Instituto Colombiano de Antropología e Historia

RESOLUCIÓN 246 DE 2017

(Noviembre 14)

“Por la cual se adopta el Reglamento Interno de Recaudo de Cartera del Instituto Colombiano de Antropología e Historia”.

El Director General del Instituto Colombiano de Antropología e Historia (Icanh),

En uso de sus atribuciones legales, en especial de las conferidas por los artículos 78 de la Ley 489 de 1998, artículo 9º del Decreto 2667 de 1999, artículo 2º de la Ley 1066 de 2006 y el Decreto 4473 de 2006,

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 209 señala que “la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”.

Que el Congreso de la República, mediante la Ley 1066 de 2006, dispuso en el artículo 2° que cada una de las entidades públicas que de manera permanente tengan a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios del Estado y que dentro de estas tengan que recaudar rentas o caudales públicos del nivel nacional o territorial, deberán establecer mediante normatividad de carácter general, por parte de la máxima autoridad o representante legal de la entidad pública, el Reglamento Interno del Recaudo de Cartera.

Que en el artículo 5° de dicha ley, se estableció que dichas entidades tienen jurisdicción coactiva para hacer efectivas las obligaciones exigibles a su favor para lo cual deberán seguir el procedimiento descrito en el Estatuto Tributario.

Que mediante Decreto 4473 del 15 de diciembre del año 2006, el Gobierno nacional reglamentó la Ley 1066 de 2006 y en el mismo determinó los aspectos mínimos que debe contener el Reglamento Interno de Recaudo de Cartera.

Que según el Decreto 2667 de 1999, el Instituto Colombiano de Antropología e Historia (Icanh), es un establecimiento público del orden nacional, adscrito al Ministerio de Cultura, dotado de personería jurídica, con patrimonio independiente, autonomía administrativa y financiera y de carácter científico.

Que el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, señala en el artículo 98, que las entidades públicas deberán recaudar las obligaciones creadas en su favor y que para tales efectos están revestidas de la prerrogativa de cobro activo.

Que, en razón de lo anterior, es necesario adoptar el Reglamento Interno de Cobro de Cartera del Instituto Colombiano de Antropología e Historia, con la finalidad de fijar el procedimiento a seguir en los procesos de cobro que se adelanten.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Adóptase como Reglamento Interno de recaudo de Cartera a favor del Instituto Colombiano de Antropología e Historia (Icanh), el siguiente:

CAPÍTULO I

Disposiciones Generales

ART. 1º—Competencia para adelantar el recaudo de cartera. De conformidad con dispuesto en el artículo 10 numeral 14 del Decreto 2667 de 1999, se asigna a la Oficina Asesora Jurídica, la función de adelantar el trámite del recaudo de cartera en sus etapas persuasiva y coactiva.

ART. 2º—Cartera sujeta al procedimiento de cobro coactivo. De conformidad con lo señalado en el artículo 99 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA), prestarán mérito ejecutivo para su cobro coactivo, siempre que en ellos conste una obligación clara, expresa y exigiole, los siguientes documentos:

a) Todo acto administrativo ejecutoriado que imponga a favor de las entidades públicas a las que alude el parágrafo del artículo 104, la obligación de pagar una suma líquida de dinero, en los casos previstos en la ley;

b) Las sentencias y demás decisiones jurisdiccionales ejecutoriadas que impongan a favor del tesoro nacional, o de las entidades públicas a las que alude el parágrafo del artículo 104, la obligación de pagar una suma líquida de dinero;

c) Los contratos o los documentos en que constan sus garantías, junto con el acto administrativo que declara el incumplimiento o la caducidad. Igualmente lo serán el acta de liquidación del contrato o cualquier acto administrativo proferido con ocasión de la actividad contractual;

d) Las demás garantías que, a favor de las entidades públicas, antes indicadas, se presten por cualquier concepto, las cuales se integrarán con el acto administrativo ejecutoriado que declare la obligación;

e) Las demás que consten en documentos que provengan del deudor;

ART. 3º—Firmeza de los actos administrativos. Conforme a lo dispuesto en el artículo 87 del CPACA, los actos administrativos quedarán en firme:

a) Cuando contra ellos no proceda ningún recurso, desde el día siguiente al de su notificación, comunicación o publicación según el caso;

b) Desde el día siguiente a la publicación, comunicación o notificación de la decisión sobre los recursos interpuestos;

c) Desde el día siguiente al del vencimiento del término para interponer los recursos, si estos no fueron interpuestos, o se hubiere renunciado expresamente a ellos;

d) Desde el día siguiente al de la notificación de la aceptación del desistimiento de los recursos:

e) Desde el día siguiente al de la protocolización a que alude el artículo 85 para el silencio administrativo positivo.

CAPÍTULO II

Cobro persuasivo

ART. 4º—Determinación de obligaciones y localización del deudor.

a) Dentro de los primeros diez (10) días de cada mes, la Oficina Asesora Jurídica, verificará la existencia de obligaciones a favor del Icanh, que se encuentren debidamente ejecutoriadas, que presten mérito ejecutivo para iniciar el proceso de cobro coactivo y se tenga la certeza de que no hayan sido canceladas;

b) Una vez certificada la existencia de las obligaciones, se procederá a abrir expediente persuasivo asignando número de registro de radicación;

c) Determinada la fecha de exigibilidad de la obligación se efectuará el cálculo de intereses conforme a lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 1066 de 2006;

d) Verificado lo anterior, se enviará por correo certificado, requerimiento de pago al ejecutado a las direcciones que aparezcan indicadas en los actos administrativos o las que haya aportado la persona ejecutada dentro del proceso sancionatorio o demás actuaciones administrativas. En caso de que el ejecutado haya autorizado ser notificado mediante correo electrónico conforme al artículo 56 del CPACA, la notificación se hará por este medio conforme a las normas legales vigentes;

e) El requerimiento de pago debe contener información al deudor sobre la deuda vencida, requisitos y condiciones para el pago, así como las facilidades que pueden otorgarse;

f) Simultáneamente a lo anterior, se procurará información sobre domicilio, lugar de trabajo, direcciones y teléfonos, y demás información relevante sobre el ejecutado. Adicionalmente con el fin de establecer si el ejecutado posee a su nombre inmuebles o vehículos para efectos de decretar medidas cautelares, se podrá solicitar información a las Oficinas de Instrumentos Públicos y a las Secretarías de Tránsito y Transporte, lo propio se hará en relación con otros bienes cuya mutación de dominio suponga actos de registro, en cuyo caso se oficiará a las entidades encargadas del manejo de dichos registros.

De la misma manera, en caso de que el deudor se encuentre en proceso de liquidación obligatoria o acuerdo de reestructuración, el jefe de la Oficina Asesora Jurídica podrá hacerse parte dentro de los mismos, de conformidad con las normas legales en la materia, a fin de salvaguardar los intereses de la entidad.

ART. 5º—Comparecencia del deudor. En caso de que el deudor comparezca voluntariamente a cancelar la deuda o a suscribir acuerdo de pago, deberá explicársele de forma precisa el procedimiento para hacer el pago o las condiciones en que debe suscribirse el acuerdo.

PAR.—El jefe de la Oficina Asesora Jurídica, podrá solicitar al deudor la documentación que acredite sus ingresos y gastos o consultar la información que repose en las centrales de riesgo, de conformidad con las normas legales, a fin de determinar objetivamente su solvencia y capacidad de pago. Dicha información tendrá el carácter de reservada.

En caso de que el deudor se encuentre reportado, en el Boletín de Deudores Morosos del Estado, conforme al certificado expedido por la Contaduría General de la Nación, podrá acceder a la facilidad de pago una vez subsane el incumplimiento y allegue la correspondiente certificación expedida por la Contaduría General de la Nación.

ART. 6º—Pago de la obligación. Una vez se haya acreditado el pago de la deuda o el cumplimiento del acuerdo de pago en debida forma, deberá expedirse el paz y salvo correspondiente y procederse inmediatamente al archivo de las diligencias.

CAPÍTULO III

Cobro coactivo

ART. 7º—Mandamiento de pago. En caso de que no haya sido posible la localización del deudor o que no haya sido posible adelantar acuerdo de pago, una vez se tenga el título ejecutivo, debidamente ejecutoriado, que cumpla con los requisitos y corresponda a cualquiera de los previstos en el artículo 2° del Capítulo I de este Reglamento, se procede a proferir el Mandamiento de Pago, ordenando la cancelación de las obligaciones pendientes más los intereses respectivos.

ART. 8º—Notificación del mandamiento ejecutivo. La notificación del mandamiento de pago proferido dentro del proceso de cobro coactivo se hará de forma personal, previa citación al deudor, para que comparezca en un término de diez (10) días, de conformidad con lo establecido en el artículo 826 y demás normas concordantes del Estatuto Tributario.

a) Notificación personal. Una vez el ejecutado comparezca, se procederá a efectuar la notificación personal, levantando el acta correspondiente, que deberá contener:

• Ciudad y fecha de la notificación.

• Número del proceso.

• Nombre del funcionario que efectúa la notificación.

• Nombre e Identificación del ejecutado; si quien se notifica es su apoderado o representante legal, debe dejarse constancia de la Identificación y de los documentos que allegó para acreditar tal calidad.

• Identificación de los títulos ejecutivos base de la ejecución.

• Fecha del mandamiento de pago.

• Valor de las sumas que se ordenó pagar dentro del mandamiento de pago. Término que tiene para pagar.

• Advertencia de que contra el mandamiento de pago solo proceden excepciones y el término que tiene para presentarlas.

El notificado, si así lo desea, puede manifestar o dejar constancia en el acta de lo que considere pertinente.

• El acta es firmada por el notificado y el funcionario que efectúa la notificación.

• Se deja constancia de la dirección y teléfono del notificado.

• Se debe hacer entrega al notificado de una copia del mandamiento de pago.

• Si el notificado solicita copias de otras piezas procesales deberá cancelarlas previamente en la cuenta bancaria correspondiente, que para el efecto se suministre, a nombre del Instituto Colombiano de Antropología e Historia (Icanh);

b) Por correo: Vencido el término de diez (10) días sin que se hubiese logrado la notificación personal, se procederá a efectuar la notificación por correo certificado, siguiendo el procedimiento indicado en los artículos 566, 567 y 568 del Estatuto Tributario, remitiendo una copia del mandamiento de pago a notificar;

c) Por Aviso: Cuando de conformidad con el artículo 568 del Estatuto Tributario, la notificación sea devuelta por el correo, será necesario realizar la notificación mediante publicación de un aviso, el cual consiste en la inserción de la parte resolutiva del mandamiento de pago en un diario de amplia circulación nacional, con los efectos establecidos en la citada norma;

d) Notificación a herederos: Si el mandamiento de pago ya fue notificado y el ejecutado fallece, se continúa con el proceso con sus herederos en la forma prevista en el Código General del Proceso. Entre tanto, si el mandamiento de pago no ha sido notificado y el ejecutado fallece, se debe proceder a notificar a los herederos de conformidad con lo establecido en el artículo 1434 del Código Civil y demás normas concordantes, siguiendo el procedimiento establecido en el artículo 826 del Estatuto Tributario.

ART. 9º—Término para pagar o presentar excepciones. Dentro de los quince (15) días siguientes a la notificación del mandamiento de pago, el deudor deberá cancelar el monto de la deuda con sus respectivos intereses. Dentro del mismo término, podrán proponerse mediante escrito las siguientes excepciones:

a) El pago efectivo;

b) La existencia de acuerdo de pago;

c) La de falta de ejecutoria del título;

d) La pérdida de ejecutoria del título por revocación o suspensión provisional del acto administrativo, hecha por autoridad competente;

e) La interposición de demandas de restablecimiento del derecho o de proceso de revisión de impuestos, ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo;

f) La prescripción de la acción de cobro, y

g) La falta de título ejecutivo o incompetencia del funcionario que lo profirió.

ART. 10.—Tramite de las excepciones. Dentro del mes siguiente a la presentación del escrito mediante el cual se proponen las excepciones, el funcionario competente decidirá sobre ellas, ordenando previamente la práctica de las pruebas, cuando sea del caso.

Si se encuentran probadas las excepciones, el funcionario competente así lo declarará y ordenará la terminación del procedimiento cuando fuere del caso y el levantamiento de las medidas preventivas cuando se hubieren decretado. En igual forma, procederá si en cualquier etapa del procedimiento el deudor cancela la totalidad de las obligaciones.

Cuando la excepción probada, lo sea respecto de uno o varios de los títulos comprendidos en el mandamiento de pago, el procedimiento continuará en relación con los demás sin perjuicio de los ajustes correspondientes.

ART. 11.—Recursos en el procedimiento administrativo de cobro. Las actuaciones administrativas realizadas en el procedimiento administrativo de cobro, son de trámite y contra ellas no procede recurso alguno.

En la resolución que rechace las excepciones propuestas, se ordenará adelantar la ejecución y remate de los bienes embargados y secuestrados, si los hubiere. Contra dicha resolución procede únicamente el recurso de reposición ante el jefe de la Oficina Jurídica, dentro del mes siguiente a su notificación, quien tendrá para resolver un mes, contado a partir de su interposición en debida forma.

CAPÍTULO IV

Criterios para la clasificación de la cartera

De conformidad con lo establecido en el numeral 3 del artículo 2° del Decreto 4473 del 15 de diciembre de 2006, para la clasificación de la cartera correspondiente a las obligaciones cobradas a través del proceso administrativo de cobro coactivo del Instituto Colombiano de Antropología e Historia (Icanh) se tendrán en cuenta los siguientes criterios.

ART. 12.—Obligaciones corrientes. Son todas aquellas obligaciones pendientes de pago, objeto del proceso administrativo de cobro coactivo, sin importar su cuantía, las cuales reúnen alguna de las siguientes características:

a) Obligaciones derivadas de actos cuya fecha de ejecutoria no es mayor de dos (2) años;

b) El deudor se encuentra ubicado;

c) Se ubicaron bienes de propiedad del deudor, cuentas, ubicación laboral u otros productos financieros y se decretaron medidas cautelares sobre estos para garantizar la obligación;

d) El deudor se notificó del mandamiento de pago;

e) Se constituyeron garantías para asegurar el pago de la obligación;

f) Fue tenida en cuenta la obligación dentro de procesos que se adelantan contra el deudor en cualquiera de las jurisdicciones, para ser canceladas con el producto del remate de los bienes embargados o fue reconocida la obligación como remanente dentro del proceso;

g) El ejecutado denunció bienes de su propiedad para garantizar la obligación y se comprometió a no enajenarlos;

h) Si hizo acuerdo de pago con el ejecutado y este está cumpliendo con las cuotas correspondientes;

i) El ejecutado a pesar de no haber efectuado acuerdo de pago, en forma voluntaria está realizando abonos para el pago de la obligación.

ART. 13.—Obligaciones de difícil cobro. Dentro de esta categoría se clasifican todas aquellas obligaciones cuya cuantía supere las 25 Unidades de Valores Tributarios (UVT), cuya fecha de ejecutoria está entre dos (2) y cinco (5) años y que además reúnan alguna de las siguientes características:

a) El ejecutado a pesar de no haber efectuado acuerdo de pago está haciendo abonos para el pago de la obligación;

b) Obligaciones respecto de las cuales, a pesar de haberse ubicado el deudor, se verifica que este no tiene solvencia económica que pueda garantizar la obligación;

c) No ha sido posible ubicar bienes para embargar, que garanticen el pago de la obligación o el valor de los ubicados no cubren siquiera el monto de los intereses generados;

d) Ha sido imposible ubicar al deudor a pesar de haberse realizado las diligencias necesarias para su localización;

e) El deudor es una persona jurídica que se encuentra en proceso de liquidación obligatoria o sujeta al proceso de reorganización (Ley 1116 de 2006 o las normas que la sustituyan) y sus pasivos superan a los activos;

f) El deudor es una persona natural que se encuentra en proceso de reorganización, e igualmente sus pasivos superan a los activos;

g) Se comunicó a Despachos Judiciales donde se adelanta proceso contra el deudor y se tuvo en cuenta el crédito de la entidad, pero el proceso no ha llegado a la etapa de remate, o existen obligaciones con mayor derecho reconocidas dentro del proceso, ejemplo las de los juzgados laborales y de familia;

h) A pesar de existir bienes ubicados, éstos no garantizan el pago de la obligación si se tiene en cuenta que son mayores los costos que generaría para la administración el continuar con las diligencias de secuestro y remate de los bienes que el beneficio obtenido;

i) A pesar de haber sido embargado el salario del deudor, los descuentos son irrisorios frente al monto de la obligación.

j) A pesar de haberse notificado el mandamiento de pago, el ejecutado fallece y no se conoce heredero alguno.

ART. 14.—Obligaciones irrecuperables. Se clasifican en esta categoría aquellas obligaciones que reúnan cualquiera de las siguientes características o circunstancias:

a) Desde su exigibilidad cuenta con una antigüedad mayor de cinco (5) años, sin Importar su cuantía;

b) No ha sido posible la ubicación del deudor ni de bienes que garanticen el pago de la obligación a pesar de las investigaciones realizadas;

c) Aquellas obligaciones menores de 25 Unidades de Valores Tributarios (UVT) sumados sus intereses, siempre que tengan tres (3) o más años de antigüedad. Esta cuantía será objeto de ajuste anual conforme al procedimiento establecido en el artículo 868 del Estatuto Tributario;

d) Inexistencia de la Entidad deudora, siempre y cuando se posea el acto administrativo que así lo declara y se encuentre registrada en la Cámara de Comercio;

e) Cuando la Entidad no ha renovado en los últimos tres (3) años su Matrícula Mercantil, ni ha presentado en el mismo tiempo declaración tributaria, ni se haya podido ubicar bienes de su propiedad que garanticen el pago de la obligación;

f) El deudor principal se encuentre fallecido, sin haber dejado bienes que garanticen la obligación, siempre y cuando se cuente con la partida de defunción, y no haya sido posible ubicar a los herederos o estos no poseen bienes para garantizar la obligación;

g) Obligaciones correspondientes a entidades en liquidación forzosa administrativa que terminaron su proceso de liquidación y sus activos no fueron suficientes para cancelar las obligaciones legalmente reconocidas. Para el efecto se debe contar con el acto administrativo mediante el cual se decidió su terminación y la respectiva constancia de registro en la Cámara de Comercio correspondiente.

Parágrafo. Las obligaciones que se encuentren clasificadas dentro de la categoría de las irrecuperables serán objeto de estudio por parte de la Oficina Jurídica, con el fin de declarar mediante resolución motivada la Remisibilidad de que trata el artículo 820 del Estatuto Tributario. El funcionario ejecutor procederá a informar al Área Financiera, la novedad para los efectos contables correspondientes.

CAPÍTULO V

Facilidades para el pago de las obligaciones y establecimiento de garantías

De conformidad con lo establecido en el Decreto 4473 de 2006 y el artículo 814 del Estatuto Tributario, para el recaudo de las obligaciones que se cobran a través del proceso de cobro coactivo a favor del Icanh, se pueden celebrar acuerdos de pago con los deudores o con un tercero a su nombre, concediéndole plazos hasta por dos (2) años a fin de que puedan cancelar el crédito adeudado por capital, junto con sus intereses.

ART. 15.—Competencia. El funcionario competente al interior del Instituto Colombiano de Antropología e Historia, para celebrar los acuerdos de pago, será el jefe de la Oficina Jurídica.

ART. 16.—Solicitud y trámite. El interesado en obtener una facilidad de pago deberá presentar una solicitud por escrito, conforme lo indica el artículo 559 del Estatuto Tributario. Dicha solicitud debe reunir por lo menos los siguientes requisitos:

a) Que el solicitante acredite el pago en efectivo del 30% del valor por capital de la obligación, junto con sus intereses, antes de concederse la facilidad;

b) No haber sido declarado incumplimiento de un acuerdo de pago anterior sobre la misma obligación;

c) Valor de la obligación, concepto, plazo solicitado, calidad con la que actúa el peticionario: tratándose de personas jurídicas deberá adjuntar certificado de existencia y representación legal, si además solicita levantar las medidas cautelares deberá en su solicitud señalar con precisión la garantía ofrecida con su respectivo avalúo si fuere del caso y certificado de tradición si se trata de un bien inmueble;

d) Autorización para la consulta, reporte y procesamiento de datos financieros en las centrales de riesgo, conforme a lo dispuesto en la Ley 1266 de 2008;

e) Presentada la solicitud se verificarán y analizarán por parte del funcionario ejecutor los documentos y requisitos necesarios aportados para proyectar el acto administrativo que apruebe la facilidad de pago, en caso de que éstos se encuentren debidamente cumplidos; si no es así, se concederá al peticionario un plazo no mayor a un (1) mes para que adicione, aclare, modifique o complemente su solicitud;

f) Vencido el término anterior, sin que hubiere respuesta por parte del peticionario, se considerará que ha desistido de su petición y se podrá iniciar el proceso administrativo coactivo, si no se hubiese iniciado por encontrarse el expediente en etapa persuasiva, o continuarlo si ya estuviere iniciado. No obstante, el deudor podrá solicitar nuevamente la facilidad con el lleno de los requisitos.

De no aprobarse la solicitud de facilidad de pago, la decisión deberá comunicarse al peticionario mediante escrito, en el que se le invitará a cancelar sus obligaciones de manera inmediata, advirtiéndole que de lo contrario se continuará con el proceso.

PAR. 1º—Los pagos efectuados por los deudores o terceros para cancelar obligaciones adeudadas a favor del Icanh, se imputarán primero a intereses y luego a capital, de conformidad con lo establecido en el artículo 1653 del Código Civil. Si existen varias obligaciones a cargo del mismo deudor, los pagos se imputarán a la más antigua.

PAR. 2º—Tratándose de entidades públicas que pretendan acceder a las facilidades de pago, deberán anexar con la solicitud, el certificado de disponibilidad presupuestal que garantice el pago de la deuda, así como el acuerdo, ordenanza o acto administrativo mediante el cual se faculte al ordenador del gasto para comprometer vigencias futuras cuando sea el caso, de conformidad con lo estipulado en la norma legal vigente. Las personas jurídicas de derecho privado deberán anexar a la solicitud, el acta del órgano competente mediante el cual se autoriza al representante legal para celebrar este tipo de actos, cuando los estatutos no contemplen esta facultad o esté limitada por la cuantía.

ART. 17.—Facilidad de pago solicitada por un tercero. Cuando la facilidad de pago sea solicitada por un tercero y deba otorgarse a su favor, en la solicitud deberá señalar expresamente que se compromete solidariamente al cumplimiento de las obligaciones generadas por la facilidad otorgada, es decir por el monto total de la deuda por capital, incluidos los intereses y demás recargos a que hubiere lugar.

Sin embargo, la actuación del tercero no libera al deudor principal del pago de la obligación, ni impide la acción de cobro contra él. En caso de incumplimiento, se podrá perseguir simultáneamente a los dos, o a uno cualquiera de ellos.

Concedida la facilidad de pago solicitada por el tercero, el funcionario ejecutor deberá notificar al deudor, comunicándole tal determinación a su dirección, quien solamente podrá oponerse acreditando el pago total de la obligación.

ART. 18.—Garantías admisibles que se pueden prestar dentro de los procesos de cobro coactivo. Para efectos de garantizar el pago de las obligaciones que se cobran a través del proceso de cobro coactivo a favor del Icahn, cuando sean requeridas, se considerarán garantías admisibles aquellas que tengan un valor, establecido con base en criterios técnicos y objetivos, que sean suficientes para cubrir el monto de la obligación y que ofrezca un respaldo jurídicamente eficaz al pago de la obligación garantizada, otorgando al Icanh una preferencia o mejor derecho para obtener el pago de la obligación. Entre las garantías admisibles que pueden ser ofrecidas por los solicitantes de facilidades de pago se encuentran las siguientes:

a) Garantías personales: Para el caso de las garantías personales, se considerarán satisfactorias aquellas cuyo valor sea igual o superior al monto de la obligación principal, más los intereses, calculados para el plazo, entendiendo por obligación principal la correspondiente al capital e intereses de mora, liquidados hasta la fecha de expedición de la Resolución que concede la facilidad.

El deudor deberá presentar además, relación detallada de sus bienes en que está representado su patrimonio, anexando la prueba de propiedad de los mismos y haciendo compromiso expreso de no enajenarlos ni afectar su dominio en cualquier forma, durante el tiempo de vigencia de la facilidad y acompañada de un valor comercial estimado de los bienes que integran la relación que está presentando, de lo cual el funcionario ejecutor deberá dejar constancia expresa en el acto administrativo que concede la facilidad de pago.

En el evento de que el garante, por razón de su actividad, deba enajenar o afectar en cualquier forma el dominio del bien o bienes denunciados, deberá informarlo al Icanh, indicando el bien o bienes adicionales o complementarios que ofrece en reemplazo del anterior o anteriores, para lo cual se verificará la propiedad de los nuevos bienes denunciados y su avalúo, con el fin de establecer que con dicha operación el garante no se coloca en estado de insolvencia.

La relación de bienes debe contener la información suficiente de ubicación, identificación, propiedad y valor comercial de los bienes ofrecidos, de manera tal que permita verificar la existencia y estado de los mismos.

b) Garantías Reales: Para el caso de las garantías reales, se tendrán en cuenta las siguientes:

1. Hipoteca: Con el fin de garantizar el monto de la obligación, el ejecutado puede constituir a favor del Icanh, hipoteca de primer grado sobre un bien de su propiedad, la cual será constituida por el valor que determine el funcionario ejecutor, con el cual considera se puede garantizar el monto de la obligación y los intereses, de acuerdo con el plazo solicitado. Para el efecto, el solicitante deberá presentar el certificado de tradición y propiedad del bien, el certificado del avalúo catastral y el certificado de avalúo del bien a hipotecar. Los gastos de constitución y registro de la Escritura Pública de hipoteca a favor del Icanh, serán asumidos por el solicitante.

2. Depósitos de dinero de que trata el artículo 1173 del Código de Comercio: Cuando se deposite una suma de dinero en garantía del cumplimiento de la obligación, el depositario (Icanh) solo estará obligado a hacer la restitución en cuanto al exceso del depósito sobre lo que el deudor deba pagar en razón del crédito garantizado.

3. Contratos irrevocables de fiducia mercantil de garantía: Es un contrato en virtud del cual se transfiere de manera irrevocable, la propiedad de uno o varios bienes a título de fiducia mercantil, para garantizar con ellos, el cumplimiento de las obligaciones a cargo del propietario de los bienes o de terceros, designando como beneficiario al acreedor (Icanh), quien puede solicitar a la entidad fiduciaria la venta de los mismos, para que con el producto de ésta, se cancelen las cuotas de la obligación o el saldo insoluto de la acreencia.

Cuando se concede una facilidad de pago garantizada por un contrato de fideicomiso en garantía, debe exigirse que el encargo fiduciario sea irrevocable hasta el pago total de la obligación pendiente.

4. Garantías Bancarias o Pólizas de cumplimiento de Compañías de Seguro o Instituciones Financieras: El aval bancario, o la póliza de una compañía de seguros, es una garantía ofrecida por una entidad autorizada por el Gobierno nacional, para respaldar el pago de las obligaciones por parte del deudor. La entidad que otorgue la garantía debe indicar claramente el monto y el concepto de la obligación garantizada y el tiempo de vigencia, mediante la expedición de una póliza de seguros o de un aval bancario.

El funcionario ejecutor del Icanh, debe verificar, que quien firmó la póliza en representación de la entidad aseguradora, tiene la facultad para ello, mediante la certificación de representación legal expedida por este mismo Organismo y que la póliza cumpla con los requisitos establecidos en el Código de Comercio, lo mismo que debe exigir la constancia del pago de la prima correspondiente.

Cuando se trate de garantías bancarias o pólizas de cumplimiento de compañías de seguros, el monto de las mismas deberá cubrir la obligación principal, más un porcentaje de los intereses de plazo, que garantice el total de la obligación más.

5. Libranza: El interesado podrá solicitar se le acepte como garantía para el pago de la obligación una libranza certificada y aprobada por el pagador de la entidad donde presta sus servicios el deudor o el tercero, mediante el cual éste lo autoriza a descontar de su salario, cuotas periódicas hasta la concurrencia de la suma adeudada y a consignar mensualmente a favor del Icanh, el valor de la cuota acordada.

PAR.—De conformidad con lo establecido en el artículo 831 del Estatuto Tributario la concesión de acuerdo de pago suspenderá el proceso y se podrán levantar las medidas preventivas que hubieren sido decretadas siempre y cuando hubiese sido aprobada la garantía.

Sin perjuicio de la exigibilidad de la misma cuando se declare el incumplimiento del acuerdo de pago.

ART. 19.—Perfeccionamiento de la facilidad de pago. La facilidad de pago se concede mediante acto administrativo que debe contener por lo menos, la identificación del acto administrativo que contiene la obligación, el monto total de la obligación, estableciendo los intereses de mora y los de plazo, la periodicidad de las cuotas y el tiempo total del plazo concedido, se indicarán las causales para declarar incumplida la facilidad de pago, y las consecuencias ante dicho incumplimiento.

Cuando se conceda la facilidad de pago respaldando la obligación con una relación de bienes detallada o con garantías reales o personales, se deberá mencionar en la citada resolución, la relación de bienes denunciados y/o las garantías aceptadas.

PAR.—Los costos que represente el otorgamiento de la garantía para la suscripción de la facilidad de pago, deben ser cubiertos por deudor o el tercero que suscriba el acuerdo en su nombre.

ART. 20.—Incumplimiento de la facilidad de pago. El funcionario ejecutor del Icanh, podrá declarar el Incumplimiento de la facilidad de pago y dejar sin vigencia el plazo concedido, cuando el deudor incumpla el pago de alguna cuota por no cancelar en las respectivas fechas de vencimiento, las obligaciones surgidas con posterioridad al otorgamiento de la facilidad de pago.

El incumplimiento se declara mediante acto administrativo motivado y genera como consecuencia la reanudación inmediata del proceso de cobro y deja sin vigencia el plazo concedido; en el evento en que se hayan otorgado garantías, se ordenará hacerlas efectivas hasta la concurrencia del saldo insoluto. La vinculación del garante al proceso de cobro coactivo se hará en la forma prevista en el Código General del Proceso.

En el caso de aquellas facilidades de pago que se otorgaron con base en una relación detallada de bienes, en el acto administrativo de incumplimiento de la facilidad de pago, deberá ordenarse el embargo, secuestro y avalúo de los bienes, para su posterior remate.

Igualmente, en dicha resolución deberá dejarse constancia, cuando se constituyeron garantías personales, que el Icanh se reserva el derecho de perseguir al garante y al deudor simultáneamente, a fin de obtener el pago total de la deuda.

El acto administrativo que declara incumplida la facilidad de pago y sin vigencia el plazo concedido se notifica tal como lo establecen los artículos 565 y 566 del Estatuto Tributario, y contra él procede el Recurso de Reposición ante el mismo funcionario que la profirió, dentro de los cinco (5) días siguientes a su notificación (artículo 8143), quien deberá resolverlo dentro del mes siguiente a su interposición en debida forma, y se notifica tal como lo señala el inciso 2 del artículo 565 del Estatuto Tributario.

PAR. 1º—Sobre las obligaciones cobradas mediante el proceso de cobro coactivo por el Icanh, no se pueden conceder rebajas o condonaciones por capital ni por intereses, toda vez que el valor de los mismos hace parte de los ingresos corrientes de la Nación y en todo caso se trata de dineros públicos y por eso no se tiene poder de disposición sobre ellos.

PAR. 2º—Todos los acuerdos de pago deberán contener una cláusula aceleratoria, en la cual se indique que el incumplimiento en el pago de una de las cuotas será causal para declarar extinguido el plazo y hacer efectiva tanto la garantía como la totalidad del saldo insoluto.

CAPÍTULO VI

Terminación del proceso

ART. 21.—Por pago de la obligación.

a) Por pago en la etapa persuasiva: Si el pago se realizó en etapa persuasiva, bien sea por pago inmediato o por facilidad de pago otorgada por el Icanh, se revisará previamente el estado de cuenta del deudor, con el fin de verificar que se encuentra a paz y salvo y se procederá a concluir la gestión de cobro, profiriendo auto de archivo del expediente, el cual se comunicará al deudor en los términos del artículo 566 del Estatuto Tributario;

b) Por pago en la etapa coactiva: Si el pago total de la obligación se realizó en la etapa coactiva, bien sea por pago voluntario, por facilidad de pago otorgada, por aplicación de títulos judiciales constituidos con ocasión de medidas cautelares decretadas, por remate de los bienes embargados, o por cualquier otra forma de pago, se procederá a dictar auto de terminación y archivo del proceso y se ordenará además el levantamiento de las medidas cautelares, la devolución de títulos judiciales si se hubieren constituido y demás decisiones pertinentes respecto de la liberación de los respaldos y garantías que se hubiesen constituido a favor del Icanh;

c) Por pago en la etapa del remate: Si antes de rematarse el bien, el ejecutado presenta documento auténtico que acredita el pago total de la obligación y las costas, se declarará terminado el proceso y dispondrá la cancelación de los embargos y secuestros, si estuviere embargado el remanente, lo pondrá a disposición del despacho que solicitó el embargo del mismo, si existieren bienes a desembargar igualmente se procederá a comunicar a la respectiva oficina de registro a fin de que continúe el embargo por cuenta del Despacho que lo embargó, dicha determinación debe ser comunicada también al despacho que solicitó el embargo.

ART. 22.—Otras formas de terminación.

a) Por declararse probada una excepción: El proceso administrativo coactivo, podrá darse por terminado si llegare a prosperar alguna excepción, en la misma resolución que así lo declara, se ordenará la terminación y archivo del proceso, lo mismo que el levantamiento de las medidas cautelares si se hubieren decretado;

b) Por remisibilidad: El proceso administrativo coactivo también podrá terminarse por haberse decretado la remisibilidad de las obligaciones, para lo cual en la misma resolución que así lo declara, se ordenará la terminación y archivo del proceso, lo mismo que el levantamiento de las medidas cautelares si se hubieren decretado;

c) Por prescripción de la acción de cobro: El proceso administrativo coactivo también podrá terminarse por haberse decretado la prescripción de la acción de cobro para lo cual en la misma resolución que así lo declara, se ordenará la terminación y archivo del proceso, lo mismo que el levantamiento de las medidas cautelares si se hubieren decretado;

d) Por orden de la Jurisdicción Contenciosa: El proceso administrativo coactivo también podrá terminarse, en el evento de que la Jurisdicción Contencioso Administrativa, declare la nulidad del acto administrativo base de la ejecución o por cualquier otra circunstancia.

Una vez se dé por terminado el proceso de cobro coactivo por cualquiera de las causas señaladas, inmediatamente se debe comunicar esta decisión al Área Financiera, para los efectos contables respectivos. Igualmente se deben reportar a esa Área los pagos efectuados y reportados, relacionados con las obligaciones que se cobran dentro de los procesos de cobro coactivo, para los mismos efectos.

ART. 23.—Aspectos no contemplados. Los aspectos no contemplados por el presente reglamento se regirán por las disposiciones previstas para el procedimiento de cobro coactivo del Estatuto Tributario o por las normas a que este estatuto remita.

ART. 2º.—Esta resolución rige a partir de la fecha de su promulgación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 14 de noviembre de 2017.