Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

RESOLUCIÓN 2488 DE 2017

(Abril 18)

“Por la cual se modifica y adiciona parcialmente la Resolución 3899 del 8 de septiembre de 2010”.

La Directora General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Cecilia de la Fuente de Lleras,

en uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las consagradas en los artículos 9º 10, 12 y 78 de la Ley 489 de 1998, el artículo 21 de la Ley 7ª de 1979, los artículos 58 y 81 del Decreto 2388 de 1979, los artículos 11, 16, 62, 72, 73, 74, 75, 76, y 78 de la Ley 1098 de 2006 y parte 4, - títulos 1 y 2, capítulo 3 -sección 3 del Decreto 1084 de 2015, y

CONSIDERANDO:

Que Colombia ratificó la Convención sobre los Derechos del Niño adoptada por la Asamblea General de las Naciones Unidas en 1989, mediante la Ley 12 de 1991.

Que mediante la Ley 265 de 1996, Colombia aprobó el Convenio Relativo a la Protección del Niño y a la Cooperación en materia de adopción internacional, suscrito en La Haya el 29 de mayo de 1993, incorporándolo a la legislación nacional en virtud del bloque de constitucionalidad.

Que el citado Convenio, en sus artículos 11 y 12 prevé que un organismo acreditado sólo puede actuar en otro Estado si ha sido autorizado por las autoridades de ambos Estados y dispone que es obligación de los organismos acreditados perseguir fines no lucrativos, ser dirigidos y administrados por personas cualificadas por su integridad moral y por su formación o experiencia para actuar en el ámbito de la adopción internacional y estar sometido al control de las autoridades competentes.

Que la Ley 7ª de 1979 y el Decreto 1137 de 1999 establecieron las normas para la protección de la niñez y el fortalecimiento de la familia, crearon y organizaron el Sistema nacional de bienestar familiar, reorganizaron y reestructuraron el ICBF y establecieron que el Bienestar Familiar es un servicio público a cargo del Estado, que se prestará por medio del Sistema nacional de bienestar familiar.

Que el Código de la Infancia y la Adolescencia, Ley 1098 de 2006, dispone en los artículos 62, 72 y 78 que el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF, es la autoridad central en materia de adopción y, por lo tanto, le corresponde autorizar a los organismos acreditados o agencias internacionales con este propósito.

Que mediante Resolución 2551 del 29 de marzo de 2016 aclarada parcialmente y modificada por las resoluciones 2696 y 13368 de 2016, se aprobó por parte de la Dirección General del ICBF el lineamiento técnico administrativo del programa de adopción y se dictan otras disposiciones.

Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 27 del Decreto 1138 de 1999, la directora general está facultada para crear los comités que considere necesarios para la adecuada atención de los asuntos del Instituto y para el efecto determinará sus funciones.

Que mediante Resolución 2660 del 3 de julio de 2009, derogada parcialmente con la Resolución 3899 del 8 de septiembre de 2010, se creó el comité técnico de autorización, encargado de conceptuar sobre el otorgamiento, renovación, suspensión y cancelación de la autorización de los organismos acreditados y agencias internacionales que prestan servicios de adopción.

Que dicho Comité fue estructurado por la Resolución 1547 del 9 de abril de 2010, la cual fue derogada mediante Resolución 3566 del 26 de agosto de 2010 y, posteriormente, su integración modificada a través de las resoluciones 748 del 20 de febrero de 2015 y 206 del 18 de enero de 2017.

Que mediante Resolución 3899 del 8 de septiembre de 2010 del ICBF, modificada y adicionada parcialmente por las Resoluciones 2918 de 2013, 6190 de 2015, 3435 y 9555 de 2016, se estableció el régimen especial para otorgar, reconocer, suspender, renovar y cancelar las personerías jurídicas y licencias de funcionamiento a las instituciones del Sistema nacional de bienestar familiar, que prestan servicios de protección integral, y para autorizar a los organismos acreditados para prestar servicios de adopción internacional.

Que se hace necesario modificar y adicionar las disposiciones contenidas en el título IV de la Resolución 3899 de 2010, relativa a la autorización a los organismos acreditados para prestar servicios de adopción internacional, con el objeto de adecuar a la normativa internacional, los requerimientos relativos a los requisitos legales, financieros y técnico-administrativos, para el otorgamiento o renovación de las autorizaciones.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Modificar el artículo 27 de la Resolución 3899 del 8 de septiembre de 2010, relativo a las condiciones para la autorización, el cual quedará así:

ART. 27.—Condiciones para el otorgamiento de una autorización o de una renovación de autorización. Los organismos y agencias internacionales acreditados en los estados de recepción que pretendan ser autorizados por el ICBF, u obtener la renovación de una autorización para prestar servicios de adopción internacional deberán presentar ante la subdirección de adopciones, o el área que haga sus veces, la solicitud formal motivada, suscrita por el representante legal del organismo en el Estado de recepción, respaldada por la decisión al respecto por parte del órgano directivo competente al interior del mismo, cumpliendo las siguientes condiciones:

1. Los documentos que hayan sido otorgados en el exterior deberán ser debidamente legalizados o traer al respaldo el sello “apostille”, de acuerdo con lo establecido en la Convención de La Haya, suscrita el 5 de octubre de 1961 (“Convenio del apostille”), aprobado por Colombia mediante la Ley 455 de 1998. El sello será colocado por la autoridad respectiva en el país donde se encuentre la sede principal del organismo o agencia internacional.

2. Si la documentación se encuentra en un idioma distinto al castellano deberá ser traducido a este por un traductor oficialmente reconocido en Colombia y legalizado ante el Ministerio de Relaciones Exteriores.

3. Cada uno de los documentos aportados procedentes del exterior, deberán ser traducidos y apostillados en forma individual.

4. Cualquier modificación a los requisitos legales, financieros o técnico-administrativos, durante la vigencia de una autorización o de una renovación de autorización deberá ser comunicada al ICBF y sus soportes documentales deberán ser remitidos a la entidad, dando cumplimiento a los requisitos establecidos en el presente artículo, dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha en que se produjo dicha modificación, con el fin de evaluar la continuidad de la prestación del servicio de adopción internacional en Colombia.

5. Cualquier cambio de representante legal en Colombia deberá ser comunicado a la mayor brevedad a la subdirección de adopciones, o al área que haga sus veces, informando de los motivos de la decisión.

ART. 2º—Modificar el artículo 28 de la Resolución 3899 del 8 de septiembre de 2010, relativo a los requisitos legales, el cual quedará así:

ART. 28.—Requisitos legales. Los organismos y agencias internacionales acreditados que pretendan ser autorizados para la prestación del servicio de adopción internacional, deberán cumplir con los siguientes requisitos legales:

1. Presentar acta o certificación donde conste que el órgano directivo competente al interior del organismo o agencia internacional ha tomado la decisión de efectuar la solicitud de autorización para prestar servicios de adopción internacional en Colombia y que se autoriza al representante legal del organismo en el Estado de Recepción para presentar la solicitud formal ante la autoridad central del Estado colombiano.

2. Presentar carta de solicitud de otorgamiento de autorización suscrita por el representante legal del organismo o agencia internacional en el Estado de recepción.

3. Presentar acreditación para actuar en el país de recepción o cuando se trate de un Estado Federado, en la respectiva unidad territorial.

4. Presentar acta de constitución del organismo o agencia internacional acreditado, o el documento que haga sus veces.

5. Entregar copia de los estatutos vigentes del organismo o agencia internacional acreditado, o el documento que haga sus veces.

6. El representante legal del organismo o agencia internacional en el Estado de recepción al momento de presentar la solicitud al Estado colombiano, deberá contar con título profesional, y con experiencia laboral mínimo de seis (6) meses en el área de la adopción. Cuando no se cuente con título profesional, deberá acreditarse título de educación secundaria1, y experiencia como representante legal de un organismo acreditado en materia de adopción, por un término no inferior a cinco (5) años.

Para soportar la representación legal del organismo o agencia internacional acreditado en el Estado de recepción, deberá entregarse copia de los siguientes documentos:

— Acta de nombramiento del representante legal.

— Documento de identificación.

— Certificado vigente de antecedentes penales, o el documento que haga sus veces, expedido por la autoridad competente en el Estado de recepción.

— Hoja de vida con soportes del título profesional, o título de educación secundaria.

— Soportes que demuestren la experiencia como representante legal de un organismo o agencia internacional acreditado en materia de adopción, de mínimo seis (6) meses o cinco (5) años, si es del caso. La experiencia deberá ser certificada por entidad diferente de la que se está solicitando el cumplimiento del requisito.

— tarjeta profesional para las profesiones que la exijan en el Estado de recepción

7. El representante legal del organismo o agencia internacional en Colombia, al momento de presentar la solicitud al Estado colombiano, deberá contar con título profesional, y con experiencia laboral en el área de la adopción de al menos seis (6) meses. Cuando no se cuente con título profesional, deberá acreditarse título de educación secundaria, y experiencia en materia de adopción internacional en alguno de los países de recepción o de origen, por un término no inferior a cinco (5) años.

Para soportar la representación legal del organismo o agencia internacional acreditado en Colombia deberá entregarse copia de los siguientes documentos:

— Certificado vigente expedido por la cámara de comercio del domicilio del organismo o agencia internacional acreditado en Colombia, para acreditar la representación legal, o el documento que haga sus veces si se verifica algún cambio legislativo al respecto, en el que deberá constar la facultad para realizar las respectivas actuaciones, entre otras, la facultad de actuar en nombre del organismo o agencia internacional para solicitar nueva autorización, renovación de aquella, entregar documentos solicitados durante estos trámites, solicitar información sobre las familias representadas por el organismo o agencia internacional, notificarse de las decisiones adoptadas por el ICBF o Institución autorizada para desarrollar el programa de adopción (IAPA), relacionadas con la autorización o el trámite de adopción de familias, según sea el caso, y la suscripción de contratos y/o convenios.

— Documento de Identificación personal.

— Certificado vigente de antecedentes penales, expedido por la autoridad competente en Colombia, o el documento que haga sus veces expedido por la autoridad competente del país DE origen o recepción del que pretenda acreditar su experiencia.

— Certificado vigente de antecedentes disciplinarios, expedido por la autoridad competente en Colombia, o el documento que haga sus veces expedido por la autoridad competente del país de origen o recepción del que pretenda acreditar su experiencia.

— Certificado vigente de antecedentes fiscales, expedidos por la autoridad competente en Colombia, o el documento que haga sus veces expedido por la autoridad competente del país de origen o recepción del que pretenda acreditar su experiencia.

— Hoja de vida con soportes del título profesional, o título de educación secundaria.

— Soportes que demuestren la experiencia como representante legal de un organismo o agencia internacional acreditado o autorizado en materia de adopción internacional en alguno de los países de recepción o de origen, para prestar servicios de adopción internacional, de mínimo 6 meses a cinco (5) años, si es del caso.

— tarjeta profesional para las profesiones que la exijan.

8. El representante legal del organismo o agencia internacional acreditado en el Estado de Recepción deberá certificar que el organismo o agencia internacional se compromete a:

— Efectuar el seguimiento post-adopción en la forma y términos exigidos por el ICBF.

— Allegar el certificado de nacionalidad del niño, niña o adolescente.

— Exonerar a las familias colombianas residentes en el exterior de los costos o gastos propios de la preparación y el acompañamiento inicial en desarrollo del proceso de adopción.

— Asegurarse de que el personal directivo y el equipo de trabajo encargado de desarrollar el servicio de adopción internacional para Colombia, conozca la normatividad internacional y la de Colombia en materia de adopción.

— Registro Único Tributario, RUT, del organismo, expedido por la autoridad competente en Colombia.

ART. 3º—Modificar el artículo 29 relativo a los requisitos técnico-administrativos de la Resolución 3899 de 2010, el cual quedará así:

ART. 29.—Requisitos técnico-administrativos. Los organismos o agencias internacionales acreditados que pretendan ser autorizados para la prestación de servicios de adopción internacional deberán cumplir con los siguientes requisitos técnico-administrativos:

1. Contar con experiencia de cinco (5) años en el campo de adopción nacional e internacional. En el evento de que el organismo o agencia internacional no cumpla con esta experiencia, podrá cumplir el requisito a partir de la acreditación de cinco (5) años de experiencia profesional individual del personal encargado para el programa de Colombia a cargo de la preparación evaluación, selección y seguimiento post-adopción de las familias adoptantes.

2. Presentar un organigrama del organismo o agencia internacional con el personal que labora en el Programa de Adopción para Colombia, tanto en el Estado de recepción, como en Colombia.

3. El personal que trabaje para el organismo o agencia internacional en el Estado de Recepción, en la preparación, evaluación, selección y seguimiento post-adopción de las familias adoptantes, en el programa para Colombia, deberá contar con título profesional y experiencia mínimo de seis (6) meses en materia de adopción. Para acreditar las calidades del aludido personal deberán presentar la siguiente documentación:

— Hoja de vida con soportes de la experiencia laboral en el área de la adopción.

— Copia de los diplomas o certificados de formación en pregrado, y de posgrado si se cuenta con ellos, y están relacionados en materia de adopción.

— Copia de la tarjeta profesional en los casos que la profesión la exija en el Estado de Recepción

— Antecedentes penales, o el documento que haga sus veces, expedidos por la autoridad competente en el Estado de Recepción.

— Contratos, acuerdos, o convenios suscritos con el organismo o agencia internacional con base en los cuales los profesionales que trabajen con el organismo o agencia internacional prestarán el servicio, entendiendo como tales el equipo mínimo multidisciplinario requerido, personal adicional al equipo mínimo requerido, y personal que colabore con el organismo en cualquiera de las fases del programa de adopción.

4. Respecto del personal que trabaje para el organismo o agencia internacional en Colombia como Estado de origen, deberá presentarse la siguiente documentación:

— Documento de identificación personal.

— Hoja de vida con los soportes de la experiencia laboral.

— Copia de los diplomas o certificados de formación en pregrado, y de posgrado si se cuenta con ellos, y están relacionados en materia de adopción.

— Copia de la tarjeta profesional en los casos que la profesión la exija en Colombia.

— Certificado vigente de antecedentes penales, expedido por la autoridad competente en Colombia.

— Certificado vigente de antecedentes disciplinarios, expedido por la autoridad competente en Colombia.

— Certificado vigente de antecedentes fiscales, expedidos por la autoridad competente en Colombia.

— Antecedentes disciplinarios expedidos por autoridad competente según corresponda a la profesión, donde conste que no se encuentra afectado por sanción, impedimento o inhabilidad para el desempeño de actividades propias de la profesión.

— Contratos, acuerdos, o convenios suscritos con el organismo o agencia internacional con base en los cuales los profesionales que trabajen con el organismo o agencia internacional en Colombia prestarán el servicio, entendiendo como tales el equipo mínimo multidisciplinario requerido, personal adicional al equipo mínimo requerido, y personal que colabore con el organismo o agencia internacional en cualquiera de las fases del programa de adopción.

5. Allegar copia del programa de servicio de adopción internacional del organismo o agencia internacional acreditado donde se describan y desarrollen las actividades y temas a abordar, la metodología, los tiempos y responsables de los siguientes componentes: preparación, acompañamiento, evaluación y seguimiento post-adopción a las familias solicitantes, de conformidad con el Lineamiento Técnico del Programa de Adopciones de Colombia.

6. El representante legal del organismo o agencia internacional acreditado en el Estado de Recepción deberá certificar que se compromete a presentar las solicitudes de adopción internacional para niños, niñas y adolescentes con características y necesidades especiales, de acuerdo con la necesidad del servicio definida por el ICBF.

7. Certificar que el organismo o agencia internacional tiene a disposición del público en general la relación de los costos causados por la prestación del servicio de adopción internacional del organismo o agencia internacional acreditado, en la cual se especifiquen los trámites y honorarios generados en el mismo.

8. Aportar una copia de la relación de costos causados por la prestación del servicio de adopción internacional del organismo o agencia internacional acreditado, que contenga la especificación de los trámites y honorarios generados en el mismo. Lo anterior, con el objeto de ser publicados en la página web del ICBF, en caso de otorgamiento de la autorización o renovación según corresponda.

9. Certificación expedida por el organismo o agencia internacional en el Estado de Recepción relativa a que se informa o se encuentra a disposición del público en general y, en especial, de los solicitantes de adopción, que los trámites administrativos del proceso de adopción en Colombia, ante el ICBF, son gratuitos.

10. Si el organismo o agencia internacional acreditado con ocasión del vencimiento de la autorización que traía vigente en los dos (2) años inmediatamente anteriores, no puede solicitar la renovación sino que se ve obligado a presentar una solicitud de otorgamiento de una nueva autorización, se dará aplicación a lo dispuesto en los numerales 3 y 4 del artículo 31.

ART. 4º—Modificar el artículo 30 de la Resolución 3899 del 8 de septiembre de 2010, relativo a los requisitos para la renovación, el cual quedará así:

“ART. 30.—Requisitos financieros. Los organismos o agencias internacionales acreditados que pretendan ser autorizados para la prestación del servicio de adopción internacional deberán cumplir con los siguientes requisitos financieros:

1. Demostrar una sólida situación financiera.

2. Contar con un sistema efectivo de control financiero interno.

3. Contar con auditoría externa.

Los anteriores requisitos deberán ser certificados en forma clara e inequívoca por auditor externo, mediante dictamen, el cual deberá ser contador público titulado, avalado por la autoridad competente del Estado de recepción”.

ART. 5º—Modificar el artículo 31 de la Resolución 3899 del 8 de septiembre de 2010, relativo a los requisitos para la renovación, el cual quedará así:

ART. 31.—Requisitos para la renovación.

1. Presentar como mínimo con tres (3) meses de anticipación al vencimiento de la autorización que se encuentre vigente, la solicitud de renovación, la cual deberá ser suscrita por el representante legal del organismo o agencia internacional acreditado en el Estado de recepción y dirigida a la subdirección de adopciones del ICBF, o por el área que haga sus veces.

2. Actualizar la información aportada para dar cumplimiento a los requisitos legales, técnico-administrativos, y financieros señalados en la presente resolución para el otorgamiento de una autorización. Dicha información será remitida por la Subdirección de Adopciones, o por el área que haga sus veces, a las áreas competentes, para su verificación y obtención de los respectivos conceptos.

3. Encontrarse el organismo o agencia internacional al día en el cumplimiento en los seguimientos post-adopción. Aspecto que será verificado en el sistema de información misional del ICBF, SIM, por la subdirección de adopciones, o por el área que haga sus veces.

4. Por parte de la subdirección de adopciones, en ejercicio de sus facultades como autoridad central, o de la dependencia que haga sus veces, se verificarán los datos que obren en el sistema de información misional (SIM), y en las actas de comités de adopciones, para establecer el cumplimiento de los objetivos por parte del organismo o agencia internacional solicitante, de conformidad con el lineamiento técnico administrativo del programa de adopción vigente, y la necesidad del servicio definida por el ICBF, resultado de lo cual se informará al comité técnico de autorización, para que recomiende o no el otorgamiento de una nueva autorización, en el evento de que haya dejado vencer la que traía vigente, o de la renovación de la autorización.

En caso de que se recomiende el no otorgamiento de la autorización o su renovación por esta causa, se efectuará la devolución de la misma junto con los documentos que fueron presentados para acreditar los requisitos y se dará por terminado el trámite correspondiente en el estado en que se encuentre. Lo aquí decidido implicará la imposibilidad de presentar una nueva solicitud de autorización o de renovación de autorización dentro de los dos (2) años siguientes, contados a partir de la fecha de la devolución de la documentación.

ART. 6º—Modificar el artículo 32 de la Resolución 3899 de 2010, relativo al trámite para la solicitud de otorgamiento de una autorización o para la solicitud de otorgamiento de renovación de una autorización, el cual quedará así:

ART. 32.—Trámite para la solicitud de otorgamiento de autorización o de renovación de autorización. El trámite que se observará para la solicitud de otorgamiento de autorización o de renovación de la autorización a los organismos o agencias internacionales acreditados para la prestación del servicio de adopción internacional, será el siguiente:

1. Presentar la solicitud junto con los documentos necesarios para acreditar los requisitos jurídicos, financieros, y técnico-administrativos, en cualquier momento, para el caso de solicitudes de otorgamiento de autorización o mínimo con tres (3) meses de anticipación, si se trata de renovación. Lo dispuesto en este numeral no aplicará en aquellos casos en que el organismo o agencia internacional, de acuerdo con lo dispuesto en esta resolución, haya quedado imposibilitado de presentar solicitud de autorización, o renovación, durante el término de dos (2) años.

Tanto la solicitud de otorgamiento de autorización como la de renovación de autorización deben ser dirigidas a la subdirección de adopciones del ICBF, o al área que haga sus veces, a través de la oficina de correspondencia de la sede de la Dirección General.

2. El cumplimiento de los requisitos legales, financieros, y técnico-administrativos, será verificado por las áreas competentes del ICBF que participan en el proceso: oficina asesora jurídica, dirección financiera, y subdirección de adopciones, o quienes hagan sus veces de conformidad con la estructura interna que asuma el ICBF, las cuales emitirán los correspondientes conceptos de cumplimiento o no de los requisitos legales, financieros, y técnico-administrativos; así mismo por parte de la subdirección de adopciones se emitirá un concepto técnico integral que certifique la expedición de los antes mencionados, y e informará al comité técnico de autorización al momento de convocar a la respectiva sesión de comité.

3. Una vez obtenidos los conceptos de cumplimiento a que se ha hecho referencia, serán sometidos junto con la solicitud de otorgamiento de autorización o de renovación, a consideración del comité técnico de autorización, encargado de conceptuar sobre el otorgamiento, y renovación de la autorización de los organismos acreditados, entre otras actividades.

4. Surtido el comité técnico de autorización, si el concepto emitido es positivo para el otorgamiento de la autorización o para la renovación de una autorización, según corresponda, se procederá a la proyección del acto administrativo respectivo a cargo de la subdirección de adopciones, quien deberá remitirlo a la oficina asesora jurídica para el control de legalidad y posterior firma del subdirector (a) general, de quien haga sus veces, o de quien reciba la delegación para tales efectos.

5. Una vez suscrito, numerado y fechado el acto administrativo de otorgamiento de autorización o de renovación, se procederá a través de la oficina asesora jurídica de la sede de la dirección general o de los grupos jurídicos regionales, a realizar la notificación al representante legal del organismo o agencia internacional en Colombia, de no presentarse recursos dentro del término legal o una vez resueltos estos, se realizará la constancia de ejecutoria del acto administrativo.

6. Una vez surtido lo anterior, se enviará la copia del acto administrativo, junto con los demás documentación inherentes a su expedición y ejecutoria, para que obre dentro del expediente del organismo o agencia internacional, bajo custodia en el archivo de la subdirección de adopciones, o de la dependencia que haga sus veces.

PAR. 1º—Si en cualquier etapa durante el transcurso del trámite con ocasión de una solicitud de renovación, se produce el vencimiento de la vigencia de la que venía cursando, sin que se haya cumplido la totalidad del mismo, por lo cual ya no puede ser renovada, se solicitará al organismo o agencia internacional la radicación del respectivo oficio de solicitud de nueva autorización suscrito por el represente legal en el país de recepción, continuándose el trámite en el estado en que se encuentre para su conclusión.

No obstante lo anterior, en este caso pese a que se estará frente a una solicitud de otorgamiento de una nueva autorización, la administración dará aplicación al procedimiento dispuesto en el presente acto administrativo y, en especial, a lo dispuesto en los numerales 3 y 4 del artículo 31 de la Resolución 3899 de 2010, adicionado por la presente resolución, para informar al comité técnico de autorización para lo de su competencia.

PAR. 2º—Si se produce el vencimiento de la vigencia de una autorización sin que se haya presentado la solicitud de renovación de la misma antes de tal vencimiento, el organismo o agencia internacional que pretenda continuar prestando servicios de adopción internacional, deberá presentar una solicitud de otorgamiento de una nueva autorización.

No obstante lo anterior, en este caso pese a que se estará frente a una solicitud de otorgamiento de una nueva autorización, la administración dará aplicación al procedimiento dispuesto en el presente acto administrativo y, en especial, a lo dispuesto en los numerales 3 y 4 del artículo 31 de la Resolución 3899 de 2010, adicionado por la presente resolución, para informar al comité técnico de autorización para lo de su competencia.

ART. 7º—Adicionar a la Resolución 3899 de 2010 el artículo 32-1, el cual quedará así:

ART. 32-1.—Cambios que afecten el cumplimiento de los requisitos legales, financieros y técnico-administrativos durante la vigencia de la autorización. Cuando durante la vigencia de una autorización, se produzca en el organismo o agencia internacional modificaciones que afecten los requisitos legales, financieros, o técnico-administrativos, se dará aplicación a lo establecido en el numeral 4 del artículo 27 de esta resolución. Con el objeto de evaluar la continuidad de la autorización para la prestación del servicio de adopción internacional en Colombia por parte del organismo o agencia internacional, las modificaciones deberán ser sometidas a concepto de cumplimiento o no del requisito respectivo, por parte de la oficina asesora jurídica, la dirección financiera, y la subdirección de adopciones, o quienes hagan sus veces, según corresponda al tipo de requisito a revisar.

Si el concepto emitido por alguna de las indicadas áreas es de no cumplimiento, se someterá el caso a consideración del comité técnico de autorización del ICBF, de conformidad con sus competencias, para lo que estime pertinente.

ART. 8º—Adicionar a la Resolución 3899 de 2010 el artículo 32-2, el cual quedará así:

ART. 32-2.—Funciones del representante legal de un organismo o agencia internacional acreditado en un Estado de recepción y autorizado en Colombia para prestar servicios de adopción internacional. El representante legal en Colombia de un organismo o agencia internacional acreditado en un Estado de recepción y autorizado en Colombia para prestar servicios de adopción internacional cumplirá las siguientes funciones:

1. Representar judicial y extrajudicialmente al organismo o agencia internacional acreditado en los asuntos relacionados con la adopción internacional.

2. Conocer, aplicar y divulgar el contenido de la Ley 1098 de 2006 - Código de la Infancia y la Adolescencia, el Lineamiento técnico administrativo del programa de adopciones, y toda la normatividad vigente en materia de adopción internacional, al organismo o agencia internacional acreditado que representa.

3. Informar de manera inmediata al organismo o agencia internacional acreditado, todos los requerimientos de la autoridad central colombiana.

4. Informar a la autoridad central en Colombia, toda modificación de los costos del proceso de adopción internacional que se cobren en los países de recepción, para la actualización que en la página web del ICBF servirá de orientación e información a los usuarios.

5. Certificar que el organismo o agencia internacional acreditado en el Estado de recepción, dio a conocer a la futura familia adoptante el funcionamiento del programa de adopción en Colombia, la lista de espera, la prohibición de pago establecida en el artículo 74 del Código de la Infancia y la Adolescencia, los gastos en que debe incurrir una vez se encuentre en Colombia, haciendo énfasis que el trámite ante el ICBF no genera ningún costo.

6. Revisar y radicar la documentación completa de las familias solicitantes, de acuerdo con lo dispuesto en el lineamiento técnico administrativo del programa de adopción vigente.

Los documentos que no se encuentren en idioma castellano deben ser traducidos fielmente y conforme al original por un traductor oficialmente reconocido en Colombia, consignando en cada hoja traducida la firma y sello del traductor correspondiente. La traducción debe presentarse en un formato que facilite la lectura y comprensión del texto y contar con la correspondiente legalización exigida por el Ministerio de Relaciones Exteriores.

La documentación se debe entregar a la subdirección de adopciones, a través de la oficina de gestión documental en original, debidamente foliada, legajada, y legalizada por la autoridad competente, o a la institución autorizada para desarrollar el programa de adopción (IAPA). En aquellos países suscriptores del convenio de 5 de octubre de 1961 suprimiendo la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros (apostilla), se deberá allegar esta certificación. En los demás casos, la legalización se hará a través del Ministerio de Relaciones Exteriores del Estado de recepción.

Los documentos deben presentarse sin enmendaduras, tachones, rayones ni anotaciones manuscritas al margen de los mismos.

7. Abstenerse de radicar solicitudes de adopción simultáneamente en el ICBF y en las Instituciones Autorizadas por este para desarrollar el programa de adopción.

8. Representar a las familias ante el ICBF o institución autorizada para los trámites relacionados con la solicitud de adopción y para realizar el respectivo seguimiento.

9. Abstenerse de restringir las posibilidades de decisión de las familias adoptantes en cuanto a contratación de abogados, traductores, alojamiento, alimentación, medios de transporte y demás servicios valiéndose de la presentación de información limitada o tendenciosa, o de opciones o exigencias únicas.

10. Informar al ICBF y a la institución autorizada para desarrollar el programa de adopción, de manera inmediata las novedades que se presenten con las familias y que afecten el trámite de la solicitud de adopción.

11. Radicar en el ICBF y en la institución autorizada para desarrollar el programa de adopción oportunamente las comunicaciones y documentos remitidos por las familias, según corresponda.

12. Comunicar oportunamente a los interesados todas las decisiones que el ICBF o la institución autorizada tome con relación a las solicitudes de adopción presentadas.

13. Certificar ante las regionales del ICBF o instituciones autorizadas para desarrollar el programa de adopción (IAPA), que la información del niño, niña o adolescente esté debidamente traducida, revisada y enviada en su totalidad a quien corresponda (autoridad central, organismo internacional), según el Convenio de 29 de mayo de 1993 relativo a la protección del niño y a la cooperación en materia de adopción internacional.

14. Asegurarse de que la información del niño, niña o adolescente, suministrada por la regional o la institución autorizada para desarrollar el programa de adopción, se encuentre debidamente diligenciada, según corresponda.

15. Verificar y enviar a la regional del ICBF o institución autorizada para desarrollar el programa de adopción (IAPA), la aceptación de la familia, acompañada de la información que para tales efectos exija el lineamiento técnico administrativo del programa de adopción vigente.

16. Orientar y asesorar a las familias durante todo el proceso que se adelanta en Colombia, garantizando que conocen el idioma del niño, niña o adolescente, o cuentan con un medio supletorio o acompañamiento bilingüe.

17. Radicar dentro de los términos establecidos en el lineamiento técnico administrativo del programa de adopción aplicable, los informes relacionados con la etapa post-adopción debidamente traducidos y apostillados.

18. Informar de manera inmediata a la subdirección de adopciones del ICBF, o quien haga sus veces, los casos en que se han identificado dificultades de adaptación del niño, niña o adolescente a su nuevo medio familiar y denunciar las posibles situaciones de maltrato, abuso o negligencia que se hubieren presentado durante la permanencia de aquel en los servicios de protección del Estado colombiano.

19. Reclamar el certificado de conformidad expedido por la subdirección de adopciones o quien haga sus veces, en compañía del padre y/o la madre adoptante, previo a la expedición de la visa o al viaje.

20. Coordinar con el Organismo Internacional acreditado las acciones pertinentes para facilitar la consecución de familia para los niños, niñas y adolescentes de características y necesidades especiales.

En caso de valoración del niño, niña o adolescente con características especiales el representante deberá dar aplicación a lo contemplado en el instructivo valoración y consecución de familia para niños, niñas y adolescentes con características y necesidades especiales vigentes.

21. Velar por el debido cumplimiento de lo previsto en el artículo 32 del convenio del 29 de mayo de 1993 relativo a la protección del niño y a la cooperación en materia de adopción internacional, en concordancia con el parágrafo 3º del artículo 73 de la Ley 1098 de 2006, en materia de costos, gastos y honorarios fijados por los organismos y agencias.

22. Comunicar al ICBF, o Institución Autorizada para desarrollar el programa de adopción (IAPA), los casos de suspensión o desistimiento del trámite, en el término fijado por el lineamiento técnico administrativo del programa de adopción vigente, señalando sus causas”.

ART. 9º—La presente resolución deroga parcialmente, la Resolución 2660 del 3 de julio de 2009, y todas las demás normas que le sean contrarias.

ART. 10.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de su expedición, y deberá ser publicada en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 18 de abril de 2017.

1 La educación secundaria, educación media, segunda enseñanza, enseñanza secundaria, enseñanza media, bachillerato o estudios medios, son los nombres que se dan a la siguiente etapa en la educación formal, posterior a la enseñanza primaria. En algunos países hispanohablantes se denomina educación primaria o bachillerato a los últimos cursos de la educación secundaria. Tiene como objetivo capacitar al alumno para poder iniciar estudios de educación superior. Tras la finalización de la educación secundaria, es usual optar por el mundo laboral, por una formación profesional, o por estudiar en la universidad.