Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación

RESOLUCIÓN 253 DE 2017

(Mayo 2)

“Por la cual se reglamenta el proceso de inscripción y aplicación del examen de Estado Icfes-Saber 11, validación del bachillerato, Pre Saber y se dictan otras disposiciones”.

La Directora General del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación, Icfes,

en uso de sus atribuciones legales y en especial de las conferidas por la Ley 1324 del 13 de julio de 2009, el Decreto 5014 de 2009, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 67 de la Constitución Política, establece que “La educación es un derecho de la persona y un servicio público que tiene una función social; con ella se busca el acceso al conocimiento, a la ciencia, a la técnica, y a los demás bienes y valores de la cultura. /// El Estado, la sociedad y la familia son responsables de la educación, (...)”;

Que el artículo 12 de la Ley 1324 de 2009, establece que el objeto del Icfes es ofrecer el servicio de evaluación de la educación en todos sus niveles y adelantar investigación sobre los factores que inciden en la calidad educativa, con la finalidad de ofrecer información para mejorar la calidad de la educación. Ese artículo también señala que el Icfes establecerá las tarifas necesarias para que las evaluaciones que se le encomienden cubran en forma completa los costos y gastos que ocasionen;

Que el artículo 3º del Decreto Nacional 1286 de 2005, estableció los deberes de los padres de familia con relación a la educación de sus hijos. Y entre aquellos se destacan: “b) Contribuir para que el servicio educativo sea armónico con el ejercicio del derecho a la educación y en cumplimiento de sus fines sociales y legales; /// g) Acompañar el proceso educativo en cumplimiento de su responsabilidad como primeros educadores de sus hijos, para mejorar la orientación personal y el desarrollo de valores ciudadanos”;

Que el artículo 1º del Decreto Nacional 299 de 2009, estableció que “Pueden validar el bachillerato en un solo examen los mayores de 18 años. Corresponde al Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior, Icfes, programar, diseñar, administrar y calificar las pruebas de validación del bachillerato. También estarán bajo su responsabilidad el registro, inscripción y aplicación de las pruebas”;

Que el Decreto Nacional 869 de 2010, señaló en su artículo 1º que el examen Icfes-Saber 11 es un examen de Estado que tiene como objetivo, entre otros, “a) Comprobar el grado de desarrollo de las competencias de los estudiantes que están por finalizar el grado undécimo de la educación media”. El artículo 2º del mismo decreto, por su parte, establece que el calendario de aplicación será determinado por el Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación, Icfes;

Que el artículo 3º del Decreto 869 de 2010, con relación a quienes pueden presentar el examen Icfes-Saber 11, estableció que “Además de los estudiantes que se encuentran finalizando el grado undécimo, podrán presentar el examen de Estado de la educación media y obtener resultados oficiales para efectos de ingreso a la educación superior, quienes ya hayan obtenido el título de bachiller o hayan superado el examen de validación del bachillerato de conformidad con las disposiciones vigentes. /// Quienes no se encuentren en alguna de las situaciones referidas en el inciso anterior, podrán inscribirse para presentar un examen de ensayo, con características similares a las del examen de Estado de la educación media, cuyo resultado no sustituye ninguno de los requisitos de ley establecidos para el ingreso a la educación superior”;

Que el Icfes ha desarrollado cambios en los sistemas de información misionales y en las plataformas tecnológicas que los soportan, para adaptarse las nuevas exigencias normativas y a las necesidades planteadas por los usuarios internos y externos. Lo anterior con el fin de que el proceso de inscripción esté cada vez más integrado, estandarizado y protegido, de tal manera que se garantice la gobernabilidad de la información que se genera;

Que la Resolución 68 de 2016 del Icfes reglamentó los procedimientos de registro, inscripción, citación y presentación del examen Icfes-Saber 11. Sin embargo, dadas las exigencias señaladas en el anterior considerando, es necesario expedir una nueva resolución;

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Reglas generales del proceso de inscripción

ART. 1º—Objeto. La presente resolución tiene por objeto reglamentar el proceso de inscripción al examen de Estado Icfes-Saber 11, al Examen de validación del bachillerato y al examen de ensayo Pre Saber.

ART. 2º—Cronograma de los exámenes. En el cronograma de los exámenes, el Icfes podrá contemplar períodos ordinarios y extraordinarios para la inscripción y establecer tarifas diferenciales en cada caso.

Será responsabilidad de las instituciones y de los interesados consultar con anticipación las fechas, las tarifas y el proceso establecido para la oportuna inscripción a las pruebas. Los interesados que deseen participar en la aplicación de una prueba y obtener resultados validados deben cumplir con la totalidad de condiciones indicadas dentro de esta resolución y en los manuales del proceso.

ART. 3º—Responsabilidad en el proceso de inscripción. La inscripción para la presentación de los exámenes que realiza el Icfes es un proceso donde confluyen responsabilidades del Estado, las instituciones educativas, los padres de familia o representantes legales y el mismo examinando. Tratándose de menores de edad, la responsabilidad de los padres de familia es mayor dado que, en términos del Decreto 1286 de 2005, aquellos tienen el deber de acompañar el proceso educativo en cumplimiento de su responsabilidad como primeros educadores de sus hijos, para mejorar la orientación personal y el desarrollo de valores ciudadanos.

ART. 4º—Autorización para el tratamiento de datos. Durante el proceso de inscripción, el Icfes solicitará a cada persona autorización para el tratamiento de sus datos cuando así se requiera, de conformidad con lo señalado en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

PAR. 1º—De conformidad con lo señalado en el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, la autorización para el tratamiento de los datos de un menor de edad debe ser otorgada por su representante legal, para lo cual, el colegio deberá generar los procesos para dar cumplimiento a lo antes señalado.

PAR. 2º—Teniendo en cuenta lo señalado en el artículo 7º del Decreto 1377 de 2013, la autorización para el tratamiento de datos personales podrá obtenerse por un medio automatizado.

ART. 5º—Notificaciones por correo electrónico. Teniendo en cuenta lo señalado en el artículo 67 de la Ley 1437 de 2011, el Icfes podrá utilizar la dirección de correo electrónico de cada aspirante para usarla como medio de notificación personal de cualquier procedimiento adelantado relacionado con el examen.

PAR.—El correo electrónico también podrá ser usado para el envío de cualquier información relacionada con el examen.

ART. 6º—Examinandos en condición de discapacidad. El proceso de inscripción de los examinandos en condición de discapacidad se regirá por lo dispuesto en esta resolución.

El Icfes brindará condiciones especiales el día de la aplicación, para la población en condición de discapacidad, siempre y cuando se cuente previamente con la información necesaria. Esta información deberá ser aportada durante el proceso de inscripción cuando lo solicite la plataforma.

Además de los elementos autorizados para el ingreso al sitio de aplicación, el Icfes autorizará para la población en condición de discapacidad el ingreso de elementos de apoyo necesarios de acuerdo con la información previamente suministrada”.

ART. 7º—Consulta de citación. Es responsabilidad de los interesados consultar en la página web del Icfes la hora, fecha y lugar de presentación de su examen, en la fecha que señale el cronograma.

ART. 8º—Restricciones sobre la fecha del examen. La fecha de aplicación del examen será la señalada en el calendario correspondiente. La citación al examen indicará la hora en la que el examinado deberá presentarse a cada sesión. Ningún examinando podrá ingresar al sitio de aplicación en una hora diferente a la señalada en la citación.

Debido al carácter general y masivo del examen, y teniendo en cuenta que este debe adelantarse con base en el principio de igualdad, no se aceptará ninguna petición para realizar el examen en fecha diferente a la señalada en el calendario.

ART. 9º—Aspirantes y medio de inscripción. Podrán aspirar a presentar el examen Icfes-Saber 11 los estudiantes que se encuentren finalizando el grado undécimo y su proceso de inscripción lo realizará el establecimiento educativo.

Quienes ya sean bachilleres o quienes van a presentar el examen de validación, podrán aspirar a presentar el examen correspondiente y su proceso de inscripción lo realizarán de forma directa e individual.

PAR.—Cuando un estudiante realice su proceso de inscripción al examen Icfes-Saber 11 de forma directa e individual, no podrá ser inscrito en un examen futuro a través del establecimiento educativo.

CAPÍTULO II

Inscripción al examen Icfes-Saber 11 para estudiantes en grado undécimo de educación media

ART. 10.—Responsabilidades. En el proceso de inscripción de los estudiantes en grado undécimo de educación media, confluyen responsabilidades del establecimiento educativo, los padres de familia, representantes legales y el mismo aspirante. Este proceso comprende las etapas de gestión de estudiantes, registro de información y pago.

ART. 11.—Actualización o registro en sistemas de información. Durante las fechas establecidas en el cronograma, los establecimientos educativos deberán actualizar o registrar por primera vez, según corresponda, la información que solicite tanto el directorio único de establecimientos educativos, DUE, como el sistema de matrícula, Simat, del Ministerio de Educación Nacional, o los sistemas de información que hagan sus veces. Esto les permitirá ingresar a la página web del Icfes para gestionar los estudiantes, registro de información, pagar el derecho de la presentación del examen, consultar las citaciones y consultar los resultados de sus estudiantes.

ART. 12.—Etapa de gestión de estudiantes. Esta etapa es realizada por cada establecimiento educativo y tiene como propósito seleccionar a los estudiantes que presentarán el examen. Cada establecimiento educativo debe ingresar al aplicativo Prisma a través de la página web www.icfesinteractivo.gov.co, o la que el Icfes disponga para ello, y cumplir las instrucciones que allí se señalen.

ART. 13.—Etapa de registro de información. Esta etapa se realiza diligenciando el respectivo formulario en línea a través de la plataforma web dispuesta por el Icfes. Las siguientes reglas aplican a esta etapa:

1. El establecimiento educativo debe diligenciar un formulario para cada aspirante.

2. Los datos consignados deben ser verdaderos y el establecimiento educativo deberá cumplir las normas sobre hábeas data con relación a sus estudiantes.

3. Cada colegio tiene el deber de mantener la confidencialidad de su proceso de registro. El Icfes no será responsable por las consecuencias del uso indebido de la clave de acceso.

4. Si la información que se consigna no es verdadera o no cumple con los requisitos exigidos, los resultados de la prueba carecerán de valor legal y no producirán ningún efecto.

5. Cada colegio deberá suministrar una dirección de correo electrónico activa del aspirante. Este será el único medio utilizado por el Icfes para el envío de cualquier información oficial y para la notificación personal de actos administrativos.

PAR.—El registro correcto de los estudiantes por parte del establecimiento educativo implica tener el código Icfes para cada una de sus sedes jornada. Después de completada la etapa de registro no se podrá hacer cambio de estudiantes entre jornadas.

ART. 14.—Etapa de pago. Una vez el establecimiento hubiere registrado la información de los aspirantes, se deberá realizar el pago del examen. Esta etapa es necesaria para completar el proceso de inscripción.

PAR. 1º—El aspirante quedará inscrito cuando el banco reporte el pago al Icfes. Desde ese momento el establecimiento educativo podrá consultar el resumen y el número único de inscripción de cada estudiante.

El pago se registrará en los tiempos y condiciones propias del banco que hiciere el recaudo y es responsabilidad del colegio y de cada aspirante informarse sobre tales condiciones.

PAR. 2º—Ningún aspirante está eximido del pago, salvo que exista una excepción legal o medie una orden judicial.

PAR. 3º—No habrá lugar a abonos o devoluciones de los valores cancelados al Icfes por concepto de inscripción a los exámenes, salvo los casos específicos señalados en el parágrafo del artículo 15 y artículo 23 de la presente resolución.

ART. 15.—Plazo de reclamaciones ordinarias durante el proceso de inscripción. Las reclamaciones o solicitudes frente a cualquier etapa del proceso de inscripción se podrán presentar en cualquier momento del proceso y hasta máximo cinco (5) días hábiles siguientes al cierre de la etapa de pago.

Estas reclamaciones incluyen, pero no están limitadas a, cambio de municipio de presentación del examen, cambio de tipo de examen o solicitud de asociación de estudiantes que realizaron el proceso como individual.

Vencido este término, no habrá lugar a reclamaciones ni solicitudes relacionadas con el proceso de inscripción.

PAR.—La única reclamación aceptada en esta etapa con relación al pago es cuando se solicita devolución de exceso por pago de una tarifa mayor a la que correspondía.

CAPÍTULO III

Inscripción de personas que ya tengan título de bachiller al examen Icfes-Saber 11

ART. 16.—Aspirantes y condiciones. Cualquier persona que ya posea un título de bachiller podrá presentar de nuevo el examen Icfes-Saber 11.

El calendario de aplicaciones y la plataforma electrónica habilitada para el proceso de inscripción generará las instrucciones para realizarla de manera individual.

PAR.—Para este proceso de inscripción se aplicará, en lo que corresponda, lo señalado en los artículos 13, 14 y 15 de la presente resolución.

CAPÍTULO IV

Inscripción al examen de validación

ART. 17.—Aspirantes y condiciones. Las personas que cumplan las condiciones señaladas en el Decreto 299 de 2009, o aquel que lo modifique o sustituya, podrán presentar el examen de validación. El calendario de aplicaciones y la plataforma electrónica habilitada para el proceso de inscripción generará las instrucciones para realizarla de manera individual.

PAR.—Para este proceso de inscripción se aplicará, en lo que corresponda, lo señalado en los artículos 13, 14 y 15 de la presente resolución.

CAPÍTULO V

Inscripción al examen Icfes-Pre Saber

ART. 18.—Aspirantes y condiciones. De conformidad con lo señalado en el artículo 2º de la Resolución 558 de 2010 del Icfes, cualquier persona podrá presentar el examen de ensayo Pre Saber, a menos de que esté inscrita para presentar el examen Icfes-Saber 11 o el examen de validación. Este examen no sustituye ninguno de los requisitos de ley establecidos para el ingreso a la educación superior ni es considerado un examen de Estado.

Un aspirante a este examen puede realizar la inscripción a través de su establecimiento educativo, cuando corresponda, o de manera individual.

CAPÍTULO VI

Aplicación del examen

ART. 19.—Definición. La aplicación del examen es la acción efectiva de presentar el examen en las circunstancias de modo, tiempo y lugar que hubiere definido el Icfes, para lo cual, el interesado deberá consultar con anticipación en la página del Icfes los datos antes mencionados. No habrá lugar a cambios en el sitio de aplicación asignado.

PAR.—Además de las condiciones generales para la presentación del examen, es deber de los aspirantes respetar las condiciones señaladas en la Resolución 631 de 2015 del Icfes, “Por la cual se reglamenta el proceso sancionatorio de los exámenes de Estado que realiza el Icfes”.

ART. 20.—Identificación de los examinandos. El usuario citado al examen deberá asistir el día y hora señalados en la citación y presentará alguno de los siguientes documentos de identidad:

1. Tarjeta de identidad vigente original para menores de 18 años.

2. Cédula de ciudadanía original para mayores de 18 años.

3. Cédula de extranjería original para extranjeros residentes en Colombia.

4. Pasaporte original vigente.

5. Pasaporte original para el caso de los extranjeros no residentes en Colombia.

6. Contraseña o comprobante de documento en trámite original, expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil, para las personas cuyo documento de identidad se encuentre en trámite por pérdida, o en trámite de cédula por primera vez, caso en el cual se deberá presentar la tarjeta de identidad.

7. Denuncio por hurto de documentos expedida por la autoridad competente o constancia por pérdida de documentos. En este caso el examinando deberá permitir la toma de sus huellas dactilares.

PAR.—Si el examinando no acredita la identidad con alguno de los documentos anteriormente señalados no podrá presentar el examen.

ART. 21.—Toma de reseñas dactilares. El Icfes, durante la aplicación, utilizará mecanismos tecnológicamente idóneos para verificar la identidad de los examinandos.

El Icfes suscribirá un acta y tomará la impresión decadactilar de los examinandos que incurran en alguna de las siguientes situaciones:

1. Presenten la aplicación con denuncia de pérdida del documento.

2. Presenten un documento que no permita identificarlos plenamente.

3. Cuando la impresión dactilar no coincida con la huella de su documento al momento de la confrontación en el salón.

Los examinandos que permitan la toma de la impresión decadactilar podrán continuar presentando el examen.

PAR.—El Icfes, en las averiguaciones preliminares de los procesos administrativos correspondientes, podrá requerir a los examinandos señalados en el presente artículo el envío de copia legible y ampliada al 150% del documento de identidad, contraseña o cualquier documento que haga sus veces, expedido por una autoridad competente, y en donde aparezca su huella dactilar. El medio de envío se indicará en el correo electrónico a través del cual se haga el requerimiento.

La entidad no publicará los resultados de los examinandos que no atiendan este requerimiento. La publicación podrá tener lugar en fecha posterior a la fecha general de publicación de resultados cuando, enviado el documento requerido, se establezca que este cumple los requerimientos técnicos señalados en el presente artículo.

ART. 22.—Controles. El Icfes podrá efectuar controles previos, concomitantes y posteriores a la aplicación del examen. El tipo de controles que puede practicar el Icfes son:

1. Controles previos: Son los que se realizan antes de cada aplicación y tienen por objeto prevenir o evitar la ocurrencia de conductas irregulares por parte de los examinandos.

2. Controles concomitantes: Son todas las medidas de seguridad que se adoptan el día de la aplicación para garantizar el éxito de la misma, proteger los instrumentos utilizados y evitar o minimizar el riesgo de fraude en cualquiera de sus modalidades.

3. Controles posteriores: Son los mecanismos que el Icfes utiliza con posterioridad a la aplicación, a partir de los cuales es posible detectar casos de fraude.

PAR.—Para la realización de los controles, el Icfes podrá contar con la colaboración de cualquiera de los organismos del Estado habilitados para prevenir, evitar y sancionar la comisión de conductas que atenten contra la transparencia, validez y confiabilidad de los exámenes, en los términos de lo señalado en la Resolución 631 de 2015 del Icfes.

CAPÍTULO VII

Disposiciones finales

ART. 23.—Abono del valor pagado al examen por inasistencia a la aplicación. Cuando por razones de fuerza mayor o caso fortuito un aspirante no hubiere asistido a la aplicación, podrá solicitar el abono del valor pagado para ser usado como pago de cualquier examen de los que trata la presente resolución, siempre y cuando se fuere a presentar en la misma o en la siguiente vigencia fiscal.

La solicitud deberá presentarse al Icfes, expresando los motivos, dentro de los quince (15) días siguientes a la aplicación del examen al que no asistió.

ART. 24.—Resultados del examen. Los resultados del examen se publicarán en la página web que el Icfes disponga para tal fin, estos gozan de plena autenticidad y validez ante cualquier entidad y son el producto de la asistencia del examinando a las sesiones programadas.

ART. 25.—Plazo para reclamaciones de los resultados. El plazo para las reclamaciones contra los resultados individuales del examen es de dos (2) meses desde la fecha de la publicación de los resultados, inclusive.

El plazo para interponer reclamaciones contra resultados agregados por institución y secretarías de educación es de dos (2) meses desde la fecha de la publicación de los resultados, inclusive.

El plazo para interponer reclamos sobre resultados de clasificación de planteles según categoría de rendimiento es de seis (6) meses, desde la fecha de la publicación de los resultados, inclusive.

PAR.—La reclamación se hará a través del canal de atención al ciudadano que el Icfes disponga para tal fin.

ART. 26.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga cualquier resolución contraria, en especial la Resolución 68 de 2016 y sus resoluciones modificatorias.

CAPÍTULO VIII

Disposiciones transitorias

(Nota: Adicionado por la Resolución 248 de 2018 artículo 1° del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación)

ART. TRANS. 1º—(Nota: Adicionado por la Resolución 248 de 2018 artículo 1° del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación)

ART. TRANS. 2º—(Nota: Adicionado por la Resolución 248 de 2018 artículo 1° del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación)

ART. TRANS. 3º—(Nota: Adicionado por la Resolución 248 de 2018 artículo 1° del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación)

ART. TRANS. 4º—(Nota: Adicionado por la Resolución 248 de 2018 artículo 1° del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación)

ART. TRANS. 5º—(Nota: Adicionado por la Resolución 248 de 2018 artículo 1° del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación)

(Nota: Adicionado por la Resolución 248 de 2018 artículo 1° del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación)

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 2 de mayo de 2017.