RESOLUCIÓN SDH-000240 DE 2007 

(Septiembre 17)

“Por la cual se crea el Comité de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia de la Secretaría Distrital de Hacienda”.

El Secretario Distrital de Hacienda de Bogotá, D.C.,

en uso de sus atribuciones legales, y en especial las conferidas en el artículo 4º del Decreto 545 de 2006.

CONSIDERANDO:

Que el artículo 19 del Acuerdo 7 de 1994, expedido por la junta directiva del Archivo General de la Nación, por medio del cual se adopta y se expide el reglamento general de archivos, modificado por el artículo 4º del Acuerdo 12 de 1995, expresa:

“Cada entidad establecerá un comité de archivo legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos”.

Que el Decreto 514 del 20 de diciembre de 2006, expedido por el Alcalde Mayor de Bogotá, establece que toda entidad pública a nivel distrital debe tener un subsistema interno de gestión documental y archivos (SIGA) como parte del sistema de información administrativa del sector público.

Que el Decreto 545 del 29 de diciembre de 2006 “Por el cual se adopta la estructura interna y funcional de la Secretaría Distrital de Hacienda y se dictan otras disposiciones”, establece cambios en las áreas administrativas de la entidad que tienen competencia directa, con los procesos establecidos en el SIGA.

Que el acta del comité de archivo Nº 02 realizado el 2 de agosto de 2007, expresa:

“El comité en pleno aprobó y recomendó al señor secretario distrital de hacienda la derogatoria de la resoluciones 588 del 2 de mayo de 2002 y 000007 del 12 de agosto de 2005”.

Que por lo anterior, se hace necesario crear el comité de gestión documental, archivo y correspondencia de la entidad, acorde con las nuevas disposiciones legales.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Crear, conformar y reglamentar el comité de gestión documental, archivo y correspondencia de la Secretaría Distrital de Hacienda de Bogotá, D.C., como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos de la entidad; con el objeto de adoptar las nuevas necesidades administrativas y archivísticas de la entidad.

1. Conformación del comité de gestión documental, archivo y correspondencia.

El comité estará conformado por los siguientes miembros:

a) El director de gestión corporativa o su delegado, quien lo presidirá.

b) El director jurídico o su delegado.

c) El director distrital de contabilidad o su delegado.

d) El director de sistemas e informática o su delegado.

f) El jefe de la oficina asesora de planeación o su delegado.

g) El subdirector administrativo, quien actuará como secretario, con voz y sin voto.

2. Delegados e invitados al comité de gestión documental, archivo y correspondencia.

Los delegados de los miembros del comité deberán ser como mínimo subdirectores, asesores o jefes de oficina, toda vez que les corresponderá adoptar medidas y tomar decisiones de importancia para la entidad. Esta delegación se hará mediante memorando dirigido a la dirección de gestión corporativa.

El comité podrá invitar a los jefes de la dependencia productora de los documentos que se evalúan, o sus delegados.

A las reuniones del comité podrán asistir como invitados los funcionarios de la Secretaría Distrital de Hacienda y otras personas que el comité estime conveniente, teniendo en cuenta la naturaleza de los asuntos a tratar.

3. Convocatoria del comité de gestión documental, archivo y correspondencia.

El comité deberá ser convocado por su presidente cada vez que las circunstancias lo requieran y como mínimo dos (2) veces al año, en el día, lugar y hora que defina el presidente del mismo. De cada reunión del comité se levantará un acta suscrita por el presidente, el secretario y los participantes, cuyo original reposará en la secretaría del comité.

4. Quórum deliberatorio y decisorio.

El comité requerirá para deliberar, la asistencia de por lo menos la mitad más uno de sus miembros y sus decisiones deberán ser aprobadas por consenso, o en su defecto, por el voto favorable de la mitad más uno de los miembros asistentes.

5. Funciones del comité de gestión documental, archivo y correspondencia.

Las funciones del comité serán las siguientes:

1. Aprobar y adoptar políticas, planes y programas que regulen la función archivística de la entidad, contribuyendo en el control y seguimiento, en el mejoramiento y normalización de los procesos administrativos y técnicos de la gestión documental y la administración de los archivos de la Secretaría Distrital de Hacienda, de conformidad con lo establecido en la Ley 594 del 2000 “Ley General de Archivos” y el Decreto 514 del 2006.

2. Estudiar y aprobar en primera instancia la tabla de retención documental (TRD) y la tabla de valoración documental (TVD), ya que la aprobación definitiva le corresponde a la dirección distrital de archivos de la secretaría general de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

3. Unificar, aprobar y expedir la reglamentación y procedimientos respecto a la organización, transferencia, consulta, préstamo, retención, selección, conservación y reproducción técnica de documentos.

4. Analizar y aprobar las propuestas de selección y eliminación, de conformidad con lo establecido en la tabla de retención documental y la tabla de valoración documental de la entidad.

5. Aprobar el programa de gestión documental (PGD), de la Secretaría Distrital de Hacienda.

6. Aprobar la creación del subsistema interno de gestión documental, archivos y correspondencia (SIGA), de la Secretaría Distrital de Hacienda.

7. Aprobar el sistema integrado de conservación (SIC), de la Secretaría Distrital de Hacienda.

8. Aprobar el uso de tecnologías de avanzada en la administración y conservación de los soportes documentales diferentes al papel, que empleen cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, que se requieran incorporar en la entidad, siempre y cuando las mismas, cumplan con los requisitos establecidos en las disposiciones legales.

9. Hacer seguimiento al cumplimiento de las metas del plan estratégico, de acción y operativo, relacionados con la gestión documental, archivo y correspondencia.

10. Servir de órgano consultivo a los directivos de la Secretaría Distrital de Hacienda y otras entidades del Distrito o la Nación, si es el caso.

11. Las demás funciones que sean requeridas o le sean asignadas por norma legal o autoridad competente.

ART. 2º—La presente resolución deberá ser comunicada a los miembros que conforman el comité de gestión documental, archivo y correspondencia de la Secretaría Distrital de Hacienda.

ART. 3º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las resoluciones 588 del 2 de mayo de 2002 y 7 del 12 de agosto de 2005.

Comuníquese, publíquese y cúmplase,

Dada en Bogotá, D.C., a 17 de septiembre de 2007.

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