Instituto Colombiano de Antropología e Historia

RESOLUCIÓN 250 DE 2017

(Noviembre 16)

“Por la cual se adopta la política pública de protección y tratamiento de datos personales en el Instituto Colombiano de Antropología e Historia”.

El Director General del Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH),

en uso de las facultades legales previstas en los artículos 3º y 9º del Decreto 2667 de 1999,y

CONSIDERANDO:

1. Que la protección de datos personales está consagrada en el artículo 15 de la Constitución Política, como el derecho fundamental que tienen todas las personas a conservar su intimidad personal y familiar, buen nombre y a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellos en bancos de datos y en archivos de las entidades públicas y privadas.

2. Que mediante la Ley Estatutaria 1581 de 2012 se expidió el régimen general de protección de datos personales, el cual, de conformidad con su artículo 1º, tiene por objeto “(...) desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”.

3. Que el marco jurídico que desarrolló este derecho, incorporó los lineamientos necesarios para que los organismos públicos y privados identificaran los roles y la tipología de datos que son objeto de protección constitucional, así mismo, dispuso las condiciones en las cuales se deben recolectar los datos personales que posteriormente serán vinculados con la administración de una base de datos.

4. Que el ICANH como sujeto obligado requiere para el ejercicio de sus funciones recolectar datos personales de los ciudadanos e incorporarlos en bases de datos, así como, dar tratamiento a la información allegada por otras entidades que está relacionada con este tipo de información.

5. Que el Decreto Nacional 1377 de 2013, reglamentó la Ley 1581 de 2012, con el fin de facilitar su implementación y cumplimiento, estableciendo aspectos relacionados con la autorización del titular de información para el tratamiento de sus datos personales, las políticas de tratamiento de los responsables y encargados, el ejercicio de los derechos de los titulares de información, la transferencia de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al tratamiento de datos personales.

6. Que por lo anteriormente expuesto, se hace necesario definir la política de protección de datos personales del ICANH, así como generar mecanismos de información y avisos de privacidad atendiendo la naturaleza de las bases de datos que se manejan en la entidad.

7. Que con la implementación de esta política por parte de todos los colaboradores del ICANH, se busca asegurar que los datos personales que administra no sean informados y utilizados por terceros sin contar con la previa, expresa y libre autorización del titular de la información,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. Adoptar la política de tratamiento de datos personales del Instituto Colombiano de Antropología e Historia, ICANH, de conformidad con el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política.

ART. 2º—Política de tratamiento de datos personales. La política de tratamiento y protección de datos personales consiste en salvaguardar la integridad de los datos personales recolectados en el ejercicio de las diferentes actividades culturales, profesionales o laborales.

ART. 3º—Ámbito de aplicación. La política de tratamiento y protección de datos personales de la que trata la presente resolución será aplicable en todas las áreas y dependencias del Instituto Colombiano de Antropología e Historia, ICANH, así como a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por el ICANH, considerado como responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales.

ART. 4º—Definiciones. Para efectos aclaratorios, ténganse en cuenta las siguientes definiciones aplicables al desarrollo de la política de tratamiento y protección de datos personales de la que trata la presente resolución:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Datos abiertos: Son todos aquellos datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato sensible: Información que afecta la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométrico).

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el encargado.

Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los responsables y/o encargados del tratamiento generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.

Información pública: Es toda información que el responsable y/o encargado del tratamiento, genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal.

Información pública clasificada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica, por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en la ley.

Información pública reservada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos.

• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

ART. 5º—Principios. En consonancia con la Ley 1581 de 2012 y las normas que la complementan, modifican o adicionan, la política de tratamiento y protección de datos personales de la que trata la presente resolución aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:

Principio de máxima publicidad para titular universal: Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con la ley.

Principio de legalidad: La recolección, uso y tratamiento de datos personales se fundamentará en lo establecido por la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: La recolección, uso y tratamiento de datos personales obedecerán a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual será informada al titular de los datos.

Principio de libertad: La recolección, uso y tratamiento de datos personales solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En la recolección, uso y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: La recolección, uso y tratamiento de datos solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley y demás normas que la desarrollan.

ART. 6º—Derechos del titular de datos personales. El ICANH, garantiza al titular de datos personales, el pleno ejercicio de los derechos que se enlistan a continuación: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer también, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Instituto Colombiano de Antropología e Historia para el tratamiento de sus datos personales.

c) Ser informado del uso y tratamiento dado a sus datos personales, previa solicitud elevada a través de los canales de servicio.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de uno a más datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento de los datos se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

ART. 7º—Modo en que se utiliza la información. Previa autorización del titular, los datos personales que administre el Instituto Colombiano de Antropología e Historia tendrán el siguiente tratamiento:

a) Para los fines administrativos propios de la entidad.

b) Caracterizar ciudadanos y grupos de interés y adelantar estrategias de mejoramiento en la prestación del servicio.

c) Dar tratamiento y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos, denuncias, sugerencias y/o felicitaciones presentados a la entidad.

d) Alimentar el sistema de información y gestión de empleo público, SIGEP.

e) Conocer y consultar la información del titular del dato que reposen en bases de datos de entidades públicas o privadas.

f) Adelantar encuestas de satisfacción de usuarios.

g) Envío de información de interés general.

h) Recopilar información de ciudadanos asistentes a capacitación desarrolladas por la entidad.

PAR.—La información y datos personales suministrados por el titular de los mismos, podrán ser utilizados por el Instituto Colombiano de Antropología e Historia como responsable del tratamiento de los datos, para el desarrollo de las funciones propias de la entidad. Cualquier otro tipo de finalidad que se pretenda dar a los datos personales, deberá ser informado previamente, en el aviso de privacidad y en la respectiva autorización otorgada por el titular del dato, según sea el caso, y siempre teniendo en cuenta los principios rectores para el tratamiento de los datos personales, establecidos por la ley, el presente documento y las demás normas que desarrollen la materia.

ART. 8º—Área responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos y denuncias. El Área encargada de atender las quejas, reclamos, consultas y denuncias sobre el tratamiento de datos personales es el área de Atención al Ciudadano del Instituto Colombiano de Antropología e Historia.

ART. 9º—Estrategias para el ejercicio de la política.

1. Derecho de acceso a los datos El Instituto Colombiano de Antropología e Historia garantiza el derecho de acceso a los datos personales, una vez se haya verificado la identidad del titular, su causahabiente y/o representante, poniendo a disposición de este, los respectivos datos personales.

2. Consultas Los titulares o sus representantes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos, por lo que el Instituto Colombiano de Antropología e Historia como responsable del tratamiento, suministrará a estos, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

El Instituto Colombiano de Antropología e Historia garantiza los medios de comunicación electrónica para la formulación de consultas, los cuales serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y/o felicitaciones administrados por el área de Atención al Ciudadano.

3. Actualización y rectificación de datos El Instituto Colombiano de Antropología e Historia, como responsable del tratamiento de los datos, rectificará y actualizará a solicitud del titular toda información que de este resulte ser incompleta o inexacta. Para estos efectos, el titular o su causahabiente y/o representante, señalará las actualizaciones y rectificaciones a que haya lugar, junto a la documentación que soporte su solicitud.

El Instituto Colombiano de Antropología e Historia habilitará los medios electrónicos existentes en la Entidad encaminados a garantizar este derecho, que serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y/o felicitaciones administrados por el área de Atención al Ciudadano.

4. Supresión de datos Los titulares podrán en todo momento y cuando consideren que los datos no están recibiendo un tratamiento adecuado, o los mismos no son pertinentes o necesarios para la finalidad para la cual fueron recolectados, solicitar al Instituto Colombiano de Antropología e Historia la supresión de sus datos personales mediante la presentación de una solicitud.

No obstante, la solicitud de supresión de datos no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la(s) base(s) de datos o la supresión de los datos represente un impedimento en actuaciones administrativas o judiciales relacionadas a obligaciones fiscales, investigación de delitos o actualización de sanciones administrativas.

El Instituto Colombiano de Antropología e Historia garantiza los medios de comunicación electrónica u otros para solicitud de supresión de datos, que serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y/o felicitaciones administrado por el Grupo de Servicio al Ciudadano.

ART. 10.—Responsabilidades. Todos los funcionarios y/o encargados del tratamiento de los datos personales del Instituto Colombiano de Antropología e Historia, ICANH, son responsables de:

1. Informar y garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares de los datos personales.

2. Tramitar las consultas, solicitudes y reclamos.

3. Utilizar únicamente los datos personales que hayan sido obtenidos mediante autorización, a menos que los mismos no la requieran.

4. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de información del titular.

5. Cumplir instrucciones y requerimientos impartidos por la autoridad administrativa competente.

ART. 11.—Proceso de implementación. El proceso de implementación de la política de protección de datos personales, estará a cargo del Comité institucional de gestión y desempeño del ICANH. El citado comité será el responsable de llevar a cabo implementación de las estrategias, planes y/o programas necesarios para garantizar el cumplimiento de las directrices de política de la que trata la presente resolución.

PAR.—La elaboración e implementación de la política de protección de datos personales del ICANH estará bajo la coordinación y supervisión de la oficina de planeación (en el caso de la sede Bogotá) y de quien haga las veces de coordinador de patrimonio (en el caso de las demás sedes).

ART. 12.—Interoperabilidad. El ICANH aplicará los lineamientos de la política pública de protección de datos personales en el intercambio de información con otras entidades.

ART. 13.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de su publicación.

Dada en Bogotá, D.C., a 16 de noviembre de 2017.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.