Superintendencia de Notariado y Registro

RESOLUCIÓN 2548 DE 2011 

(Marzo 31)

“Por la cual se ajusta la regulación del comité de conciliación a lo dispuesto en el Decreto 1716 del 14 de mayo de 2009 y se deroga la Resolución 5322 de 2007”.

El Superintendente de Notariado y Registro

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confieren los artículos 75 de la Ley 446 de 1998 y 15 del Decreto 1716 de 2009, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 446 de 1998 en su artículo 75 dispuso que las entidades públicas y organismos de derecho público del orden nacional, entre otros, deberán integrar un comité de conciliación, conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designen y cumplirá las funciones que se le señalen.

Que mediante Resolución 5322 del 10 de agosto de 2007, la Superintendencia de Notariado y Registro modificó la integración del comité de conciliación de la entidad, de conformidad con el contenido del Decreto 412 de 2007.

Que la Ley 640 de 2001 modificó las normas relativas a la conciliación y dictó otras disposiciones.

Que el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, por la cual se reforma la Ley 270 de 1996, estableció como requisito de procedibilidad para las acciones previstas en los artículos 85, 86 y 87 del Código Contencioso Administrativo, el adelantamiento de la conciliación extrajudicial.

Igualmente, el artículo 52 de la Ley 1395 de 2010, estableció la conciliación extrajudicial como requisito de procedíbilidad.

Que el Decreto 1716 de 2009 reglamentó el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y el capítulo V de la Ley 640 de 2001, estableciendo en el capítulo II las reglas, integración y funcionamiento de los comités de conciliación.

Que la Presidencia de la República a través de la Directiva Presidencial 05 del 22 de mayo de 2009, impartió instrucciones para el adecuado ejercicio de la conciliación extrajudicial a los comités de conciliación de las entidades públicas.

Que es necesario ajustar la integración y funcionamiento del comité de conciliación y defensa judicial de la Superintendencia de Notariado y Registro a las disposiciones legales vigentes sobre la materia.

En mérito de lo expuesto:

RESUELVE:

ART. 1º—Conformación. El comité de conciliación y defensa judicial de la Superintendencia de Notariado y Registro estará integrado por los funcionarios que se relacionan a continuación, quienes serán miembros permanentes con voz y voto, así:

1. El Superintendente de Notariado y Registro o su delegado, quien lo presidirá.

2. El secretario general.

3. El jefe de la oficina asesora jurídica.

4. El Superintendente Delegado para el Notariado.

5. El Superintendente Delegado para el Registro de Instrumentos Públicos.

PAR. 1º—Concurrirán al comité con derecho a voz, los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, el apoderado que represente los intereses de la entidad en cada proceso, el jefe de la oficina de control interno de la Superintendencia de Notariado y Registro y el secretario técnico del comité.

PAR. 2º—El comité podrá invitar a sus sesiones a un funcionario de la dirección de defensa jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia, quien tendrá la facultad de asistir a las sesiones con derecho a voz.

ART. 2º—Funciones. El comité de conciliación y defensa judicial de la Superintendencia de Notariado y Registro tendrá las siguientes funciones:

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la Superintendencia de Notariado y Registro.

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la Superintendencia de Notariado y Registro para determinar las causas generadoras de los conflictos, el índice de condenas, los tipos de daño por los cuales resulta demandada o condenada la entidad y las deficiencias en las actuaciones administrativas de la superintendencia y de las procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso en concreto.

5. Determinar en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para el efecto, el comité de conciliación deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.

6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la jurisdicción en lo contencioso administrativo las correspondientes decisiones, anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

7. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

8. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

9. Designar y/o cambiar al funcionario que ejercerá la secretaría técnica del comité, preferentemente un profesional del derecho, e informar de manera inmediata dichas situaciones, a la dirección de defensa jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia.

10. Dictar su propio reglamento.

ART. 3º—Sesiones y votación. El comité se reunirá como mínimo dos (2) veces al mes y cuando las circunstancias lo exijan. El comité podrá sesionar con un mínimo de tres (3) de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple.

ART. 4º—Secretaría técnica. El secretario técnico del comité de conciliación y defensa judicial de la Superintendencia de Notariado y Registro tendrá las siguientes funciones:

1. Citar con razonable antelación a los miembros integrantes del comité y preparar los documentos que se van a discutir previamente.

2. Elaborar las actas de cada sesión del comité. El acta deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el presidente y el secretario del comité que hayan asistido dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la correspondiente sesión.

3. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el comité.

4. Preparar y remitir previa aprobación del comité de conciliación, un informe a la dirección de defensa jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia, con los indicadores y la periodicidad de que trata el numeral 9º de la Directiva Presidencial 05 del 22 de mayo de 2009 y demás disposiciones que la modifiquen, deroguen o sustituyan.

5. Preparar un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones que será remitido a la dirección de defensa jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia cada seis (6) meses.

6. Proyectar y someter a consideración del comité la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas relacionadas con la prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses de la entidad.

7. Informar al coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la jurisdicción en lo contencioso administrativo acerca de las decisiones que el comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

8. Informar por escrito a los apoderados de la Superintendencia de Notariado y Registro la decisión tomada por el comité de conciliación de conciliar o no conciliar, junto con su fundamento, con el fin de que sea presentada dicha decisión en la audiencia de conciliación judicial o extrajudicial citada por el funcionario de conocimiento de la misma, decisión que será de obligatorio cumplimiento por el apoderado de la entidad.

9. Las demás que le sean asignadas por el comité.

ART. 5º—De la acción de repetición. El comité de conciliación de la Superintendencia de Notariado y Registro deberá realizar los estudios pertinentes para determinar la procedencia de la acción de repetición. Para ello, el secretario general, al día siguiente del pago de una condena total, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al comité de conciliación y defensa judicial para que en un término no superior a seis (6) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los tres (3) meses siguientes a la fecha del comité donde se tomó la decisión.

PAR.—La oficina de control interno de la Superintendencia de Notariado y Registro deberá verificar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en este artículo.

ART. 6º—Apoderados. Serán obligaciones de los apoderados:

1. Solicitar dentro del día hábil siguiente al recibo de una solicitud de conciliación extrajudicial en el grupo de defensa judicial, los antecedentes pertinentes a la dependencia que conoce el caso.

2. Presentar al secretario técnico del comité, con la necesaria antelación, debidamente diligenciado el formato de conciliación establecido por el sistema de gestión de calidad, precisando el tipo de proceso judicial, su concepto y las propuestas de solución que para caso específico (sic), aportando el expediente del proceso correspondiente y los soportes.

3. Iniciar los procesos de repetición dentro del plazo máximo de tres (3) meses, contados a partir de la fecha en que el comité tomó la decisión de iniciar el proceso de repetición de conformidad con lo dispuesto en el artículo 26 del Decreto 1716 de 2009.

4. Informar a la secretaría técnica del comité dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la audiencia de conciliación el resultado de la misma, las sumas conciliadas y el ahorro patrimonial logrado en la conciliación, allegando copia del acta de la audiencia.

5. Presentar un informe al comité de conciliación y defensa judicial para que este pueda determinar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.

6. Asistir a las audiencias de conciliación que se le designen, obtener copia de las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios celebrados ante los agentes del Ministerio Público y remitir inmediatamente copia de dichas actas a la secretaría técnica del comité para el respectivo archivo y al grupo de divulgación de la Superintendencia de Notariado y Registro para que este proceda a publicarlas en la página web de la entidad dentro de los tres (3) días siguientes a la suscripción de la misma, con el fin de garantizar la publicidad y transparencia de las acuerdos conciliatorios.

ART. 7º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 5322 del 10 de agosto de 2007.

Dada en Bogotá, D.C., a 31 de marzo de 2011.

Comuníquese y cúmplase