RESOLUCIÓN 235 DE 2009 

(Julio 28)

“Por la cual se establecen parámetros a las sociedades de gestión colectiva de derecho de autor o de derechos conexos para la presentación a la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor, de sus informes trimestrales de actividades, presupuestos anuales de ingresos y egresos, y estados financieros.

El director general de la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor,

en ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidas por los artículos 51, literal b), de la Decisión Andina 351 de 1993; 21, 26 y 42 de la Ley 44 de 1993; 5º del Decreto 162 de 1996; 1º, numeral 4º y 3º, numerales 2º y 5º, del Decreto 4835 de 2008, y

CONSIDERANDO:

1. Que el artículo 51, literal b), de la Decisión Andina 351 de 1993, como el artículo 26 de la Ley 44 de 1993 y el artículo 5º del Decreto 162 de 1996, establecen que las sociedades de gestión colectiva de derecho de autor o de derechos conexos se encuentran sometidas a la inspección y vigilancia de la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor.

2. Que el artículo 42 de la Ley 44 de 1993, impone a las sociedades de gestión colectiva de derecho de autor o de derechos conexos, la obligación de presentar informes trimestrales de actividades a la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor.

3. Que el mismo artículo 42 de la Ley 44 de 1993 faculta a la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor, para que mediante resolución establezca para estas sociedades, la forma como deben ser rendidos dichos informes.

4. Que el artículo 21 de la Ley 44 de 1993 faculta a la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor para ejercer el control de legalidad al presupuesto de ingresos y gastos de las sociedades de gestión colectiva de derecho de autor o de derechos conexos.

5. Que lo anterior presupone garantizar la mayor eficacia en lo que respecta a la información suministrada por las sociedades de gestión colectiva de derecho de autor o de derechos conexos, para lo cual se debe racionalizar y uniformar su presentación, implementando para ello el término, los documentos y los anexos que deben allegar tales sociedades.

6. Que todo esto permite efectuar una evaluación más directa y precisa del comportamiento financiero y contable de dichas sociedades.

En mérito de lo anteriormente expuesto, el director general de la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor,

RESUELVE:

ART. 1º—Los informes trimestrales a que hace referencia el artículo 42 de la Ley 44 de 1993, deberán ser presentados de manera periódica por parte de las sociedades de gestión colectiva de derecho de autor o de derechos conexos a la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor en las siguientes fechas:

1. El informe correspondiente al primer trimestre del año debe ser remitido dentro de los quince (15) primeros días calendario del mes de abril del año objeto de reporte.

2. El informe correspondiente al segundo trimestre del año debe ser remitido dentro de los quince (15) primeros días calendario del mes de julio del año objeto de reporte.

3. El informe correspondiente al tercer trimestre del año debe ser remitido dentro de los quince (15) primeros días calendario del mes de octubre del año objeto de reporte.

4. El informe correspondiente al cuarto trimestre del año debe ser remitido dentro de los quince (15) primeros días calendario del mes de febrero del año siguiente al del reparto.

PAR. 1º—Los trimestres se contarán a partir del 1º de enero de cada año.

PAR. 2º—Los informes trimestrales de actividades que deben allegar las sociedades de gestión colectiva de derecho de autor o de derechos conexos, deben ser elaborados teniendo en cuenta los parámetros definidos en el manual de buenas prácticas contables para las sociedades de gestión colectiva, expedido a través de la Resolución 152 del 22 de mayo de 2009, y en subsidio de estos, conforme a los principios generalmente aceptados de la contabilidad en Colombia.

ART. 2º—A los mencionados informes trimestrales se anexarán las notas explicativas pertinentes.

ART. 3º—Lo anterior no obsta para que la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor solicite la información adicional que considere pertinente.

ART. 4º—Antes del 15 de diciembre de cada año, las sociedades de gestión colectiva de derecho de autor o de derechos conexos remitirán a la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor, sus presupuestos a ejecutarse en la siguiente anualidad, a fin de realizar su respectivo control de legalidad.

ART. 5º—Es obligatoria la presentación de los informes exigidos en esta resolución, en los formatos definidos por el aplicativo para la rendición de informes trimestrales de las sociedades de gestión colectiva - ARI. En consecuencia, las sociedades sujetas a inspección y vigilancia deberán diligenciar los siguientes formatos:

Formato 1 Información general

Formato 2 Balance general

Formato 3 Estado de flujos de efectivo

Formato 4 Informe de gestión colectiva

Formato 5 Balance detallado

Formato 6 Listado de socios

Formato 7 Información de socios

Formato 8 Contratos de representación

Formato 9 Recaudos

Formato 10 Sociedades extranjeras - recaudos

Formato 11 Rendimientos financieros

Formato 12 Operaciones con Organizaciones Recaudadoras

Formato 13 Donaciones

Formato 14 Análisis de presupuesto - recaudos

Formato 15 Cartera de usuarios

Formato 16 Cartera vencida

Formato 17 Deudores varios

Formato 18 Castigos de cartera

Formato 19 Cobros jurídicos de cartera

Formato 20 Procesos de reparto

Formato 21 Informe detallado de distribuciones

Formato 22 Sociedades extranjeras distribuciones

Formato 23 Bienestar social

Formato 24 Consolidado de bienestar social

Formato 25 Gastos por cuenta de terceros

Formato 26 Gastos preoperativos

Formato 27 Análisis de presupuesto - gastos por cuenta de terceros.

Formato 28 Reservas aprobadas por la asamblea

ART. 6º—Además de los informes trimestrales descritos en el artículo 1º de la presente resolución, cada una de las sociedades de gestión colectiva de derecho de autor o de derechos conexos deberá enviar a la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor, dentro de los cuatro primeros meses de cada año, copias de los siguientes estados financieros de fin de ejercicio, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior:

1. Balance general.

2 Estados de flujos de efectivo.

3. Informe de gestión colectiva.

PAR. 1º—Los estados financieros se presentarán en forma comparativa con los del ejercicio inmediatamente anterior, anexando las notas explicativas de los mismos.

PAR. 2º—Dichos estados serán presentados de acuerdo con los principios definidos en el manual de buenas prácticas contables para las sociedades de gestión colectiva, expedido a través de la Resolución 152 del 22 de mayo de 2009 y, en subsidio, conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

ART. 7º—Los informes trimestrales y los estados financieros que las sociedades de gestión colectiva de derecho de autor o de derechos conexos, deben presentar a partir del primer trimestre de 2010, deberán ser elaborados conforme a los criterios señalados en la presente resolución.

Los informes trimestrales y los estados financieros que las sociedades de gestión colectiva de derecho de autor o de derechos conexos, presenten con corte a 31 de diciembre de 2009, podrán presentarse bajo los criterios de la Resolución 651 del 5 de julio de 1994.

PAR. TRANS.—De manera paralela a lo señalado en el anterior inciso, y a modo de prueba, las sociedades de gestión colectiva de derecho de autor o de derechos conexos, presentarán el informe correspondiente al cuarto trimestre de 2009, conforme a las condiciones establecidas en la presente resolución.

ART. 8º—Deróguese la Resolución 015 del 12 de febrero de 1997 a partir de la entrada en vigencia de este acto administrativo.

La Resolución 651 del 5 de julio de 1994, solo tendrá vigencia hasta el 31 de diciembre de 2009, en los términos señalados por el inciso 2º del artículo precedente.

ART. 9º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese, y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 28 de julio de 2009.

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