución 2310 de 2012 artículo 17 de la Fiscalía General de la Nación)

ART. 7º—Los directores nacionales, el secretario general, los jefes de oficina, directores seccionales o líderes de procesos o subprocesos, según corresponda, designarán mediante comunicación escrita al o a los servidores que hacen parte del equipo operativo del SGC y MECI; copia de dicha comunicación será enviada al representante de la alta dirección para los efectos pertinentes.

(Nota: Derogada por la Resolución 2310 de 2012 artículo 17 de la Fiscalía General de la Nación)

ART. 8º—En caso que la entidad requiera de la implementación de otras normas técnicas nacionales o internacionales, estas harán parte integral del SGC y MECI, fundamentándose cuando sea pertinente en requisitos comunes.

(Nota: Derogada por la Resolución 2310 de 2012 artículo 17 de la Fiscalía General de la Nación)

ART. 9º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, deroga la Resolución 2740 del 28 de junio de 2005, y es complementaria de las resoluciones 159 del 1º de febrero de 2006, 232 del 3 de febrero de 2006, 4152 del 14 de diciembre de 2006 y las resoluciones 1051, 1052, 1053, 1054, 1055 y 1056 del 30 de marzo de 2007.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 29 de junio de 2007.

(Nota: Derogada por la Resolución 2310 de 2012 artículo 17 de la Fiscalía General de la Nación)

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