RESOLUCIÓN 242 DE 2005 

(Marzo 28)

“Por la cual se deroga la Resolución 675 de 1994 y se establecen parámetros para la expedición de los actos administrativos y comunicaciones escritas en la Secretaría de Hacienda de Bogotá”.

El Secretario de Hacienda Distrital,

en uso de las facultades conferidas en el artículo 2º del Decreto Distrital 333 de 2003,

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo dispuesto en los artículos 209 de la Constitución Política y 3º de la Ley 489 de 1998, la función administrativa se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, eficiencia, responsabilidad, transparencia, imparcialidad y publicidad y las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado.

Que según lo establecido en el Acuerdo 60 de 2000 del Archivo General de la Nación, se hace necesario establecer reglas para la administración de las comunicaciones oficiales en la Secretaría de Hacienda, que tiendan a unificar y racionalizar la producción de los actos administrativos por la entidad, proporcionando instrumentos que faciliten su amplia difusión y garanticen el deber legal de publicarlas cuando a ello haya lugar.

Que para lograr este propósito, es necesario establecer lineamientos y estándares mínimos, aplicables a los diferentes temas en los que debe pronunciarse la Secretaría de Hacienda, los cuales contemplen a su vez, los parámetros de conservación documental.

Que con el fin de atender el volumen y diversidad de temas sobre los que debe pronunciarse la Secretaría de Hacienda, es necesario conservar el principio de especialidad temática de cada una de las áreas y concretar la competencia para su expedición, conforme a la estructura orgánica de la entidad.

Que en complemento de lo anterior, las dependencias de la secretaría optimizarán el uso de las herramientas tecnológicas e informáticas, así como la información existente, propendiendo por la adecuación y mejoramiento en los procesos de coordinación internos y la inclusión de puntos de control adecuados, que permitan vigilar entre otros, la expedición, trámite, numeración, consulta y custodia de los actos administrativos.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Definiciones

ART. 1º—Las disposiciones de la presente resolución reglamentan la forma de los actos administrativos y las comunicaciones escritas de la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C.

ART. 2º—Definición general de escritos administrativos. Son los documentos escritos expedidos por las diferentes dependencias de la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., que pueden ser de carácter general y particular, externos o internos, deberán sujetarse a las definiciones, competencias y contenidos que se establecen en el presente documento.

Los documentos escritos pueden ser:

1. Actos administrativos;

2. Comunicaciones internas y externas.

ART. 3º—Actos administrativos. Son las manifestaciones unilaterales de voluntad de la administración, tendientes a modificar el ordenamiento jurídico, es decir, a producir efectos jurídicos.

La jerarquía de los actos administrativos emanados de los funcionarios competentes de la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., que a continuación se definen, es la siguiente: resoluciones, instructivos, circulares, actas y autos.

1. Resoluciones. Son actos administrativos de carácter particular o general, expedidas de acuerdo a las facultades legales que la ley o los reglamentos conceden y pueden ser, a su vez, externas o internas.

Las externas reglamentan y desarrollan la aplicación de disposiciones sustantivas contenidas en decretos y hacen referencia a aspectos técnicos o de interpretación.

Las internas tienen por objeto dar cumplimiento a funciones de carácter administrativo, cuya facultad radica esencialmente en el secretario de hacienda o en quien este delegue.

Las resoluciones de carácter particular son competencia del secretario de hacienda o de los funcionarios de la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., que ostenten competencia propia o en virtud de delegación para el desarrollo de esas funciones. La facultad de expedir resoluciones de carácter general externas es igualmente del Secretario de Hacienda.

2. Instructivos. Son actos de carácter externo y general por medio de las cuales el secretario de hacienda, de acuerdo a las facultades de ley, reglamenta y desarrolla la aplicación de disposiciones legales de carácter general.

3. Circulares. Son comunicaciones de carácter general, internas o externas, que tienen por objeto informar a o los destinatarios (funcionarios y/o administrados, o terceros), sobre un mismo asunto o contenido.

Estos actos son meramente informativos, y en ellos no se establecen procedimientos, ni se crean derechos u obligaciones.

De acuerdo a los destinatarios las circulares se clasifican en: externa o carta circular, cuando se utiliza para dar a conocer servicios u otra información de carácter general, o interna o general, cuando se utiliza para dar a conocer internamente actividades de la entidad, cambios generales, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.

4. Actas. Las actas son documentos en las que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.

Se levantarán actas de los comités, juntas mesas de trabajo y en general de las reuniones en las que se considere que se debe dejar constancia de los temas tratados, las tareas que se derivan de la misma, los responsables y las decisiones adoptadas. Lo anterior sin perjuicio de levantar actas relacionadas con visitas por parte de otras entidades, cuyo objeto sea realizar una asesoría, una supervisión o un control.

Las actas de los órganos directivos tendrán como fin dejar constancia de su actuación y no interferirán en el cumplimiento de las funciones de los órganos de control o vigilancia creados por la Constitución o por la ley; además, las actas de los órganos asesores o de coordinación servirán como instrumento consultivo para la adopción de las decisiones importantes tomadas por los órganos directivos.

5. Autos providencias dictados dentro de un cualquier trámite y/o actuación administrativo, con el fin de dar impulso al mismo o en los que se deciden cuestiones de fondo. Los primeros se denominan autos interlocutorios y los segundos autos de sustanciación.

ART. 4º—Comunicaciones internas y externas. Son los instrumentos mediante los cuales se informa o responde, ya sea a servidores públicos de la Secretaría de Hacienda, o a personas ajenas a la misma, sobre las decisiones adoptadas en un asunto determinado, solicitarles su actuación en determinado sentido o se suministra información.

La jerarquía de las comunicaciones internas y externas emanadas de los funcionarios es la siguiente: conceptos, memorandos, oficios.

1. Conceptos. Son escritos de carácter general o particular, internos o externos, mediante los cuales se precisan, aclaran o resuelven consultas técnicas, científicas, administrativas o jurídicas.

De conformidad con lo establecido en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, dichos conceptos no comprometen la responsabilidad de la entidad ni son de obligatorio cumplimiento o ejecución.

2. Memorandos. Son escritos internos, de carácter general o particular, utilizados para comunicarse entre las diferentes dependencias de la Secretaría de Hacienda, relacionados con aspectos informativos, de control, de coordinación o de trámite.

Están dirigidos a cada uno de los funcionarios interesados y son expedidos por quienes tengan funciones de autoridad y mando de acuerdo con sus competencias.

Están destinados a transmitir información, orientaciones, pautas o recomendaciones que agilicen la gestión institucional.

Son de carácter interno, su contenido debe ser de trascendental importancia y/o posterior consulta o comprobación.

3. Oficios. Son escritos de carácter extenso, general o particular, utilizados para informar, consultar o enviar datos a otras entidades, usuarios y/o terceros, sobre asuntos específicos relacionados con las actividades de competencia de quien los expide.

Se expiden también cuando se quiere dejar constancia sobre lo informado, consultado o enviado.

CAPÍTULO II

Competencia de los actos administrativos

ART. 5º—Son competentes en la Secretaría de Hacienda, para emitir los actos administrativos y las comunicaciones escritas, relacionados con la materia a su cargo, de conformidad con lo establecido en la ley, los siguientes funcionarios:

1. Resoluciones. La facultad para expedir resoluciones se radica en el secretario de hacienda, el director administrativo y financiero, el director distrital de contabilidad, el director distrital de presupuesto, el director distrital de tesorería, el director jurídico, el director distrital de crédito público, el subdirector de obligaciones pensionales, el jefe de la oficina asesora de investigaciones disciplinarias y el director distrital de impuestos y demás funcionarios del área de impuestos según lo determine la ley.

2. Instructivos. La competencia para expedir instructivos se radica únicamente en el secretario de hacienda, el director distrital de presupuesto, el director distrital de impuestos y el director distrital de tesorería.

3. Circulares. La competencia para expedir circulares le corresponde al secretario de hacienda, al subsecretario de hacienda y a los directores, y los jefes de oficinas asesoras de la Secretaría de Hacienda, en los temas de su competencia.

4. Actas. La facultad de levantar las actas radica en los secretarios técnicos de los comités, juntas, mesas de trabajo o cualquiera que sea la denominación de la reunión, o en el funcionario que en el curso de la misma se designe para ello.

5. Autos. La facultad de expedir autos le corresponde al servidor público que instruye la actuación administrativa, que siempre deberá invocar el acto administrativo que lo faculta o delega.

6. Conceptos. La facultad para emitir conceptos radica en el secretario de hacienda, el subsecretario de hacienda, los directores, los jefes de oficina asesora y los subdirectores, de acuerdo con los asuntos de su competencia y sus facultades legales.

7. Memorandos. El secretario, el subsecretario, los directores, los jefes de oficinas asesoras, los subdirectores, asesores, los jefes de unidad, los coordinadores y los funcionarios de la Dirección Distrital de Impuestos de la Secretaría de Hacienda, de acuerdo a las funciones asignadas y autorizadas por la ley.

8. Oficios. El secretario, el subsecretario, los directores, los jefes de oficinas asesoras, los subdirectores, asesores, los jefes de unidad, los coordinadores y los funcionarios de la Dirección Distrital de Impuestos de acuerdo a las funciones asignadas, de la Secretaría de Hacienda.

CAPÍTULO III

Codificación de los actos administrativos

ART. 6º—Codificación resoluciones y circulares. La denominación de las resoluciones y circulares estará compuesta por un código alfanumérico, conformado de 3 letras establecidas para cada área, el número consecutivo respectivo y la fecha.

Las letras que identificarán a cada una de las áreas son las siguientes mayúsculas:

Despacho del Secretario de Hacienda: DSH

Despacho del Subsecretario de Hacienda: DSB

Oficina Asesora de Investigaciones Disciplinarias: OAI

Dirección Administrativa y Financiera: DAF

Dirección Jurídica: DJH

Dirección Distrital de Contabilidad: DDC

Dirección Distrital de Impuestos: DDI

Dirección Distrital de Crédito Público: DCP

Dirección Distrital de Presupuesto: DDP

Dirección Distrital de Tesorería: DDT

PAR. 1º—La numeración de las resoluciones corresponderá a un consecutivo único para cada área, empezará cada año con los dígitos 000001 y terminará con el número que corresponda al último acto expedido el 31 de diciembre respectivo, se hará a través del sistema de correspondencia —Cordis—, a partir del 1º de agosto de 2005, para lo cual iniciará la numeración partiendo del número 000001 y anteponiendo el código establecido para la respectiva área que expide el acto.

Hasta el 31 de julio de 2005, las dependencias de la Secretaría de Hacienda, continuarán la numeración de sus resoluciones como lo han hecho hasta la fecha.

ART. 7º—Codificación instructivos. La numeración de los instructivos de la Secretaría de Hacienda será consecutiva y anual.

ART. 8º—Codificación circulares. La numeración de las circulares será consecutiva pero independiente para cada una de las dependencias, debiendo respetar el código alfanumérico al que se refiere el artículo que precede.

ART. 9º—Numeración actas. Las actas de los comités, juntas, mesas de trabajo, comisiones o reuniones periódicas, se numerarán de manera consecutiva para cada una de las citadas.

ART. 10.—Numeración de autos. Los autos proferidos dentro de las actuaciones o procesos administrativos, se enumerarán de manera consecutiva dentro de cada actuación o proceso.

ART. 11.—Codificación de conceptos, oficios y memorandos. La numeración de los conceptos, oficios y memorandos se realizará a través del sistema de información de correspondencia de la Secretaría de Hacienda Distrital - Cordis.

ART. 12.—Errores en la codificación. Si se presentan errores en la codificación, se dejará constancia por escrito, del error y su corrección con la firma del jefe de la dependencia origen de la resolución, circular, oficio o memorando.

CAPÍTULO IV

Especificaciones formales de los actos administrativos y comunicaciones escritas de la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C.

ART. 13.—Los actos administrativos y escritos de la Secretaría de Hacienda deberán cumplir con los requisitos señalados en la ley y en el presente acto y aplicar las siguientes especificaciones de tipo formal:

1. Expedición en el modelo de papelería oficial, adoptado, con escudo del Distrito y logos vigentes.

2. Numeración consecutiva de las hojas.

3. Fuente de letra times new roman, tamaño de la letra es 12. Los capítulos, títulos y subtítulos en tamaño de letra 14, y los encabezados y pie de página en tamaño de letra 10.

4. Elaborar en tamaño de papel carta, junto con sus anexos y demás documentos que las acompañen.

5. Redacción en tercera persona, en forma clara y concisa, con una correcta puntuación, redacción y ortografía.

6. Identificación con el nombre, firma y cargo de la persona que lo expide.

7. Identificación con el nombre de quien que proyecta y revisa.

8. Serán sometidos a revisión por un funcionario de mayor jerarquía del que proyecta.

ART. 14.—Los actos administrativos de la Secretaría de Hacienda deberán cumplir con los requisitos señalados en la ley y en el presente acto y aplicar las siguientes especificaciones de tipo formal:

1. Formalidades de las resoluciones

A. Encabezado de la resolución:

1. Incluye el nombre de la entidad y las palabras RESOLUCIÓN NÚMERO ___ DEL 200_, escritas en mayúscula y centrada.

2. En el siguiente renglón, centrado, un paréntesis dentro del cual se debe colocar la fecha de expedición de la resolución.

3. Breve y precisa descripción del tema de la resolución precedida de las palabras “Por la cual...”.

4. Con mayúsculas fijas y centrado, va el cargo de la persona que emite la resolución, incluida la entidad a la cual pertenece.

5. Abajo, con minúsculas y centrado la norma que faculta para expedir el acto hincando con las palabras “En uso de las facultades que le confiere…”.

B. Parte considerativa

1. Se debe iniciar con la palabra CONSIDERANDO, en mayúscula sostenida y centrada. Contiene las razones de hecho y de derecho que sustentan la decisión.

2. Cada justificación se inicia con la palabra Que...

3. Se concluye con el vocablo: “En mérito de lo expuesto”.

C. Parte resolutiva

1. Se inicia con la palabra RESUELVE, en mayúscula sostenida y centrada. Contiene la decisión de la administración.

2. Cada una de las disposiciones de este acápite se precederá del vocablo ARTÍCULO y se numerarán consecutivamente en letras.

3. Se indicará de manera expresa las normas que derogatorias, adiciona, modifica o aclara.

4. En el evento de tratarse de un acto de carácter particular y concreto indicará los recursos que proceden. En el evento de no proceder igualmente se indicará tal circunstancia.

5. El último artículo debe contener la fecha a partir de la cual rige la resolución.

D. Parte final

1. En mayúscula sostenida, centrado, determina la publicidad del acto administrativo relativa a su contenido, con los vocablos: “Publíquese”, “Notifíquese”, “Comuníquese”, “Cúmplase”, según sea el caso.

2. La fecha de emisión de la resolución.

3. El nombre, cargo y firma de quien emite la resolución.

4. Deberá llevar las iniciales y la firma de la persona que la proyecta, bien sea en la parte anterior o posterior según se determine.

2. Formalidades de los instructivos

A. Encabezado

1. La primera parte la conforma el encabezado del documento, con el nombre de la entidad o dependencia que lo emite.

2. En mayúscula sostenida, centrado, la palabra INSTRUCTIVO, seguida del número del consecutivo, la fecha (día, mes, año).

3. El tema a tratar precedido del vocablo ASUNTO.

B. Contenido

1. Explicar en forma clara y precisa la norma o normas en las cuales se fundamenta el procedimiento a realizar; de igual forma, en el caso en que se modifique o diseñe un formato de un procedimiento existente o nuevo, se deberá explicar cada uno de los pasos que se eliminan y definir la fecha a partir de la cual empieza a regir.

2. La DESPEDIDA, en la que se utiliza una palabra o frase de cortesía, a dos renglones de la última línea del texto y contra el margen izquierdo.

C. Firmas

1. Debe aparecer la firma y cargo de quien lo expide.

2. Las líneas especiales, como copia, anexos, identificación del transcriptor y páginas adicionales.

3. Formalidades de las circulares

A. Encabezado

1. La primera parte la conforma el encabezado del documento, con el nombre de la entidad o dependencia que lo emite.

2. En mayúscula sostenida, centrado, la palabra CIRCULAR, seguida del número del consecutivo, la fecha (día, mes, año).

3. El tema a tratar precedido del vocablo ASUNTO.

4. El (los) destinatario(s), es decir, PARA, incluyendo tratamiento, nombre completo y cargo. Puede utilizarse también el nombre de la dependencia.

5. El origen (DE:), a dos renglones del vocablo PARA, dejando dos espacios para escribir el nombre completo y cargo o el nombre de la dependencia que envía la circular.

6. El ASUNTO que debe anotar de manera breve y concisa el resumen del comunicado, máximo dos (2) renglones, y

7. La FECHA (lugar, día, mes y año) de elaboración del documento.

B. Contenido

1. El TEXTO, que se redacta en tercera persona del singular, en forma clara e incluyendo el mayor número de información. Para su elaboración se utiliza el estilo bloque extremo, en el cual todas las líneas inician en el margen izquierdo.

2. La DESPEDIDA, en la que se utiliza una palabra o frase de cortesía, a dos renglones de la última línea del texto y contra el margen izquierdo.

C. Firmas

1. La FIRMA, se ubica contra el margen izquierdo o centrada, anotando el nombre completo de la persona. Si se quiere, puede firmar más de una persona, alineando un nombre frente al otro.

2. Las líneas especiales, como copia, anexos, identificación del transcriptor y páginas adicionales.

4. Formalidades de las actas

A. Encabezado

1. Contiene el título y carácter de la reunión, es decir, el nombre del grupo que se reúne; debe aclararse cuando el carácter de la reunión sea extraordinario, así como la palabra ACTA con la numeración consecutiva y sin interrupción.

2. Las actas de comités internos pueden iniciar numeración cada año.

3. Se determinará la fecha, hora y lugar de realización de la reunión y los nombres y cargos de asistentes (en orden jerárquico y en caso de igual jerarquía, en orden alfabético por apellidos y ausentes a la reunión).

4. El ORDEN DEL DÍA, que enumera los temas motivo de la reunión. El primer tema puede ser verificación del quórum, lectura, discusión y verificación del acta anterior, especificando si se aprobó o no en el desarrollo de la reunión.

B. Contenido

1. Desarrollo del tema, donde se reflejan una a una las actividades del orden del día. Las actas se redactan en tiempo pasado y pueden presentarse en hojas sueltas o en libros que se destinen para tal fin.

2. Tareas. Se relacionarán las tareas derivadas de la reunión, los responsables y plazos establecidos para el cumplimiento.

C. Firmas

1. Firmas, ubicadas contra el margen izquierdo, anotando los nombres y cargos.

Si se trata de un comité o junta formalmente constituido serán firmadas por quien lo preside y quien actúa como secretario de la reunión.

En el caso de que el levantamiento del acta se produzca como consecuencia de una visita de asesoría, supervisión o control, esta deberá ser suscrita por la persona que atienda la visita o diligencia y el funcionario del organismo de control, vigilancia o asesoría.

2. Líneas especiales como copia, anexo, identificación del transcriptor y páginas adicionales.

ART. 15.—Las comunicaciones escritas deberán cumplir con las siguientes especificaciones de tipo formal:

1. Formalidades de los conceptos

1. Si se trata de un concepto interno observará las formalidades de los memorandos; de ser externo revestirá las formalidades de un oficio.

2. La parte correspondiente al contenido del concepto debe por lo menos desarrollar los siguientes aspectos:

a) Descripción precisa del tema motivo del pronunciamiento.

b) Los antecedentes fácticos del tema objeto de concepto.

c) El enunciado de las normas legales o reglamentarios sean estas jurídicas o técnicas.

d) El análisis de los antecedentes y de las normas aplicables.

e) Las conclusiones y recomendaciones.

2. Formalidades de los memorandos

A. Encabezado

1. Encabezado del documento, lo constituye la palabra MEMORANDO, escrita en mayúscula y centrada en la parte superior.

2. Código o número de identificación del documento que debe determinar el lugar de origen de la comunicación y el consecutivo del documento para efectos de radicación y archivo. Estos datos estarán en la etiqueta que imprime el Cordis.

3. Información de fecha (día, mes, año).

4. Destinatario del documento (PARA), incluyendo tratamiento, nombre completo y cargo, puede utilizarse también el nombre de la dependencia.

5. Origen (DE), a dos renglones del vocablo PARA y dejando dos espacios, se escribe el nombre completo y cargo o el nombre de la dependencia que envía el memorando.

6. Tema de que trata el documento (ASUNTO). En este espacio se debe anotar de manera breve y concisa el resumen del comunicado, máximo dos (2) renglones.

B. Contenido

1. Contenido (TEXTO), que se inicia a tres o cuatro renglones de la línea de ASUNTO, en el margen izquierdo, dejando un renglón entre líneas y dos entre párrafos.

Debe redactarse en forma clara, breve y cortés, abordando un solo tema por memorando.

2. Despedida, que está compuesta de una palabra o frase de cortesía que se ubica a dos renglones de la línea final del texto, contra el margen izquierdo, por ejemplo, atentamente, cordial saludo, agradezco su atención, en espera de su pronta respuesta.

C. Firmas

1. La firma que se ubica de cuatro a seis renglones debajo de la despedida, contra el margen izquierdo, o de la mitad del escrito hacia la derecha en estilo bloque, con el nombre completo.

2. Líneas especiales, como copia, anexos, identificación del transcriptor y páginas adicionales.

3. Formalidades de los oficios.

A. Encabezado

1. Código o número de identificación del documento que debe determinar el lugar de origen de la comunicación y el consecutivo del documento para efectos de radicación y archivo. Estos datos estarán en la etiqueta que imprime el Cordis.

2. Información de fecha (día, mes, año).

3. Destinatario, a tres renglones de la fecha, con los datos de nombre completo, cargo y nombre de la institución.

4. El asunto o referencia, que contiene la síntesis del contenido del oficio y debe colocarse sin exceder una línea a dos renglones del destinatario.

B. Contenido

1. Contenido (TEXTO), que se inicia a tres o cuatro renglones de la línea de ASUNTO, en el margen izquierdo, dejando un renglón entre líneas y dos entre párrafos.

Se sugiere una línea opcional de cortesía al inicio de la comunicación. Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido. Debe redactarse en forma clara, breve y cortés, abordando un solo tema por memorando.

2. Despedida, que está compuesta de una palabra o frase de cortesía que se ubica a dos renglones de la línea final del texto, contra el margen izquierdo, por ejemplo, atentamente, cordial saludo, agradezco su atención, en espera de su pronta respuesta.

C. Firmas

1. La firma que se coloca sobre el nombre mecanografiado, se ubica de cuatro a seis renglones debajo de la despedida, contra el margen izquierdo, o de la mitad del escrito hacia la derecha en estilo bloque, con el nombre completo.

2. Líneas especiales, como copia, anexos, identificación del transcriptor y páginas adicionales.

CAPÍTULO V

Conservación, archivo y consulta de los actos administrativos

ART. 16.—Archivo físico. Los actos administrativos se archivarán de la siguiente manera:

1.) Resoluciones. Corresponderá a los directores de cada dependencia, establecer de acuerdo a sus necesidades legales y de conveniencia administrativa, la utilización de uno de los siguientes mecanismos de archivo:

Archivo físico consecutivo de originales. Consiste en el agrupamiento de las resoluciones originales, en una sola unidad archivística, ordenadas de manera numérica, consecutiva y ascendente. Cada unidad deberá contener un índice que relacione de manera completa y sistemática su contenido. La dependencia emisora de la resolución podrá generar una copia con destino al respectivo expediente.

Archivo físico de originales en el expediente respectivo. Consiste en el archivo de la resolución original en el expediente correspondiente. En este caso la dependencia competente deberá llevar una base de datos actualizada de resoluciones, que contenga de manera clara y expresa el número de resolución, el expediente o unidad de conservación en donde reposa la resolución, y el lugar físico donde esta ubicado el expediente.

Las dependencias competentes son responsables de la custodia y conservación física de las resoluciones, y podrán implementar mecanismos de reproducción digital para reemplazar las copias físicas de los documentos.

2.) Circulares e instructivos. Consiste en el agrupamiento de los originales, en una sola unidad archivística, ordenadas de manera numérica, consecutiva y ascendente. Cada unidad deberá contener un índice que relacione de manera completa y sistemática su contenido. La dirección administrativa es la responsable de la custodia y conservación de las circulares e instructivos originales. Los funcionarios competentes para emitir circulares e instructivos, deberán enviar a la dirección administrativa, en los 5 días hábiles siguientes los originales correspondientes, para su respectivo archivo y conservación.

3.) Conceptos, oficios y memorandos. Se archivan ordenados de acuerdo a la serie documental. Cada dependencia es responsable de la custodia de los conceptos, oficios y memorandos, que genere o reciba en razón a sus funciones.

4.) Autos. Se archivan en el respectivo expediente, al cual pertenecen y al igual que con las resoluciones corresponderá a los directores de cada dependencia, establecer de acuerdo a sus necesidades legales y de conveniencia administrativa, la utilización de uno del archivo físico consecutivo de originales o solo en cada expediente.

5.) Actas. Se archivan ordenadas de manera independiente por cada uno de los responsables de su elaboración, es decir, por los secretarios técnicos de los comités, juntas, mesas de trabajo o cualquiera que sea la denominación de la reunión, o en el funcionario que en el curso de la misma se designe para ello.

ART. 17.—Conservación. Los actos administrativos expedidos en la Secretaría de Hacienda Distrital deben ser embalados y conservados según lo establecido en el procedimiento de archivo de la Secretaría de Hacienda, código 43P01.

ART. 18.—Consulta. Los jefes de cada dependencia impartirán, mediante formato escrito, las autorizaciones necesarias para la consulta y préstamo de los actos administrativos. Las personas autorizadas son las únicas que pueden realizar consulta o prestar documentos, para el efecto deben diligenciar la información necesaria, y garantizar la devolución, al término de la consulta o préstamo.

ART. 19.—Conservación. Los jefes de cada dependencia, con la asesoría y apoyo del grupo de gestión documental, serán responsables de aplicar e implementar las condiciones de conservación establecidas en el procedimiento de archivo 43P01.

ART. 20.—De manera obligatoria, los jefes de cada dependencia, según su competencia, remitirán a la subdirección jurídica de hacienda la copia de las resoluciones de carácter general, circulares e instructivos expedidas por sus áreas.

CAPÍTULO VI

Publicaciones, comunicaciones y notificaciones de las resoluciones

ART. 21.—De conformidad con lo establecido en la Resolución 423 de 2002, artículo 4º, deben publicarse en el Registro Distrital los actos de la secretaría, que creen situaciones jurídicas impersonales u objetivas o que tengan alcance de interés general.

PAR.—Las decisiones que pongan fin a una actuación administrativa iniciada con una petición de carácter general se comunicarán por cualquier medio hábil.

ART. 22.—Las demás resoluciones que le pongan término a una actuación administrativa, de naturaleza particular o concreta se notificarán personalmente al interesado o a su representante o apoderado, siguiendo el procedimiento establecido en los artículos 44 y siguientes del Código Contencioso Administrativo y demás normas pertinentes que regulen la materia. En el tema tributario las notificaciones de los actos administrativos se sujetarán a lo dispuesto en la norma tributaria, en los artículos 6º a 9º del Decreto Distrital 807 de 1993 y demás normas que regulen la materia.

PAR.—En el texto de la notificación se indicarán los recursos que proceden contra el respectivo acto, señalando el competente, el tipo de recurso, los requisitos y el término dentro del cual deben interponerse.

ART. 23.—Los jefes de cada dependencia, con la asesoría y apoyo del grupo de gestión documental, aplicarán en todos los casos en que sea pertinente el procedimiento de archivo 43P01.

ART. 24.—La presente resolución rige desde la fecha de su publicación.

ART. 25.—La presente resolución deroga la Resolución 675, de 1994 y demás normas que le sean contrarias.

Dada en Bogotá, a 28 de marzo de dos mil cinco.

Publíquese y cúmplase.

ANEXO

(Modelo de resolución)

Encabezado: Por la cual …(OBJETO DE LA RESOLUCIÓN)… (mayúscula-centrado, tipo times new roman, negrita 12).

Funcionario que emite (CARGO), (mayúscula, tipo times new roman, negrita 14)

En uso de las facultades conferidas en ...(Indicar tipo de norma y quién la emite)... (minúscula, tipo times new roman, 12)...

CONSIDERANDO: (mayúscula-centrado, tipo times new roman, negrita 14)

Letras time new roman 12.

En mérito de lo expuesto, (minúscula, tipo times new roman, 12)

RESUELVE: (mayúscula-centrado, tipo times new roman, negrita 14)

CAPÍTULO PRIMERO (mayúscula, centrado, tipo times new roman, negrita 14)

TÍTULO RESPECTIVO (mayúscula, centrado, tipo times new roman, negrita 14)

ARTÍCULOS RESPECTIVOS: (mayúscula, tipo times new roman, negrita 14). Título del artículo (minúscula, tipo times new roman, cursiva, 12) cuerpo del artículo (minúscula, tipo times new roman, 12)

Dada en Bogotá a los (minúscula, tipo times new roman, 12)

Según el caso: (PUBLÍQUESE, NOTIFÍQUESE O COMUNÍQUESE) Y CÚMPLASE (mayúscula, tipo times new roman, negrita 14)

Antefirma de quien emite el acto

(centrado mayúscula, negrita, tipo times new roman, 14).

Cargo

(Centrado minúscula, tipo times new roman, 14).

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