RESOLUCIÓN 2542 DE 1998 

(Julio 2)

“Por la cual se reglamenta el sistema integral de información para el Sistema General de Seguridad Social en Salud, SIIS”.

La Ministra de Salud,

en ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas por los numerales 2º, 3º y 7º del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, el artículo 8º de la Ley 80 de 1990 y el artículo 3º del Decreto 1292 de 1994,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Ámbito y definiciones

ART. 1º—Ámbito de aplicación. La presente resolución reglamenta: a) Los datos que debe manejar el sistema general de información del sistema general de seguridad social en salud que son generados por sus diferentes integrantes, su denominación, estructura y características; b) Los mecanismos operativos para la transferencia de los datos; c) La disposición y administración de los datos, y d) Las responsabilidades que asumen cada uno de los integrantes del SGSSS en el sistema integral de información independientemente de su naturaleza jurídica y todas aquellas entidades e instituciones de salud y de se seguridad social de regímenes especiales que conforman el sistema de salud.

ART. 2º—Definición. Adóptase como definición del sistema integral de información del sistema general de seguridad social en salud, SIIS, el conjunto interrelacionado de usuarios, normas, procedimientos y recursos del sistema que generan y disponen información sobre los procesos esenciales de afiliación, financiamiento, prestación de servicios, vigilancia de la salud pública y participación social y los procesos de y administración institucional en cada uno de los integrantes del sistema.

CAPÍTULO II

De los datos

ART. 3º—Estandarización de datos en el sistema. Las instituciones objeto de la presente reglamentación están obligadas a generar y disponer los datos requeridos por el sistema general de seguridad social en salud, ceñidos a los estándares que establezca el Ministerio de Salud, en relación con la denominación, estructura, características, disposición, conservación, depuración de los datos.

PAR. 1º—Los datos a que hace referencia este artículo se agrupan en las siguientes clases:

Población. Volumen, estructura, dinámica y condiciones de vida de la población.

Afiliación e identificación de la población. Volumen, estructura y dinámica de la elegibilidad y afiliación de la población al régimen contributivo y subsidiado del SGSSS e identificación de la población no afiliada en el sistema.

Financiamiento. Volumen, estructura y dinámica de los recaudos, asignaciones, pagos e inversiones por todas las fuentes de financiamiento del SGSSS.

Prestación de servicios de salud. Volumen y estructura de las atenciones de salud en promoción, prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación y de las acciones e intervenciones sobre los factores de riesgo que afectan la salud de los individuos.

Estado de salud. Volumen y estructura de la morbilidad, mortalidad y discapacidad de la población.

Factores de riesgo. Volumen y características de los factores de riesgo del comportamiento, biológicos y del ambiente.

Participación social. Volumen, estructura e identificación de las organizaciones, de los espacios y de las acciones de participación social.

Instituciones. Volumen, estructura, identificación y características generales de las instituciones de dirección, administración y prestación de servicios de salud y las financieras relacionadas con el SGSSS.

Mercado de servicios de salud. Volumen, estructura y características de la oferta de servicios de salud, niveles de intermediación, relaciones de contratación y productividad.

Planeación. Planes, programas, proyectos, actividades y recursos del sistema.

Regulación. Normas, metodologías, guías, estándares, procedimientos y protocolos.

ART. 4º—Transferencia de datos y disposición para su uso. Los datos relativos a la afiliación, el financiamiento, la prestación de servicios de salud, el estado de salud y de las instituciones, se generarán a partir de las operaciones y transacciones propias del sistema y la transferencia para la disposición seguirá el flujo establecido para las mismas. La generación, transferencia y disposición de estos datos será establecida para cada proceso y clase de datos, mediante la reglamentación que expida el Ministerio de Salud.

Sobre los datos relativos a población, factores de riesgo, participación social, mercado de servicios, planeación y regulación, el Ministerio de Salud establecerá los mecanismos, intrainstitucionales e interinstitucionales, para la actualización, transferencia y disposición.

CAPÍTULO III

Responsabilidades de los integrantes del sistema integral de información

ART. 5º—Responsabilidad general de las instituciones del sistema. Las instituciones integrantes del sistema general de seguridad social en salud están obligadas a:

Diseñar, construir, implementar y mantener funcionando su sistema de información, de acuerdo con los estándares de datos definidos por el Ministerio de Salud.

Responder por la calidad cobertura y oportunidad de los datos que generen, para lo cual establecerán los mecanismos de control, seguimiento, evaluación y auditoría.

Responder por la reserva, custodia y conservación de los datos que generen y usen de acuerdo con las disposiciones que para cada caso establezca el Ministerio de Salud.

ART. 6º—Del Ministerio de Salud. El Ministerio de Salud en relación con el sistema integral de información, es responsable de:

Definir los estándares de los datos para todo el sistema, dentro del marco del SIIS, con el fin de mantener su integración.

Suministrar los datos sobre los procesos operativos que son de su competencia, según las disposiciones contenidas en la reglamentación para cada proceso y clase de datos.

Vigilar y controlar el flujo de los datos generados por los procesos operativos que impliquen transacciones directas con otros integrantes del sistema, desde la fuente primaria hasta la disposición final.

Incentivar la integración funcional de los procesos de información en el sistema.

Mantener la información desagregada, consolidada y analizada para todo el territorio nacional y disponerla para su utilización por todos los usuarios del sistema.

ART. 7º—De las direcciones departamentales, distritales y municipales. Las direcciones departamentales, distritales y municipales, en relación con el sistema integral de información, están obligadas a:

Suministrar los datos sobre los procesos operativos que son de su competencia, según las disposiciones contenidas en la reglamentación para cada proceso y clase de datos.

Difundir y ofrecer asistencia técnica a quienes lo requieran sobre: la aplicación de las normas y estándares de datos definidos por el Ministerio de Salud, el funcionamiento del sistema integral de información, los requerimientos de desarrollo organizacional y tecnológico para responder a las exigencias del sistema y los canales establecidos para la transferencia de los datos.

Mantener la información desagregada, consolidada y analizada de su ámbito territorial y disponerla para su utilización por los integrantes del sistema.

Permitir la consulta de la información organizada y consolidada de su ámbito territorial a las EPS, ARS e IPS y estimular su utilización para sus procesos propios de planeación, operación y control.

ART. 8º—De las entidades administradoras. Las entidades de aseguramiento, administradoras del régimen subsidiado y las que asuman transitoriamente la administración de planes de beneficios, en relación con el sistema integral de información, están obligadas a:

Estructurar y mantener actualizadas las bases de datos sobre: sus afiliados, sus recaudos, sus giros y pagos al Fosyga y a otros integrantes del sistema, las atenciones de salud prestadas a sus afiliados, las patologías de sus afiliados, las acciones de promoción y prevención, la red institucional de servicios y la contratación, ceñidos a los estándares de datos que determine el Ministerio de Salud.

Suministrar al sistema integral de información los datos sobre los procesos operativos que son de su competencia, según las disposiciones contenidas en la reglamentación para cada proceso y clase de datos.

Validar los datos, según los parámetros de control y organización establecidos por el Ministerio de Salud para su disposición.

Ajustar sus requerimientos de datos a los estándares de datos y regulaciones que establezca el Ministerio de Salud al respecto.

Permitir y facilitar a los organismos de dirección y control del SGSSS, el acceso a sus bases de datos que sean materia de conocimiento y control.

ART. 9º—De los prestadores de servicios de salud. Los prestadores de servicios en salud, en relación con el sistema integral de información están obligados a:

Contar con mecanismos confiables para el registro primario de los datos sobre prestaciones de salud, de tal manera que éstos se constituyan en soportes válidos para el cobro de servicios a las entidades contratantes, y en reportes fidedignos de la información en salud.

Contar con mecanismos para la transferencia en medio magnético o electrónico, de los datos de las atenciones de salud, a las entidades contratantes en el sistema.

Hacer la notificación inmediata de las patologías de control que defina el Ministerio de Salud.

Registrar los datos relativos a la atención de salud según los estándares definidos por el Ministerio de Salud.

Suministrar y reportar los datos sobre los procesos operativos que son de su competencia, según las disposiciones contenidas en la reglamentación para cada proceso y clase de datos.

Permitir el acceso a los registros individuales de atención y a otros registros de salud, que requieran los organismos de dirección y control, así como a las EPS, ARS direcciones departamentales y locales para sus procesos de verificación y auditoría sobre la prestación de servicios contratados, teniendo en cuenta las normas generales sobre derecho a la intimidad, secreto profesional y ética médica.

ART. 10.—De las compañías aseguradoras que manejen el seguro obligatorio de accidentes de tránsito, SOAT. Todas las compañías aseguradoras del territorio nacional, que manejen el seguro obligatorio de accidentes de tránsito, deben suministrar los datos estandarizados sobre prestaciones de salud en caso de accidente de tránsito, según los requerimientos que al respecto establezca el Ministerio de Salud.

ART. 11.—De la Superintendencia Nacional de Salud. La Superintendencia Nacional de Salud cumplirá los requerimientos de datos que se definan en el sistema integral de información y se generen de manera sistemática. No obstante, en el ejercicio de sus funciones de inspección y vigilancia, podrá solicitar información adicional a la prevista, cuando lo estime necesario para el cumplimiento de sus funciones.

ART. 12.—De otras instituciones. Las entidades responsables de administrar otros sistemas de seguridad social en salud tales como el de las fuerzas militares la Policía Nacional, las corporaciones públicas, el fondo nacional de prestaciones sociales del magisterio, la Empresa Colombiana de Petróleos y las entidades de medicina prepagada, tienen la obligación de reportar los datos relacionados con las prestaciones de salud y los casos de patologías de control, según los estándares de datos definidos por el Ministerio de Salud. El Ministerio de Salud establecerá los mecanismos y los canales para la transferencia y disposición de dichos datos.

ART. 13.—De los afiliados al sistema general de seguridad social en salud. Los afiliados tienen la obligación de suministrar los datos que las entidades administradoras, requieran en el desarrollo de sus procesos propios del aseguramiento y de prestación de los servicios de salud.

Los usuarios de los servicios de salud deben suministrar, a los prestadores, la información veraz, clara y completa de su estado de salud, la manifestación de sus patologías, sus comportamientos actitudes y prácticas en relación con la salud y otra de carácter clínico que sea requerida.

CAPÍTULO IV

De la organización y funcionamiento del sistema integral de información

ART. 14De la dirección y el control del sistema integral de información. El Ministerio de Salud ejercerá la dirección del sistema integral de información, a través de la dirección de sistemas de información.

El control sobre la calidad de los datos y la información, el cumplimiento de los estándares relativos a su generación, transferencia y disposición, lo ejercerá el Ministerio de Salud a través de las dependencias responsables de los procesos de afiliación, financiamiento, prestación de servicios (de promoción y prevención y de diagnóstico, tratamiento y rehabilitación), vigilancia en salud pública y desarrollo institucional, y los organismos de dirección territorial de salud en las entidades de su competencia.

ART. 15.—Del comité de sistemas de información. El Ministerio de Salud, las direcciones departamentales y distritales de salud, y las direcciones locales de salud de los municipios de categoría especial o primera, deberán conformar, en sus respectivas instituciones, un comité de sistemas de información que sirva de mecanismo de integración, y participación organizada de todos los integrantes del SGSSS. En las demás direcciones locales de salud, asume las funciones del comité de sistemas de información el comité técnico institucional.

PAR. 1º—El comité de sistemas información del Ministerio de Salud asesorará a los organismos competentes, cuando éstos lo requieran, en materia de regulación de la información: planeación de sistemas de información; uso y trasferencia de tecnología para la información; mecanismos de operativización y control; establecimiento de incentivos a las instituciones; integración e intercambio de información entre instituciones y otros sectores.

PAR. 2º—El comité de sistemas de información de los entes territoriales deberá analizar conjuntamente la necesidad de establecer mecanismos particulares de operativización, integrar esfuerzos en el desarrollo e implementación del sistema integral de información, SII, por parte de las instituciones comprometidas; liderar los procesos de difusión, capacitación; incentivar similar el cumplimiento de las normas en relación con el sistema integral de información; identificar necesidades de mejoramiento tecnológico, fortalecimiento institucional, capacitación y asistencia técnica; y coordinar recursos y acciones.

PAR. 3º—La estructuración, organización y funcionamiento de los comités de sistemas de información, será establecida por el Ministro de Salud.

ART. 16.—De la disposición de la información. Para la disposición de la información, el Ministerio de Salud reglamentará la definición, estructura y caracterícticas de los datos del sistema integral de información, los períodos de actualización, los mecanismos automáticos para la transferencia, los mecanismos de validación, la organización y consolidación de éstos y la generación de indicadores de utilidad general.

ART. 17.—De la administración de la red de información en salud, Redinsa, y de las bases de datos que la conforman. Estará a cargo de cada una de las direcciones departamentales, distritales y locales de salud en su ámbito territorial en el ámbito nacional será responsabilidad del Ministerio de Salud a través de la dirección de sistemas de información. El Ministerio de Salud debe establecer y concertar los mecanismos para la administración de los nodos de la red, la adecuación tecnológica y la operación descentralizada de la misma.

PAR.—La red de información en salud, Redinsa. Es el conjunto de medios físicos y lógicos que permiten actualizar, transferir y difundir la información del sistema integral de información del sistema general de seguridad social en salud, SIIS.

ART. 18.—De la actualización de los requerimientos del sistema integral de información. El Ministerio de Salud, revisará anualmente los modelos de datos, para ajustarlos a los nuevos requerimientos que surjan en el proceso de consolidación y operación del sistema general de seguridad social.

Disposiciones finales

ART. 19.—Las disposiciones que establecen requerimientos de información para procesos particulares tales como: planeación sectorial, descentralización, seguimiento al sistema de salud, deberán ajustarse a los contenidos, estandarización de los datos y a los mecanismos de transferencia y disposición que se definen para el sistema integral de información del SGSSS.

ART. 20.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a 2 de julio de 1998.

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