RESOLUCIÓN 2358 DE 2006 

(Julio 5)

“Por la cual se determinan las especificaciones técnicas para el cumplimiento de la obligación por parte de las administradoras de reportar la información al registro único de afiliados, RUAF, y se fijan los plazos para su entrega”.

(Nota: Derogada por la Resolución 1056 de 2015 artículo 8° del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Modificado por la Resolución 3796 de 2014 artículo 5° del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Véase Resolución 4316 de 2006 artículo 1° del Ministerio de la Protección Social)

El Ministro de la Protección Social,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el numeral 1º del artículo 2º del Decreto-Ley 205 de 2003 y en desarrollo del Decreto 1637 de 2006,

RESUELVE:

ART. 1º—(Modificado).* Adoptar para los efectos del artículo 4º del Decreto 1637 de 2006, los siguientes anexos técnicos correspondientes a las especificaciones de la estructura y de los archivos que deberán reportar cada una de las administradoras que conforman los subsistemas de que trata el artículo 2º del citado decreto:

a) Anexo técnico de pensiones. Subsistema de seguridad social en pensiones: administradoras del sistema general de pensiones;

b) Anexo técnico pagador de pensiones. Subsistema de seguridad social en pensiones: entidades pagadoras de pensiones;

c) Anexo técnico de riesgos profesionales. Subsistema de seguridad social en riesgos profesionales;

d) Anexo técnico de subsidio familiar. Subsistema de subsidio familiar;

e) Anexo técnico de cesantías. Subsistema de cesantías;

f) Anexo técnico asistencia social. Subsistema de asistencia social y subsistema de parafiscales.

PAR.—Los datos correspondientes al subsistema de seguridad social en salud serán tomados de la información suministrada por las administradoras al Fosyga y al Ministerio de la Protección Social.

*(Nota: Modificado por la Resolución 3796 de 2014 artículo 2° del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Derogado por la Resolución 1056 de 2015 artículo 8° del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 2º—Las administradoras de cada uno de los subsistemas mencionados en el artículo anterior deberán reportar a la dirección general de planeación y análisis de política del Ministerio de la Protección Social o aquella dependencia encargada de administrar los sistemas de información del ministerio, la información contenida en los anexos técnicos de la siguiente manera:

a) Archivo de prueba: Contendrá los datos requeridos en el anexo técnico con corte al 30 de julio de 2006;

b) (Modificado).* Archivo de cargue inicial: Contendrá los datos requeridos en el anexo técnico con corte al 30 de septiembre para el ciclo 1 y con corte al 31 de octubre de 2006 para el ciclo 2, teniendo en cuenta las inconsistencias detectadas por el ministerio, como consecuencia de las validaciones y las verificaciones efectuadas al archivo de prueba;

*(Nota: Modificado por la Resolución 4168 de 2006 artículo 1º del Ministerio de Salud y Protección Social)

c) (Modificado).* Archivo de novedades periódicas: Contendrá los datos requeridos en el anexo técnico y se reportará mensualmente con corte al último día del mes anterior, iniciando con la información con corte a 30 de noviembre de 2006.

*(Nota: Modificado por la Resolución 2947 de 2006 artículo 1º del Ministerio de la Protección Social)

(Nota: Derogado por la Resolución 1056 de 2015 artículo 8° del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 3º—(Modificado).* Las administradoras deberán utilizar vía internet la aplicación de cargue y descargue de archivos, CDA, desarrollada por el Ministerio de la Protección Social, para enviar los archivos relacionados con el registro único de afiliados a la protección social, RUAF.

Para este efecto, el representante legal deberá solicitar a más tardar el día 19 de agosto del 2006, en forma escrita, a la dirección general de planeación y análisis de política del Ministerio de la Protección Social o aquella dependencia encargada de administrar los sistemas de información del ministerio, la creación de hasta dos usuarios, el instructivo de uso y los medios necesarios para instalar el cliente de la aplicación de cargue y descargue de archivos, CDA, en sus instalaciones. El Ministerio de la Protección Social dará respuesta a dicha comunicación en un plazo máximo de dos semanas.

*(Nota: Modificado el presente artículo por la Resolución 2947 de 2006 artículo 2º del Ministerio de la Protección Social)

(Nota: Derogado por la Resolución 1056 de 2015 artículo 8° del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 4º—(Modificado).* Las administradoras de cada uno de los subsistemas deberán reportar los archivos mencionados en el artículo 2º en las siguientes fechas:

1. Archivo de carga para prueba ciclo 1:

a) Anexo técnico de pensiones: del 22 al 24 de agosto de 2006;

b) Anexo técnico de cesantías: del 25 al 26 de agosto de 2006;

c) Anexo técnico de riesgos profesionales: del 28 al 29 de agosto de 2006.

Las administradoras podrán descargar los archivos de inconsistencias generados del 1º al 8 de septiembre del 2006.

2. Archivo de cargue para prueba ciclo 2:

a) Anexo técnico de subsidio familiar: del 11 al 12 de septiembre de 2006;

b) Anexo técnico pagador de pensiones: del 13 al 15 de septiembre de 2006;

c) Anexo técnico asistencia social: del 18 al 19 de septiembre de 2006.

Las administradoras podrán descargar los archivos de inconsistencias generados del 21 al 31 de septiembre del 2006.

3. (Modificado).* Archivo de cargue inicial ciclo 1:

a) Anexo técnico de pensiones: del 4 al 6 de octubre;

b) Anexo técnico de cesantías: del 4 al 6 de octubre;

c) Anexo técnico de riesgos profesionales: del 9 al 10 de octubre.

Las administradoras podrán descargar los archivos de inconsistencias generados del 18 al 25 de octubre del 2006.

*(Nota: Modificado por la Resolución 4168 de 2006 artículo 2º del Ministerio de la Protección Social)

4. (Modificado).* Archivo de cargue inicial ciclo 2:

a) Anexo técnico de subsidio familiar: del 9 al 10 de noviembre;

b) Anexo técnico de pensionados: del 14 al 15 de noviembre;

c) Anexo técnico de asistencia social: del 16 al 17 de noviembre.

Las administradoras podrán descargar los archivos de inconsistencias generados del 23 al 27 de noviembre del 2006.

*(Nota: Modificado por la Resolución 4168 de 2006 artículo 2º del Ministerio de la Protección Social)

5. Archivo de novedades periódicas:

a) Anexo técnico de pensiones: del 1º al 7 de cada mes;

b) Anexo técnico de cesantías: del 1º al 7 de cada mes;

c) Anexo técnico de riesgos profesionales: del 8 al 14 de cada mes;

d) Anexo técnico de subsidio familiar: del 8 al 14 de cada mes;

e) Anexo técnico de pensionados: del 15 al 21 de cada mes;

f) Anexo técnico de asistencia social: del 15 al 21 de cada mes.

Las administradoras deberán descargar los archivos de inconsistencias generados por el registro único de afiliados a la protección social, RUAF, del 23 al 30 de cada mes.

Estos archivos de inconsistencias contienen los registros que no pudieron ser procesados y su causa. Los registros inconsistentes deberán ser revisados y corregidos por las entidades obligadas y enviados de nuevo al Ministerio de la Protección Social en el período siguiente.

(Nota: Modificado el presente artículo por la Resolución 2947 de 2006 artículo 3º del Ministerio de la Protección Social)

*(Nota: Modificado el presente artículo por la Resolución 3336 de 2013 artículo 5º del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Derogado por la Resolución 1056 de 2015 artículo 8° del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 5º—La dirección general de planeación y análisis de política del Ministerio de la Protección Social o aquella dependencia encargada de administrar los sistemas de información del ministerio, actualizará los anexos técnicos que se adoptan mediante la presente resolución, cuando surjan modificaciones a las especificaciones técnicas o cuando sea necesario efectuar algunas aclaraciones.

(Nota: Derogado por la Resolución 1056 de 2015 artículo 8° del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 6º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 5 de julio de 2006.

(Nota: Véase Resolución 4316 de 2006 artículo 1° del Ministerio de la Protección Social)

(Nota: Derogada por la Resolución 1056 de 2015 artículo 8° del Ministerio de Salud y Protección Sociall)

Anexo 1

Anexo técnico de afiliados a pensiones

1. Estructura y especificación de los archivos.

Datos que las administradoras de pensiones deben suministrar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF.

Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y el de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

1.1. Siglas para nombres de los archivos maestros.

SiglaDescripciónLongitud
MPArchivo maestro de afiliados a pensiones.2
NPArchivo maestro de novedades de afiliados a pensiones.2
NPEArchivo maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.3
ComponenteComponente de la protección social al que pertenece el archivo – pensiones (P)1
CodentidadCódigo de la entidad de pensiones que reporta la información.6
AAAAMMDDFecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador.8

1.2. Nombres de archivos maestros.

Tipo de archivoNombre de archivoLongitud
Maestro de afiliados a pensiones.PMPCODENTIDADAAAAMMDD17
Maestro de novedades de afiliados a pensiones.PNPCODENTIDADAAAAMMDD17
Maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.PNPECODENTIDADAAAAMMDD18

1.3. Estructura del archivo maestro de afiliados a pensiones.

El archivo maestro de afiliados a pensiones está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial, así como para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a pensiones.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios, deben reportarse en el archivo como (,,).

1.3.1. Registro tipo 1 – Registro de control.

Código del campoNombre del campoLongitudValor permitidoObligatorio
0Tipo de registro.11
17Código administradora.6Ver glosario.
35Fecha inicial del período de la información.10AAAA-MM-DD
36Fecha final del período de la información.10AAAA-MM-DD
37Total de registros relacionados en el archivo.8 
38Nombre del archivo (Sin extensión .TXT).18Ver glosario.

1.3.2. Registro tipo 2 – Registro de detalle.

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio cargue inicial Obligatorio reporte periódico
0Tipo de registro12
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario
2Número de identificación del afiliado17 
3Código sexo1Ver glosario
4Fecha de nacimiento10AAAA-MM-DDNo
5Departamento nacimiento2Ver glosarioNo
6Municipio nacimiento3Ver glosarioNo
7Primer apellido20Ver glosario
8Segundo apellido30NoNo
9Primer nombre20
10Segundo nombre30NoNo
11Departamento residencia2Ver glosarioNo
12Municipio residencia3Ver glosarioNo
15Fecha de afiliación a la administradora10AAAA-MM-DD
16Afiliación subsidiada1Ver glosario
17Código administradora6 
18Código tipo de cotizante2Ver glosario
19Tipo de identificación del aportante2Ver glosario
20Número de identificación del aportante17 
21Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNoNo
22Razón social del aportante150Ver glosario
23Clase de aportante1Ver glosarioNo
24Departamento de la ubicación laboral2Ver glosarioNo
25Municipio de la ubicación laboral3Ver glosarioNo
26Fecha de vinculación con el aportante10AAAA-MM-DDNoNo
27Estado de la afiliación1Ver glosario
28Al día1Ver glosario
34Código de la administradora desde donde se traslada6Este campo solo se diligencia si la creación de afiliación corresponde a un traslado de afiliados entre administradorasNoNo

Los campos segundo apellido y segundo nombre son obligatorios si el afiliado, de acuerdo con su documento de identidad, los tiene. El campo dígito de verificación del aportante es obligatorio cuando el campo tipo de identificación del aportante es NIT.

Para el cargue inicial, si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de ellos, diligenciando la totalidad de los campos del archivo maestro de afiliados.

Para las novedades de creación de nuevos afiliados que tengan más de un aportante, la entidad solo debe reportar un registro al archivo maestro de afiliados diligenciando la totalidad de los campos con un aportante, los demás aportantes los debe reportar en el maestro de novedades con la novedad P07.

Si el afiliado es tipo de cotizante independiente, la información del aportante debe ser la misma del afiliado.

1.4. Estructura archivo de novedades de afiliados a pensiones.

El archivo de novedades de afiliados a pensiones está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedad de creación de nuevos afiliados.

Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a pensiones utilizando la estructura del archivo maestro de afiliados y el nombre del archivo maestro de afiliados a pensiones. Igualmente, cuando se produce una nueva afiliación como consecuencia de un traslado de régimen o traslado de administradora del mismo régimen, deberá reportarse la creación de la nueva afiliación enviando el maestro de afiliados.

Novedades de actualización.

La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados deberá ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a pensiones.

De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “Códigos de novedades de afiliados a pensiones”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ser vacío y reportarse en el archivo como (,,).

Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

1.4.1. Registro tipo 1 – Registro de control.

Código del campoNombre del campoLongitudValor permitidoobligatorio
0Tipo de registro11
17Código de la administradora6Ver glosario
35Fecha inicial del periodo de la información10AAAA-MM-DD
36Fecha final del periodo de la información10AAAA-MM-DD
37Total de registros relacionados en el archivo8 
38Nombre del archivo (Sin extensión .TXT)18Ver glosario

1.4.2. Registro tipo 2 – Registro de detalle.

Código Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio Observaciones
0Tipo de registro12 
17Código administradora6  
1Tipo de identificación del aliado2Ver glosario 
2Número de identificación del afiliado17  
7Primer apellido20Ver glosario 
8Segundo apellido30No 
9Primer nombre20 
10Segundo nombre30No 
 Código de la novedad3Ver “Códigos de novedades de afiliados a pensiones” 
 Valor 1  NoDependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla “Códigos de novedades de afiliados a pensiones”.
 Valor 2  
 Valor 3  
 Valor 4  
 Valor 5  
 Valor 6  
 Valor 7  
 Valor 8  
 Valor 9  
 Valor 10  
 Valor 11  
 Valor 12  
 Valor 13  
 Valor 14  
 Valor 15  

1.5. Códigos de novedades de afiliados a pensiones.

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades solo aplican para afiliados existentes en el registro único de afiliados a la protección social, RUAF.

Cód. Nov. Descripción Orden de las variables de la novedad Observaciones
P01Modificar persona3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF.
P02Modificación identificación de persona1, 2Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
P03Modificar afiliación a pensiones15, 16, 18Modificar información de la afiliación a pensiones en la base de datos RUAF.
P04Retirar o trasladar afiliación a pensiones30, 31, 32, 33, 34Retirar afiliación a pensiones en la base de datos RUAF en los casos de fallecimiento, pensión, por devolución de saldos, indemnización sustitutiva o por traslado de administradora.
Si el caso es por fallecimiento se deben diligenciar los campos 30, 31 y 33.
Si el caso es por reconocimiento de pensión, devolución de saldos o indemnización sustitutiva, se deben diligenciar los campos 30, 31 y 32.
Si el caso es por traslado de administradora se deben diligenciar los campos 30, 31, y 34.
P07Asociar otro aportante a una afiliación a pensiones19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26Asociar otro aportante a una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF.
Los campos 19, 20, 21 y 22 son obligatorios.
P08Modificar aportante de una afiliación a pensiones19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26Modificar información de un aportante de una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF.
Los campos 19, 20 y 21 son obligatorios.
P09Desvincular aportante de una afiliación a pensiones19, 20, 21, 22, 29Desvincular aportante de una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF.
Los campos 19, 20, 21 y 29 son obligatorios.
Si el aportante que se desvincula es el único activo de la afiliación se debe enviar esta novedad junto con la novedad P04.

1.6. Estructura archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.

El archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.

Este archivo de novedades deberá ser enviado obligatoriamente en todos los períodos, así el estado de la afiliación y el estado del campo al día del aportante no hayan cambiado respecto al período anterior.

Para el reporte del estado de la afiliación, se deberá enviar un registro con código de novedad P05 y para el reporte de la novedad de si el aportante está al día o en mora, se debe enviar un registro por cada aportante que tenga la afiliación, con el código de novedad P06.

1.6.1. Registro tipo 1 – Registro de control.

Código del campoNombre del campoLongitudValor permitidoObligatorio
0Tipo de registro11
17Código de la administradora6Ver glosario
35Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
36Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
37Total de registros relacionados en el archivo8 
38Nombre del archivo (Sin extensión .TXT)18Ver glosario

1.6.2. Registro tipo 2 – Registro de detalle.

Código Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio Observaciones
0Tipo de registro12 
17Código administradora6  
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario 
2Número de identificación del afiliado17  
7Primer apellido20Ver glosario 
8Segundo apellido30No 
9Primer nombre20 
10Segundo nombre30No 
 Código de la novedad3P05
P06
Solo pueden ser los códigos P05 o P06.
27Estado de la afiliación1Ver glosarioNoEste campo es de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es P05
19Tipo de identificación del aportante2Ver glosarioNoEstos campos son de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es P06
20Número de identificación del aportante17Ver glosarioNo
21Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNo
22Razón social del aportante150Ver glosarioNo
28Al día1Ver glosarioNo

1.7. Glosario de campos.

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social, RUAF, a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cód., en la columna nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-alfanumérico o N-numérico, y en la columna valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.

Cód.Nombre del campo Longitud Tipo Valor permitido
0Tipo de registro1N1 – Registro de control
2 – Registro de detalle
1Tipo de identificación del afiliado2ATI – Tarjeta de identidad
CC – Cédula de ciudadanía
CE – Cédula de extranjería
PA – Pasaporte
2Número de identificación del afiliado17A 
3Código sexo1AM – Masculino
F – Femenino
4Fecha de nacimiento10AAAAA-MM-DD
5Departamento nacimiento2NTabla Departamentos – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
6Municipio nacimiento3NTabla Municipios – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
7Primer apellido20APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “Vda.” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda(o).
8Segundo apellido30A
9Primer nombre20A
10Segundo nombre30A
11Departamento residencia2NTabla departamentos – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
12Municipio residencia3NTabla municipios – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
15Fecha de afiliación a la administradora10AAAAA-MM-DD
16Afiliación subsidiada1AS – Sí recibe subsidio
N – No recibe subsidio
17Código administradora6A 
18Código tipo de cotizante2N1 – Dependiente
2 – Empleada doméstica
3 – Independiente
4 – Madre comunitaria
16 – Independiente agremiado o asociado
17 – Empleado con requisitos cumplidos para pensión
19Tipo de identificación del aportante2ATI – Tarjeta de identidad
CC – Cédula de ciudadanía
CE – Cédula de extranjería
PA – Pasaporte
NI – Número de identificación tributaria
20Número de identificación del aportante17A 
21Dígito de verificación del aportante1N0-9
22Razón social del aportante150ANombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes.

Cód Nombre del campo Longitud Tipo Valor permitido
23Clase de aportante1AGrande – G
Pequeño – P
24Departamento de la ubicación laboral2NTabla departamentos – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
25Municipio de la ubicación laboral3NTabla municipios – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
26Fecha de vinculación con el aportante10AAAAA-MM-DD
27Estado de la afiliación1N1 – Cotizante: son aquellos afiliados no pensionados que efectuaron la cotización obligatoria durante el mes para el cual se reporta, correspondientes a aportes del mes que se paga, no a aportes de periodos en mora.
2 – No cotizante: son aquellos afiliados no pensionados respecto de los cuales no se efectuó la cotización obligatoria durante el mes para el cual se reporta.
3 – Activo: son aquellos afilados (sic) respecto de los cuales se ha efectuado una cotización en los últimos seis meses.
4 – Inactivo: son aquellos afiliados no pensionados respecto de los cuales no se efectuó por lo menos una cotización obligatoria en los últimos seis meses.
28Al día1N1– Al día
2 – En mora
29Fecha de desvinculación con el aportante10AAAAA-MM-DD
30Fecha de retiro o traslado de administradora10AAAAA-MM-DD
31Causa del retiro o traslado1N1 – Pensión
2 – Devolución de saldos
3 – Indemnización sustitutiva
4 – Traslado de régimen
5 – Traslado de administradora mismo régimen
6 – Fallecimiento
32Fecha de reconocimiento de la pensión, devolución de saldos o indemnización sustitutiva10AAAAA-MM-DD
33Fecha de fallecimiento10AAAAA-MM-DD
34Código de la administradora a la que se traslada6ACódigo utilizado para indicar en el caso de traslado, la administradora de destino.
35Fecha inicial del período de la información10AAAAA-MM-DD
36Fecha final del período de la información10AAAAA-MM-DD
37Total de registros relacionados en el archivo8N 
38Nombre del archivo (Sin extensión .TXT)18AVer tabla “Nombres de archivos maestro y de novedades de afiliados a pensiones”

Anexo 2

Anexo técnico cesantías

2. Estructura y especificación de los archivos maestros.

Datos que las administradoras de cesantías deben suministrar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF.

Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

2.1. Siglas para nombres de archivos maestros afiliados y de novedades a cesantías.

SiglaDescripciónLongitud
MCEArchivo maestro de afiliados a cesantías.3
NCEArchivo maestro de novedades de afiliados a cesantías.3
ComponenteComponente de la protección social al que pertenece el archivo – cesantías (e)1
CodentidadCódigo de la entidad de cesantías que reporta la información.6
AAAAMMDDFecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador.8

2.2. Nombres de archivos maestros de afiliados y de novedades a cesantías.

Tipo de archivoNombre de archivoLongitud
Maestro de afiliados a cesantíasEMCECODENTIDADAAAAMMDD18
Maestro de novedades de afiliados a cesantíasENCECODENTIDADAAAAMMDD18

2.3. Estructura del archivo maestro de afiliados a cesantías.

El archivo maestro de afiliados a cesantías está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a cesantías.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios, deben reportarse en el archivo como (,,).

2.3.1. Registro tipo 1 – Registro de control.

Código del campoNombre del campoLongitudValor permitidoObligatorio cargue inicialObligatorio reporte periódico
0Tipo de registro11
14Código administradora6Ver glosario
32Fecha inicial del periodo de la información10AAAA-MM-DD
33Fecha final del periodo de la información10AAAA-MM-DD
34Total de registros relacionados en el archivo8 
35Nombre del archivo (Sin extensión .TXT)18Ver glosario

2.3.2. Registro tipo 2 – Registro de detalle.

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio cargue inicial Obligatorio reporte periódico
0Tipo de registro12
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario
2Número de identificación del afiliado17 
3Código sexo1Ver glosario
4Fecha de nacimiento10AAAA-MM-DDNo
5Departamento nacimiento2Ver glosarioNo
6Municipio nacimiento3Ver glosarioNo
7Primer apellido20Ver glosario
8Segundo apellido30NoNo
9Primer nombre20
10Segundo nombre30NoNo
11Departamento residencia2Tabla departamentos – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANENo
12Municipio residencia3Tabla municipios – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANENo
13Fecha de afiliación a la administradora10AAAA-MM-DD
14Código administradora6 
15Código tipo de afiliado2Ver glosario
16Tipo de identificación del aportante2Ver glosario
17Número de identificación del aportante17 
18Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNoNo
19Razón social del aportante150Ver glosario
20Fecha de vinculación con el aportante10AAAA-MM-DDNo
21Fecha inicial del contrato con el aportante10AAAA-MM-DDNo
22Fecha final del contrato con el aportante10AAAA-MM-DDNo
23Clase de aportante1Ver glosario
24Departamento de la ubicación laboral2Ver glosarioNo
25Municipio de la ubicación laboral3Ver glosarioNo
26Estado de la afiliación1Ver glosario
27Fecha de último pago del aportante a la administradora10AAAA-MM-DD
28Último período de pago del aportante a la administradora7Ver glosario

Los campos segundo apellido y segundo nombre son obligatorios si el afiliado de acuerdo con su documento de identidad los tiene. El campo dígito de verificación del aportante es obligatorio cuando el campo tipo de identificación del aportante es NIT.

Si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de estos, diligenciando la totalidad de los campos del maestro de afiliados para el cargue inicial y para las novedades de creación de nuevos afiliados.

Si el afiliado es tipo de cotizante independiente, la información del aportante debe ser la misma del afiliado.

2.4. Estructura archivo de novedades de afiliados a cesantías.

El archivo de novedades de afiliados a cesantías está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedad de creación de nuevos afiliados

Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a cesantías utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de afiliados a cesantías. Igualmente, cuando se produce una nueva afiliación como consecuencia de un traslado de régimen o traslado de administradora del mismo régimen, deberá reportarse la creación de la nueva afiliación enviando el archivo maestro de afiliados.

Novedades de actualización

La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados deberá ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a cesantías.

De acuerdo con cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “Códigos de novedades de afiliados a cesantías”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad haya campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (,,).

Cuando una afiliación tenga más de una novedad, se debe diligenciar un registro por cada novedad.

2.4.1. Registro tipo 1 – Registro de control.

Código del campoNombre del campoLongitudValor permitidoObligatorio
0Tipo de registro11
14Código de la administradora6Ver glosario
32Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
33Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
34Total de registros relacionados en el archivo8 
35Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT)18Ver glosario

2.4.2. Registro tipo 2 – Registro de detalle.

Código Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio Observaciones
0Tipo de registro12 
14Código administradora6  
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario 
2Número de identificación del afiliado17  
7Primer apellido20Ver glosario 
8Segundo apellido30No 
9Primer nombre20 
10Segundo nombre30No 
 Código de la novedad3Ver tabla “Códigos de novedades de afiliados a cesantías” 
 Nuevo valor 1  NoDependiendo del código de la novedad, se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “Códigos de novedades de afiliados a cesantías”.
 Nuevo valor 2  
 Nuevo valor 3  
 Nuevo valor 4  
 Nuevo valor 5  
 Nuevo valor 6  
 Nuevo valor 7  
 Nuevo valor 8  
 Nuevo valor 9  
 Nuevo valor 10  
 Nuevo valor 11  
 Nuevo valor 12  
 Nuevo valor 13  
 Nuevo valor 14  
 Nuevo valor 15  

2.5. Códigos de novedades de afiliados a cesantías.

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades solo aplican para afiliados existentes en el registro único de afiliados a la protección social, RUAF.

Cód. Nov. Descripción Orden de las Variables de la novedad Observaciones
E01Modificar persona3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF.
E02Modificar identificación persona1, 2Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
E03Modificar afiliación a cesantías13, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25Modificar la información de la afiliación a cesantías en la base de datos RUAF.
E04Retirar o trasladar afiliación a cesantías16, 17, 18, 29, 30, 31Retirar afiliación a cesantías en la base de datos RUAF en los casos de fallecimiento o por traslado de administradora.
Si el caso es por fallecimiento se deben diligenciar los campos 16, 17, 18, 29, 30 y 31.
Si el caso es por traslado de administradora se deben diligenciar los campos 16, 17, 18, 29 y 30.
E05Modificar estado de la afiliación del afiliado16, 17, 18, 26Modificar el atributo estado de la afiliación en la base de datos RUAF.
E06Pago cotizaciones a una afiliación a cesantías16, 17, 18, 27, 28Registrar el pago de cotizaciones a una afiliación a cesantías.

2.6. Glosario de campos.

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados de la protección social, RUAF, a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cód., en la columna nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-alfanumérico o N-numérico, y en la columna Valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.

Cód. Nombre del Campo Longitud Tipo Valores Permitidos
0Tipo de registro1N1 – Registro de control
2 – Registro de detalle
1Tipo de identificación del afiliado2ATI – Tarjeta de identidad
CC – Cédula de ciudadanía
CE – Cédula de extranjería
PA – Pasaporte
2Número de identificación del afiliado17A 
3Código sexo1AM – Masculino
F – Femenino

Cód.Nombre del campo Longitud Tipo Valores Permitidos
4Fecha de nacimiento10AAAAA-MM-DD
5Departamento nacimiento2NTabla departamentos – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
6Municipio nacimiento3NTabla municipios – Tabla Divipola (división Político administrativa de Colombia) del DANE
7Primer apellido20APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “Vda.” para los segundos apellidos que utilizan la palabra Viuda(o).
8Segundo apellido30A
9Primer nombre20A
10Segundo nombre30A
11Departamento residencia2NTabla departamentos – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
12Municipio residencia3NTabla municipios – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
13Fecha de afiliación a la administradora10AAAAA-MM-DD
14Código administradora6A 
15Código tipo de afiliado1N1 – Dependiente
2 – Independiente
3 – Voluntario
16Tipo de identificación del aportante2ATI – Tarjeta de identidad
CC – Cédula de ciudadanía
CE – Cédula de extranjería
PA – Pasaporte
NI – Número de identificación tributaria
17Número de identificación del aportante17A 
18Dígito de verificación del aportante1N0-9
19Razón social del aportante150ANombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes.
20Fecha de vinculación con el aportante10AAAAA-MM-DD
21Fecha inicial del contrato con el aportante10AAAAA-MM-DD
22Fecha final del contrato con el aportante10AAAAA-MM-DD
23Clase de aportante1AGrande - G
Pequeño – P
24Departamento de la ubicación laboral2NTabla departamentos – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
25Municipio de la ubicación laboral3NTabla municipios – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
26Estado de la afiliación1N1 – Afiliado con saldo a favor
2 – Cuenta cancelada
3 – Cuenta con saldo cero
27Fecha de último pago del aportante a la administradora10AAAAA-MM-DD
28Último periodo de pago del aportante a la administradora7AFormato : AAAA
AAAA : Año a reportar
29Tipo de retiro de la administradora1N1 – Traslado de administradora
2 – Fallecimiento
30Fecha de retiro de la administradora10AAAAA-MM-DD
31Fecha de fallecimiento10AAAAA-MM-DD
32Fecha inicial del período de la información10AAAAA-MM-DD
33Fecha final del período de la información10AAAAA-MM-DD
34Total de registros relacionados en el archivo8N 
35Nombre del archivo (Sin extensión .TXT)18AVer tabla “Nombres de archivos maestros y de novedades de afiliados a cesantías”

Anexo 3

Anexo técnico de afiliados a riesgos profesionales

3. Estructura y especificación de los archivos maestros.

Datos que las administradoras de riesgos profesionales deben suministrar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF.

Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

3.1. Siglas para nombres de archivos maestros de afiliados y de novedades a riesgos profesionales.

Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

SiglaDescripciónLongitud
MRArchivo maestro de afiliados a riesgos profesionales.2
NRArchivo maestro de novedades de afiliados a riesgos profesionales.2
NREArchivo maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.3
ComponenteComponente de la protección social al que pertenece el archivo – riesgos profesionales (R)1
CodentidadCódigo de la entidad de riesgos profesionales que reporta la información.6
AAAAMMDDFecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador.8

3.2. Nombres de archivos maestro y de novedades de afiliados a riesgos profesionales.

Tipo de archivoNombre de archivoLongitud
Maestro de afiliados a riesgos profesionalesRMRCODENTIDADAAAAMMDD17
Maestro de novedades de afiliados a riesgos profesionalesRNRCODENTIDADAAAAMMDD17
Maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportanteRNRECODENTIDADAAAAMMDD18

3.3. Estructura del archivo maestro de afiliados a riesgos profesionales.

El archivo maestro de afiliados a riesgos profesionales está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a riesgos profesionales.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (,,).

3.3.1. Registro tipo 1 – Registro de control.

Código del campoNombre del campoLongitudValor permitidoObligatorio
0Tipo de registro11
10Código administradora6Ver glosario
28Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
29Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
30Total de registros relacionados en el archivo8 
31Nombre del archivo (Sin extensión .TXT)18Ver glosario

3.3.2. Registro tipo 2 – Registro de detalle.

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio cargue inicial Obligatorio reporte periódico
0Tipo de registro12
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario
2Número de identificación del afiliado17 
3Código sexo1Ver glosario
4Fecha de nacimiento10AAAA-MM-DDNo
5Primer apellido20Ver glosario
6Segundo apellido30NoNo
7Primer nombre20
8Segundo nombre30NoNo
9Fecha de afiliación10AAAA-MM-DD
10Código administradora6 
11Código tipo de cotizante2Ver glosario
12Código de la actividad económica de riesgos profesionales del centro de trabajo del afiliado7Ver glosario
13Tipo de identificación del aportante2Ver glosario
14Número de identificación del aportante17 
15Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNoNo
16Razón social del aportante150Ver glosario
17Clase de aportante1Ver glosario
18Código de ocupación del afiliado4 No
19Departamento de la ubicación laboral2Ver glosarioNo
20Municipio de la ubicación laboral3Ver glosarioNo
22Al día1Ver glosario

Los campos, segundo apellido y segundo nombre son obligatorios si el afiliado de acuerdo con su documento de identidad los tiene. El campo dígito de verificación del aportante es obligatorio cuando el campo tipo de identificación del aportante es NIT.

Para el cargue inicial, si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de estos, diligenciando la totalidad de los campos del archivo maestro de afiliados. Para las novedades de creación de nuevos afiliados, cuando estos tengan más de un aportante se enviará un solo registro por afiliado con un aportante y la novedad R06 para los otros aportantes.

Si el afiliado es tipo de cotizante independiente, la información del aportante debe ser la misma del afiliado.

3.4. Estructura archivo de novedades de afiliados a riesgos profesionales.

El archivo de novedades de afiliados a riesgos profesionales está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedad de creación de nuevos afiliados

Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a riesgos profesionales utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de afiliados a riesgos profesionales. Igualmente, cuando se produce una nueva afiliación como consecuencia de un traslado de administradora, deberá reportarse la creación de la nueva afiliación enviando el archivo maestro de afiliados.

Novedades de actualización

La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados deberá ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a riesgos profesionales.

De acuerdo con cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “Códigos de novedades de afiliados a riesgos profesionales”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad haya campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ser vacío y reportarse en el archivo como (,,).

Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

3.4.1. Registro tipo 1 – Registro de control.

Código del campoNombre del campoLongitudValor permitidoObligatorio
0Tipo de registro11
10Código de la administradora6Ver Glosario
28Fecha inicial del periodo de la información10AAAA-MM-DD
29Fecha final del periodo de la información10AAAA-MM-DD
30Total de registros relacionados en el archivo8 
31Nombre del archivo (Sin extensión .TXT)18Ver Glosario

3.4.2. Registro tipo 2 – Registro de detalle.

Código Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio Observaciones
0Tipo de registro12 
10Código administradora6  
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario 
2Número de identificación del afiliado17  
5Primer apellido20Ver glosario 
6Segundo apellido30No 
7Primer nombre20 
8Segundo nombre30No 
 Código de la novedad3Ver Tabla “Códigos de novedades de afiliados a riesgos profesionales” 
 Nuevo valor 1  NoDependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “Códigos de novedades de afiliados a riesgos profesionales”.
 Nuevo valor 2  
 Nuevo valor 3  
 Nuevo valor 4  
 Nuevo valor 5  
 Nuevo valor 6  
 Nuevo valor 7  
 Nuevo valor 8  
 Nuevo valor 9  
 Nuevo valor 10  
 Nuevo valor 11  
 Nuevo valor 12  
 Nuevo valor 13  
 Nuevo valor 14  
 Nuevo valor 15  

3.5. Códigos de novedades de afiliados a riesgos profesionales.

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades solo aplican para afiliados existentes en el registro único de afiliados a la protección social, RUAF.

Cód. Nov. Descripción Orden de las Variables de la novedad Observaciones
R01Modificar persona3, 4, 5, 6, 7, 8,Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF.
R02Modificación identificación de persona1, 2Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
R03Modificar afiliación a riesgos profesionales9, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20Modificar la información de la afiliación a riesgos profesionales en la base de datos RUAF.
R04Retirar o trasladar afiliación a riesgos profesionales13, 14, 15, 23, 24, 25, 26, 27Retirar afiliación a riesgos profesionales en la base de datos RUAF en los casos de fallecimiento, pensión, desvinculación con el aportante o por traslado de administradora.
Si el caso es por fallecimiento se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24, 25 y 27.
Si el caso es por reconocimiento de pensión, se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24, 25 y 26.
Si el caso es por desvinculación con el aportante, se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 23, 24, y 25.
Si el caso es por traslado de administradora se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24 y 25.

3.6. Estructura archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.

El archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.

Este archivo de novedades deberá ser enviado obligatoriamente en todos los períodos, así el estado de la afiliación y el estado del campo al día del aportante no haya cambiado respecto al período anterior.

Para el reporte del estado de la afiliación, se deberá enviar un registro con código de novedad R05 y para el reporte de la novedad de si el aportante está al día o en mora, se debe enviar un registro por cada aportante que tenga la afiliación, con el código de novedad R06.

3.6.1. Registro tipo 1 – Registro de control.

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio
0Tipo de registro11
10Código de la administradora6Ver glosario
28Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
29Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
30Total de registros relacionados en el archivo8 
31Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT)18Ver glosario

3.6.2. Registro tipo 2 – Registro de detalle.

Código Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio Observaciones
0Tipo de registro12 
10Código administradora6  

Código Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio Observaciones
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario 
2Número de identificación del afiliado17  
5Primer apellido20Ver glosario 
6Segundo apellido30No 
7Primer nombre20 
8Segundo nombre30No 
 Código de la novedad3R05
R06
Solo pueden ser los códigos R05 o R06.
21Estado de la afiliación1Ver glosarioNoDependiendo del código de la novedad, este campo se diligencia o no.
13Tipo de identificación del aportante2Ver glosarioNo
14Número de identificación del aportante17Ver glosarioNo
15Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNo
16Razón social del aportante150Ver glosarioNo
22Al día1Ver glosarioNo

3.7. Glosario de campos.

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social, RUAF, a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cód., en la columna nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-alfanumérico o N-numérico, y en la columna valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.

Cód. Nombre del Campo Longitud Tipo Valores permitidos
0Tipo de registro1N1 – Registro de control
2 – Registro de detalle
1Tipo de identificación del afiliado2ATI - Tarjeta de identidad
CC – Cédula de ciudadanía
CE – Cédula de extranjería
PA – Pasaporte
2Número de identificación del afiliado17A 
3Código sexo1AM – Masculino
F – Femenino
4Fecha de nacimiento10AAAAA-MM-DD
5Primer apellido20APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “Vda.” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda(o).
6Segundo apellido30A
7Primer nombre20A
8Segundo nombre30A
9Fecha de afiliación10AAAAA-MM-DD
10Código administradora6A 
11Código tipo de cotizante2N1 - Dependiente
3 – Independiente
16 – Independiente agremiado o asociado
19 – Aprendices del SENA etapa productiva
20 – Estudiantes régimen especial
21 – Estudiante de postgrado en salud
12Código de la actividad económica de riesgos profesionales del centro de trabajo del afiliado7NDe acuerdo con lo definido en el Decreto 1607 de 2002
13Tipo de identificación del aportante2ATI – Tarjeta de identidad
CC – Cédula de ciudadanía
CE – Cédula de extranjería
PA – Pasaporte
NI – Número de identificación tributaria
14Número de identificación del aportante17A 
15Dígito de verificación del aportante1N0-9
16Razón social del aportante150ANombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes.
17Clase de aportante1AGrande - G
Pequeño – P

Cód. Nombre del campo Longitud Tipo Valores permitidos
18Código de ocupación del afiliado4NTabla CIUO 88 A.C.
19Departamento de la ubicación laboral2NTabla departamentos – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
20Municipio de la ubicación laboral3NTabla municipios – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
21Estado de la afiliación1N1 – Activo
2 – Inactivo
22Al día1N1 – Al día
2 – En mora
23Fecha de desvinculación con el aportante10AAAAA-MM-DD
24Fecha de retiro o traslado10AAAAA-MM-DD
25Causa del retiro o traslado1N1 – Pensión
2 – Desvinculación del trabajador con el aportante
3 – Traslado del aportante a otra ARP
4 – Fallecimiento
26Fecha de reconocimiento de la pensión10AAAAA-MM-DD
27Fecha de fallecimiento10AAAAA-MM-DD
28Fecha inicial del período de la información10AAAAA-MM-DD
29Fecha final del período de la información10AAAAA-MM-DD
30Total de registros relacionados en el archivo8N 
31Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT)18AVer tabla “Nombres de archivos maestro y de novedades de afiliados a riesgos profesionales”

Anexo 4

Anexo técnico de pagadores de pensiones

4. Estructura y especificación de los archivos maestro y de novedades.

Datos que las entidades pagadoras de pensiones deben suministrar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF.

Las pagadoras de pensiones deberán enviar los archivos maestros de pensionados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

4.1. Siglas para nombres de archivos de pensionados.

SiglaDescripciónLongitud
MPEArchivo maestro de pensionados3
NPEArchivo maestro de novedades de pensionados3
ComponenteComponente de la protección social al que pertenece el archivo – pensionados (N)1
NitempresaNIT de la empresa que reporta la información10
AAAAMMDDFecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador.8

4.2. Nombres de archivos maestro y de novedades de pensionados.

Tipo de archivoNombre de archivoLongitud
Maestro de pensionadosNMPENITEMPRESAAAAAMMDD18
Maestro de novedades de pensionadosNNPENITEMPRESAAAAAMMDD18

4.3. Estructura del archivo maestro de pensionados.

El archivo maestro de pensionados está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los pensionados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos pensionados .

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (,,).

4.3.1. Registro tipo 1 – Registro de control.

Código del campoNombre del campoLongitudValor permitidoObligatorio
0Tipo de registro11
22Número de identificación del pagador de pensiones17 
39Fecha inicial del periodo de la información10AAAA-MM-DD
40Fecha final del periodo de la información10AAAA-MM-DD
41Total de registros relacionados en el archivo8 
42Nombre del archivo (Sin extensión .TXT)18Ver glosario

4.3.2. Registro tipo 2 – Registro de detalle.

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio cargue inicial Obligatorio reporte periódico
0Tipo de registro12
1Tipo de identificación del causante2Ver glosarioNo
2Número de identificación del causante17 No
3Primer apellido del causante20Ver glosarioNo
4Segundo apellido del causante30NoNo
5Primer nombre del causante20No
6Segundo nombre del causante30NoNo
7Tipo de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único2Ver glosario
8Número de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único17 
9Código sexo del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único1Ver glosario
10Fecha de nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único10AAAA-MM-DDNo

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio cargue inicial Obligatorio reporte periódico
11Departamento nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único2Ver glosarioNo
12Municipio nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único3Ver glosarioNo
13Primer apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único20Ver glosario
14Segundo apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único30NoNo
15Primer nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único20
16Segundo nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único30NoNo
17Departamento, residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único2Ver glosarioNo
18Municipio, residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único3Ver glosarioNo
19Pensionado residente en el exterior1Ver glosarioNo
20Pensionado cuyo pago se sitúa en el exterior.1Ver glosarioNo
21Tipo de identificación del pagador de pensiones2Ver glosario
22Número de identificación del pagador de pensiones17 
23Dígito de verificación del pagador de pensiones1Ver glosario
24Razón social del pagador de pensiones150Ver glosario
25Código del tipo o de la modalidad pensión o de otra prestación con pago único2Ver glosario
26Tipo de pensionado1Ver glosario
27Número de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión o de otra prestación con pago único10 No
28Fecha de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión o de otra prestación con pago único10AAAA-MM-DDNo
29Fecha de inicio de pago pensional10AAAA-MM-DDNo
30Fecha de suspensión de pago de la mesada pensional10AAAA-MM-DDNoNo
31Causa de la suspensión del pago de la mesada pensional2Ver glosarioNoNo
32Mesada pensional10Ver glosario
33Porcentaje de ingreso base de liquidación6Ver glosarioNo
34Porcentaje de la pérdida de capacidad laboral para incapacidad permanente parcial7Ver glosarioNoNo
35Porcentaje de pérdida de capacidad laboral para invalidez6Ver glosarioNoNo

Los campos segundo apellido y segundo nombre son obligatorios si el causante, el pensionado o el beneficiario, de acuerdo con su documento de identidad los tiene.

Si un pensionado tiene más de un pagador de pensiones, cada una de las pagadoras debe reportar un registro, diligenciando la totalidad de los c ampos del maestro de pensionados.

4.4. Estructura archivo de novedades de pensionados.

El archivo de novedades de pensionados está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedad de creación de nuevos pensionados

Las pagadoras de pensiones deben reportar periódicamente la inclusión de nuevos pensionados utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de pensionados. Igualmente, cuando se incluye un nuevo pensionado como consecuencia de un traslado, la pagadora a donde se traslada deberá reportarlo como una nueva inclusión en el maestro de pensionados.

Novedades de actualización

La información de los pensionados reportados a través del archivo maestro de pensionados deberá ser actualizada por las pagadoras de pensiones mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de pensionados.

De acuerdo con cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “Códigos de novedades de pensionados”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (,,).

Cuando un pensionado tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

4.4.1. Registro tipo 1 – Registro de control.

Código del campoNombre del campoLongitudValor permitidoObligatorio
0Tipo de registro11
22Número de identificación del pagador de pensiones6Ver glosario
39Fecha inicial del periodo de la información10AAAA-MM-DD
40Fecha final del periodo de la información10AAAA-MM-DD
41Total de registros relacionados en el archivo8 
42Nombre del archivo (Sin extensión .TXT)18Ver glosario

4.4.2. Registro tipo 2 – Registro de detalle.

Código Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio Observaciones
0Tipo de registro12 
22Tipo de identificación del pagador de pensiones2Ver glosario 
23Número de identificación del pagador de pensiones17  
24Dígito de verificación del pagador de pensiones1Ver glosario 

Código Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio Observaciones
7Tipo de identificación del pensionado o beneficiario2Ver glosario 
8Número de identificación del pensionado o beneficiario17  
13Primer apellido del pensionado o beneficiario20Ver glosario 
14Segundo apellido del pensionado o beneficiario30Ver glosarioNo 
15Primer nombre del pensionado o beneficiario20Ver glosario 
16Segundo nombre del pensionado o beneficiario30Ver glosarioNo 
 Código de la novedad3Ver Tabla “Códigos de novedades de pensionados” 
 Nuevo valor 1  NoDependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “Códigos de novedades de pensionados”.
 Nuevo valor 2  
 Nuevo valor 3  
 Nuevo valor 4  
 Nuevo valor 5  
 Nuevo valor 6  
 Nuevo valor 7  
 Nuevo valor 8  
 Nuevo valor 9  
 Nuevo valor 10  
 Nuevo valor 11  
 Nuevo valor 12  
 Nuevo valor 13  
 Nuevo valor 14  
 Nuevo valor 15  

4.5. Códigos de novedades de pensionados.

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las pagadoras de pensiones de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los pensionados. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades solo aplican para pensionados existentes en el registro único de afiliados a la protección social, RUAF.

Cód. Nov. Descripción Orden de las Variables de la novedad Observaciones
N01Modificar datos de persona de pensionado o beneficiario9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18Modificar la información de un pensionado o beneficiario que se encuentra en la base de datos RUAF.
N02Modificación identificación de pensionado o beneficiario7, 8Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
N03Modificar pensión25, 26, 27, 28Modificar la información de la pensión en la base de datos RUAF.
N04Modificar pago pensión29, 32, 33, 34, 35Modificar la información del pago de la pensión en la base de datos RUAF.
N05Modificar datos del causante de la pensión1, 2, 3, 4, 5, 6Modificar la información del causante de la pensión
N06Suspensión del pago de mesada pensional30, 31Suspender el pago de la mesada pensional a un pensionado en la base de datos RUAF.
N07Retirar pensión36, 37, 38Retirar una pensión en la base de datos RUAF.
N08Reactivación del pago de mesada pensional30, 31Reactiva el pago de la mesada pensional a un pensionado en la base de datos RUAF.

4.6. Glosario de campos.

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las pagadoras de pensiones deben reportar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social, RUAF, a través de los archivos maestros de pensionados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cód. en la columna Nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna Longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna Tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N-Numérico, y en la columna Valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.

Cod. Nombre del campo Tamaño Tipo Valor permitido
0Tipo de registro1N1 – Registro de control
2 – Registro de detalle
1Tipo de identificación del causante2ARC – Registro civil
TI – Tarjeta de identidad
CC – Cédula de ciudadanía
CE – Cédula de extranjería
PA – Pasaporte
2Número de identificación del causante17A 
3Primer apellido del causante20APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “Vda.” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda(o).
4Segundo apellido del causante30A
5Primer nombre del causante20A
6Segundo nombre del causante30A
Cód. Nombre del campo Tamaño Tipo Valor permitido
7Tipo de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único2ARC – Registro civil
TI – Tarjeta de identidad
CC – Cédula de ciudadanía
CE – Cédula de extranjería
PA – Pasaporte
8Número de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único17A 
9Código sexo del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único1AM – Masculino
F – Femenino
10Fecha de nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único10AAAAA-MM-DD
11Departamento nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único2NTabla departamentos – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
12Municipio nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único3NTabla municipios – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
13Primer apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único20APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “Vda.” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda(o).
14Segundo apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único30A
15Primer nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único20A
16Segundo nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único30A
17Departamento residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único2NTabla departamentos – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
18Municipio residencia del pensionado o beneficiario3NTabla municipios – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
19Pensionado residente en el exterior1AAplica para los pensionados residentes temporalmente en el exterior. “S” si reside en el exterior, “N” si no reside en el exterior.
20Pensionado cuyo pago se sitúa en el exterior.1A“S” si el pago se sitúa en el exterior, “N” si el pago no se sitúa en el exterior.
21Tipo de identificación del pagador de pensiones2ANI – Número de identificación tributaria
22Número de identificación del pagador de pensiones17A 
23Dígito de verificación del pagador de pensiones1N0-9
24Razón social del pagador de pensiones150A 
25Código del tipo o de la modalidad pensión o de otra prestación con pago único2N1. Vejez
2. Sobrevivencia vitalicia riesgo común
3. Sobrevivencia temporal riesgo común
4. Sobrevivencia temporal riesgo común, cónyuge o compañera(o) menor de 30 años sin hijos
5. Sobrevivencia vitalicia por riesgo profesional
6. Sobrevivencia temporal por riesgo profesional
7. Sobrevivencia temporal riesgo profesional, cónyuge o compañera(o) menor de 30 años sin hijos
8. Invalidez por riesgo común
9. Invalidez por riesgos profesionales
10. Jubilación
11. Jubilación para compartir
12. Sanción
13. Convencional
14. Convencional para compartir
15. Gracia
16. Compartida
17. Retiro programado
18. Retiro programado con renta vitalicia diferida
19. Renta vitalicia inmediata
20. Devolución de saldos
21. Indemnización sustitutiva
22. Auxilio funerario
26Tipo de pensionado1N1. Pensionado del régimen de prima media.Tope máximo de pensión de 25 smlmv.
2. Pensionado del régimen de prima media sin tope máximo de pensión.
3. Pensionado de régimen de ahorro individual. No aplica tope máximo de pensión.
4. Pensionado de riesgos profesionales. Tope máximo de 20 smlmv.
27Número de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión10N 
28Fecha de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión10AAAAA-MM-DD
29Fecha de inicio de pago pensional10AAAAA-MM-DD
30Fecha de suspensión o reactivación de pago de la mesada pensional10AAAAA-MM-DD

Cod. Nombre del campo Tamaño Tipo Valor permitido
31Causa de la suspensión o reactivación del pago de la mesada pensional2N1. Suspendida por no acreditar requisitos.
2. Suspendida por no cobro.
3. Suspendida por doble resolución.
4. Reincorporación laboral.
5. Revocatoria de resolución.
6. Suspendida por no allegar certificados de supervivencia, escolaridad, entre otros.
7. Suspensión por negativa a revisión del estado de invalidez.
8. Reactivación–acreditación de requisitos.
9. Reactivación por cobro.
10. Reactivación por retiro del servicio.
11. Reactivación-entrega de certificados.
Reactivación-revisión del estado de invalidez.
32Mesada pensional10NValor sin decimales, ni puntos
33Porcentaje de ingreso base de liquidación7NEJEMPLO:
Valor archivo plano Porcentaje %
1.00000 100
0.10000 10
0.01000 1
0.20350 20.35
0.60540 60.54
34Porcentaje de la pérdida de capacidad laboral para incapacidad permanente parcial7NEJEMPLO:
Valor archivo plano Porcentaje %
0.33000 33
0.10000 10
0.05000 5
0.20350 20.35
0.49000 49
35Porcentaje de pérdida de capacidad laboral para invalidez7NEjemplo:
Valor archivo plano Porcentaje %
1.00000 100
0.50010 50.01
0.66000 66.00
0.75000 75.00
0.60540 60.54
36Fecha de retiro de la pensión10AAAAA-MM-DD
37Causa de retiro de la pensión1N1. Traslado de pagador
2. Disminución de la pérdida de capacidad laboral o extinción de pensión (Revisión pensión de invalidez)
3. Sentencia judicial
4. Revocatoria
5. Sustitución (Sobre vivencia)
6. Retiro por temporabilidad (18 ó 25 años, cónyuges menores de 30 años sin hijos por 20 años)
7. Revocatoria de resolución
8. Retirado por muerte
9. Inclusión errónea
38Fecha de fallecimiento10AAAAA-MM-DD
39Fecha inicial del período de la información10AAAAA-MM-DD
40Fecha final del período de la información10AAAAA-MM-DD
41Total de registros relacionados en el archivo8N 
42Nombre del archivo (Sin extensión .TXT)18AVer tabla “Nombres de archivos maestro y de novedades de pensionados”.

Anexo 5

Anexo técnico compensación familiar

5. Estructura y especificación de los archivos maestros

Datos que las cajas de compensación familiar deben suministrar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF.

Las cajas de compensación familiar deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

5.1. Siglas para nombres de archivos maestros de afiliados, de novedades y de subsidios de compensación familiar.

Las cajas de compensación familiar deberán enviar los archivos maestro de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

SiglaDescripciónLongitud
MCArchivo maestro de afiliados a compensación familiar.2
NCArchivo maestro de novedades de afiliados a compensación familiar.2
MSArchivo maestro de subsidios.2
ComponenteComponente de la protección social al que pertenece el archivo – compensación familiar (C)1
CodentidadCódigo de la caja de compensación familiar que reporta la información.6
AAAAMMDDFecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador.8

5.2. Nombres de archivos maestros de novedades y de subsidios de compensación familiar.

Tipo de archivoNombre de archivoLongitud
Maestro de afiliados a compensación familiarCMCCODENTIDADAAAAMMDD17
Maestro de novedades de afiliados a compensación familiarCNCCODENTIDADAAAAMMDD17
Maestro de subsidiosCMSCODENTIDADAAAAMMDD17

5.3. Estructura del archivo maestro de afiliados a compensación familiar.

El archivo maestro de afiliados a compensación familiar está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a compensación familiar.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (,,).

5.3.1. Registro tipo 1 – Registro de control.

Código del campoNombre del campoLongitudValor permitidoObligatorio
0Tipo de registro11
12Código caja de compensación familiar6Ver glosario
2Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
3Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
4Total de registros relacionados en el archivo8 
5Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT)17Ver glosario

5.3.2. Registro tipo 2 – Registro de detalle.

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Oblig. cargue inicial afiliado Oblig. reporte periódico afiliado Oblig. cargue inicial miembro población cubierta Oblig. reporte periódico miembro población cubierta
0Tipo de registro12
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario
2Número de identificación del afiliado17 
24Tipo de identificación del miembro de la población cubierta2Ver glosarioNoNo
25Número de identificación del miembro de la población cubierta17 NoNo
3Código sexo1Ver glosario
4Fecha de nacimiento10AAAA-MM-DDNo
5Primer apellido20Ver glosario
6Segundo apellido30NoNoNoNo
7Primer nombre20
8Segundo nombre30NoNoNoNo
9Departamento residencia2Ver glosarioNoNo
10Municipio residencia3Ver glosarioNoNo
11Fecha de afiliación10AAAA-MM-DD
12Código caja de compensación familiar6 
13Código tipo de afiliado1Ver glosarioNoNo
14Tipo de identificación del aportante2Ver glosarioNoNo
15Número de identificación del aportante17 NoNo
16Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNoNoNoNo
17Razón social del aportante150Ver glosarioNoNo
18Fecha de vinculación con el aportante10AAAA-MM-DDNoNoNo
19Departamento de la ubicación laboral2Ver glosarioNoNo
20Municipio de la ubicación laboral3Ver glosarioNoNo
22Al día1Ver glosarioNoNo
23Código tipo de miembro de la población cubierta1Ver glosarioNoNo
26Código condición beneficiario1Ver glosarioNoNoNoNo
27Código tipo relación con afiliado1Ver glosarioNoNo

Los campos segundo apellido y segundo nombre son obligatorios si el afiliado de acuerdo con su documento de identidad los tiene. El campo dígito de verificación del aportante es obligatorio cuando el campo tipo de identificación del aportante es NIT.

Si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de estos, diligenciando la totalidad de los campos del maestro de afiliados para el cargue inicial y para las novedades de creación de nuevos afiliados.

Si el tipo de afiliado es trabajador afiliado facultativo, afiliado por fidelidad o afiliado voluntario, la información del aportante debe ser la misma del afiliado.

Para el caso de los afiliados pensionados los datos del aportante deben corresponder a la entidad pagadora de la mesada pensional.

5.4. Estructura archivo maestro de subsidios.

El archivo maestro de subsidios para afiliados, no afiliados y aportantes está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los subsidios.

Este archivo maestro de subsidios deberá ser enviado por las cajas de compensación familiar, para reportar los subsidios otorgados a los afiliados, no afiliados y los aportantes.

5.4.1. Registro tipo 1 – Registro de control.

Código del campoNombre del campoLongitudValor permitidoObligatorio
0Tipo de registro11
12Código caja de compensación familiar6Ver glosario
50Fecha inicial del periodo de la información10AAAA-MM-DD
51Fecha final del periodo de la información10AAAA-MM-DD
52Total de registros relacionados en el archivo8 
53Nombre del archivo (Sin extensión .TXT)17Ver glosario

5.4.2. Registro tipo 2 – Registro de detalle.

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio afiliados Obligatorio no afiliados Obligatorio aportantes
0Tipo de registro12
12Código caja de compensación familiar6 
49A quien se otorgó el subsidio1Ver Glosario
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosarioNoNo
2Número de identificación del afiliado17 NoNo
5Primer apellido20Ver glosario
6Segundo apellido30NoNoNo
7Primer nombre20
8Segundo nombre30NoNoNo
28Fecha de asignación del subsidio10Ver glosario
29Valor del subsidio10Ver glosario
30Código tipo de subsidio1Ver glosario
31Estado del subsidio1Ver glosario
32Departamento donde recibe el subsidio2Ver glosarioNoNo
33Municipio donde recibe el subsidio3Ver glosarioNoNo

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio afiliados Obligatorio no afiliados Obligatorio aportantes
34Fecha de entrega del último subsidio10Ver glosario
38Tipo de identificación del beneficiario2Ver glosario
39Número de identificación del beneficiario17 
40Código sexo del beneficiario1Ver glosarioNo
41Fecha de nacimiento del beneficiario10AAAA-MM-DDNo
42Primer apellido del beneficiario20Ver glosarioNo
43Segundo apellido del beneficiario30NoNoNo
44Primer nombre del beneficiario20No
45Segundo nombre del beneficiario30NoNoNo
46Tipo de identificación de la empresa que recibe el subsidio2Ver glosarioNoNo
47Número de identificación de la empresa que recibe el subsidio17 NoNo
48Dígito de verificación de la identificación de la empresa que recibe el subsidio1 NoNo
49Razón social de la empresa que recibe el subsidio150Ver glosarioNoNo

Cuando el subsidio es otorgado a un afiliado de la caja de compensación familiar y el beneficiario de este subsidio es él mismo, se debe repetir la información de tipo y número de identificación en los campos tipo y número de identificación del beneficiario.

Para el cargue inicial de subsidios se deben enviar todos los subsidios de vivienda y desempleo que hayan sido pagados por la caja de compensación familiar a la fecha del cargue.

Respecto al subsidio de desempleo, el valor del subsidio debe incluir el costo de la capacitación.

5.5. Estructura archivo de novedades de afiliados y subsidios de compensación familiar.

El archivo de novedades de afiliados a compensación familiar está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedades de creación de nuevos afiliados

Las cajas de compensación familiar deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a compensación familiar utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de afiliados a compensación familiar.

Novedades de actualización

La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados deberá ser actualizada por las cajas de compensación familiar mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a compensación familiar.

De acuerdo con cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “Códigos de novedades de afiliados a compensación familiar”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir, debe ir vacío y reportarse en el archivo como (,,).

Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

5.5.1. Registro tipo 1 – Registro de control.

Código del campoNombre del campoLongitudValor permitidoObligatorio
0Tipo de registro11
12Código caja de compensación familiar6Ver glosario
50Fecha inicial del periodo de la información10AAAA-MM-DD
51Fecha final del periodo de la información10AAAA-MM-DD
52Total de registros relacionados en el archivo8 
53Nombre del archivo (Sin extensión .TXT)17Ver glosario

5.5.2. Registro tipo 2 – Registro de detalle.

Código Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio Observaciones
0Tipo de registro12 
12Código caja de compensación familiar6  
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario 
2Número de identificación del afiliado17  
5Primer apellido20Ver glosario 
6Segundo apellido30No 
7Primer nombre20 
8Segundo nombre30No 

Código Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio Observaciones
 Código de la novedad3Ver Tabla “Códigos de novedades de afiliados a compensación familiar” 
 Nuevo valor 1  NoDependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “Códigos de novedades de afiliados a compensación familiar”.
 Nuevo valor 2  
 Nuevo valor 3  
 Nuevo valor 4  
 Nuevo valor 5  
 Nuevo valor 6  
 Nuevo valor 7  
 Nuevo valor 8  
 Nuevo valor 9  
 Nuevo valor 10  
 Nuevo valor 11  
 Nuevo valor 12  
 Nuevo valor 13  
 Nuevo valor 14  
 Nuevo valor 15  

5.6. Códigos de novedades de afiliados a compensación familiar.

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las cajas de compensación familiar de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, los miembros de la población cubierta, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades solo aplican para afiliados existentes en el registro único de afiliados a la protección social, RUAF.

Código de novedad Descripción Orden de las variables de la novedad Observaciones
C01Modificar persona3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF.
C02Modificar identificación de persona1, 2Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
C03Modificar afiliación a compensación familiar11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20Modificar la información de la afiliación a compensación familiar en la base de datos RUAF.
C04Retirar afiliación a compensación familiar14, 15, 16, 35, 36, 37Retirar afiliación a compensación familiar en la base de datos RUAF, en los casos de desvinculación con el aportante, por fallecimiento u otro retiro.
Si el caso es por desvinculación con el aportante, se deben diligenciar los campos 14, 15, 16 y 35.
Si el caso es por fallecimiento se debe diligenciar el campo 37.
Si el caso es por otro retiro se debe diligenciar el campo 36.
C07Modificar miembro población cubierta a la afiliación a compensación familiar.11, 23, 24, 25, 26, 27Modificar la información de un miembro de la población cubierta de una afiliación a compensación familiar de la base de datos RUAF.
C08Retirar miembro población cubierta a la afiliación a compensación familiar.24, 25, 36, 37Retirar un miembro de la población cubierta de la afiliación a compensación familiar de la base de datos RUAF.
C09Modificar subsidio28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 49Modificar la información de un subsidio otorgado a un afiliado, no afiliado o aportante.

5.7. Estructura archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.

El archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.

Este archivo de novedades deberá ser enviado obligatoriamente todos los períodos, así el estado de la afiliación y el estado del campo al día del aportante no haya cambiado respecto al período anterior.

Para el reporte del estado de la afiliación, se deberá enviar un registro con código de novedad C05 y para el reporte de la novedad de si el aportante está al día o en mora, se debe enviar un registro por cada aportante que tenga la afiliación, con el código de novedad C06.

5.7.1. Registro tipo 1 – Registro de control.

Código del campoNombre del campoLongitudValor permitidoObligatorio
0Tipo de registro11
12Código caja de compensación familiar6Ver glosario
50Fecha inicial del periodo de la información10AAAA-MM-DD
51Fecha final del periodo de la información10AAAA-MM-DD
52Total de registros relacionados en el archivo8 
53Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT)17Ver glosario

5.7.2. Registro tipo 2 – Registro de detalle.

Código Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio Observaciones
0Tipo de registro12 
12Código caja de compensación familiar6  

Código Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio Observaciones
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario 
2Número de identificación del afiliado17  
5Primer apellido20Ver glosario 
6Segundo apellido30No
7Primer nombre20
8Segundo nombre30No
 Código de la novedad3C05
C06
Solo pueden ser los códigos C05 o C06.
21Estado de la afiliación1Ver glosarioNoEste campo es de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es C05
14Tipo de identificación del aportante2Ver glosarioNoEste campo es de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es C06
15Número de identificación del aportante17Ver glosarioNo
16Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNo
17Razón social del aportante150Ver glosarioNo
22Al día1Ver glosarioNo

5.8. Glosario de campos.

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las cajas de compensación familiar deben reportar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados de la protección social RUAF, a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cód., en la columna nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-alfanumérico o N-numérico, y en la columna valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.

Cód. Nombre del Campo Tamaño Tipo Valores permitidos
0Tipo de registro1N1 – Registro de control
2 – Registro de detalle
1Tipo de identificación del afiliado2ATI – Tarjeta de identidad
CC – Cédula de ciudadanía
CE – Cédula de extranjería
PA – Pasaporte
2Número de identificación del afiliado17A 
3Código sexo1AM – Masculino F – Femenino
4Fecha de nacimiento10AAAAA-MM-DD
5Primer apellido20APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “Vda.” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda(o).
6Segundo apellido30A
7Primer nombre20A
8Segundo nombre30A
9Departamento residencia2NTabla departamentos – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
10Municipio residencia3NTabla municipios – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
11Fecha de afiliación10AAAAA-MM-DD
12Código caja de compensación familiar6A 
13Código tipo de afiliado1N1 – Trabajador afiliado dependiente
2 – Trabajador afiliado facultativo
3 – Afiliado pensionado
4 – Afiliado voluntario
5 – Afiliado con exención
6 – Afiliado por fidelidad
14Tipo de identificación del aportante2ATI – Tarjeta de identidad
CC – Cédula de ciudadanía
CE – Cédula de extranjería
PA – Pasaporte
NI – Número de identificación tributaria

Cód.Nombre del Campo Tamaño Tipo Valores Permitidos
15Número de identificación del aportante17A 
16Dígito de verificación del aportante1N0-9
17Razón social del aportante150ANombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes.
18Fecha de vinculación con el aportante10AAAAA-MM-DD
19Departamento de la ubicación laboral2NTabla departamentos – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
20Municipio de la ubicación laboral3NTabla municipios – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
21Estado de la afiliación1N1 - Activo
2 – Inactivo
3 – Suspendido
22Al día1N1 – Al día
2 – En mora
23Código tipo de miembro de la población cubierta1N1 – Afiliado
2 – Persona a cargo
3 – Cónyuge o compañero(a) permanente
24Tipo de identificación del miembro de la población cubierta2ARC – Registro civil
TI – Tarjeta de identidad
CC – Cédula de ciudadanía
CE – Cédula de extranjería
PA – Pasaporte
25Número de identificación del miembro de la población cubierta17A 
26Código condición beneficiario1AD – Discapacitado
E – Estudiante
27Código tipo relación con el afiliado1N1 – Cónyuge o compañero permanente
2 – Hijo(a)
3 – Padre o madre
4 – Hermano(a)
28Fecha de asignación del subsidio10AAAAA-MM-DD
29Valor del subsidio10NValor en pesos sin centavos
30Código tipo de subsidio1N1 – Subsidio económico (cuota monetaria)
2 – Subsidio desempleo
3 – Subsidio educación
4 – Subsidio vivienda
5 – Subsidio en especie
6 – Microcrédito
7 – Al empleo
8 – Exención
9 – Aportes estudiantes
10 – Aprendices
31Estado del subsidio1N1 – Otorgado
2 – Suspendido
3 – Pagado
4 – Terminado
32Departamento donde recibe el subsidio2NTabla departamentos – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
33Municipio donde recibe el subsidio3NTabla municipios – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
34Fecha de entrega del último subsidio10AAAAA-MM-DD
35Fecha de desvinculación con el aportante10AAAAA-MM-DD
36Fecha de retiro del afiliado10AAAAA-MM-DD
37Fecha de fallecimiento10AAAAA-MM-DD
38Tipo de identificación del beneficiario2ARC – Registro civil
TI – Tarjeta de identidad
CC – Cédula de ciudadanía
CE – Cédula de extranjería
PA – Pasaporte
39Número de identificación del beneficiario17A 
40Código sexo del beneficiario1AM – Masculino
F – Femenino
41Fecha de nacimiento del beneficiario10AAAAA-MM-DD

Cód. Nombre del Campo Tamaño Tipo Valores Permitidos
42Primer apellido del beneficiario20APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “Vda.” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda(o).
43Segundo apellido del beneficiario30A
44Primer nombre del beneficiario20A
45Segundo nombre del beneficiario30A
46Tipo de identificación de la empresa que recibe el subsidio2ATI – Tarjeta de identidad
CC – Cédula de ciudadanía
CE – Cédula de extranjería
PA – Pasaporte
NI – Número de identificación tributaria
47Número de identificación de la empresa que recibe el subsidio17A 
48Dígito de verificación de identificación de la empresa que recibe el subsidio1N0-9
49Razón social de la empresa que recibe el subsidio150ANombre de la empresa que recibe el subsidio.
50A quien se otorgó el subsidio1N1 – Afiliado
2 – No afiliado
3 – Aportante
51Fecha inicial del período de la información10AAAAA-MM-DD
52Fecha final del período de la información10AAAAA-MM-DD
53Total de registros relacionados en el archivo8N 
54Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT)17AVer tabla “Nombres de archivos maestro y de novedades de afiliados a compensación familiar”

Anexo 6

Anexo técnico programas asistencia social

6. Estructura y especificación de los archivos maestros.

Datos que las administradoras de asistencia social deben suministrar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF.

Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

6.1. Siglas para nombres de archivos maestro y de novedades de programas de asistencia social.

Las administradoras de asistencia social deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

SiglaDescripciónLongitud
MNArchivo maestro de vinculados a programas de asistencia social2
NNArchivo maestro de novedades de vinculados a programas de asistencia social2
ComponenteComponente de la protección social al que pertenece el archivo – asistencia social (A)1
CodentidadCódigo de la entidad de asistencia social que reporta la información.6
AAAAMMDDFecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador.8

6.2. Nombres de archivos maestro y de novedades de vinculados a programas de asistencia social.

Tipo de archivoNombre de archivoLongitud
Maestro de vinculados a programas de asistencia socialAMNCODENTIDADAAAAMMDD17
Maestro de novedades de vinculados a programas de asistencia socialANNCODENTIDADAAAAMMDD17

6.3. Estructura del archivo maestro de vinculados a programas de asistencia social.

El archivo maestro de vinculados a programas de asistencia social está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos vinculados a programas de asistencia social.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (,,).

6.3.1. Registro tipo 1 – Registro de control.

Código del campoNombre del campoLongitudValor permitidoObligatorio
0Tipo de registro11
16Código administradora de programa asistencia social6Ver glosario
31Fecha inicial del periodo de la información10AAAA-MM-DD
32Fecha final del periodo de la información10AAAA-MM-DD
33Total de registros relacionados en el archivo8 
34Nombre del archivo (Sin extensión .TXT)17Ver glosario

6.3.2. Registro tipo 2 – Registro de detalle.

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio cargue inicial Obligatorio reporte periódico
0Tipo de registro12
1Tipo de identificación del vinculado2Ver glosario
2Número de identificación del vinculado17 
3Código sexo1Ver glosarioNo
4Fecha de nacimiento10AAAA-MM-DDNo
5Departamento nacimiento2Ver glosarioNo
6Municipio nacimiento3Ver glosarioNo
7Primer apellido20Ver glosario
8Segundo apellido30NoNo
9Primer nombre20
10Segundo nombre30NoNo
11Departamento residencia2Ver glosarioNo
12Municipio residencia3Ver glosarioNo
13Código pertenencia étnica2Ver glosarioNo
14Código grupo de interés social2Ver glosarioNo
15Fecha de vinculación10AAAA-MM-DD
16Código administradora de programa asistencia social6 
17Código del programa2Ver glosario
20Tipo de beneficio1Ver glosario
21Tipo de subsidio para empresas2Ver glosario
22Valor del beneficio10 

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio cargue inicial Obligatorio reporte periódico
23Departamento donde recibe el beneficio2Ver glosario
24Municipio donde recibe el beneficio3Ver glosario
25Tipo de identificación empresa donde labora el vinculado *2Ver glosarioNoNo
26Número de identificación empresa donde labora el vinculado *17 NoNo
27Dígito de verificación de la empresa donde labora el vinculado *1Ver glosarioNoNo
28Razón social empresa donde labora el vinculado *150Ver glosarioNoNo
29Fecha de entrega del último beneficio10Ver glosario
31Estado del beneficio1Ver glosario

Los campos segundo apellido y segundo nombre son obligatorios si el afiliado de acuerdo con su documento de identidad los tiene.

* Es obligatorio cuando el tipo de beneficio es para las empresas (Microcrédito, subsidio al empleo, aportes estudiantes, aprendices, exención).

6.4. Estructura archivo de novedades de vinculados a programas de asistencia social.

El archivo de novedades de vinculados a programas de asistencia social está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedad de creación de nuevos vinculados

Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos vinculados a programas de asistencia social utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de vinculados a programas de asistencia social.

Novedades de actualización

La información de los vinculados reportados a través del archivo maestro de vinculados a programas de asistencia social deberá ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de vinculados a programas de asistencia social.

De acuerdo con cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “Códigos de novedades de vinculados a programas de asistencia social”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad haya campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (,,).

Cuando una vinculación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

6.4.1. Registro tipo 1 – Registro de control.

Código del campoNombre del campoLongitudValor permitidoObligatorio
0Tipo de registro11
16Código administradora de programa asistencia social6Ver glosario
31Fecha inicial del periodo de la información10AAAA-MM-DD
32Fecha final del periodo de la información10AAAA-MM-DD
33Total de registros relacionados en el archivo8 
34Nombre del archivo (Sin extensión .TXT)17Ver glosario

6.4.2. Registro tipo 2 – Registro de detalle.

Código Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio Observaciones
0Tipo de registro12 
16Código administradora de programa de asistencia social6 X 
1Tipo de identificación del vinculado2Ver glosarioX 
2Número de identificación del vinculado17 X 
7Primer apellido20Ver glosarioX 
8Segundo apellido30X o Vacío 
9Primer nombre20X 
10Segundo nombre30X o Vacío 
 Código de la novedad3Ver tabla “Códigos de novedades de programas de asistencia social”X 
 Nuevo valor 1  X o VacíoDependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de códigos de novedades de programas de asistencia social.
 Nuevo valor 2  
 Nuevo valor 3  
 Nuevo valor 4  
 Nuevo valor 5  
 Nuevo valor 6  
 Nuevo valor 7  
 Nuevo valor 8  
 Nuevo valor 9  
 Nuevo valor 10  
 Nuevo valor 11  
 Nuevo valor 12  
 Nuevo valor 13  
 Nuevo valor 14  
 Nuevo valor 15  

6.5. Códigos de novedades de programas de asistencia social.

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades solo aplican para afiliados existentes en el registro único de afiliados a la protección social, RUAF.

Código de novedadDescripciónOrden de las variables de la novedadObservaciones
A01Modificar persona3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF.
A02Modificar identificación persona1, 2Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
A03Modificar vinculación programa general15, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 31Modificar la información de una vinculación a un programa general de asistencia social.
A04Retirar vinculación programa general17, 30Retirar vinculación de un programa general de asistencia social.

6.6. Glosario de campos.

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social, RUAF, a través del archivo maestro de vinculados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cód. en la columna Nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna Longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N- Numérico, y en la columna valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.

Cód. Nombre del campo Tamaño Tipo Valores permitidos
0Tipo de registro1N1 – Registro de control
2 – Registro de detalle
1Tipo de identificación del vinculado2AMS – Menor sin identificación
RC – Registro civil
TI – Tarjeta de identidad
CC – Cédula de ciudadanía
CE – Cédula de extranjería
PA – Pasaporte
AS – Adulto sin identificación
2Número de identificación del vinculado17A 
3Código sexo1AM – Masculino
F – Femenino
4Fecha de nacimiento10AAAAA-MM-DD
5Departamento nacimiento2NTabla departamentos – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
6Municipio Nacimiento3NTabla municipios – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
7Primer apellido20APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “Vda.” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda(o).
8Segundo apellido30A 
9Primer nombre20A 
10Segundo nombre30A 
11Departamento residencia2NTabla departamentos – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
12Municipio residencia3NTabla municipios – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
13Código pertenencia étnica2N1 – Indígena
2 – ROM (gitano)
3 – Raizal (Archipiélago de San Andrés y Providencia)
4 – Palenquero de San Basilio
5 – Negro(a), mulato(a), afrocolombiano(a) o afrodescendiente
6 – Ninguno de los anteriores
14Código grupo poblacional2N1 – Indigentes
2 – Población infantil a cargo del ICBF
3 – Madres comunitarias
4 – Artistas, autores, compositores
6 – Recién nacidos
7 – Discapacitados
8 – Desmovilizados
9 – Desplazados
12 – Población en centros psiquiátricos
13 – Migratorio
14 – Población en centros carcelarios
31 – Adulto mayor
32 – Cabeza de familia
33 – Mujer embarazada
34 – Mujer lactante
35 – Trabajador urbano
36 – Trabajador rural
37 – Víctima de violencia armada
15Fecha de vinculación10AAAAA-MM-DD
16Código administradora de programa asistencia social6N 

Cód.Nombre del Campo Tamaño Tipo Valores permitidos
17Código del programa3N1 – Adulto mayor Fondo de Solidaridad Pensional – subcuenta de solidaridad
2 – Adulto mayor Fondo de Solidaridad Pensional – subcuenta de subsistencia
3 – Adulto mayor ICBF
4 – Familias en acción
5 – Familias guardabosques
6 – Aprendices SENA
20Tipo de beneficio2N1 – Económico
2 – En especie
3 – Económico y en especie
4 – Servicios
21Tipo de subsidio para empresas2N6 – Microcrédito
7 – Al empleo
8 – Exención
9 – Aportes estudiantes
10 – Aprendices
22Valor del beneficio10N 
23Departamento donde recibe el beneficio2NTabla departamentos – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
24Municipio donde recibe el beneficio3NTabla municipios – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
25Tipo de identificación empresa donde labora el vinculado2ANI – Número de identificación tributaria
26Número de identificación empresa donde labora el vinculado17A 
27Dígito de verificación empresa donde labora el vinculado1N0-9
28Razón social empresa donde labora el vinculado150ANombre de la empresa donde labora el vinculado.
29Fecha de entrega del último beneficio10AAAAA-MM-DD
30Fecha de retiro10AAAAA-MM-DD
31Estado del beneficio1N1 – Otorgado
2 – Suspendido
3 – Pagado
4 – Terminado
32Fecha inicial del periodo de la información10AAAAA-MM-DD
33Fecha final del periodo de la información10AAAAA-MM-DD
33Total de registros relacionados en el archivo8N 
34Nombre del archivo (Sin extensión .TXT)17AVer tabla “Nombres de archivos maestro y de novedades de programas de asistencia social”.

Anexo 7

7. Características de formato de los archivos de todos los anexos técnicos.

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a) Todos los datos deben ser grabados como alfanuméricos en archivos planos, con extensión .TXT;

b) Los nombres de archivos, los datos y los campos en general deben ser grabados en letras mayúsculas;

c) El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin;

d) Cuando dentro de un archivo de datos (maestro de afiliados y de novedades) hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (,,);

e) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial;

f) Los campos tipo fecha deben tener el formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guión (-) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos;

g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles ni decimales, excepto para los casos de porcentajes que deberán ser reportados con punto como separador de decimal;

h) Las longitudes contenidas en las tablas de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo;

i) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres;

j) Tener en cuenta que cuando el código de entidad trae ceros, estos no pueden ser reemplazados por la vocal ‘O’ la cual es un carácter diferente a cero;

k) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro.

(Nota: Véase Resolución 4316 de 2006 artículo 1° del Ministerio de la Protección Social)

(Nota: Modificado por la Resolución 3796 de 2014 artículo 5° del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Derogado por la Resolución 1056 de 2015 artículo 8° del Ministerio de Salud y Protección Social)

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