Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

RESOLUCIÓN 231 DE 2014 

(Noviembre 20)

“Por la cual se crea el Comité de Gestión de Cambios de Tecnología en la Subdirección de Gestión de Tecnología de Información y Telecomunicaciones y se establece el trámite interno de las solicitudes de cambio en la plataforma tecnológica”.

El Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el numeral 32 del artículo 6º Decreto 4048 de 2008 modificado por el artículo 4º del Decreto 1321 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que la modernización de los desarrollos tecnológicos, exige que el modelo tecnológico de la entidad se tenga que ir ajustando a los cambios tecnológicos a medida que estos sean requeridos, de manera particular por las áreas misionales de la entidad.

Que según lo dispuesto en el numeral 3.5.3.1 de las políticas de Buen Gobierno, adoptadas mediante Resolución 11177 del 24 de octubre de 2011, respecto a la información digital, en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales “… Los empleados públicos responsables de la gestión de la arquitectura técnica de la DIAN se asegurarán de proveer procedimientos y mecanismos así como aplicar los métodos y protocolos técnicos y administrativos preventivos que impidan que la información esté en riesgo de adulteración, exposición y/o manipulación indebida”.

Que según lo dispuesto en el numeral 3.5.3.2 ibídem, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en desarrollo de su política de servicios informáticos electrónicos, se encarga de asegurar que los sistemas de información respondan a las necesidades de captura, consulta y procesamiento de la información digital requerida por los procesos y procedimientos de la entidad y se encuentren: … “Actualizados de acuerdo a la evolución y demanda informática”.

Que es factor determinante en el desarrollo de las organizaciones la incorporación de las tecnologías y su capacidad de adaptación al cambio.

Que es necesario interrelacionar los procedimientos de las áreas que intervienen en el proceso de servicios informáticos en la entidad, cuando se pretenda efectuar un cambio en la plataforma tecnológica que asegure la optimización de la gestión y genere un mayor y mejor servicio; así como reglamentar el trámite interno relacionado con las solicitudes de cambio en la plataforma tecnológica, presentadas por las diferentes dependencias de la entidad.

Que es necesario preservar el principio de mejoramiento continuo previsto en la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000: 2009 del sistema de gestión de la calidad, según el cual debe ser un objetivo permanente aumentar la eficacia, eficiencia y efectividad en las entidades.

Por las anteriores consideraciones, se crea en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el comité de cambios de tecnología en la subdirección de gestión de tecnología de información y telecomunicaciones y se establece el trámite interno de las solicitudes de cambio en la plataforma tecnológica.

Que de conformidad con el numeral 32 del artículo 6º del Decreto 4048 de 2008, el director general de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), tiene la competencia para crear los comités necesarios para orientar, asesorar, definir y decidir los criterios técnicos requeridos para el debido ejercicio de las funciones tributarias, aduaneras, cambiarias y administrativas, así como señalar sus integrantes y funciones.

En mérito de lo anterior,

RESUELVE:

ART. 1º—Creación. Créase el comité de gestión de cambios de tecnología de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

ART. 2º—Naturaleza y objeto. El comité de gestión de cambios de tecnología, es una instancia creada para orientar, asesorar, definir y decidir, los asuntos de carácter tecnológico de competencia de la subdirección de gestión de tecnología de la información y telecomunicaciones en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Este comité tendrá como objeto orientar, asesorar y decidir sobre los asuntos relacionados con requerimientos o solicitudes de ajustes, actualización, mantenimiento e implementación de funcionalidades en la plataforma tecnológica, realizadas por los responsables de las diferentes dependencias de la entidad, de tal forma que se garantice la continuidad de las operaciones y previniendo los riesgos que puedan presentarse con la adopción de los cambios que se implementen.

ART. 3º—Conformación del comité. El comité de gestión de cambios de tecnología de la subdirección de gestión de tecnología de la información y telecomunicaciones estará integrado por los siguientes funcionarios:

• El subdirector de gestión de tecnología de información y telecomunicaciones, quien lo presidirá o su delegado.

• El jefe de la coordinación de proyectos, quien en la ausencia del subdirector lo presidirá o su delegado.

• El jefe de la coordinación de infraestructura tecnológica o su delegado.

• El jefe de la coordinación de apoyo a los sistemas de información o su delegado.

• El jefe de la coordinación de soporte técnico al usuario o su delegado.

PAR. 1º—Cuando el tema a tratar lo requiera, a juicio del presidente del comité, se invitará al director general o a los demás directores de gestión o subdirectores de gestión.

PAR. 2º—A las reuniones del comité podrán ser invitados los funcionarios de la entidad, cuando el asunto a tratar así lo requiera, para lo cual será necesario informar el nombre y el tema a tratar a la secretaría técnica quien efectuará la citación y lo incluirá en el orden del día.

ART. 4º—Funciones del comité. Son funciones del comité de gestión de cambios de tecnología, las siguientes:

1. Conocer las solicitudes de cambio en la plataforma tecnológica enviadas por las diferentes dependencias de la entidad.

2. Orientar, asesorar y decidir sobre la viabilidad de la implementación de las solicitudes de cambio presentadas por los responsables de las diferentes dependencias de la entidad y sobre los aspectos técnicos necesarios para su ejecución.

3. Identificar y evaluar el impacto que se pueda presentar al momento de realizar los cambios, actualizaciones o modificaciones en la plataforma tecnológica de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

4. Prever los riesgos que puedan presentarse con la adopción de los cambios a implementar.

5. Priorizar el orden de ejecución de las solicitudes de cambio, según su nivel de impacto en el cumplimiento efectivo de la misión de la entidad, el servicio al cliente, la seguridad de la información y/o aspectos tecnológicos derivados de la implementación de un cambio.

6. Impartir las directrices para la ejecución de las actividades, disponer del personal y del recurso técnico necesarios para la implementación del cambio en la plataforma tecnológica.

ART. 5º—Secretaría técnica. La secretaría técnica del comité de gestión de cambios de tecnología será ejercida por un funcionario de la subdirección de gestión de tecnología de información y telecomunicaciones, el cual será designado por el subdirector.

Corresponde al secretario técnico realizar las siguientes funciones:

• Citar a los integrantes e invitados a la respectiva sesión.

• Elaborar la agenda a tratar y remitirla previamente a los participantes.

• Requerir y consolidar previamente a la celebración de cada reunión, las solicitudes de cambio en la plataforma tecnológica, con sus respectivos soportes.

• Elaborar las actas y conservar los archivos del comité.

• Presentar los informes que le solicite el comité y hacer seguimiento a sus decisiones.

• Informar a los proponentes de las solicitudes evaluadas en el comité, los resultados de la evaluación y decisión adoptada.

ART. 6º—Sesiones del comité de gestión de cambios de tecnología. El comité de gestión de cambios de tecnología se reunirá de manera ordinaria dos (2) veces por semana.

El comité se reunirá de manera extraordinaria cuando sea necesario, en estos eventos la convocatoria debe efectuarse por quien lo preside a través de la secretaría técnica.

ART. 7º—Quórum. El comité de gestión de cambios de tecnología podrá reunirse y deliberar con la asistencia del subdirector de gestión de tecnología de información y telecomunicaciones y por lo menos dos (2) jefes de coordinación, o con la asistencia de los cuatro (4) jefes de coordinación.

Las decisiones del comité serán tomadas por la mayoría de los miembros que conformen el quórum deliberatorio.

PAR. 1º—Cuando los integrantes del comité no puedan asistir a las sesiones, deberán justificarse por escrito dirigido al presidente del comité y presentarlo en la secretaría técnica. Para el efecto, podrán delegar su representación en uno de los empleados de la respectiva coordinación, de este hecho, se dejará constancia y se adjuntará a la respectiva acta.

ART. 8º—Requisitos de las solicitudes de cambio en la plataforma tecnológica. Las solicitudes de cambio en la plataforma tecnológica, deben contener los siguientes requisitos:

1. Justificación de la propuesta de cambio que se somete a consideración, suscrita por el responsable de la dependencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) que haya efectuado la solicitud de cambio.

2. Descripción precisa de las actividades que deben realizarse en las bases de datos, en las comunicaciones, en las redes, en la seguridad informática, en los componentes de la arquitectura tecnológica (hardware), o en los sistemas de información administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), según el caso.

3. Si la solicitud es presentada por una de las coordinaciones de la subdirección de gestión de tecnología de información y comunicaciones, se debe anexar a la misma los formatos requeridos acorde a los procedimientos del proceso de servicios informáticos.

4. Cuando la solicitud de cambio consista en una propuesta de implementación o modificación de un sistema de información, la solicitud debe contar además de lo previsto en el numeral 1º del presente artículo, con el visto bueno del superior inmediato del responsable de la dependencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) que haya efectuado la solicitud de cambio.

PAR. 1º—Las solicitudes de cambio en la plataforma tecnológica, deben presentarse en documento físico o remitirse electrónicamente a la secretaría técnica del comité, de conformidad con las instrucciones que para el efecto establezca el subdirector de gestión de tecnología de información y telecomunicaciones, con los respectivos soportes y justificación técnica de la misma para su implementación.

PAR. 2º—La secretaría técnica del comité revisará las solicitudes presentadas, antes de la realización de cada reunión; si las mismas no cumplen los requisitos de forma establecidos en el presente artículo, las devolverá e informará a los solicitantes las deficiencias identificadas como resultado de su revisión. El responsable de la dependencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) que haya efectuado la solicitud de cambio si lo considera procedente, las corregirá, para que la solicitud pueda ser sometida al comité.

ART. 9º—Definiciones. Para efectos de la aplicación de la presente resolución se efectuarán las siguientes definiciones:

1. Cambio en la plataforma tecnológica. Es la modificación que se realiza en las bases de datos, las comunicaciones, las redes, la seguridad informática, el conjunto de componentes de la arquitectura tecnológica (hardware) y en los sistemas de información administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

2. Solicitud de cambio en la plataforma tecnológica. Requerimiento de ajuste o actualización o mantenimiento o implementación de funcionalidades en la plataforma tecnológica, realizado por los responsables de las diferentes dependencias de la entidad a la subdirección de gestión de tecnología de información y telecomunicaciones.

3. Responsable de las diferentes dependencias de la entidad para la presentación de una solicitud de cambio en la plataforma tecnológica. Los responsables de la presentación de una solicitud de cambio en la plataforma tecnológica podrán ser: el jefe de una dependencia de la entidad, su administrador funcional o técnico, según el caso.

ART. 10.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de su expedición y deroga las normas que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 20 de noviembre de 2014.