Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte

RESOLUCIÓN 24 DE 2010 

(Febrero 2)

“Por medio de la cual se adopta el manual de contratación del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte”.

(Nota: Derogada por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

La Directora del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte,

en uso de las facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas en el artículo 211 de la Constitución Política, el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, los artículos 7º y 14 del Decreto 679 de 1994, el artículo 37 del Decreto 2150 de 1995, el artículo 9º de la Ley 489 de 1998, el artículo 122 del Decreto-Ley 2150 de 1995, el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007, los artículo 87 y 89 del Decreto 2474 de 2008,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política ordena que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y que se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones.

Que el artículo 12 de la Ley 80 de 1993 establece: “los jefes y los representantes legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes”.

Que en el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007 adicionó un inciso al artículo 12 de la Ley 80 de 1993, en el que se impuso que “en ningún caso, los jefes y representantes legales de las entidades estatales quedarán exonerados por virtud de la delegación de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual”.

Que mediante la misma norma se incorporó un parágrafo al artículo 12 de la Ley 80 de 1993, en el que se estableció que “para los efectos de esta ley, se entiende por desconcentración la distribución adecuada del trabajo que realiza el jefe o representante legal de la entidad, sin que ello implique autonomía administrativa en su ejercicio” y que por tanto contra las actividades cumplidas “... en virtud de la desconcentración administrativa no procederá ningún recurso”.

Que para dar cumplimiento a las referidas disposiciones legales y constitucionales se hace necesario establecer controles que garanticen el adecuado ejercicio de las funciones, así como mecanismos e instrumentos de vigilancia que permitan cumplir con el mismo fin.

Que en desarrollo de la facultad de desconcentración de funciones se hace indispensable expedir disposiciones sobre los procedimientos internos en materia de contratación y para el ejercicio de funciones para el ejercicio de la interventoría y supervisión.

Que en este sentido el artículo 89 del Decreto 2474 de 2008, modificado mediante el artículo 5º del Decreto 3576 de 2009 impone que “las entidades sometidas al estatuto general de contratación deberán contar con un manual de contratación, en el que se señale las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse por virtud de la desconcentración de funciones, así como las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual.

Que en el artículo 87 del Decreto 2474 de 2008 se establece que las entidades estatales señalarán en el Manual de Contratación el procedimiento mínimo para la imposición de multas.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. Adóptese el manual de contratación del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte, el cual hace parte integral de esta resolución.

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

ART. 2º—Regimen de transición. Los procesos de contratación de competencia de la subdirección administrativa y financiera que se encuentren en curso a la fecha en que entre a regir la presente resolución continuaran sujetos a las normas vigentes al momento de su iniciación.

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

ART. 3º—La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones y reglamentos internos que le sean contrarios, en especial las Resoluciones 607 de 2002, 066 de 2003, 171 de 2004 y los capítulos segundo y tercero del manual de contratación adoptado mediante la Resolución 582 de 2008 y Resolución 440 de 2009.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Manual de contratación del instituto distrital para la recreación y el deporte

Versión adoptada según Resolución ________ de 2010

Bogotá D.C.

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

CAPÍTULO PRIMERO

Asesoría en la actividad contractual

ART. 1º—Área apoyo a la contratación. El área apoyo a la contratación asesorará a el (la) director(a) general y a la autoridad delegataria, en la celebración de contratos y convenios, sin consideración a su clase o naturaleza jurídica y la modalidad de selección que se utilice, incluidos todos los procesos de selección que se efectúen con presupuesto de las alcaldías locales, sin importar la cuantía. El área apoyo a la contratación ejercerá sus funciones sobre cualquier proceso de contratación, cuando así lo determine el (la) director (a) general del IDRD.

El área apoyo a la contratación, propenderá por el cumplimiento de los principios contractuales, en especial los de transparencia y selección objetiva del contratista, para lo cual impartirá orientaciones.

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

ART. 2º—Funciones. Sin perjuicio de las disposiciones vigentes, el área apoyo a la contratación tendrá entre otras, las siguientes funciones:

1. Asesorar al (la) director (a) general y a las autoridades delegatarias en todo lo relacionado con los procesos de selección.

2. Elaborar los estudios previos establecidos en la presente resolución, de acuerdo con los documentos allegados por las subdirecciones, revisar y formular observaciones si a ello hubiere lugar, respecto de los estudios previos que presenten a su consideración.

3. Asesorar al (la) director (a) general y a las autoridades delegatarias respecto de la celebración de contratos y convenios con entidades públicas o privadas y sobre aquellos que se pretenda suscribir con entidades privadas sin ánimo de lucro, personas extranjeras de derecho público y organismos internacionales.

4. Realizar los estudios y análisis económicos de los procesos de selección.

5. Elaborar los pliegos de condiciones de los procesos de selección, establecer las condiciones mínimas de participación y elaborar las minutas de contratos, convenios y actas que deban suscribirse en desarrollo de la actividad contractual.

6. Emitir concepto jurídico acerca de los asuntos relacionados con los procesos de selección y los aspectos que se originen con ocasión de la celebración, ejecución y liquidación de los contratos o convenios derivados de los mismos, cuando lo requiera el (la) director (a) general o de la autoridad delegataria respectiva.

7. Consolidar y cuando se le solicite, proyectar las respuestas a las observaciones formuladas por los interesados o las veedurías a los proyectos de pliegos de condiciones, para la firma del (la) director (a) general o de la autoridad delegatarias respectiva.

8. Publicar en la página web los proyectos de pliegos y los pliegos definitivos, respuestas a observaciones, así como los demás actos que en desarrollo de la actividad contractual deban publicarse por este medio.

9. Realizar la audiencia de distribución definitiva de riesgos en los procesos de selección a que haya lugar.

10. Realizar la audiencia de sorteo para consolidación de posibles oferentes en los procesos de selección que lo requieran.

11. Realizar la audiencia de aclaración de pliegos en los procesos de selección a que ello haya lugar.

12. Concurrir a las diferentes audiencias que se surten en los procesos de selección.

13. Atender la diligencia de cierre de los procesos. A esta diligencia podrán asistir el (la) director (a) general o las autoridades delegatarias, y los funcionarios que considere necesarios el (la) responsable del área apoyo a la contratación.

14. Realizar los procesos selectivos de contratación, elaboración de contratos, aprobación de garantías, cuando se requiera, de los contratos cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía de la entidad, relacionados con el presupuesto de inversión del IDRD.

15. Aprobar las garantías a que haya lugar, de los contratos y convenios que suscriba la entidad y que no sea responsable otra dependencia.

16. Emitir, respecto a las solicitudes de adiciones y prórroga de los contratos o convenios en ejecución, las recomendaciones pertinentes en concordancia con las políticas generales previamente expedidas por el IDRD, cuando lo requiera (el) director (a) general o de la autoridad delegataria respectiva.

17. A petición de la autoridad delegataria, proyectar los actos administrativos correspondientes para el ejercicio de las facultades excepcionales, imponer multas, declarar el incumplimiento y hacer efectiva las garantías. Para tal efecto la autoridad delegataria solicitante deberá suministrar toda la información técnica que sea necesaria.

18. Impartir los lineamientos que sean necesarios y que permitan dar pleno alcance a lo dispuesto en la presente resolución y que para el efecto se establezca.

PAR.—Las observaciones, o sugerencias, o recomendaciones del área apoyo a la contratación, no son vinculantes para el (la) director(a) general ni para el funcionario (a) delegatario (a), ni será requisito previo en las instrucciones o aprobaciones que deban impartir, pero para apartarse de sus recomendaciones y señalamientos deberá sustentar las razones de orden legal en que se funde su decisión.

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

ART. 3º—Comités asesores evaluadores. Para la modalidad de selección mediante licitación pública, concurso de méritos y selección abreviada, en todos estos casos siempre que el valor del contrato sea superior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía del presupuesto de la entidad, expresado este en salarios mínimos legales mensuales, el responsable del área apoyo a la contratación, integrará un comité asesor que cumplirá las funciones previstas en el Decreto 2474 de 2008 y las normas que lo complementen, modifiquen o sustituyan. Tratándose de concursos de méritos, podrá coordinar con la autoridad delegataria que corresponda la asignación de profesionales adscritos a la respectiva subdirección, para que integren el comité.

En los temas en los cuales el área apoyo a la contratación no cuente con personal idóneo, se coordinará la revisión de los mismos con cada subdirección.

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

ART. 4º—Comité de contratación. El Comité de contratación creado al interior del IDRD es una instancia asesora del (la) director (a) general y las autoridades delegatarias del IDRD, que desarrolla sus funciones a través de recomendaciones, previa aprobación de los integrantes del mismo, las cuales no son de obligatorio acatamiento por parte del (la) director (a) general y los delegatarios, quienes tienen la facultad de decidir sobre el proceso respectivo.

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

ART. 5º—Composición. El comité de contratación estará integrado por:

1. El (la) director (a) general o su delegado (a) quien lo presidirá.

2. El (la) secretario (a) general o su delegado (a).

3. El (la) subdirector administrativo y financiero.

4. El (la) jefe de la oficina jurídica.

5. El (la) responsable del área apoyo a la contratación, como secretario (o) técnico(a) del comité.

6. El (la) jefe de la oficina asesora de planeación.

7. La autoridad delegataria cuando se trate de temas de su competencia.

8. El jefe de la oficina asesora de asuntos locales, cuando se trate de procesos contractuales de los fondos de desarrollo local.

El (la) jefe de la oficina de control interno, en calidad de invitado, con voz, pero sin voto.

Podrán ser invitados a las sesiones del comité de contratación, funcionarios y/o contratistas, que en razón a sus conocimientos y responsabilidades en el IDRD puedan aportar sus conceptos y opiniones sobre los aspectos jurídicos, técnicos, financieros y económicos puestos a consideración del comité, quienes no tendrán derecho a voto y solo podrán disertar en los temas específicos de su conocimiento.

PAR. 1º—Principios rectores. Los miembros del comité de contratación y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones, en calidad de invitados, obraran inspirados en los principios de legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

ART. 6º—Funciones del comité. En desarrollo de su función asesora el comité tendrá las siguientes:

1. Recomendar políticas generales en materia de contratación de la entidad.

2. Realizar seguimiento al plan anual de contratación.

3. Revisar el plan anual de contratación.

4. Asesorar al (la) director (a) general y las autoridades delegatarias en relación con los procesos contractuales que se celebren con cargo al presupuesto asignado al IDRD y a los fondos de desarrollo local, exceptuando la contratación directa.

5. (Modificado).* Conocer y emitir conceptos y recomendaciones sobre asuntos administrativos y procedimientos contractuales que, por su naturaleza o asunto le sean encomendados, a fin de garantizar el cumplimiento de los principios rectores y fines de la contratación estatal así como los derechos y deberes del IDRD y de los contratistas.

*(Nota: Modificado por la Resolución 374 de 2012 artículo 1° del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

6. Conocer y emitir recomendaciones sobre los pliegos de condiciones que se sometan a su consideración, cuando así los requiera el (la) director (a) general o las autoridades delegatarias.

7. Apoyar la realización de los procesos de selección para que se adelanten conforme a las disposiciones vigentes y a la presente resolución.

8. Conocer las evaluaciones definitivas y verificación de los requisitos habilitantes definitivos en los procesos de selección de los contratistas que supere el 10% de la menor cuantía.

9. (Modificado).* Conocer y emitir conceptos y recomendaciones a las adiciones y terminaciones anticipadas de los contratos en ejecución, que superen el 10% de la menor cuantía, cuando así lo requiera el (la) director (a) general o las autoridades delegatarias.

*(Nota: Modificado por la Resolución 374 de 2012 artículo 1° del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

10. Conocer y emitir conceptos y recomendaciones sobre la declaratoria de incumplimiento, multas, efectividad de las garantías o caducidad de un contrato o convenio o cualquier sanción que se le imponga a un contratista cuando así lo requiera el (la) director (a) general o las autoridades delegatarias.

11. Los demás temas que a juicio de las autoridades delegatarias deban tratarse de manera especial.

PAR.—Las observaciones, sugerencias, o recomendaciones del comité de contratación, no son vinculantes para el (la) director(a) general ni para el funcionario (a) delegatario (a), ni será requisito previo en las instrucciones o aprobaciones que deban impartir, pero para apartarse de sus recomendaciones y señalamientos deberá sustentar las razones de orden legal en que se funde su decisión.

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

ART. 7º—Quórum para deliberar.

1. Podrá sesionar con la asistencia de por lo menos tres (3) de los miembros permanentes, señalados en los numerales 1º a 6º del artículo quinto, siempre y cuando uno de ellos sea el (la) director(a) general o su delegado o el (la) secretario(a) general o su delegado.

2. Sus decisiones y determinaciones se tomarán con la mayoría de sus asistentes.

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

ART.8º—Procedimiento del comité.

1. El director (a) general presidirá el comité de contratación y en su ausencia su delegado (a).

2. Actuará como secretario técnico, el (la) responsable del área apoyo a la contratación y propondrá a quienes deban asistir a las sesiones que no sean miembros, de acuerdo con la naturaleza de los temas que vayan a ser tratados.

3. Las sesiones del comité de contratación ordinarias se convocarán una vez a la semana en la sala de juntas disponible, previa comunicación realizada por la secretaría técnica. Esta comunicación se dirigirá a cada uno de los integrantes del comité con una antelación de mínimo el día hábil anterior.

4. El comité de contratación se reunirá de manera extraordinaria cuando las circunstancias así lo exijan previa valoración realizada por el área apoyo a la contratación.

5. De las deliberaciones y recomendaciones de cada sesión del comité de contratación se levantará un acta que será suscrita por el secretario técnico del comité.

6. Las recomendaciones y observaciones, así como los documentos soporte de los temas presentados al comité deberán quedar consignadas en actas elaboradas, tramitadas y numeradas de manera ascendente por el secretario técnico del comité quien será el responsable de su custodia.

PAR.—Funciones del (la) secretario (a) técnico del comité:

1. Citar a los integrantes del comité.

2. Elaborar el orden del día de cada reunión.

3. Elaborar las actas de cada sesión del comité.

4. Verificar el cumplimiento de las recomendaciones del comité.

5. Preparar un informe bimensual de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del Instituto.

6. Archivar las actas de cada reunión, los antecedentes y demás soportes documentales relacionados con los temas sometidos a consideración del comité, manteniéndolas resguardadas y bajo su responsabilidad.

7. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

CAPÍTULO SEGUNDO

Del procedimiento contractual

ART. 9º—Trámites ante el área apoyo a la contratación. Para que el área apoyo a la contratación, inicie trámites o procedimientos de su competencia, se presentará solicitud suscrita por la autoridad delegataria o el (la) director (a) general. La solicitud deberá cumplir con los requisitos necesarios para su trámite y acompañada de los soportes respectivos, de acuerdo con las normas vigentes y lo previsto en la presente resolución, conforme a los formatos y procedimientos adoptados por el sistema de gestión de calidad.

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

ART. 10.—Desconcentración de funciones, trámites y procedimientos. En los procesos contractuales se seguirán los trámites y procedimientos establecidos en la normatividad vigente y los procesos y procedimientos de calidad adoptados por el IDRD.

El plan de contratación de la entidad deberá ser presentado al comité de contratación y será el punto de partida para iniciar los procesos de selección.

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

ART. 11.—Fases. Son fases de la actividad contractual:

1. Fase precontractual: comprende los trámites desde la elaboración de los estudios previos hasta la adjudicación o declaratoria de desierto del proceso.

2. Fase de celebración y ejecución del contrato: comprende el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, legalización del contrato y el control en su ejecución.

3. Fase poscontractual: comprende los trámites tendientes a efectuar la liquidación del contrato de mutuo acuerdo y su liquidación unilateral, según el caso. Igualmente comprende la realización de reclamaciones al contratista y su garante frente al incumplimiento de las obligaciones poscontractuales.

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

ART. 12.—Fase precontractual. En esta etapa para la contratación, se tendrá en cuenta lo siguiente:

1. Planeación de la contratación: la planeación es una herramienta de previsión que permite ahorrar tiempo, evitar contratiempos y asegurar una gestión contractual sin improvisaciones, facilitando la acertada toma de decisiones, con el fin de eliminar o mitigar y controlar los riesgos que la contratación pueda generar a la entidad, a los contratistas o a la comunidad en general. En todos los procesos de contratación que se adelanten en el IDRD deberá darse estricto cumplimiento a los principios y procedimientos establecidos en la normatividad vigente, previendo la oportunidad necesaria para la obtención de los bienes y servicios requeridos.

2. Estudios y documentos previos: de conformidad con la normatividad vigente, los contratos que celebre el IDRD estarán precedidos de los estudios y documentos previos realizados por la autoridad delegataria o el (la) director (a) general que solicita la contratación, en los que se establezca la necesidad, conveniencia y oportunidad de la celebración del contrato o convenio. El estudio de los precios y condiciones del mercado, los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección y la justificación de los factores de selección será realizado al interior del área apoyo a la contratación teniendo en cuenta la información entregada por la autoridad delegataria o el (la) director (a) general. Los estudios y documentos previos son la base para la elaboración del pliego de condiciones del contrato o convenio a suscribir.

3. Elementos mínimos de los estudios y documentos previos: sin perjuicio de los demás requisitos que establezcan las normas legales y reglamentarias para cada modalidad de selección, los estudios y documentos previos deberán contener lo siguiente:

A. Estudios y documentos previos elaborados y tramitados por la autoridad delegataria:

a. Descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación.

b. Descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar.

c. La descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, la ficha técnica del bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización, los estudios de factibilidad cuando se requieran o los requerimientos técnicos, según sea el caso y que se requieran para la ejecución del contrato.

d. Los diseños necesarios, salvo que la obra se construya con diseños del contratista.

e. Certificado de disponibilidad presupuestal.

f. Autorizaciones, permisos y licencias, para lo cual se deberá verificar si para la celebración o ejecución del contrato se requieren estos documentos por parte de autoridades, funcionarios o particulares. En caso de que se requiera el cumplimiento de los anteriores requisitos, estos se deberán presentar con anterioridad a la expedición del acto administrativo de apertura o a la formulación de la invitación correspondiente. Lo anterior sin perjuicio de la aplicación del régimen de obligaciones sometidas a condición.

g. Constancia de la realización de la consulta en el sistema de información para la contratación estatal SICE, para los casos en que la normativa vigente lo establezca. Si no se registra precios indicativos se dejará constancia escrita de esta circunstancia.

h. Análisis que permita la tipificación, estimación, asignación y análisis de los riesgos de la contratación.

i. Análisis que sustenta la exigencia de las garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento de contrato.

j. Constancia del envío de la Información de la licitación a la Cámara de Comercio.

B. Estudios y documentos previos elaborados por el área apoyo a la contratación, teniendo en cuenta la información suministrada por la autoridad delegataria o el (la) director (a) general:

a. Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección.

b. Análisis económico del proceso contractual.

c. Justificación de los factores de selección que identifiquen la oferta más favorable.

PAR.—La función de certificar la insuficiencia o inexistencia de personal, estará a cargo del profesional especializado encargado del área de talento humano de la subdirección administrativa y financiera, como requisito previo para la celebración de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

ART. 13.—Contratación directa y de régimen especial. Teniendo en cuenta las causales establecidas por la ley para la selección de contratistas bajo la modalidad de contratación directa y de régimen especial, la autoridad delegataria o el (la) director (a) general allegará los documentos necesarios al área apoyo a la contratación, que sirvan de soporte para la elaboración de estos contratos que se encuentren en alguna de las causales de contratación directa prevista en la normatividad vigente.

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

ART. 14.—Enajenación de bienes muebles. Para la enajenación de bienes muebles, cuyo precio de venta sea inferior al 10% de la menor cuantía, se tendrá en cuenta lo establecido en la Resolución 001 de 2001 del contador general de Bogotá, o aquellas que la modifiquen, así como el procedimiento establecido en el sistema de gestión de calidad.

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

ART. 15.—Requisitos mínimos para iniciar un proceso de selección. El área apoyo a la contratación dará inicio al proceso de contratación de acuerdo con la solicitud enviada por la autoridad delegataria o el (la) director (a) general, previa verificación de la existencia de los siguientes requisitos mínimos:

a. Estudios y documentos previos con sus correspondientes soportes.

b. Certificado de disponibilidad presupuestal.

c. Documentos que identifiquen al contratista, si es el caso.

Los procesos de selección se desarrollarán de acuerdo con la normatividad vigente prevista para cada uno de ellos y los procedimientos previstos en el sistema de gestión de calidad.

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

ART. 16.—Fase contractual y de ejecución. Esta etapa corresponde a la celebración y ejecución del objeto del contrato o convenio. Esta etapa comprenderá la celebración, el perfeccionamiento, la legalización y la ejecución del contrato, y estará integrada por todos los actos a cargo del contratista tendientes al cumplimento de las obligaciones contractuales y las que adelante el IDRD para garantizar que se ajuste a lo pactado y a la ley.

La etapa contractual se desarrollará a través de la celebración de contratos que estarán identificados con un número secuencial por vigencia fiscal, asignado por el área apoyo a la contratación excepto los contratos inferiores al 10% de la menor cuantía del presupuesto de la entidad, expresado este en salarios mínimos legales mensuales que tramita la subdirección administrativa y financiera, relacionados con el presupuesto de funcionamiento de la entidad, teniendo en cuenta los procedimientos establecidos para el efecto por el sistema de gestión de calidad.

a) Etapa contractual

Trámite con las minutas. El área apoyo a la contratación se encargará de:

a) Realizar los trámites de legalización y numeración de los contratos.

b) Llevar en un solo consecutivo numérico la relación de los contratos.

c) Elaborar la base de datos por año fiscal de los contratos celebrados por el IDRD, determinando por lo menos los siguientes aspectos: fecha de suscripción; número del contrato, nombre del contratista, objeto, garantías, plazo, número de registro presupuestal, dependencia solicitante, clase de contrato, estado (vigente, en liquidación, liquidado, proceso administrativo, u otras incidencias del mismo), y observaciones.

d) Organizar, actualizar y custodiar el archivo de los contratos.

e) Verificar los soportes de los contratos que suscriba el IDRD y requerirlos a las diferentes dependencias, contratistas, interventores, supervisores cuando fuere necesario.

f) Elaborar y presentar los informes que sobre el tema de contratación requieran los organismos de control con la periodicidad por ellos exigidos, así como la información requerida por los diferentes organismos del Estado.

g) Las demás que sean necesarias para el desarrollo de esta actividad.

Minuta del contrato. Firma. Notificada la selección, el área apoyo a la contratación proyectará la minuta del contrato correspondiente.

Firmado el contrato, el mismo funcionario solicitará la presencia del contratista para la revisión y firma del contrato.

Registro presupuestal. Una vez suscrita la minuta por el contratista, el área apoyo a la contratación solicitará al Área de Presupuesto de la Subdirección Administrativa y Financiera, para que efectúe el registro presupuestal.

Legalización del contrato. El área apoyo a la contratación solicitará al contratista la constitución de la garantía, verificará el pago de los derechos de publicación del contrato y el pago del impuesto de timbre, cuando corresponda.

Aprobación de la garantía. El área apoyo a la contratación aprobará la garantía otorgada por el contratista y le informará a la autoridad delegataria o a el(la) director (a) general y al supervisor del contrato o convenio.

b) Suscripción y legalización del contrato.

El trámite para la suscripción y legalización del contrato o convenio lo adelantará el área apoyo a la contratación atendiendo las siguientes previsiones:

a) El contratista constituirá la garantía única de conformidad con lo dispuesto en el contrato y la normativa vigente sobre la materia.

b) La parte obligada cancelará los derechos de publicación y de impuesto de timbre, en los términos y condiciones previstos en las reglamentaciones correspondientes.

El expediente original de cada contrato reposará en el archivo del área apoyo a la contratación.

*(Nota: Modificado por la Resolución 446 de 2010 artículo 2º del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

ART. 17.—Adiciones, prórrogas, modificaciones, suspensiones y terminaciones anticipadas. Durante la ejecución del contrato pueden presentarse situaciones que afectan los aspectos contractuales inicialmente previstos y pactados entre las partes. En dichos casos, el supervisor deberá identificar la necesidad y solicitar a la autoridad delegataria o el (la) director (a) general, de manera oportuna, el trámite que corresponda, para lo cual enviará la solicitud correspondiente.

Cuando se trate de una solicitud de modificación, prórroga y adición que provenga del contratista, quien ejerza la interventoría deberá emitir su concepto para la procedencia de la misma, y en caso de ser favorable, se remitirá para su trámite al área apoyo a la contratación con el visto bueno de la autoridad delegataria o el (la) director (a) general. Si fuere el caso de una solicitud de adición del contrato, deberá contarse con los estudios previos requeridos y se surtirá el trámite previsto ante la oficina de planeación y el área de presupuesto. Recibido lo anterior se elaborará el documento respectivo para la firma de la autoridad delegataria o el (la) director (a) general e impulsará los demás trámites referentes a su perfeccionamiento y ejecución. Igualmente, se informará al supervisor o interventor según el caso.

Cuando se trate de adición o prórroga de contratos celebrados con cargo al presupuesto de los fondos de desarrollo local, surtirá el procedimiento anterior, en este caso se impartirá el visto bueno por el (la) jefe de la oficina asesora de asuntos locales.

La solicitud deberá allegarse por lo menos con diez (10) días calendario de anticipación a la fecha de vencimiento del contrato, y cuando se trate de contratos que no superen el 10% de la menor cuantía, por lo menos con tres (3) días calendario de anticipación a la fecha de vencimiento del mismo.

En caso de suspensiones, por eventos de fuerza mayor o caso fortuito, o circunstancias ajenas a la voluntad de las partes que impidan en forma temporal su ejecución, en estos eventos las partes pueden, de mutuo acuerdo, pactar su suspensión. El supervisor del contrato debe solicitar por escrito y oportunamente a la autoridad delegataria, la suspensión del contrato indicando el tiempo exacto de suspensión, para lo cual se enviará la solicitud al área apoyo a la contratación para la elaboración del acta que deberán suscribir entre las partes y el supervisor, donde conste tal situación. Cuando la suspensión sea a solicitud del contratista, el supervisor deberá emitir visto bueno sobre la sustentación que presente este, y se procede a remitir por parte de la autoridad delegataria que corresponda, la solicitud de elaboración del acta respectiva.

Una vez reiniciado el contrato, se deberá suscribir un acta de reiniciación, la cual deberá ser remitida por parte del supervisor del contrato a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la suscripción de la misma, al área apoyo a la contratación para su publicación y archivo en la respectiva carpeta del contrato.

El término de suspensión no será computable para efecto del plazo de ejecución del contrato y se deberá exigir al contratista en el acta de suspensión y en la de reanudación, el compromiso de presentar el correspondiente certificado de modificación de la garantía única, ampliando su vigencia por el término que dure la suspensión.

En caso de terminaciones anticipadas, deberá soportarse la solicitud con la justificación legal y fáctica que da origen a la decisión, recibido lo anterior se elaborará el documento respectivo para la firma de la autoridad delegataria o el (la) director (a) general.

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

ART. 18.—El debido proceso en la contratación. Para efecto de garantizar el debido proceso y en especial el derecho de defensa en la imposición de sanciones y el ejercicio de facultades excepcionales se observarán las siguientes reglas:

1. La actuación administrativa para la imposición de sanciones o el ejercicio de facultades excepcionales, se iniciará previo informe del interventor o supervisor, mediante el envío a la dirección registrada de una comunicación suscrita por la autoridad delegataria dirigida al contratista y su garante manifestando las inconformidades y convocándolo a una audiencia de descargos frente a los motivos del incumplimiento.

No será necesario remitirle copia de las comunicaciones en las que el IDRD haya advertido el incumplimiento del contratista y las cuales el mismo contratista y su garante hayan previamente recibido.

2. En la fecha y hora determinada por el IDRD se realizará la audiencia presidida por la autoridad delegataria en la que el contratista y su garante podrán intervenir para ejercer su derecho de defensa.

Culminada la intervención será suspendida la audiencia para que el IDRD examine los argumentos y pruebas presentados por el contratista y su garante.

3. En la fecha y hora que determine el IDRD se reanudará la audiencia para comunicar al contratista y su garante la decisión correspondiente. En caso de no imponerse sanciones o que el IDRD tome la decisión de no ejercer facultades excepcionales, así se le informará al contratista y su garante mediante comunicación escrita. En el evento en que se determine lo contrario, se expedirá el correspondiente acto administrativo que será notificado personalmente en la audiencia o mediante la aplicación de las reglas contenidas en el Código Contencioso Administrativo.

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

ART. 19.—Etapa poscontractual. En esta etapa serán objeto de liquidación los contratos o convenios de ejecución sucesiva y aquellos que los requieran por reportar a su terminación obligaciones pendientes de determinar, o por su terminación en forma anormal.

Las partes del contrato o convenio deberán hacer una revisión total de las obligaciones ejecutadas, con el fin de poder declararse a paz y salvo.

La liquidación del contrato o convenio no libera al contratista de responder por la estabilidad de la obra o la calidad de los bienes o servicios suministrados, en consecuencia, cuando con posterioridad a la liquidación del contrato se presenten hechos que se encuentren amparados en las garantías constituidas por el contratista o que le causen un perjuicio al IDRD, se deberán iniciar las correspondientes acciones administrativas y judiciales previstas en la ley para cada caso.

Para la liquidación de los contratos o convenios se podrá realizar de la siguiente forma:

1. Liquidación de mutuo acuerdo. Se realizará la liquidación de mutuo acuerdo dentro del plazo fijado con el contratista. En caso que no se haya previsto o acordado término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses, siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación.

2. Liquidación unilateral. En aquellos casos en que el contratista no se presente a la suscripción del acta de liquidación por mutuo acuerdo, previa notificación o convocatoria que le realice el interventor o supervisor del contrato o convenio, o no se llegue a un acuerdo sobre su contenido, la autoridad delegataria o el (la) Director(a) General ordenará la liquidación del contrato mediante acto administrativo motivado dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo establecido para la liquidación de mutuo acuerdo, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad vigente.

3. De conformidad con el párrafo segundo del artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 136 del CCA.

La dependencia que dio origen al contrato o convenio hará un seguimiento al cumplimiento de las obligaciones exigibles con posterioridad a la liquidación del contrato, tales como la garantía de calidad y estabilidad, el suministro de repuestos y el pago de salarios y prestaciones sociales. En caso de presentarse incumplimiento en las referidas obligaciones, se solicitará a la autoridad delegataria o el (la) director (a) general, de manera oportuna, para que coordine con el área apoyo a la contratación las acciones administrativas y judiciales que correspondan.

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

CAPITULO TERCERO

Interventoría y supervisión

ART. 20.—Control y seguimiento a la ejecución de los contrato y convenios. El IDRD controlará la ejecución de contratos o convenios mediante la interventoría y supervisión que, para cada caso particular, designe y establezca el ordenador del gasto, de acuerdo con las reglas previstas en el presente manual.

Se exceptúa de la aplicación del presente manual los contratos de obra pública y consultoría, cuya interventoría se realizará de acuerdo con lo previsto en el manual de interventoría adoptado mediante Resolución 420 de 2008, y aquellas que lo aclaren, modifiquen o deroguen.

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

ART. 21.—La interventoría. Se entiende por interventoría el conjunto de actividades desempeñadas por una persona natural o jurídica, para llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo de la ejecución de los contratos o convenios, tendientes a asegurar su correcta ejecución y cumplimiento, de acuerdo con lo previsto en las normas vigentes, en lo estipulado en el respectivo contrato y lo dispuesto en el presente manual.

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

ART. 22.—Funciones del interventor. El interventor ejercerá las siguientes funciones:

1. Funciones administrativas:

a) Acopiar la documentación producida en la etapa precontractual que requiera, a fin de contar con el máximo de información sobre el origen del contrato.

b) Prestar colaboración y orientación al contratista, para apoyar la correcta ejecución del contrato.

c) Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la interventoría a su cargo.

d) Evitar que sus decisiones interfieran injustificadamente en las acciones del contratista.

e) Verificar que existan los permisos y licencias necesarios para la ejecución del objeto contractual;

f) Llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista, durante la ejecución del contrato, de tal forma que el IDRD intervenga oportunamente frente a las solicitudes presentadas.

g) Organizar la información y documentos que se generen durante la ejecución del contrato, manteniéndola a disposición de los interesados y enviar, una vez se produzca, copia de la misma área apoyo a la contratación.

h) Coordinar con las dependencias del IDRD que tengan relación con la ejecución del contrato, para que estas cumplan con sus obligaciones. Dentro de esta actividad se entiende incorporada la de efectuar seguimiento a las actuaciones contractuales.

i) Definir los cronogramas que se seguirán durante el trámite de las etapas contractual y postcontractual.

j) Integrar los comités a que haya lugar y participar de manera activa y responsable en su funcionamiento, dejando constancia de las diferentes reuniones que se celebren y decisiones que se adopten.

k) Atender, tramitar o resolver toda consulta que eleve el contratista, de forma tal que se imprima agilidad al proceso de la solución de los problemas que se deriven del desarrollo de la actividad contractual.

l) Tramitar las solicitudes de ingreso del personal y equipos del contratista o de personas necesarias para la ejecución del contrato.

m) Procurar que por causas atribuibles al IDRD no sobrevenga mayor onerosidad, es decir, se rompa el equilibrio financiero del contrato.

n) Programar y coordinar con quien sea necesario reuniones periódicas para analizar el estado de ejecución y avance del contrato.

o) Presentar informes sobre el estado de ejecución y avance de los contratos o convenios, con la periodicidad que se requiera, atendiendo el objeto y naturaleza de los mismos y un informe final de su ejecución.

p) Exigir el cumplimiento de las normas de seguridad, higiene, salud ocupacional y ambiental que sean aplicables.

q) Adelantar cualquier otra actuación administrativa necesaria para la correcta ejecución del contrato.

2. Funciones técnicas:

a) Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus condiciones técnicas para iniciar y desarrollar el contrato, igualmente constatar —según el caso— la existencia de planos, diseños, licencias, autorizaciones, estudios, cálculos, especificaciones y demás consideraciones técnicas que estime necesarias para suscribir el acta de iniciación del contrato.

b) Verificar que el contratista suministre y mantenga el personal o equipo ofrecido, con las condiciones técnicas e idoneidad pactadas inicialmente y exigir su reemplazo cuando fuere necesario.

c) Estudiar y decidir los requerimientos de carácter técnico que no impliquen modificaciones al contrato. En caso de requerir modificaciones justificar y solicitar los ajustes a los contratos, aportando la documentación requerida para el efecto.

d) Controlar el avance del contrato con base en el cronograma previsto y solicitar los ajustes a que haya lugar.

e) Controlar e inspeccionar permanentemente la calidad de la obra, equipos, materiales, bienes, insumos y productos; ordenar y supervisar los ensayos o pruebas necesarias para el control de los mismos.

f) Efectuar las justificaciones técnicas o económicas a que haya lugar y que se requieran durante la etapa contractual y postcontractual o en los requerimientos que para el efecto formule el área apoyo a la contratación.

g) Velar a fin de que se cumplan las normas, especificaciones técnicas y procedimientos previstos para la ejecución de las actividades contractuales y poscontractuales.

h) Verificar las entregas de los bienes o la prestación de los servicios, de conformidad con lo establecido en los contratos correspondientes, dejando la constancia y justificación escrita respectiva.

i) Presentar a la autoridad delegataria cuando lo requiera un informe que evalúe los beneficios derivados de la ejecución contractual por el IDRD con la ejecución del contrato, con excepción de los contratos de prestación de servicios personales de personas naturales y, en todo caso, teniendo en cuenta la finalidad del objeto contractual.

j) Verificar, cuando a ello hubiere lugar, el reintegro al IDRD de los equipos, elementos y documentos suministrados; constatar su estado y cantidad.

k) Llevar la respectiva carpeta con los documentos necesarios para realizar la correcta interventoría del contrato.

l) Llevar a cabo las demás actividades conducentes al desarrollo del objeto contractual, conforme con los requerimientos técnicos pertinentes.

m) Certificar el cumplimiento del contrato en sus diferentes etapas de ejecución.

3. Funciones financieras:

a) Verificar que el contratista cumpla con los requisitos para la entrega del anticipo pactado, y constatar su correcta inversión. Para este efecto deberá exigir, según corresponda, la presentación del programa de utilización de personal y equipos durante la ejecución del contrato, el programa de flujos de fondos del contrato y el programa de inversión del anticipo.

b) Revisar y tramitar ante la oficina o dependencia del IDRD que corresponda, las solicitudes de pago formuladas por el contratista, y llevar un registro cronológico de los pagos, ajustes y deducciones efectuados.

c) Verificar que los pagos que se efectúen al contratista se hagan oportunamente de acuerdo con lo pactado en el contrato.

d) Verificar que el contrato esté debidamente soportado con los recursos presupuestales requeridos y en ese sentido, informar o solicitar a quien corresponda, a fin de obtener los certificados de disponibilidad, reserva y registro cuando se requiera.

e) Revisar y aprobar según corresponda las facturas o cuentas de cobro presentadas por el contratista.

f) Aprobar los desembolsos o pagos a que haya lugar, previa verificación del cumplimiento del objeto y obligaciones del contrato incluido los requisitos legales, contractuales previstos para ello.

g) Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato.

h) Velar por la amortización total del anticipo, de acuerdo a lo estipulado contractualmente, si aquel fue pactado.

i) Verificar que los trabajos o actividades adicionales que impliquen aumento del valor del contrato cuenten con la debida justificación técnica y el respaldo presupuestal y jurídico correspondiente.

j) Verificar, de conformidad con los medios legalmente permitidos para el efecto, el cumplimiento de las obligaciones parafiscales y frente al sistema de seguridad social integral a cargo del contratista.

k) Verificar el adecuado pago de los tributos a que hubiere lugar y que resulten de la actividad contractual y poscontractual.

4. Funciones de carácter legal:

a) Una vez suscrito el contrato, verificar y exigir que se otorguen las garantías exigidas y velar por que estas permanezcan vigentes hasta su liquidación. En todo caso, no podrá iniciar la ejecución del contrato o convenio sin haber verificado que las pólizas exigidas se encuentren aprobadas, si el contrato o convenio exige la constitución o ampliación de las mismas.

b) Hacer seguimiento al cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, lo cual incluye la verificación del cumplimiento de las especificaciones previstas en la oferta, catálogos, pliegos de condiciones, y las inherentes o propias de la naturaleza de los bienes o servicios contratados, además de las obligaciones previstas en el contrato o convenio.

c) Vigilar que las obras, suministro de bienes o servicios y en general cualquier contrato o convenio, se haga sin exceder el valor del contrato o convenio, esto es, hasta concurrencia del valor contratado. Igualmente no podrá autorizar modificación alguna, que implique modificaciones al objeto, únicamente cuando se trate de cualquier otra cláusula contractual.

d) Promover el oportuno ejercicio de las facultades de dirección y reorientación de la acción contractual que competen al IDRD, en especial el ejercicio de las prerrogativas extraordinarias y mecanismos de apremio previstas en la ley.

e) Según el caso, verificar que los subcontratos estén debidamente aprobados.

f) Emitir concepto sobre la viabilidad de suscribir adiciones o modificaciones a los contratos.

g) Velar por el cumplimiento de las obligaciones laborales que se generen con relación al contrato suscrito.

h) Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista y hacer las recomendaciones a que haya lugar.

i) Suscribir todas las actas que se produzcan con ocasión de la ejecución del contrato.

j) Preparar en conjunto con el contratista el acta de liquidación del contrato o proyectar la liquidación unilateral cuando las condiciones así lo ameriten y efectuar el seguimiento correspondiente hasta su suscripción.

k) Velar por el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares o las autoridades en relación con el desarrollo del contrato.

l) Verificar que la ejecución contractual se desarrolle dentro del plazo o vigencia del contrato, y de acuerdo con los valores establecidos.

m) Informar oportunamente cualquier retraso, incumplimiento parcial o total de las obligaciones en general, cualquier hecho que pueda dar origen a la toma de acciones de tipo contractual o aplicación de sanciones y, en general, al inicio y desarrollo de las actividades judiciales o extrajudiciales respectivas.

n) Realizar los informas técnicos, administrativos y financieros, según el caso, que soporten la efectividad de las sanciones previstas en el contrato o convenio y solicitar su aplicación, cuando exista mora o incumplimiento en la ejecución del mismo.

o) Las demás que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de interventoría.

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

ART. 23.—Desempeño de la interventoría. Como regla general, la función de la interventoría deberá ser desempeñada por un solo interventor. No obstante cuando ello no sea posible o recomendable, el IDRD designará varios interventores, para lo cual señalará con precisión las obligaciones y responsabilidades de cada uno de ellos.

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

ART. 24.—Calidades del interventor. La autoridad delegataria establecerá para cada caso y atendiendo a las particularidades del objeto contractual, el perfil profesional, técnico o empresarial que debe satisfacer la persona natural o jurídica o el servidor público que desempeñará las funciones de interventoría. En todo caso, la interventoría debe ser atendida a través de personal con formación en el área respectiva, que acredite la experiencia necesaria para cumplir adecuadamente con sus funciones. Podrá designarse la interventoría en contratistas cuando por necesidad institucional así se requiera (especialidad del proyecto, magnitud del proyecto, etc.) o cuando la ley así lo exija.

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

ART. 25.—Prohibiciones del interventor. Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades, las prohibiciones y deberes, el IDRD se abstendrá de designar interventor a quien se encuentre en situación de conflicto de intereses que pueda afectar el ejercicio imparcial y objetivo de la interventoría o esté incurso en alguna conducta contemplada en la Ley 734 de 2002. A los interventores les está prohibido:

a) Adoptar decisiones que impliquen modificación del contrato sin el lleno de los requisitos legales pertinentes.

b) Solicitar o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante o del contratista.

c) Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.

d) Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato.

e) Omitir y retardar las comunicaciones e informes relacionados con los incumplimientos o irregularidades que se presenten en ejecución de los contratos o convenios por parte del contratista.

f) Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato o convenio.

g) Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato o convenio.

h) Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato o convenio.

i) Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato o convenio.

j) Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones.

k) Recibir a satisfacción bienes, obras o servicios que no correspondan al objeto o condiciones contractuales.

l) Conciliar divergencias sin la autorización respectiva.

m) Celebrar acuerdos o suscribir documentos que tengan por finalidad o como efecto establecer obligaciones a cargo del IDRD, salvo aquellas relacionadas directamente con la actividad de interventoría y que no modifiquen, adicionen o prorroguen las obligaciones a cargo del IDRD.

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

ART. 26.—Oportunidad para designar el interventor. La interventoría podrá constituirse o designarse desde la fase precontractual de manera que asegure su participación y conocimiento del proyecto en la medida en que la complejidad de las labores a realizar en la ejecución del contrato así lo exigiere. La participación del interventor en la fase precontractual, cuando a ello hubiere lugar, tendrá carácter eminentemente consultivo. En todo caso la designación o contratación se hará a más tardar, dentro de los tres (3) días siguientes a la firma del contrato, materia de la supervisión o interventoría.

En el estudio previo se dejará constancia de la necesidad de realizar o no la contratación de interventoría externa, que de ser así, requiere el trámite en forma paralela el estudio previo para la contratación del interventor, de conformidad con el procedimiento que le sea exigible.

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

ART. 27.—Actas. En desarrollo de la interventoría de los contratos o convenios, el interventor o supervisor deberá suscribir las actas que requiera de acuerdo con la naturaleza y objeto del contrato o convenio.

Para que surtan sus efectos las siguientes actas requerirán de la suscripción de la autoridad delegataria o el (la) director(a) general, según el caso:

a) Actas en las cuales se reconozcan créditos y obligaciones patrimoniales que deba asumir el IDRD.

b) Actas que reconozcan obligaciones generadoras de pago a favor del contratista.

c) Actas de modificación, adición, ampliación, aclaración de las prestaciones contratadas, suspensión y reiniciación del plazo.

d) Actas de terminación.

e) Actas de liquidación.

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

ART. 28.—Actividades y procedimientos a cargo del interventor. Sin perjuicio de las actividades a su cargo, según lo dispuesto en los numerales anteriores, los interventores deberán ajustarse a los procedimientos que a continuación se mencionan:

1. Etapa contractual. Una vez perfeccionado el contrato o convenio correspondiente y durante la ejecución contractual, el interventor deberá adelantar las siguientes gestiones específicas:

a) El interventor del contrato o convenio no autorizará el inicio de la ejecución contractual antes de que se encuentren satisfechos los requisitos legal o contractualmente previstos para el efecto.

b) En caso de que el interventor constate el incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista y no sea posible obtener su cumplimiento a través de las actividades ordinarias de interventoría, deberá dar aviso inmediato al área apoyo a la contratación, a fin de que se evalúe la situación. En la comunicación respectiva, el interventor describirá con detalle los hechos que han motivado tal aviso, señalando, si es del caso, el tipo de daños sufridos por el IDRD, así como su cuantía. En caso de que el tipo de daños y su cuantía no pueda definirse con exactitud al momento de la comunicación el interventor deberá presentar un estimativo aproximado.

c) Al interventor del contrato o convenio le corresponde tramitar y autorizar los pagos a favor del contratista cumpliendo para ello las disposiciones contractuales y las demás condiciones previstas legalmente.

d) El interventor deberá verificar la correcta inversión del anticipo en los casos en los que este se hubiese previsto.

e) En caso de presentarse situaciones que afectan alguno o algunos de los aspectos inicialmente pactados en el mismo, el interventor deberá:

• Solicitar oportunamente y mediante documento escrito al ordenador del gasto, la adición, prórroga o modificación, según el caso, que afecte el contrato.

• Verificar que en la adición o modificación no se cambie el objeto inicial del contrato.

• Verificar que el contratista realice los ajustes correspondientes en las garantías otorgadas al inicio del contrato.

• Verificar que el contratista realice la publicación del contrato.

f) En caso de suspensión del contrato, el interventor podrá, si es necesario y mediante documento escrito de justificación dirigido al ordenador del gasto correspondiente, solicitar la suspensión temporal de la ejecución del contrato para que se tramite el documento respectivo. Esta solicitud de suspensión se justifica si durante el desarrollo del contrato se presentan circunstancias de fuerza mayor o casi fortuito, o ajena a la voluntad de las partes que impiden en forma temporal su normal ejecución.

2. Etapa poscontractual. Una vez terminado el contrato o convenio por cualquiera de las causas legales o contractualmente establecidas, el interventor deberá adelantar el siguiente procedimiento:

a) En el caso en el cual deba terminarse el contrato o convenio anticipadamente, deberá dar aviso de tal circunstancia al área competente para que se proceda a elaborar el acta de terminación. Dicho aviso deberá estar acompañado del informe de interventoría correspondiente.

b) En caso de que el acta de terminación no pueda ser suscrita por la totalidad de las partes, deberá elaborarse, a solicitud del interventor del contrato o convenio, un documento en el que se deje constancia de las causas de la terminación y la fecha de la misma.

c) El interventor del contrato o convenio elaborará el balance económico del contrato y el análisis de la ejecución contractual con fundamento en los informes y certificaciones requeridas para el efecto. Tal liquidación, acompañada de los soportes documentales correspondientes, será remitida por el interventor al área correspondiente, según el caso, para su revisión a fin del aprobar el acta de liquidación. Los soportes documentales remitidos por el interventor del contrato o convenio deberán dar cuenta del nivel de cumplimiento del objeto y las obligaciones adquiridas por el contratista, incluyendo un informe que indique claramente como fue desarrollado el respectivo contrato o convenio.

d) Una vez elaborada el acta de liquidación por el área competente, el interventor procederá a suscribirla. Así mismo, el interventor del contrato o convenio deberá adelantar todas las gestiones posibles a fin de que el acta de liquidación sea suscrita por el contratista. El original del acta de liquidación será enviada al área de apoyo a la contratación para su correspondiente publicación e incorporación en la carpeta del contrato.

e) El interventor del contrato o convenio remitirá al área competente, según el caso, el acta de liquidación debidamente suscrita por él y por el contratista a fin de que el área adelante los tramites siguientes.

f) En el caso de que la liquidación deba llevarse a cabo unilateralmente el interventor deberá seguir el mismo procedimiento previsto en este numeral con excepción del trámite de suscripción por parte del contratista.

g) Si el contrato o convenio no fue ejecutado a satisfacción y de conformidad con lo previsto contractualmente, el interventor debe solicitar al Área Apoyo a la Contratación la adopción de las medidas a que haya lugar y la declaratoria de siniestro ante la aseguradora, si es del caso.

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

ART. 29.—Servicios profesionales de apoyo a la interventoría. Para el ejercicio de la interventoría cuando sea designado un servidor público como interventor podrá contar con profesionales que apoyen su labor. Estos profesionales serán responsables de las labores efectuadas y, en consecuencia, el interventor cumplirá las funciones que le correspondan sobre la base de la información y soportes remitidos por dichos profesionales.

Los profesionales que apoyen a la interventoría podrán ser contratistas, para lo cual deberá establecerse de manera clara, dentro de las obligaciones contractuales, las actividades a las cuales se compromete ejecutar en relación con el apoyo que realizan.

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

ART. 30.—(Modificado).* La supervisión. Para todos aquellos casos en los que el IDRD haya contratado interventoría externa, se designará en la respectiva dependencia un supervisor que verificará el cumplimiento del contrato o convenio de interventoría y el desarrollo del proyecto.

Se entenderá por supervisión el conjunto de funciones desempeñadas por servidores públicos para efectuar seguimiento del proyecto con la finalidad de mantener permanentemente informado al ordenador del gasto de sus avances y las dificultades que se puedan presentar.

*(Nota: Modificado por la Resolución 374 de 2012 artículo 2° del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

ART. 31.—(Modificado).* Calidades del supervisor. El ordenador del gasto establecerá para cada caso y atendiendo a las particularidades del objeto contractual, el perfil que debe satisfacer el servidor público que desempeñará las funciones de supervisor. En todo caso, debe tener formación en el área respectiva y acreditar experiencia necesaria para cumplir adecuadamente con sus funciones. Podrán ser supervisores los servidores públicos que ocupen cargos del nivel profesional o de superior jerarquía de la planta de personal del IDRD, cuyas funciones tengan relación directa con la ejecución del objeto del contrato o convenio.

*(Nota: Modificado por la Resolución 374 de 2012 artículo 2° del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

ART. 32.—Funciones. Son funciones del supervisor:

a) Ejercer las funciones de interventor sobre los contratos de interventoría. En este caso el supervisor ejercerá las funciones previstas para el interventor en el presente manual.

b) Realizar una verificación exclusivamente documental en relación con el avance del proyecto.

c) Efectuar control general sobre la debida ejecución de los contratos o convenios. Para este efecto deberá establecer mecanismos de coordinación con la interventoría y el contratista que le permitan mantener perfectamente enterado de la ejecución del proyecto al delegatario. En desarrollo de esta función, el supervisor, impartirá las instrucciones y efectuará las recomendaciones necesarias para el desarrollo exitoso del proyecto.

d) (Modificado).* Comunicar a la dirección las circunstancias que pudieren poner en riesgo la ejecución del contrato de interventoría o la ejecución del contrato o convenio sometido a ella.

*(Nota: Modificado por la Resolución 374 de 2012 artículo 2° del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

(Nota: Derogado por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)

ART. 33.—Consecuencias del incumplimiento de la función de interventoría o supervisión. Dada la importancia de la interventoría y supervisión de los contratos o convenios, a través de la cual se garantiza la correcta ejecución y recaudo de los recursos públicos, la ley prevé que la acción defectuosa o la omisión en el seguimiento a la gestión contractual por parte de los funcionarios encargados de ejercerla, así como de quienes sean contratados externamente para este fin, los podrá hacer responsables civil, penal y disciplinariamente.

a) Responsabilidad civil: cuando el IDRD sufra un detrimento patrimonial como consecuencia de la negligencia o la ejecución indebida de las labores de interventoría o supervisión, quienes tenían a cargo estas labores responderán pecuniariamente por el daño ocasionado.

b) Responsabilidad penal: cuando la acción u omisión del interventor o supervisor se constituya en delito, estos podrán ser sancionados con penas establecidas en el Código Penal.

c) Responsabilidad disciplinaria: cuando el interventor o supervisor incurra en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en la Ley 734 de 2002 que implique incumplimiento de los deberes, extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones, o violación al régimen de inhabilidades e incompatibilidades, impedimentos o conflictos de intereses, podrá dar lugar a la imposición de las sanciones previstas en la normatividad vigente, previo proceso disciplinario que garantice su derecho a la defensa.

Aprobación

Revisó:
Martha Rodríguez Martínez
Jefe oficina asesora de planeación
Validó
Martha Castaño Triana

Jefe oficina ssesora jurídica
Aprobó:
Ana Edurne Camacho Corredor
Director general

(Nota: Derogada por la Resolución 37 de 2013 artículo 2º del Instituto Distrital de Recreación y Deporte)