RESOLUCIÓN 2350 DE 2004 

(Mayo 6)

“Por la cual se modifica la integración del comité de conciliación para ajustarlo al Decreto 302 de 2004 y se subroga la Resolución 4816 del 2000”.

El Superintendente de Notariado y Registro,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el artículo 9º, numerales 1º, 2º y 25 del Decreto 302 del 2004, y

CONSIDERANDO:

Que la Resolución 4816 del 2000 adecuó el comité de conciliación de la superintendencia a los requerimientos establecidos en el Decreto 1214 de 2000;

Que el Decreto 302 del 2004 modificó la estructura de la Superintendencia de Notariado y Registro;

Que se hace necesario ajustar la integración del comité de conciliación de la superintendencia a la nueva estructura de la entidad;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Del comité de conciliación. El comité de conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad, para decidir en cada caso específico sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos.

ART. 2º—Integración. El comité de conciliación estará conformado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes:

El Superintendente de Notariado y Registro o su delegado.

El secretario general.

El jefe de la oficina asesora jurídica.

El director de registro.

El director de vigilancia.

PAR. 1º—Concurrirán solo con derecho a voz los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, además de los siguientes:

— El apoderado de la entidad en los procesos que se estudiarán en la sesión correspondiente.

— El jefe de la oficina de control interno.

— El secretario técnico del comité.

PAR. 2º—El comité invitará a sus sesiones a un funcionario de la dirección de defensa judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia, quien podrá asistir a sus sesiones con derecho a voz.

ART. 3º—Sesiones y votación. El comité de conciliación se reunirá al menos una vez cada tres (3) meses y cuando las circunstancias lo exijan. Sesionará con un mínimo de tres de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple.

ART. 4º—Funciones. El comité de conciliación ejercerá las siguientes funciones:

Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.

Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del ente, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación.

Determinar la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación.

Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición.

Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

Designar al funcionario que ejercerá la secretaría técnica del comité, preferentemente un profesional del derecho.

Dictar su propio reglamento.

ART. 5º—Designación del secretario técnico. El secretario técnico será designado por el comité de conciliación. Esta designación, así como el cambio del secretario técnico deberán ser informados inmediatamente a la dirección de defensa judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia.

ART. 6º—Secretaría técnica. Son funciones del secretario del comité las siguientes:

Elaborar las actas de cada sesión del comité.

Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el comité.

Preparar un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del ente y a los miembros del comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la dirección de defensa judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia.

Proyectar y someter a consideración del comité la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del ente.

Las demás que le sean asignadas por el comité.

ART. 7º—De la acción de repetición. El comité de conciliación deberá realizar los estudios pertinentes para determinar la procedencia de la acción de repetición. Para ello, el ordenador del gasto, al día siguiente del pago total de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al comité de conciliación, para que en un término no superior a 3 meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición. Los apoderados encargados de iniciar el proceso de repetición tendrán un plazo máximo de tres (3) meses a partir de que se haya tomado la decisión para interponer la correspondiente demanda.

ART. 8º—Del llamamiento en garantía. Los apoderados de la superintendencia deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial. De no ser viable el llamamiento, deberán justificarlo por escrito y presentar un informe mensual al comité de conciliación.

ART. 9º—Normatividad aplicable. Lo no previsto en la presente resolución se rige por lo establecido por el Decreto 1214 del 2000 y las normas que lo modifiquen o adicionen.

ART. 10.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y subroga la Resolución 4816 del 2000 y los demás actos administrativos que le sean contrarios.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 6 de mayo de 2004.

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