Fondo de Previsión Social del Congreso de la República

RESOLUCIÓN 221 DE 2014

(Abril 8)

“Por la cual se implementa el modelo integrado de planeación y gestión y se crea el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo”.

El Director General del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República,

En ejercicio de sus funciones y en uso de sus atribuciones legales y reglamentarias, y en particular las establecidas en el artículo 8º del Decreto Nacional 3992 de 2008, los numerales 1º, 18 y 19 del artículo 18 del Acuerdo 005 de 2013, los artículos 3º, 6º y 13 de la Ley 87 de 1993, el artículo 15 de la Ley 489 de 1998, los artículos 1º y 2º de la Ley 872 de 2003, el Decreto Nacional 1599 de 2005 y el Decreto Nacional 2482 de 2012, y

CONSIDERANDO:

Que mediante el artículo 15 de la Ley 489 de 1998 se crea el sistema de desarrollo administrativo como un conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos, y financieros de las entidades de la administración pública, orientado a fortalecer capacidad administrativa y el desempeño institucional, de conformidad con la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

Que el Decreto Nacional 2482 del 3 de diciembre de 2012, “por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión”, establece en el artículo 2º la obligación de adoptar el modelo integrado de planeación y gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación.

Que el artículo 6º del Decreto Nacional 2482 de 2012 establece que las instancias de la Rama Ejecutiva de orden nacional que serán responsables de liderar, coordinar y facilitar la implementación del modelo y para el efecto se hace necesaria la creación del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

Que actualmente funciona en el Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, el comité Cameda “Comité de coordinación de los sistemas de control interno, de gestión de calidad y de desarrollo administrativo del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República”, creado mediante Resolución 0418 del 15 de marzo de 2006, “Por la cual se adopta el manual de implementación del MECI 1000-2005 y se definen las instancias para la implementación, desarrollo continuo de los sistemas de control interno, de gestión de calidad y de desarrollo administrativo”, pero con la expedición del Decreto Nacional 2482, se hace necesaria la creación del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, que deberá asumir las funciones del mencionado comité Cameda y las de los demás comités internos, excepto los establecidos por mandato legal, como son el comité de coordinación del sistema de control interno y el comité de conciliación y defensa judicial.

Que de acuerdo con lo señalado en el artículo 6º del Decreto Nacional 2482 de 2012, el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo será la “instancia orientadora del modelo integrado de planeación y gestión en donde se discutirán todos los temas referentes a las políticas de desarrollo administrativo y demás componentes del modelo. Este comité sustituirá los demás comités que tengan relación con el modelo y no sean obligatorios por mandato legal”. En consecuencia, todos los comités creados por mandato legal deberán continuar sesionando de manera independiente, como es el caso del comité de coordinación del sistema de control interno y el comité de conciliación y defensa judicial.

Que el artículo 13 de Ley 87 de 1993 determina que los organismos y entidades a que se refiere el artículo 5º de la misma ley deberán establecer, al más alto nivel jerárquico, un comité de coordinación del sistema de control interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización. En consecuencia será necesario que dicho comité funcione de manera independiente y se dé su propio reglamento.

Que el artículo 15 del Decreto Nacional 1716 de 2009, “por el cual se reglamenta el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y del capítulo V de la Ley 640 de 2001”, dispone la creación y funcionamiento de los comités de conciliación. En consecuencia este comité seguirá sesionado de manera independiente.

Que el parágrafo del artículo 14 del Decreto Nacional 2578 de 2012, “por el cual se reglamenta el sistema nacional de archivos, se establece la red nacional de archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado” establece que el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo asumirá las funciones del comité interno de archivos.

Que el parágrafo 1º del artículo 4º del Decreto Nacional 2963 de 2012, en armonía con el “Manual para la implementación de la estrategia de gobierno en línea”, establece que con el fin de dar cumplimiento al Decreto Nacional 1151 de 2008, señala la creación de un comité de gobierno en línea en las entidades públicas y, en consecuencia, se hace necesario que el nuevo Comité Institucional de Desarrollo Administrativo asuma también las funciones del mencionado comité.

Que de acuerdo con los numerales 1º, 18 y 19 del artículo 18 del Acuerdo 005 de 2013, “por el cual se adoptan los estatutos internos del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República”, son funciones del director general del fondo, expedir las normas, responder por el establecimiento y desarrollo del sistema de control interno y la aplicación del MECI.

Que según el artículo 8º del Decreto Nacional 3992 de 2008, el director general “podrá crear comités permanentes o transitorios para el estudio, análisis y asesoría en temas alusivos a la institución”.

Que en virtud de lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Implementar el modelo integrado de planeación y gestión del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, de acuerdo con lo señalado en el Decreto Nacional 2482 de 2012, como instrumento de articulación y reporte de la planeación y que comprende los referentes, las políticas de desarrollo administrativo, la metodología, instancias y el formulario único reporte de avances de la gestión, según lo dispuesto en el artículo 2º de la mencionada norma.

ART. 2º—Crear el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, el cual será la instancia encargada de liderar, coordinar y facilitar la implementación del modelo adoptado. Dicho comité estará integrado por:

• El director general, quien lo presidirá o su delegado

• El subdirector administrativo y financiero

• El subdirector de prestaciones económicas

• El jefe de la oficina asesora jurídica

• El jefe de la oficina de planeación y sistemas

Asistirá como invitado permanente el asesor de control interno o quien haga sus veces, quien tendrá voz, pero no voto en las decisiones adoptadas.

ART. 3º—Funciones. El Comité Institucional de Desarrollo Administrativo tendrá las siguientes funciones:

1. Coordinar y facilitar la implementación del modelo integrado de planeación y gestión en el fondo.

2. Revisar por lo menos una vez al año la implementación del modelo, realizando análisis y estableciendo estrategias de mejoramiento continuo.

3. Servir de apoyo a la dirección general en la implementación de los sistemas de gestión de calidad y de desarrollo administrativo en el fondo.

4. En concordancia con el parágrafo 1º del artículo 4º del Decreto Nacional 2693 de 2012, liderar y coordinar la implementación de la estrategia de gobierno en línea en la entidad. En este sentido, debe revisar y analizar los trámites y servicios de la entidad, con el fin de simplificarlos, eliminarlos o aprobar nuevos y determinar cuáles pueden ser prestados por vía electrónica y definir los mecanismos para dar cumplimiento a la normatividad relacionada con la estrategia de gobierno en línea.

5. Aprobar el programa de gestión documental (PAGD), según lo estableció el artículo 11 del Decreto Nacional 2609 de 2012.

6. De acuerdo con el Decreto Nacional 2578 de 2012 y demás normas reglamentarias, deberá cumplir las funciones del comité interno de archivos, teniendo, entre otras, las siguientes:

— Asesorar a la dirección general en materia archivística y de gestión documental, definir las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la función archivística institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias.

— Revisar e interpretar la normatividad archivística que expida el Archivo General de la Nación y adoptar las decisiones que permitan su implementación al interior de la entidad, respetando siempre los principios archivísticos.

— Proponer y ejecutar políticas, planes, programas y proyectos relacionados con la gestión documental en la entidad.

— Aprobar la política de gestión de documentos e información de la entidad.

— Divulgar normas, técnicas y procedimientos sobre gestión documental y velar por su aplicación.

— Aprobar las tablas de retención documental o tablas de valoración documental y sus actualizaciones, y gestionar su aprobación ante el Archivo General de la Nación para su registro.

— Responder por el registro de las tablas de retención documental o tablas de valoración documental en el registro único de series documentales que para el efecto cree el Archivo General de la Nación.

— Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística de la entidad, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la información en la gestión de documentos electrónicos de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

— Aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos presentado por el área de archivo.

— Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los documentos contra diferentes riesgos.

— Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la información en la entidad, teniendo en cuenta su impacto sobre la función archivística interna y la gestión documental

— Hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental.

— Aprobar las formas, formatos y formularios físicos y electrónicos que requiera la entidad para el desarrollo de sus funciones y procesos.

— Aprobar el destino final de los documentos que sean descartados con ocasión de su organización, depuración, valoración y aplicación de las tablas de retención documental o tablas de valoración documental.

— Apoyar el diseño de los procesos de la entidad y proponer ajustes que faciliten la gestión de documentos e información, tanto en formato físico como electrónico.

— Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e internacionales que contribuyan a mejorar la gestión documental de la entidad.

— Emitir concepto técnico para la eliminación de documentos de archivo.

ART. 4º—Designar como directivo representante de la alta dirección, responsable de la implementación del modelo estándar de control interno (MECI), del sistema de gestión de calidad y de desarrollo administrativo a la subdirectora administrativa o quien haga sus veces.

ART. 5º—Secretaría técnica. La secretaría técnica del comité estará a cargo del jefe de la oficina de planeación y sistemas o quien haga sus veces, de acuerdo con el artículo 6º literal b del Decreto Nacional 2482 de 2012. El secretario técnico con el apoyo de los miembros del comité cumplirá las siguientes funciones:

1. Convocar a las reuniones del comité.

2. Preparar el orden del día de las sesiones del comité y efectuar la convocatoria de las reuniones.

3. Elaborar las actas de las sesiones del comité y presentarlas en la siguiente reunión para la aprobación por parte de los miembros del comité.

4. Mantener actualizada la documentación derivada de la implementación del modelo.

5. Coordinar el diligenciamiento y realizar el reporte en el formulario único de reporte y avance de la gestión.

6. Promover la implementación del modelo adoptado en la entidad.

7. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el comité.

ART. 6º—Sesiones del comité. El comité sesionará mínimo dos (2) veces al año, con la mitad más uno de sus miembros. Para lo cual, el secretario del comité coordinará con los miembros la fecha de la reunión y el orden del día.

PAR. 1º—El comité deliberará como mínimo con la mitad más uno de sus integrantes y las decisiones se tomarán por mayoría simple de los miembros asistentes a la respectiva reunión.

ART. 7º—De acuerdo con lo establecido en el artículo 6º del Decreto Nacional 2482 de 2012, a partir de la presente resolución el comité de coordinación de control interno comenzará a sesionar de manera independiente al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y ejercerá su secretaría técnica la asesora de control interno o quien haga sus veces.

ART. 8º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial, las resoluciones 1832 de 2004, 0378 de 2005, 0418 de 2006 y 1445 de 2005, expedidas por el Fondo de Previsión Social del Congreso de la República.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 8 de abril de 2014.