RESOLUCIÓN 24 DE 2008 

(Febrero 21)

“Por medio de la cual se reglamenta el procedimiento para el trámite de peticiones, quejas y reclamos en el Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte”.

El Director del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte, IDRD,

en uso de sus facultades constitucionales, legales, estatutarias y en especial las conferidas por los artículos 210 y 211 de la Constitución Política, los artículos 9º a 12 de la Ley 489 de 1998, el Acuerdo 4 de 1978, el Acuerdo 257 de 2006 y la Resolución 2 de 2005 de la junta directiva del instituto y,

CONSIDERANDO:

Que según lo dispuesto en los artículos 23 y 74 de la Constitución Política, toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las entidades por motivo de interés general o particular y a obtener pronta solución e igualmente a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.

Que el artículo 209 de la Constitución Política, establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Que conforme al artículo 32 del Decreto 1 de 1984, los organismos de la rama ejecutiva del poder público, las entidades descentralizadas del orden nacional, las gobernaciones y las alcaldías de los distritos especiales, deberán reglamentar la tramitación interna de las peticiones que les corresponda resolver, y la manera de atender las quejas por el mal funcionamiento de los servicios a su cargo, señalando para ello plazos máximos según la categoría o calidad de los negocios.

Que la dirección general del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte expidió la Resolución 28 del 21 de enero de 1991, “Por medio de la cual se reglamenta internamente el ejercicio del derecho de petición y la manera de atender las quejas por el mal funcionamiento de los servicios a cargo del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte”.

Que mediante Resolución 2 del 13 de septiembre de 2005, emanada de la junta directiva del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte, se establece la estructura orgánica de la entidad y se determinan las funciones de sus dependencias.

Que mediante la Resolución 503 del 27 de septiembre de 2005 y Resolución 131 del 17 de marzo de 2006, ambas expedidas por la dirección general del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte, se ajustó el manual de funciones y de competencias laborales de la planta de personal del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte.

Que mediante memorando 57714 de diciembre 17 de 2007, la dirección general del instituto informó que de acuerdo con el manual de funciones vigente, las áreas de trabajo de la secretaría general estarán conformadas de la siguiente manera: área apoyo a la contratación, área control interno disciplinario, área atención al cliente, quejas, reclamos y defensor del ciudadano y área de archivo y correspondencia, teniendo en cuenta la estructura interna, las necesidades del servicio, los planes, proyectos y programas que adelanta el instituto.

Que se hace necesario establecer el trámite de los derechos de petición, quejas, reclamos, consultas y demás solicitudes que formulen los ciudadanos ante el Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte, de acuerdo con la normatividad legal vigente, especialmente con lo dispuesto en la Constitución Política, el Decreto-Ley 01 de 1984, las Leyes 190 de 1995 y 962 de 2005.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Principios generales

ART. 1º—Reglamentar el procedimiento para la atención de peticiones, quejas y reclamos en el Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte, el cual se regirá por los siguientes principios:

Principio de economía: Los procedimientos se adelantarán en el menor tiempo posible con el menor gasto de quienes intervienen en ellos. No se deben exigir más documentos o copias de los estrictamente necesarios, ni autenticaciones, ni notas de presentación personal, salvo que la ley lo ordene en forma expresa.

Principio de celeridad: Los funcionarios impulsarán los procedimientos administrativos, eliminarán trámites innecesarios, utilizarán formularios que agilicen las actuaciones, considerando siempre los argumentos y pruebas aportadas por los interesados.

Principio de eficacia: Las actuaciones administrativas deben lograr su finalidad. Por tal motivo, los funcionarios oficiosamente deben remover los obstáculos puramente formales para evitar decisiones inhibitorias. Las nulidades por vicios de procedimiento podrán sanearse en cualquier tiempo a petición del interesado.

Principio de imparcialidad: Todos los ciudadanos merecen el mismo respeto por parte de los funcionarios, sin lugar a discriminación alguna.

Principio de publicidad: Las entidades darán a conocer sus decisiones a los interesados mediante comunicaciones, notificaciones o publicaciones que ordena la ley.

Principio de igualdad: Las actividades de la entidad deben estar orientadas efectivamente hacía el interés general, sin privilegios otorgados a grupos especiales.

Principio de moralidad: Las actuaciones de los servidores se ceñirán a las normas constitucionales, legales y a los principios éticos y morales que rigen nuestra sociedad.

ART. 2º—Clase de actuaciones administrativas. Las actuaciones administrativas podrán iniciarse por la persona natural o jurídica que pretenda o invoque:

1. El derecho de petición, en interés general.

2. El derecho de petición, en interés particular.

3. Solicitud de información.

4. Consultas.

5. El cumplimiento de una obligación o deber legal.

6. Por las autoridades, oficiosamente.

CAPÍTULO II

Clasificación de las peticiones

ART. 3º—Las peticiones se clasifican en:

1. Petición de interés general

2. Petición de interés particular

3. Petición de información:

a) Sobre las actividades de la entidad

b) Consulta de documentos

c) Certificaciones

d) Expedición de copias

4. Formulación de consultas

5. Formulación de quejas y reclamos

ART. 4º—Peticiones en interés general y en interés particular. Toda persona natural o jurídica podrá formular peticiones respetuosas al Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte, en interés general o en interés particular.

ART. 5º—Petición de información. En desarrollo del derecho de petición, toda persona podrá solicitar y obtener acceso a la información sobre las actuaciones del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte, a consultar los documentos que reposen en sus dependencias, a que se le expidan certificaciones y copias de los documentos, siempre que estos no tengan carácter de reservados, conforme a la Constitución y la ley.

ART. 6º—Formulación de consultas. En relación con las funciones y materias propias del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte, sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales, toda persona tendrá derecho a formular consultas.

Las respuestas correspondientes deberán ser suscritas únicamente por los funcionarios autorizados para tal fin, de acuerdo con los manuales de funciones de la entidad.

ART. 7º—Formulación de quejas y reclamos. Se refieren a los que formulen los ciudadanos relacionados con la misión y funciones de la entidad o de los servidores de la misma.

ART. 8º—Formulación de peticiones, quejas y reclamos. Las peticiones, quejas y reclamos se podrán presentar por escrito, verbalmente, a través de correo electrónico, el sistema distrital de quejas y soluciones (SDQS) de la Alcaldía Mayor de Bogotá, fax, a través de los buzones instalados en los diferentes parques y escenarios administrados por la entidad y de la línea gratuita 018000919917.

CAPÍTULO III

Forma de presentación de las peticiones

ART. 9º—Forma de presentación de las peticiones. El derecho de petición en sus modalidades de interés general, interés particular, solicitud de información, formulación de consultas, de quejas, reclamos, podrá ser ejercido en forma verbal o por escrito de acuerdo con las modalidades previstas en el artículo 8º de la presente resolución.

a. Peticiones verbales: Las peticiones verbales se formularán directamente en el área atención al cliente, quejas, reclamos y defensor del ciudadano de la entidad, y de ser posible se resolverán de manera inmediata, en la misma forma en que fueron presentadas y en todos los casos, dejando constancia del nombre del peticionario, cédula, dirección, teléfono, objeto de la petición y respuesta dada.

Si no es posible resolverla inmediatamente, el área atención al cliente, quejas, reclamos y defensor del ciudadano recibirá la petición utilizando el formato de recepción de peticiones. Este formato generará un documento, el cual identificará la petición al interior de la entidad. El respectivo formato se identificará con un número de radicación consecutivo.

La petición, queja, reclamo o consulta, deberá ser registrada en el sistema de información para su respectivo seguimiento y control, por parte del responsable del área atención al cliente, quejas, reclamos y defensor del ciudadano.

Si quien presenta una petición verbal afirma no saber o no poder escribir y pide constancia de haberla presentado, el funcionario la expedirá en forma breve.

PAR.—Los funcionarios asignados al área atención al cliente, quejas, reclamos y defensor del ciudadano podrán exigir, en forma general, que ciertas peticiones se presenten por escrito para lo cual se elaborarán formatos, que deberán ser diligenciados por los interesados, pudiendo añadir las informaciones o aclaraciones a que haya lugar.

b. Peticiones escritas: Serán recibidas en el área archivo y correspondencia, encargada de recibir, radicar, guardar en base de datos, repartir y llevar el control de todas las comunicaciones escritas de la entidad. Las quejas, reclamos y peticiones se remitirán al área atención al cliente, quejas, reclamos y defensor del ciudadano, para su clasificación y solicitud de trámite ante la dependencia competente de atenderla. Esta dependencia deberá enviar copia de lo atendido al área atención al cliente, quejas, reclamos y defensor del ciudadano, para su respectivo control y archivo.

Para el caso del trámite de las quejas, reclamos, consultas y demás requerimientos tramitados por el área atención al cliente, quejas, reclamos y defensor del ciudadano, las respuestas a las mismas deberán prepararse en el área que conozca del asunto y firmarse por el jefe de la dependencia competente.

El número de radicación dado por el área archivo y correspondencia, será también el número de referencia de la petición y en consecuencia, todas las comunicaciones escritas que se generen en desarrollo de la misma, deben ir referenciadas con este, lo cual se le comunicará al peticionario.

ART. 10.—(Modificado).* Proceso de recepción: Los derechos de petición, quejas, reclamos, serán recepcionados por el área archivo y correspondencia, quien a su vez clasificará y entregará al área atención al cliente, quejas, reclamos y defensor del ciudadano, a más tardar al día siguiente de su recibo, para su respectivo registro, trámite y control.

El área atención al cliente, quejas, reclamos y defensor del ciudadano, a su vez, deberá direccionar a la dependencia responsable de dar la respuesta, quien resolverá la petición, queja o reclamo, dentro de los términos y de acuerdo con el procedimiento establecido en la ley y en la presente resolución.

En el caso de peticiones, quejas y reclamos efectuados por organismos de vigilancia y control (Congreso de la República, Concejo de Bogotá, Procuraduría General de la Nación, Fiscalía General de la Nación, Personería de Bogotá, Contraloría de Bogotá, Veeduría Distrital y similares), una vez recepcionadas por el área archivo y correspondencia, se remitirán de manera inmediata a la oficina de control interno, quien, dentro del término legal o el establecido en la presente resolución, coordinará la respuesta con la(s) dependencia(s) competente(s), la cual se proyectará para firma del director general.

Los proyectos de repuesta de las peticiones señaladas anteriormente se remitirán a la oficina de control interno, dentro de los términos perentorios que esta indique, de tal manera que se garantice una adecuada revisión y análisis antes de la firma del director general. Para tales efectos esta oficina indicará, en cada caso, el término máximo y los responsables para preparar y proyectar la respectiva respuesta.

Cuando se trate de solicitudes que se efectúen a través del link de “preguntas frecuentes” de la página web del instituto, estas serán direccionadas por parte del área atención al cliente, quejas, reclamos y defensor del ciudadano a los servidores previamente definidos por cada subdirección o dependencia, quienes serán los encargados de hacer el seguimiento y emitir la respuesta correspondiente.

Todo requerimiento tramitado por el área atención al cliente, quejas, reclamos y defensor del ciudadano, se deberá resolver internamente en el término de ocho (8) días hábiles, so pena de que se inicien las acciones disciplinarias a que haya lugar.

*(Nota: Modificado por la Resolución 133 de 2010 artículo 1° del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

ART. 11.—Requisitos generales y especiales: Las peticiones escritas deben contener, por regla general, como mínimo, la siguiente información:

1. Identificación expresa de la autoridad a la cual se dirige.

2. Nombres y apellidos completos del solicitante, con indicación del documento de identidad, dirección y teléfono.

3. Si se actúa mediante representante o apoderado, se debe indicar su nombre, apellido, documentos de identidad y dirección. El poder deberá ser otorgado en concordancia con lo previsto en el artículo 65 del Código de Procedimiento Civil o las normas que lo modifiquen.

4. Objeto de la petición y razones en que se apoya.

5. Relación de los documentos que se acompañan; y

6. Firma del peticionario.

Se exceptúan de los anteriores requisitos, los requerimientos anónimos, los cuales promoverán la actuación administrativa correspondiente cuando acrediten, por lo menos sumariamente, la veracidad de los hechos puestos en conocimiento o cuando se refieran en concreto a hechos o personas claramente identificables.

Cuando la ley o los reglamentos exijan acreditar requisitos especiales para que pueda iniciarse o adelantarse la actuación administrativa, la relación de todos estos se fijará en un lugar visible al público en las dependencias del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte.

ART. 12.—Peticiones incompletas. El responsable del área archivo y correspondencia que reciba la petición deberá revisarla, con el fin de constatar que reúne la información o documentos necesarios para efectos de trámite. En el evento de faltar alguno(s) de ellos, en el acto de recibo se le indicará al peticionario lo(s) que falte(n), para que proceda de conformidad. Si el peticionario insiste en que se le radique la petición, se le recibirá dejando constancia escrita de este hecho, constancia que se anexará a la petición.

ART. 13.—Solicitud de informaciones o documentos adicionales. Si para efectos de dar respuesta, el funcionario y/o responsable encontrare que la información o documento(s) allegado(s) no es(son) suficiente(s) para decidir, requerirá al interesado por una sola vez, con toda precisión y en la misma forma verbal o escrita en que haya efectuado la petición, para que aporte lo faltante, de lo cual, en todos los casos, se dejará la constancia que evidencie el requerimiento.

El anterior requerimiento interrumpirá los términos establecidos para que la entidad decida, los cuales se reanudarán desde el momento en que el interesado aporte los documentos o información que permitan resolver el fondo del asunto.

ART. 14.—Desistimiento. Si el interesado no presenta en oportunidad los documentos, informaciones o requisitos que se le hayan solicitado, dentro del término de dos (2) meses, contados a partir del día siguiente al del envío de la comunicación o requerimiento, se entenderá que desiste de su petición. En este evento, el expediente o los documentos que contengan la petición se archivarán, pero el interesado podrá presentar posteriormente una nueva petición sobre el mismo asunto.

ART. 15.—Falta de competencia. Si el funcionario a quien se dirige la petición, o ante quien se cumple el deber legal de solicitar que inicie la actuación administrativa, no es el competente para decidir, deberá informarlo en el acto al interesado, si este actúa verbalmente, o dentro del término de diez (10) días a partir de la recepción, si obró por escrito; en este último caso, el funcionario a quien se hizo la petición deberá enviar el escrito, dentro del mismo término, al competente, y los términos establecidos para decidir se ampliarán en diez (10) días.

ART. 16.—Citación de terceros. Cuando de la misma petición o de los registros que lleve la entidad resulte que hay terceros determinados que pueden estar directamente interesados en los resultados de la decisión, se les citará para que puedan hacerse parte y hacer valer sus derechos.

La citación se hará por correo si no hay otro medio más eficaz, dándoles a conocer el nombre del peticionario y el objeto de la petición.

Si la citación no fuere posible o resultare demasiado costosa o demorada o se tratare de terceros indeterminados, se hará una publicación del texto o extracto de la petición a través de los mecanismos que para el efecto tuviese la entidad, o en un periódico de amplia circulación nacional o local, según el caso.

ART. 17.—De las citaciones y publicaciones. Las citaciones y publicaciones de que trata el artículo anterior, así como las demás que deban hacerse dentro de las actuaciones administrativas correspondientes, serán de cargo del peticionario, quien deberá cancelar su valor en la tesorería de la entidad, previa liquidación efectuada por esta área, en la cuantía que para el efecto se establezca. Si el peticionario no cancela el valor respectivo en un término de cinco (5) días hábiles a partir de la fecha de liquidación, se entenderá que desiste de la petición. El valor de las citaciones y publicaciones se liquidará de acuerdo con las tarifas que rigen el correo certificado.

ART. 18.—Término para resolver las peticiones en interés general y en interés particular. El término para resolver las peticiones en interés general o en interés particular es de quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su radicación en el área archivo y correspondencia.

ART. 19.—Número de referencia de la respuesta. En las comunicaciones que se surtan con el interesado se citará como referencia el número de radicación en el IDRD, a fin de que se haga constar en la planilla correspondiente el número y la fecha de respuesta.

ART. 20.—Imposibilidad para resolver o contestar las peticiones. Cuando no sea posible resolver o contestar la petición en el término de quince (15) días hábiles, se deberá informar así al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando a la vez la fecha en que se resolverá o se dará respuesta.

ART. 21.—Prohibición de exigir documentos que reposen en la entidad. No podrán exigirse al peticionario copias o fotocopias de documentos que reposen en la entidad.

CAPÍTULO IV

Petición de información

ART. 22.—En ejercicio del derecho de petición de información, los interesados podrán consultar los documentos que reposan en los archivos de la entidad, solicitar copias de los mismos, solicitar certificaciones y obtener información sobre las actuaciones del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte, salvo aquellos de carácter reservado o confidencial.

ART. 23.—Información general. El área atención al cliente, quejas, reclamos y defensor del ciudadano mantendrá en un sitio de fácil acceso al público los siguientes documentos:

1. Las normas que definen la naturaleza, las funciones y estructura del Instituto Distrital para la Recreación y Deporte.

2. Organigramas y manuales de funciones.

3. Los métodos, procedimientos, sistemas y formatos para el trámite de los diversos asuntos relacionados con la entidad.

4. La información sobre las dependencias para formular consultas, entregar y recibir documentos y conocer las decisiones.

Cualquier persona tiene derecho a pedir y obtener copia de los anteriores documentos, de conformidad con los trámites y requisitos establecidos en la presente resolución, previa cancelación del valor de los mismos.

ART. 24.—Consulta de documentos. Toda persona tendrá derecho a consultar los demás documentos oficiales. Podrá, a su costa, solicitar y obtener copia de ellos. Sin embargo, la petición se negará si la solicitud se refiere a alguno de los documentos que la Constitución Política o las leyes autorizan tratar como reservados o aquellos que sean de carácter confidencial.

ART. 25.—Oponibilidad de la reserva. El carácter reservado de un documento no será oponible a las autoridades que lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de los documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo prescrito en este artículo.

ART. 26.—Levantamiento de reserva. De conformidad con el artículo 28 de la Ley 594 de 2000, la reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta (30) años de su expedición. Cumplidos estos, el documento, por este solo hecho, no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo.

ART. 27.—Reserva de las investigaciones. De conformidad con el artículo 95 de la Ley 734 de 2002, en el procedimiento ordinario, las actuaciones disciplinarias serán reservadas hasta cuando se formule el pliego de cargos o la providencia que ordene el archivo definitivo, sin perjuicio de los derechos de los sujetos procesales.

ART. 28.—De la negativa de las peticiones. Cuando la administración niegue la consulta de los documentos, deberá dictar un acto administrativo motivado, señalando el carácter de reservado o de confidencialidad de la información negada y citando las disposiciones legales pertinentes.

En este evento se le debe notificar al peticionario, de conformidad con lo previsto en el artículo 44 del Código Contencioso Administrativo. Si a pesar de esto el peticionario insiste en tener acceso al documento, el funcionario deberá enviar la documentación correspondiente al Tribunal de lo Contencioso Administrativo, para que este decida dentro de los (10) días hábiles siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 21 de la Ley 57 de 1985.

Todas estas decisiones estarán sujetas a los recursos y acciones previstos en el Código Contencioso Administrativo.

ART. 29.—Examen de documentos. El examen de documentos se hará en horas de despacho al público, previa autorización concedida por el jefe de la respectiva área o el funcionario en quien este haya delegado dicha facultad. A los documentos que tengan carácter reservado no pueden tener acceso los peticionarios.

ART. 30.—Certificaciones. Las certificaciones, entendidas como aquellos actos por medio de los cuales el jefe de la dependencia o responsable del área, de acuerdo con las normas, reglamentos, manuales de funciones y directrices de la entidad, da fe sobre la existencia o estado de actuaciones o procesos administrativos que se hayan surtido en la misma, serán expedidas a quien las solicite, en un término no mayor de tres (3) días hábiles.

ART. 31.—Información que reposa en banco de datos. Toda persona tendrá derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que el Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte haya recogido sobre ella en sus archivos y bancos de datos, allegando los soportes correspondientes.

ART. 32.—(Modificado).* Término para resolver las peticiones sobre consulta de documentos. El término máximo para resolver estas peticiones es de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de radicación en el IDRD en el área archivo y correspondencia. El área archivo y correspondencia entregará en la dependencia respectiva la solicitud, a más tardar al día siguiente de la recepción de la misma.

*(Nota: Modificado por la Resolución 133 de 2010 artículo 2° del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

ART. 33.—(Modificado).* Valor de las copias. Los peticionarios deberán cancelar el valor de las fotocopias de los documentos solicitados. El valor de cada fotocopia será de cien pesos ($ 100) y su reajuste se hará de conformidad con lo establecido en el artículo 3º. de la Ley 242 de 1995. El valor de las fotocopias será cancelado en la tesorería general del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte. Dicha dependencia deberá entregar al interesado el recibo donde conste el pago respectivo, el cual a su vez se entregará en la dependencia donde se tramita la expedición de las respectivas fotocopias.

*(Nota: Modificado por la Resolución 133 de 2010 artículo 3° del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

CAPÍTULO V

Formulación de consultas

ART. 34.— Del derecho de formulación de consultas. El derecho de petición incluye formular consultas verbales o escritas.

ART. 35.—Término para absolver las consultas. Las consultas formuladas serán absueltas por la dependencia competente, en un plazo máximo de treinta (30) días hábiles, contados a partir de su recibo y/o radicación en el área archivo y correspondencia.

CAPÍTULO VI

De las quejas y reclamos

ART. 36.—Presentación. Las quejas y reclamos podrán ser formuladas por escrito, verbalmente, vía fax, telefónicamente, a través de los buzones instalados en los parques y/o escenarios administrados por el IDRD, por correo electrónico o a través del sistema distrital de quejas y soluciones (SDQS) y de la línea gratuita 018000919917. Cuando las quejas y reclamos se presenten por escrito deberán contener, además de los requisitos generales señalados en el artículo 9º de la presente resolución, el nombre de la autoridad o funcionario relacionado con la queja o reclamo y el motivo de la misma.

PAR.—Para el trámite de las quejas y reclamos que se formulen a través del correo electrónico del IDRD o las que se reciban a través del sistema distrital de quejas y soluciones (SDQS) de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., se les asignará un número consecutivo por parte del área atención al cliente, quejas, reclamos y defensor del ciudadano, para su control y seguimiento. Las quejas y reclamos provenientes del sistema distrital quejas y soluciones de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. serán recepcionados por el área atención al cliente, quejas, reclamos y defensor del ciudadano del instituto, quien las remitirá a la(s) dependencia(s) competente(s) para dar respuesta, quienes, a su vez, tienen la responsabilidad de actualizar y alimentar la información en el sistema distrital de quejas y soluciones y del envío de la respuesta.

ART. 37.—Trámite de quejas y reclamos. Una vez recibida una queja o reclamo, el área atención al cliente, quejas, reclamos y defensor del ciudadano la radicará en el sistema diseñado para tal fin, el cual contendrá los siguientes datos: fecha de recibo de la queja o reclamo, número de radicación, asunto, dependencia encargada de resolver o de dar respuesta, término para resolver o dar respuesta, radicación y fecha de la respuesta.

El trámite para responder las quejas y reclamos se iniciará a más tardar el día hábil siguiente al de su recibo y/o radicación en el área atención al cliente, quejas, reclamos y defensor del ciudadano, de acuerdo con los principios, términos y procedimientos dispuestos en el Código Contencioso Administrativo y en la presente resolución.

ART. 38.—Derechos de petición, quejas y reclamos de órganos de control y vigilancia. En caso de derechos de petición, quejas y reclamos presentados por organismos de vigilancia y control (Congreso de la República, Concejo de Bogotá, Procuraduría General de la Nación, Fiscalía General de la Nación, Personería de Bogotá, Contraloría de Bogotá, Veeduría Distrital y similares), una vez recepcionados por el área archivo y correspondencia, se remitirán de manera inmediata a la oficina de control interno, quien, dentro del término legal, coordinará la respuesta, con el o la(s) área(s) competente(s), de tal manera que se garantice una adecuada revisión y análisis.

PAR.—Los proyectos de respuesta de los derechos de petición, quejas y reclamos de que trata el presente artículo se remitirán a la oficina de control interno, dentro de los términos perentorios que esta indique. Para tales efectos, esta oficina indicará, en cada caso, el término máximo y los responsables para preparar y proyectar la respectiva respuesta.

ART. 39.—Trámite de las respuestas. Los proyectos de respuesta deberán observar el mismo orden en que fue planteada la petición, queja o reclamo, respondiendo concretamente lo que se está preguntando, sin dilaciones, consultando los antecedentes y datos históricos sobre preguntas similares realizadas a la administración, para ser coherentes, evidenciando los cambios que se puedan observar sobre el tópico respectivo.

La oficina de control interno hará el seguimiento y control a los derechos de petición, quejas y reclamos formulados por organismos de vigilancia y control (Congreso de la República, Concejo de Bogotá, Procuraduría General de la Nación, Fiscalía General de la Nación, Personería de Bogotá, Contraloría de Bogotá, Veeduría Distrital y similares) y será la dependencia responsable de alimentar la respectiva base de datos, con los siguientes campos: número consecutivo, fecha, número de radicación, nombre e identificación del peticionario, tipo de petición, remitente, asunto, dependencia competente para resolver o dar respuesta, término para resolver o dar respuesta, número de radicación de la respuesta, número de días utilizados para responder.

CAPÍTULO VII

Disposiciones generales

ART. 40.—Peticiones que no son competencia del IDRD o de la(s) dependencia(s) a la(s) cual(es) se remite(n). Si el área archivo y correspondencia o el área de atención al cliente, quejas, reclamos y defensor del ciudadano del IDRD recibiere una petición, queja, reclamo o consulta que no sea de competencia del IDRD, lo remitirá al organismo o entidad oficial competente, a más tardar el día hábil siguiente al de la fecha de su recibo e informará inmediatamente al peticionario del trámite realizado.

Si el funcionario a quien se dirige la petición, queja, reclamo o consulta o ante quien se cumple el deber legal de solicitar que inicie la actuación administrativa, no es el competente para decidir, deberá informarlo en el acto al interesado, si este actúa verbalmente, o dentro del término de diez (10) días a partir de la recepción, si obró por escrito; en este último caso, el funcionario a quien se hizo la petición deberá enviar el escrito, dentro del mismo término, al competente, y los términos establecidos para decidir se ampliarán en diez (10) días.

ART. 41.—Sanciones. El incumplimiento de las disposiciones que regulan el derecho de petición, quejas, reclamos y consultas, al igual que los términos señalados en la ley y en la presente resolución sobre los mismos asuntos, dará lugar a la aplicación del proceso previsto en la Ley 734 de 2002 o Código Disciplinario Único, según sea el caso.

ART. 42.—Desistimiento. Los interesados podrán desistir expresamente en cualquier tiempo de sus peticiones, antes de que se adopte la decisión definitiva, sin perjuicio de que la entidad pueda continuar de oficio la actuación si la considera necesaria para el interés público o general. En este último caso, se expedirá resolución motivada.

ART. 43.—Notificaciones y recursos. Las decisiones que resuelvan peticiones en interés particular y que sean susceptibles de recursos deberán notificarse en los términos previstos en el Código Contencioso Administrativo.

ART. 44.—Procedimientos regulados por normas especiales. Los procedimientos administrativos regulados por normas especiales se regirán por estas y en lo no previsto en ellas, se aplicarán las disposiciones contenidas en el Código Contencioso Administrativo y en la presente resolución, en cuanto resulten compatibles.

ART. 45.—Responsabilidad. El servidor público a quien le corresponda dar respuesta a un derecho de petición, queja, reclamo o consulta deberá expedirla dentro del término señalado en la presente resolución. Corresponde a los superiores jerárquicos de cada dependencia hacer el seguimiento y control para el trámite oportuno de las mismas.

PAR.—Los jefes de las respectivas dependencias y los funcionarios a quienes se les haya delegado el trámite de los asuntos aquí determinados, serán responsables por la indebida o inoportuna atención de las peticiones, quejas, reclamos o consultas. Por otra parte, la demora injustificada en el trámite o el incumplimiento del procedimiento previsto en la presente resolución, acarreará las sanciones previstas en la Ley 734 de 2002 o Código Disciplinario Único.

ART. 46.—Del rechazo de peticiones. Habrá lugar a rechazar la petición, queja, reclamo o consulta cuando sea presentada en forma irrespetuosa o desobligante, utilizando amenazas, improperios, insultos, afrentas, provocaciones o cualquier otra conducta semejante, de conformidad con lo previsto en el artículo 23 de la Constitución Política.

ART. 47.—De la acumulación de trámites. Si se formulan varias peticiones, quejas, reclamos o consultas sobre asuntos similares o relacionados, ante diferentes dependencias, la respuesta se coordinará, en todos los casos, a través del área atención al cliente, quejas, reclamos y defensor del ciudadano, dando cumplimiento a los términos señalados en la presente resolución.

ART. 48.—Peticiones relacionadas con la contratación. El área apoyo a la contratación recibirá y tramitará todas las solicitudes relacionadas con el desarrollo de la actividad contractual, en todos los casos, dando cumplimiento a los términos señalados en la presente resolución.

ART. 49.—(Modificado).* Seguimiento y control: El área atención al cliente, quejas, reclamos y defensor del ciudadano, semanalmente expedirá un informe donde conste que las peticiones, quejas, reclamos y consultas se han respondido dentro del plazo legal a los usuarios y que las dependencias responsables del trámite de las mismas han cumplido el término señalado en la presente resolución. La oficina de control interno procederá de igual forma con relación a las peticiones de los órganos de control y vigilancia y que en la presente resolución se han citado de manera enunciativa.

*(Nota: Modificado por la Resolución 133 de 2010 artículo 4° del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

ART. 50.—De la variación de la legislación y adopción de medios electrónicos en la entidad. Los requisitos y procedimientos previstos en la presente resolución para las diferentes peticiones, quejas, reclamos y consultas que se tramiten ante el Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte, se entenderán modificados por los cambios que se introduzcan en la legislación vigente sobre la materia y que resulten incompatibles con los mismos, así como por la adopción en la entidad de otros medios electrónicos para dicho trámite.

ART. 51.—Cómputo de términos. En todos los casos previstos en la presente resolución en que deba computarse un término, se entenderá que este comienza a correr el día hábil siguiente al de la actuación, recepción, radicación o expedición del acto al que se refiere el término.

ART. 52.—Horario de atención al público. El Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte, a través del área archivo y correspondencia y del área de atención al cliente, quejas, reclamos y defensor del ciudadano atenderá al público de lunes a viernes desde las 8:00 a.m. hasta las 5:30 p.m., en jornada continua.

ART. 53.—Presentación personal. Para efectos de presentación personal en el IDRD, la dependencia competente es la secretaría general del instituto, en concordancia con lo previsto en los artículos 107 y 84 del Código de Procedimiento Civil.

ART. 54.—(Modificado).* Metodología interna. La metodología para atender las peticiones, quejas, reclamos y consultas en el IDRD, está descrita en el procedimiento respectivo que se encuentra dentro del proceso de gestión de comunicaciones definido en el sistema de calidad del IDRD, la cual se puede consultar en la red \\uranoGESTIONCALIDAD\\SGC.

*(Nota: Modificado por la Resolución 133 de 2010 artículo 5° del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte)

ART. 55.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de su expedición y deroga en todas sus partes los actos administrativos que le sean contrarios, en especial la Resolución 28 del 21 de enero de 1991 y la Resolución 599 de noviembre 17 de 2000.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 21 de febrero 2008.

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