Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras

RESOLUCIÓN 2200 DE 2010

(Mayo 31)

“Por medio de la cual se adopta el procedimiento que debe seguirse en el trámite de las denuncias de vocaciones hereditarias y de bienes vacantes y mostrencos.

(Nota: Derogada por la Resolución 682 de 2018 artículo 50 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

La Directora General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras,

en uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas en los artículos 99 a 113 del Decreto 2388 de 1979, Acuerdo 117 de 1985, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 66 de la Ley 75 de 1968 establece que el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras, ICBF, tendría en las sucesiones intestadas los derechos que hasta entonces el artículo 82 de la Ley 153 de 1887 atribuía al municipio de la vecindad del extinto, así como los que correspondían a otras entidades en relación con los bienes vacantes y mostrencos.

Que el numeral 22 del artículo 17 del Decreto 1137 de 1999 señala como función del instituto la de promover las acciones en que tenga interés por razón de su vocación hereditaria o de bienes vacantes o mostrencos.

Que el Decreto 2388 de 1979, en su capítulo XII, artículos 99 al 113, modificado parcialmente por el Decreto 3421 de 1986, reglamenta lo relacionado con vocaciones hereditarias y bienes vacantes y mostrencos, ordenando, entre otros, que toda persona que descubra la existencia de un bien vacante o mostrenco o de una vocación hereditaria, deberá hacer su denuncia por escrito ante la dirección general o dirección regional del ICBF, según la ubicación del bien o el lugar de tramitación del respectivo juicio.

Que la dirección general del instituto, mediante Resolución 690 de 27 de abril de 2004, adoptó el manual de denuncias de vocaciones hereditarias y bienes vacantes y mostrencos, en el que se establece el procedimiento relacionado con el trámite de esta clase de denuncias.

Que con posterioridad a la expedición del manual han surgido nuevas directrices y lineamientos por parte de la dirección general, así como reglamentaciones en materia de bienes vacantes y mostrencos y conceptos emitidos por la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, determinantes en el trámite de denuncias.

Que teniendo en cuenta lo anterior, se hace necesario actualizar y compilar en un solo documento, lo relacionado con el procedimiento para el trámite de las denuncias de vocaciones hereditarias y bienes vacantes y mostrencos.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Generalidades

ART. 1º—Objeto. La presente resolución tiene por objeto establecer el procedimiento que se debe seguir en los trámites de denuncias de vocaciones hereditarias y de bienes vacantes y mostrencos en las que tenga interés el ICBF, con el fin de mejorar su gestión operativa y administrativa.

(Nota: Derogada por la Resolución 682 de 2018 artículo 50 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 2º—Alcance. El contenido de esta resolución se aplicará desde las denuncias de vocaciones hereditarias y de bienes vacantes y mostrencos formuladas ante la dirección general y las direcciones regionales del ICBF, de acuerdo con sus competencias, durante las diligencias administrativas, judiciales o notariales encaminadas a la adjudicación de los bienes al ICBF y su registro y entrega, hasta la liquidación del contrato de participación.

(Nota: Derogada por la Resolución 682 de 2018 artículo 50 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 3º—Fines. Durante el trámite de la denuncia, la dirección general o la dirección regional competente deberá tener en cuenta los siguientes fines: identificar al dueño del bien o al heredero de mejor derecho poniéndole a disposición la cosa hallada o los bienes relictos y, de no resultar lo anterior, incrementar el patrimonio del instituto con destino a los programas que desarrolla.

PAR.—El ICBF debe coadyuvar con el denunciante en la consecución de las pruebas que demuestren su dicho y promover la búsqueda del dueño del bien denunciado. Por lo anterior, se exige de los servidores públicos a cargo de los trámites el mayor rigor en la búsqueda de propietarios y herederos de mejor derecho, con el fin de descartar en lo posible futuras reclamaciones que pudieren afectar patrimonialmente al instituto.

(Nota: Derogada por la Resolución 682 de 2018 artículo 50 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 4º—Competencias. El consejo directivo, la dirección general y las direcciones regionales del instituto conocerán de cada una de las actuaciones en el procedimiento de la denuncia según sea su competencia, así:

a) De la recepción y trámite de la denuncia: La dirección general y las direcciones regionales deberán recibir las denuncias presentadas por los particulares o los informes de parte de otra entidad pública. Cuando se verifique que la ubicación del bien o el lugar de tramitación del respectivo proceso o trámite, no corresponde al lugar de recibo, se le dará traslado a la dirección competente con el fin de que adelante el trámite administrativo, judicial o notarial que sea pertinente.

b) De la contratación: El director general del ICBF es el competente para realizar la contratación en su calidad de representante legal del instituto, y de conformidad con la ley podrá delegar la celebración de los contratos.

c) Del otorgamiento de poderes: La dirección general del ICBF puede delegar en los directores regionales y en el jefe de la oficina asesora jurídica de la dirección general la facultad de conferir los poderes necesarios para la representación del instituto en los procesos judiciales y trámites administrativos en los que intervenga a cualquier título.

d) De la enajenación o conservación de los bienes adjudicados: El comité de gestión de bienes de la dirección general o de la dirección regional competente recomendará al área administrativa cuándo se debe proceder a la enajenación o conservación de los bienes que ingresan al patrimonio del ICBF con motivo de la declaración de vacantes o mostrencos o por vocación hereditaria, de lo cual se deberá dejar constancia en el acta correspondiente.

La decisión de enajenar el bien adjudicado o conservarlo para el uso del ICBF deberá tomarse, previa la mencionada sesión del comité de gestión de bienes, por la dirección general o dirección regional competente, dentro de los dos (2) meses siguientes a su ingreso al patrimonio del instituto.

e) Del incremento sobre la participación económica: El consejo directivo del ICBF es el competente para decidir sobre la solicitud de mayor pago de participación económica, habida cuenta del avalúo aproximado de su aporte profesional, técnico y económico y del bien que ingrese al patrimonio del instituto, sin que en ningún caso dicha participación pueda exceder del cincuenta por ciento (50%).

(Nota: Derogada por la Resolución 682 de 2018 artículo 50 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 5º—Términos. Los servidores públicos responsables del trámite de las denuncias de vocaciones hereditarias y de bienes vacantes y mostrencos en las que tenga interés el ICBF, deberán observar los siguientes términos:

a) A partir del momento en que reciban la solicitud que tenga por objeto verificar la existencia de una denuncia anterior por los mismos bienes, tendrán cinco (5) días para expedir la correspondiente certificación.

b) En ningún caso podrán transcurrir más de dos (2) meses contados a partir del momento de la radicación de la denuncia, para expedir la resolución que niegue o reconozca la calidad al denunciante.

c) Una vez adjudicados los bienes al ICBF, tendrán quince (15) días para la correspondiente protocolización y registro de la adjudicación, y dos (2) meses para pronunciarse respecto de su conservación o enajenación.

d) A partir del momento en que se decida la conservación y uso del bien o se materialice su enajenación, deberá expedirse el proyecto de resolución que reconozca y ordene el pago de la participación, para lo cual se contará con un término de quince (15) días.

(Nota: Modificado el literal b) del presente artículo por la Resolución 162 de 2013 artículo 1° del Instituto Colombiano de Bienestar familar)

(Nota: Derogada por la Resolución 682 de 2018 artículo 50 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 6º—Documentos de apoyo, modelos y minutas. La oficina asesora jurídica suministrará documentos de apoyo, modelos y minutas de los diferentes actos a que se refiere esta resolución, los cuales deberán ser adoptados en su integridad por las direcciones regionales para el trámite de las denuncias de vocaciones hereditarias y bienes vacantes y mostrencos y para las gestiones subsiguientes.

(Nota: Derogada por la Resolución 682 de 2018 artículo 50 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 7º—Deber de seguir los procedimientos y directrices que se imparten en esta resolución. La dirección general y las direcciones regionales deberán seguir los procedimientos y las directrices que se señalan en esta resolución.

(Nota: Derogada por la Resolución 682 de 2018 artículo 50 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

CAPÍTULO II

Conceptos

ART. 8º—Definiciones. Los términos más usuales en materia de vocaciones hereditarias y de bienes vacantes y mostrencos, se entenderán así, para los efectos del ICBF:

a) Vacante: Bien inmueble ubicado en el territorio nacional, sin dueño aparente o conocido.

b) Mostrenco: Bien mueble (vehículos, semovientes, dineros, divisas, joyas, valores, títulos, bonos, acciones de sociedades, etc.) ubicado en el territorio nacional sin dueño aparente o conocido.

c) Dueño aparente: La jurisprudencia tiene por tal al poseedor que, no obstante carecer del derecho de dominio, ejerce actos de señor y dueño sobre el bien. Aunque el poseedor podría adquirir la propiedad por prescripción y la ley lo reputa como dueño y le reconoce este carácter mientras no se pruebe otra cosa por vía judicial, el ICBF no puede, por esa sola razón, renunciar a las acciones sucesorales y reivindicatorias que aparezcan fundadas ni favorecer pasivamente que las prescripciones en curso se consumen. En efecto, la reputación de dueño es una presunción legal y no una declaración judicial.

d) Dueño conocido: Es quien ejercita su derecho real con fundamento en títulos traslaticios de dominio y cuya propiedad es de conocimiento público. En el caso de los bienes sujetos a registro, el dueño conocido es quien aparece inscrito como tal, aunque esta condición presunta admite en contrario las pruebas de fallecimiento, abandono y prescripción, entre otras.

e) Búsqueda física y jurídica del dueño: Las normas del Código Civil disponen que la primera responsabilidad de particulares y autoridades ante el hallazgo de un bien sin dueño “aparente o conocido” es la de procurar su devolución, de manera que la adjudicación al ente beneficiario tiene carácter subsidiario. Por esta causa, la actividad orientada a localizar al dueño debe agotarse en cuanto la información disponible lo permita, y continuar mientras dure el proceso correspondiente.

f) Aparición del dueño: Solo tras el fracaso de la búsqueda del dueño se tiene el bien como “provisoriamente vacante o mostrenco” y procede a emprender las acciones orientadas a su adjudicación. La mencionada condición se da cuando el dueño “no fuere conocido” o cuando, siéndolo, “no pareciere” (apareciere), según el artículo 704 del Código Civil. La segunda forma de aparición del dueño es la que ocurre después de la adjudicación del bien y antes de su venta (art. 708); en este caso, es condición de la devolución del bien que el dueño restituya las expensas y, si fuere el caso, la participación del denunciante.

g) Vocación hereditaria: Capacidad del ICBF, por encontrarse en el quinto orden sucesoral, para heredar tanto los bienes pertenecientes a un patrimonio, cuando al causante que no ha testado no le sobreviven hijos, cónyuge, padres, hermanos o sobrinos, o cuando en igual circunstancia el testamento fuere declarado nulo.

h) Beneficio de inventario: Es la modalidad y condición de aceptación de una herencia en la que el heredero solo se hace responsable de las obligaciones del causante hasta el monto de los bienes que le han de corresponder. Por disposición legal (C.C., art. 1307), los establecimientos públicos como el ICBF solo pueden aceptar herencias con beneficio de inventario.

(Nota: Derogada por la Resolución 682 de 2018 artículo 50 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

CAPÍTULO III

De las denuncias

ART. 9º—Denuncia. Toda persona que descubra la existencia de un bien vacante o mostrenco, o de una vocación hereditaria, debe hacer su denuncia por escrito ante la dirección general o dirección regional del ICBF, según la ubicación del bien o el lugar de tramitación del respectivo proceso.

PAR. 1º—Dada la competencia nacional de la dirección general del instituto, los particulares o entidades públicas podrán presentar sus denuncias o informes ante esta, quien verificará la ubicación de los bienes o el lugar de la tramitación de los procesos o trámites y dará traslado a la dirección regional competente.

PAR. 2º—No se entenderá como descubrimiento el de aquellos bienes cuya existencia haya sido divulgada por cualquier medio de comunicación masiva o denunciada para el ICBF por cualquiera de sus servidores públicos o contratistas con anterioridad a la pretensión del particular interesado.

PAR. 3º—En el escrito de denuncia se debe incluir la afirmación de que el denunciante procede de buena fe. Esta afirmación se entenderá bajo la gravedad de juramento que se considera prestado por la presentación personal del escrito.

(Nota: Derogada por la Resolución 682 de 2018 artículo 50 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 10.—Requisitos de la denuncia. La denuncia debe presentarse en la siguiente forma:

(i) Por escrito, con la información general contemplada en la ley, como datos del denunciante (nombre, apellidos, cédula, domicilio, dirección de residencia y de oficina, teléfonos); manifestando si es a nombre propio o de un tercero; la clase de denuncia y la descripción de los bienes; si es del caso, datos del causante y fecha de su fallecimiento.

(ii) Debidamente radicada en correspondencia ante la dirección general o ante la dirección regional, según la ubicación del bien o lugar de tramitación del proceso o trámite, y

(iii) Con la manifestación del propósito de celebrar el respectivo contrato.

(Nota: Derogada por la Resolución 682 de 2018 artículo 50 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 11.—Prevalencia entre denuncias. Se reconocerá al denunciante que hubiere presentado la denuncia en primer término, siempre que reúna las condiciones de ley.

(Nota: Derogada por la Resolución 682 de 2018 artículo 50 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 12.—Deber de informar por parte de los servidores públicos. Toda persona que ejerza funciones públicas está en la obligación legal de informar al ICBF, a la mayor brevedad, de la existencia de las vocaciones hereditarias y bienes mostrencos o vacantes de que tuviere conocimiento, sin que por ello sea reconocido como denunciante o pueda contratar con la entidad para ese mismo efecto; en tal caso, los trámites se adelantarán de oficio por parte del instituto.

(Nota: Derogada por la Resolución 682 de 2018 artículo 50 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 13.—Registro de expedientes de vocaciones hereditarias y bienes vacantes y mostrencos. En la dirección general del instituto y en las direcciones regionales se abrirá un libro de registro que se denominará radicador de los asuntos o expedientes de vocaciones hereditarias y bienes vacantes y mostrencos, en el que se anotará:

a) Nombre del denunciante.

b) Número de la resolución por medio de la cual se lo reconoce como tal.

c) Número del contrato y fecha de su perfeccionamiento.

d) Oficina o despacho donde se halla radicado el proceso.

e) Todos aquellos datos necesarios para la identificación del trámite y del bien.

(Nota: Derogada por la Resolución 682 de 2018 artículo 50 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 14.—Radicación de informaciones y denuncias provenientes de entidades de derecho público. Todas las denuncias o informaciones sobre existencia de vocaciones hereditarias y bienes vacantes y mostrencos que provengan de otras entidades de derecho público deberán ser atendidas y radicadas en las mismas condiciones que las que instauren los particulares, tomándose como hora y fecha de presentación las que consigne la oficina de correspondencia del ICBF. Los actos administrativos que se profieran en razón de las denuncias les serán notificados a estas en las mismas condiciones de los particulares, y el trámite administrativo, judicial o notarial encaminado a la adjudicación de los bienes al instituto será adelantado de oficio por este, sin que haya lugar a pago de participación económica.

(Nota: Derogada por la Resolución 682 de 2018 artículo 50 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 15.—Otorgamiento de garantía de seriedad. Cuando el ICBF lo considere conveniente o necesario, el denunciante afianzará el cumplimiento de las obligaciones contraídas mediante el otorgamiento de una garantía de seriedad en la cuantía que señale aquel, la cual será proporcional al valor del bien y subsistirá hasta la fecha de perfeccionamiento del contrato. El denunciante deberá adicionar esta garantía cuando a juicio del instituto se considere insuficiente.

(Nota: Derogada por la Resolución 682 de 2018 artículo 50 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 16.—Confidencialidad de las denuncias. Las informaciones contenidas en las denuncias de vocaciones hereditarias y bienes vacantes y mostrencos tienen carácter confidencial y su publicación en medios de comunicación de masas solo es posible bajo la autorización del instituto. En ningún caso se admitirá la intervención de personas distintas al denunciante o su apoderado.

(Nota: Derogada por la Resolución 682 de 2018 artículo 50 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 17.—Cesión de la denuncia. La cesión consiste en el traspaso de la posición íntegra que ocupa el particular dentro del trámite de la denuncia, y se reconocerá mediante resolución motivada suscrita por la dirección general o dirección regional, de acuerdo a su competencia.

(Nota: Derogada por la Resolución 682 de 2018 artículo 50 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 18.—Facultades otorgadas en los poderes por denuncias. Los poderes que se otorguen a abogados externos en razón de denuncias de vocaciones hereditarias y bienes vacantes y mostrencos llevarán expresamente indicado que no comprenden la facultad de conciliar ni las de recibir o disponer de los bienes objeto de denuncia. Además, para el caso de las vocaciones hereditarias, se indicará expresamente que la herencia se deberá aceptar con beneficio de inventario y que el inventario y avalúo de bienes y el trabajo de partición deberán llevar visto bueno del ICBF.

(Nota: Derogada por la Resolución 682 de 2018 artículo 50 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

CAPÍTULO IV

De los contratos de participación

ART. 19.—Suscripción de contrato. Para este fin se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:

1. Modalidad de contratación. El contrato que se suscriba con la persona a quien se le reconozca la calidad de denunciante será de carácter administrativo y se le aplicará el procedimiento de contratación directa atendiendo las competencias contractuales por cuantía.

2. Valor de los contratos. Por causa de lo previsto en el artículo 72 de la Ley 1111 de 2006 (reforma tributaria), que modificó el artículo 519 del estatuto tributario, el impuesto de timbre sobre contratos se causa a la tarifa del cero por ciento (0.0%) a partir del año 2010. Dado que este era el único efecto fiscal del contrato de participación, la determinación del valor del contrato con tal fin se vuelve innecesaria, de suerte que queda limitada a los eventos en que el instituto, en decisión debidamente motivada, encuentre necesario exigir al denunciante la constitución de una póliza de cumplimiento de sus obligaciones.

Por las características aleatorias del contrato y por desconocerse el valor de los bienes a la fecha de su suscripción, para efectos del otorgamiento de pólizas la cuantía de los contratos se fijará de diez (10) a cuarenta (40) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

3. Plazo de duración del contrato. El plazo de duración de los contratos administrativos suscritos por efecto del reconocimiento de la calidad de denunciante será de dos (2) años prorrogables en forma escrita, previa solicitud del denunciante, hasta la terminación de los procesos judiciales y trámites notariales y el ingreso material (físico) de los bienes al patrimonio del ICBF. En todo caso, el denunciante deberá mantener vigentes las pólizas, cuando estas se hayan exigido.

4. De las demás formalidades del contrato. Respecto al perfeccionamiento, legalización, ejecución, supervisión, garantía, adición, modificación, incumplimiento, cesión, suspensión, terminación y liquidación del contrato, se aplicarán las reglas básicas del manual de contratación vigente del Instituto, en cuanto sean pertinentes.

5. Gastos y costos. Los gastos y costos que se causen por efecto del otorgamiento del contrato son de cargo del denunciante, quien tiene la responsabilidad de sufragarlos so pena de incumplimiento del mismo.

6.Cesión del contrato. Cuando se trate del contrato de participación, este solo podrá cederse con la autorización expresa del ICBF.

7. Terminación unilateral anticipada del contrato. En caso de que el denunciante abandone el procedimiento judicial o notarial respectivo por tres (3) meses continuos, el ICBF dispondrá la terminación unilateral anticipada del contrato y hará efectivas las garantías y la cláusula penal, si fuere del caso, sin perjuicio de la responsabilidad penal, civil y administrativa a que haya lugar. Esta decisión se tomará mediante acto administrativo motivado y en el mismo se ordenará continuar la actuación de oficio sin que el denunciante tenga derecho a reconocimiento ni pago de participación económica alguna, pero sin perjuicio de que le sean cubiertos los gastos reembolsables, en las oportunidades que correspondan legal o reglamentariamente.

(Nota: Derogada por la Resolución 682 de 2018 artículo 50 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

CAPÍTULO V

Trámite de la denuncia

ART. 20.—El procedimiento que se aplicará al trámite de las denuncias de vocaciones hereditarias, bienes vacantes y mostrencos, es el siguiente:

1. Radicación de la denuncia. Una vez instaurada la denuncia, recibida y radicada en la oficina de correspondencia del ICBF, el grupo jurídico de la dirección regional o la oficina asesora jurídica de la dirección general, de acuerdo con la radicación de la denuncia, surtirá los siguientes pasos:

a) El escrito de denuncia o el oficio de puesta en conocimiento emanado de otra entidad oficial se debe remitir al área jurídica respectiva, la cual procederá a: (i) asignar el número consecutivo de radicación en el libro radicador de denuncias, (ii) dar apertura al expediente, e (iii) incluir la denuncia en la base de datos y en los reportes a la dirección general.

b) Previa consulta del libro radicador de la dependencia que ha recibido la denuncia, se oficiará a la dirección general y a las direcciones regionales solicitando que, dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores al recibo de la solicitud, certifiquen si existen denuncias anteriores que comprometan los mismos bienes o causantes.

c) Cuando la denuncia sea radicada en la dirección general, se remitirá a la dirección regional competente, según el lugar de ubicación de los bienes o de la tramitación de los procesos o trámites, a más tardar al día siguiente de su recibo, y se enviará copia del oficio remisorio al particular o a la entidad oficial informante.

Lo anterior se aplicará cuando no se trate de denuncias que comprendan acciones en sociedades comerciales sujetas a la legislación colombiana. En este último caso, el jefe de la oficina asesora jurídica de la dirección general conocerá en primera instancia del trámite de la denuncia hasta la suscripción del contrato de participación e impartirá las instrucciones pertinentes para que se adelanten las actuaciones judiciales o notariales por medio de las direcciones regionales.

En todo caso, si la denuncia de acciones se realiza en una dirección regional, esta la remitirá a la oficina asesora jurídica de la dirección general para lo de su competencia, dentro del día hábil siguiente a su radicación formal.

2. Pruebas documentales. El grupo jurídico de la dirección regional o la oficina asesora jurídica de la dirección general, de acuerdo con su competencia, una vez presentada la denuncia, le exigirá al denunciante la documentación necesaria para comprobar la veracidad de los hechos que sustentan la provisoria condición vacante o mostrenca del bien o la vocación hereditaria del Instituto, así como la descripción detallada de los bienes objeto de denuncia y todos aquellos hechos y circunstancias que den certeza acerca de la calidad de los mismos. Cuando se trate de denuncias de carácter oficioso, el ICBF debe adelantar la labor investigativa.

Para el recaudo de las pruebas requeridas se seguirán los siguientes pasos:

a) Oficiar al denunciante o a la entidad oficial informante para comunicarle la inexistencia de denuncias anteriores y solicitarle, si fuere el caso, que en el término de los treinta (30) días siguientes allegue las pruebas que acrediten la veracidad, naturaleza, descripción y ubicación de los bienes denunciados.

b) Coadyuvar con el denunciante en la consecución de las pruebas, oficiando a entidades como la Registraduría Nacional del Estado Civil, establecimientos financieros, oficinas de tránsito y transporte, oficinas de registro de instrumentos públicos y demás con la misma finalidad indicada en el literal precedente.

c) Comunicar a los moradores de los inmuebles la existencia de la denuncia y solicitarles remitir la información pertinente para el desarrollo de la misma, destacándose la referente a eventuales dueños de los bienes o herederos de mejor derecho.

d) Adjuntar al expediente las respuestas a todos los oficios señalados.

3. Visita e inspección de inmuebles y muebles. La oficina asesora jurídica de la dirección general o el grupo jurídico de la dirección regional, de acuerdo con su competencia, deberá:

a) Coordinar con la dirección administrativa de la dirección general o el grupo administrativo de la dirección regional en donde se encuentren ubicados los bienes muebles e inmuebles relacionados en la denuncia, con el fin de que esta efectúe la visita a los mismos. De esta diligencia se le hará saber al denunciante con el fin de que asista a ella, si así lo estima pertinente.

b) El área administrativa competente realizará la visita con el propósito de: (i) en el caso de inmuebles, verificar su ubicación, realizar la estimación de su valor comercial, determinar quiénes lo habitan y a qué título, describir su conformación y revisar las demás circunstancias que permitan constatar la naturaleza del bien y la veracidad de los hechos denunciados, elaborar un acta de la visita y fijar un aviso informativo sobre ella y motivando en todo caso a sus ocupantes y vecinos en procura de que demuestren extrajudicialmente su mejor derecho o que informen a quien consideren que lo tiene, (ii) en el caso de muebles, hacer su descripción, realizar la estimación de su valor comercial, determinar si alguna persona reclama sobre él propiedad, posesión o tenencia, determinar su naturaleza y demás circunstancias que permitan constatar la veracidad de los hechos, elaborar un acta de la visita y de ser posible, fijar en el lugar de ubicación del bien un aviso informativo sobre la visita practicada.

c) El área administrativa competente remitirá las actas de visita al área jurídica competente.

d) La oficina asesora jurídica de la dirección general o el grupo jurídico competente oficiará a las personas o entidades que, como resultado de la visita, se considere que podrían tener un mejor derecho sobre el bien o información que permita clarificar la situación del mismo.

4. Estimación del valor comercial. Las áreas jurídicas y administrativas competentes, realizarán la estimación del valor comercial del bien denunciado con fines estadísticos e informativos y los aplicables a la eventual constitución de las garantías, la cual se incorporará al expediente a título informativo. Con este objeto empleará los medios a su alcance que le permitan establecerlo en forma siquiera aproximada, tales como avalúo catastral de inmuebles, tablas oficiales de avalúo de automotores, valor nominal de las acciones e inversiones, catálogos y similares. La valoración constituye una aproximación razonable y no un avalúo comercial y técnico, y se efectuará con criterios como los sugeridos en esta resolución.

5. Evaluación. La oficina asesora jurídica de la dirección general o el grupo jurídico de la dirección regional, de acuerdo con su competencia, deberá, una vez finalizado el término de treinta (30) días de la etapa probatoria, evaluar la documentación del expediente de denuncia con el fin de determinar dos aspectos: (i) Si el denunciante allegó la documentación adecuada para comprobar la veracidad, naturaleza, descripción y ubicación de los bienes denunciados y, de no haberlo realizado, si hubo justificación en su incumplimiento, y (ii) Si el bien denunciado reúne las características exigidas por la ley para considerarlo provisoriamente vacante o mostrenco u objeto de la acción sucesoria.

6. Definición de la calidad de denunciante. Una vez agotada la etapa probatoria, la oficina asesora jurídica de la dirección general o el grupo jurídico de la dirección regional, de acuerdo con su competencia, debe adoptar mediante resolución motivada la determinación de reconocer o negar la calidad de denunciante.

6.1. Reconocer la calidad de denunciante. Se reconocerá la calidad de denunciante cuando estén acreditadas sumariamente la veracidad, naturaleza, descripción y ubicación del bien o calidad denunciados.

6.2. Negar la calidad de denunciante.

6.2.1. Negar la calidad de denunciante y ordenar continuar de oficio. Se negará la calidad de denunciante y se ordenará continuar de oficio cuando el denunciante no allegue dentro de los treinta (30) días contados a partir de la radicación de la denuncia la documentación que permita comprobar la veracidad, naturaleza, descripción y ubicación de los bienes denunciados, siempre que no haya justificación para su incumplimiento. De igual manera se procederá ante la renuncia voluntaria del denunciante, la cual deberá constar por escrito.

6.2.2. Negar la calidad de denunciante y ordenar dar por terminado el trámite y archivar el expediente. Se negará la calidad de denunciante y se ordenará dar por terminado el trámite y archivar el expediente cuando se verifiquen denuncias preexistentes, se compruebe la existencia de herederos con mejor derecho en vocaciones hereditarias o aparezca el dueño de los bienes vacantes y mostrencos.

7. Suscripción del contrato de participación. En los casos en que se reconozca la calidad de denunciante, se procederá a suscribir el contrato de participación con el fin de que el denunciante se comprometa a adelantar las gestiones judiciales y extrajudiciales necesarias para que los bienes denunciados le sean adjudicados y entregados real y materialmente al ICBF. La suscripción del mismo se hará de acuerdo con lo establecido en el capítulo cuarto de la presente resolución.

8. Ingreso real y material (físico) de los bienes. Como ingreso real se entenderá la atribución jurídica de los bienes al instituto mediante sentencia protocolizada o registro como instrumento público, según su tipo, y por ingreso material se entenderá la entrega física que permite al ICBF ejercer a plenitud el dominio del bien y usar, gozar y disponer de él libremente. Los bienes denunciados no serán recibidos en forma material (física) por el instituto mientras la justicia ordinaria o el trámite notarial no le hayan adjudicado los bienes.

Por lo anterior, previo a la recepción de los bienes adjudicados por denuncias, deberá solicitársele al denunciante la adjudicación debidamente protocolizada y registrada, en caso de involucrar inmuebles, o la adjudicación protocolizada, en el caso en que se trate de muebles. Además, se debe recibir las sentencias judiciales o decisiones de autoridad proferidas en los demás procesos y trámites que eventualmente se hayan adelantado y que afecten el bien. Una vez se obtenga la copia de la adjudicación, se reportará inmediatamente al área administrativa o financiera para que proceda a elaborar el alta de inventarios y el registro contable del incremento patrimonial.

Como única excepción al postulado anterior se encuentran las limitaciones fundadas en contratos que tuvieran su origen en la voluntad del causante y que por ley no desaparecen por la muerte del titular del bien y se transmiten a sus herederos, tales como el arrendamiento, el comodato o el usufructo.

8.1. Momento en que se perfecciona el ingreso real de los bienes al patrimonio del ICBF. Para que se perfeccione el ingreso real de los bienes al patrimonio del ICBF, se requiere:

a) Bienes inmuebles: protocolización y registro de la escritura pública que contenga la sentencia judicial de adjudicación o registro de la escritura de adjudicación, en los casos de sucesiones adelantadas por trámite notarial.

b) Bienes muebles: escritura y entrega material de los bienes, para los casos de sucesiones con trámite notarial, o sentencia ejecutoriada y entrega material, para las sucesiones judiciales.

c) Bienes muebles que requieren algún registro especial: el ingreso se produce cuando, adicionalmente a la entrega, se cumple el registro especial (cámaras de comercio, oficinas de tránsito, registro aeronáutico, etc.).

d) Derechos, acciones o similares: entrega de los títulos, sentencia ejecutoriada e inscripción en los correspondientes libros de la sociedad.

8.2. Momento en que se perfecciona el recibo material (físico) de los bienes al patrimonio del ICBF. El ICBF solo recibirá materialmente los bienes adjudicados por denuncias cuando los mismos se encuentren libres de condiciones resolutorias y demás situaciones jurídicas que pudieren resolverse en traslación del dominio, arrendamientos sin contrato escrito, ocupantes o poseedores y, en general, de cualquier circunstancia, afectación o carga que haga imposible su libre disposición.

Para el ingreso físico de bienes muebles e inmuebles al ICBF se debe seguir los siguientes pasos:

8.2.1. Bienes muebles e inmuebles.

a) El contratista debe presentar informe que señale la fecha al director administrativo de la dirección general o coordinador del grupo administrativo de la dirección regional o a quien haga sus veces, para que este último reciba los bienes.

b) Una vez recibidos los bienes, se debe tramitar su avalúo y trasladar copia de este a la dirección financiera y al grupo de gestión de bienes en los casos de la dirección general y a contabilidad y almacén cuando se trate de la dirección regional, para lo de su competencia. De igual forma, se debe remitir al grupo jurídico de la dirección regional o a la oficina asesora jurídica de la dirección general, según corresponda, copia del avalúo y de los memorandos enviados a contabilidad y almacén.

8.2.2. Dineros, divisas, acciones y valores

a) El grupo jurídico de la dirección regional o la oficina asesora jurídica de la dirección general debe elaborar poder especial para la firma del director regional o general, según corresponda, para otorgar facultades al director financiero de la dirección general o al coordinador del grupo financiero de la dirección regional o a quien haga sus veces, con el fin de que este reciba las divisas, sumas de dinero por concepto de cuentas bancarias, títulos, acciones y otros valores adjudicados.

b) El director financiero en la dirección general o el grupo financiero de la dirección regional o quien haga sus veces, debe recibir las divisas, dineros, títulos, acciones y otros valores, elaborando el comprobante de tesorería y enviando copia del mismo al grupo jurídico de la dirección regional o la oficina asesora jurídica de la dirección general, según corresponda, con destino al expediente de denuncia.

9. De la enajenación o conservación de los bienes adjudicados. La enajenación o conservación de los bienes adjudicados por vocación hereditaria o por bienes vacantes y mostrencos se decidirá conforme a lo señalado en el literal d) del artículo 4º de la presente resolución.

10. Determinación del precio de venta de los bienes. Las reglas de referencia que deben seguirse por el ICBF para determinar tanto el precio de venta de los bienes en los casos en que se decida su venta porque el bien no pueda ser utilizado para los fines propios del objeto de la entidad, como el valor efectivamente percibido por el Instituto cuando decide conservar el bien para su uso, serán las que dispongan las normas internas del instituto (manual de contratación del ICBF).

11. Adjudicación de acciones, cuotas o partes de interés en los procesos de vocación hereditaria o de bienes mostrencos. En los casos en que el ICBF llegue a ser titular de una participación en el capital social de una empresa como resultado de un proceso de vocación hereditaria o de bienes mostrencos, se deben seguir las siguientes pautas:

11.1. Obligación de enajenación. Las acciones o cuotas de interés en sociedades que sean adjudicadas al ICBF, por tratarse de bienes que este no requiere para su funcionamiento ni podría adquirir legalmente, deben ser enajenadas a la mayor brevedad, dada la discordancia entre las funciones del instituto y el objeto de las personas jurídicas en las que adquiere esa participación.

11.2. Régimen jurídico aplicable a la enajenación obligatoria de la parte del ICBF en el capital social de empresas. La enajenación de las acciones o cuotas de interés adjudicadas al ICBF se cumplirá de conformidad con las normas legales y estatutarias aplicables a cada clase de bienes, o sea las relativas a la enajenación de acciones, cuotas de interés, bonos convertibles en acciones, etc.

La enajenación de esta clase de bienes está regulada por las reglas del derecho privado, lo cual excluye la aplicación de otros regímenes, como el previsto en la Ley 80 de 1993.

12. De la participación económica. La participación económica del denunciante se reconocerá y pagará mediante resolución motivada.

El pago de la participación económica de que trata este numeral se podrá realizar de manera parcial cada vez que un bien que haya ingresado al patrimonio del ICBF sea enajenado o destinado al uso de la entidad, previa recomendación del comité de gestión de bienes de la dirección general o de la dirección regional competente, quien lo remitirá a la dirección general con el fin de que sea ratificado por la dirección administrativa, la cual ordenará el traslado presupuestal a la dirección regional para efectuar el pago.

12.1. Determinación del momento en que se debe pagar la participación del denunciante y valor de la misma. Para la determinación del momento en que se debe pagar la participación del denunciante y del valor de la misma, se tendrá en cuenta:

a) Cuando el instituto decida quedarse con el bien adjudicado por requerirlo para su uso de acuerdo con sus competencias, el pago de la participación se hará al momento en que se recomiende esa decisión en sesión del comité de gestión de bienes que sea competente, y el valor se determinará por medio de avalúo.

b) En los eventos en que la dirección general del ICBF autorice la venta del bien, el pago se hará cuando el instituto reciba el dinero efectivo producto de la venta.

c) En los casos en que el instituto determine la cesión a título gratuito a una entidad pública de un bien que le haya sido adjudicado, el pago de la participación se hará al momento en que por acto administrativo se tome esa decisión, y el valor se determinará por medio de avalúo.

d) Cuando sobre un bien adjudicado recaiga un contrato irrevocable de larga duración celebrado por el causante, tal como usufructo, comodato, arrendamiento, por escritura pública, anticresis, etc., la participación del denunciante se pagará una vez perfeccionada la inscripción de la adjudicación y su valor se determinará por medio del avalúo comercial.

e) En ningún caso habrá lugar al pago de la participación en especie, pero, en igualdad de condiciones o ventaja de la propuesta del denunciante respecto de otros oferentes compradores, el valor de la participación le podrá ser descontado del precio de venta.

Para que proceda el pago de la participación económica del denunciante respecto de los bienes que el ICBF decida reservar para su uso, estos deben encontrarse debidamente saneados y en condiciones legales que permitan su inmediato goce, con excepción de la limitación originada en contratos que tuvieren su origen en la voluntad del causante, que no terminan por su muerte y que se transfieren a sus herederos, tales como el arrendamiento, el comodato o el usufructo.

12.2. Trámite. El procedimiento que deben seguir la oficina asesora jurídica de la dirección general o el grupo jurídico de la dirección regional competente y la dirección financiera de la dirección general o el grupo financiero o quien haga sus veces en la dirección regional, cuando hay lugar al pago de participación económica por parte del ICBF al denunciante, es el siguiente:

a) El área jurídica debe certificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y remitir al área financiera la certificación sobre la enajenación o decisión de conservar los bienes, con el fin de que se elabore la liquidación de la participación económica.

b) El área financiera debe elaborar la liquidación de la participación económica y remitirla al área jurídica.

c) El área jurídica debe elaborar el proyecto de resolución que ordena el pago de la participación económica, y, si este es definitivo, determinará en la misma el archivo de las actuaciones y señalará las notificaciones pertinentes. Posteriormente, la remitirá a la dirección administrativa de la dirección general.

d) La dirección administrativa de la dirección general revisará el antedicho proyecto y, si lo encuentra ajustado a la normativa vigente efectuará el traslado presupuestal para que la dirección regional competente pueda realizar el pago, lo cual será informado a la dirección regional.

En el caso en que la dirección administrativa no encuentre ajustada la liquidación, deberá devolverla con las observaciones a que haya lugar.

Si las observaciones se refieren al proyecto de resolución, el área jurídica debe estudiarlas y, si es del caso, corregirlas; si se refieren al proyecto de liquidación, debe remitirlas al grupo financiero o dirección financiera, según corresponda, quien las analizará y ajustará, de ser procedente.

Si no contiene observaciones, el área jurídica solicitará al grupo financiero o la dirección financiera, según sea el caso, la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal.

e) El grupo financiero o la dirección financiera expedirá el certificado de disponibilidad presupuestal y se lo enviará al área jurídica competente, quien lo remitirá junto con el proyecto de resolución que ordena el pago al director general o el director regional para su firma.

f) El área jurídica debe remitir al área financiera competente la resolución ejecutoriada, para efectos de diligenciar el registro presupuestal y el pago ordenado.

g) El área financiera debe emitir el registro presupuestal y pagar la suma reconocida en la resolución.

h) Una vez verificado el pago, el área jurídica debe archivar y conservar el expediente de denuncia.

12.3. Liquidación de participaciones económicas. Para la liquidación de participaciones económicas se deberán observar las siguientes pautas:

a) Reintegro de gastos: Existen tres tipos de gastos generados tras la denuncia de un bien como vacante o mostrenco o de una vocación hereditaria, cuales son:

i. Los del otorgamiento del contrato de participación, que en todo caso serán a cargo del denunciante.

ii. Los derivados del proceso judicial o trámite notarial instaurado para llevar al ICBF a ser adjudicatario del bien (emplazamientos, notificaciones, pago a auxiliares de la justicia, etc.).

iii. Los gastos de propietario o del bien, que corresponden al titular del derecho de dominio o a quien tiene la vocación de heredarlo en virtud de las normas sucesorales, y que, a manera de ejemplo, serían los gastos tributarios, declaración de renta de la sucesión ilíquida, impuesto predial o contribución de valorización, impuesto de rodamiento de vehículos, las mejoras necesarias, la vigilancia y custodia del bien, los servicios públicos y cuotas de administración, más otros propios del heredero.

Para el reintegro al denunciante de los gastos tipo (ii) y (iii) debe procederse así: Los gastos inherentes al proceso judicial (ii) deben reembolsarse al momento de la venta del bien o cuando el ICBF determine destinarlo para su uso. Los gastos tipo (iii) deben reembolsarse a más tardar a la inscripción de la adjudicación de los bienes sometidos a registro o la entrega física de los que no lo están.

Los gastos posteriores al registro de la adjudicación de un bien inmueble o a su entrega a satisfacción (muebles) deberán ser asumidos por el ICBF como propietario de los mismos, se haya o no recibido físicamente el bien por parte del instituto e independientemente de que se determine su uso por parte de la entidad, o su venta.

Se debe precisar que los gastos tipos ii y iii que se hayan reintegrado al denunciante deben descontarse del valor tomado como base para calcular la participación económica.

b) De los frutos civiles y naturales: Los dividendos, intereses, arrendamientos y demás frutos civiles o naturales provenientes de los bienes adjudicados al ICBF formarán parte de la masa sobre la cual debe liquidarse la participación, hasta el momento en que esté en firme la providencia que adjudica los bienes.

A partir de esta fecha, dichos frutos civiles o naturales corresponderán exclusivamente al ICBF.

c) Liquidación de participación sobre acciones y otros títulos de renta variable: La liquidación de la participación económica correspondiente a este tipo de títulos se hará sobre el monto de venta de los mismos, cualquiera que haya sido el valor de su contabilización al ingreso de estos al patrimonio del Instituto, teniendo en cuenta en todo caso los rendimientos (dividendos, intereses, etc.) causados hasta la fecha de la adjudicación.

12.4. Reconocimiento de incremento de la participación económica. La facultad de estudiar y decidir las solicitudes de incremento de la participación del denunciante en virtud de su especial aporte profesional, técnico y económico es privativa del consejo directivo, al que se le allegarán aquellas, acompañadas del concepto legal debidamente razonado de la regional y de la oficina asesora jurídica, una vez que se haya producido el ingreso al patrimonio del instituto de los bienes en cuya adjudicación se sustentan.

13. De la restitución de bienes adjudicados. Hay lugar a la restitución de los bienes adjudicados al ICBF cuando antes de su enajenación aparezca quien por medios idóneos acredite ser el dueño o heredero de mejor derecho antes de que aquellos se hayan enajenado.

Para efectos de la restitución, se solicitará a quien acreditó ser el dueño o heredero de mejor derecho el reembolso de los gastos en que el instituto hubiere incurrido por los conceptos de conservación y administración del bien, gastos procesales, tributos y pago de participación económica, cuando hubiere lugar a este último.

En cualquier momento del trámite, cuando se encuentren denuncias preexistentes o aparezcan herederos con mejor derecho en vocaciones hereditarias o quien se acredite como dueño de los bienes vacantes y mostrencos y la denuncia haya sido realizada de oficio, se ordenará dar por terminado el trámite y archivar el expediente.

14. Notificaciones y atención de recursos. Para las notificaciones y la interposición de recursos por las decisiones que adopte el ICBF en razón del trámite de denuncias, se seguirá el siguiente procedimiento:

a) Enviar oficio por correo certificado al denunciante con el fin de que se notifique personalmente de la resolución. A las entidades oficiales informantes se les notificará la denegación.

b) Si el denunciante no comparece dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al envío de la comunicación, se debe elaborar y fijar edicto por diez (10) días hábiles para notificarlo.

c) Una vez se desfije el edicto, y en los casos en que se interponga recurso de reposición o apelación, remitir a la dirección regional las actas de notificación personal o por edicto con el fin de que reposen con la resolución original.

d) Resolver mediante resolución el recurso de reposición y la concesión o denegación del de apelación y notificar conforme a estos parámetros; si se hubiere interpuesto el de apelación, oficiar a la oficina asesora jurídica de la dirección general remitiendo el expediente para que lo surta.

e) Resolver el recurso de apelación y remitir el proyecto de resolución a la dirección general para su consideración y firma.

f) Enviar a la dirección regional interesada copia de la resolución para efectos de notificación y continuación de trámite.

g) Notificar al interesado y enviar a la secretaría general copia del acta de notificación de la resolución que resuelve el recurso de apelación.

PAR.—Si el acto hubiere sido expedido por la oficina asesora jurídica, será remitido a la dirección general con el fin de que esta resuelva el recurso de apelación.

(Nota: Derogada por la Resolución 682 de 2018 artículo 50 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 21.—La presente resolución rige desde la fecha de su publicación y deroga las disposiciones y reglamentos internos que le sean contrarios, en especial las resoluciones 690 del 27 de abril de 2004 y 446 de 4 de marzo de 1987.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 31 de mayo de 2010.

(Nota: Derogada por la Resolución 682 de 2018 artículo 50 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)