Ministerio de Salud y Protección Social

RESOLUCIÓN 2516 DE 2018

(Junio 15)

“Por la cual se establece el procedimiento para el reporte de información y aplicación de recursos por parte de las administradoras de fondos de pensiones en aras de concluir el saneamiento de aportes patronales del periodo 1994-2011”.

El Ministro de Salud y Protección Social,

en ejercicio de las atribuciones legales, en especial las que le confiere el artículo 85 de la Ley 1438 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que mediante Resolución 154 de 2013, se determina el procedimiento de saneamiento de aportes patronales vigencia 1994-2011 entre entidades empleadoras, entidades territoriales del orden departamental o distrital, entidades promotoras de salud (EPS), entidades obligadas a compensar (EOC), el entonces Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga), hoy Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (Adres), administradoras de riesgos laborales (ARL), administradoras de fondos de pensiones (AFP), administradoras de fondos de cesantías (AFC) incluido el Fondo Nacional del Ahorro (FNA) y las demás a que refiere el artículo 2º de la citada resolución.

Que posteriormente se expidieron las resoluciones 2464, 3568 y 4906 de 2014, 2231 y 3459 de 2015, mediante las cuales se ajustó el procedimiento para el cruce de deudas y giro de recursos no saneados de aportes patronales, el cual consistió en el reporte de información por las administradoras y las empleadoras en el aplicativo PISIS del portal SISPRO.

Que como parte del citado procedimiento en el mes de diciembre de 2015, fue publicado en la página web de este ministerio el resultado de la información cargada por administradoras y empleadoras dentro del proceso de cruce de cuentas de lo no saneado hasta el 31 de octubre del mismo año, en el documento “Publicación de las deudas de aportes patronales no saneados reportadas por las entidades empleadoras y administradoras a 31 de octubre de 2015, resultados del cargue de información sobre coincidencias entre lo reportado por las empleadoras y administradoras, de los recursos de aportes patronales no saneados”.

Que las AFP han encontrado un 25 % del aporte efectuado por el trabajador en relación con el aporte a sistema de pensión, evidenciando un faltante del 75 % correspondiente al aporte patronal, lo que impide la aplicación de la cotización en la cuenta individual del trabajador siendo necesario que las administradoras de fondos de pensiones reporten la información, en aras de concluir el saneamiento de aportes patronales del periodo 1994-2011.

En mérito a lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. La presente resolución tiene por objeto establecer el procedimiento para el reporte de información y aplicación de recursos de aportes patronales del sistema general de participaciones (SGP) por parte de las administradoras de fondos de pensiones (AFP), que demuestren deudas hasta en un máximo del 75 % del aporte por los trabajadores de las empresas sociales del Estado (ESE) en el periodo 1994-2011, y la actualización de la información producto de las coincidencias determinadas en la Resolución 2359 de 2016.

ART. 2º—Reporte de información por las administradoras de fondos de pensiones - AFP. Las AFP, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la entrada en vigencia de la presente resolución, que tengan evidencia verificable del aporte equivalente al 25 % de la cotización realizada por el trabajador y la estimación de la deuda por concepto de aporte pensional por cotizante, hasta por un máximo del 75 % de las vigencias 1994 a 2011, deberán reportar la información a través de la plataforma de intercambio de información (PISIS), del sistema integral de información de la protección social (SISPRO), de acuerdo con la estructura y especificaciones descritas en el anexo técnico 1, que hace parte integral de la presente resolución.

PAR.—Se entenderá como evidencia verificable, la tenencia de la planilla que certifica el pago del 25 % de la cotización por parte del trabajador, o los archivos del giro cuando el aporte lo haya recibido la administradora por el proceso de no vinculados.

ART. 3º—Publicación de cargue de información de aporte patronal pensional por parte de las administradoras de fondos de pensiones. Este ministerio, dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores al vencimiento del plazo establecido en el artículo anterior, publicará en su página web los resultados de los periodos adeudados y el valor que deberá ser aplicado por parte de las administradoras de fondos de pensiones a las cuentas individuales de los trabajadores, previa validación de la información que considere pertinente.

ART. 4º—Cálculo de los valores a aplicar por cada periodo de aporte patronal pensional a las cuentas individuales de los trabajadores por parte de las AFP. Dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores al vencimiento del plazo señalado en el artículo anterior, las AFP deberán calcular los valores a aplicar en las cuentas individuales de los trabajadores, conforme a la publicación realizada por este ministerio, los cuales deberán ser descontados de los recursos que las AFP reportaron y certificaron ante el Ministerio de Salud y Protección Social, determinados en el artículo 2º de la Resolución 2359 de 2016 y pendientes por devolver.

ART. 5º—Devolución de recursos no aplicados por parte de las AFP. Dentro de los mismos cinco (5) días hábiles establecidos en el artículo 4º, las AFP girarán los recursos de aportes patronales no aplicados, recalculados y con sus rendimientos financieros, con corte a la fecha del giro, a la Adres, en los términos del artículo 2.6.4.7.5, título 4 a la parte 6 del libro 2 del Decreto 780 de 2016.

PAR.—Para la devolución de los recursos no aplicados, se deberá tener en cuenta la actualización de la información de los valores coincidentes de las administradoras de fondos de pensiones de que trata el numeral 2º del artículo 7º.

ART. 6º—Confirmación de la aplicación de recursos. Surtido el trámite de devolución y dentro de los siguientes quince (15) días hábiles, las AFP deberán reportar la confirmación de la aplicación de los recursos a que se refiere el artículo 4º de la presente resolución, a través de la plataforma de intercambio de información (PISIS), del sistema integral de información de la protección social (SISPRO), de acuerdo con la estructura y especificaciones descritas en el anexo técnico 2 “Confirmación de la aplicación de recursos en cuentas individuales de los trabajadores” que hace parte integral de la presente resolución.

La confirmación de la aplicación de los recursos, deberá ser enviada de manera física y en original a la dirección de financiamiento sectorial de este ministerio, acompañada del reporte impreso con el detalle que evidencie la aplicación individual del recurso, certificado por el represente legal y el revisor fiscal de cada administradora de fondos de pensiones, en el mismo plazo a que se refiere el primer inciso del presente artículo. Vencido el plazo anterior, este ministerio informará a la Superintendencia Financiera de Colombia, el incumplimiento a lo aquí definido.

ART. 7º—Actualización de la información de los valores coincidentes de las administradoras de fondos de pensiones. La actualización de la información de los valores coincidentes de las administradoras de fondos de pensiones se adelantará así:

1. Este ministerio dentro de los cinco (5) días hábiles a que refiere el artículo 3º de la presente resolución, publicará la actualización de la información coincidente de que trata el artículo 2º de la Resolución 2359 de 2016, previa validación de la información que se considere pertinente.

2. Dentro de los mismos cinco (5) días hábiles previstos en el artículo 4º de la presente resolución, las AFP deberán calcular los valores a aplicar en las cuentas individuales de los trabajadores, conforme a la publicación realizada por este ministerio, los cuales descontarán de los recursos que reportaron y certificaron ante el Ministerio de Salud y Protección Social.

3. En el mismo plazo del primer inciso del artículo 6º de la presente resolución, las AFP deberán reportar la confirmación de la aplicación de los recursos a través de la plataforma de intercambio de información (PISIS), del sistema integral de información de la protección social (SISPRO), de acuerdo con la estructura y especificaciones descritas en el anexo técnico 3 “Confirmación de aplicación de los recursos coincidentes” que hace parte integral de la presente resolución.

4. Las AFP deberán certificar, en los mismos términos del primer inciso del artículo 6º del presente acto administrativo, los saldos de los recursos de aportes patronales, donde se evidencie el capital y los rendimientos financieros calculados a la fecha de devolución de que trata el artículo 5º de la presente resolución.

ART. 8º—Notificación a las empleadoras, cotizantes y ajuste contable. En los mismos quince (15) días hábiles a que se refiere el primer inciso del artículo 6º, las entidades administradoras de fondos de pensiones deberán informar a las entidades empleadoras y a los cotizantes, sobre la aplicación de los recursos en las cuentas individuales, a través de la página web de cada entidad, sin perjuicio del trámite de notificación individual de cada uno de los cotizantes.

Asimismo, las entidades administradoras de fondos de pensiones, deberán actualizar la información financiera y los estados de cuenta correspondientes al periodo 1994-2011. Lo anterior deberá ser certificado por representante legal y revisor fiscal ante este ministerio, en el mismo plazo a que se refiere el presente artículo.

ART. 9º—Tratamiento de la información. Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que le sea aplicable en el marco de las leyes 1581 de 2012 y 1712 de 2014, el capítulo 25 del título 2 del libro 2 de la parte 2 del Decreto 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tienen acceso.

ART. 10.—Vigilancia y control. El incumplimiento de lo dispuesto en el presente acto administrativo, estará sujeto a las investigaciones por parte de los organismos de inspección, vigilancia y control, para que en el marco de sus competencias adelanten las respectivas acciones.

ART. 11.—Vigencia. La presente resolución rige desde su fecha de publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 15 de junio de 2018.

ANEXO TÉCNICO 1

Reporte de información por las administradoras de fondos de pensiones (AFP)

Las AFP deben enviar a este ministerio los archivos planos con la información de las cotizaciones realizadas por el trabajador equivalentes al 25 %, correspondiente al saneamiento de aportes patronales del periodo 1994-2011. Para este anexo técnico se definen cuatro capítulos:

1. Estructura y especificación de los archivos.

2. Características de los archivos planos.

3. Plataforma para el envío de archivos.

4. Periodo de reporte y plazo.

1. Estructura y especificación de los archivos.

a) Estructura y especificación del nombre del archivo.

El nombre de los archivos de la información de las cotizaciones realizadas por el trabajador equivalente al 25 %, correspondiente al saneamiento de aportes patronales del periodo 1994-2011 debe ser enviada por las AFP, y debe cumplir con el siguiente estándar:

Componente del nombre de archivoValores permitidos o formatoDescripciónLongitud
fija
Requerido
Módulo de informaciónSAACruce de información y aclaración de deudas de aportes patronales3
Tipo de fuente180Fuente de información administradoras3
Tema de informaciónSAAFInformación de las cotizaciones realizadas por el trabajador equivalentes al 25 %, correspondientes al saneamiento de aportes patronales del periodo 1994-20114
Fecha de corteAAAAMMDDFecha de corte de la información reportada, correspondiente al último día calendario del periodo de información reportada. No se debe utilizar ningún tipo de separador (ejemplo: 20111231)8
Tipo de documento de identificación de la entidad que reportaNITipo de documento de identificación de la entidad fuente de la información. En este caso el único valor válido es NI: NIT2
Número de documento de identificación de la entidad que reporta999999999999Número de documento de identificación de la entidad que reporta, para el caso contiene el número de NIT de la entidad sin dígito de verificación.
Se debe usar el carácter cero de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.
Ejemplo: 000860999123
12
Extensión del archivo.TXTExtensión del archivo plano4

Nombre del archivo

Tipo de archivoNombre de archivoLongitud
Reporte de información de las cotizaciones realizadas por el trabajador equivalentes al 25 %, correspondientes al saneamiento de aportes patronales del periodo 1994-2011SAA180SAAFAAAAMMDDNI999999999999.txt36

b) Contenido del archivo

El archivo de información de las cotizaciones realizadas por el trabajador equivalentes al 25 %, correspondientes al saneamiento de aportes patronales del periodo 1994-2011, está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para identificar la entidad fuente de la información y varios registros de detalle numerados a partir del registro tipo 2 que contienen la información así.

RegistroDescripciónReporte
Tipo 1Registro de controlObligatorio
Tipo 2Registro detalle del pago del 25 % del aporte del trabajadorObligatorio

Cada registro está conformado por campos, los cuales, van separados por pipe (|).

b.1. Registro tipo 1 - Registro de control

Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados.

Nombre del campoLongitud máxima del campoTipoValores permitidosRequerido
0Tipo de registro1N1: valor que significa que el registro es de control
1Tipo de documento de identificación de la entidad que reporta2ATipo de documento de identificación de la entidad fuente de la información.
— Para el caso NI: NIT
2Número de documento de identificación de la entidad que reporta12NEste campo contiene el número de NIT de la entidad sin dígito de verificación
3Razón social de la entidad que reporta250AEste campo contiene el nombre o razón social de la entidad que reporta la información
4 Fecha inicial del periodo de la información reportada10 FEn formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha de inicio del periodo de información reportada (ejemplo: 1994-01-01)
5 Fecha final del periodo de la información reportada10FEn formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha final del periodo de información reportada y debe concordar con la fecha de corte del nombre del archivo (ejemplo: 2011-12-31)
7 Número total de registros de detalle contenidos en el archivo10NDebe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo

b.2. Registro tipo 2 - Registro de detalle de pago del 25 % del aporte del trabajador

Mediante el registro tipo 2, las administradoras reportarán el detalle de la información del pago del 25 % del aporte del trabajador. Se identifica un registro único con la combinación del tipo y número de documento de identificación de la administradora, tipo y número de documento de identificación de la empleadora, tipo y número de documento de identificación del cotizante, con su periodo y número de planilla interna de las administradoras de fondos de pensiones.

Nombre del campoLongitud máxima del campoTipoValores permitidosRequerido
0Tipo de registro1N2: valor que significa que el registro es de detalle
1Consecutivo de registro0NNúmero consecutivo de registros de detalle dentro del archivo. Inicia en 1 para el primer registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo.
2Tipo de documento de identificación entidad administradora2ATipo de documento de identificación de la entidad fuente de la información.
El único valor válido es: NI: NIT
3Número de documento de identificación entidad administradora12NNúmero de identificación tributaria de la entidad administradora, NIT de la entidad sin dígito de verificación
4Tipo de documento de identificación entidad empleadora2ATipo de identificación de la entidad a la que pertenecía el trabajador en el momento en que realizó el aporte. Para el caso será NI: NIT.
5Número de documento de identificación entidad empleadora9NNúmero de NIT de la entidad empleadora sin dígito de verificación
6Tipo de documento de identificación del cotizante2ACC: cédula de ciudadanía
CE: cédula de extranjería
TI: tarjeta de identidad
PA: pasaporte
CD: carné diplomático
SC: salvoconducto de permanencia
PA: pasaporte (sic)
PE: permiso especial de permanencia
7Número de identificación del cotizante16NTal como se encuentra registrado en el documento de identidad
8Primer apellido60ATal como se encuentra registrado en el documento de identidad
9Segundo apellido60ATal como se encuentra registrado en el documento de identidadNO
10Primer nombre60ATal como se encuentra registrado en el documento de identidad
11Segundo nombre60ATal como se encuentra registrado en el documento de identidadNO
12Periodo de cotización con pago del 25 % correspondiente al pago del empleador7FÚnico formato permitido: año - mes (AAAA-MM)
Corresponde al periodo de cotización en el cual se presenta pago de la entidad empleadora por el aporte del trabajador (25 % de la cotización) y se genera deuda por el aporte patronal (75 % de la cotización)
13Valor del pago9NCorresponde al valor recibido por el fondo de pensiones, por concepto de pago de la entidad empleadora del aporte pensional a cargo del trabajador (25 % de la cotización)
14Número de planilla20NCorresponde al número de planilla PILA en el cual la entidad empleadora pagó al fondo de pensiones el valor por concepto del aporte pensional a cargo del trabajador (25 % de la cotización)
15Fecha de pago10NÚnico formato permitido (AAAA-MM-DD).
Corresponde a la fecha de pago de la planilla PILA en el cual la entidad empleadora pagó al fondo de pensiones el valor por concepto del aporte pensional a cargo del trabajador (25 % de la cotización)
16Tipo de pago1NCódigo “1” - Directo: corresponde a pagos realizados por la entidad empleadora al fondo de pensiones que reporta la deuda del 75 % de la cotización a cargo del empleador.
Código “2” - Traslado no vinculado: corresponde a pagos realizados por la entidad empleadora a un fondo de pensiones diferente a la que reporta la deuda del 75 % de la cotización a cargo del empleador
17Tipo de identificación del fondo de pensiones que recibió el pago2ACorresponde al tipo de identificación del fondo de pensiones. El único valor válido es NI: NIT.
(Este campo es obligatorio cuando en el campo “Tipo de pago” se relacione el código 2)
NO
18Número de identificación del fondo de pensiones que recibió el pago12NCorresponde al número de identificación del fondo de pensiones. Es el NIT sin dígito de verificación.
(Este campo es obligatorio cuando en el campo “Tipo de pago” se relacione el código 2).
NO
19Razón social del fondo de pensiones que recibió el pago250ACorresponde a la razón social del fondo de pensiones que recibió el pago.
(Este campo es obligatorio cuando en el campo “Tipo de pago” se relacione el código 2).
NO
20Valor cotización en deuda del 75 % solo capital9NCorresponde al valor en deuda de la entidad empleadora con el fondo de pensiones, por concepto del aporte pensional a cargo del empleador (75 % de la cotización).

2. Características de los archivos planos.

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a) En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los siguientes: A - alfanumérico N - numérico D - decimal F - fecha T - texto con caracteres especiales;

b) Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extensión .txt

c) Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras mayúsculas, sin caracteres especiales y sin tildes;

d) El separador de campos debe ser pipe (|) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial pipe (|).

e) Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo entre dos pipes, por ejemplo si entre el dato1 y el dato3, el dato2 está vacío se reportará así: dato1||dato3.

f) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial;

g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos que se permita valores decimales, se debe usar el punto como separador de decimales;

h) Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos;

i) Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo;

j) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios;

k) Tener en cuenta que cuando los códigos traen ceros, estos no pueden ser remplazados por la vocal “O” la cual es un carácter diferente a cero;

l) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el enter como fin de registro;

m) Los archivos deben estar firmados digitalmente.

3. Plataforma para el envío de archivos.

Este ministerio dispondrá de la plataforma de intercambio de información (PISIS) del sistema integral de información de la protección social (SISPRO), para que las entidades reporten la información desde sus instalaciones. Si el reportante aún no tiene usuario debe solicitarlo previo registro de su entidad en el sitio web del SISPRO.

3. Plataforma para el envío de archivos.

Este ministerio dispondrá de la plataforma de intercambio de información (PISIS) del sistema integral de información de la protección social (SISPRO), para que las entidades reporten la información desde sus instalaciones. Si el reportante aún no tiene usuario debe solicitarlo previo registro de su entidad en el sitio web del SISPRO.

Registrar entidad:

http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Entidades/RegistrarEntidad.aspx

Registrar solicitud de usuario:

http://web.sispro.gov.co/Seguridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes.aspx

Control de calidad de los datos

La plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura del presente anexo técnico determinado en este acto administrativo y realiza el proceso de validación, así:

• Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al reportante.

• Segunda validación: una vez realizada en forma exitosa la primera validación se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa al reportante el resultado.

Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa.

Mesa de ayuda

Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, el ministerio tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace:

http://www.sispro.gov.co/recursosapp/Pages/Mesa_Ayuda.aspx

Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en el siguiente enlace:

http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Soporte/FAQ/FAQ.aspx

Tratamiento de la información

Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que le sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, de la Ley 1712 de 2014, del Decreto 1377 de 2013, del capítulo 25 del título 2 del libro 2 de la parte 2 del Decreto 1074 de 2015, y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso.

Seguridad de la información

Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada, las entidades deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual protege los archivos garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta aprobada por la entidad competente.

4. Periodo de reporte y plazo.

El reporte de información se realizará una sola vez dentro de los 5 días hábiles siguientes a la entrada en vigencia de la presente resolución.

Fecha de corte de la información a reportarPlazo para enviar el archivo plano
Fecha de corteDesde:Hasta:
2011-12-31 Primer día hábil posterior a la entrada en vigencia de la presente resoluciónQuinto día hábil posterior a la entrada en vigencia de la presente resolución

ANEXO TÉCNICO 2

Confirmación de aplicación de recursos en cuentas individuales o fondos de los trabajadores

Las administradoras de fondos de pensiones deben enviar a este ministerio los archivos planos con la información de confirmación de aplicación de recursos en cuentas individuales o fondos de los trabajadores. Para este anexo técnico se definen cuatro capítulos:

1. Estructura y especificación de los archivos.

2. Características de los archivos planos.

3. Plataforma para el envío de archivos.

4. Periodo de reporte y plazo.

1. Estructura y especificación de los archivos.

a) Estructura y especificación del nombre del archivo

El nombre de los archivos de la información de confirmación de aplicación de recursos en cuentas individuales o fondos de los trabajadores que debe ser enviada por las administradoras de fondos de pensiones, debe cumplir con el siguiente estándar:

Componente del nombre de archivoValores permitidos o formatoDescripciónLongitud fijaRequerido
Módulo de informaciónSAACruce de información y aclaración de deudas de aportes patronales3
Tipo de fuente180Fuente de información AFP3
Tema de informaciónSAARInformación de confirmación de aplicación de recursos en cuentas individuales de los trabajadores4
Fecha de corteAAAAMMDDFecha de corte de la información reportada, correspondiente al último día calendario del periodo de información reportada. No se debe utilizar ningún tipo de separador (ejemplo: 20180630).8
Tipo de documento de identificación de la entidad que reportaNITipo de documento de identificación de la entidad fuente de la información. En este caso el único valor válido es NI: NIT2
Número de documento de identificación de la entidad que reporta999999999999Número de documento de identificación de la entidad que reporta, para el caso contiene el número de NIT de la entidad sin dígito de verificación.
Se debe usar el carácter cero de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.
Ejemplo: 000860999123
12
Extensión del archivo.TXTExtensión del archivo plano4

Nombre del archivo

Tipo de archivoNombre de archivoLongitud
Reporte de información de la confirmación de aplicación de recursos en cuentas individuales de los trabajadoresSAA180SAARAAAAMMDDNI999999999999.txt36

b) Contenido del archivo

El archivo de información de confirmación de aplicación de recursos en cuentas individuales de los trabajadores, está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para identificar la entidad fuente de la información y varios tipos de registros de detalle numerados a partir del registro tipo 2 que contienen la información solicitada, así:

RegistroDescripciónReporte
Tipo 1Registro de controlObligatorio
Tipo 2Registro detalle de la aplicación en cuentas individuales de los trabajadoresObligatorio

Cada registro está conformado por campos, los cuales, van separados por pipe (|).

b.1. Registro tipo 1 - Registro de control

Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados.

Nombre del campoLongitud máxima del campoTipoValores permitidosRequerido
0Tipo de registro1N1: valor que significa que el registro es de control
1Tipo de documento de identificación de la entidad que reporta2ATipo de documento de identificación de la entidad fuente de la información.
— Para el caso NI: NIT
2Número de documento de identificación de la entidad que reporta12NEste campo contiene el número de NIT de la entidad sin dígito de verificación.
3Razón social de la entidad que reporta250AEste campo contiene el nombre o razón social de la entidad que reporta la información.
4Fecha inicial del periodo de la información reportada10FEn formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha de inicio del periodo de información reportada (ejemplo: 2018-05-01).
5Fecha final del periodo de la información reportada10FEn formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha final del periodo de información reportada y debe concordar con la fecha de corte del nombre del archivo (ejemplo: 2018-06-30).
7Número total de registros de detalle contenidos en el archivo10NDebe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.

b.2. Registro tipo 2 - Registro de detalle de la aplicación en cuentas individuales de los trabajadores

Mediante el registro tipo 2, las administradoras reportarán el detalle de la aplicación en cuentas individuales de los trabajadores por la AFP. Se identifica un registro único con la combinación del tipo y número de documento de identificación de la administradora, tipo y número de documento de identificación de la empleadora, tipo y número de documento del cotizante, junto con su periodo y número de planilla interna de la AFP.

Nombre del campoLongitud máxima del campoTipoValores permitidosRequerido
0Tipo de registro1N2: valor que significa que el registro es de detalle
1Consecutivo de registro10NNúmero consecutivo de registros de detalle dentro del archivo. Inicia en 1 para el primer registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo.
2Tipo de documento de identificación entidad administradora2ATipo de documento de identificación de la entidad fuente de la información.
El único valor válido es: NI: NIT
3Número de documento de identificación entidad administradora12NNúmero de identificación tributaria de la entidad administradora, NIT de la entidad sin dígito de verificación.
4Tipo de documento de identificación entidad empleadora2ATipo de identificación de la entidad a la que pertenecía el trabajador en el momento que se realizó el aporte fuente de la información. Para el caso será NI: NIT
5Número de documento de identificación entidad empleadora9NNúmero de NIT de la entidad empleadora sin dígito de verificación
6Tipo de documento de identificación del cotizante2ACC: cédula de ciudadanía
CE: cédula de extranjería
TI: tarjeta de identidad
PA: pasaporte
CD: carné diplomático
SC: salvoconducto de permanencia
PA: pasaporte (sic)
PE: permiso especial de permanencia
7Número de identificación del cotizante16NTal como se encuentra registrado en el documento de identidad
8Primer apellido60ATal como se encuentra registrado en el documento de identidad
9Segundo apellido60ATal como se encuentra registrado en el documento de identidadNO
10Primer nombre60ATal como se encuentra registrado en el documento de identidad
11Segundo nombre60ATal como se encuentra registrado en el documento de identidadNO
12Periodo de cotización al cual se aplicó el aporte correspondiente al 75 % con pago del 25 %7FÚnico formato permitido: año - mes (AAAA-MM)
Corresponde al periodo de cotización que la AFP certificó con pago del 25 % a cargo del trabajador y al cual este ministerio reconoció la aplicación de la deuda correspondiente al 75 % del aporte a cargo del trabajador
13Valor aplicado9NCorresponde al valor del 75 % del aporte pensional a cargo del empleador, efectivamente aplicación en la cuenta individual del trabajador.
14 Número de planilla20NCorresponde al número de planilla interna de la AFP con el cual se aplicó el valor del 75 % del aporte pensional a cargo del empleador, en la cuenta individual del trabajador.
15 Fecha de aplicación8NCorresponde a la fecha en la cual se realizó la aplicación en la cuenta individual del trabajador, del valor equivalente al 75 % del aporte pensional en deuda a cargo del empleador.

2. Características de los archivos planos.

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a) En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los siguientes: A - alfanumérico N - numérico D - decimal F - fecha T - texto con caracteres especiales;

b) Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extensión .txt

c) Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras mayúsculas, sin caracteres especiales y sin tildes;

d) El separador de campos debe ser pipe (|) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial pipe (|);

e) Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo entre dos pipes, por ejemplo si entre el dato1 y el dato3, el dato2 está vacío se reportará así: dato1||dato3;

f) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial;

g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos que se permita valores decimales, se debe usar el punto como separador de decimales;

h) Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos;

i) Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo;

j) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios;

k) Tener en cuenta que cuando los códigos traen ceros, estos no pueden ser remplazados por la vocal “O” la cual es un carácter diferente a cero;

l) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el enter como fin de registro;

m) Los archivos deben estar firmados digitalmente.

3. Plataforma para el envío de archivos.

El Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá de la plataforma de intercambio de información (PISIS) del sistema integral de información de la protección social (SISPRO), para que las entidades reporten la información desde sus instalaciones. Si el reportante aún no tiene usuario debe solicitarlo previo registro de su entidad en el sitio web del SISPRO.

Registrar entidad:

http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Entidades/RegistrarEntidad.aspx

Registrar solicitud de usuario:

http://web.sispro.gov.co/Seguridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes.aspx

Control de calidad de los datos

La plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura del presente anexo técnico determinado en este acto administrativo y realiza el proceso de validación, así:

• Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al reportante.

• Segunda validación: una vez realizada en forma exitosa la primera validación se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa al reportante el resultado.

Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa.

Mesa de ayuda

Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, el Ministerio de Salud y Protección Social tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace:

http://www.sispro.gov.co/recursosapp/Pages/Mesa_Ayuda.aspx

Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en el siguiente enlace:

http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Soporte/FAQ/FAQ.aspx

Tratamiento de la información

Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que le sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, de la Ley 1712 de 2014, del Decreto 1377 de 2013, del capítulo 25 del título 2 del libro 2 de la parte 2 del Decreto 1074 de 2015, y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso.

Seguridad de la información

Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada, las entidades deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual protege los archivos garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta aprobada por la entidad competente.

4. Periodo de reporte y plazo.

El reporte de información se realizará una sola vez y se envía de acuerdo con el cronograma a publicar en la página web de este ministerio: https://www.minsalud.gov.co/proteccionsocial/Financiamiento/Paginas/Aportes-patronales.aspx

ANEXO TÉCNICO 3

Confirmación de aplicación de los recursos coincidentes

Las AFP deben enviar al Ministerio de Salud y Protección Social los archivos planos con la información de la confirmación de aplicación de los recursos coincidentes reconocidos por la AFP.

Para este anexo técnico se definen cuatro capítulos:

1. Estructura y especificación de los archivos.

2. Características de los archivos planos.

3. Plataforma para el envío de archivos.

4. Periodo de reporte y plazo.

1. Estructura y especificación de los archivos

a) Estructura y especificación del nombre del archivo

El nombre de los archivos de la información de la confirmación de aplicación de los recursos coincidentes reconocidos por la AFP que debe ser enviada por las administradoras de fondos de pensiones (AFP), debe cumplir con el siguiente estándar:

Componente del nombre de archivoValores permitidos o formatoDescripciónLongitud fijaRequerido
Módulo de informaciónSAACruce de información y aclaración de deudas de aportes patronales3
Tipo de fuente180Fuente de información administradoras AFP3
Tema de informaciónSAACInformación de la confirmación de aplicación de los recursos coincidentes reconocidos por parte de la AFP4
Fecha de corteAAAAMMDDFecha de corte de la información reportada, correspondiente al último día calendario del periodo de información reportada. No se debe utilizar ningún tipo de separador (ejemplo: 20180630)8
Tipo de documento de identificación de la entidad que reportaNITipo de documento de identificación de la entidad fuente de la información. En este caso el único valor válido es NI: NIT2
Número de documento de identificación de la entidad que reporta999999999999Número de documento de identificación de la entidad que reporta, para el caso contiene el número de NIT de la entidad sin dígito de verificación.
Se debe usar el carácter cero de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo. Ejemplo: 000860999123
12
Extensión del archivo.TXTExtensión del archivo plano4

Nombre del archivo

Tipo de archivoNombre de archivoLongitud
Reporte de información de la confirmación de aplicación de los recursos coincidentes reconocidos por la AFPSAA180SAACAAAAMMDDNI999999999999.txt36

b) Contenido del archivo

El archivo de información de la confirmación de aplicación de los recursos coincidentes reconocidos por la AFP, está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para identificar la entidad fuente de la información y varios tipos de registros de detalle numerados a partir del registro tipo 2 que contienen la información solicitada así:

RegistroDescripciónReporte
Tipo 1Registro de controlObligatorio
Tipo 2Registro detalle del pago de aporteObligatorio

Cada registro está conformado por campos, los cuales van separados por pipe (|).

b.1. Registro tipo 1 - Registro de control

Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados.

Nombre del campoLongitud máxima del campoTipoValores permitidosRequerido
0Tipo de registro1N1: valor que significa que el registro es de control
1Tipo de documento de identificación de la entidad que reporta2ATipo de documento de identificación de la entidad fuente de la información.
— Para el caso NI: NIT
2Número de documento de identificación de la entidad que reporta12NEste campo contiene el número de NIT de la entidad sin dígito de verificación.
3Razón social de la entidad que reporta250ANombre o razón social de la entidad que reporta la información
4Fecha inicial del periodo de la información reportada10FEn formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha de inicio del periodo de información reportada (ejemplo: 2018-06-01)
5Fecha final del periodo de la información reportada10FEn formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha final del periodo de información reportada y debe concordar con la fecha de corte del nombre del archivo (ejemplo: 2018-06-30)
7Número total de registros de detalle contenidos en el archivo10NDebe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.

b.2. Registro tipo 2 - Registro detalle del pago de aporte

Mediante el registro tipo 2, las AFP reportarán el detalle de la información de confirmación de aplicación de los recursos coincidentes reconocidos. Se identifica un registro único con la combinación del tipo y número de documento de la administradora, tipo y número de documento de la empleadora, tipo y número de documento del cotizante junto con su periodo.

Nombre del campoLongitud máxima del campoTipoValores permitidosRequerido
0Tipo de registro1N2: valor que significa que el registro es de detalle
1Consecutivo de registro10NNúmero consecutivo de registros de detalle dentro del archivo. Inicia en 1 para el primer registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo.
2Tipo de documento de identificación entidad administradora2ATipo de documento de identificación de la entidad fuente de la información.
El único valor válido es: NI: NIT
3Número de documento de identificación entidad administradora12NNúmero de identificación tributaria de la entidad administradora, NIT de la entidad sin dígito de verificación.
4Tipo de documento de identificación entidad empleadora2ATipo de identificación de la entidad a la que pertenecía el trabajador en el momento en que se realizó el aporte. Para el caso será el NIT (NI)
5Número de documento de identificación entidad empleadora9NEste campo contiene el número de NIT de la entidad empleadora sin dígito de verificación.
6Tipo de documento de identificación del cotizante2ACC: cédula de ciudadanía
CE: cédula de extranjería
TI: tarjeta de identidad
PA: pasaporte
CD: carné diplomático
SC: salvoconducto de permanencia
PA: pasaporte (sic)
PE: permiso especial de permanencia
7Número de identificación del cotizante16NTal como se encuentra registrado en el documento de identidad
8Primer apellido20ATal como se encuentra registrado en el documento de identidad
9Segundo apellido60ATal como se encuentra registrado en el documento de identidadNO
10Primer nombre20ATal como se encuentra registrado en el documento de identidad
11Segundo nombre60ATal como se encuentra registrado en el documento de identidadNO
12Periodo de cotización coincidente7FDefine el periodo coincidente entre la administradora y empleadora.
Único formato permitido: año - mes (AAAA-MM)
13Valor aplicado9NCorresponde al valor del aporte pensional a cargo del empleador, efectivamente aplicación en la cuenta individual del trabajador.
14Número de planilla20NCorresponde al número de planilla interna de la AFP con el cual se aplicó el valor coincidente, en la cuenta individual del trabajador.
15Fecha de aplicación8NCorresponde a la fecha en la cual se realizó la aplicación en la cuenta individual del trabajador.

2. Características de los archivos planos.

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a) En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los siguientes: A - alfanumérico N - numérico D - decimal F - fecha T - texto con caracteres especiales.

b) Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extensión .txt

c) Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras mayúsculas, sin caracteres especiales y sin tildes.

d) El separador de campos debe ser pipe (|) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial pipe (|).

e) Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo entre dos pipes, por ejemplo si entre el dato1 y el dato3, el dato2 está vacío se reportará así: dato1||dato3.

f) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial.

g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos que se permita valores decimales, se debe usar el punto como separador de decimales.

h) Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos.

i) Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo.

j) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios.

k) Tener en cuenta que cuando los códigos traen ceros, estos no pueden ser remplazados por la vocal “O” la cual es un carácter diferente a cero.

l) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el enter como fin de registro.

m) Los archivos deben estar firmados digitalmente.

3. Plataforma para el envío de archivos.

El Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá de la plataforma de intercambio de información (PISIS) del sistema integral de información de la protección social (SISPRO), para que las entidades reporten la información desde sus instalaciones. Si quien reporta aún no tiene usuario debe solicitarlo previo registro de su entidad en el sitio web del SISPRO.

Registrar entidad:

http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Entidades/RegistrarEntidad.aspx

Registrar solicitud de usuario:

http://web.sispro.gov.co/Seguridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes.aspx

Control de calidad de los datos.

La plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura del presente anexo técnico determinado en este acto administrativo y realiza el proceso de validación, así:

• Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al reportante.

• Segunda validación: una vez realizada en forma exitosa la primera validación, se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa al reportante el resultado.

Se entiende cumplida la obligación de este reporte, una vez la segunda validación sea exitosa.

Mesa de ayuda

Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, el Ministerio de Salud y Protección Social tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace:

http://www.sispro.gov.co/recursosapp/Pages/Mesa_Ayuda.aspx

Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en el siguiente enlace:

http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Soporte/FAQ/FAQ.aspx

Tratamiento de la información

Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que le sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, de la Ley 1712 de 2014, del Decreto 1377 de 2013, del capítulo 25 del título 2 del libro 2 de la parte 2 del Decreto 1074 de 2015, y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso.

Seguridad de la información

Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada, las entidades deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual protege los archivos garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta aprobada por la entidad competente.

4. Periodo de reporte y plazo.

La periodicidad del envío de información es única vez (sic) y se envía de acuerdo con el cronograma a publicar en la página web de este ministerio: https://www.minsalud.gov.co/proteccionsocial/Financiamiento/Paginas/Aportes-patronales.aspx.