RESOLUCIÓN 2397 DE 2006 

(Junio 7)

“Por la cual se conforma el grupo interno antitrámites y atención efectiva al ciudadano, GIAA, en la Superintendencia de Puertos y Transporte”.

(Nota: Derogado por la Resolución 7070 de 2011 artículo 4° de la Superintendencia de Puertos y Transporte)

El Superintendente de Puertos y Transporte,

en uso de sus facultades legales conferidas por la Ley 1ª del 10 de enero de 1991 artículo 25; el Decreto 101 del 2 de febrero de 2000; el artículo 6º y numeral 18 del artículo 7º del Decreto 1016 de junio 6 de 2000, del Decreto 2741 del 20 de diciembre de 2001, el Decreto 1002 del 31 de mayo de 1993 y las leyes 105 de 1993 y 336 de 1996,

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política de Colombia, en sus artículos 1º y 2º, define a Colombia como un Estado social de derecho dentro de un marco democrático, descentralizado y participativo dirigido, entre otros fines, a servir a la comunidad, a promover la prosperidad, a asegurar la convivencia pacífica y a garantizar la prevalencia del interés general;

Que la Constitución Política de Colombia establece en el artículo 209 que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones;

Que la Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, determina en su artículo primero, como objeto de la ley, “regular el ejercicio de la función administrativa, determina la estructura y define los principios y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la administración pública”;

Que el capítulo segundo de la Ley 489 de 1998 establece que la función administrativa se desarrollará conforme a los principios constitucionales, en particular a los atinentes a la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia;

Que el artículo 18 de la Ley 489 de 1998 dispone que la supresión y simplificación de trámites será objetivo permanente de la administración pública, y le atribuye al Departamento Administrativo de la Función Pública la responsabilidad de orientar la política de simplificación de trámites;

Que el artículo 18 de la Ley 489 de 1998 establece además, que será prioridad de todos los planes de desarrollo administrativo de que trata la presente ley diagnosticar y proponer la simplificación de procedimientos, la supresión de trámites innecesarios y la observancia del principio de buena fe en las relaciones entre la administración pública y los ciudadanos o usuarios;

Que la Ley 734 de 2002, por la cual se expide el Código Disciplinario Único, establece en el artículo 34 deberes del servidor público, como numeral 37: “Crear y facilitar la operación de mecanismos de recepción y emisión permanente de información a la ciudadanía, que faciliten a esta el conocimiento periódico de la actuación administrativa, los informes de gestión y los más importantes proyectos a desarrollar”;

Que la Presidencia de la República mediante Directiva Presidencial 10 de 2002, fija las bases y los principios orientadores de la acción gerencial de los funcionarios para la modernización de la administración pública; y establece que el Conpes, hará las veces de consejo directivo para la reforma de la administración pública, establecerá los lineamientos generales de este programa gubernamental, su alcance y sus mecanismos de evaluación;

Que mediante documento Conpes 3248 del 20 de octubre de 2003, renovación de la administración pública, determina la “Estrategia antitrámites” como parte de los procesos estructurales que hacen parte del programa de renovación de la administración pública;

Que el documento Conpes 3248 de 2003, contempla que la estrategia antitrámites “busca establecer un marco de política que permita simplificar, integrar y racionalizar los trámites de la administración pública, tanto en su operación interna como en sus relaciones con el ciudadano. El gobierno adelantará acciones para diseñar e implantar proyectos de racionalización de trámites en entidades de la administración pública en función de la relación beneficio/costo de los proyectos identificados. Igualmente, el gobierno diseñará un programa de gobierno en línea para la prestación de servicios y trámites al empresario y ciudadano”;

Que en desarrollo de la estrategia formulada en el Conpes 3248 de 2003, se expide el Conpes 3292 del 28 de junio de 2004, proyecto de racionalización y automatización de trámites que tiene por objetivo establecer un marco de política para que las relaciones del gobierno con los ciudadanos y empresarios sean más transparentes, directas y eficientes, utilizando estrategias de simplificación, racionalización, normalización y automatización de los trámites ante la administración pública;

Que la Ley 962 de julio 8 de 2005 dictó nuevas disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos;

Que la Ley 962 de 2005, establece en su artículo 1º, como uno de sus principios rectores que “Las autoridades públicas no podrán establecer trámites, requisitos o permisos para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, salvo que se encuentren expresamente autorizados por la ley; ni tampoco podrán solicitar la presentación de documentos de competencia de otras autoridades”;

Que el inciso 1º del numeral 3º del artículo 1º de la Ley 962 de 2005 establece que: “Sin perjuicio de las exigencias generales de publicidad de los actos administrativos, todo requisito, para que sea exigible al administrado, deberá encontrarse inscrito en el sistema único de información de trámites, SUIT, cuyo funcionamiento coordinará el Departamento Administrativo de la Función Pública; entidad que verificará para efectos de la inscripción que cuente con el respectivo soporte legal”;

Que el inciso 2º del numeral 3º del artículo 1º de la Ley 962 de 2005 establece que: “Toda entidad y organismo de la administración pública tiene la obligación de informar sobre los requisitos que se exijan ante la misma, sin que para su suministro pueda exigirle la presencia física al administrado. Igualmente deberá informar la norma legal que lo sustenta, así como la fecha de su publicación oficial y su inscripción en el sistema único de información de trámites, SUIT”;

Que el numeral 4º del artículo 1º de la Ley 962 de 2005 establece que: “Con el fin de articular la actuación de la administración pública y de disminuir los tiempos y costos de realización de los trámites por parte de los administrados, se incentivará el uso de medios tecnológicos integrados, para lo cual el Departamento Administrativo de la Función Pública, en coordinación con el Ministerio de Comunicaciones, orientará el apoyo técnico requerido por las entidades y organismos de la administración pública”;

Que en desarrollo de tal competencia, el Departamento Administrativo de la Función Pública diseñó las estrategias operativas y actividades que deben implementar las entidades públicas con el fin de ejecutar la política antitrámites y de atención efectiva al ciudadano;

Que el Departamento Administrativo de la Función Pública expidió el Decreto 3622 de 2005, “por el cual se adoptan las políticas de desarrollo administrativo y se reglamenta el capítulo cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo referente al sistema de desarrollo administrativo”, estableciendo, entre otras, como políticas de desarrollo administrativo, la democratización de la administración pública, y la moralización y transparencia en la administración pública;

Que el Departamento Administrativo de la Función Pública, para el desarrollo de las políticas de democratización de la administración pública y de la moralización y transparencia en la administración pública, estableció como estrategia operativa para la implementación de los trámites y la atención efectiva al ciudadano, la conformación del grupo interno antitrámites y atención efectiva al ciudadano, GIAA;

Que el artículo 4º del Decreto 2741 de 2001, por el cual se modifica el artículo 4º del Decreto 1016, establece en su numeral 19, que es función de la Superintendencia de Puertos y Transporte, establecer mediante actos de carácter general las metodologías, criterios y demás elementos o instrumentos técnicos específicos necesarios para el cumplimiento de sus funciones dentro del marco que estas establecen;

Que mediante Resolución 1905 del 8 de mayo de 2006, se conformó el comité técnico institucional de desarrollo administrativo en la Superintendencia de Puertos y Transporte, siendo una de sus funciones la de “Colaborar en el desarrollo e implementación de las políticas de desarrollo administrativo en la Superintendencia de Puertos y Transporte”;

Que se debe conformar el grupo interno antitrámites y atención efectiva al ciudadano, GIAA, al interior de la Superintendencia de Puertos y Transporte para que bajo la coordinación del comité técnico institucional de desarrollo administrativo, desarrolle, implemente y ejecute la estrategia antitrámites y atención efectiva al ciudadano;

Que en virtud de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Conformar el grupo interno antitrámites y atención efectiva al ciudadano, GIAA, de la Superintendencia de Puertos y Transporte para que bajo la coordinación del comité técnico institucional de desarrollo administrativo, desarrolle, implemente y ejecute la estrategia antitrámites y atención efectiva al ciudadano.

(Nota: Derogado por la Resolución 7070 de 2011 artículo 4° de la Superintendencia de Puertos y Transporte)

ART. 2º—Funciones. El grupo interno antitrámites y atención efectiva al ciudadano, GIAA, de la Superintendencia de Puertos y Transporte, tendrá las siguientes funciones:

1. Realizar un análisis de los trámites de la entidad para identificar cuáles son transversales e involucran a otras entidades del sector o de otros sectores, con el objeto de proceder a su racionalización, simplificación o automatización.

2. Definir un plan de acción de acuerdo al número de trámites vigentes en la entidad, para el levantamiento o revisión de la información contenida en la hoja de vida de los mismos.

3. Efectuar el seguimiento al plan de acción y verificar los datos ingresados al sistema para garantizar la calidad en la información.

4. Liderar el proceso de aprobación de los trámites mediante acto administrativo firmado por el Superintendente de Puertos y Transporte.

5. Verificar que las normas relacionadas en la parte normativa de la hoja de vida realmente correspondan al trámite y que no se incluyan requisitos o se exijan documentos como autorizaciones o permisos que no estén previstos por la ley.

6. Enviar para consideración del Departamento Administrativo de la Función Pública las novedades y los proyectos para los trámites nuevos en la entidad.

PAR. 1º—Para ejecutar las funciones aquí citadas, el grupo GIAA estará atento a las normas, directrices y lineamientos que establezca el Departamento Administrativo de la Función Pública, DAFP.

(Nota: Derogado por la Resolución 7070 de 2011 artículo 4° de la Superintendencia de Puertos y Transporte)

ART. 3º—Conformación. El GIAA de la Superintendencia de Puertos y Transporte está integrado por los siguientes funcionarios:

Líder: secretario general.

Perfil general: un delegado de la delegada de concesiones e infraestructura.

Un delegado de la delegada de puertos.

Un delegado de la delegada de tránsito y transporte terrestre.

Coordinador del grupo tasa de vigilancia.

Perfil coordinador: jefe de la oficina asesora de planeación.

Perfil SUIT (sistema único de información de trámites): un funcionario de la oficina asesora de planeación.

Perfil PEC (portal del Estado colombiano): profesional responsable del área de atención al ciudadano.

Perfil seguimiento: jefe de la oficina de control interno.

PAR. 1º—Los funcionarios designados como miembros del GIAA y que tienen el perfil general, deben pertenecer a dependencias que al interior de la Superintendencia intervengan en la gestión y ejecución de procesos interrelacionados con los trámites misionales, que estén dirigidos a los ciudadanos, servidores públicos y empresarios.

PAR. 2º—Se consideran incorporados como perfil general, un delegado de las dependencias de la Superintendencia de Puertos y Transporte que realizan trámites y que no están mencionados en el detalle del perfil mencionado.

(Nota: Derogado por la Resolución 7070 de 2011 artículo 4° de la Superintendencia de Puertos y Transporte)

ART. 4º—Responsabilidades. Los funcionarios de cada perfil tienen las siguientes responsabilidades:

Perfil líder: es el responsable de orientar el funcionamiento del grupo interno antitrámites y atención efectiva al ciudadano, GIAA.

Perfil coordinador: es el responsable de coordinar el sistema único de información de trámites, SUIT, al interior de la entidad.

Perfil SUIT: es el responsable de la administración de la información que la entidad reporte en el sistema único de información de trámites, módulo que permite a los ciudadanos consultar la información relativa a los trámites del Estado colombiano, a través del portal del Estado colombiano, PEC.

Sus responsabilidades directas están relacionadas con el desarrollo de conocimiento y destreza en el manejo del módulo de administración entidad del SUIT, el ingreso de la información contenida en las hojas de vida de los trámites SUIT, la actualización de la información de los trámites (efectuando las modificaciones necesarias) cuando estos sean racionalizados o cuando haya cambios en los costos o lugares.

Perfil PEC: es el responsable de la administración de los contenidos que la entidad reporte en el PEC, relacionados con la información básica de la entidad y eventos de interés público. Sus responsabilidades directas están relacionadas con la actualización de los datos de la entidad en cuanto a nombre, representante legal, dirección, teléfono, naturaleza jurídica, sigla/abreviatura, sitio en internet (web URL), clasificación orgánica, nivel sector, sede, líneas de atención al ciudadano, otros sitios web, sedes, puntos de atención y la clasificación temática de dichos contenidos.

Perfil seguimiento: es el responsable de realizar el seguimiento y verificación del cumplimiento del plan de acción definido por el GIAA.

(Nota: Derogado por la Resolución 7070 de 2011 artículo 4° de la Superintendencia de Puertos y Transporte)

ART. 5º—Reuniones. El grupo interno antitrámites y atención efectiva al ciudadano, GIAA, se reunirá válidamente con mínimo cuatro de sus miembros perfiles, previa citación de su secretario, cuando las necesidades del servicio así lo ameriten y decidirá con la mayoría simple de los votos de los integrantes. En cualquier caso, el GIAA debe efectuar cuando menos una reunión mensual.

(Nota: Derogado por la Resolución 7070 de 2011 artículo 4° de la Superintendencia de Puertos y Transporte)

ART. 6º—Designación del secretario del GIAA y sus funciones. Corresponde al líder del grupo designar al secretario del grupo, quien tiene a su cargo las siguientes funciones:

1. Convocar a los miembros del grupo interno antitrámites y atención efectiva al ciudadano, GIAA, por solicitud del líder o cuando las necesidades del servicio así lo ameriten. En todo caso debe convocar una reunión al mes.

2. Elaborar el acta de cada reunión y someterla a consideración de los miembros del GIAA para su aprobación.

3. Remitir copia del acta de cada reunión al Superintendente de Puertos y Transporte y al jefe de la oficina de control interno.

4. Custodiar las actas y documentos del GIAA.

5. Las demás que le sean asignadas por el líder del GIAA.

(Nota: Derogado por la Resolución 7070 de 2011 artículo 4° de la Superintendencia de Puertos y Transporte)

ART. 7º—Seguimiento. El jefe de la oficina de control interno o quien haga sus veces en la Superintendencia de Puertos y Transporte, realizará el seguimiento y verificación del cumplimiento del plan de acción definido por el GIAA, y reportará dicha información al líder y al coordinador del grupo interno antitrámites y atención efectiva al ciudadano, GIAA, con copia al Superintendente de Puertos y Transporte, para la definición de las acciones de mejoramiento pertinentes.

(Nota: Derogado por la Resolución 7070 de 2011 artículo 4° de la Superintendencia de Puertos y Transporte)

ART. 8º—La presente resolución rige a partir de la fecha de expedición y debe comunicarse, a través del equipo de trabajo de notificaciones de la secretaría general, a la oficina asesora de planeación, oficina de control interno, secretario general, delegada de puertos, delegada de concesiones e infraestructura, delegada de tránsito y transporte terrestre automotor, profesional de atención al ciudadano, y al coordinador del grupo de tasa de vigilancia.

(Nota: Derogado por la Resolución 7070 de 2011 artículo 4° de la Superintendencia de Puertos y Transporte)

ART. 9º—Publíquese en el Diario Oficial la presente resolución.

Publíquese y cúmplase.

Dada en la ciudad de Bogotá, D.C., a 7 de junio de 2006.

(Nota: Derogado por la Resolución 7070 de 2011 artículo 4° de la Superintendencia de Puertos y Transporte)

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