RESOLUCION 2507 DE 2006 

(Octubre 6)

“Por la cual se definen los mecanismos de publicidad en el Portal Unico de Contratación en desarrollo de lo dispuesto en el Decreto 2434 de 2006”.

La Ministra de Comunicaciones,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confieren la Ley 489 de 1998, el artículo 6º del Decreto 1620 de 2003 y el artículo 3º del Decreto 2434 de 2006,

CONSIDERANDO:

Que el Gobierno Nacional expidió el Decreto 2434 de 2006 "Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993, se modifica parcialmente el Decreto 2170 de 2002 y se dictan otras disposiciones", el cual obliga a todas las entidades públicas del país, a utilizar el portal único de contratación para hacer publicidad electrónica de la actividad contractual;

Que el artículo 3º del Decreto 2434 definió que el reporte de información al portal único de contratación se realizará de conformidad con los mecanismos y procedimientos que defina el Ministerio de Comunicaciones;

Que en virtud de lo anterior, es necesario precisar los mecanismos que deben seguir las entidades públicas para el reporte de información al portal único de contratación que se ... en el sitio web www.contratos.gov.co

RESUELVE:

ART. 1º—Criterios. La publicación de la información en el portal único de contratación debe cumplir con los siguientes criterios básicos:

En línea: La información se debe reportar vía web, a través de los formularios del sitio web www.contratos.gov.co.

Calidad y oportunidad de la información: Las entidades públicas son las responsables de la veracidad, calidad y oportunidad de la información reportada. Los procesos que no se encuentren actualizados o en los que se detecten errores, no podrán ser consultados por el público.

Estandarización de la información: El portal único de contratación tiene incorporados formularios y consultas predefinidos con información básica de los procedimientos de selección.

Validación de la información: Para asegurar la calidad y coherencia de la información, el portal realizará una serie de validaciones durante el proceso de cargue de información. Si la información reportada no cumple con los parámetros mínimos definidos, el proceso no podrá ser cargado o modificado.

ART. 2º—Procedimiento para obtener permisos de publicación en el portal único de contratación. Las entidades públicas obligadas a reportar información al portal único de contratación, deberán desarrollar las siguientes actividades:

1. Identificar en su entidad los funcionarios responsables de publicar información en el portal único de contratación.

2. Cada uno de los usuarios deberá capacitarse a través de la herramienta de aprendizaje electrónico diseñada por el portal, que puede consultarse en la opción “capacitación en línea del portal único de contratación”, en donde encontrará los módulos de capacitación para la utilización del portal.

3. Una vez que cada funcionario haya revisado la totalidad de los módulos y considere que se encuentra preparado para presentar un examen sobre la operación y uso del portal, podrá seleccionar la opción “presentar examen”, que se encuentra en la misma página de capacitación.

4. Los funcionarios deberán presentar y aprobar el examen hasta obtener la constancia de aprobación del examen que identifica al usuario como capacitado en el uso del portal.

5. El representante legal de la entidad solicitante deberá enviar la autorización de creación de nombre de cuenta para el funcionario, según los formatos disponibles para tal fin, incluyendo la constancia de aprobación del examen.

6. Posteriormente, vía correo electrónico, cada persona recibirá un usuario y una clave que le permitirá publicar información en el portal.

7. Se enviará por correo electrónico al representante legal, la imagen que identifica que se encuentran publicando en el portal, junto con la dirección url para consulta de procesos abiertos por cada entidad. De tal manera que estos sean incorporados en las páginas web de las entidades públicas.

8. Una vez realizado este procedimiento y recibidos los usuarios y claves correspondientes, el usuario registrado podrá realizar las operaciones de manejo de los procesos de contratación, siguiendo los formularios electrónicos previstos en el portal para el reporte de información y de documentos, de acuerdo con los plazos previstos en el artículo 3º del Decreto 2434 de 2006.

9. Cada entidad pública deberá informar al portal las novedades de los usuarios responsables de reportar información, como son: la desvinculación del funcionario de la entidad, o el cambio de funciones que impliquen la supresión de sus responsabilidades de reportar información al portal. Esta información deberá enviarse al correo electrónico permisos@contratos.gov.co.

ART. 3º—Estrategia para las entidades que no cuentan con infraestructura tecnológica. Las entidades públicas que no cuenten con los recursos tecnológicos que provean una adecuada conectividad para enviar la información a que se refiere el artículo 3º del Decreto 2434 de 2006, deberán reportar esta circunstancia al Ministerio de Comunicaciones, mediante comunicación dirigida al portal de contratación, agenda de conectividad, Ministerio de Comunicaciones o mediante correo electrónico a permisos@contratos.gov.co.

En la comunicación deberán informar esta situación e incluir la estrategia y plan de acción que desarrollarán a efecto de cumplir con la obligación a que se refiere el artículo 3º del Decreto 2434 de 2006.

La información enviada por las entidades que invocan esta situación, se publicará en el portal único de contratación para efectos de control social.

ART. 4º—Procedimiento para envío automático de información. En el caso de entidades que cuenten con sistemas de información para el manejo de la información contractual, se establecerán coordinadamente los medios para la transmisión de la información recopilada por los sistemas de información hacia el portal único de contratación, de acuerdo con los estándares establecidos en el portal para el Intercambio de información.

El procedimiento que debe seguirse para establecer el mecanismo de intercambio de información es el siguiente:

1. Enviar comunicación manifestando la existencia de un sistema automático para la gestión de información contractual en la entidad y expresando la voluntad de establecer un mecanismo para el envío de información. Esta comunicación la debe enviar el representante legal de la entidad al correo electrónico permisos@contratos.gov.co.

2. Realizar el diagnóstico de viabilidad de acuerdo con los parámetros y documentos establecidos por el portal de contratación.

3.Si el resultado del diagnóstico de viabilidad es positivo, la entidad deberá programar e informar el plan de acción y el cronograma que seguirá para utilizar efectivamente los mecanismos de integración que ofrece el portal.

4. Una vez revisado el plan de acción y acordado el procedimiento de integración se firmará un convenio que establezca las obligaciones que asume cada una de las partes.

PAR.—Las entidades públicas que se vinculen al portal único de contratación a través de este mecanismo deberán garantizar una única fuente de información para la integración.

ART. 5º—Soporte a usuarios. En el portal único de contratación se encuentra toda la información que requieren los usuarios para interactuar con este sistema de información. Las inquietudes o dudas que surjan en el proceso de vinculación al portal o en el cumplimiento del presente acto administrativo pueden ser resueltas comunicándose a través de cualquiera de los mecanismos descritos en las secciones de contáctenos del portal o al correo electrónico: permisos@contratos.gov.co.

ART. 6º—La presente resolución rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 6 de octubre de 2006

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