RESOLUCIÓN 2277 DE 2006 

(Abril 17)

“Por la cual se reglamenta el reparto de minutas de escrituras públicas”.

(Nota: Derogada por la Resolución 10137 de 2011 artículo 23 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

(Nota: Modificada en lo pertinente por la Resolución 11265 de 2010 artículo 3° de la Superintendencia de Notariado y Registro)

El Superintendente de Notariado y Registro,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial de las conferidas en los artículos 15 de la Ley 29 de 1973 y artículos 2º, ordinal 1º, y 3º, ordinales 1º y 3º(sic), del Decreto 302 de 2004, y

CONSIDERANDO QUE:

El artículo 15 de la Ley 29 de 1973 establece: “Los actos de la Nación, los departamentos, intendencias, comisarías y municipios y, en general, de todos sus organismos administrativos, institutos, empresas industriales y comerciales y sociedades de economía mixta, que deban celebrarse por medio de escritura pública, cuando en el círculo de que se trate haya más de una notaría, se repartirán equitativamente entre las que existan. La Superintendencia de Notariado y Registro reglamentará el procedimiento de reparto, de modo que la administración no establezca privilegios a favor de ningún notario;

PAR.—Los establecimientos bancarios, oficiales y semioficiales, que tengan por objeto principal de sus actividades desarrollar planes de vivienda y negocios de finca raíz, quedan sometidos al régimen de reparto y sanciones de que tratan los anteriores incisos”;

La Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, en su artículo 62 ordinal 20 preceptúa que: “Es deber de los notarios, someter a reparto las minutas de las escrituras públicas correspondientes a los actos en los cuales intervengan todos los organismos administrativos del sector central y del sector descentralizado territorial por servicios para los efectos contemplados en el literal g) del artículo 38 de la Ley 489 de 1998, cuando en el círculo de que se trate exista más de una notaría”;

Como expresó el señor Superintendente Bancario en concepto del 16 de junio de 2003, “(...) es propio del objeto social del establecimiento bancario financiar planes de vivienda y negocios de finca raíz, toda vez que dichas operaciones se encuentran contenidas en la actividad del crédito o la colocación de recursos: pero no es propio del objeto de dichas entidades participar directamente en el desarrollo de planes de vivienda o negocios de finca raíz. Por lo tanto, la financiación que se presta para los mismos no es identificable como desarrollo de actividades de construcción o finca raíz ya que la ejecución de la actividad de financiación y el desarrollo propiamente dicho de la construcción no son comparables”;

Teniendo en cuenta el anterior concepto y que el Código Disciplinario Único reafirmó la vigencia de la Ley 29 de 1973 y del Decreto Reglamentario 2148 de 1983 (inciso 4º artículo 62 Código Disciplinario Único), “las normas sobre reparto solo son aplicables a los establecimientos bancarios oficiales o semioficiales que tengan por objeto principal desarrollar planes de vivienda y negocios de finca raíz”;

Los efectos a que se refiere el artículo 62 citado, de la Ley 734 de 2002, se contraen a una previsión futura cuyo sentido consiste en declarar anticipadamente que “(...) Las demás entidades administrativas nacionales con personería jurídica que cree, organice o autorice la ley (...)” integrarán la rama ejecutiva del poder público en el sector descentralizado por servicios;

Las anteriores normas, con la excepción del parágrafo de la Ley 29 de 1973, para establecer la obligación del reparto, acuden a la naturaleza jurídica del sujeto obligado;

La Superintendencia de Notariado y Registro al establecer los procedimientos y las modalidades del reparto debe evitar que la administración pública establezca privilegios a favor de algún notario y desarrollar principios de equidad aplicables a los diversos notarios.

RESUELVE:

ART. 1º—El reparto. El reparto es un reglamento administrativo que, mediante el cumplimiento de los procedimientos y modalidades que el mismo establece, asigna a un notario una minuta determinada dentro de las clases establecidas por esta providencia.

(Nota: Derogada por la Resolución 10137 de 2011 artículo 23 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 2º—Entidades sometidas a reparto. Cuando en el círculo notarial de que se trate exista más de una notaría, están obligadas al reparto entre otras:

a) Los actos que deban celebrarse por escritura pública de la Nación, los departamentos, los distritos y los municipios.

b) Los actos que deban celebrarse por escritura pública de los organismos administrativos del sector central y el sector descentralizado territorial y por servicios.

c) Los actos que deban celebrarse por escritura pública de los establecimientos bancarios oficiales y semioficiales, que tengan por objeto principal de sus actividades desarrollar planes de vivienda y negocios de finca raíz.

d) Los actos que deban celebrarse por escritura pública de las empresas oficiales de servicios públicos domiciliarios.

e) Los actos que deban celebrarse por escritura pública de los organismos estatales en desarrollo de un proceso de intervención o liquidación de personas naturales o jurídicas, mientras se encuentren bajo la administración del ente estatal o sea nombrado el liquidador.

(Nota: Derogada por la Resolución 10137 de 2011 artículo 23 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 3º—Competencia y lugar del reparto. La diligencia de reparto de minutas será administrada y efectuada por la Superintendencia de Notariado y Registro, por medio del grupo interno de trabajo de reparto notarial de la dirección de gestión notarial, para los notarios del Círculo de Bogotá, D.C., y por las oficinas de registro de instrumentos públicos respectivas para las demás ciudades del país, cuyo círculo notarial comprenda más de una notaría.

En los círculos notariales donde no haya oficina de registro de instrumentos públicos, el reparto se realizará en el círculo registral dentro de cuya comprensión se ubiquen las notarías de que se trate.

PAR.—En la ciudad de Medellín, el reparto continuará efectuándose bajo la responsabilidad de la oficina principal de registro de instrumentos públicos de la zona norte.

(Nota: Derogada por la Resolución 10137 de 2011 artículo 23 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 4º—Responsables del reparto. La diligencia de reparto de minutas en el Distrito Capital estará a cargo del coordinador del grupo interno de trabajo de reparto notarial de la dirección de gestión notarial, de la Superintendencia de Notariado y Registro. En los demás casos, el responsable será el respectivo registrador de instrumentos públicos.

(Nota: Derogada por la Resolución 10137 de 2011 artículo 23 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 5º—Oportunidad y sitio de entrega de las minutas. Para efectos de su radicación, estudio y clasificación, a las entidades, cuyas minutas estén sujetas al reparto, se les recibirán los días lunes, miércoles y viernes, en el siguiente horario:

Las del Distrito Capital en la Superintendencia de Notariado y Registro de 8:00 a.m. a 3:00 p.m.

Las demás en las oficinas de registro de instrumentos públicos dentro del horario laboral y hasta las 2:00 p.m.

En los mismos días, proceden las devoluciones de aquellas minutas cuyos errores impidan la clasificación y la entrega oportuna de las asignadas.

En caso de que uno de tales días fuere festivo, en las oficinas de registro de instrumentos públicos, se recibirán al día siguiente hasta el medio día.

PAR.—El día en que se efectúe el reparto ordinario no se recibirán minutas, a menos que se trate de un reparto extraordinario.

(Nota: Derogada por la Resolución 10137 de 2011 artículo 23 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 6º—Examen de la minuta. De la minuta sometida a reparto se examinarán los siguientes aspectos:

• Que no presente borrones, repisados o enmendaduras y si los tuviere que se encuentren salvados, de modo que su lectura no dé lugar a confusiones.

• Que en su texto conste el nombre y la naturaleza de las entidades otorgantes.

• Que aparezca el nombre del negocio jurídico y el valor del acto.

De no cumplirse con estos requisitos, la minuta se devolverá con escrito que señale el motivo.

(Nota: Derogada por la Resolución 10137 de 2011 artículo 23 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 7º—Día y hora para realizar el reparto. La diligencia de reparto se llevará a cabo los días martes y jueves a las 10:00 a. m. en el grupo interno de trabajo de reparto notarial de la dirección de gestión notarial, de la Superintendencia de Notariado y Registro, y en las oficinas de registro de instrumentos públicos, una hora antes de culminar la jornada laboral.

A dicha diligencia podrán asistir los representantes de las entidades públicas otorgantes, los notarios y los delegados de sus agremiaciones.

PAR.—En caso de urgencia manifiesta a petición de la entidad interesada, el director de gestión notarial o el registrador de instrumentos públicos, según corresponda, autorizará el reparto y se elaborará el acta de asignación respectiva.

(Nota: Derogada por la Resolución 10137 de 2011 artículo 23 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 8º—Procedimiento del reparto. Para la asignación de las minutas a los notarios se procederá así:

a) Radicación: Las minutas se radicarán en orden consecutivo anual. Constancia de su recibo se entregará al interesado en el que se consigne la fecha, hora y número de su radicación, la denominación del acto o contrato y su cuantía si la tuviere, los nombres de los otorgantes y el usuario del sistema responsable de la radicación;

b) Asignación: Organizadas las minutas radicadas para reparto en las clases a las que correspondan, se irán asignando en el mismo orden de llegada a cada uno de los notarios del círculo del cual se trate, empezando por aquellos de número mayor y continuando hacia los números anteriores hasta llegar al primero.

La distribución de minutas se efectuará en cada una de las clases establecidas en esta resolución, excluyendo los notarios que recibieron, hasta el momento en que a todos se les haya asignado minuta en la respectiva clase.

Agotada cada clase, se iniciará una nueva ronda de asignación de minutas con la totalidad de los notarios en el mismo orden y así sucesivamente;

c) Medios de ejecución: El reparto se realizará en la forma y los términos previstos en esta resolución, por medio del aplicativo que para el efecto implemente la Superintendencia de Notariado y Registro.

Cuando por circunstancia de fuerza mayor no pueda utilizarse este medio, el reparto se verificará en forma manual, siguiendo el procedimiento previsto en este artículo. Con fundamento en el acta levantada con ocasión de esta diligencia, se actualizará la información contenida en el sistema, de suerte que, para el siguiente reparto, a quienes se les haya asignado minuta se les excluya de la respectiva clase;

d) Constancia de entrega: Efectuada la entrega de la minuta al interesado, se dejará constancia en el sistema de la fecha de su recibo, así como en la copia del formato de reparto.

(Nota: Derogada por la Resolución 10137 de 2011 artículo 23 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 9º—Acta de reparto y su divulgación. De cada diligencia de reparto se levantará un acta que será foliada y legajada en orden cronológico. Tal documento será firmado por el director de gestión notarial y por el coordinador del grupo interno de trabajo de reparto notarial o el registrador de instrumentos públicos y en la misma se dejará constancia de quiénes asistieron.

El día hábil siguiente al reparto de las minutas, la Superintendencia de Notariado y Registro o las oficinas de registro de instrumentos públicos, según el caso, comunicarán a los notarios que resultaron favorecidos en el reparto para que retiren o reciban las minutas adjudicadas, de lo cual se dejará constancia en la copia del formato que reposará en el archivo de la oficina donde se realizó la diligencia.

El resultado del reparto se publicará en la página web de la Superintendencia de Notariado y Registro. Las oficinas de registro informarán, por correo electrónico al grupo interno de trabajo de comunicaciones de la superintendencia, para lo concerniente a la publicación prevista.

(Nota: Derogada por la Resolución 10137 de 2011 artículo 23 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 10.—Remisión de copia del acta al grupo interno de trabajo de subsidios y recaudos. Copia del acta de la diligencia de reparto se enviará, cada vez, al coordinador del grupo interno de trabajo de recaudos y subsidios notariales, para efectos del control relacionado con el aporte especial al Gobierno Nacional.

(Nota: Derogada por la Resolución 10137 de 2011 artículo 23 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 11.—(Modificado).*Clases de minutas. Se establecen las siguientes clases de minutas para el reparto:

Primera: Actos de cuantía igual o superior a seiscientos cincuenta millones de pesos ($ 650.000.000) o, la constitución de reglamentos de propiedad horizontal que contengan más de quinientas una (501) unidades inmobiliarias.

Segunda: Actos de cuantía igual o superior a cuatrocientos cincuenta millones de pesos ($ 450.000.000) y hasta seiscientos cuarenta y nueve millones novecientos noventa y nueve mil novecientos noventa y nueve pesos ($ 649.999.999) o, la constitución de reglamentos de propiedad horizontal que contengan entre trescientas una (301) hasta quinientas (500) unidades inmobiliarias.

Tercera: Actos de cuantía igual o superior a doscientos cincuenta millones de pesos ($ 250.000.000) y hasta cuatrocientos cuarenta y nueve millones novecientos noventa y nueve mil novecientos noventa y nueve pesos ($ 449.999.999) o, la constitución de reglamentos de propiedad horizontal que contengan entre ciento una (101) hasta trescientas (300) unidades inmobiliarias.

Cuarta: Actos de cuantía hasta doscientos cuarenta y nueve millones novecientos noventa y nueve mil novecientos noventa y nueve pesos ($ 249.999.999) o, la constitución de reglamentos de propiedad horizontal que contengan hasta cien (100) unidades inmobiliarias, o aquellos actos en que comparezcan como otorgantes un ente exento del pago de derechos notariales y otro no exento.

Quinta: Actos sin cuantía.

Sexta: Actos a los cuales concurran únicamente entidades exentas del pago de derechos notariales.

*(Nota: Modificado por la Resolución 1078 de 2008 artículo 1º de la Superintendencia de Notariado y Registro)

(Nota: Derogada por la Resolución 10137 de 2011 artículo 23 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 12.—Reparto para urbanizaciones o parcelaciones. El régimen de reparto de las minutas referidas a la constitución de urbanizaciones o parcelaciones seguirá la clasificación prevista en el artículo 11.

(Nota: Derogada por la Resolución 10137 de 2011 artículo 23 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 13.—(Modificado).* Actos accesorios. Cuando alguna de las entidades sometidas a reparto concede préstamos para la adquisición de vivienda, mejoras de la misma, o cancelación de hipoteca, la escritura correspondiente se otorgará en la misma notaría donde se otorgue o se haya otorgado la escritura de compraventa que para el caso se considerará el acto principal. Igual regla seguirán aquellos actos derivados de minutas repartidas en las cuales conste el acto principal.

PAR. 1º—Los actos de enajenación de las unidades inmobiliarias resultantes de la constitución de la propiedad horizontal, urbanizaciones o parcelaciones se otorgarán en la misma notaría donde se haya autorizado el acto de su constitución ya repartido.

PAR. 2º—En aquellos actos principales autorizados por determinado notario y no sometidos a reparto, los otorgantes de actos accesorios, sometidos a reparto, que de este se desprendan, se podrán otorgar ante el mismo notario que autorizó el acto principal.

El notario queda obligado a avisar por escrito al grupo interno de trabajo de reparto de minutas de la dirección de gestión notarial,de la autorización de estas escrituras describiéndolas por su valor, número, fecha, naturaleza e intervinientes.

*(Nota: Modificado por la Resolución 9516 de 2010 artículo 2º de la Superintendencia de Notariado y Registro)

(Nota: Derogada por la Resolución 10137 de 2011 artículo 23 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 14.—Formato de la diligencia de reparto y su protocolización. Para la diligencia de reparto se tendrá una hoja de clasificación en la cual se anotará: la naturaleza del acto, la cuantía, los nombres de los otorgantes, la clase en que fue clasificada, la fecha del reparto, el notario al que le correspondió la minuta, el nombre del funcionario responsable del reparto y del que haga la entrega, con imposición de sus firmas. Además se dejará constancia del número de folios y de la hora de entrega.

Este formato deberá protocolizarse con la respectiva escritura pública. Copia o fotocopia autenticada del mismo se anexará a la primera copia del instrumento y a la copia de la escritura con destino a la oficina de registro de instrumentos públicos. En uno y otro caso, sin costo alguno para las partes.

(Nota: Derogada por la Resolución 10137 de 2011 artículo 23 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 15.—Restitución de turno. Habrá lugar a la restitución del turno, en la clase correspondiente, cuando se presente una cualquiera de las siguientes circunstancias:

• Que los interesados no otorguen la escritura pública.

• Que transcurridos dos (2) meses desde la firma del primer otorgante no se hayan presentado alguno o algunos de los demás declarantes.

• Que el notario se abstenga de autorizar la escritura pública.

• Que la minuta haya sido erróneamente clasificada.

En los casos en que las minutas repartidas no hayan sido elevadas a escritura pública por voluntad de los otorgantes, o por negativa de autorización del notario, este deberá avisar de manera inmediata al acaecimiento del hecho al grupo interno de trabajo de reparto de minutas para la restitución del turno correspondiente. De igual manera procederá cuando el notario advierta algún error en la clasificación de la minuta sometida a reparto.

El notario tendrá un término de tres (3) meses, contados a partir de la fecha del acta en la cual consta la diligencia de reparto correspondiente, para el anterior aviso. Vencido este término no habrá lugar a la restitución del turno.

Si la causal de restitución del turno se refiere a un error en su clasificación advertido por la Superintendencia de Notariado y Registro, esta procederá de inmediato a la restitución del turno correspondiente y dará aviso al notario afectado.

(Nota: Derogada por la Resolución 10137 de 2011 artículo 23 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 16.—Corrección de errores en el reparto. Los errores en que se incurra en la diligencia de reparto se subsanarán mediante la expedición de acto administrativo motivado, suscrito por el director de gestión notarial o por el correspondiente registrador de instrumentos públicos.

Igual procedimiento se aplicará para la restitución de turno en la respectiva clase.

(Nota: Derogada por la Resolución 10137 de 2011 artículo 23 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 17.—Deberes del registrador de instrumentos públicos y de los funcionarios calificadores de las oficinas de registro. Los funcionarios calificadores de las oficinas de registro de instrumentos públicos deberán verificar que los documentos contentivos de los actos sujetos a reparto hayan sido sometidos al mismo. Cuando se advierta que tal diligencia se pretermitió, se informará al registrador, quien a su vez comunicará lo pertinente a la Superintendencia de Notariado y Registro.

(Nota: Derogada por la Resolución 10137 de 2011 artículo 23 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 18.—La vigilancia. El director de vigilancia y la oficina de control disciplinario interno velarán por el cumplimiento de lo dispuesto en la presente resolución, cada uno en el ámbito de sus competencias.

(Nota: Derogada por la Resolución 10137 de 2011 artículo 23 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 19.—Divulgación y publicación. Copia del presente acto administrativo deberá ser fijado en lugar visible para el público de las notarías y de las oficinas de registro de instrumentos públicos, y se publicará en la página web de la Superintendencia de Notariado y Registro y en el Diario Oficial.

(Nota: Derogada por la Resolución 10137 de 2011 artículo 23 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 20.—Vigencia. Esta resolución regirá a partir del 15 de mayo de 2006.

(Nota: Derogada por la Resolución 10137 de 2011 artículo 23 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 21.—Derogatoria. La presente resolución regula de manera íntegra la materia y deroga todas disposiciones anteriores.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 17 de abril de 2006.

(Nota: Modificada en lo pertinente por la Resolución 11265 de 2010 artículo 3° de la Superintendencia de Notariado y Registro)

(Nota: Derogada por la Resolución 10137 de 2011 artículo 23 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

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