Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

RESOLUCIÓN 24 DE 2012 

(Marzo 14)

“Por la cual se solicita información con relevancia tributaria a la Registraduría Nacional del Estado Civil, conforme al artículo 631-3 del estatuto tributario, se señala el contenido y características técnicas para la presentación y se fijan plazos para la entrega”.

El Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de sus facultades legales, en especial las consagradas en los numerales 12 y 22 del artículo 6º del Decreto 4048 de 2008 y en los artículos 631-3, 633 y 684 del estatuto tributario, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 631-3 del estatuto tributario señala que para efectos de control tributario, el Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, señalará las especificaciones de la información con relevancia tributaria;

Que conforme al artículo 633 del estatuto tributario, se hace necesario señalar el contenido, características y las especificaciones técnicas de la información con relevancia tributaria que deben suministrar los contribuyentes y no contribuyentes;

Que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales requiere, para realizar el debido control de los tributos e identificar, ubicar y clasificar las personas, la información de las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes.

RESUELVE:

ART. 1º—Información a suministrar por la Registraduría Nacional del Estado Civil de los documentos de identificación de las personas. De acuerdo a lo establecido en el artículo 631-3 del estatuto tributario, la Registraduría Nacional del Estado Civil deberá suministrar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la información de los documentos de identificación de las personas registradas en las bases de datos del registro civil y el sistema nacional de identificación, en el Formato 1669, versión 1 .

ART. 2º—Contenido de la información a suministrar. La información a que se refiere el artículo anterior, deberá contener:

1. Tipo de documento

2. Número identificación de cada una de las personas

3. Apellidos y nombres de las personas

4. Fecha y lugar de nacimiento de las personas

5. Fecha y lugar de expedición del documento

6. Fecha acta de defunción

7. Código estado documento

ART. 3º—Plazos para presentar la información. La información a que se refiere la presente resolución deberá ser presentada de la siguiente manera:

La primera entrega deberá contener la totalidad de la información de los documentos de identificación de las personas registradas en las bases de datos del registro civil y el sistema nacional de identificación, con corte a marzo del año 2012 y ser presentada a más tardar el último día hábil del mes de mayo de 2012, y no debe incluir la información de las personas fallecidas correspondiente al año 2011, que debió ser reportada de acuerdo con lo establecido en la Resolución 11426 de 2011.

La segunda entrega correspondiente a los meses de abril y mayo del año 2012 deberá ser presentada a más tardar el último día hábil del mes de junio de 2012, e incluir la información de las personas fallecidas durante los períodos informados.

Las siguientes entregas de la información de los documentos de identificación de las personas registradas en las bases de datos del registro civil y el sistema nacional de identificación, se harán con corte mensual, y se presentarán a más tardar el último día hábil del mes siguiente al período objeto de reporte, conteniendo únicamente la información de nuevos registros o actualización a los existentes del mes correspondiente, incluyendo la información de las personas fallecidas durante el período informado.

ART. 4º—Forma de presentación de la información. La información a que se refiere la presente resolución debe ser presentada en forma virtual, utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital respaldada con certificado digital emitido por la DIAN.

ART. 5º—Contingencia. Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos y, en consecuencia, el obligado no pueda cumplir con la presentación de la información a que se refiere la presente resolución en forma virtual, deberá acercarse a la Dirección Seccional o puntos habilitados por la DIAN llevando la información en unidades extraíbles USB y el archivo de firma digital para su respectiva presentación.

Si agotado el procedimiento anterior no es posible la presentación virtual por el obligado y la subdirección de gestión de tecnología y telecomunicaciones o dependencia que haga sus veces, establece que la no disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos, impide cumplir efectivamente con la obligación de informar, así lo dará a conocer mediante comunicado. En este evento, el informante podrá cumplir con el respectivo deber legal dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la finalización de los vencimientos establecidos para la presentación de la respectiva información, sin que ello implique extemporaneidad y sin perjuicio de que el informante la presente antes.

Sin perjuicio de lo anterior, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor no imputables a los informantes ni a la DIAN, la Dirección General podrá habilitar términos con el fin de facilitar el cumplimiento del respectivo deber legal.

PAR.—Para efectos de lo dispuesto en la presente resolución, el obligado a presentar virtualmente la información, deberá prever con suficiente antelación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones.

En ningún caso constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la información:

• Los daños en los sistemas, conexiones y/o equipos informáticos del informante.

• Los daños en el mecanismo de firma con certificado digital.

• El olvido de las claves asociadas al mismo, por quienes deben cumplir el deber formal de declarar.

• El no agotar los procedimientos previos a la presentación de la información, como el trámite de Inscripción o actualización en el registro único tributario y/o de la activación del mecanismo de firma digital o asignación de un nuevo mecanismo de firma amparado con certificado digital, u obtención de la clave secreta por quienes deben cumplir con la obligación de informar en forma virtual o la solicitud de cambio o asignación con una antelación inferior a tres (3) días hábiles al vencimiento.

ART. 6º—Sanciones. Cuando no se suministre la información dentro de los plazos establecidos, cuando el contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del estatuto tributario.

ART. 7º—Formatos y especificaciones técnicas. La información a que se refiere la presente resolución, deberá enviarse teniendo en cuenta las especificaciones técnicas contenidas en el formato 1669 versión 1, establecido en el anexo, el cual se entiende como parte integral de esta resolución.

Para diligenciar la casilla de tipo de documento, se debe utilizar la siguiente codificación:

11. Registro civil de nacimiento.

12. Tarjeta de identidad.

13. Cédula de ciudadanía.

Para diligenciar la casilla de código estado documento, se debe utilizar la siguiente codificación:

1. Vigente

2. Cancelada por muerte.

3. Cancelada por otra circunstancia.

ART. 8º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 14 de marzo de 2012.

Nota: Los anexos que se entienden como parte integral de la presente resolución pueden ser consultados en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.