RESOLUCIÓN 229 DE 2006 

(Agosto 3)

“Por la cual se fijan pautas, criterios y responsabilidades para el ejercicio de la supervisión de las órdenes, contratos y convenios suscritos por el Instituto Colombiano de Antropología e Historia”.

La Directora (e) del Instituto Colombiano de Antropología e Historia,

en aplicación del artículo 209 de la Constitución Política y en ejercicio de las facultades legales previstas en los artículos 4º, 14 y 26 de la Ley 80 de 1993, 78 de la Ley 489 de 1989, el Decreto 2667 de 1999, y

CONSIDERANDO:

Que es obligación del Instituto Colombiano de Antropología e Historia, velar por el cumplimiento integral del objeto contratado a través de supervisores internos o externos, para garantizar la correcta ejecución del objeto contratado y el cabal cumplimiento de las obligaciones pactadas;

Que en desarrollo de las funciones de supervisión, todo servidor público deberá certificar la efectiva y real ejecución del objeto contratado y responder en los términos de la Constitución y la ley por sus acciones u omisiones en desarrollo de su actividad interventora,

RESUELVE:

ART. 1º—Principios que rigen la función de supervisión. La función de supervisión, estará sometida a los principios generales de la buena fe, la igualdad, la moralidad, la celeridad, la economía, la imparcialidad, la eficacia, la eficiencia, la participación, la publicidad, la responsabilidad y transparencia.

La función de supervisión se ejercerá con plena autonomía respecto del competente contractual y demás funcionarios que tengan que ver con la ejecución del contrato, pero siempre acatando las autorizaciones previas para la toma de decisiones en la ejecución del contrato.

ART. 2º—Modalidades de supervisión. La función de supervisión se ejercerá en sus modalidades de formal y material.

La supervisión formal consistirá en la verificación del cumplimiento de los requisitos que sean necesarios e indispensables para la ejecución y desarrollo del objeto contratado.

En la supervisión material, se deberá comprobar y certificar la efectiva y real ejecución y cumplimiento del objeto contratado.

Los conceptos e informes de los supervisores, respecto del cumplimiento de las obligaciones pactadas, se tendrán en cuenta en el reconocimiento de las discrepancias que se planteen entre las partes contratantes, las cuales serán resueltas definitivamente por el competente contractual o en su defecto, por el comité de conciliaciones del Instituto Colombiano de Antropología e Historia.

ART. 3º—Designación del supervisor. La función de supervisión de los contratos que suscriba el Instituto Colombiano de Antropología e Historia, es de carácter interno y se ejercerá previa designación del competente contractual.

El supervisor de la orden, contrato o convenio, será un funcionario perteneciente al área en donde se vaya a ejecutar este, previa sugerencia del responsable del área, al remitir la minuta técnica para el trámite contractual respectivo. El funcionario sugerido tendrá como mínimo el perfil y las capacidades para verificar el estricto cumplimiento de normas técnicas, administrativas y/o legales.

En el evento que se designen varios supervisores, se especificarán las responsabilidades que cada uno debe cumplir, las cuales pueden ser exclusivas o conjuntas.

ART. 4º—Cambio de supervisor o interventor. En el evento que se requiera el cambio de supervisor por razones de fuerza mayor o caso fortuito, ausencia temporal o definitiva, el competente contractual procederá a designar un nuevo supervisor.

Si el supervisor en ejercicio se encuentra en condiciones de suscribir un acta lo hará conjuntamente con el designado en su reemplazo y en esta constará el estado de ejecución de la orden, contrato o convenio y la relación de los documentos que entrega y las observaciones que se consideren pertinentes.

Si no es posible la suscripción conjunta del acta, el supervisor designado dejará constancia del estado en que se encuentra la orden, contrato o convenio al asumir el ejercicio de estas funciones.

ART. 5º—Del ejercicio de las funciones de supervisión. El ejercicio de la función de supervisión de contratos comprenderá, entre otras funciones, las siguientes:

a) La revisión de los documentos y antecedentes del contrato suscrito y de los derechos y obligaciones de las partes, y en particular, los mecanismos establecidos en el contrato para el reconocimiento de los derechos de contenido económico;

b) La intervención formal en la coordinación, vigilancia y control del desarrollo del objeto contratado, para garantizar al instituto que las obligaciones contractuales se han cumplido y que este puede hacer los reconocimientos económicos al contratista;

c) La expedición de informes sobre la ejecución del contrato, de conformidad con lo establecido en el contrato o que le sean solicitados por el competente contractual;

d) Certificar o no el cumplimiento por parte del contratista de las obligaciones contractuales, que sustenten los pagos correspondientes;

e) Llevar el control del gasto, para que no se exceda en ningún momento el valor del contrato dentro de la vigencia en que se suscribe el mismo, así como los recursos asignados para atender el pago de vigencias futuras, cuando así esté estipulado. De presentarse situaciones de desfinanciamiento, no imputables al ejercicio de la supervisión, deberá informar tal situación al competente contractual y a la oficina jurídica.

El supervisor por ningún motivo permitirá que los compromisos en los contratos asumidos por el instituto, sobrepasen los valores pactados mensualmente, ni ampliará el tiempo para el cual fue contratado el suministro de un bien o la prestación de un servicio. De presentarse tal situación deberá solicitar la modificación al contrato.

e) (sic) La intervención formal en la liquidación de los contratos, dejando constancia sobre los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, en caso de divergencias presentadas.

ART. 6º—Del ejercicio de la función de supervisión.

a) Momento y plazo para el ejercicio de la función supervisora:

Todos los supervisores sean estos personas naturales o jurídicas específicamente contratadas para este efecto, o funcionarios designados por el competente contractual para el ejercicio de esta función, comenzarán su actividad una vez, el jefe de la oficina jurídica, o quien haga sus veces, mediante comunicación interna le informe sobre su designación como tal, y le remita fotocopia del contrato y de la respectiva propuesta; dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al perfeccionamiento del contrato.

En todos los casos, los supervisores vigilarán la ejecución y cumplimiento del objeto del contrato durante todo el tiempo que el mismo esté vigente, y su función solo caducará una vez se haya suscrito el acta de liquidación que le ponga fin a las obligaciones pactadas por las partes;

b) Manifestaciones de inconformidad de los supervisores en relación con la ejecución de los contratos:

Cuando los supervisores se manifiesten en desacuerdo con la ejecución y desarrollo de las obligaciones pactadas en un contrato, o con la forma de los actos, documentos o circunstancias examinadas, deberán sin excepción, formular todos los reparos por escrito.

Dichas objeciones deberán ser motivadas con razonamientos fundados en hechos, circunstancias y normas en las que se apoye el criterio sustentado.

El supervisor deberá solicitar al competente contractual, la revisión de los actos que considere perjudiciales para los intereses de la Nación-Instituto Colombiano de Antropología e Historia.

Cuando se aprecien graves irregularidades en la ejecución de un contrato que amenace su paralización, es obligación de los supervisores informar por escrito dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la ocurrencia de los hechos, al competente contractual y al coordinador o subdirector de la dependencia para la cual se ha contratado el bien o servicio.

c) Adopción de las decisiones del comité de conciliaciones de la entidad como consecuencia de discrepancias o circunstancias que afecten el normal desarrollo de un contrato:

Los supervisores de los contratos que se suscriban, están en la obligación de acatar las observaciones y decisiones que el comité de conciliaciones, realice en los eventos de discrepancias en la ejecución del contrato.

d) Liquidación de las obligaciones contraidas:

Los supervisores de los contratos que se suscriban, están en la obligación de informar a la oficina jurídica sobre la terminación del contrato, dentro del mes siguiente, a la última certificación de cumplimiento y/o recibido a satisfacción, que las partes se encuentran a paz y salvo o no y de solicitar la liquidación del contrato.

ART. 7º—Funciones específicas de los supervisores.

En el aspecto técnico-administrativo:

a) Verificar que las especificaciones y condiciones particulares de los bienes o servicios contratados, correspondan a las solicitadas, definidas y aceptadas en el contrato.

Para tal fin realizará inspecciones y controles de calidad, tanto de los bienes suministrados, de los servicios prestados, de los trabajos ejecutados y los materiales entregados, con el propósito de establecer si ellos cumplen con las condiciones y especificaciones técnicas preestablecidas, informando unos y otros cuando no cumplan con la calidad requerida o exigida por la entidad;

b) En los eventos que así lo determine el contrato, o si la naturaleza del mismo lo requiere, el supervisor deberá suscribir conjuntamente con el contratista, las actas de iniciación, de recibo de bienes y/o servicios, dentro del término que se haya establecido en el contrato y dependiendo de la duración del mismo, se requerirá por lo menos un acta mensual.

Copia de estas actas, deben enviarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su firma, a la oficina jurídica del instituto, para su respectiva incorporación en la carpeta del contrato;

c) Cuando se requieran cronogramas o programación de actividades al contratista para la ejecución del objeto contratado, el supervisor deberá exigirlos y recibirlos, para efectos de revisión y control, dentro de los plazos estipulados en el contrato.

Copia de estos cronogramas o programación de actividades deben enviarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recibo, a la oficina jurídica, para su correspondiente archivo en la carpeta del contrato;

d) El supervisor cuando tenga dudas sobre los términos y ejecución del contrato y/o considere necesario para la normal ejecución y desarrollo del mismo deberá citar al comité de conciliaciones de la entidad.

De estas reuniones se levantará un acta que suscribirán los que en ella intervinieron y la misma deberá contener como mínimo los asuntos discutidos, las decisiones, acciones y compromisos a ejecutar.

Copia de este documento se enviará a la oficina jurídica, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su suscripción, para su correspondiente archivo en la carpeta del contrato;

e) El o los supervisores, si la naturaleza del contrato lo requiere y así se estipuló en la minuta del mismo, deberán elaborar actas de recibo parcial de bienes o servicios, las cuales suscribirá conjuntamente con el contratista.

En todo caso, el valor de la sumatoria de las entregas parciales, no pueden superar el valor total del contrato.

Copia de estas actas deberán ser remitidas a la oficina jurídica del instituto, o quien haga sus veces, para lo de su competencia;

f) Elaborar, en caso de haber sido pactados en el contrato, los cuadros correspondientes a reajustes, de acuerdo con los índices pactados y remitirlos para su revisión a la oficina jurídica.

La oficina jurídica, lo enviará al competente contractual para su aprobación, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, quien informará a la subdirección administrativa y financiera el reajuste al contrato, para que sea tenido en cuenta al momento del pago;

g) El supervisor debe exigir la buena calidad y correcto funcionamiento de los bienes y servicios que sean contratados, y abstenerse de dar el respectivo cumplido, si estos no corresponden a las calidades exigidas.

El supervisor deberá verificar que el contratista entregue los bienes y/o servicios que presentó en la propuesta. En el evento de que algunos de los bienes o servicios no estén acordes con lo estipulado en el contrato y en la oferta, este exigirá al contratista que sean cambiados o ajustados de forma inmediata, para que pueda darse una adecuada ejecución del contrato;

h) El supervisor deberá exigir el total cumplimiento de los cronogramas pactados en los contratos y solo podrá autorizar su modificación, cuando por razones técnicas o dada la naturaleza del contrato, esto se haga necesario, pero sin modificación del plazo inicial pactado en el contrato.

i) El supervisor deberá solicitar al competente contractual cualquier modificación que deba realizarse al valor y/o plazo de ejecución del contrato. De ser viable, se realizarán los ajustes presupuestales respectivos y se solicitará a la oficina jurídica las modificaciones que se presenten en las cláusulas inicialmente pactadas.

j) Si durante la ejecución del contrato, se requieren mayores o menores cantidades de bienes y/o servicios que afecten el valor del contrato, el supervisor deberá remitir su concepto favorable o desfavorable al competente contractual para solicitar aprobación, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la verificación de los hechos, para que este manifieste por escrito su voluntad. Una vez aprobado, se enviará a la oficina jurídica, para que dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recibo, se realicen los trámites en él autorizados;

k) El supervisor deberá resolver todas las consultas que presente el contratista y hacer las observaciones que estime convenientes. Si durante la ejecución del contrato se presentan dudas o diferencias que no puedan ser resueltas por el supervisor, este deberá remitirlas mediante oficio, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la concurrencia de las mismas, al competente contractual para su consulta y decisión, con copia a la oficina jurídica;

l) El supervisor puede, si es necesario, y mediante documento escrito de justificación dirigido al competente contractual, solicitar la suspensión temporal de la ejecución de un contrato, por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, para que este emita su autorización.

Copia del documento de solicitud de suspensión se enviará a la oficina jurídica del instituto, dentro del día hábil siguiente a su suscripción, para lo de su competencia. Si el competente contractual aprueba la suspensión del contrato, la oficina jurídica del instituto, elaborará el acta de suspensión, copia de la cual deberá enviar el supervisor del contrato, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su legalización;

ll) El supervisor para todos los eventos de suspensión de los contratos, una vez desaparezcan los hechos que dieron origen a la suspensión del mismo, expedirá un acta de reiniciación, dejando constancia del tiempo total de la suspensión temporal y del vencimiento final del contrato.

Copia de lo anterior, deberá remitir a la oficina jurídica del instituto, o quien haga sus veces, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su suscripción y ellas se considerarán para establecer el tiempo total de ejecución del contrato, el vencimiento del plazo y el tiempo total no ejecutado;

m) El supervisor deberá constatar a la fecha de vencimiento del contrato, su total cumplimiento. Si llegare a tener dudas sobre la ejecución del mismo, no podrá expedir el certificado de cumplimiento final, hasta tanto no se clarifiquen las dudas o novedades que considere son irregulares;

n) El supervisor expedirá los cumplidos, para que se puedan efectuar los pagos pactados al contratista, dejando expresa constancia en los mismos, de la ejecución satisfactoria de las obligaciones;

ñ) Evitar la causación de intereses moratorios que puedan originarse en la demora en el pago de las cuentas a que hubiere lugar, dentro del ámbito de competencia señalado.

o) Velar porque los pagos se realicen y que los comprobantes respectivos y demás documentos se incorporen al expediente, con el fin de contar con los elementos suficientes para la liquidación del contrato;

p) Cuando las órdenes o contratos celebrados con el instituto requiera la contratación de personal, se deberá verificar que el contratista cumpla con la afiliación y pago de sistema de seguridad social y demás de los trabajadores, de igual forma se procederá cuando se contrate la prestación de un servicio con una persona natural;

q) Para que el supervisor expida el certificado de cumplimiento final del contrato, deberá verificar que todas las obligaciones contractuales se han cumplido a cabalidad y que puede procederse a su respectivo pago final. Este documento debe contener como mínimo la descripción de los bienes y/o servicios recibidos, el valor final del contrato, incluyendo reajustes, si es que estos proceden;

r) Los supervisores de los contratos que se suscriban, están en la obligación de informar a la oficina jurídica sobre la terminación del contrato, dentro del mes siguiente, a la última certificación de cumplimiento y/o recibido a satisfacción, que las partes se encuentran a paz y salvo o no y de solicitar la liquidación del contrato.

Copia del acta de liquidación, la enviará la oficina jurídica del instituto, a la subdirección administrativa y financiera, al supervisor y el original reposará en la carpeta del contrato.

Si el contratista no acude a suscribir el acta final de liquidación del contrato, la oficina jurídica del instituto, procederá de conformidad con la ley a realizar directa y unilateralmente y mediante acto administrativo motivado, la liquidación del contrato.

Si el contratista no está de acuerdo con el contenido de la misma, se le remitirá nuevamente al supervisor, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de las observaciones o reparos del contratista.

En este evento, el supervisor, no podrán tomarse más de un (1) mes en informar a la oficina jurídica, sobre los resultados del nuevo análisis, para que este realice los trámites que considere pertinentes.

En el aspecto legal:

a) Cumplir y hacer cumplir todas y cada una de las cláusulas contractuales y en especial, las obligaciones contraidas;

b) Solicitar a la oficina jurídica, de requerirlas, copia de las pólizas de aprobación y sus modificaciones exigidas a estas durante la ejecución del contrato;

c) Informar siempre por escrito a la oficina jurídica, si el contratista falta a una o algunas de sus obligaciones, contractuales, con el objeto de que esta oficina determine, bajo la coordinación de la dirección, si hay lugar o no a la aplicación de sanciones y/o a la declaratoria de caducidad;

d) Solicitar al competente contractual, en los eventos contemplados en el contrato y en la ley, la aplicación de los principios de terminación, modificación e interpretación unilateral. De igual forma deberá proceder en los casos estipulados en el contrato para la terminación de mutuo acuerdo del mismo;

e) Mensualmente o en el plazo que se haya previsto en el contrato, enviar el cumplido del contrato, a la subdirección administrativa y financiera para que se proceda a realizar los correspondientes pagos; copia del mismo se enviará a la oficina jurídica para su archivo en la respectiva carpeta;

f) El supervisor siempre tendrá la obligación legal de remitir a la oficina jurídica del instituto, dentro de los términos establecidos, copia de todos los documentos soporte de su labor, así como los conceptos y observaciones de las principales modificaciones del mismo, con el objeto de garantizar que se realicen los trámites a que haya lugar, en el menor tiempo posible.

ART. 8º—Documentos.

Para el adecuado control y seguimiento de los contratos, los supervisores deberán consultar los siguientes documentos:

a) Pliego de condiciones o términos de referencia y sus correspondientes adendas o modificaciones: Es el documento que contiene el objeto del contrato y todos los requisitos de carácter general y técnico que requiere la entidad, para atender la necesidad de un bien o servicio y que deberá cumplir el contratista para ejecutar el contrato. El pliego de condiciones es ley para las partes;

b) Propuesta: Son los ofrecimientos recibidos por la entidad en un proceso de selección y adjudicación de un bien o servicio y sustentan las obligaciones contractuales contraidas;

c) Contrato: Es el acuerdo de voluntades que se plasma en un documento que manifiesta expresamente todas las obligaciones de las partes. Forman parte integral de él, las autorizaciones de ley correspondientes, el pliego de condiciones, la oferta presentada, la disponibilidad presupuestal, la aprobación de pólizas, los recibos de pago de publicación, si a ello hay lugar, el impuesto de timbre y en general, todas las actuaciones que se surtan dentro de su ejecución;

d) Garantías: Es el documento que expide una compañía de seguros debidamente autorizada, para cubrir cualquier hecho constitutivo de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista en los términos de la respectiva garantía;

e) Documento que aprueba las garantías: Es el documento que suscribe el competente contractual aprobando la garantía constituida por el contratista. El supervisor de un contrato debe tener en cuenta que el documento de aprobación de las pólizas, es un requisito indispensable para la ejecución del contrato;

f) Acta de iniciación: Es el documento que debe suscribirse entre el supervisor del contrato, y el contratista, al momento de iniciarse la ejecución del contrato y en la cual se determinan cronogramas de actividades si así está dispuesto;

g) Recibo de bienes y/o servicios: Es el documento que debe suscribir el supervisor del contrato, al momento de recibir los bienes y/o servicios contratados.

Este documento se debe enviar a la subdirección administrativa, junto con la factura y la respectiva alta de almacén suscrita por el almacenista de la entidad, cuando se trate de la adquisición de un bien. Copia de este documento debe enviarse a la oficina jurídica, dentro de los dos (2) días siguientes a su suscripción;

h) Documento de aprobación de modificación o ampliación de pólizas: Es el documento que firma el competente contractual una vez iniciado el contrato, aprobando las modificaciones y/o ampliación de las pólizas presentadas por el contratista;

i) Actas de recibo parcial y/o final de bienes y/o servicios: Es el documento que debe suscribirse entre el supervisor del contrato y el contratista, cuando en el contrato se han pactado entrega o recibo de bienes y/o servicios de manera parcial o total, o cuando se autoricen por el competente contractual como consecuencia de un informe previo del interventor o supervisor;

j) Ordenes o comprobantes de pago: Son los documentos que soportan el pago de las obligaciones del instituto. Estas deben siempre tramitarse ante la subdirección administrativa y financiera del instituto y de ellas debe enviarse copia a la oficina jurídica, dentro de los cinco (5) días siguientes a su expedición;

k) Adiciones en valor o en plazo: Es el documento que adiciona en valor o en plazo el contrato inicialmente pactado. Este debe tramitarse previa la justificación del supervisor y autorización del competente contractual, ante la oficina jurídica, en los eventos ya señalados;

l) Modificación de obligaciones: Es el documento que modifica o adiciona las obligaciones inicialmente pactadas. Este debe tramitarse previa la justificación del supervisor y autorización del competente contractual ante la oficina jurídica del instituto, en los eventos ya señalados;

ll) Acta de suspensión: Es el documento que suspende temporalmente la ejecución de un contrato. Esta debe tramitarse previa justificación del supervisor y autorización del competente contractual ante la oficina jurídica del instituto, en los eventos ya señalados.

m) Acta de reiniciación: Es el documento que reinicia la ejecución de un contrato suspendido temporalmente. Esta debe tramitarse previa la justificación del supervisor y autorización del competente contractual ante la oficina jurídica del instituto, en los eventos ya señalados;

n) Actas de reajuste: Es el documento que contiene la justificación para reajustar el valor inicial del contrato. Estas se tramitan de conformidad con lo establecido en los contratos y siempre deberán tener previo concepto del supervisor y la autorización del competente contractual;

ñ) Oficio de solicitud de terminación de mutuo acuerdo: Es el documento que contiene la manifestación expresa del contratista de dar por terminado anticipadamente la ejecución del objeto contratado, previo acuerdo entre las partes. Esta debe tramitarse ante la oficina jurídica del instituto;

o) Solicitud de liquidación del contrato: Es el documento que suscribe el supervisor del contrato, manifestando el cumplimiento total del contrato o en su defecto, conceptuando sobre la no ejecución del mismo y solicitando la liquidación del contrato;

p) Acta de liquidación de contratos: Esta acta se suscribirá una vez exista acuerdo de las partes y/o resolución de liquidación unilateral de no existir acuerdo entre el contratista y la entidad.

ART. 9º—Actividades del supervisor en las modificaciones a las obligaciones pactadas.

Los supervisores deberán certificar cualquiera de las modificaciones que se definen a continuación:

a) Mayores o menores cantidades de bienes y/o servicios: Es el resultado que puede existir entre los bienes y servicios contratados y los efectivamente ejecutados, estos pueden incrementar o disminuir el valor del contrato, según el caso;

b) Bienes y/o servicios complementarios: Son aquellos no previstos en los pliegos de condiciones, en la propuesta inicial o en el contrato y cuya ejecución se hace indispensable para un adecuado desarrollo del objeto contratado;

c) Bienes y/o servicios adicionales: Son aquellos que aunque fueron previstos en los pliegos de condiciones y en la propuesta inicial, no son suficientes para atender en su totalidad el objeto de la contratación y por lo tanto se hace indispensable adicionarlos para suplir las necesidades surgidas en la ejecución del contrato;

d) Plazo adicional o prórrogas: Es una ampliación al plazo inicial del contrato y corresponde al tiempo necesario para ejecutar correctamente el objeto del contrato;

e) Revisión de precios y/o ajustes: Es el valor reconocido por el incremento de costos y solo podrán reconocerse si se han pactado en el contrato y tienen previa autorización del competente contractual.

PAR.—El supervisor de un contrato, debe tener en cuenta que las prórrogas, adiciones y modificaciones deben ser tramitadas dentro de la vigencia del mismo.

ART. 10.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 3 de agosto de 2006.

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