RESOLUCIÓN 231 DE 2006 

(Julio 14)

“Por la cual se adopta en la Agencia Nacional de Hidrocarburos el manual de implementación del modelo estándar de control interno MECI 1000:2005, establece su diseño y se dictan otras disposiciones”.

El Director General de la Agencia Nacional de Hidrocarburos, ANH,

en ejercicio de las facultades legales conferidas por los artículos 3º del Decreto 1599 de 2005, 5º de la Ley 87 de 1993 y en especial por el artículo 13, numeral 13.7 del Decreto-Ley 1760 de 2003,

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política en su artículo 209, establece: “La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley”;

Que, a su vez, el artículo 269 de la Constitución Política dispone que: “En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley”;

Que, respecto a la responsabilidad del control interno, la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, dispuso en el artículo 6º que: “El establecimiento y desarrollo del sistema de control interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”;

Que el Decreto-Ley 1760 de 2003 de creación de la Agencia Nacional de Hidrocarburos, ANH, le asignó como objetivo la administración integral de las reservas de hidrocarburos de propiedad de la Nación;

Que el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, “Por el cual se adopta el modelo estándar de control interno para el Estado colombiano, MECI 1000:2005”, en su artículo 1º establece la obligación de adoptar el MECI 1000:2005, el cual forma parte integral del citado decreto y en su artículo 3º dispuso que el Departamento Administrativo de la Función Pública administrará y distribuirá para todas las entidades del Estado, los instrumentos necesarios para el diseño, desarrollo e implementación de cada uno de los elementos, componentes y subsistemas del modelo estándar de control interno;

Que el Departamento Administrativo de la Función Pública mediante la Resolución 142 de marzo 8 de 2006 “Por la cual se adopta el manual de implementación del modelo estándar de control interno MECI 1000:2005 en el Estado colombiano” en su artículo 2º, establece que este manual se aplica en todas las entidades relacionadas en el artículo 5º de la Ley 87 de 1993;

Que el modelo estándar de control interno MECI 1000:2005 para el Estado colombiano, establece que para efectos de garantizar la operacionalización de las acciones necesarias al desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del sistema de control interno el representante legal podrá delegar dicha función en el directivo de primer nivel de la respectiva entidad, competente para ello, quien actuará bajo las políticas establecidas por el comité de coordinación de control interno. A su vez la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del modelo estándar de control interno estará a cargo del jefe de la oficina de control interno;

Que el artículo 10 numeral 10.12 del Decreto-Ley 1760 de 2003, le confiere al director general de la ANH dentro de sus funciones la atribución para “delegar de conformidad con la ley, las funciones que considere necesarias y la celebración de contratos, excepto los de exploración y explotación de hidrocarburos”;

Que el Código Disciplinario Único, Ley 734 de 2002, en su artículo 34, numeral 31 establece entre los deberes de todo servidor público: “Adoptar el sistema de control interno y la función independiente de auditoría interna de que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen”;

Que el director general de la Agencia Nacional de Hidrocarburos, según Resolución 267 del 31 de octubre de 2005, adoptó para la entidad el modelo estándar de control interno MECI 1000:2005 y su estructura establecida en el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005;

Que se hace necesario establecer en la Agencia Nacional de Hidrocarburos, los métodos y procedimientos de control interno contenidos en el manual de implementación del modelo estándar de control interno MECI 1000:2005 adoptado por el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, con el propósito de orientar la implementación y desarrollo de cada uno de los subsistemas, componentes y elementos que conforman dicho modelo estándar de control interno;

Que en consecuencia, el director general de la Agencia Nacional de Hidrocarburos, ANH,

RESUELVE:

ART. 1º—Adopción manual de implementación. Adoptar en la Agencia Nacional de Hidrocarburos a manera de orientación y guía, el manual de implementación del modelo estándar de control interno MECI 1000:2005 para entidades del Estado colombiano, el cual hace parte integrante de la presente resolución, de acuerdo con lo establecido en el artículo 2º de la Resolución 142 del 8 de marzo de 2006, expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

ART. 2º—Delegación y responsabilidades. Delegar como representante de la dirección general, al asesor de planeación, quien será el responsable del diseño, la coordinación a la implementación, puesta en marcha y administración del sistema de control interno en la ANH y actuará bajo las políticas establecidas por el comité de coordinación de control interno, de gestión de calidad y de desarrollo administrativo.

El representante de la dirección deberá:

• Asegurar que se establezcan y mantengan los métodos y procedimientos necesarios para la implementación del modelo estándar de control interno MECI 1000:2005.

• Informar a la alta dirección sobre el avance y resultado de la implementación y de cualquier necesidad de mejoramiento, para lo cual coordinará con el asesor de la oficina de control interno lo pertinente.

• Asegurar que se promueva la toma de conciencia de la importancia del mantenimiento del modelo estándar de control interno MECI 1000:2005 en todos los niveles de la entidad.

PAR. 1º—El representante de la dirección contará con la asistencia de un funcionario, designado por él, para el desarrollo de las actividades mencionadas en este artículo.

Adicionalmente, cada subdirector y el jefe de oficina jurídica encargados de mantener la efectividad de los controles inherentes a los procesos así como una permanente autoevaluación del control y de gestión, designarán en cada dependencia un funcionario como representante del MECI, quien estará encargado de promover y coadyuvar el desarrollo de las actividades relacionadas con la implementación y mejoramiento continuo del sistema de control interno basado en el modelo estándar de control interno MECI 1000:2005 en la agencia, bajo los lineamientos del representante de la dirección.

ART. 3º—Evaluación independiente. La evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del modelo estándar de control interno estará a cargo del asesor de control interno.

ART. 4º—Métodos y procedimientos de control interno. El sistema de control interno de la Agencia Nacional de Hidrocarburos se orientará bajo los procedimientos, instructivos, instrumentos guías, formatos, y métodos para su evaluación, elaboración, ejecución de los planes de mejoramiento y cumplimiento de obligaciones de información y documentación que a continuación se determinan:

1. Subsistema de control estratégico

1.1. Componente de control - Ambiente de control

Metodología de implementación

1.1.1. Elemento acuerdos, compromisos o protocolos éticos

a) Procedimiento;

b) Instructivos - Guías;

c) Instrumentos - Formatos.

1.1.2. Elemento de control - Desarrollo del talento humano

a) Procedimiento;

b) Instructivos - Guías;

c) Instrumentos - Formatos.

1.1.3. Elemento de control - Estilo de dirección

a) Procedimiento;

b) Instructivos - Guías;

c) Instrumentos - Formatos.

1.2. Componente - Direccionamiento estratégico

Metodología de implementación

1.2.1. Elemento de control - planes y programas

a) Procedimiento;

b) Instructivos - Guías;

c) Instrumentos - Formato.

1.2.2. Elemento de control - Modelo de operación

a) Procedimiento;

b) Instructivos - Guías;

c) Instrumentos - Formatos.

1.2.3. Elemento de control - Estructura organizacional

a) Procedimiento;

b) Instructivos - Guías;

c) Instrumentos - Formatos.

1.3. Componente de control - Administración de riesgos

Metodología de diseño e implementación

1.3.1. Elemento de control - Contexto estratégico

a) Procedimiento;

b) Instructivos - Guías;

c) Instrumentos - Formatos.

1.3.2. Elemento de control - Identificación de riesgos

a) Procedimiento;

b) Instructivos - Guías;

c) Instrumentos - Formatos.

1.3.3. Elemento de control - Análisis de riesgos

a) Procedimiento;

b) Instructivos - Guías;

c) Instrumentos - Formatos.

1.3.4. Elemento de control - Valoración de riesgos

a) Procedimiento;

b) Instructivos - Guías;

c) Instrumentos - Formatos.

1.3.5. Elemento de control - Políticas de administración de riesgos

a) Procedimiento

b) Instructivos - Guías;

c) Instrumentos - Formatos.

2. Subsistema de control de gestión

2.1. Componente - Actividades de control

Metodología de implementación

2.1.1. Elemento de control - Políticas de operación

a) Procedimiento;

b) Instructivos - Guías;

c) Instrumentos - Formatos.

2.1.2. Elemento de control - Procedimientos

a) Procedimiento;

b) Instructivos - Guías;

c) Instrumentos - Formatos.

2.1.3. Elemento de control - Controles

a) Procedimiento;

b) Instructivos - Guías;

c) Instrumentos - Formatos.

2.1.4. Elemento de control - Indicadores

a) Procedimiento;

b) Instructivos - Guías;

c) Instrumentos - Formatos.

2.1.5. Elemento de control - Manual de operación

a) Procedimiento;

b) Instructivos - Guías;

c) Instrumentos - Formatos.

2.2. Componente de control - Información

Metodología de implementación

2.2.1. Elemento de control - Información primaria

a) Procedimiento;

b) Instructivos - Guías;

c) Instrumentos - Formatos.

2.2.2. Elemento de control - Información secundaria

a) Procedimiento;

b) Instructivos - Guías;

c) Instrumentos - Formatos.

2.2.3. Elemento de control - Sistemas de información

a) Procedimiento;

b) Instructivos - Guías;

c) Instrumentos - Formatos.

2.3. Componente - Comunicación pública

Metodología de diseño e implementación

2.3.1. Comunicación organizacional

a) Procedimiento;

b) Instructivos - Guías;

c) Instrumentos - Formatos.

2.3.2. Comunicación informativa

a) Procedimiento;

b) Instructivos - Guías;

c) Instrumentos - Formatos.

2.3.3. Medios de comunicación

a) Procedimiento;

b) Instructivos - Guías;

c) Instrumentos - Formatos.

3. Subsistema de control de evaluación

3.1. Componente de control - Autoevaluación

Metodología de implementación

3.1.1. Elemento de control - Autoevaluación del control

a) Procedimiento;

b) Instructivos - Guías;

c) Instrumentos - Formatos.

3.2.1. Elemento de control - Autoevaluación de gestión

a) Procedimiento;

b) Instructivos - Guías;

c) Instrumentos - Formatos.

3.2. Componente de control - Evaluación independiente

Metodología de diseño e implementación

3.2.1. Elemento de control - Evaluación independiente al sistema de control interno

a) Procedimiento;

b) Instructivos - Guías;

c) Instrumentos - Formatos.

3.2.2. Elemento de control - Auditoría interna

a) Procedimiento;

b) Instructivos - Guías;

c) Instrumentos - Formatos.

3.3. Componente de control - Planes de mejoramiento

Metodología de implementación

3.3.1. Elemento de control - Plan de mejoramiento institucional

a) Procedimiento;

b) Instructivos - Guías;

c) Instrumentos - Formatos.

3.3.2. Elemento de control - Planes de mejoramiento funcional

a) Procedimiento;

b) Instructivos - Guías;

c) Instrumentos - Formatos.

3.3.3. Elemento de control - Planes de mejoramiento individual

a) Procedimiento;

b) Instructivos - Guías;

c) Instrumentos - Formatos.

ART. 5º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 14 de julio de 2006.