Unidad Administrativa Especial del Servicio Público de Empleo

RESOLUCIÓN 235 DE 2016 

(Marzo 8)

“Por medio de la cual se adopta el Manual de Imagen y Comunicación del Servicio Público de Empleo”

La Directora General,

en uso de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidas en el artículo 2.2.6.1.2.20 del Decreto 1072 de 2015, los artículos 3º y 11 del Decreto 2521 de 2013, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 1636 de 2013, creó el mecanismo de protección al cesante, el cual está integrado, entre otros componentes, por el Servicio Público de Empleo, que se encuentra sujeto a la dirección, coordinación y control del Estado;

Que el artículo 25 de la mencionada ley asignó, entre otras funciones, a la Unidad Administrativa Especial del Servicio Público de Empleo la administración del Servicio Público de Empleo, así como la de su Red de Prestadores y la promoción del Servicio Público de Empleo;

Que el numeral 8º, del artículo 3º, del Decreto 2521 de 2013, señala como funciones de la Unidad Administrativa Especial del Servicio Público de Empleo la de realizar acciones de articulación y coordinación de la red de prestadores para lograr una mejor prestación del Servicio Público de Empleo;

Que en el numeral 18, del artículo 11, del precitado decreto se establece como función de la dirección general de la unidad la de formular, ejecutar y evaluar el plan estratégico de comunicaciones e imagen institucional y participar en la estrategia de divulgación de la misma;

Que el artículo 2.2.6.1.2.20 del Decreto 1072 de 2015, establece como obligaciones de los prestadores del Servicio Público de Empleo al promocionar y divulgar sus actividades, mencionar el número del acto administrativo mediante el cual fueron autorizados, señalar su pertenencia a la red de prestadores del Servicio Público de Empleo y utilizar la imagen de identificación del Servicio Público de Empleo;

Que el numeral 2º del artículo 9º de la Resolución 3999 de 2015 del Ministerio del Trabajo, precisa que la Unidad del Servicio Público de Empleo fijará lineamientos respecto del uso de la imagen del Servicio Público de Empleo;

En mérito de lo anterior,

RESUELVE:

ART. 1º—Objetivo. Establecer parámetros para la utilización pública de los elementos que constituyen la imagen visual del Servicio Público de Empleo, así como definir lineamientos para el desarrollo de actividades de divulgación y promoción del Servicio Público de Empleo.

ART. 2º—Destinatarios. Los parámetros establecidos en la presente resolución están dirigidos a los prestadores autorizados del Servicio Público de Empleo.

ART. 3º—Medios de promoción y divulgación. En desarrollo de la obligación contenida en el artículo 2.2.6.1.2.20 del Decreto 1072 de 2015, cuando los prestadores del Servicio Público de Empleo realicen actividades de promoción o divulgación a través de medios, deberán pautar de la siguiente forma:

1. Radio: Al final de la respectiva cuña debe decir “prestador autorizado por el servicio de empleo resolución ____ de ____”.

2. Televisión: Al final de la publicidad se debe agregar el logotipo del Servicio Público de Empleo. La voz en off debe decir: “Prestador autorizado por el servicio de empleo resolución ____ de ____”.

3. Prensa y otros medios de comunicación escritos: Incluir el mensaje de “prestador autorizado por el servicio de empleo resolución ____ de ____” y logotipo del Servicio Público de Empleo.

4. Web: Incluir el mensaje de “prestador autorizado por el servicio de empleo resolución ____ de ____” y logotipo del Servicio Público de Empleo. Adicionalmente, incluir la página web www.serviciodeempleo.gov.co y la línea gratuita celular 120.

PAR. 1º—Para otros medios de comunicación también deberá mencionarse la resolución de autorización del prestador y, adicionalmente, agregar el logotipo del Servicio Público de Empleo.

PAR. 2º—El logotipo del Servicio Público de Empleo se encuentra definido en el manual de imagen visual del Servicio Público de Empleo contenido en el anexo 1 de la presente resolución.

ART. 4º—Manual de imagen visual del Servicio Público de Empleo. Adáptese como manual de imagen visual del Servicio Público de Empleo el contenido en el anexo 1, el cual forma parte integral de la presente resolución.

El uso de la imagen del Servicio Público de Empleo es obligatorio para todos los puntos de atención autorizados al prestador, de conformidad con lo previsto en el numeral 2º del artículo 9º de la Resolución 3999 de 2015 del Ministerio del Trabajo.

ART. 5º—Articulación en torno a la imagen y comunicación del Servicio Público de Empleo. Adoptase el anexo 2, que hace parte integral de la presente resolución, el cual contiene lineamientos facultativos para la articulación de la red de prestadores y la Unidad del Servicio Público de Empleo, en torno a la imagen y comunicación del Servicio Público de Empleo.

ART. 6º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 8 de marzo de 2016.

Anexo I

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Anexo II

Articulación en torno a la imagen y comunicación del servicio público de empleo

El objetivo del presente documento es generar lineamientos facultativos para la articulación de la red de prestadores y la Unidad del Servicio Público de Empleo en torno a la imagen y comunicación del Servicio Público de Empleo. Los lineamientos se describen en forma de orientación práctica, buscando guiar al prestador autorizado, en caso de que lo requiera, a desenvolverse en algunos medios de comunicación o en la construcción de jornadas de oportunidades laborales.

1. Principios de la estrategia articulada de imagen y comunicación.

Los principios que rigen la comunicación entre la unidad y los prestadores autorizados, así como la comunicación que surja entre estos y un medio de comunicación que involucre la imagen del Servicio Público de Empleo, son los siguientes:

a) Veracidad: Establecer mecanismos y procedimientos que aseguren el acceso, buena circulación y veracidad de la información de manera articulada entre las partes;

b) Compromiso: Generar un compromiso por parte de los responsables en el suministro y generación de la información;

c) Retroalimentación: Propiciar una cultura de colaboración por parte de quienes conforman la red, que permita una comunicación constante y su mejoramiento continuo;

d) Continuidad: Generar mecanismos para posicionar la imagen del Servicio Público de Empleo entre los prestadores;

e) Actualización: Garantizar que la información suministrada se encuentre vigente.

f) Socialización: Conocer, divulgar y compartir la política para que directivos, coordinadores y funcionarios estén alineados bajo los mismos propósitos y mensajes.

2. Articulación en medios de comunicación.

a) Redes sociales:

Las redes sociales son una oportunidad para tener contacto directo con usuarios y potenciales usuarios de los servicios que ofrece la red de prestadores. Esta interacción puede convertirse en la constante construcción de una audiencia propia que esté atenta a “escuchar” lo que se dice, a atender las invitaciones y a “obedecer” a las convocatorias.

Los objetivos de la articulación en redes son: divulgar la marca del Servicio Público de Empleo y sus atributos, dar a conocer el Servicio Público de Empleo y a su red de prestadores y el actuar y ser percibidos como una red de prestadores.

Para que la presencia en redes sociales sea efectiva es importante cumplir entre otros, con 4 ejes de acción definidos a continuación:

1. Las tres (3) C:

a) Calidad: La información publicada en las redes sociales debe ser verídica y creíble, con buena ortografía y excelente redacción. Si se acompaña con una imagen, estar bien enfocada, con suficiente iluminación y encuadre correcto;

b) Consistencia: Toda invitación o información debe ser íntegra y verificable;

c) Constancia: La frecuencia con la que se publica en redes sociales es un compromiso acorde a los recursos con los que se cuenta.

2. Lenguaje: Se sugiere elegir un lenguaje ameno y cercano pero sin tutear.

3. Tono: Se sugiere que el tono sea pedagógico, paciente y positivo.

4. Etiqueta: se sugiere en Twitter usar la marca de Favorito como una acción para “premiar” un trino o comentario de manera pasiva. El Retweet (RT) es para casos de apoyo a una publicación y se sugiere que solo se realice con entidades aliadas. En Facebook se sugiere que el Like (me gusta) a contenidos de los usuarios se haga únicamente en un comentario positivo. Compartir (share) publicaciones únicamente a entidades aliadas directamente.

Tácticas a usar:

– Sinergia con entidades afines: Presidencia, ministerios, Sena, universidades, prestadores del Servicio Público de Empleo, entre otros.

– Divulgar atributos de la entidad.

– Uso de hashtags existentes: #EmpleoSiHay #TrabajoSiHay

– Menciones a entidades, periodistas, líderes de opinión, empresas.

– Lunes de empleo (énfasis al día donde los desempleados inician su búsqueda).

– Oportunidades por regiones (departamentos).

– Ofertas por sectores y ofertas por profesiones/oficios.

¿Qué hacer?

– Participar activamente de las sinergias propuestas.

– Usar los mismos hashtags (etiquetas #) de la red y el Servicio Público de Empleo.

– Hacer menciones mutuas.

– Compartir contenidos positivos de la red de prestadores.

– Detectar oportunidades (convocatorias especiales, conciencia colectiva, coyuntura)

¿Qué no hacer?

– Jamás responder a críticas destructivas o comportamientos hostiles.

b) Boletines de prensa

Previo a un evento masivo (ferias, inauguraciones de centros de empleo, entre otros), el área de comunicaciones del Servicio Público de Empleo podrá acompañar a solicitud del prestador, la elaboración del boletín que se entregará a los periodistas convocados y/o que será enviado a través de correo electrónico.

Con el fin de apoyar la publicación de los comunicados de prensa en las redes sociales del Servicio Público de Empleo, el prestador podrá enviar a la Unidad del Servicio Público de Empleo, la siguiente información:

1. Para Twitter: el titular y el link, de tal forma que se pueda vincular la publicación del comunicado a la página web.

2. Para Facebook: el comunicado completo con su respectiva foto (ver capítulo Sinergia digital).

c. Conferencias o ruedas de prensa

Esta herramienta constituye un medio idóneo para comunicar los mensajes institucionales relevantes para los ciudadanos. Persigue una reacción de trascendencia social en la ciudadanía a través de un mensaje persuasivo que contribuya a la construcción de la imagen pública del servicio y de su red de prestadores. En caso de conceder una conferencia o rueda de prensa, se podrán adelantar las siguientes actividades:

1. Identificar el objetivo, vocero, mensaje y tono del mensaje de la rueda de prensa.

2. Definir claramente el qué, cómo, cuándo, dónde y por qué de la información. Comenzar por la idea principal, y posteriormente, mencionar los antecedentes para que el periodista comprenda el contexto en el que se produce dicha información.

3. Presentar al vocero institucional una “ayuda de memoria”, que consiste en una corta presentación o escrito con información general y datos del evento o de la noticia que se desea publicar. Esto se hace con el fin de estar preparados ante cualquier pregunta de los periodistas.

4. Convocar a los medios de comunicación con una invitación que incluya preferiblemente el logo y el slogan del Servicio Público de Empleo, indicando el motivo del evento, fecha, lugar y hora.

5. Velar por una impecable proyección de la imagen corporativa del Servicio Público de Empleo y no tener elementos de distracción.

6. En caso de ser requerido, se producirá material de apoyo para ser entregado a los periodistas e invitados en general.

7. Si la rueda de prensa o conferencia cuenta con presentación en Power Point, podrá contar preferiblemente con los logos y slogan del Servicio Público de Empleo.

8. Se recomienda enviar a la Unidad del Servicio Público de Empleo el monitoreo de medios que dé cuenta de las publicaciones registradas en radio, prensa, televisión e internet.

d) Eventos masivos de los prestadores

En la divulgación básica de los eventos que adelantan los prestadores que hacen parte de la red, la asesora de comunicaciones de la unidad podrá acompañar el diseño de la imagen del evento, siempre y cuando este sea masivo y/o cuente con la presencia de la directora del Servicio Público de Empleo. Se recomienda realizar la promoción del evento con dos semanas de anticipación.

Las siguientes son las piezas de comunicación que son generalmente utilizadas en eventos masivos:

1. Banner principal en el Home de la web o página principal para promocionar la asistencia al evento.

2. Mini banner en la página principal para identificar el micrositio en el que se publica toda la información relacionada.

3. Micrositio en el que se publica toda la información del evento de la siguiente forma:

• Información de interés: sede del evento e importancia del mismo

• Conferencistas: foto y perfil profesional.

• Agenda: programación del evento, fecha, hora, lugar, conferencistas o participantes.

• Galería de imágenes: registro fotográfico del evento.

4. Material informativo impreso sobre la presencia del Servicio Público de Empleo en la ciudad donde se realiza el evento y su contexto laboral.

5. Video promocional para publicar en la página web institucional e invitar a la población a participar del evento.

6. Invitaciones para entregar en físico o por correo electrónico.

7. Avisos en prensa, los cuales se contratan de acuerdo con la necesidad de divulgación.

8. Postales para redes sociales que apoyen la divulgación del evento.

e) Cubrimiento periodístico de eventos institucionales

Para el cubrimiento de los eventos institucionales se propone, realizar lo siguiente:

1. Construcción de la información básica del evento.

2. Elaboración de mensajes de interés para la ciudadanía (a través de los periodistas) basados en elementos como hitos, novedades, cifras y testimonios.

3. Elaboración de un comunicado previo y otro con las conclusiones del evento, con el apoyo del área de Comunicaciones del Servicio Público de Empleo, en caso de requerirlo.

4. Enviar una vez finalizado el evento y en caso de ser posible a la oficina de Comunicaciones del Servicio Público de Empleo lo siguiente:

• Comunicado final

• Fotos

• Audio de un vocero (en caso de que sea diferente a la Directora del Servicio Público de Empleo).

3. Protocolo. “El empleo, una ruta hacia la Paz”. Jornadas de oportunidades laborales.

En el “protocolo “el empleo, una ruta hacia la Paz” jornadas de oportunidades laborales” la unidad pretende orientar el proceso integral que se lleva a cabo durante la programación, preproducción, producción y posproducción de un formato de evento liderado por la Unidad del Servicio de Empleo en el marco de Paz.

Los eventos bajo la marca “El empleo, una ruta hacia la Paz”, se conciben como jornadas de servicios en donde los empleadores pueden encontrar perfiles adecuados a sus necesidades y en donde los buscadores de empleo pueden encontrar una oportunidad laboral o diferentes servicios como capacitación, acceso a servicios sociales y otros que puedan ofrecer los actores participantes.

Los eventos que se realicen bajo la marca “El empleo, una ruta hacia la Paz” podrán seguir el proceso que se describe a continuación:

a) Programación

En la programación de un evento bajo la marca “El empleo, una ruta hacia la Paz” se recomienda establecer en primer lugar el público objetivo; los actores claves y su forma de participación en la jornada, ya sea a través de la prestación de servicios o en apoyo logístico. En el marco de las jornadas de oportunidades laborales, principalmente, hablamos de dos públicos objetivos o usuarios: los buscadores de empleo y los empleadores.

De esta forma, es importante para el prestador interesado en organizar y producir una jornada de oportunidades laborales identificar las empresas y vacantes que harán presencia en el evento, para determinar los buscadores de empleo que serán convocados de acuerdo a los perfiles requeridos.

Se recomienda identificar los servicios que se pueden ofrecer tanto a empleadores como a buscadores en la jornada, para agrega valor al mismo y hacer que los participantes mejoren su experiencia en el evento.

En este sentido, es importante hacer sinergias con la diversidad de actores de la red de prestadores para integrar servicios y, principalmente, compartir vacantes y hojas de vida, con el fin de beneficiar a ambos usuarios y que le permitan al prestador del servicio resaltar su gestión; bien sea en remisión, orientación de buscadores o en compartir vacantes para lograr una colocación más efectiva con información que pueda tener otro prestador.

La articulación con los diferentes actores de la Red también facilitará la determinación de la fecha y hora de la jornada, con el fin de garantizar que no se cruce con otro evento de objetivos similares o que convoque el mismo público.

Siendo así, para el éxito de una jornada de oportunidades laborales bajo la marca: “Unidos por el empleo” se sugiere tener en consideración cinco aspectos fundamentales que definirán las condiciones logísticas:

– Vacantes

– Convocatoria

– Logística

– Experiencia del usuario durante la jornada

– Seguimiento a resultados

– Fecha y hora del evento; y las condiciones logísticas necesarias, para garantizar el éxito en el objetivo deseado.

b) Preproducción

– Vacantes

Las vacantes que serán presentadas en el marco de la jornada, preferiblemente deben contar con la información mínima establecida en la Resolución 2506 de 2014 del Ministerio de Trabajo, con el fin de realizar la convocatoria focalizada acorde con los perfiles y al número de puestos de trabajo ofertados. De esta manera, el buscador de empleo que asista tendrá mayores oportunidades de lograr una vinculación y por lo tanto, una experiencia positiva en el evento.

Esta gestión de vacantes es recomendable mirarla con enfoque de Red; es decir, que todos los prestadores puedan aportar vacantes y hojas de vida. Esto genera mayor probabilidad de intermediación efectiva y genera un mensaje de claridad y confianza a buscadores y empleadores sobre los beneficios del Servicio Público de Empleo y la articulación de sus prestadores.

– Convocatoria

Para este tipo de eventos es posible tener en cuenta varios aspectos para realizar una convocatoria eficaz.

Para efectos de convocatoria se considera importante con base en la cantidad de puestos de trabajo a gestionar y los perfiles solicitados, determinar el número esperado de asistentes.

En caso de que la convocatoria sea masiva podrá realizarse la invitación a través de los medios masivos de comunicación, tales como: internet, prensa, radio, televisión, email marketing. En caso de ser una convocatoria cerrada, se podrá utilizar correo electrónico personalizado, invitación personalizada, llamada telefónica, entre otros.

Es importante establecer un número tentativo de visitantes para proceder con la logística del lugar donde se va a realizar el evento.

Para efectuar la convocatoria, en caso de utilizarse piezas publicitarias, invitaciones, cuñas radiales, comerciales o artículos de prensa, debe cumplirse con lo establecido por la Unidad del Servicio Público de Empleo en el Manual de imagen y comunicaciones del Servicio Público de Empleo.

Se sugiere incluir en la convocatoria la siguiente información:

– Nombre del evento

– Hora y fecha del evento

– Lugar del evento

– ¿Quién invita?

– ¿A quién se invita?

– Número de vacantes a ofrecer y perfiles más solicitados.

– ¿Es necesario llevar algo o algún requisito previo? por ejemplo, cédula de ciudadanía, hojas de vida, soportes, etc.

– Información extra de importancia.

Luego de haber establecido el número esperado de buscadores, el tipo de convocatoria (masiva o cerrada) y contar con las piezas, se procede a realizar la invitación por cualquiera de los medios anteriormente mencionados, no sin antes haber establecido los medios para controlar y realizar seguimiento a dicha convocatoria.

Si el evento contará con acto protocolario de apertura o cierre, se considera importante identificar e invitar con suficiente tiempo de antelación a la directiva o autoridad definida.

c) Producción

– Logística

Una vez se han establecido los puntos anteriores, se recomienda empezar con la logística y producción de la jornada.

Preferiblemente definir el lugar de acuerdo con un número tentativo de buscadores convocados, se recomienda que este cuente con varios accesos y salidas que permitan el flujo normal de los asistentes (salidas de emergencia, extintores y personal de salud). Así como, gestionar los requeridos a que haya lugar (Alcaldía, policía, bomberos, etc.).

En caso de que el evento se realice en clima cálido, se sugiere prever una buena ventilación y puntos de hidratación para invitados, prestadores y/o empleadores.

Prever un número de personas de apoyo según el número de convocados, que den soporte en la organización de la entrada y la salida del público. (5 personas por cada 100 asistentes aproximadamente).

Se recomienda implementar ayudas audiovisuales que cumplan la función de informar al público y al mismo tiempo entretener.

Se sugiere ofrecer refrigerios al personal logístico y a los equipos de trabajo de los Prestadores.

Generalmente, se prepara una tarima central con iluminación y sonido desde donde se realizan actos culturales (entretenimiento) y anuncios importantes por parte de la organización del evento. En este espacio se pueden invitar personalidades o autoridades que junto con empleadores pueden proclamar un “Pacto por el empleo” como acto simbólico de apoyo a la transparencia en la gestión y colocación de empleo, a proveer empleos dignos y decentes y en general a generar desarrollo para el país o la región en donde se lleva a cabo el evento.

En caso de ofrecer orientaciones grupales, es necesario coordinar entre los actores, las temáticas, la duración y el público objetivo, con el fin de destinar un espacio en un lugar del evento, alejado en lo posible de la tarima central, o disponer de micrófonos para los talleristas, y de diseñar una pieza con la programación de las orientaciones.

Prever con anticipación si es necesario el cierre de vías; de ser así, gestionar los permisos con las entidades responsables al igual que informar a la policía, bomberos y alguna entidad de salud o riegos.

Tanto en recintos cerrados como abiertos, es oportuno instalar bien sean carpas o panelería divisoria para separar cada cubículo de cada prestador y así brindar algo de privacidad a los buscadores a la hora de establecer contacto y/o entrevistas con los prestadores y/o empleadores.

En este sentido, tener claridad de los puntos de atención necesarios por cada prestador y los requerimientos específicos. Además, es importante definir previamente lineamientos sobre la imagen o branding que se podrá implementar o llevar al evento, con el fin de mantener uniformidad.

Es recomendable que los eventos sean inclusivos, por lo tanto, es conveniente contar con intérpretes de señas y que el lugar sea accesible (rampas o ascensores, señalización, orientadores, etc.).

– Experiencia del usuario in situ

Si tenemos en cuenta todos los puntos mencionados en este documento, estaríamos garantizando una buena experiencia de los usuarios en la jornada, lo que conlleva a un buen posicionamiento y recordación de la marca.

No olvidar que los buscadores y empleadores son el objetivo principal de estas jornadas de oportunidades laborales: “Unidos por el empleo”. En este sentido, es recomendable contar con suficiente personal capacitado para el manejo de los asistentes, que aporten una buena experiencia a los buscadores y que contribuyan con el objetivo principal del evento.

De ser posible, tener impresa información que oriente de manera efectiva al buscador dentro del lugar físico del evento (mapa del lugar, prestadores y empresas participantes, horarios y cualquier otra información de relevancia para el usuario).

De igual forma, entregar información impresa a la salida con los puntos claves del evento y donde pueden encontrar puntos de atención del Servicio Público de Empleo, dejando así, una alta recordación de la marca y un cliente satisfecho que jugará un papel muy importante en los resultados pos evento, con un voz a voz efectivo, cumpliendo así, uno de los objetivos de una jornada de este tipo.

d) Posproducción

– Seguimiento a resultados

Una vez finalizada la jornada, se sugiere hacer un seguimiento y control a los resultados de la misma (asistentes al evento, colocaciones, remitidos a entrevistas, remitidos a capacitaciones, número de personas atendidas) por una parte para dar reporte a los medios de comunicación y por otra, para hacer control interno de la gestión realizada. Generalmente, para el seguimiento se utilizan cuadros de Excel.

La Unidad del Servicio de Empleo estará siempre dispuesta a prestar acompañamiento en las ferias de oportunidades laborales realizadas por todos los integrantes de la red de prestadores, para esto solicitamos informar al correo electrónico comunicaciones@serviciodeempleo.gov.co o al teléfono 7560009, ext. 1603 y/o 1314 con un mínimo de 10 días de anticipación para articular la sinergia del manejo de la marca y coordinar las comunicaciones en los diferentes medios con los que contamos.