Superintendencia de Puertos y Transporte

RESOLUCIÓN 23601 DE 2016

(Junio 23)

“Por la cual se establecen los parámetros de presentación de la información de carácter subjetivo que las entidades sujetas de supervisión deben enviar a la Superintendencia de Puertos y Transporte, correspondiente al año 2015”.

El Superintendente de Puertos y Transporte,

en ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas en el artículo 27 de la Ley 1ª de 1991, el artículo 25 de la Ley 105 de 1993, el artículo 34 de la Ley 222 de 1995, el artículo 10 de la Ley 1314 y los numerales 4º, 6º, 17 y 18 del artículo 4º del Decreto 1016 de 2000,

CONSIDERANDO:

Que los artículos 41 y 42 del Decreto 101 de 2000, modificado por los artículos 3º y 4º del Decreto 2741 de 2001, establecen que “La superintendencia ejercerá las funciones de inspección, vigilancia y control que le corresponden al Presidente de la República como suprema autoridad administrativa en materia de tránsito, transporte e infraestructura de conformidad con la ley y la delegación establecida en este decreto”; y se definen los sujetos objeto de supervisión.

Que el numeral 5º del artículo 30 del Decreto 101 de 2000, modificado por el artículo 2º del Decreto 2741 de 2001, dispone que la Superintendencia de Puertos y Transporte deberá “definir los criterios de eficiencia y desarrollar indicadores y modelos para evaluar la gestión financiera, técnica y administrativa de las empresas de servicio público de transporte y solicitar la información que considere necesaria para el ejercicio de sus funciones”.

Que en virtud de los fallos de definición de competencias administrativas, proferidos por la Sala Plena del Consejo de Estado, de una parte, entre la Superintendencia de Puertos y Transporte y la Superintendencia de Sociedades (C-746, sep. 25/2001), y de otra, con la Superintendencia de la Economía Solidaria (11001-03-15-000- 2001-0213·01, mar. 5/2002) se precisa la competencia de carácter integral de la Superintendencia de Puertos y Transporte en el ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia y control, que comprende los aspectos objetivos y subjetivos sobre las personas naturales y jurídicas que prestan el servicio público de transporte y sus actividades conexas.

Que en la Ley 1314 de 2009, se regularon los principios y normas de contabilidad e información financiera y aseguramiento de la información aceptados en Colombia, el procedimiento, para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento. Así mismo, introduce cambios al implementar la convergencia a normas internacionales de información financiera, basadas en un nuevo marco técnico normativo de información financiera.

Que el Decreto 2420 de 2015, expidió el decreto único reglamentario de las normas de contabilidad, de información financiera y de aseguramiento de la información, el cual fue modificado mediante Decreto 2496 de 2015.

Que las entidades con o sin ánimo de lucro sujetos de inspección, vigilancia y control por parte de la superintendencia, están obligadas a cumplir las disposiciones del Decreto 2420 de 2015, modificado por el Decreto 2496 de 2015.

Que la Directiva Presidencial 6 de 2014, propende por la implementación de la eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública; que consiste en la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización de tecnologías de la información y las telecomunicaciones.

Que la Superintendencia de Puertos y Transporte ha desarrollado el sistema nacional de supervisión al transporte, Vigia, que permite recopilar la información de los vigilados, para el ejercicio de las facultades otorgadas.

Que con el propósito de ejercer las funciones de vigilancia, inspección y control, se requiere fijar los términos, requisitos y formalidades, para la presentación de la información de carácter subjetivo (contable, financiera, administrativa y legal), correspondiente a la vigencia 2015, que están obligados a reportar todos los supervisados, a la Superintendencia de Puertos y Transporte.

Que en cumplimiento del numeral 8º del artículo 8º, del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el proyecto de acto administrativo fue publicado en la página web de la Superintendencia de Puertos y Transporte, se recibieron los respectivos comentarios y sugerencias, los cuales fueron tenidos en cuenta previa la evaluación de su pertinencia.

Que en virtud de lo anterior,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Obligatoriedad forma y medio para la presentación de la información

ART. 1º—Ámbito de aplicación. Las disposiciones contenidas en el presente acto administrativo, son de obligatorio cumplimiento para los supervisados por parte de la Superintendencia de Puertos y Transporte, de acuerdo a las fechas, formas y medios aquí establecidos.

La presentación de la información, abarca aquellas personas que de acuerdo con la Ley 1314 de 2009 y el Decreto 2420 de 2015, están clasificadas como:

1.1. Pertenecientes al grupo 1 y 3, que están obligadas a presentar la información de carácter subjetivo, por cada ejercicio económico.

1.2. Pertenecientes al grupo 2 y voluntarios del grupo 1 y entidades sujetas al ámbito de aplicación del plan general de contabilidad pública integrado en la Resolución 414 de 2014, expedida por la Contaduría General de la Nación.

ART. 2º—Empresas supervisadas que deben reportar la información financiera. De conformidad con los preceptos legales y reglamentarios que le asignan funciones a la Superintendencia de Puertos y Transporte, deberán reportar la información solicitada, aquellas empresas supervisadas por las superintendencias delegadas, cualquiera que sea su forma de asociación, ya sean sociedades, cooperativas u otras estipuladas en las disposiciones legales, que desarrollan actividades o servicios conexos al transporte, así:

2.1. Delegada de tránsito y transporte terrestre automotor. Las empresas de servicio público de transporte terrestre automotor (masivo, pasajeros, colectivo, taxi, carga, especial y mixto), empresas de transporte habilitadas en el radio de operación nacional, municipal, distrital o metropolitano, taxis, operadores y recaudadores de transporte masivo, operadores de transporte multimodal, OTM, empresas de transporte por cable, organismos y autoridades de tránsito, centros de enseñanza automovilística, CEA, centros de reconocimiento de conductores, CRC, centros de diagnóstico automotor, CDA, centros integrales de atención, CIA, entre otras.

2.2. Delegada de puertos. Operadores portuarios, sociedades portuarias regionales, sociedades portuarias de servicio público, sociedades portuarias de servicio privado, sociedades beneficiarias de autorizaciones temporales, homologaciones y licencias portuarias, sociedades portuarias fluviales, empresas de transporte fluvial y marítimo, entre otras.

2.3. Delegada de concesiones e infraestructura. Concesionarios y operadores férreos, concesionarios aeroportuarios, empresas de transporte aéreo, entidades o empresas industriales, comerciales y/ o sociedades de economía mixta del Estado que administran o explotan infraestructura de transporte no concesionada, terminales de transporte terrestre, concesionarios de infraestructura carretera, entre otras.

PAR. 1º—Las entidades que se encuentren en liquidación voluntaria, deberán reportar la información contable y financiera, bajo la normatividad vigente al momento del inicio de la liquidación, en los plazos, forma y medios establecidos por el presente acto administrativo y las demás que se consideren necesarias.

PAR. 2º—El registro de la información contable y financiera por parte de los entes económicos del sector solidario (cooperativas), debe realizarse a través del sistema Vigia de la Superintendencia de Puertos y Transporte, y adicionalmente en el software Sigcoop de Confecoop, versión 8,6.

ART. 3º—Período del reporte. La información contable y financiera de cada ejercicio económico que deben reportar anualmente los sujetos de supervisión, corresponde al período comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de cada año, la cual debe estar expresada en miles de pesos colombianos y presentada en forma comparativa con el ejercicio inmediatamente anterior, debidamente certificado y dictaminado, bajo la normatividad que aplique para cada grupo.

ART. 4º—Información objeto de reporte. La información de carácter subjetivo, es la relacionada con la constitución, desarrollo y funcionamiento del supervisado, que se deberá reportar en el sistema de información Vigia de la Superintendencia de Puertos y Transporte, conforme a las siguientes reglas:

4.1. Manuales e instructivos: Observe los videos tutoriales, y consulte los manuales de diligenciamiento y preguntas frecuentes, a través del siguiente enlace web: http://www. supertransporte.gov.co/index.php/planeacion-y-gestion/ifc/126-vigia

Descargue el instructivo, léalo y aplíquelo para obtener el usuario y la contraseña, que le permitirá ingresar al sistema y reportar la información solicitada por la superintendencia.

4.2. Registro de vigilados: Previo al reporte de la información de carácter subjetivo, los sujetos de supervisión deberán efectuar “el registro de vigilados” o su actualización, en el sistema Vigia, aplicando el procedimiento establecido mediante la Circular Externa 4 del 1º de abril de 2011, atendiendo el instructivo de solicitud de registro, documentos publicados en los siguientes enlaces de la página web de la entidad: http://www. supertransporte.gov.co/documentos/2011/notificaciones/circulares/4_2011.pdf

4.3. Clasificación información financiera y contable bajo estándares internacionales, IFC: En el módulo registro de vigilados se debe diligenciar la clasificación de IFC a la cual pertenece el vigilado (grupos 1, 2 y 3), de acuerdo con los parámetros establecidos en la Ley 1314 de 2009 y sus decretos reglamentarios (las entidades del Estado no clasificadas en los grupos 1 y 2 se registrarán en la opción otras). Para mayor información de cómo clasificarse diríjase al siguiente link: http://www.supertransporte.gov.co/index. php/planeacion-y-gestion/ifc/122-ifc-decretos Decreto 2420 del 14 de diciembre de 2015.

PAR.—La información de Ingresos correspondientes al año 2015 a reportar en el 2016, no deberá ser reportada en el sistema TAUX.

ART. 5º—Plazos de cargue y envío de la información. El plazo para el cargue de la información al sistema Vigia, según la clasificación IFC y el último dígito del NIT (sin contemplar el dígito de verificación) es el siguiente:

GrupoÚltimosdígitosDesdeHasta
Grupo 1 Todos 11/07/2016 22/07/2016
Grupo 2 76 – 99 29/06/2016 05/07/2016
51 -75 06/07/2016 12/07/2016
26 – 50 13/07/2016 19/07/2016
00 – 25 18/07/2016 31/07/2016
Grupo 3 Todos 23/07/2016 31/07/2016

Los módulos programables de entrega de información financiera y administrativa estarán disponibles una vez se expida la presente resolución, para el cargue de la información.

PAR.—Para el caso de las cooperativas, deberán reportar la información adicionalmente al Sigcoop de Confecoop, en las fechas establecidas anteriormente.

(Nota: Prorrogado el término establecido en el presenten artículo por la Resolución 3368 de 2016 artículo 1° de la Superintendencia de Puertos y Transporte)

CAPÍTULO II

Condiciones para la presentación de la información

ART. 6º—Grupos que reportan la información subjetiva. El reporte de la información subjetiva a la Superintendencia de Puertos y Transporte, para el grupo 1 y 3, será conforme a la Ley 1314 de 2009 y para el grupo 2 y voluntarios grupo 1, deberá realizarse de acuerdo a lo establecido en los decretos 2649 y 2650 de 1993 y demás concordantes, de conformidad a las condiciones que se señalan a continuación:

6.1. Condiciones grupo 1. Para la presentación de la información financiera de las empresas que según la Ley 1314 de 2009 y título 1 del Decreto 2420 de 2015, están clasificadas en el grupo 1, deberán diligenciar y transmitir los formatos establecidos en el sistema Vigia, relacionados a continuación:

1. Carátula (registro).

2. Revelaciones complementarias (registro).

3. Información general estados financieros (registro y anexo).

4. Declaración de cumplimiento (registro y anexo).

5. Estado de situación financiera (registro y anexo).

6. Estado de resultados (registro y anexo).

7. Estado de resultados integral (registro y anexo).

8. Flujo de efectivo método directo o indirecto (registro y anexo).

9. Cambios en el patrimonio (registro y anexo).

10. Notas a los estados financieros (registro y anexo).

11. Políticas contables (registro y anexo).

12. Certificación de los estados financieros (anexo).

13. Dictamen del revisor fiscal (anexo).

14. Informe de gestión (este informe no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras) - (anexo).

15. Proyecto de distribución de utilidades para empresas o de excedentes para cooperativas (anexo).

16. Procesos judiciales en contra: indicando juzgado, fecha, causa, cuantía y estado actual de los procesos (anexo).

17. Declaración de renta correspondiente al año de la información reportada.

18. Información financiera del patrimonio autónomo (en lo posible consolidando los estados financieros del concesionario, con los estados financieros del patrimonio autónomo) - (anexo).

19. Composición accionaria (este documento debe ser enviado en formato PDF, se debe indicar nombre, identificación, participación y porcentaje individual superior al 1%) - (anexo).

6.2. Condiciones para el grupo 2, voluntarios grupo 1. Para la presentación de la información financiera de las empresas que según la Ley 1314 de 2009 y título II del Decreto 2420 de 2015, están clasificadas en el grupo 2, deberán diligenciar y transmitir los formatos establecidos en el sistema Vigia de acuerdo al tipo de PUC que corresponda (comercial, cooperativo, financiero y estatal), relacionados a continuación:

1. Estados financieros básicos:

• El balance general (registro y anexo).

• El estado de resultados (registro y anexo).

• El estado de flujo de efectivo (registro y anexo).

• El estado de cambios en la situación financiera (registro y anexo).

• El estado de cambios en el patrimonio (registro y anexo).

2. Notas a los estados financieros (anexo).

3. Certificación de los estados financieros, si aplica (anexo).

4. Dictamen del revisor fiscal, si aplica (anexo).

5. Informe de gestión (este informe no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras) - (anexo).

6. Proyecto de distribución de utilidades para empresas o de excedentes para cooperativas (anexo).

7. Procesos judiciales en contra: indicando juzgado, fecha, causa, cuantía y estado actual de los procesos (anexo).

8. Declaración de renta correspondiente al año de la información reportada.

9. Información financiera del patrimonio autónomo (en lo posible consolidando los estados financieros del concesionario, con los estados financieros del patrimonio autónomo) - (anexo).

10. Composición accionaria (Este documento debe ser enviado en formato PDF, se debe indicar nombre, identificación, participación y porcentaje individual superior al 1%) - (anexo).

PAR.—De conformidad al artículo 36 de la Ley 336 de 1996, se entenderá por ingresos brutos derivados de la actividad de transporte, todos aquellos que recibe el supervisado por las actividades relacionadas con el tránsito, transporte, su infraestructura o sus servicios conexos y complementarios, durante el período anual anterior, sin restarle las contribuciones, gastos, costos, tributos, descuentos y deducciones, que deberán ser registrados en la cuenta 4145 para los planes únicos de cuentas de tipología comercial y cooperativa, y en la cuenta 4330 para el PUC estatal.

6.3. Condiciones para el grupo 3. Para la presentación de la información financiera de las empresas que según la Ley 1314 de 2009 y título III del Decreto 2420 de 2015 que conforman el régimen reglamentario normativo para los preparadores de la información financiera integrantes del grupo 3, deberán diligenciar y transmitir los formatos establecidos en el sistema Vigia, relacionados a continuación:

1. Carátula (registro).

2. Políticas (registro).

3. Estado de situación financiera (registro y anexo).

4. Estado de resultados (registro y anexo).

5. Certificación de los estados financieros, si aplica (anexo).

6. Dictamen del revisor fiscal, si aplica (anexo).

7. Informe de gestión (este informe no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras) - (anexo).

8. Proyecto de distribución de utilidades para empresas o de excedentes para cooperativas (anexo).

9. Procesos judiciales en contra: indicando juzgado, fecha, causa, cuantía y estado actual de los procesos (si aplica-anexo).

10. Declaración de renta correspondiente al año de la información reportada.

11. Información financiera del patrimonio autónomo (en lo posible consolidando los estados financieros del concesionario, con los estados financieros del patrimonio autónomo) - (si aplica - anexo).

12. Composición accionaria (este documento debe ser enviado en formato PDF, se debe indicar nombre, identificación, participación y porcentaje individual superior al 1%) - (anexo).

PAR. 1º—Las empresas clasificadas en grupo 3, no presentarán los estados de flujo de efectivo, estado de resultados integral, cambios en la situación financiera, ni cambios en el patrimonio.

ART. 7º—Estados financieros consolidados. Las matrices o controlantes obligadas a remitir estados financieros, deberán enviar los consolidados diligenciados en miles de pesos, correspondientes al balance general y estado de resultados; ambos deberán ser cargados como anexos en el sistema Vigia. Adicionalmente, se debe especificar en la carátula del formato si es individual, separado o consolidado y se deberá anexar el informe especial de acuerdo con lo establecido sobre el particular en el artículo 29 de la Ley 222 de 1995.

ART. 8º—Información financiera del patrimonio autónomo. Los vigilados que manejen sus recursos a través de patrimonios autónomos o encargos fiduciarios, deberán remitir la información financiera de estos, a través de la opción de “anexos” en el sistema Vigia.

ART. 9º—Anexos de la información. Cuando los anexos del reporte de la información sean documentos e informes, deberán ser escaneados y cargados en el sistema Vigia, únicamente en formato PDF, y con un peso no mayor a 5 MB (el equivalente a 5000 KB), para lo cual se desplegará la lista de los anexos de acuerdo al tipo de vigilado. Para el efecto, se recomienda seguir el procedimiento que se enuncia en los videos que se han instalado en la plataforma del software Vigia.

El formulario de rendición de cuentas está constituido por los formatos que se relacionan a continuación:

• Asociados

• Aplicación excedentes

• Información estadística

• Directivos

• Relación de propiedades, planta y equipo

• PUC

• Relación de inversiones

• Informe individual de cartera de créditos

• Informe individual deudores por venta de bienes y servicios

• Informe individual de aportes

• Red de oficinas

• Informe individual de parentescos

• Inversión programas de educación formal

• Activos castigados

• Créditos con bancos y otras entidades financieras

• Cuentas por pagar diversas

• Procesos judiciales en contra

• Ingresos recibidos para terceros

• Contratación para cuentas, contratos vigentes y datos de la entidad contratante ctas.

• Retiro e ingreso de asociados para ctas.

• Salario compensaciones y seguridad social ctas.

• Certificado de paz y salvo en seguridad social ctas. (nuevo)

• Promotoras pre y cooperativas

• Erogaciones a directivos

• Relación de vehículos (modificado).

CAPÍTULO III

Disposiciones generales

ART. 10.—Responsabilidad. En cumplimiento de su función, los administradores (representante legal, miembros de juntas directivas y demás órganos colegiados), contadores y revisor fiscal de las sociedades y cooperativas requeridas, tienen la responsabilidad de la calidad de la información, contenido, razonabilidad y veracidad de los documentos, así como, de su diligenciamiento y envío de acuerdo con lo ordenado por esta superintendencia, artículo 200 del Código de Comercio y artículos 23, 25 y 43 de la Ley 222 de 1995.

ART. 11.—Reserva. La información enviada a esta superintendencia mantiene la reserva en los términos previstos en la Constitución y la ley, y en particular por lo señalado en los artículos 61 y siguientes del Código de Comercio.

ART. 12.—Sanciones por incumplimiento. Las personas naturales y jurídicas sujetas a la vigilancia, inspección y control por parte de la Superintendencia de Puertos y Transporte, que incumplan las órdenes emitidas y no remitan la información contable, financiera y demás documentos requeridos en la presente resolución, dentro de los plazos estipulados y utilizando la forma y los medios establecidos para ello, serán susceptibles de las sanciones previstas en las normas legales vigentes, especialmente las contempladas en el artículo 86 numeral 3º de la Ley 222 de 1995 para las sociedades y en los artículos 148, 153 y 154 de la Ley 79 de 1988 para cooperativas, y leyes 105 de 1993, 336 de 1996 y Decreto 1002 del 31 de mayo de 1993.

PAR. 1º—Cuando los estados financieros no se presenten certificados por el representante legal, el contador y dictaminados por el revisor fiscal de la entidad (cuando tengan la obligación legal de tenerlo), la sanción será conforme a lo previsto en los artículos 10 de la Ley 43 de 1990; 207 y siguientes del Código de Comercio, y 86 de la Ley 222 de 1995.

PAR. 2º—No podrán hacerse modificaciones al aplicativo obtenido vía Internet o por cualquier medio, ni tampoco alterar su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.

PAR. 3º—Las responsabilidades que se generen como consecuencia de lo anterior, serán sin perjuicio de las acciones penales, civiles o comerciales que eventualmente se generen como consecuencia de la inobservancia de los deberes e instrucciones en este acto administrativo contemplados.

ART. 13.—Verificaciones. La Superintendencia de Puertos y Transporte podrá en cualquier momento verificar la información suministrada en los estados financieros y demás información allegada, solicitando cuando sea del caso, documentos adicionales, efectuando visitas de inspección y revisión o adoptando las demás medidas que estime pertinentes.

ART. 14.—Modificaciones. En el evento de existir alguna modificación a los estados financieros ya remitidos, respecto a los presentados y aprobados por el máximo órgano social, será necesario su reenvío. Para este trámite se deberá remitir al Superintendente Delegado respectivo, la solicitud justificada indicando las cifras objeto de la modificación, suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hubiere.

ART. 15.—Aspectos generales. Para el reporte de la información financiera de que trata la presente resolución, se aplicarán las siguientes condiciones:

15.1. El supervisado debe mantener la información contenida en el Vigia actualizada, la cual es verificada de forma continua por esta entidad.

15.2. La presentación de la información por medio físico o sin las formalidades y términos exigidos en el presente acto administrativo, se entenderá como no presentada.

15.3. Carecen de validez ante esta entidad, los estados financieros que no estén acompañados del escrito mediante el cual el representante legal y el contador los certifiquen y el revisor fiscal los dictamine (este último para los vigilados obligados a tener revisor fiscal), y serán de su responsabilidad las inexactitudes o errores que en su revisión determine la entidad.

15.4. La información relacionada con las actividades económicas fue actualizada de acuerdo con la Clasificación Industrial Internacional Uniforme, adaptada para Colombia por el DANE CIIU-rev, 3.1. A.C.

15.5. Los sujetos que se encuentren en una situación de control o pertenezcan a un grupo empresarial, de acuerdo a lo estipulado en los artículos 260 y 261 del Código de Comercio y el artículo 28 de la Ley 222 de 1995, deben hacerlo constar en el registro mercantil, de conformidad con el artículo 30 ibídem.

15.6. Esta superintendencia atenderá todas las consultas que se susciten sobre el diligenciamiento y remisión de información a esta entidad, de lunes a viernes en jornada continua de 8:00 a.m., a 5:00 p.m., y para la entrega de información vía internet se encontrará disponible el portal las veinticuatro (24) horas del día.

15.7. Las consultas relacionadas con el sistema Sigcoop serán atendidas en los mismos horarios, por parte de Confecoop, en el PBX 6170803 de la ciudad de Bogotá.

15.8. Consultas, correo electrónico: callcentervigia@supertransporte.gov.co; vía telefónica en la línea 01 8000 915615, 3902000 (Bogotá).

ART. 16.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y en la página web de la entidad.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 23 de junio de 2016.