Ministerio de Salud y Protección Social

RESOLUCIÓN 2199 DE 2013

(Junio 21)

“Por la cual se define el proceso de depuración de los registros de afiliados repetidos en la base de datos única de afiliados (BDUA)”.

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Circular 31 de 2013 del Ministerio de Salud y Protección Social)

El Ministro de Salud y Protección Social,

en uso de sus facultades legales, en especial, de las conferidas por el numeral 7º del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, el artículo 5º del Decreto-Ley 1281 de 2002 y el numeral 23 del artículo 2º del Decreto-Ley 4107 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que la Resolución 1344 de 2012, estableció entre otros, los requerimientos técnicos y plazos para la entrega de novedades de actualización y/o corrección de información relacionada con el proceso de afiliación por parte de las entidades promotoras de salud de los regímenes contributivo, subsidiado, especiales y de excepción, las entidades obligadas a compensar (EOC), el Distrito Capital de Bogotá, D.C., los municipios y los departamentos que tengan a cargo corregimientos departamentales al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga);

Que pese a las condiciones establecidas en el artículo 6º de la mencionada resolución para el cruce y validación de la información por parte de las entidades que administran afiliaciones en los distintitos regímenes, este Ministerio determinó la necesidad de su complementación, en especial, respecto de los registros de afiliados repetidos, toda vez que persisten inconsistencias en la base de datos única de afiliados (BDUA);

Que ante el efecto e impacto que para el sistema general de seguridad social en salud conlleva la existencia de tal situación y en consideración a la presunta existencia de registros repetidos, generada como consecuencia de la auditoría a la base de datos única de afiliados (BDUA) y la posterior aplicación de criterios de depuración, todo lo cual, fue presentado por el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) a las entidades promotoras de salud de los regímenes contributivo y subsidiado, en sesión de trabajo realizada el día 27 de mayo de 2013, se hace necesario complementar las condiciones de cruce y validación de la información de afiliación, estableciendo un proceso para la depuración de la base de datos única de afiliados (BDUA), en cuanto a registros repetidos se refiere;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Proceso de depuración de los registros repetidos en la base de datos única de afiliados (BDUA). Las entidades promotoras de salud de los regímenes contributivo y subsidiado y las entidades obligadas a compensar (EOC), deberán realizar la depuración de registros repetidos en la base de datos única de afiliados (BDUA) y reportarla al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga), atendiendo los parámetros y directrices contemplados en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución.

ART. 2º—Actualización de la base de datos única de afiliados (BDUA). Cumplido el proceso de depuración de los registros repetidos en la base de datos única de afiliados (BDUA), el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga), procederá a efectuar la actualización del registro válido en la BDUA.

ART. 3º—Actuaciones frente al incumplimiento de reporte de la información. El incumplimiento en el reporte de la información a que refiere esta resolución, constituirá, de conformidad con lo establecido en el numeral 130.12 del artículo 130 de la Ley 1438 de 2011, una conducta que vulnera el sistema general de seguridad social en salud, sancionable por la Superintendencia Nacional de Salud, de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia. Para el efecto, el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga), comunicará a dicha entidad lo relacionado con las entidades que no alleguen la información dentro de los términos y con los parámetros y directrices consignados en el anexo técnico que hace parte integral de esta resolución.

ART. 4º—Especificaciones técnicas. La oficina de tecnología de la información y la comunicación (TIC) de este ministerio, actualizará el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución, cuando surjan modificaciones a las especificaciones técnicas en él contenidas o cuando sea necesario efectuar aclaraciones o ajustes al mismo.

ART. 5º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 21 de junio de 2013.

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Circular 31 de 2013 del Ministerio de Salud y Protección Social)

Anexo técnico para la depuración de los registros presuntamente repetidos en la base de datos única de afiliados (BDUA)

De acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Resolución 1344 de 2012 del Ministerio de Salud y Protección Social (MSPS), a continuación se señalan los parámetros, directrices y procesos para la depuración de registros identificados como presuntamente repetidos en la BDUA, así:

I. Consideraciones generales.

II. Conceptos utilizados.

III. Criterios de evaluación, depuración y aplicación a registros de presuntos repetidos.

IV. Entrega de información a las EPS-EOC y EPSS.

V. Gestiones de las EPS-EOC Y EPSS.

VI. Gestiones del administrador fiduciario.

I. Consideraciones generales

1. La auditoría de presuntos repetidos se aplicará sobre toda la BDUA, con corte a 26/03/2013 y posterior al proceso de validación por parte de los municipios, correspondiente al mes de marzo de 2013. Con este corte, fueron tomadas las variables de la BDUA que están involucradas en los criterios de depuración.

2. Para efectos de identificar los presuntos registros repetidos, se aplicaron dos algoritmos fonéticos a todos los afiliados registrados en la BDUA, sin importar su estado de afiliación.

3. La comparación de los códigos fonéticos fue aplicada a los campos de nombres y apellidos y la comparación textual a la fecha de nacimiento.

4. Los registros identificados como presuntos repetidos se cruzaron con la información de la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC) por el tipo y número de documento vigente para el serial, obteniendo tres subconjuntos:

a) Los documentos que no existen en la RNEC;

b) Los documentos que sí existen en la RNEC pero no coinciden en su totalidad los valores de las variables (nombres, apellidos, fecha de nacimiento y género);

c) Los documentos que existen en la RNEC y coinciden en su totalidad los valores de las variables (nombres, apellidos, fecha de nacimiento y género).

II. Conceptos utilizados

Grupo de repetición. Número asignado a cada conjunto de seriales los cuales pueden contener 2 o más seriales relacionados por la coincidencia de los códigos fonéticos en cualquiera de los dos algoritmos.

Registro a depurar. Se entiende por registro a depurar aquel que por definición no debe estar en la BDUA, dado que se identifica como repetido y no se sustenta formalmente su existencia como un homónimo fonético real con otro serial; por tanto, este registro será movido de la BDUA en operación a un modelo de datos paralelo (BDUA PR), que permita mantener la trazabilidad de la afiliación que tuvo y como soporte de los pagos ya efectuados.

Registro válido en la BDUA. Se entiende por registro válido en la BDUA, aquel que una vez aplicado el proceso de depuración, permanecerá en la BDUA dado que supera todos los criterios de depuración y es el representante del grupo de repetición.

Homónimos fonéticos permitidos (HFP). Son aquellos registros de la BDUA que perteneciendo al mismo grupo de repetición cumple:

• La EPS-EOC o EPSS soporta que son personas diferentes y no son la evolución de la identificación de otro miembro del grupo de repetición.

• Mediante los cruces de información realizada por el administrador fiduciario del Fosyga frente a la información entregada por la RNEC, se determinó que si dos o más registros del mismo grupo de repetición cuyo tipo de documento es cédula de ciudadanía y fueron certificados en sus 6 variables (2 nombres, 2 apellidos, fecha nacimiento y género) por la RNEC, se consideran HFP.

• Mediante los cruces de información realizada por el Administrador Fiduciario del Fosyga frente a la información entregada por la RNEC, se determinó que, si dos o más registros del mismo grupo de repetición sin importar el tipo de documento, fueron certificados en sus 6 variables (2 nombres, 2 apellidos, fecha nacimiento y género), por la RNEC y presentan alguna diferencia en sus nombre o apellidos, se consideran HFP.

BDUA PR. Modelo de datos equivalente en estructura a la base de datos única de afiliados (BDUA) de operación, creado para contener todos los registros que sean depurados de la BDUA por ser considerados repetidos.

III. Criterios de evaluación, depuración y aplicación a registros de presuntos repetidos

A continuación se describen los criterios de evaluación, depuración y aplicación a registros de presuntos repetidos, con la finalidad de establecer cuáles serán movidos de la BDUA al modelo de datos paralelo BDUA-PR.

Los registros a depurar se identificarán con la sigla ELM en el resultado de la depuración y los registros reconocidos como válidos se identificarán con la sigla DEF.

Cada criterio de depuración tiene asociado un número el cual será informado por el administrador de los recursos del Fosyga en el archivo de salida, según los siguientes conceptos.

1. C1. Se retiran de la depuración los registros que al día de la ejecución de la depuración ya no existen en la BDUA, estos registros se clasifican como (ELM).

2. C2. Se retiran de la depuración los registros cuyo tipo y número de documento no existe en la RNEC, estos registros se clasifican como (ELM).

3. C3. Se retiran de la depuración los registros que existen en la RNEC pero esta los reporta como documentos anómalos o cancelados por causas diferentes a muerte, estos registros se clasifican como (ELM).

A partir de este punto la evaluación de criterios se hace por grupo de repetición, en el orden descrito y hasta el momento en el cual se logre seleccionar el registro o registros reconocidos como válidos en el grupo que serán identificados como DEF, el único caso en el cual un grupo pueda tener más de un registro válido en la BDUA es cuando se clasifican como HFP.

4. C4. Se identifican los casos de homónimos fonéticos permitidos (HFP), estos registros se clasifican como (DEF) y representan a su grupo de tal forma que los demás seriales que pertenezcan a este grupo se clasifican como (ELM).

5. C5. Se identifican los registros que por tipo y número de documento coinciden en su totalidad con los valores de la RNEC en las variables (nombres, apellidos, fecha de nacimiento y género), así:

a) Si sólo existe un registro con esta condición en el grupo de repetición, este registro se clasifica como (DEF) y los demás registros que pertenezcan a este grupo de repetición se clasifican como (ELM);

b) Si hay más de un registro con esta condición en el grupo de repetición, estos registros continúan al siguiente paso y los demás registros de este grupo de repetición que no cumplan la condición se clasifican como (ELM);

c) Si en el grupo de repetición no existen registros con esta condición se continúa con el siguiente paso para todos los registros del grupo de repetición.

6. C6. Se identifican los documentos que son reportados por la RNEC como pertenecientes a personas fallecidas y que en la BDUA se encuentran en este estado, así:

a) Si sólo existe un registro con esta condición en el grupo de repetición, este registro se clasifica como (DEF) y los demás registros que pertenezcan a este grupo de repetición se clasifican como (ELM);

b) Si hay más de un registro con esta condición en el grupo de repetición, estos registros continúan al siguiente paso y los demás registros de este grupo de repetición que no cumplan la condición se clasifican como (ELM);

c) Si en el grupo de repetición no existen registros con esta condición se continúa con el siguiente paso para todos los registros del grupo de repetición.

7. C7. Se identifican los seriales que su estado en la BDUA al corte de la auditoría se encuentran en estado activo “AC”, así:

a) Si sólo existe un registro con esta condición en el grupo de repetición, este registro se clasifica como (DEF) y los demás registros que pertenezcan a este grupo de repetición se clasifican como (ELM);

b) Si hay más de un registro con esta condición en el grupo de repetición, estos registros continúan al siguiente paso y los demás registros de este grupo de repetición que no cumplan la condición se clasifican como (ELM);

c) Si en el grupo de repetición no existen registros con esta condición se continúa con el siguiente paso para todos los registros del grupo de repetición.

8. C8. Se identifican los seriales que su estado en la BDUA al corte de la auditoría se encontraban en estado suspendido “SU”, así:

a) Si sólo existe un registro con esta condición en el grupo de repetición, este registro se clasifica como (DEF) y los demás registros que pertenezcan a este grupo de repetición se clasifican como (ELM);

b) Si hay más de un registro con esta condición en el grupo de repetición, estos registros continúan al siguiente paso y los demás registros de este grupo de repetición que no cumplan la condición se clasifican como (ELM);

c) Si en el grupo de repetición no existen registros con esta condición se continúa con el siguiente paso para todos los registros del grupo de repetición.

9. C9. Se identifican los seriales que su régimen en la BDUA al corte de la auditoría se encontraban en régimen de excepción “RE”, así:

a) Si sólo existe un registro con esta condición en el grupo de repetición, este registro se clasifica como (DEF) y los demás registros que pertenezcan a este grupo de repetición se clasifican como (ELM);

b) Si hay más de un registro con esta condición en el grupo de repetición, estos registros continúan al siguiente paso y los demás registros de este grupo de repetición que no cumplan la condición se clasifican como (ELM);

c) Si en el grupo de repetición no existen registros con esta condición se continúa con el siguiente paso para todos los registros del grupo de repetición.

10. C10. Se identifican los seriales que su régimen en la BDUA al corte de la auditoría se encontraban en régimen contributivo “RC”, así:

a) Si sólo existe un registro con esta condición en el grupo de repetición, este registro se clasifica como (DEF) y los demás registros que pertenezcan a este grupo de repetición se clasifican como (ELM);

b) Si hay más de un registro con esta condición en el grupo de repetición, estos registros continúan al siguiente paso y los demás registros de este grupo de repetición que no cumplan la condición se clasifican como (ELM);

c) Si en el grupo de repetición no existen registros con esta condición se continúa con el siguiente paso para todos los registros del grupo de repetición.

11. C11. Se identifican los seriales que su tipo de afiliado en la BDUA al corte de la auditoría se encontraban como cotizante “C” o Titular “T”, así:

a) Si sólo existe un registro con esta condición en el grupo de repetición, este registro se clasifica como (DEF) y los demás registros que pertenezcan a este grupo de repetición se clasifican como (ELM);

b) Si hay más de un registro con esta condición en el grupo de repetición, estos registros continúan al siguiente paso y los demás registros de este grupo de repetición que no cumplan la condición se clasifican como (ELM);

c) Si en el grupo de repetición no existen registros con esta condición se continúa con el siguiente paso para todos los registros del grupo de repetición.

12. C12. Se identifican los seriales que su tipo de afiliado en la BDUA al corte de la auditoría se encontraban como adicional “A”, así:

a) Si sólo existe un registro con esta condición en el grupo de repetición, este registro se clasifica como (DEF) y los demás registros que pertenezcan a este grupo de repetición se clasifican como (ELM);

b) Si hay más de un registro con esta condición en el grupo de repetición, estos registros continúan al siguiente paso y los demás registros de este grupo de repetición que no cumplan la condición se clasifican como (ELM);

c) Si en el grupo de repetición no existen registros con esta condición se continúa con el siguiente paso para todos los registros del grupo de repetición.

13. C13. Para los grupos que alcancen este nivel de evaluación con más de un registro, el registro que tenga el menor número de serial se clasifica como (DEF) y los demás registros del grupo se clasifican como (ELM).

IV. Entrega de información a las EPS-EOC y EPSS

Esta entrega se hará por parte del administrador fiduciario del Fosyga de manera presencial acompañada con carta y/o por correo certificado. Adicionalmente, esta información será dispuesta en el FTP de cada EPS-EOC y EPSS.

A continuación se describe la estructura del archivo a entregar a las entidades por parte del administrador fiduciario de los recursos del Fosyga.

1. El nombre del archivo a entregar es EPSXXXAUDPRDDMMAAAA.txt donde:

a) EPSXXX. Código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la Entidad Promotora de Salud;

b) AUDPR. Prefijo de auditoría de presuntos repetidos;

c) DDMMAAAA. Fecha de generación del archivo.

2. Estructura del archivo de entrega

a) Número de registro en el archivo;

b) Número de grupo de repetición asignado por la auditoría;

c) Serial del afiliado registrado en la BDUA;

d) Tipo de documento registrado en la BDUA;

e) Número de documento registrado en la BDUA;

f) Primer apellido registrado en la BDUA;

g) Segundo apellido registrado en la BDUA;

h) Primer nombre registrado en la BDUA;

i) Segundo nombre registrado en la BDUA;

j) Fecha de nacimiento registrado en la BDUA;

k) Género registrado en la BDUA;

l) Tipo de documento registrado en RNEC;

m) Número de documento registrado en RNEC;

n) Primer apellido registrado en RNEC;

o) Segundo apellido registrado en RNEC;

p) Primer nombre registrado en RNEC;

q) Segundo nombre registrado en RNEC;

r) Fecha de nacimiento registrado en RNEC;

s) Género registrado en RNEC;

t) Clasificación. “DEF” para los que permanecerían en la BDUA o “ELM” para los que pasarían al modelo BDUA-PR;

u) Causal de la clasificación. Dependiendo del paso en la depuración en la cual se clasificó el registro como “ELM” o “DEF”; este valor va del C1 al C13.

Para efectos del régimen subsidiado, el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, dispondrá adicionalmente copia de los resultados de la auditoría, a los departamentos, al Distrito Capital, a los municipios y al Inpec.

V. Gestiones de las EPS-EOC y EPSS

La entidad revisará los registros pertenecientes a cada grupo de repetición y verificará si existen casos en los que se trate de personas diferentes u homónimos fonéticos permitidos (HFP) y que no son:

• Casos de evolución de documento.

• Casos de error en el documento.

• Casos en los que se usaron simultáneamente el serial de la RNEC con el NIP y NUIP o alfanumérico.

Esta información será reportada al consorcio administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, en un plazo no mayor a veinte días hábiles, contados a partir de la fecha de entrega de los resultados de la auditoría, identificando la pareja de seriales que perteneciendo al mismo grupo y de acuerdo con los soportes de la entidad, son personas diferentes.

A continuación se describe la estructura del archivo a entregar por parte de las entidades al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga:

1. Nombre del archivo: EPSXXXRTAAUDPRDDMMAAAA.txt, donde

a) EPSXXX. Código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la entidad promotora de salud;

b) RTAAUDPR. Prefijo de respuesta auditoría de presuntos repetidos;

c) DDMMAAAA. Fecha de entrega del archivo.

2. Los campos del archivo del punto anterior serán los siguientes:

a) Número de grupo asignado por la auditoría;

b) Serial A del afiliado registrado en la BDUA;

c) Serial B del afiliado registrado en la BDUA.

Las entidades podrán reportar en otro archivo los registros que les han sido glosados por ser presuntos repetidos, que no se encuentran en esta auditoría y que de acuerdo a los soportes de la entidad, corresponden a personas diferentes.

1. Este archivo tendrá el nombre EPSXXXHFPDDMMAAA.txt, donde:

a) EPSXXX. Código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la Entidad Promotora de Salud;

b) HFP. Prefijo de homónimos fonéticos permitidos;

c) DDMMAAAA. Fecha de entrega del archivo.

2. Los campos del archivo del punto anterior serán los siguientes:

a) Tipo de documento del afiliado 1 reconocido como HFP;

b) Número de documento del afiliado 1 reconocido como HFP;

c) Primer apellido del afiliado 1 reconocido como HFP;

d) Segundo apellido del afiliado 1 reconocido como HFP;

e) Primer nombre del afiliado 1 reconocido como HFP;

f) Segundo nombre del afiliado 1 reconocido como HFP;

g) Fecha de nacimiento del afiliado 1 reconocido como HFP;

h) Género del afiliado 1 reconocido como HFP;

i) Tipo de documento del afiliado 2 reconocido como HFP;

j) Número de documento del afiliado 2 reconocido como HFP;

k) Primer apellido del afiliado 2 reconocido como HFP;

l) Segundo apellido del afiliado 2 reconocido como HFP;

m) Primer nombre del afiliado 2 reconocido como HFP;

n) Segundo nombre del afiliado 2 reconocido como HFP;

o) Fecha de nacimiento del afiliado 2 reconocido como HFP;

p) Género del afiliado 2 reconocido como HFP.

Especificaciones técnicas de los archivos a reportar por las EPS-EOC y EPSS

• Los nombres de los archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, SIN CARACTERES ESPECIALES y SIN TILDES.

• El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin. Se utiliza el ENTER como fin de registro.

• Cuando el valor de un campo no se encuentre definido dentro de los valores permitidos, este campo no debe llevar ningún valor, es decir, debe ser vacío y reportarse en el archivo plano como (,,).

• Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (”) ni ningún otro caracter especial.

• Los campos tipo fecha deben tener el formato DIA/MES/AÑO (DD/MM/AAAA) incluido el caracter SLASH (/) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos.

• Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles ni decimales.

• Se debe tener especial cuidado con las longitudes del número de identificación de los afiliados según el tipo de documento.

• Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres.

• Tener en cuenta que los datos que contengan CEROS, estos no pueden ser reemplazados por la vocal ‘O’ la cual es un carácter diferente a cero y viceversa.

Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro.

VI. Gestiones del administrador fiduciario

Una vez recibidos los archivos de las EPS-EOC y EPSS, según el plazo definido en el punto V, el administrador fiduciario del Fosyga, contará con veinte (20) días hábiles para verificar el material recibido y adelantar las siguientes actividades:

1. Informar al ministerio los resultados de este ejercicio, correspondientes a grupos de repetición en los cuales al final quedó más de un “registro válido en la BDUA”.

2. El administrador fiduciario del Fosyga, con base en las respuestas de aclaración dadas por las EPS-EOC y EPSS, en lo que respecta a los registros identificados como HFP, solicitará la confirmación de estas información ante la RNEC.

Surtido el proceso anterior, el administrador fiduciario del Fosyga, dispondrá de veinte (20) días hábiles para ejecutar la depuración de los registros repetidos en la BDUA. En los tramos de historia de la afiliación, donde el serial a depurar (ELM) sea cotizante de algún beneficiario, este último pasará a estado retirado durante dicho tramo.

Una vez depurada la BDUA, el administrador fiduciario del Fosyga ejecutará las siguientes acciones con el fin de identificar los valores involucrados en este proceso:

Régimen contributivo. En el histórico de afiliados compensados (HAC) se realizará la homologación de los seriales de los registros depurados (ELM), con el serial que corresponda al registro válido en la BDUA (DEF), para los cuales, se realizará la auditoría de UPC reconocidas por más de 30 días y su resultado se entregará a la EPS-EOC para el proceso de restitución y/o aclaración respectivo.

En los casos en que el grupo de repetición no tenga ningún registro válido en la BDUA (DEF), la restitución se hará por la auditoría de seriales.

Régimen subsidiado. En el proceso de liquidación mensual de afiliados (LMA), se realizarán las restituciones de UPCS de los registros depurados (ELM), para los casos en los cuales la sumatoria de días reconocidos por periodo para el grupo de repetición en uno o en los dos regímenes, supere los 30 días. Este proceso aplicará para los períodos reconocidos a partir del mes de abril de 2011.

Para aquellos registros que no fueron objeto de este proceso de depuración, pero que se determine que corresponden a afiliados repetidos en la BDUA, el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, hará uso de los criterios de depuración de que trata el presente anexo técnico.

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Circular 31 de 2013 del Ministerio de Salud y Protección Social)