Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

RESOLUCIÓN 2405 DE 2016

(Noviembre 25)

“por la cual se adopta el modelo del Sello de Excelencia Gobierno en Línea y se conforma su Comité”.

El Ministro de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en ejercicio de sus facultades legales y en especial de las que le confiere el artículo 17 de la Ley 1341 de 2009, artículo 5º del Decreto 2618 de 2012, artículo 2.2.9.1.1.1 del Decreto 1078 de 2015 y el artículo 45 de la Ley 1753 de 2015,

CONSIDERANDO:

Que la Ley 1341 de 2009 “por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones…”, contempla en su artículo 2 numeral 8 como uno de sus principios orientadores la masificación del Gobierno en Línea, señalando que las entidades públicas deberán adoptar todas las medidas necesarias para garantizar el máximo aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en el desarrollo de sus funciones con el fin de lograr la prestación de servicios eficientes a los ciudadanos;

Que el artículo 17 de la Ley 1341 de 2009, establece como uno de los objetivos del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones: diseñar, formular, adoptar y promover las políticas, planes, programas y proyectos del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en correspondencia con la Constitución Política y la ley, con el fin de contribuir al desarrollo económico, social y político de la Nación, y elevar el bienestar de los colombianos;

Que el artículo 2.2.9.1.4.2 del Decreto 1078 de 2015 “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones” señala que los sujetos obligados, deberán adoptar el Sello de Excelencia de Gobierno en línea en Colombia, en los niveles y plazos señalados en el artículo 2.2.9.1.4.3 de conformidad con el modelo de certificación y el mapa de ruta que defina el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones a través de la Estrategia de Gobierno en línea;

Que el artículo 45 de la Ley 1753 de 2015 por medio de la cual se expidió el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevo país”, establece que el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en coordinación con las entidades responsables de cada uno de los trámites y servicios, definirá y expedirá los estándares, modelos, lineamientos y normas técnicas para la incorporación de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) que contribuyan a la mejora de los trámites y servicios que el Estado ofrece al ciudadano, los cuales deberán ser adoptados por las entidades estatales;

Que con el fin de dar cumplimiento a las anteriores disposiciones, se hace necesario crear el modelo del Sello de Excelencia Gobierno en Línea en Colombia, el cual buscará promover la confianza, la participación y la transparencia de la administración pública, contribuirá a la mejora de los trámites y servicios en Línea y certificará la alta calidad de los productos y servicios que el Estado ofrece a través de medios electrónicos;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Disposiciones generales.

ART. 1º—Objeto. La presente resolución tiene por objeto adoptar el modelo del Sello de Excelencia Gobierno en Línea en Colombia y conformar el Comité del modelo del Sello de Excelencia Gobierno en Línea en Colombia del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

ART. 2º—Ámbito de aplicación. Cualquier entidad que integre la administración pública en los términos del artículo 39 de la Ley 489 de 1998, podrá postularse como entidad para certificar sus capacidades de gestión de TI o postular sus trámites, servicios o productos a través de la plataforma del Sello de Excelencia de Gobierno en Línea.

Los sujetos obligados que hacen parte de los trámites y servicios priorizados en el mapa de ruta de Gobierno en Línea harán su postulación conforme a los niveles y plazos señalados en el artículo 2.2.9.1.4.3 del Decreto 1078 del 2015, o las normas que la modifiquen, sustituyan o deroguen.

Aquellas entidades que no hacen parte del mapa de ruta de Gobierno en Línea pero que se encuentren interesadas en postularse para certificar sus capacidades en gestión de TI o para obtener el sello para sus trámites, servicios o productos, lo podrán solicitar a través de la plataforma del Sello de Excelencia de Gobierno en Línea.

ART. 3ºPrincipios del sello. El modelo del Sello de Excelencia Gobierno en Línea en Colombia se rige por los principios de colaboración, participación, gratuidad, imparcialidad, buena fe, responsabilidad, apertura, publicidad, seguridad y privacidad de la información, calidad y transparencia, consagrados en los artículos 209 de la Constitución Política, 3º de la Ley 489 de 1998, 3 de la Ley 1437 de 2011 y 2.2.9.1.1.4 del Decreto 1078 del 2015.

ART. 4º—Definiciones. Para efectos de la presente Resolución se establecen las siguientes definiciones:

Categoría: Elemento de clasificación de los componentes del Sello de Excelencia de Gobierno en Línea en Colombia.

Categoría capacidades de gestión de Tecnologías de la Información: componente del Sello de Excelencia de Gobierno en Línea en Colombia que establece las capacidades institucionales en gestión de TI que deben desarrollar las entidades para demostrar su habilidad de aprovechar adecuadamente la tecnología al interior de la institución y para proporcionar servicios que se ofrecen a ciudadanos y demás grupos de interés bajo esquemas de eficiencia, seguridad y calidad, conforme a los lineamientos establecidos en el componente de “TIC para la Gestión” de la Estrategia de Gobierno en Línea.

Categoría gobierno abierto: componente del Sello de Excelencia de Gobierno en Línea en Colombia que establece los requisitos de calidad de los conjuntos de datos abiertos y plataformas de participación, que propician un gobierno transparente, abierto y participativo.

Categoría servicios en Línea: componente del Sello de Excelencia de Gobierno en Línea en Colombia que define los requisitos de calidad de los trámites y servicios en Línea que ofrecen las entidades del Estado tanto en el orden nacional como territorial en cuanto a disponibilidad, seguridad, soporte, acceso, usabilidad, multicanalidad e interoperabilidad de cara a la experiencia del usuario.

Ciclo de evaluación y retroalimentación: periodo durante el cual se evalúa el producto, servicio o capacidad de gestión de tecnologías de la información.

Comunidad virtual del Sello de Excelencia: grupo de expertos en Gobierno en Línea y usuarios de servicios del Estado que, a través de un esquema de colaboración, abierto, participativo y transparente, verifican y validan la alta calidad de los productos o servicios en línea postulados para las categorías de servicios en línea y Gobierno abierto.

Equipo técnico del sello de Excelencia: equipo técnico del Ministerio de Tecnologías de la información y comunicaciones conformado por expertos en Gobierno en Línea y Gestión de Tecnologías de la Información que, a través de un esquema combinado de verificación y revisión de evidencias, validan las capacidades de gestión de TI de las entidades.

Plataforma web del Sello de Excelencia: aplicación web que permite postular, publicar, verificar y validar los requisitos de calidad de los trámites, servicios, productos y capacidades de las entidades del Estado, lo mismo que otorgar el uso del Sello de Excelencia de Gobierno en Línea en Colombia y consultar las entidades certificadas en las distintas modalidades. La administración de la plataforma estará a cargo de la Dirección de Gobierno en Línea o quien haga sus veces.

Requisito: condición necesaria para obtener el Sello de Excelencia de Gobierno en Línea en Colombia.

Sello de Excelencia Gobierno en Línea en Colombia: sello que distingue y certifica la alta calidad de trámites, servicios y productos disponibles por medios electrónicos en el Estado Colombiano, así como las capacidades en gestión de TI de una entidad pública.

CAPÍTULO II

Productos e instrumentos.

ART. 5ºProductos o servicios objeto de certificación. Los productos y servicios objeto de certificación son: Trámites y servicios en línea, capacidades de gestión en Tecnologías de la Información, conjuntos de datos abiertos y plataformas de participación, y los demás que defina el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

ART. 6ºInstrumentos del sello de excelencia. Los instrumentos para la implementación del modelo del sello de excelencia serán los siguientes:

Guía del Sello de Excelencia de Gobierno en Línea. Define los lineamientos del modelo del sello de excelencia de gobierno en línea y establece los requisitos que determinan el otorgamiento del Sello, de conformidad con el manual de gobierno en línea, el marco de referencia de arquitectura TI y los estándares nacionales e internacionales que apliquen.

Manual y reglamento de uso del Sello. Determina las condiciones para el otorgamiento del Sello y el manual gráfico de la marca de certificación.

PAR. 1º—Los instrumentos podrán ser actualizados periódicamente cuando así lo determine el Comité del modelo del Sello de Excelencia y estarán publicados en la plataforma del Sello de Excelencia de Gobierno en Línea y en la página de la estrategia de Gobierno en Línea en la sección “Sello de Excelencia”.

CAPÍTULO 3

Procedimiento para el otorgamiento del sello.

ART. 7º—Postulación. Las entidades descritas en el artículo 2 de la presente resolución, por medio de su Representante Legal o su director de tecnologías y sistemas de información o quien haga sus veces, podrán postular a través de la plataforma del Sello de Excelencia, el(los) trámite(s), servicio(s) y/o producto(s) de acuerdo con las categorías del Sello de Excelencia de Gobierno en Línea en Colombia.

La entidad deberá diligenciar el formulario de postulación dispuesto en la plataforma del Sello de Excelencia, adjuntar los soportes requeridos y registrar un correo electrónico para recibir comunicaciones y notificaciones.

ART. 8º—Verificación de la postulación. La verificación de la postulación estará a cargo de la Secretaría Técnica del Comité del modelo del Sello de Excelencia que trata el artículo 17 de la presente resolución, quien en un plazo máximo de cinco (5) días contados a partir de la postulación, verificará la veracidad de la información suministrada en el formulario de postulación de la plataforma del Sello de Excelencia y dará respuesta al correo electrónico registrado por la entidad postulante acusando el recibo de la solicitud, asignando el de registro de la postulación y concediendo el acceso a la plataforma cuando corresponda.

En caso de encontrarse inconsistencias en la postulación, se informará a la entidad mediante correo electrónico registrado en el formulario de postulación, para que dé respuesta o subsane en un plazo máximo de cinco (5) días contados a partir del día siguiente del envío del correo.

ART. 9º—Validación de requisitos por parte de la comunidad virtual. Para las categorías de servicios en línea y gobierno abierto, la comunidad virtual del sello de excelencia a través de la plataforma del Sello de Excelencia será la encargada de validar los requisitos asociados a la postulación.

La plataforma del Sello de Excelencia asignará de acuerdo al perfil registrado por los expertos y usuarios de la comunidad, los requisitos que deberán evaluar y validar de acuerdo con su experticia y disponibilidad de tiempo.

Los expertos y usuarios de la comunidad virtual del Sello verificarán el cumplimiento de los requisitos, dando inicio al ciclo de evaluación y retroalimentación.

ART. 10Validación de requisitos por parte del equipo técnico. Para la categoría de capacidades en la gestión de Tecnologías de la Información, el equipo técnico del sello de excelencia a través de la plataforma del sello de excelencia será el encargado de validar los requisitos asociados a la postulación.

El equipo técnico del sello de excelencia adelantará el proceso de revisión de las evidencias presentadas para verificar el cumplimiento de los requisitos dando inicio al ciclo de evaluación y retroalimentación.

En caso de ser necesario se podrán programar visitas de verificación en sitio por parte del equipo técnico.

ART. 11Ciclo de evaluación y retroalimentación. La entidad postulante durante el ciclo de evaluación y retroalimentación contará con un plazo máximo de 30 días calendario para dar respuesta a las observaciones propuestas por los usuarios y expertos, o por el equipo técnico del sello de excelencia, según corresponda, manteniéndose en el ciclo de evaluación y retroalimentación hasta tanto se obtenga la aprobación del 100% de los requisitos.

Si durante el ciclo de evaluación y retroalimentación la entidad postulante no da respuesta en el plazo señalado, se retirará de la plataforma su postulación y en consecuencia tendrán que iniciar nuevamente con el proceso.

Si el evaluador diera lugar a una rectificación en su evaluación, lo podrá hacer y deberá comunicárselo a la entidad postulante a través de la plataforma.

En caso de presentarse alguna inconformidad por parte de la entidad postulante con relación a la evaluación, podrá formular una petición, queja o reclamo a través de la plataforma del Sello de Excelencia de Gobierno en línea de acuerdo con la normativa vigente.

ART. 12Otorgamiento. El otorgamiento del Sello, para las categorías de servicios en línea y gobierno abierto, lo dará la comunidad virtual del Sello de Excelencia a través de la plataforma Sello de Excelencia, previa verificación y validación del 100% del cumplimiento de los requisitos que se encuentran en la guía del Sello de Excelencia de Gobierno en Línea.

Para la categoría de capacidades de Tecnologías de la Información, el otorgamiento del Sello lo dará el equipo técnico del sello de excelencia a través de la plataforma, previa verificación y revisión de evidencias.

ART. 13Vigencia, uso y mantenimiento del sello. El sello tendrá un (1) año de vigencia para las categorías servicios en línea y gobierno abierto, y dos (2) años para capacidades de gestión de TI y después podrá ser renovado por la entidad postulante. Para este caso, se deberá presentar la solicitud de renovación a través de la plataforma.

Durante el período de validez del Sello, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones podrá de oficio o a petición de parte, realizar revisiones de cumplimiento de los requisitos, con el objeto de comprobar si se mantienen las condiciones a que dieron lugar al otorgamiento del Sello.

Si se detecta incumplimiento en alguno de los requisitos, el Ministerio así se lo informará a la entidad postulante vía correo electrónico, para que esta en un plazo de cinco (5) días hábiles, contados a partir del día siguiente al envío del correo se pronuncie y corrija de acuerdo con la comunicación. En caso de que la corrección no sea haga de manera satisfactoria o no se dé respuesta, el Ministerio podrá suspender o cancelar el uso del Sello.

Cuando el Comité del Sello de Excelencia Gobierno en línea en Colombia, incorpore nuevos requisitos luego de haber otorgado el sello, la entidad postulante será informada a través de la plataforma y tendrá que dar cumplimiento al o los nuevos requisitos. La entidad postulante tendrá como máximo 60 días calendario para cumplir con la nueva información solicitada a partir del momento que se requiera.

CAPÍTULO IV

Comité del Modelo del Sello de Excelencia.

ART. 14Creación del Comité del Modelo del Sello de Excelencia de Gobierno en Línea. Créase el Comité del Sello de Excelencia de Gobierno en Línea, como instancia encargada de dirigir, administrar e impulsar el modelo del Sello de Excelencia.

ART. 15Conformación del Comité del Modelo del Sello de Excelencia de Gobierno en Línea. El Comité estará integrado por:

El director (a) de Gobierno en Línea o su designado, quien lo preside.

El director (a) de Estándares y Arquitectura TI o su designado.

El coordinador (a) del grupo de planeación y evaluación de la Dirección de Gobierno en Línea (quien ejercerá la secretaría técnica).

PAR. 1º—Invitados. A las sesiones del Comité se podrá invitar a funcionarios del Ministerio TIC o de otras entidades estatales y a particulares, cuya presencia sea necesaria para una mejor ilustración de los diferentes temas de competencia del Comité.

PAR. 2º—Voz y voto. Los miembros que conforman el Comité poseen voz y voto.

ART. 16Funciones del Comité. El Comité del modelo del Sello de Excelencia tendrá las siguientes funciones:

• Dirigir las estrategias y lineamientos para la puesta en marcha del modelo del Sello de Excelencia.

• Hacer seguimiento al buen uso de la marca de certificación.

• Realizar revisiones periódicas, de oficio o a petición de parte, del cumplimiento de las condiciones que dieron lugar al otorgamiento del Sello.

• Adoptar estrategias para posicionar y promover el modelo del Sello de Excelencia.

• Aprobar la inclusión de nuevos productos o servicios objeto de certificación de acuerdo a las recomendaciones que entregue la Secretaría Técnica.

• Aprobar la actualización o modificación de los requisitos que determinan el otorgamiento del Sello, de acuerdo a las recomendaciones que entregue la Secretaría Técnica.

ART. 17Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Comité del modelo del Sello de Excelencia será ejercida por el coordinador (a) del grupo de planeación y evaluación de la Dirección de Gobierno en Línea.

ART. 18Funciones de la Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica ejercerá las siguientes funciones:

• Efectuar las citaciones a las reuniones ordinarias y extraordinarias del Comité.

• Preparar y elaborar la agenda de los asuntos que serán puestos a consideración del Comité en cada sesión.

• Elaborar las recomendaciones para la inclusión de nuevos productos o servicios objeto de certificación.

• Elaborar las recomendaciones para la actualización o modificación de los requisitos que determinarán el otorgamiento del Sello.

• Elaborar las actas de cada sesión del Comité, las cuales deberán ser aprobadas y firmadas por los miembros del Comité.

• Verificar la veracidad de la información suministrada en las postulaciones y dar respuesta a las mismas.

• Dar respuesta a las peticiones, quejas o reclamos formulados a través de la plataforma del Sello de Excelencia de Gobierno en Línea.

• Preparar los informes que le sean solicitados en relación con los temas atinentes a las funciones del Comité.

• Comunicar las decisiones del Comité.

ART. 19Sesiones del Comité. El Comité del modelo del Sello de Excelencia sesionará de manera presencial o virtual como mínimo dos veces al año o extraordinariamente cuando sus miembros lo consideren pertinente.

PAR. 1º—Convocatoria a las sesiones. Conforme a sus funciones, la Secretaría Técnica convocará a las sesiones del Comité con una antelación no menor a cinco (5) días hábiles, a través de cualquier medio eficaz, de preferencia por medios electrónicos, indicando el día, hora, y lugar en el cual se llevará a cabo la sesión, así como el orden del día.

PAR. 2º—Quórum deliberatorio y decisorio. El Comité podrá deliberar y decidir con la presencia de la mitad más uno (1) de sus integrantes, dentro de los cuales deberá estar obligatoriamente el coordinador (a) del grupo de planeación y evaluación de la Dirección de Gobierno en Línea en su calidad de Secretario Técnico.

ART. 20Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 25 de noviembre de 2016.