Ministerio de Educación Nacional

RESOLUCIÓN 2250 DE 2012 

(Marzo 5)

“Por la cual se establece la conformación y funcionamiento del Comité de Archivo del Ministerio de Educación Nacional”.

La Ministra de Educación Nacional,

en ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas en virtud del Decreto 5012 de 2009.

CONSIDERANDO:

Que el artículo 4º del Acuerdo 12 de 1995, expedido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación de Colombia, consagra que: “Cada entidad establecerá un Comité de archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos”;

Que en cumplimiento de lo anterior, la Resolución 1685 de 1995 estableció la conformación del Comité de Archivo del Ministerio de Educación Nacional;

Que las resoluciones 2303 de 2004 y 3941 de 2008 modificaron la integración de este comité, ajustándolo a la estructura del Ministerio de Educación Nacional que se había establecido mediante los Decretos números 2230 de 2003 y 4675 de 2006, respectivamente;

Que los decretos 5012 de 2009 y 854 de 2011, actualmente vigentes, modificaron nuevamente la estructura interna del Ministerio de Educación Nacional, por lo que se hace necesario establecer una vez más la conformación del comité de archivo y sus funciones, de acuerdo con esta nueva estructura;

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—El comité de archivo del Ministerio de Educación Nacional está conformado de la siguiente manera:

1. La secretaría general o su delegado, quien lo presidirá.

2. El viceministro de educación superior o, su delegado.

3. El viceministro de educación preescolar, básica y media o su delegado.

4. El jefe de la oficina jurídica o su delegado.

5. El jefe de la oficina de planeación y finanzas o su delegado.

6. El subdirector de desarrollo organizacional o su delegado.

7. El jefe de control interno o su delegado.

8. El coordinador del grupo de gestión documental, quien actuará como secretario.

PAR.—En las sesiones en las que el comité de archivo evalúe los documentos producidos por alguna dependencia del ministerio, el jefe de la misma será invitado y participará con voz y voto.

ART. 2º—Son funciones del comité de archivo:

1. Aprobar la actualización de normas, procesos y tablas de retención documental, que faciliten la gestión documental, siguiendo los lineamientos, políticas y el sistema integrado de gestión de este ministerio.

2. Determinar con base en la legislación vigente y en lo aprobado en las tablas de retención documental, la vida útil de los documentos y la conservación o eliminación de los mismos.

3. Aprobar procesos acordes con los avances tecnológicos y las necesidades del Ministerio de Educación Nacional, que permitan agilizar la consulta de los diferentes soportes documentales, difundir la información y conservar el patrimonio documental, con base en la normatividad vigente aplicable.

4. Conceptuar sobre cualquier asunto involucrado con el tema de gestión documental.

5. Impartir instrucciones tendientes al cumplimiento de sus decisiones.

6. Cumplir y hacer cumplir las normas existentes sobre la materia, expedidas por el Archivo General de la Nación, el Icontec y los entes de control.

ART. 3º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 3941 de 2008.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 5 de marzo de 2012.