Ministerio de Salud y Protección Social

RESOLUCIÓN 2361 DE 2016

(Junio 8)

“Por la cual se fijan lineamientos para la remisión de la información por parte de las entidades territoriales y otras beneficiarias por los recursos transferidos o asignados directamente y se establecen las directrices para el seguimiento y supervisión de la ejecución de dichos recursos”

El Ministro de Salud y Protección Social,

en ejercicio de sus atribuciones legales y reglamentarias, en especial, de las conferidas por los numerales 3º y 7º del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, los artículos 112 y 114 de la ley 1438 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 715 de 2001 señala que corresponde a la nación, la dirección del sector salud y del Sistema General de Seguridad Social en Salud en el territorio nacional, de acuerdo con la diversidad regional y el ejercicio de sus competencias, dentro de las cuales está la de impulsar, coordinar, financiar, cofinanciar y evaluar programas, planes y proyectos de inversión en materia de salud, con recursos diferentes a los del Sistema General de Participaciones.

Que este Ministerio a través de la transferencia o asignación directa de sus recursos financia y cofinancia planes y proyectos de inversión en materia de salud con entidades territoriales y otras beneficiarias territoriales, sujetas a los criterios de seguimiento que las respectivas dependencias misionales señalan y que se incorporan en cada acto administrativo.

Que la Resolución 5514 de 2013, establece los criterios para la ejecución presupuestal aplicando el mecanismo de transferencia o asignación directa de recursos a entidades territoriales y otras beneficiarias territoriales para la atención de programas y proyectos de salud y protección social en salud.

Que los artículos 112, 114 y 116 de la Ley 1438 de 2011, establecieron que este Ministerio articulará el manejo y será responsable de la administración de la información del Sistema de la Protección Social, a través del Sistema Integrado de Información de la Protección Social (Sispro) y que los agentes del Sistema están obligados a proveer la información solicitada de forma confiable, oportuna y clara dentro de los plazos establecidos, so pena de ser reportadas ante las autoridades competentes para la aplicación de las sanciones correspondientes.

Que dentro del proceso de seguimiento y supervisión, de los recursos girados a las entidades territoriales y otras beneficiarias territoriales, a través del mecanismo de transferencia o asignación directa, es necesario establecer criterios y mecanismos mediante los cuales los destinatarios de los recursos deben presentar la información a este Ministerio con el fin de verificar el cumplimiento de las condiciones que dieron lugar a su ejecución.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. La presente resolución tiene por objeto fijar los lineamientos para la remisión de información por parte de las entidades territoriales y otras beneficiarias del nivel territorial, frente a la ejecución de los recursos asignados por este Ministerio a través del mecanismo de transferencia o asignación directa y se establecen las directrices para efectuar el seguimiento y supervisión a dichos recursos.

ART. 2º—Cargue de información por parte de las dependencias de este Ministerio. Las dependencias de este Ministerio que a partir de la presente vigencia, tramiten transferencias o asignación de recursos por medio de actos administrativos, deberán registrar en el “Aplicativo de seguimiento a recursos transferidos a entidades territoriales y beneficiarias”, administrado por la Subdirección Financiera, la información allí solicitada. Tal información deberá extraerse de los antecedentes o documentos técnicos así como del acto administrativo de asignación de transferencias de recursos. El cumplimiento de este trámite será requisito indispensable para el giro de los recursos.

PAR.—Por una sola vez y hasta el 31 de octubre de 2016, las dependencias del Ministerio, a través de un funcionario designado para el efecto, deberán incorporar en el referido aplicativo, la información relacionada con la ejecución de transferencias o asignaciones realizadas desde el año 2011 a 2015.

ART. 3º—Responsabilidades de las dependencias que ejecutan presupuesto. Corresponde a las dependencias de este Ministerio que ejecuten presupuesto mediante la transferencia o asignación de recursos a través de actos administrativos, además de realizar el cargue de información, efectuar la verificación y análisis de los datos reportados y de los soportes remitidos por las entidades territoriales y otras beneficiarias del nivel territorial.

Igualmente, las dependencias del Ministerio o áreas técnicas a través de su jefe o director, deberán adelantar las siguientes actividades:

1. Realizar el seguimiento, a la ejecución de los recursos trasferidos o asignados directamente y verificar que la información haya sido incorporada en el aplicativo y remitidos los soportes conforme lo previsto en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución.

2. Requerir a las entidades territoriales y otras beneficiarias del nivel territorial, al finalizar la ejecución de los recursos, si producto de la ejecución se establecieron reintegros, bien sea de recursos no ejecutados o de rendimientos financieros que no hayan sido registrados y reintegrados.

3. Presentar un acta a la Subdirección Financiera de este Ministerio, en un plazo no superior a treinta (30) días calendario, siguientes al requerimiento de que trata el numeral anterior, sobre el estado de los compromisos adquiridos por los beneficiarios de los recursos y de los saldos y conceptos a reintegrar.

4. Preparar y presentar el concepto técnico de cumplimiento por parte de las entidades territoriales y otras beneficiarias del nivel territorial, una vez concluida la ejecución de los recursos, el cual deberá ser generado a través del aplicativo de transferencias.

ART. 4º—Cargue y reporte de información por parte de las entidades territoriales y beneficiarias. Las entidades territoriales y beneficiarias de la transferencia o asignación directa de recursos de este Ministerio, deberán registrar y reportar a través del “Aplicativo de seguimiento a recursos transferidos a entidades territoriales y beneficiarias”.

ART. 5º—Cargue de soportes por parte de las entidades territoriales y beneficiarias. Adicional a la información prevista en el artículo anterior, la entidad territorial o beneficiaria deberá cargar los siguientes soportes a través de la Plataforma PISIS, en la estructura y con las especificaciones contenidas en el anexo técnico, el cual hace parte integral de la presente resolución:

1. Acto administrativo de la incorporación de los recursos a su presupuesto.

2. Lineamientos técnicos establecidos para la ejecución de los recursos.

3. Contratos o actos administrativos formalizados para la ejecución de los recursos.

4. Copia de las pólizas exigidas para amparar las actividades contratadas.

5. Actas de ejecución de los recursos parciales y finales suscritas por el supervisor o interventor.

6. Informes parciales o final suscrito por el supervisor o interventor.

7. Acta de liquidación de los contratos con los que se ejecutaron los recursos.

8. Acto administrativo o documento que haga sus veces de reintegro de los recursos no ejecutados.

9. Consignaciones o transferencias electrónicas de los reintegros de los recursos no ejecutados.

10. Relación de los rendimientos financieros generados.

11. Consignaciones o transferencias electrónicas del reintegro de los rendimientos financieros generados.

12. Comunicaciones dirigidas a este Ministerio en las que dan respuesta a la ejecución y de ser necesario con las aclaraciones a que haya lugar.

ART. 6º—Periodicidad y plazo de presentación. La información de que tratan los artículos 4º y 5º de la presente resolución, generada a partir del 1º de enero de 2017 se reportará por parte de las entidades territoriales y beneficiarias, trimestralmente, con corte a marzo 31, junio 30, septiembre 30 y diciembre 31 de cada año y se reportará entre el décimo (10) y el ultimo día calendario del mes siguiente a la fecha de corte.

PAR.—La información generada entre el 1º de enero y el 30 de septiembre de 2016, será registrada y reportada por las entidades territoriales y beneficiarias, entre el 10 y el 31 de octubre de 2016 y la correspondiente al período comprendido entre el 1º de octubre y el 31 de diciembre se registrará y reportará entre el 10 y el 31 de enero de 2017.

ART. 7º—Incumplimiento e inconsistencias en el reporte por parte de las entidades territoriales y otras beneficiarias del nivel territorial. La falta de presentación de la información aquí requerida o las inconsistencias en la misma, darán lugar a la solicitud de explicaciones a la entidad reportante y en caso de ser necesario, se informará a las entidades de vigilancia y control para lo de su competencia.

ART. 8º—Tratamiento de la información. Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que les sea aplicable en el marco de la ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014, el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad y confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso.

ART. 9º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 8 de junio de 2016.

Anexo técnico

Reporte de Información de Soportes Documentales de la Ejecución de Recursos por parte de las Entidades Territoriales y Entidades Beneficiarias

Las entidades territoriales y entidades beneficiarias del nivel territorial de recursos girados mediante acto administrativo por el Ministerio, deben reportar los archivos con los soportes documentales de la ejecución de los recursos girados.

Para este anexo técnico se definen tres capítulos:

1. Estructura y especificación de los archivos.

2. Plataforma para el envío de archivos.

3. Periodo de reporte y plazo.

1. Estructura y especificación de los archivos.

a) Estructura y especificación del nombre del archivo.

El nombre de los archivos de los soportes documentales de la ejecución de recursos girados que debe ser enviada por las entidades territoriales y entidades beneficiarias, debe cumplir con el siguiente estándar:

Componente del nombre de archivoValores permitidos o formatoDescripciónLongitud fijaRequerido
Módulo de informa- ciónSERIdentificador del módulo de información SER: Seguimiento de recursos girados3
Tipo de fuente124Fuente de la información:
124: Entidades territoriales y entidades beneficiarias.
3
Tema de informaciónSRECSREC: Información de Soportes documentales de la eje- cución de recursos4
Fecha de corteAAAAMMDDFecha de corte de la información reportada. Es el último día calendario del período de información reportada. No se debe utilizar ningún tipo de separador.
Ejemplo: 20151231
8
Tipo de identificación de la entidad reportadoraXXTipo de identificación de la entidad reportadora de la in- formación.
Si es una Entidad diferente a entidad territorial: se debe especificar NI correspondiente al tipo de identificación NIT.
Si corresponde a una dirección territorial del orden de- partamental: se debe especificar DE
Si corresponde a una dirección territorial del orden distri- tal: se debe especificar DI
Si corresponde a una dirección territorial del orden muni- cipal: se debe especificar MU
2
Número de identificación de la entidad reportadora999999999999Número de identificación de la entidad que envía los archivos, de acuerdo con el
tipo de identificación del campo anterior:
Número de NIT, sin incluir el dígito de verificación para tipo de Identificación NI.
Ejemplo: 000900042103
Si es DE en este campo va el código DANE del depar- tamento.
Ejemplo: 000000000025
Si es DI en este campo va el código DANE del Distrito. Ejemplo 000000011001
Si es MU en este campo va el código DANE del mu- nicipio.
Ejemplo 000000025001
Se debe usar el caracter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.
12
Identificador del re- cursoID9999999999Número Identificador del recurso asignado mediante re- solución, al cual corresponden los soportes documentales de la ejecución.
Se utiliza el prefijo ID y a continuación el identificador, el cual es asignado en el SISPRO y se dispone a las entidades mediante consulta en el sitio web de aplicativos misionales de SISPRO:
web.sispro.gov.co
12
Tipo de documentoDXXTipo de documento al cual corresponden los soportes documentales de la ejecución del rubro.
Se utiliza el prefijo D y a continuación el identificador del tipo de documento:
3
01Acto administrativo de la incorporación de los recur- sos a su presupuesto.
02Lineamientos técnicos establecidos para la ejecución
de los recursos
03Contratos o actos administrativos formalizados para la ejecución de los recursos
04Copia de las pólizas exigidas para amparar las activi- dades contratadas
05Actas de ejecución de los recursos parciales y finales suscritas por el supervisor o interventor
06Informes parciales o final suscrito por el supervisor o interventor
07Acta de liquidación de los contratos con los que se
ejecutaron los recursos
08Acto administrativo o documento que haga sus veces
de reintegro de los recursos no ejecutados
09Consignaciones o transferencias electrónicas de los
reintegros de los recursos no ejecutados
10Relación de los rendimientos financieros generados
11Consignaciones o transferencias electrónicas del rein- tegro de los rendimientos financieros generados
12Comunicaciones dirigidas a este Ministerio en la que dan respuesta a la ejecución y de ser necesario con las aclaraciones a que haya lugar.
Extensión del archivo.pdfExtensión del archivo4

Nombre del archivo

Tipo de ArchivoNombre de ArchivoLongitud
Reporte de soportes documentales de la Ejecución de RecursosSER124SRECAAAAMMDDXX999999999999I D9999999999DXX.pdf51

a) Contenido del archivo.

El archivo de que trata este anexo técnico, es un archivo PDF y debe cumplir con las siguientes características:

Cumplir con el estándar PDF/A, de manera que permita el archivado a largo plazo, asegurando que pueda ser reproducido en el futuro, como lo establece Gobierno en Línea.

2. Plataforma para el envío de archivos.

El Ministerio dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social (Sispro), para que las entidades reporten la información desde sus instalaciones. Si el reportante aún no tiene usuario debe solicitarlo previo registro de su entidad en el Sitio Web del SISPRO.

Registrar entidad:

http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Entidades/RegistrarEntidad.aspx  

Registrar solicitud de usuario:

http://web.sispro.gov.co/Seguridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes.aspx  

Control de calidad de los datos

La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura del presente anexo técnico determinado en este acto administrativo y realiza el proceso de validación, así:

• Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al reportante.

• Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa al reportante el resultado.

Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa.

Mesa de ayuda.

Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, el Ministerio de Salud y Protección Social tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace: http://www.sispro.gov.co/recursosapp/Pages/Mesa Ayuda.aspx

Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en el siguiente enlace:http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Soporte/FAQ/FAQ.aspx

3. Periodo de reporte y plazo.

La periodicidad del envío de los anexos de la información es trimestral, cada trimestre de información se envía de la siguiente manera

Fecha de la Información a reportar Plazo para enviar el archivo plano
Fecha de inicio
2016-01-01
Fecha de corte o fecha final
2016-09-30
Desde:
2016-10-10
Hasta:
2016-10-31
2016-10-01 2016-12-31 2016-01-10 2017-01-31
2017-01-01 2017-03-31 2017-04-10 2017-04-30
Y así sucesivamente
Primer día calendario del trimestre a reportar Último día calendario del trimestre a reportar Décimo día calendario del mes siguiente al trimestre reportado. Último día calendario del mes del siguiente al trimestre reportado.