RESOLUCIÓN 2390 DE 1998 

(Junio 23)

“Por la cual se determinan los datos mínimos, las responsabilidades y los flujos de la información sobre afiliación en el sistema general de seguridad social en salud”.

(Nota: Derogada por la Resolución 890 de 2002 artículo 14 del Ministerio de Salud).

La Ministra de Salud,

en ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas por los numerales 2º, 3º y 7º del artículo 173 de la Ley 100 de 1993 y el artículo 3º del Decreto 1292 de 1994.

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Generalidades

ART. 1º—Objeto. Definir los datos mínimos que las entidades promotoras de salud, EPS, las administradoras del régimen subsidiado, ARS y las que se asimilen, deberán mantener actualizados, su forma de presentación, la periodicidad para disponerlos en el sistema general de seguridad social en salud y las responsabilidades de las diferentes instituciones que participan en el proceso de afiliación.

(Nota: Derogada por la Resolución 890 de 2002 artículo 14 del Ministerio de Salud).

ART. 2º—Campo de aplicación. La presente resolución se aplica a los departamentos, distintos y municipios, a las entidades promotoras de salud, EPS, a las entidades administradoras del régimen subsidiado, ARS, y las que se asimilen.

(Nota: Derogada por la Resolución 890 de 2002 artículo 14 del Ministerio de Salud).

ART. 3º—Las entidades promotoras de salud, EPS, las entidades administradoras del régimen subsidiado, ARS y las que se asimilen, deberán mantener actualizada la información generada en el proceso de afiliación, al igual que la información histórica, las cuales son fundamentales para la dirección, operación, seguimiento, vigilancia y control del sistema general de seguridad social en salud.

(Nota: Derogada por la Resolución 890 de 2002 artículo 14 del Ministerio de Salud).

ART. 4º—Las entidades promotoras de salud, EPS, las entidades administradoras del régimen subsidiado, ARS y las que se asimilen, dejarán a disposición de los organismos de dirección, vigilancia y control, y de los departamentos, distritos y municipios, la información generada en el proceso de afiliación, en los formatos y con las características que se definan en esta resolución, con el propósito de dar cumplimiento a las funciones establecidas en la ley.

(Nota: Derogada por la Resolución 890 de 2002 artículo 14 del Ministerio de Salud).

ART. 5º—Las entidades promotoras de salud, EPS, las entidades administradoras del régimen subsidiado, ARS y las que se asimilen, deberán garantizar la veracidad, consistencia y oportunidad de la información generada en el proceso de afiliación, mediante procesos de validación y verificación.

(Nota: Derogada por la Resolución 890 de 2002 artículo 14 del Ministerio de Salud).

ART. 6º—Los departamentos, distritos y municipios, conformarán la base de datos de afiliación, a partir de la información reportada por las entidades promotoras de salud, EPS, las entidades administradoras del régimen subsidiado, ARS y las que se asimilen, la cual deberá contener como mínimo la estructura de datos que se define en este acto administrativo.

(Nota: Derogada por la Resolución 890 de 2002 artículo 14 del Ministerio de Salud).

ART. 7º—La información de afiliación a que se refiere esta resolución, deberá se, generada por un sistema de información automatizado, el cual contará con las siguientes características mínimas:

a) Captura de datos. El sistema debe facilitar el ingreso de la información y sus novedades, mediante un módulo que además de permitir el registro, permita la validación y verificación de los datos capturados;

b) Almacenamiento de datos. Los datos capturados serán almacenados en un manejador de base de datos relacional, el cual garantice la consistencia, el acceso y la seguridad de la información. Este manejador preferiblemente debe ajustarse al estándar de base de datos ODBC (Open data base connectivity). La estructura de la base de datos tendrá como mínimo la información que se define en esta resolución;

c) Salidas de información. El sistema deberá generar en forma sistemática la información que se define en esta resolución y la que el Ministerio de Salud y demás organismos de dirección, vigilancia y control en cumplimiento de sus funciones, exijan en forma excepcional, y

d) Auditoría y supervisión: El sistema deberá documentarse de tal forma que pueda ser auditado y supervisado, en primera instancia, por la propia entidad y por el Ministerio de Salud y la Superintendencia Nacional de Salud, cuando lo consideren pertinente.

(Nota: Derogada por la Resolución 890 de 2002 artículo 14 del Ministerio de Salud).

ART. 8º—Las entidades promotoras de salud, EPS, las entidades administradoras del régimen subsidiado, ARS y las que se asimilen, deberán aplicar las tablas básicas de uso común tales como la división político-administrativa-DANE y las actividades económicas, las cuales serán suministradas por el Ministerio de Salud, quien las mantendrá actualizadas.

(Nota: Derogada por la Resolución 890 de 2002 artículo 14 del Ministerio de Salud).

CAPÍTULO II

Tipo, formato y codificación de los datos de identificación

ART. 9º—Identificación de las entidades. La información referente a la identificación de las entidades promotoras de salud, EPS, las entidades administradoras del régimen subsidiado, ARS y las que se asimilen, será la asignada por la Superintendencia Nacional de Salud y se ajustara al siguiente formato:

DatoDescripciónLongitudValor permitidoObservación
Código de la entidadCódigo de la EPS, ARS o las que se asimilen6 Códigos definidos por la Superintendencia Nacional de Salud

(Nota: Derogada por la Resolución 890 de 2002 artículo 14 del Ministerio de Salud).

ART. 10.—Identificación de los afiliados. A partir del 1º de enero del año 2000 la identificación única de los afiliados al sistema general de seguridad social en salud será la cédula de ciudadanía para los mayores de edad, la tarjeta de identidad para los menores de edad mayores de 7 años y el registro civil para los menores de 7 años. Para los extranjeros, se seguirá utilizando la cédula de extranjería o el pasaporte.

PAR.—Para identificar los afiliados antes del año 2000, se utilizarán los tipos y números de identificación definidos en esta resolución.

(Nota: Derogada por la Resolución 890 de 2002 artículo 14 del Ministerio de Salud).

CAPÍTULO III

Tipo, formato y codificación de los datos del régimen contributivo

ART. 11.—Las entidades promotoras de salud, EPS y las que se asimilen, deberán mantener actualizados y a disposición de los organismos de dirección, vigilancia y control y de los departamentos, distritos y municipios, los datos de los afiliados al régimen contributivo de acuerdo con el siguiente formato y codificación:

1. Información del cotizante

DatoDescripciónLong.Valor permitidoObservación
Tipo de identificaciónTipo de identificación del cotizante3Tabla de referencia
CC = Cédula de ciudadanía
CE = Cédula de extranjería
PA = Pasaporte
TI = Tarjeta de identidad
RC = Registro Civil
 
Número de identificaciónNúmero de identificación según el tipo de identificación15  
Primer apellidoPrimer apellido, según el documento de identificación50  
Segundo apellidoSegundo apellido, según el documento de identificación50  
Primer nombrePrimer nombre según el documento de identificación30  
Segundo nombreSegundo nombre según el documento de identificación30  
Fecha de nacimientoFecha de nacimiento del cotizante10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD / MM / AAAA
SexoIdentificador del sexo del cotizante1M = Masculino
F = Femenino
 
Tipo de discapacidadIdentificador para determinar el tipo de discapacidad1F = Física
M= Mental
S = Sensorial
N = Sin discapacidad
 
Datos del cónyuge o compañero permanente
Tipo de identificaciónTipo de identificación del cónyuge o compañero(a) permanente3Tabla de referencia
CC = Cédula de ciudadanía
CE = Cédula de extanjería
PA = Pasaporte
TI = Tarjeta de identidad
 
Número de identificaciónNúmero de identificación, según el tipo de identificación15  
CotizanteIdentificador para determinar si el cónyuge o compañero(a) permanente es cotizante1S = Si
N = No
 
Residencia habitual 2 Tabla de división político administrativa DANE
Código departamentoCódigo del departamento donde reside el cotizante3 Tabla de división político administrativa DANE
Nombre de la localidadNombre del área donde reside el cotizante50 Si el cotizante reside en el área urbana, anotar el nombre del barrio. Si el cotizante reside en el área rural, anotar el nombre de vereda, corregimiento, caserío, inspección de policía o resguardo indígena
ZonaIdentificador de la zona donde reside el cotizante1U = Urbana
R = Rural
 
DirecciónDirección del cotizante50  
TeléfonoTeléfono del cotizante15  
Datos de afiliación
Tipo de cotizanteIndicador para determinar el tipo de vinculación laboral del cotizante1D = Dependiente
I = Independiente
P = Pensionado
M = Mixto
Si es pensionado y adicionalmente labora, registrar mixto
Fecha de afiliación al sistema general de seguridad socialFecha en la cual el cotizante se afilió por primera vez a una EPS-ARS o similar de salud10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA
Fecha de afiliación a la EPS o similarFecha de afiliación del cotizante a la EPS o similar10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA
Clase de afiliaciónIndicador para determinar si la afiliación es por primera vez en el sistema, o si es por traslado2NV = Nuevo en el sistema
TC = Traslado de otra EPS o similar
TS = Traslado del régimen subsidiado
NC = Nacido en el EPS similar
 
Nombre de la entidad anteriorNombre de la última entidad donde se encontraba el cotizante, o de la cual se traslada50  
Código de la entidad anteriorCódigo de la última entidad donde se encontraba el cotizante, o de la cual se traslada6 Según la determinada por la Superintendencia Nacional de Salud
Datos adicionales del trabajador dependiente
Identificación del empleador    
Tipo de identificaciónTipo de identificación del empleador3Tabla referencia: 
   CC = Cédula de ciudadanía
CE = Cédula de extranjería
NIT = Número de identificación tributaria
 
Número de identificaciónNúmero de identificación del empleador12  
Identificación territorial donde labora    
Código departamentoCódigo del departamento donde labora2 Tabla de división político administrativa-DANE
Código municipioCódigo del municipio donde labora3 Tabla de división político administrativa-DANE
Fecha de ingreso a la empresaFecha de ingreso a la empresa10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA
Ingreso base de cotizaciónValor del ingreso base de cotización8 Sin decimales, con aproximación al múltiplo de mil más cercano. Si el cotizante es clasificado mixto, debe registrar la suma de los diferentes ingresos. En la base de datos debe mantener por separado cada concepto.
Datos adicionales del trabajador independiente
Código de la actividad económicaCódigo de la actividad económica del trabajador4  
Identificación territorial donde labora    
Código departamentoCódigo del departamento donde labora2Tabla de división político administrativa-DANE 
 Código del municipio donde labora3Tabla de división político administrativa-DANE 
ZonaIdentificación de la zona donde labora1U = Urbana
R = Rural
 
Nivel educativoRegistra el máximo nivel de escolaridad alcanzado1Tabla de referencia:
1 = Ninguno
2 = Primaria
3 = Secundaria
4 = Superior
5 =Especialización
 
Último año aprobadoDe acuerdo al nivel escolaridad, registrar el último año aprobado1  
Posición ocupacionalIdentificador para determinar si el trabajador tiene empleados a cargo o trabajador por cuenta propia1P = Patrón/Empleador
T = Trabajador por cuenta propia
 
Vivienda propiaIdentificador para determinar si posee vivienda propia, independiente que la habite1S = Si
N = No
 
Tamaño de la empresaRegistrar para los empleadotes, según el número de empleados11 = 1 empleado
2 = 2 a 9 empleados
3 = 10 o más empelados
 
Base de cotizaciónRegistrar el valor de la base de cotización estimado pro al EPS o similar8  
Valor de la cotización mensualRegistrar el valor de la cotización mensual estimado por la EPS o similar8  
Datos adicionales del pensionado    
Entidad que tiene a cargo la pensiónNombre de la entidad que le paga la pensión30  
Mesada pensionalValor correspondiente al monto de la pensión mensual8  
Ingresos adicionalesRegistre el valor de otros ingresos8  

2. Información del beneficiario y del adicional.

(Se refiere al cotizante dependiente definido en el artículo 40 del Decreto 806 de 1998).

DatosDescripciónLong.Valor permitidoObservación
Tipo de identificaciónTipo de identificación del beneficiario adicional3Tabla referencia:
CC = Cédula de ciudadanía
CE = Cédula de extranjería
PA = Pasaporte
TI = Tarjeta identidad
RC = Registro Civil
 
Número de identificaciónNúmero de identificación, según el tipo de identificación15  
Primer apellidoPrimer apellido, según el documento de identificación50  
Segundo apellidoSegundo apellido, según el documento de identificación50  
Primer nombrePrimer nombre según el documento de identificación30  
Segundo nombreSegundo nombre según el documento de identificación30  
Fecha de nacimientoFecha de nacimiento del beneficiario o adicional10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD / MM / AAAA
SexoIdentificador del sexo1M = Masculino
F = Femenino
 
Incapacidad para laborarIdentificador para determinar si la incapacidad es permanente o no1S = Si
N = No
 
Tipo de discapacidadIdentificador para identificar el tipo de discapacidad1F = Física
M= Mental
S = Sensorial
N = Sin discapacidad
 
Referencia habitual (1)
Código departamentoCódigo del departamento donde reside el beneficiario o adicional2 Tabla de división político administrativa - DANE
Código municipioCódigo del municipio donde reside el beneficiario o adicional3 Tabla de división político administrativa - DANE

(1) Esta información es la misma registrada para el cotizante si reside en el mismo sitio. Si es diferente actualizar por novedades.

DatoDescripciónLong.Valor permitidoObservación
Nombre de la localidadNombre del área donde reside el beneficiario adicional50 Si reside en el área urbana, anotar el nombre del barrio.
Si reside en el área rural, anotar el nombre de vereda, corregimiento, caserío, inspección de policía o resguardo indígena
ZonaIdentificador de la zona donde reside el beneficiario o adicional1U = Urbana
R = Rural
 
DirecciónDirección donde reside el beneficiario o adicional50  
TeléfonoTeléfono del beneficiario o adicional15  
Datos de afiliación
Fecha de afiliación al sistema general de seguridad social en saludFecha en la cual el beneficiario o adicional se afilió por primera vez a una EPS-ARS o similar10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA
Fecha de afiliación a la entidadFecha de afiliación del beneficiario o adicional a la EPS o similar10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA
Identificador del beneficiario o adicionalIdentificador para determinar si el afiliado es beneficiario o adicional1B = Beneficiario
A = Adicional
 
Identificador de beneficiario cotizanteIdentificador para determinar si el beneficiario es cotizante1S = Si
N = No
 
Clase de afiliaciónIndicador par deterinar si la afiliación esp por primera vez en el sistema, o so es por traslado2NV = Nuevo en el sistema
TC = Traslado de otra EPS o similar
TS = Traslado del régimen subsidiado
NC = Nacido en el EPS o similar
 
Nombre de la entidad anteriorNombre de la última entidad donde se encontraba el cotizante, o de la cual se traslada.50  
Código de la entidad anteriorCódigo de la última entidad donde se encontraba el cotizante, o de la cual se traslada6 Según la codificación determinada por la Superintendencia Nacional de Salud
Relación con el cotizante principal
Tipo de identificaciónTipo de identificación del cotizante3Tabla de referencia:
CC = Cédula de ciudadanía
CE = Cédula de extranjería
PA = Pasaporte
TI = Tarjeta de identidad
RC = Registro Civil
 
Identificación del cotizanteNúmero de identificación del cotizante15  
Relación del beneficiarioRelación del beneficiario con el cotizante1C = Cónyuge o compañero(a) permanente
H = Hijo
P = Padre o madre
 
Relación del adicionalRelación del adicional con el cotizante11 = Primer grado de consanguinidad.
2 = Primer grado de consanguinidad.
3 = Primer grado de consanguinidad.
4 = Otro menor de 12 años
 

(Nota: Derogada por la Resolución 890 de 2002 artículo 14 del Ministerio de Salud).

CAPÍTULO IV.

Tipo, formato y codificación de los datos del régimen subsidiado

ART. 12.—Las administradoras del régimen subsidiado mantendrán actualizados y a disposición de los organismos de dirección, vigilancia y control y de los departamentos, distritos y municipios, los datos de los afiliados al régimen subsidiado de acuerdo con el siguiente formato y codificación:

Información del beneficiario cabeza de familia

DatoDescripciónLongitudValor permitidoObservación
Datos personales
Tipo de identificaciónTipo de identificación del afiliado3Tabla de referencia:
CC = Cédula de ciudadanía
TI = Tarjeta de identidad
RC = Registro Civil
ASI = Adulto sin identificación
MSI = Menor sin identificación
 
Número de identificaciónNúmero de identificación, según el tipo de identificación15 Si el afiliado es menor sin identificación, se le asignará el número del documento de identificación de la madre si existe, o en su defecto el del beneficiario cabeza de familia, agregándole un guión y un número consecutivo, empezando en uno (1) según el número de menores.
Si es un adulto sin identificación, asignar el código del dpto, más código del municipio, y el número del sisbén.
Para el caso de la población especial de menores abandonados, indigentes, indígenas, se asignará el código del depto, más código del municipio, más el indicador de población (l para indígena, D para indigente y A para menor abandonado), más el secuencial asignado.
Primer apellidoPrimer apellido50  
Segundo apellidoSegundo apellido50  
Primer nombrePrimer nombre30  
Segundo nombreSegundo nombre30  
Fecha de nacimientoFecha de nacimiento10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA.
SexoIdentificador del sexo1M = Masculino
F = Femenino
 
Grupo étnicoIdentificador para determinar si pertenece a una población específica1A = Afrocolombiano
l = Indígena
N = No aplica
 
Nivel SisbenIdentificador del nivel asignado por el Sisben11 = Nivel 1
2 = Nivel 2
3 = Nivel 3
N = No aplica
Registrar no aplica para los grupos de población de menores abandonados, indígenas e indigentes.
Número ficha SisbenNúmero de la ficha asignado por el Sisben10  
Fecha de ficha del Sisben 10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA
Puntaje SisbenPuntaje asignado por la calificación del Sisben3  
Tipo de discapacidadIdentificador para determinar el tipo de discapacidad1F = Física
M = Mental o psíquica
S = Sensorial
N = Sin discapcidad
 
Residencia habitual    
Código departamentoCódigo del departamento donde reside2 Tabla de división político administrativa - DANE
Código municipioCódigo del municipio donde reside3 Tabla de división político administrativa - DANE
Nombre de la localidadNombre del área donde reside50 Si reside en el área urbana, anotar el nombre del barrio. Si reside en el área rural, anotar el nombre de vereda, corregimiento, caserío, inspección de policía o resguardo indígena.
ZonaIdentificador de la zona donde reside1U = Urbana
R = Rural
 
DirecciónDirección donde reside50  
TeléfonoTeléfono15  
Datos de la afiliación    
Fecha de afiliación al sistema general de seguridad social en saludFecha de afiliación por primera vez a una EPS-ARS similar10 El formato de la fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA.
Fecha de afiliación a la ARSFecha de afiliación a la ARS.10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA.
CarnetizaciónIdentificador para determinar si el beneficiario es carnetizado1S = Si
N = No
 
Fecha de entrega del carnéFecha en la cual se le entregó el carné10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA
Clase de afiliaciónIndicador para determinar si la afiliación es por primera vez en el sistema, o si es por traslado.2NV = Nuevo en el sistema
TC = Traslado del régimen contributivo
TS = Traslado de otra ARS
NC = Nacido en la ARS
 
Nombre de la entidad anteriorNombre de la EPS-ARS o similar de donde se traslada50  
Código de la entidad anteriorCódigo de la última entidad donde se encontraba el beneficiario cabeza de familia6 Según la codificación determinada por la Superintendencia Nacional de Salud

2. Información de beneficiarios integrantes del grupo familiar

DatoDescripciónLongitudValor permitidoObservación
Datos personales
Tipo de identificaciónTipo de identificación del afiliado3Tabla de referencia
CC = Cédula de ciudadanía
TI = Tarjeta de identidad
RC = Registro Civil
ASI = Adulto sin identificación
MSI = Menor sin identificación
 
Número de identificaciónNúmero de identificación, según el tipo de identificación.15 Si el afiliado es menor sin identificación, se le asignará el número del documento de identificación de la madre si existe, o en su defecto el del beneficiario cabeza de familia, agregándole un guión y un número consecutivo, empezando en uno (1) según el número de menores.
Si es un adulto sin identificación, asignar el código del depto., más código del municipio, y el número del Sisben.
Para el caso de la población especial de menores abandonados, indigentes, indígenas, se asignará el código del depto., más código del municipio, más el indicador de población (I para indígena, D para indigente y A para menor abandonado), más el secuencial asignado.
Características personales
Primer apellidoPrimer apellido50  
Segundo apellidoSegundo apellido50  
Primer nombrePrimer nombre30  
Segundo nombreSegundo nombre30  
Fecha de nacimientoFecha de nacimiento10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA.
SexoIdentificador del sexo1M = Masculino
F = Femenino
 
Grupo étnicoIdentificador para determinar si pertenece a una población específica1A = Afrocolombiano
I = Indígena
N = No aplica
 
Información de Sisben (1)
Nivel SisbenIdentificador del nivel asignado al por el Sisben11 = Nivel 1
2 = Nivel 2
3 = Nivel 3
N = No aplica
Registrar no aplica para los grupos de población de menores abandonados, indígenas e indigentes.
Puntaje SisbenPuntaje asignado por la calificación del Sisben3  
Número ficha del SisbenNúmero de la ficha del Sisben10  
Fecha de la ficha del Sisben 10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA
Tipo de discapacidadIdentificador para determinar el tipo de discapacidad1F = Física
M = Mensual o psíquica
S = Sensorial
N = Sin discapacidad
 
Código departamentoCódigo del departamento donde reside2 Tabla de división político administrativa - DANE
Código municipioCódigo del municipio donde reside3 Tabla de división político administrativa - DANE
Nombre de la localidadNombre del área donde reside50 Si el afiliado reside en el área urbana, anotar el nombre del barrio. Si el afiliado reside en el área rural, anotar el nombre de vereda, corregimiento, caserío, inspección de policía o resguardo indígena.
ZonaIdentificador de la zona donde reside1U = Urbana
R = Rural
 
DirecciónDirección donde reside50  
TeléfonoTeléfono7  
Datos de la afiliación (1)    
Fecha de afiliación al sistema general de seguridad social en saludFecha de afiliación por primera vez a una EPS-ARS-similar10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA.
Fecha de afiliación a la ARSFecha de la afiliación a la ARS10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA
Fecha de entrega del carnéFecha en la cual se le entregó el carné10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA
Clase de afiliaciónIndicador para determinar si la afiliación es por primera vez en el sistema, o si es por traslado de una aseguradora2NV = Nuevo en el sistema
TC = Traslado del régimen contributivo
TS = Traslado de otra ARS
NC = Nacido en la ARS
 
Nombre de la entidad anteriorNombre de la EPS-ARS o similar de donde se traslada50  
Código de la entidad anteriorCódigo de la última entidad donde se encontraba afiliado6 Según la codificación determinada por la Superintendencia Nacional de Salud
Relación con el beneficiario cabeza de familia
Tipo de identificaciónTipo de identificación del beneficiario cabeza de familia3  
Número de identificaciónNúmero de identificación del beneficiario cabeza de familia15  
RelaciónRelación con el beneficiario cabeza de familia1C = Cónyuge o compañero (a) permanente
H = Hijo(a)
P = Padre o madre
O = Otro pariente
N = Otro no pariente
 

(1) Esta información es la misma registrada para el beneficiario cabeza de familia si es igual. Si es diferente actualizar por novedades.

3. Novedades de ingreso.

Las administradoras del régimen subsidiado deberán registrar las novedades de ingreso, utilizando los formatos definidos en los numerales anteriores:

1. Información del beneficiario cabeza de familia y

2. Información de beneficiarios integrantes del grupo familiar.

4. Actualización de datos y novedades de retiro, reingreso y traslado de afiliados.

Las administradoras del régimen subsidiado - ARS deberán mantener actualizada la información enunciada en los numerales anteriores, a través del sistema de registro de novedades, identificando el tipo y fecha de novedad, conservando la información histórica.

Las novedades mínimas que deben registrar son:

Código y valor

Cl =Cambio de identificación.
CR =Cambio del depto. y/o municipio de la residencia habitual.
CZ =Cambio de zona.
TA =Cambio de tipo de beneficiario (cabeza de familia u otro integrante del grupo).
CD =Declaración de discapacidad.
NS =Cambio nivel Sisben.
CS =Cambio de ficha del Sisben.
CF =Cambio de fecha de la ficha del Sisben.
IC =Pérdida de calidad de afiliado por Ingreso al régimen contributivo.
TS =Traslado a otra ARS.
RM =Retiro por muerte.
UF =Pérdida de calidad de afiliado por uso fraudulento del carné.
CE =Carnetizado.
DA =Retiro por doble afiliación

Esta lista de novedades deberá ser adicionada con otras novedades requeridas para mantener actualizada la información de los afiliados.

(Nota: Derogada por la Resolución 890 de 2002 artículo 14 del Ministerio de Salud).

CAPÍTULO V

Flujo información del régimen contributivo

ART. 13.—Las entidades promotoras de salud, EPS o las que se asimilen, deberán remitir los archivos con la información de todos sus afiliados, al Ministerio de Salud —administrador fiduciario del fondo de solidandad y garantía—, en medio magnético, según las especificaciones que se describen a continuación.

Las entidades promotoras de salud, EPS o las que se asimilen, deberán remitir copia de los mismos archivos a los departamentos, distritos y municipios, con la información correspondiente a sus afiliados residentes en la respectiva jurisdicción, en medio magnético, de acuerdo con las especificaciones que se describen a continuación.

1. Archivo maestro:

Nombre del archivo: MCCÓDIGOEPSDDMMAAAA donde:

MC: Maestro contributivo (2 dígitos)

CÓDIGOEPS: Código de la entidad promotora de salud o similar, asignado por la Superintendencia Nacional de Salud (6 dígitos) DDMMAAAA: A partir del 9º dígito, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA. No utilizar ningún tipo de separador.

Este archivo contiene tres (3) tipos de registro:

Registro de identificación y control general. Este es el primer registro del archivo e irá en el primer volumen de los medios magnéticos que contengan el archivo.

• Registro de identificación y control por volumen. Este es el segundo registro del primer volumen de los medios magnéticos que contengan el archivo y el primero de los subsiguientes.

Registros de datos. Son los registros que siguen al registro de identificación y control por volumen y contienen la información de los afiliados. Se remitirá un archivo maestro para cotizantes y otro para beneficiarios y adicionales.

El número total de registros por cada volumen no debe superar el 80% de la capacidad total del medio magnético.

Diseño del registro de identificación y control general

DatoDescripciónLong.Valor permitidoObservación
Código de la EPS o similarCódigo de la EPS o similar6Tabla de aseguradorasSegún la codificación determinada por la Superintendencia Nacional de Salud.
Fecha inicialFecha inicial del período de la información10 Formato, día, mes, año DD/MM/AAAA.
Fecha finalFecha final del período de la información10 Formato, día, mes, año, DD/MMM/AAAA.
Total de registrosTotal de registros de datos del envío   
Total de volúmenesNúmero de volúmenes por envío   
Código de la EPS o similarCódigo de la EPS o similar6 Según la codificación determinada por la Superintendencia Nacional de Salud
Fecha inicialFecha inicial del período de la información10 Formato: día, mes, año, DD/MM/AAAA
Fecha finalFecha final del período de la información10 Formato: día, mes, año, DD/MM/AAAA
Tipo de maestroIdentificador para determinar si la información corresponde al maestro de cotizantes o beneficiarios y adicionales11 = Cotizantes 
Total de registrosTotal de registros de datos en el volumen   

Diseño de los registros de datos: maestro de cotizantes

DatoDescripciónLong.Valor permitidoObservación
Código de la EPS o similarCódigo de la EPS o similar6  
Tipo de identificaciónTipo de identificación del afiliado3  
Número de identificaciónNúmero de identificación según el tipo de identificación15  
Fecha de nacimientoFecha de nacimiento del cotizante10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA.
SexoIdentificador del sexo del cotizante1M = Masculino
F = Femenino
 
Tipo de discapacidadIdentificador para determinar el tipo de discapacidad1F = Física
M = Mental o psíquica
S = Sensorial
N = Sin discapacidad
 
Tipo de identificación del cónyugeTipo de identificación del cónyuge o compañero (a) permanente3  
Número de identificación del cónyugeNúmero de identificación según el tipo de identificación15  
Cónyuge cotizanteIdentificador para determinar si el cónyuge o compañero (a) permanente es cotizante1S = Si
N = No
 
Código departamentoCódigo del departamento donde reside el cotizante2  
Código municipioCódigo del municipio donde reside el cotizante3  
ZonaIdentificador de la zona donde reside el cotizante1U = Urbana
R = Rural
 
Tipo de cotizanteIndicador para determinar el tipo de vinculación laboral del cotizante1D = Dependiente
I = Independiente
P = Pensionado
M = Mixto
 
Fecha de afiliación al sistema general de seguridad social en saludFecha en la cual el cotizante se afilió por primera vez a una EPS-ARS o similar10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA.
Fecha de afiliación a la EPS o similarFecha a la afiliación del cotizante a la EPS o similar10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA.
Clase de afiliaciónIndicador para determinar si la afiliación es por primera vez en el sistema, o si es por traslado2NV = Nuevo en el sistema
TC = Traslado de otra EPS o similar
TS = Traslado del régimen subsidiado
NC = Nacido en la EPS o similar
 
Nombre de la entidad anteriorNombre de la última entidad donde se encontraba el cotizante, o de la cual se traslada50  
Código de la entidad anteriorcódigo de la última entidad donde se encontraba el cotizante, o de la cual se traslada6Según la codificación determinada por la Superintendencia Nacional de Salud. 
Ingreso base de cotizaciónValor del ingreso base de cotización8Sin decimales, con aproximación al múltiplo de mil más cercano.
Si el cotizante es clasificado mixto, debe registrar la suma de los diferentes ingresos.
 

Diseño de los registros de datos: maestro de beneficiarios y adicionales

DatoDescripciónLong.Valor permitidoObservación
Código de la EPS o similarCódigo de la EPS o similar6  
Tipo de identificaciónTipo de identificación del afiliado3  
Número de identificaciónnúmero de identificación según el tipo de identificación15  
Tipo identificación del cotizanteTipo de identificación del cotizante3  
Número identificaciónNúmero de identificación del cotizante15  
Fecha de nacimientoFecha de nacimiento del beneficiario o adicional10 El formato de fecha debe ser día/mes/año DD/MM/AAAA.
Sexoidentificador del sexo1M = Masculino
F = Femenino
 
Incapacidad para laboraridentificador para determinar si la incapacidad es permanente o no1S= SI
N= No
 
Tipo de discapacidadidentificador para determinar el tipo de discapacidad1F = Física
M = Mental o síquica
S = Sensorial
N = Sin discapacidad
 
Código departamentoCódigo del departamento donde reside2  
Código municipioCódigo del municipio donde reside3  
ZonaIdentificador de la zona donde reside1U= Urbana
R= Rural
 
Fecha de afiliación al sistema general de seguridad social en saludFecha en la cual el beneficiario o adicional se afilió por primera vez a una EPS ARS o similar10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA.
Fecha de afiliación a la EPS o similarFecha de la afiliación del beneficiario adicional a la EPS o similar10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA.
Identificador de beneficiario o adicionalidentificador para determinar si el afiliado es beneficiario o adicional1B= beneficiario
I = Independiente
 
Clase de afiliaciónIndicador para determinar si la afiliación es por primera vez en el sistema, o si es por traslado2NV = Nuevo en el sistema
TC = Traslado de otra EPS o similar.
TS = Traslado del régimen subsidiado
NC = Nacido en la EPS o similar.
 
Nombre de la entidad anteriorNombre de la última entidad donde se encontraba o de la cual se traslada.50  
Código de la entidad anteriorCódigo de la última entidad donde se encontraba o de la cual se traslada.  Según la codificación determinada por la Superintendencia Nacional de Salud.

2. Archivo novedades

Nombre del archivo NCCÓDIGOEPSDDMMAAAA donde:

NC Novedades contributivo (2 dígitos)

Código EPS: código de la entidad promotora de salud o similar, asignado por la Superintendencia Nacional de Salud (6 dígitos).

DDMMAAAA: A partir del 9º dígito, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA. No utilizar ningún tipo de separador.

Este archivo contiene tres (3) tipos de registro:

• Registro de identificación y control general. Este es el primer registro del archivo e irá en el primer volumen de los medios magnéticos que contengan el archivo.

• Registro de identificación y control por volúmenes. Este es el segundo registro del primer volumen de los medios magnéticos que contengan el archivo y el primero de los subsiguientes.

• Registros de datos. Son los registros que siguen al registro de identificación y control por volumen y contienen la información de novedades de los afiliados clasificadas en dos tipos: de ingreso y de actualización de datos y novedades de traslado, suspensión y desafiliación.

El número total de registros por cada volumen no debe superar el 80% de la capacidad total del medio magnético.

Diseño del registro de identificación y control general.

DatoDescripciónLong.Valor permitidoObservación
Código de la EPS o similarCódigo de la EPS o similar6 Según la codificación determinada por la Superintendencia Nacional de Salud.
Fecha inicialFecha inicial del período de la información10 Formato día, mes año. DD/MM/AAAA
Fecha finalFecha final del período de la información10 Formato, día mes, año, DD/MM/AAAA
Total de registrosTotal de registro de datos del envío   
Total de volúmenesNúmero de volúmenes por envío   
Código de la EPS o similarCódigo de la EPS o similar6 Según la codificación determinada por la Superintendencia Nacional de Salud.
Fecha inicialFecha inicial del período de la información10 Formato día, mes año DD/MM/AAAA
Fecha finalFecha final del período de la información10 Formato, día, mes, año DD/MM/AAAA
Tipo de novedadIdentificador para determinar el tipo de novedad1 I = ingreso
O = otras
Total de registrosTotal de registros de datos en el volumen   

Diseño del registro de datos de novedades de ingreso

El diseño del registro para reportar la novedades de ingreso, debe ser igual al diseño de los registros de datos: Maestro de cotizantes y maestro de beneficiarios y adicionales.

Diseño del registro de actualización de datos y novedades de traslado, suspensión y desafiliación

Se debe diligenciar un registro por cada tipo de novedad.

DatoDescripciónLong.Valor permitidoObservación
Código de la EPS o similarCódigo de la EPS o similar6  
Tipo de identificaciónTipo de identificación del afiliado3  
Número de identificaciónNúmero de identificación del afiliado15  
Tipo de novedadIdentificador que permite establecer el tipo de novedad2Tabla de referencia
CI = cambio de documento de identificación.
CR = cambio del depto, o municipio de la residencia habitual
CZ = Cambio de zona
TA = Cambio de tipo de afiliado
CC = Cambio de tipo de cotizante
CD = declara discapacidad
TC = Traslado a otra EPS o similar
TS = traslado al régimen subsidiado
RM = Retiro por muerte
RI = Reingreso antes de 6 meses
ND = dejó de ser dependiente económicamente
SD = paso a ser dependiente económicamente.
NE = Dejó de ser estudiante de tiempo completo, depende económicamente y paga UPC adicional
SE = pasó a ser estudiante de tiempo completo y depende económicamente
IP = Declara incapacidad permanente y depende económicamente.
SU = suspensión
DS = Desafiliación
DA = Retiro por doble afiliación.
 
Nuevo valorDependiendo del tipo de novedad, diligenciar el valor de la nueva variable18 Si CI, cambio, de documento, diligenciar tipo (3) y número (15).
Si CR, registrar tanto el departamento (2) como el municipio (3).
Si TA, registrar
C = cotizante,
B = beneficiario,
A = adicional, si CC registrar,
I = independiente,
D = Dependiente,
P = Pensionado,
M = Mixto, si CD, registrar
F = física,
M = Mental o psíquica,
S = sensorial,
N = Sin discapacidad.
Si no aplica, registrar NA. Si TC o TS registrar el código de la entidad
FechaFecha de la novedad10 El formato debe ser día/mes/año DD/MM/AAAA

(Nota: Derogada por la Resolución 890 de 2002 artículo 14 del Ministerio de Salud).

ART. 14.—(Modificado).* Fechas de entrega de los archivos.

Archivo maestro (cotizantes-beneficiarios adicional). Las Entidades Promotoras de Salud -EPS o las que se asimilen, entregarán anualmente, al Ministerio de Salud-administrador fiduciario del fondo de solidaridad y garantía y a los departamentos, distritos y municipios, el archivo maestro de afiliados, con corte a 31 de diciembre, el décimo día hábil del mes de enero.

Archivo novedades. Las entidades promotoras de salud-EPS o las que se asimilen, entregarán el archivo de las novedades mensualmente, al Ministerio de Salud -administrador fiduciario del fondo de solidaridad y garantía, en la fecha definida para la declaración de adición, el primer día hábil del mes siguiente.

Las entidades promotoras de salud-EPS o las que se asimilen, entregarán el archivo de novedades a los departamentos, distritos y municipios bimestralmente, correspondiente a los afiliados residentes en su respectiva jurisdicción al final de los siguientes bimestres: 1º de octubre a 30 de noviembre; 1º de diciembre a 31 de enero; 1º de febrero a 31 de marzo, 1º de abril a 30 de mayo, 1º de junio a 31 de julio 1º de agosto a 30 de septiembre, en la fecha definida para la declaración de adición, el primer día hábil del mes siguiente.

PAR. 1º—El primer archivo maestro contendrá la información de los afiliados al 30 de septiembre de 1998, y éste será remitido el décimo día hábil del mes de octubre. La entrega de novedades será a partir del mes de noviembre de 1998 y se normalizará el envío de la información a partir del mes de enero de 1999.

PAR. 2º—Este mecanismo de envío de los archivos, será utilizado hasta tanto no se cuente con la tecnología para su acceso directo.

*(Nota: Modificado por la Resolución 4490 de 1998 artículo 1º del Ministerio de Salud).

(Nota: Derogada por la Resolución 890 de 2002 artículo 14 del Ministerio de Salud).

CAPÍTULO Vl

Flujo de información del régimen subsidiado

ART. 15.—Las administradoras del régimen subsidiado, ARS, deberán remitir a los departamentos, distritos y municipios, según sea el caso, los siguientes archivos en medio magnético:

1. Archivo maestro:

Nombre del archivo: MSCÓDIGOARSDDMMAAAA donde:

MS: Maestro subsidiado (2 dígitos)

CÓDIGOARS: Código de la administradora del régimen Subsidiado, asignado por la Superintendencia Nacional de Salud (6 dígitos)

DDMMAAAA: A partir del 9º dígito, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA. No utilizar ningún tipo de separador.

Este archivo contiene tres (3) tipos de registro:

• Registro de identificación y control general. Este es el primer registro del archivo e ira en el primer volumen de los medios magnéticos que contengan el archivo.

Registro de Identificación y control por volumen. Este es el segundo registro del primer volumen de los medios magnéticos que contengan el archivo y el primero de los subsiguientes.

• Registros de datos. Son los registros que siguen al registro de identificación y control por volumen y contienen la información de los afiliados.

El número total de registros por cada volumen no debe superar el 80% de la capacidad total del medio magnético.

Diseño del registro de identificación y control general

Dato DescripciónLong.Valor permitidoObservación
Código de la ARSCódigo de la ARS6 Según la codificación determinada por la Superintendencia Nacional de Salud
Fecha inicialFecha inicial del contrato10 Formato día, mes, año DD/MM/AAAA
Fecha finalFecha final del contrato10 Formato día, mes, año, DD/MM/AAAA
Código depto.Departamento al cual pertenece el municipio2  
Código municipioMunicipio con el que tiene contrato la ARS3  
Número del contrato 15  
Fecha del contrato 10 Formato día, mes, año DD/MM/AAAA
Total del registroTotal de registro de datos del envío   
Total de volúmenesNúmero de volúmenes por envío   

Diseño del registro de identificación y control por volumen

Dato DescripciónLong.Valor permitidoObservación
Código de la ARSCódigo de la ARS6 Según la codificación determinada por la Superintendencia Nacional de Salud.
Fecha inicialFecha inicial del contrato10 Formato día, mes, año DD/MM/AAAA
Fecha finalFecha final del contrato10 Formato día, mes, año DD/MM/AAAA
Código depto.Departamento al cual permanece el municipio2  
Código municipioMunicipio con el que tiene contrato la ARS3  
Número del contrato 15  
Fecha del contrato 10 Formato día, mes año, DD/MM/AAAA
Total de registrosTotal de registros de datos en el volumen   

Diseño de los registros de datos - maestro

Dato DescripciónLong.Valor permitidoObservación
Código de la ARSCódigo de la ARS6  
Tipo de identificaciónTipo de identificación del afiliado3  
número de identificaciónNúmero de identificación del afiliado15  
Tipo de identificación cabeza de familiaTipo de identificación del cabeza de familia, para cuando el registro corresponda a otro integrante del grupo3 Si es cabeza de familia, registrar nuevamente el tipo de identificación.
Número de identificación cabeza de familiaNúmero de identificación del cabeza de familia para cuando el registro corresponda a otro integrante del grupo15 Si es cabeza de familia, registrar nuevamente el número de identificación.
Primer apellidoPrimer apellido50  
Segundo apellidoSegundo apellido50  
Primer nombrePrimer nombre30  
Segundo nombreSegundo nombre30  
Fecha de nacimientoFecha de nacimiento del afiliado10 El formato de fecha debe ser día/mes/año; DD/MM/AAAA.
SexoIdentificador del sexo de afiliado1M = Masculino
F = Femenino
 
Grupo étnicoIdentificador para determinar si el afiliado pertenece a una población específica1A = Afrocolombiano
I = Indígena
N = No aplica
 
Código departamentoCódigo del departamento donde reside el afiliado2  
Código municipioCódigo del municipio donde reside el afiliado3  
ZonaIdentificador de la zona donde reside el afiliado1U = Urbana
R= Rural
 
Fecha de afiliación al sistema general de seguridad social en saludFecha en la cual el afiliado se afilió por primera vez a una EPS ARS o similar10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA
Fecha de afiliación a la ARSFecha de la afiliación a la ARS10 El formato de fecha debe ser día/mes/año, DD/MM/AAAA
Tipo de afiliadoIndicador para determinar el tipo de afiliado11 = Cabeza de familia
2 = otro miembro del grupo familiar
 
Nivel SisbenIdentificador del nivel asignado al afiliado por Sisben11 = nivel 1
2 = nivel 2
3 = nivel 3
N = No aplica
Registrar no aplica para los grupos de población de menores abandonados, indígenas e indigentes.
Tipo de discapacidadIdentificador para determinar el tipo de discapacidad1F = física
M = mental o psíquica
S = sensorial
N = sin discapacidad
 
Clase de afiliaciónIndicador para determinar si la afiliación es por primera vez en el sistema, o si es por traslado2NV = nuevo en el sistema TC = traslado del régimen contributivo TS = traslado de otra ARS NC = nacido en la ARS. 

2. Archivo novedades.

Nombre del archivo NSCÓDIGOARSDDMMAAAA donde:

NS: Novedades subsidiado (2 dígitos)

CÓDIGOARS: Código de la administradora del régimen subsidiado asignado por la Superintendencia Nacional de Salud (6 dígitos).

DDMMAAAA: A partir del 9º dígito, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA No utilizar ningún tipo de separador.

Este archivo contiene tres (3) tipos de registro:

• Registro de identificación y control general. Este es el primer registro del archivo e irá en el primer volumen de los medios magnéticos que contengan el archivo.

• Registro de identificación y control por volumen. Este es el segundo registro del primer volumen de los medios magnéticos que contenga el archivo y el primero de los subsiguientes.

• Registros de datos. Son los registros que siguen al registro de identificación y control por volumen y contienen la información de novedades de los afiliados, clasificadas en dos tipos: de ingreso y de actualización de datos y novedades de retiro, reingreso y traslado.

El número total de registros por cada volumen no debe superar el 80% de la capacidad total del medio magnético.

Diseño del registro de identificación y control general

Dato DescripciónLong.Valor permitidoObservación
código de la ARSCódigo de la ARS6  
Fecha inicialFecha inicial del período de la información10 Formato día, mes, año, DD/MM/AAAA
Fecha finalFecha final del período de la información10 Formato día, mes, año DD/MM/AAAA
Código depto.Departamento al cual pertenezca el municipio2  
código municipioMunicipio con el que tiene contrato la ARS3  
Número del contrato 15  
Número stickerNúmero asignado al contrato por el Ministerio de Salud10  
Fecha del contrato 10 Formato: día, mes, año, DD/MM/AAAA.
Total de registrosTotal de registro de datos del envío   
Total de volúmenesNúmero de volúmenes por envío   

Diseño de registro de identificación y control por volumen

Dato DescripciónLong.Valor permitidoObservación
Código de la ARSCódigo de la ARS6  
Fecha inicialFecha inicial del período de la información10 Formato: Día, mes, año, DD/MM/AAAA
Fecha finalFecha final del período de la información10 Formato: Día, mes, año, DD/MM/AAAA
Código departamentoDepartamento al cual pertenece el municipio10  
Código municipioMunicipio con el que tiene contrato la ARS3  
Número del contrato 15  
Número StickerNúmero asignado al contrato por el Ministerio de Salud10  
Fecha del contrato 10 Formato: Día, mes, año. DD/MM/AAAA.
Tipo de novedadIdentificador del tipo de novedad1I = ingreso
O = otras
 
Total de registros   Total de registros de datos en el volumen

Diseño de los registros de datos de novedades de ingreso

El diseño del registro para reportar las novedades de ingreso, debe ser igual al diseño de los registros de datos: maestro.

Diseño de los registros de actualización de datos y novedades de retiro, reingreso y traslado

Se debe diligenciar un registro por cada tipo de novedad.

Dato DescripciónLong.Valor permitidoObservación
Código de la ARScódigo de la ARS6  
Tipo de identificaciónTipo de identificación del afiliado3  
Número de identificaciónNúmero de identificación del afiliado15  
Tipo de novedadIdentificador que permite establecer el tipo de novedad del afiliado1Tabla de referencia
CI= Cambio de identificación
CR= Cambio del depto y/o municipio de la residencia habitual.
CZ= Cambio de zona
TA= Cambio de tipo de beneficiario (cabeza de familia u otro integrante del grupo).
CD= declaración de discapacidad
NS= Cambio nivel Sisben
CS= Cambio de ficha del Sisben
CF= Cambio de fecha de la ficha del Sisben
IC= Pérdida de calidad de afiliado por ingreso al régimen contributivo
TS= Traslado a otra ARS
RM= Retiro por muerte
UF= pérdida de calidad de afiliado por uso fraudulento del carnet.
CE= Carnetizado
DA= retiro por doble afiliación.
 
Nuevo valorDependiendo del tipo de novedad, diligenciar el valor de la nueva variable.18 Si Cl, cambio de documento, diligenciar tipo (3) y número (15).
Si CR, registrar tanto el depto, como el municipio receptor (5).
Si TA, registrar 1 = Cabeza de familia 2 = Otro integrante
Si CD, registrar F = Física M = Mental o psíquica, S = Sensorial N = sin discapacidad
Si NS, diligenciar el nivel: 1 = nivel 1, 2 = nivel 2,3 nivel 3 y N = No aplica
Si CS y CF registrar la ficha y la fecha
Si TS registrar el código de la ARS
Si no aplica, registrar NA.
FechaFecha de la novedad10 El formato debe ser Día/Mes/Año; DD/MM/AAAA

(Nota: Derogada por la Resolución 890 de 2002 artículo 14 del Ministerio de Salud).

ART. 16.—Fechas de entrega de los archivos.

Archivo maestro. Las administradoras del régimen subsidiado, ARS, remitirán el archivo maestro de sus afiliados, al municipio o a los distritos, en las fechas establecidas en el Acuerdo 77 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud.

Los municipios y los distritos remitirán copia del archivo maestro de sus afiliados al Ministerio de Salud, dirección general de seguridad social, anexo a los contratos suscritos del régimen subsidiado para cada período. Copia adicional será remitida al departamento en las mismas fechas.

La dirección general de seguridad social remitirá este archivo al administrador fiduciario del fondo de solidaridad y garantía, para la conformación de la respectiva base de datos.

Archivo novedades. Las administradoras del régimen subsidiado, ARS, entregarán el archivo de novedades, bimestralmente al municipio o distrito dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a la fecha de corte de los siguientes bimestres: 1º de octubre a 30 de noviembre; 1º de diciembre a 31 de enero; 1º de febrero a 31 de marzo, 1º de abril a 30 de mayo, 1º de junio a 31 de julio; 1º de agosto a 30 de septiembre.

Los municipios y distritos remitirán el archivo de novedades al Ministerio de Salud-administrador del fondo de solidaridad y garantía bimestralmente, el décimo quinto día hábil siguiente a la terminación de los mismos bimestres. Copia adicional será remitida al departamento en las mismas fechas.

PAR. 1º—Este mecanismo de envío de los archivos, será utilizado hasta tanto no se cuente con la tecnología para su acceso directo.

(Nota: Derogada por la Resolución 890 de 2002 artículo 14 del Ministerio de Salud).

CAPÍTULO VII

Especificaciones tecnológicas para la remisión de información

ART. 17.—Medios. La información debe presentarse en medio magnético. Los siguientes son los formatos tecnológicos de los medios aceptados:

a) CD-ROM, de 74 min., 650 megabytes;

b) Cartridges, de 750 pies, 400 megabytes con compresión a 800, tipo minicartridges, y

c) Disquetes: de 3.5, alta densidad.

PAR.—El Ministerio de Salud informará los cambios a estos estándares, de acuerdo a la disponibilidad tecnológica.

(Nota: Derogada por la Resolución 890 de 2002 artículo 14 del Ministerio de Salud).

ART. 18.—Características de formato. Los archivos deben ser tipo texto y deben cumplir con la siguientes especificaciones técnicas:

• Todos los datos deben ser grabados en el archivo plano, como alfanuméricos.

• El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin.

• El fin de registro debe ser el carácter “enter”.

• No debe venir ningún campo sin información. Si no aplica, registrar NA, si no está predefinido.

(Nota: Derogada por la Resolución 890 de 2002 artículo 14 del Ministerio de Salud).

CAPÍTULO VlIl.

Aspectos administrativos para la remisión de información

ART. 19.—Los medios magnéticos deberán entregarse acompañados de una certificación del representante legal de la entidad remitente, la cual garantiza que la información remitida es veraz, y ha sido validada y verificada.

(Nota: Derogada por la Resolución 890 de 2002 artículo 14 del Ministerio de Salud).

ART. 20.—El Ministerio de Salud devolverá los medios magnéticos si son ilegibles, presentan defectos físicos o no cumplen con lo establecido en los capítulos V, Vl y VIl.

(Nota: Derogada por la Resolución 890 de 2002 artículo 14 del Ministerio de Salud).

ART. 21.—A las instituciones a las que se les haya devuelto los medios magnéticos por cualquiera de las causales enunciadas en el numeral anterior, tendrán un período máximo de diez (10) días hábiles para entregar la información corregida de acuerdo con las instrucciones impartidas por el administrador fiduciario del fondo de solidaridad y garantía, en el caso del régimen contributivo y por la dirección general de seguridad social, en el caso del régimen subsidiado.

(Nota: Derogada por la Resolución 890 de 2002 artículo 14 del Ministerio de Salud).

ART. 22.—Los organismos de dirección, vigilancia y control, los departamentos, distritos y municipios, las entidades promotoras de salud, EPS, las entidades administradoras del régimen subsidiado, ARS y las que se asimilen, deberán responder por la reserva, custodia y conservación de los datos de afiliación que generen y usen.

(Nota: Derogada por la Resolución 890 de 2002 artículo 14 del Ministerio de Salud).

ART. 23.—En consideración con la importancia de la información de afiliación para el funcionamiento y la proyección del sistema general de seguridad social en salud, la no entrega oportuna o la no veracidad de la información, acarreará las sanciones establecidas en el artículo 173 de la Ley 100.

(Nota: Derogada por la Resolución 890 de 2002 artículo 14 del Ministerio de Salud).

CAPÍTULO IX.

Disposiciones finales

ART. 24.—Las entidades territoriales realizarán la verificación y cruce de la información entre los afiliados del régimen contributivo y del régimen subsidiado en su ámbito territorial, con el objeto de evitar la doble afiliación y realizar la vigilancia y control que les corresponden.

(Nota: Derogada por la Resolución 890 de 2002 artículo 14 del Ministerio de Salud).

ART. 25.—Plazo para la aplicación de estas disposiciones. Las instituciones contaran con un plazo de tres (3) meses, a partir de la fecha de expedición de esta resolución, para dar cumplimiento a lo establecido en este acto administrativo.

(Nota: Derogada por la Resolución 890 de 2002 artículo 14 del Ministerio de Salud).

ART. 26.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Santafé de Bogotá, D.C., a 23 de junio de 1998.

(Nota: Derogada por la Resolución 890 de 2002 artículo 14 del Ministerio de Salud).

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