RESOLUCIÓN 100-002321 DE 2002 

(Agosto 9)

“Por la cual se crea el comité técnico de saneamiento contable de la Superintendencia de Sociedades y se establece el procedimiento para el castigo de las deudas de difícil cobro”.

El Superintendente de Sociedades,

en uso de sus atribuciones legales y, en especial, de las que le confiere el artículo 4º numeral 15, del Decreto-Ley 1080 de 1996 y el artículo 6º del Decreto 1282 de 2002, y

CONSIDERANDO:

Que, de conformidad con el numeral 15 del artículo 4º del Decreto-Ley 1080 de 19 de junio de 1996, corresponde al Superintendente de Sociedades organizar y suprimir los órganos de asesoría y coordinación que considere necesarios para el desarrollo de las funciones de la entidad, con funcionarios que conformen la planta de personal de la Superintendencia de Sociedades;

Que la Circular Externa 32 de 14 de enero de 2000, emanada de la Contaduría General de la Nación, estableció el proceso de identificación y reclasificación de saldos por depurar e incorporación departidas no reconocidas en el estado financiero;

Que de acuerdo con la Ley 716 del 24 de diciembre de 2001, por la cual se expiden normas para el saneamiento de la información contable en el sector público, los entes del sector público deben adelantar gestiones administrativas necesarias para depurar la información contable, de manera que en los estados financieros se revele en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial de las entidades públicas;

Que mediante el Decreto 1282 del 19 de junio de 2002, se reglamentó la Ley 716, de 2001, ordenando, entre otros aspectos, la creación de un comité técnico de saneamiento contable (art. 6º);

Que se considera conveniente establecer un procedimiento que facilite castigar los valores incobrables de las deudas de difícil cobro, siempre y cuando se hayan agotado los trámites administrativos y jurídicos tendientes a su recuperación, y

Con mérito en lo anteriormente expuesto, este despacho,

RESUELVE:

ART. 1º—De la creación del comité técnico de saneamiento contable. Crear, reglamentar e institucionalizar el comité técnico de saneamiento contable de la Superintendencia de Sociedades.

ART. 2º—De la integración del comité técnico de saneamiento contable. El comité técnico de saneamiento contable de la Superintendencia de Sociedades estará conformado así:

1. El secretario general o su delegado, quien lo presidirá.

2. El jefe de la oficina jurídica.

3. El coordinador del grupo de cobro persuasivo y jurisdicción coactiva.

4. El coordinador del grupo de contabilidad, quien actuará como secretario.

PAR.—A las reuniones podrá ser citado cualquier funcionario de la Superintendencia de Sociedades que el comité considere necesaria su participación, el cual asistirá con voz pero sin voto.

ART. 3º—De las funciones del comité. Son funciones del comité técnico de saneamiento contable de la Superintendencia de Sociedades, las siguientes:

1. Asesorar al Superintendente de Sociedades en la determinación de las políticas, montos objeto de depuración y procedimientos que sobre saneamiento contable debe cumplir la entidad.

2. Estudiar y evaluar los informes que presenten las áreas competentes sobre el proceso de saneamiento contable y recomendar la depuración de los valores contables a que haya lugar, proponiendo su descargue o incorporación en los estados financieros de la superintendencia, según sea el caso.

3. Aprobar, mediante acta, cuando exista prueba sumaria, la depuración y/o descargue de los registros contables de la superintendencia, cuando el monto de cada obligación no supere los cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes, incluidos, intereses, sanciones y actualización.

4. Realizar seguimiento con lo dispuesto en la Ley 716 de 2001 y en las normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.

5. Evaluar los mecanismos utilizados por la superintendencia (administrativos y/o jurisdiccionales) para el cobro de la deuda, los resultados de los mismos y la determinación de cuáles deudas de difícil cobro presentan una situación de incobrabilidad, con el objeto de recomendar su castigo.

6. Evaluar que se hayan agotado los trámites administrativos y jurídicos tendientes a la recuperación de los valores incobrables de las deudas de difícil cobro.

7. Recomendar al Superintendente de Sociedades el castigo de los valores incobrables de las deudas de difícil cobro que superen el monto de cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes, siempre y cuando se hayan agotado los mecanismos jurídicos y técnicos para su recuperación.

8. Recomendar al Superintendente de Sociedades las acciones disciplinarias, fiscales y penales a que haya lugar.

9. Dictar su propio reglamento.

10. Las demás que le sean asignadas por el Superintendente de Sociedades. Según la naturaleza de sus funciones.

ART. 4º—Funciones del secretario del comité. Son funciones del secretario del comité técnico de saneamiento contable las siguientes:

1. Elaborar las actas de cada sesión del comité.

2. Preparar un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones, el cual será entregado al Superintendente de Sociedades y a los miembros del comité cada mes.

3. Preparar el informe final detallado del proceso de depuración realizado que se debe presentar al Congreso de la República, según lo establecido en el parágrafo 1º del artículo 5º de la Ley 716 de 2001.

4. Las demás que le sean asignadas por el comité técnico de saneamiento contable de la Superintendencia de Sociedades.

ART. 5º—De las reuniones del comité. Las reuniones del comité técnico de saneamiento contable de la Superintendencia de Sociedades serán convocadas en forma escrita por el presidente del mismo, indicando fecha, hora y lugar en que se llevará acabo cada sesión.

De lo tratado en las reuniones se levantarán actas y serán suscritas por quienes actuaron en cada sesión.

PAR. 1º—El comité técnico de saneamiento contable de la Superintendencia de Sociedades se reunirá al menos una vez por mes y cuando las circunstancias lo exijan. En todo caso, las sesiones ordinarias deberán efectuarse dentro de la primera quincena de cada mes.

PAR. 2º—El presidente del comité solicitará al secretario que invite a los miembros permanentes y a los funcionarios que deban asistir para analizar los casos que hayan sido remitidos previamente para su estudio, con tres (3) días de anticipación a la fecha prevista para la reunión.

ART. 6º—Del procedimiento para el castigo de deudas de difícil cobro que presentan una situación de incobrabilidad. El procedimiento sobre las deudas de difícil cobro y su castigo contra las respectivas provisiones, es el siguiente:

1. El grupo de contabilidad presentará semestralmente al secretario general un informe sobre las deudas de difícil cobro. El término para la presentación del informe será el último día hábil del mes siguiente al semestre al cual se refiere la información.

2. Con base en el documento anterior, el secretario general solicitará al grupo de jurisdicción coactiva y cobro persuasivo un informe de la gestión de cobro de los valores relacionados, en el que se indiquen los trámites realizados y las razones por las cuales no se ha podido recaudar, dentro de su competencia, las deudas de difícil cobro.

El informe del grupo de jurisdicción coactiva y cobro persuasivo deberá ser presentado dentro de los quince (15) días calendario contados a partir de la solicitud del secretario general.

3. Con la información relacionada anteriormente, el secretario general citará al comité técnico de saneamiento contable de la Superintendencia de Sociedades para su respectivo análisis y aprobación y/o recomendación que indique si se han agotado idónea y jurídicamente los pasos para el cobro y si del estudio se desprende la incobrabilidad de los valores contenidos en los informes.

4. Obtenido el concepto favorable sobre su viabilidad y pertinencia contable y jurídica del comité técnico de saneamiento contable, el secretario general informará al Superintendente de Sociedades acerca del castigo de los valores incobrables.

La decisión del Superintendente de Sociedades deberá quedar consignada en acto administrativo, el cual será el soporte del comprobante de contabilidad.

PAR.—Los grupos de contabilidad y de jurisdicción coactiva y cobro persuasivo podrán solicitar en cualquier momento el castigo de las deudas de difícil cobro que puedan considerar incobrables, para lo cual se seguirá el procedimiento descrito anteriormente.

ART. 7º—Del Control. La oficina de control interno de la Superintendencia de Sociedades deberá verificar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente resolución.

ART. 8º—De la vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 9 de agosto de 2002.

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